Sistem Informasi Pelayanan Tamu Pada Hotel Millenia Cileunyi

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Strata Satu Jurusan Sistem Informasi

Disusun oleh : CAHYANGGA UNANTI

10507279

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

i ABSTRAK

Hotel Millenia Bandung adalah salah satu hotel melati yang ada di Bandung tepatnya di kecamatan cileunyi, saat ini Hotel Millenia memiliki tingkat hunian yang cukup tinggi mengingat keberadaannya tepat barada di tepi jalan. Namun kaberadaan tersebut tidak didukung oleh suatu sistem yang handal mulai dari pencatatan data reservasi kamar, check in, check out, laundry, serta food and beverage masih berupa manual sehingga data tidak akurat dan memakan waktu yang cukup lama. Data reservasi, check in, check out, laundry dan food and beverage masih disimpan dalam bentuk berkas sehingga sering terjadi kehilangan data atau rusaknya data akibat kelalaian karyawan. Kesulitan dalam pembuatan kwitansi serta laporan karena hanya menggunakan proses manual yaitu mencatat pada kertas atau nota, oleh sebab itu di perlukan suatu sistem informasi yang dapat menyelesaikan permasalahan dalam pengolahan data tamu pada Hotel Millenia.

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dengan menggunakan metode deskriptif dimana gambaran tentang penelitian selanjutnya akan diambil tindakan untuk membuat suatu sistem informasi pelayanan tamu hotel. Metode prototype digunakan pada penelitian ini agar user dan peneliti dapat melakukan pendekatan mengenai bagaimana suatu program yang akan dirancang sesuai keinginan user. Program ini dirancang dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan database yang digunakan untuk membantu program ini adalah Microsoft SQL Server 2000.

Sistem informasi yang dibangun oleh penulis diharapkan dapat digunakan untuk mengolah data yang ada, dimulai pada saat reservasi, check in, laundry, food and beverage sampai proses tamu check out, sehingga dapat mempermudah dalam proses pencarian data, penghitungan biaya keseluruhan dan juga mempermudah dalam proses pembuatan laporan, sehingga dapat meningkatkan kualitas kerja karyawan hotel dan juga meningkatkan mutu pelayanan hotel. Diharapkan pengembangan sistem informasi pelayanan tamu selanjutnya dapat menjadi sistem informasi yang dapat mengolah seluruh laporan keuangan secara detail, menampilkan keseluruhan detail pemakaian fasilitas hotel selama tamu menginap pada kwitansi checkout dan dapat menerima pembayaran uang muka tidak hanya dengan uang tunai

not supported by a robust system of recording data from room reservations, check in, check out, laundry, and food and beverage is still a manual so that data is not accurate and takes a long time. Data reservations, check in, check out, laundry and food and beverage is still stored in the file so often the case of data loss or corruption of data due to negligence of employees. Difficulty in preparing receipts and reports as it only uses a manual process that is recorded on paper or memorandum, and therefore in need of an information system that can solve problems in data processing room at Hotel Millennia.

The Writer used descriptive methodology wich is describe about the next step in research. This action research is taken to make guest service information system in millennia hotel. Prototype methodology is used to make user and researcher

can do approach abaout how programme that is designed on user’s wants. This

programme that is designed with software Microsoft visual basic and database that is used to help this programme is Microsoft sql server 2000.

Information systems built by the author is expected to be used to process the data, starting at the time of reservation, check in, laundry, food and beverage until the guests check out, so as to facilitate the search process data, calculation of overall costs and also facilitate the process of making the report, so that to improve the quality of hotel employees and also improve the quality of hotel services. Expected development of information systems can be further guest services information system that can process all financial reports in detail, show you the entire details of the use of hotel facilities for guests staying at checkout receipts and be able to receive advance payments not only with cash

iii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi sebagai salah satu syarat kelulusan Program Sarjana Jurusan Sistem Informasi di Universitas Komputer Indonesia.

Adapun judul Penelitian ini adalah “SISTEM INFORMASI PELAYANAN

TAMU PADA HOTEL MILLENIA CILEUNYI”.

Dalam Menyelesaikan Penelitian ini tentunya penulis banyak mendapat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada berbagai pihak yang selama ini banyak membantu dan memberikan dorongan, antara lain kepada yang terhormat :

1. Allah SWT atas segala Berkat dan Rahmat-Nya bagi penulis.

2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia (UNIKOM).

3. Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu

Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

4. Dadang Munandar, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi serta

Dosen Wali yang telah banyak membantu dalam penulisan Skripsi ini.

5. Sintya Sukarta, ST., MT selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak

iv

6. Seluruh Dosen dan staf yang telah membina penulis untuk menjadi orang

yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.

7. Wieke Ratna selaku Pemimpin pada Hotel Millenia yang telah membantu

dan memberi kelancaran dalam pelaksanaan Skripsi.

8. Kamal selaku pembimbing pada Tempat Penelitian Skripsi Hotel Millenia.

9. Orang Tua penulis yang senantiasa mendukung dan mendoakan penulis.

10. Imas, lulu, risty, dedew dan Seluruh teman – teman seperjuangan di MI7

angkatan 2007

11.Sandi Satriana yang mendukung serta mendampingi penulis selama

penyusunan skripsi.

Kemampuan dan Pengalaman yang penulis miliki sangat terbatas. Oleh karena itu, penulis sadar benar apa yang penulis tuangkan dalam Skripsi ini masih

jauh dari sempurna. Maka saran–saran yang bersifat membangun dari semua

pihak sangat penulis harapkan untuk dimanfaatkan pada masa–masa mendatang.

Kiranya cukup sekian prakata dari penulis, penulis mohon maaf apabila ada kekurangan dan kekhilafan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan

Berkat dan Rahmat-Nya kepada kita semua. Amiiinn…

Bandung, Juni 2011

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi melalui sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen. Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi yang sesuai. akan dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara pihak yang ada di suatu organisasi.

Untuk menyajikan teknologi informasi dan komunikasi yang cepat dan akurat, maka dalam proses pengolahan data harus dilakukan secara terkomputerisasi dalam sebuah sistem yang biasa disebut sistem informasi. Dengan dilakukannya proses pengolahan data secara terkomputerisasi, maka pekerjaan-pekerjaan pengolahan data tersebut bisa dilakukan secara efektif dan efisien.

Dalam dunia perhotelan hal tersebut juga diperlukan untuk mengolah data yang berhubungan dengan system informasi hotel, begitu pula dengan Hotel Millenia. Dengan adanya system yang terkomputerisasi maka berbagai data menjadi lebih mudah untuk diolah. Hotel ini sendiri memiliki 41 kamar dengan enam tipe kamar yaitu super deluxe, deluxe, executive, standard+tv, standard dan ekomoni. Hotel menyediakan berbagai fasilitas yang cukup nyaman bagi tamu hotel. Seperti dapat melakukan reservasi, fasilitas laundry serta fasilitas food and

beverage, sehingga dibutuhkan suatu sistem yang saling terintegrasi dengan baik. Hotel ini cukup diminati oleh para tamu yang tidak hanya berasal dari kawasan bandung, namun juga tamu dari kota lain. Hal ini dapat dilihat dari tingkat hunian yang terisi penuh pada hari libur dan minimal 20 kamar terisi pada hari biasa, dikarenakan harga yang terjangkau dengan fasilitas yang cukup mendukung. Namun, fasilitas tersebut belum didukung oleh system informasi yang dapat memudahkan bagi tamu serta karyawan Hotel Millenia itu sendiri.

Permasalahan yang terjadi pada Hotel Millenia adalah pelayanan tamu pada hotel ini belum menggunakan system yang terkomputerisasi, sehingga apabila ada tamu yang datang atau memesan kamar seorang resepsionist hanya menggunakan buku untuk mencatatnya. Begitu juga dengan pelayanan laundry serta food and beverage hanya dicatat oleh masing-masing bagian pada berkas serta nota. Pada akhir bulan rekap data pemesanan kamar, check in, check out, pendapatan serta pelayanan lain hanya disalin ulang menggunakan berkas yang telah disediakan oleh Hotel Millenia. Penggunaan berkas seperti yang berjalan di Hotel Millenia terdapat banyak kekurangan seperti , data tidak tercatat, serta kehilangan data karena kesalahan penyimpanan seperti data terelip atau hilang. Belum

terintegrasinya data – data sehingga kesulitan dalam pengolahan data serta

terjadinya kesalahan informasi. Dilihat dari permasalahan di atas maka penulis mengangkat masalah pemesanan kamar pada Hotel Millenia sebagai topic

penyusunan skripsi dengan judul yang diambil yaitu : “SISTEM INFORMASI

3

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian yang ada pada latar belakang dan judul dapat disusun permasalahan sebagai berikut :

1. Pencatatan data reservasi kamar, check in, check out, laundry, serta food and

beverage masih berupa manual sehingga data tidak akurat dan memakan waktu yang cukup lama.

2. Data reservasi, check in, check out, laundry dan food and beverage masih

disimpan dalam bentuk berkas sehingga sering terjadi kehilangan data atau rusaknya data akibat kelalaian karyawan.

3. Kesulitan dalam pembuatan kwitansi serta laporan karena hanya

menggunakan proses manual yaitu mencatat pada kertas atau nota.

1.2.2.Rumusan Masalah

Rumusan masalah Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel Millenia :

1. Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang berjalan pada Hotel

Millenia.

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel

Millenia sehingga mempermudah proses penyimpanan data.

3. Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel

Millenia.

4. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dilakasanakan penelitian ini adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya penelitian Skripsi di Hotel Millenia adalah :

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang berjalan pada

Hotel Millenia.

2. Untuk merancang Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel Millenia

sehingga mempermudah proses pengolahan data pelayanan tamu.

3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel

Millenia.

4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel

Millenia.

1.4. Kegunaan Penelitian

Adapun kegunaan dari penelitian ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu, kegunaan Praktis dan kegunaan Akademis. Lebih jelasnya dijelaskan di bawah ini:

1.4.1 Kegunaan Praktis

Kegunaan Praktis dari penelitian ini di maksudkan oleh penulis bagi Hotel Millenia yaitu, dengan menggunakan system ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan atau tamu hotel. Diharapkan system ini juga dapat

5

mengefesiensikan waktu dalam proses pengolahan data pemesanan kamar sehingga data lebih capat, tepat, dalam penyimpanan dan pembuatan laporan.

1.4.2. Kegunaan Akademis

Kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis ini diharapkan dapat menambah pengetahuan serta wawasan di bidang teknologi dan informasi khususnya yang berhubungan dengan Sistem Informasi Pelayanan Tamu.

1.5. Batasan Masalah

Mengingat luasnya permasalahan yang ada pada Hotel Millenia, serta untuk menghindari penafsiran yang terlalu jauh dalam mempersepsikan uraian, maka penulis membatasi masalah sebagai berikut :

1. Ruang lingkup sistem hanya dibatasi pada proses Pelayanan Tamu pada

Hotel Millenia yaitu reservasi kamar, check in, laundry, food and beverage, check out saja.

2. Laporan keuangan pada bagian keuangan tidak termasuk dalam

pembahasan.

3. Uang muka pada proses reservasi hanya membahas uang muka berupa tunai.

4. Apabila melakukan reservasi kamar dikenakan deposit sebesar 50% dari

setiap harga kamar yang dipesan.

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1Pengumpulan Data

2Analisis

3Perancangan Program

4Pembuatan Jadwal

5Pengujian Program

6Implementasi

Mei Juni

No Aktivitas Januari Februari Maret April

6. Laporan laundry serta food ang beverage hanya dibatasi yang berhubungan

dengan pemesanan makanan atau minuman dari tamu.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian di Hotel Millenia yang beralamat di Jl.Percobaan No.38 Cileunyi. Penelitian Skripsi ini dilakukan selama 6 bulan, dengan perincian kegiatan seperti terlihat pada table dibawah ini :

Tabel 1.1

7

2.1. Pengertian Sistem

“Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai tujuan.” (Hanif:2007:7). Sumber daya

mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control seperti gambar di bawah ini:

Gambar 2.1. Model Hubungan Elemen-Elemen Sistem Sumber:(Hanif:2007:7)

2.2.Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Tujuan

Mekanisme Kontrol

Transformasi

8

8

Berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:

1. Tujuan si penerima

Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.

2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data

Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.

3. Waktu

Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.

4. Ruang dan tempat

Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.

5. Bentuk

Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.

6. Semantik

Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.

9

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Pengertian Sistem Informasi adalah “data yang telah diolah menjadi sebuah

bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang.” (Hanif:2007:9).

2.4. Konsep Dasar Basis Data

“Basis data / database merupakan kumpulan data yang saling berelasi. Data

sendiri merupakan fakta dari objek, orang, dan lain-lain” (Kusrini:2007:2).

Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang sebagai berikut:

1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa tanpa pengulangan ( redundancy ) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan.

3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam

media penyimpanan elektronik.

Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya

direkam, atau sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Atribut adalah

elemen data yang merupakan bagian dari entity. Data value adalah data akurat

atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen yang saling berkaitan

10

10

elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik. Record

adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data,

yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File adalah

sekumpulan record sejenis.

Sedangkan database itu sendiri adalah sekumpulan file–file yang

membentuk satuan data yang besar, atau sekumpulan data yang saling terkait /

berhubungan, yang disimpan secara bersama–sama sedemikian rupa dan tanpa

ada perulangan yang tidak perlu. Data–data ini harus mengandung semua

informasi untuk mendukung semua kebutuhan system.

Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut :

1. Tidak adanya redudansi dan inkonsistensi data

Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. Akibat dari redudansi adalah inkonsistensi data atau data yang tidak konsisten.

2. Kesulitan Pengaksesan Data

Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi dengan menggunakan Query ataupun dari Tool untuk melihat tabelnya. Dengan fasilitas ini, kita bisa secara langsung melihat data dari software DBMS-nya. Selain itu, basis data juga dihubungkan dengan

11

program aplikasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses informasi.

3. Multiple User

Basis data memungkinkan penggunaan data bersama – sama oleh

banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. Dengan meletakkan basis data pada bagian server yang bisa diakses dari banyak client, kita sudah menyediakan akses ke semua pengguna dari computer client ke sumber informasi yaitu basis data.

2.5. Jaringan Komputer

“Jaringan komputer adalah suatu sistem yang terdiri atas komputer dan

perangkat jaringan lainnya yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Komputer, printer, atau perangkat keras lainnya yang terhubung dengan

jaringan dikenal dengan istilah node”. (Angga:2006:1)

Gambar 2.2. Jaringan Komputer Sumber:(Angga:2006:1)

12

12

Jaringan Komputer yang paling sederhana terdiri dari dua buah node. Jaringan tersebut dapat disusun oleh hubungan dua buah komputer atau perangkat keras. ( Angga:2006:2)

Gambar 2.3. Jaringan Komputer sederhana Sumber:(Angga:2006:2)

2.5.1. Jenis – Jenis Jaringan Komputer

Ada beberapa jenis jaringan computer berdasarkan luas area jangkauan

jaringan. Jenis – jenisnya sebagai berikut :

2.5.1.1. Local Area Network

Merupakan jaringan yang bersifat lokal. Jaringan ini umumnya digunakan dalam lingkup yang kecil, seperti dalam suatu kantor atau kampus. Penggunaan jaringan LAN bertujuan untuk berbagi tukar informasi. (Angga:2006:6)

2.5.1.2. Metropolitan Area Network

Merupakan jaringan komputer kelas menengah yang mencakup seperti pada satu kota besar. Menghubungkan satu lingkungan kantor dengan kantor lainnya dan sebagainya. (Teguh:2007:2)

13

2.5.1.3. Wide Area Network

Merupakan jaringan komputer wilayah luas yang mencakup antarnegara atau antar benua. Biasa juga disebut dengan Global Area Network (GAN) yaitu jaringan komputer yang mencakup seluruh dunia. (Teguh:2007:2)

2.5.2. Topologi Jaringan

Topologi adalah cara menghuungkan sebuah komputer dengan komputer lainnya sehingga membentuk suatu jaringan. Ada beberapa topologi jaringan, yaitu :

2.5.2.1. Topologi Bus

Merupakan topologi di mana semua node dihubungkan melalui suatu kabel yang memiliki dua buah ujung. Pada kedua ujung kabel dipasang suatu perangkat yang berfungsi untuk mencegah hilangnya sinyal pada kabel. Perangkat tersebut dikenal dengan istilah Terminator.(Angga:2006:3)

Gambar 2.4. Topologi Bus Sumber: (Angga:2006:3)

14

14

2.5.2.2. Topologi Star

Pada topologi ini LAN terdiri dari sebuah central node yang berfungsi sebagai pengatur arus informasi dan penanggung jawab komunikasi dalam suatu jaringan. Jadi jika node yang satu ingin berkomunikasi dengan node yang lain maka harus melalui central node. (Teguh:2007:3)

Gambar 2.5. Topologi Star Sumber:(Teguh:2007:4)

2.5.2.3. Topologi Ring

Menghubungkan antar node secara serial dalam bentuk suatu lingkaran tertutup. (Teguh:2007:4)

Gambar 2.6. Topologi Ring Sumber:(Teguh:2007:5)

15

2.5.2.4. Topologi Tree

Merupakan topologi di mana node – node dihubungkan secara hierarkis.

(Angga:2006:5)

Gambar 2.7. Topologi Tree Sumber: (Angga:2006:6)

2.5.2.5. Topologi Mesh

Merupakan topologi dimana node dalam jaringan dapat terhubung dengan

node – node yang lain secara tidak beraturan. Suatu node dapat memiliki lebih

dari satu koneksi ke node yang lain. (Angga:2006:5)

Gambar 2.8. Topologi Mesh Sumber: (Angga:2006:7)

16

16

2.5.3. Jenis Koneksi Jaringan

Koneksi jaringan diperlukan untuk sharing data dan lainnya. Oleh karena itu,

dijelaskan pula jenis – jenis koneksi jaringan sebagai berikut :

2.5.3.1. Peer To Peer

Peer to peer merupakan system jaringan yang memungkinkan seorang pengguna membagi sumber daya yang ada di komputernya, baik itu file data,

printer, dan lain – lain dan mengakses sumber daya yang terdapat pada computer

lain. Model ini tidak mempunyai sebuah file server atau sumber daya yang terpusat, seluruh computer mempunyai kemampuan yang sama untuk memakai sumber daya yang tersedia di jaringan.

Model ini memiliki beberapa kelebihan serta kekurangan. Kelebihan dari model ini adalah tidak terlalu mahal, karena tidak membutuhkan satu PC yang sepenuhnya berfungsi sebagau server dan tidak digunakan sebagai media kerja. Kelemahannya adalah tingkat keamanan yang kurang, karena tidak menyediakan fasilitas server pengaman yang mencukupi.

2.5.3.2. Client Server

Client server merupakan system jaringan yang memungkinkan jaringan untuk mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua pemakai file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan system, memungkinkan untuk mengakses sumber daya, dan menyediakan keamanan.

17

Workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server.

Mode jaringan client server ini juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya adalah sumber daya dan keamanan data dikontrol melalui server. Kelemahannya adalah membutuhkan biaya mahal, karena memnutuhkan 1 komputer yang bertindak sebagai sever. Apabila terjadi kerusakan pada server maka data pada computer client akan terganggu.

2.6. Definisi Hotel

Hotel berasal dari kata Hostel. Konon hostel diambil dari bahasa Perancis

yang diambil dari bahasa latin yaitu hostes. Bangunan public ini sudah disebut –

sebut sejak akhir abad ke – 17. Maknanya sebagai tempat penambungan bagi

pendatang atau dapat juga sebagai bangunan yang menyediakan tempat tinggal sementara serta makanan untuk umum.

“Definisi hotel adalah jenis akomodasi yang mempergunakan seluruh atau

sebagian bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman

serta jasa lain bagi umum yang dikelola secara komersial.”(ismayanti:2009:135)

Sementara hotel proprietor act tahun 1959 membuat definisi hotel : An

18

18

accommodation with special contract to any traveler, able and willing to pay a reasonable sum, who is fit to be received.

2.7. Definisi Reservasi

Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah Reservation yang berasal dari kata

“to reserve” yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya.

Sedangkan reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya. ( Suartana, 1987 : 14 ) Kata reservation atau pemesanan dalam dunia pariwisata disebut juga booking. Kadangkala wisatawan tidak dapat membedakan arti dari kedua kata tersebut. Oleh karena itu perlu ditegaskan bahwa kedua kata tersebut tidak memiliki perbedaaan arti (Yoeti:1997:45) Dalam dunia kepariwisataan reservation merupakan suatu lembaga atau cara yang sangat penting dan merupakan salah satu pemegang kendali bagi kelangsungan aktivitas suatu biro perjalanan wisata.

(http://pariwisatadanteknologi.blogspot.com/2010/10/definisi-fungsi-manfaat-dan

19

2.8. Definisi Laundry

Menurut Richard Sihite (1996:3) arti kata laundry adalah

binatu/pencucian. Proses pencucian yang dimaksud adalah pencucian yang dilakukan terhadap tekstil dalam arti segala jenis tekstil serta bentuk olahannya dengan menggunakan media utama ait, chemical, mesin cuci.

Proses pencucian adalah juga “Suatu proses pembersihan suatu benda

dengan jalan mengeluarkan atau melepaskan partikel–partikel atau pengotor yang

bersangkutan” Hal ini diungkapkan oleh Richard Sihite (1996:4).

Menurut Richard Sihite (1996:4) tujuan suatu proses pencucian adalah :

a. Menghilangkan kotoran dan noda yang melekat pada tekstil.

b. Menjaga agar tekstil terbebas dari kuman.

c. Menjaga agar tetap cemerlang.

d. Menjaga agar sifat asli dari tekstil bertahan, misalnya : anyaman, cahaya,

warna, dan lain-lain.

e. Mencegah agar tekstil tidak cepat rusak, baik oleh bahan kimia, gerakan,

mesin, temperature cucian, dan lain-lain.

(http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=1&submit.x=8&submit.y=10&qual=hi

20

20

2.9. Definisi Food and Beverage

Soekresno (1998:4) mengungkapkan pendapat tentang pengertian Food

and Beverage Departement yaitu :

Bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang tinggal maupun tidak di hotel tersebut, dan dikelola secara professional.

Food and beverage department merupakan departemen yang memegang

peranan penting dalam suatu hotel. Keberadaan food and beverage department

dalam suatu hotel merupakan sarana yang harus ada dan salah satu pendapatan bagi suatu hotel. Department ini juga tidak dapat berdiri sendiri karena sangat tergantung pada department lainnya.

(http://repository.upi.edu/operator/upload/s_e0851_0607535_chapter2.pdf:10 mei

2011).

2.10.Perangkat Lunak Pendukung

Dalam pembuatan perangkat lunak reservasi hotel ini diperlukan perangkat lunak pendukung seperti yang dijelaskan di bawah ini :

2.10.1.Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah salah satu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows. Visual basic 6.0 merupakan pengembangan versi

21

sebelumnya yaitu VB 3.0, 4.0, 5.0 yang mengalami kemajuan pesat di pasaran. Visual Basic adalah salah satu software untuk membuat program yang cukup sederhana tetapi banyak cakupan yang dapat dikerjakan, karena visual basic dapat mengakses banyak software. Kesederhanaan visual basic terletak pada kemudahan membuat bahasa pemrograman dan bentuk tampilan yang dikehendaki. Visual Basic ini merupakan pengembangan bahasa basic yang diterapkan pada program berbasis windows.

1. Toolbar : merupakan kumpulan ikon – ikon perintah yang sering dipakai pada

visual basic.

2. Form Window atau jendela form adalah tempat kita untuk meletakkan objek –

objek sebagai tampilan program.

3. Toolbox : merupakan kumpulan ikon – ikon object untuk membuat tampilan

program atau form.

4. Project Explorer : Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung

semua file didalam aplikasi Visual Basic.

5. Jendela properties adalah jendela yang berisi properties (karakteristik form)

dan objek – objek yang ada dalam form tersebut.

6. Jendela project adalah jendela yang berisi project, form – form, modul –

22

22

2.10.2.Microsoft SQL Server 2000

SQL Server merupakan salah satu produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft SQL server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database, ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola databasedi dalam sql server 2000, yaitu :

1. Menggunakan Enterprise Manager

Fitur ini relative mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis GUI (Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click and drag.

2. Menggunakan SQL Query Analyzer

Fitur ini menggunakan TransactSQI (perintah – perintah SQL) untuk

mengelola database di dalam sql server 2000. Perintah – perintah transact

SQL merupakan pengembangan dari perintah – perintah SQL standar yang

sesuai dengan manajemen database pada SQL Server.

23

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Hotel Millenia Cileunyi yang beralamat di Jl.Percobaan No.38 Cileunyi. Penelitian ini mengenai Sistem informasi pelayanan tamu yang berada di hotel tersebut, serta memperbaikinya dengan merancang system informasi perangkat lunak yang akan membantu kinerja karyawan hotel tersebut.

3.1.1.Sejarah Singkat Perusahaan

Hotel Millenia berdiri 8 Desember 1988, oleh pemilik tunggal yaitu Ir. Tri Wisnu Broto. Namun, pada saat itu hotel ini masih bernama Hotel Cileunyi. Karyawannya pun belum sebanyak saat ini, hanya sekitar 13 orang. Kamar yang tersedia juga belum sebanya saat ini. Hanya ada Super Delux, standard serta ekonomi. Kemudian pada tahun 2000 seiring pemindahan pengurusan hotel ini kepada istri beliau yaitu Ibu Wieke Ratna, Hotel Cileunyi berganti nama menjadi Hotel Millenia. Hotel ini mulai berkembang hingga memiliki 41 kamar serta memiliki 29 karyawan mulai dari manager hingga security. Pada saat ini Hotel Millenia memiliki grade melati tiga. Grade yang cukup baik bagi hotel yang tidak terlalu besar.

24

Hotel Milenia kini terdiri dari 6 type kamar yang masing – masing berbeda

jumlah kamarnya, mulai dari ekonomi , standard, standard plus TV, executive, deluxe dan super deluxe. Tiap type kamar memiliki perbedaan dari segi fasilitas serta harganya, seperti di bawah ini :

1. Super Deluxe =Rp. 90.000

2. Deluxe =Rp. 80.000

3. Executive =Rp. 70.000

4. Standard + TV =Rp. 60.000

5. Standard =Rp. 55.000

6. Ekonomi =Rp. 40.000

7. Ekstra Bed =Rp. 15.000

Pemesanan pada hotel ini dapat dengan langsung datang ke hotel juga dapat melalui pemesanan telpon serta melalui email. Pada hotel ini juga dikenakan uang DP apabila ada tamu hotel yang ingin memesan sebelumya yaitu sebesar 50% dari harga kamar. Pihak hotel pun tidak melupakan keamanan, Demi kenyamanan para pelanggan, selain penjagaan di tempat parkir, hotel ini pun selalu melakukan pemeriksaan rutin setiap 1 kali seminggu yang mana bekerja sama dengan pihak kepolisian.

25

25

3.1.2.Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi dari Hotel Millenia adalah :

“Menjadi Perusahaan Jasa yang Terbaik, dengan Pelayanan Memuaskan”

3.1.3.Struktur Organisasi Perusahaan

Manager

Manager Housekeeping

Manager Personalia

Koor Security Account/ Sekretaris

Room Division Laundry Teknisi Gardener Food and Beverage Cleaning Service

Gambar 3.1. Struktur Ogranisasi Hotel Millenia Sumber: (Dokumen Hotel Millenia)

3.1.4.Deskripsi Tugas

Hotel Millenia merupakan perusahaan pribadi / perorangan yang

dipimpin oleh seorang manager. Dan dibantu oleh bagian – bagian yang telah

diberi tugas masing–masing. Adapun tugas masing – masing bagian pada

Hotel Millenia adalah sebagai berikut :

26

a. Mencatat semua laporan keuangan dan mengelola surat – menyurat.

b. Mengatur penggajian karyawan tiap bulan.

c. Mengatur laporan kepada Manager

2. Housekeeping

a. Melakukan pembersihan kamar – kamar.

b. Melakukan system pembersihan kamar dan ruangan umum.

c. Memberikan pelayanan khusus kepada tamu VIP.

d. Membuat jadwal Room boy, cleaning service, dan teknisi.

3. Oprasional

a. Mempersiapkan dan melayani penerimaan tamu baik secara perorangan,

kelompok ataupun VIP.

b. Mempersiapkan semua pesanan pada hari itu dan mencatat serta menangani

pendaftaran tamu – tamu yang telah tiba atau datang untuk menginap.

c. Melayani informasi secara singkat dan jelas.

d. Membuat laporan harian serta data tentang hasil penjualan kamar dan tamu.

e. Melaksanakan pengarsipan semua dokumen front office.

4. Front Office

a. Menerima pemesanan kamar (reservation).

b. Membuat administrasi checking.

27

27

d. Melakukan dinas malam sesuai dengan prosedur.

e. Melakukan prosedur check out.

f. Membagi shif dan waktu karyawan.

g. Membagi tugas karyawan.

h. Melayani telfon dan email.

5. Food and Beverage

a. Mengatur dan merencanakan menu makanan.

b. Membuat resep makanan.

c. Memberikan layanan di coffe shop serta kitchen.

d. Mengontrol dan menganalisa bahan makanan.

e. Memberikan layanan khusus kepada tamu VIP.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mengumpulkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Karena itu, peneliti menggunakan metode penelitian berdasarkan sifat masalahnya yaitu metode penelitian deskriptif. Metode ini

memiliki ciri–ciri sebagai berikut :

a. Tidak perlu mencari hubungan, menguji hipotesis dan membuat ramalan.

b. Mencari informasi tentang gejala yang ada.

c. Definisikan dengan jelas tujuan yang akan dicapai.

d. Rencanakan cara pendekatannya.

28

f. Laporan.

3.2.1.Desain Penelitian

Pada penelitian ini, peneliti menggunakan desain penelitian menurut tujuannya, yaitu menggunakan penelitian deskriptif yang artinya penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai suatu masalah yang ada pada tempat atau lokasi dilakukannya penelitian tersebut.

3.2.2.Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Data dapat diartikan sebagai suatu fakta yang digambarkan melalui angka, simbol, kode, dan lain-lain. Dalam suatu penelitian, data dapat dikelompokkan menjadi data primer dan data sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi, Kuesioner )

Penelitian ini dilakukan melalui wawancara serta observasi langsung pada Hotel Millenia Cileunyi, dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara kepada Manager yaitu Ibu Wieke Ratna serta Bagian operasional Hotel Millenia. Dalam wawancara peneliti menanyakan mengenai :

a. Sejarah singkat hotel

b. Deskripsi kerja

c. Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang berjalan pada Hotel

Millenia. d.

29

29

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (dokumentasi)

Data Sekunder didapatkan melalui file–file yang diberikan oleh Hotel

Millenia. Seperti data Struktur Organisasi, Deskripsi Kerja, serta dokumen–

dokumen yang berhubungan dengan Sistem informasi Pelayanan Tamu Hotel yang akan di rancang oleh penulis. Seperti, buku tamu, laporan laundry, laporan food and beverage, kwitansi, form pemesanan kamar, serta buku pendapatan kamar.

3.2.3.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Adapun metode pendekatan sistem serta metode pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah seperti yang dijabarkan di bawah ini.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metode pendekatan sistem yang akan digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan analisis dan perancangan terstruktur yang didalamnya tercakup flowmap, diagram konteks, data flow diagram, entity relationship diagram, kamus data, normalisasi, relasi tabel.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Model pengembangan yang digunakan pada penelitian ini adalah model prototype. Prototype adalah proses iterative dalam pengembangan system di mana

30

kebutuhan diubah ke dalam system yang bekerja (working system) yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara pengguna dan analis.

Gambar 3.2. Metode Pengembangan Prototype Sumber:(Hanif:2007:37)

Adapun penjelasan tahapan dari metodologi prototype adalah sebagai berikut :

1. Analisis bekerja dengan tim untuk mengidentifikasi kebutuhan awal untuk

system.

2. Analis kemudian membangun prototype. Ketika sebuah prototype telah

selesai. Pengguna bekerja dengan prototype itu dan menyampaikan pada analis apa yang mereka sukai dan yang tidak mereka sukai.

3. Analis kemudian menggunakan feedback ini untuk memperbaiki prototype.

4. Versi baru diberikan kembali ke pengguna.

5. Ulangi langkah-langkah tersebut sampai pengguna merasa puas.

Keuntungan Menggunakan Metode Prototype :

1. Prototype melibatkan pengguna dalam analisis dan desain.

2. Punya kemampuan menangkap kebutuhan secara konkret daripada abstrak.

31

31

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Ada beberapa alat bantu atau notasi yang dapat digunakan untuk

menggambarkan keadaan suatu system seperti, Flow map,Data Context Diagram

(DCD), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD).

1) Flow Map

Flowmap merupakan representasi grafik dari system informasi, proses–

proses, aliran–aliran data logis, masukan–masukan, keluaran–keluaran dan file–

file serta entitas system operasi yang berhubungan dengan system informasi

tersebut. Bagan ini menggunakan symbol – symbol yang sama dengan yang

digunakan di dalam bagan alir system yang menggambarkan suatu prosedur dalam system.

2) Diagram Kontek

Diagram konteks data atau Context Diagram (CD) adalah Diagram yang

menggambarkan seluruh elemen perangkat lunak (sistem) sebagai sebuah proses tunggal dengan data masukan dan data keluaran yang ditandai dengan keluar masuknya anak panah.

3) Data Flow Diagram

Definisi Data Flow Diagram (DFD) adalah Representasi Grafis yang

menggambarkan aliran informasi dan perubahannya dari data masukan menjadi data keluaran. DFD dapat mewakili keadaan system atau perangkat lunak pada

32

banyak level seiring dengan berkembangnya aliran informasi dan perincian dari fungsi yang ada.

4) Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store.

5) Perancangan Basis Data

a. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table-table yang entity dan relasinya. Normalisasi dapat juga didefinisikan sebagai suatu

teknik yang menstrukturkan / memecah / mendekomposisi data dalam cara – cara

tertentu untuk mencegah timbulnya permasalahan pengolahan data dalam basis data.

Permasalahan yang dimaksud adalah berkaitan dengan penyimpangan (ammomalies) yang terjadi akibat adanya kerangkapan data dalam relsim dan

inefisiensi pengolahan. Bentuk – bentuk Normalisasi :

1. Bentuk Normalisasi Pertama

Suatu relasi dikatakan bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap

atribut bernilai tunggal untuk setiap barisnya. Bentuk ini dapat dilihat dari ciri –

cirri yaitu record demi satu record dalam flat file (file data atau rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai field berupa atomic value,

33

33

2. Bentuk Normalisasi Kedua

Suatu relasi dikatakan bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.

3. Bentuk Normalisasi Ketiga

Sebuah table dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga jika untuk setiap

ketergantungan fungsional dengan notasi X→A, dimana A mewakili semua atribut tunggal didalam table yang tidak ada di table X.

b. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah alat bantu dalam perancangan basis data yang berbentuk diagram sistematis yang berisi komponen

– komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing

dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari

‘dunia maya’ yang ditinjau.

Kardinalitas suatu relasi data dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakainan angka, dimana angka 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk relasi dari satu ke banyak atau N ke N untuk relassi banyak ke banyak. Untuk menentukan atribut sebagai key dilakukan dengan menggaris bawahi nama atribut tersebut.

Diagram E-R selalu dibuat denganbeberapa langkah, yaitu :

1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan

34

2. Menentukan atribut-atribut key masing-masing himpunan entitas.

3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi antara himpunan

entitas yang ada beserta foreign key-nya.

4. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut-atribut

deskriptif (nan key).

3.2.4.Pengujian Software

Software atau perangkat lunak yang dibuat akan melalui pengujian software

dengan metode Black Box. Metode uji coba blackbox memfokuskan pada

keperluan fungsional dari software. Karena itu uji coba blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih

seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Uji coba blackbox bukan

merupakan alternatif dari ujicoba whitebox, tetapi merupakan pendekatan yang

melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode whitebox.

Uji coba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa

kategori, diantaranya

1. Fungsi –Fungsi yang salah atau hilang.

2. Kesalahan interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal

4. Kesalahan performa

35

35

Dalam perancangan Sistem informasi pelayanan tamu yang dirancang oleh

36

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai Analisis Sistem Informasi Pelayanan tamu Di Hotel Millenia yang sedang berjalan. Adapun analisis yang dilakukan adalah analisis mengenai analisis dokumen, analisis posedur dan analisis proses.

4.1.1.Analisis Dokumen

Analisis dokomen adalah menganalisa dokumen yang sedang berjalan.Dokumen apa saja yang terkait dan dari mana sumber dokumen, jumlah dan attribut yang ada didalamnya, dokumen yang dimaksud antara lain :

1. Nama Dokumen : Identitas

Sumber : Tamu

Rangkap : 1 (satu)

Deskripsi : Data yang berisi tentang data tamu yang akan memesan

kamar dan checkin.

Atribut : no_identitas, nama, alamat, kewarganegaraan.

2. Nama Dokumen : Form Reservasi Kamar

Sumber : Front Office

37

Deskripsi : Data yang berisi tentang data pemesanan kamar yang

dipesan.

Atribut :nama, alamat, no_telp, tgl_reservasi, tgl_checkin, tgl_

check_out, jam_checkin, no_kamar, deposit.

3. Nama Dokumen : Buku Tamu

Sumber : Front Office

Rangkap : 1 (satu)

Deskripsi : Data yang berisi tentang data tamu yang check in.

Atribut : no_tamu, nama, alamat, no_kamar, extrabad, adm,

jam_checkin, keterangan.

4. Nama Dokumen : Kwitansi

Sumber : Front Office

Rangkap :1 (satu)

Deskripsi : Data yang berisi tentang pembayaran tamu kepada Front

office.

Atribut : no_seri, nama, type_kamar.

5. Nama Dokumen : Data Pakaian

Sumber : Front Office

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : nama_pakaian, harga, jumlah, total_laundry

6. Nama Dokumen : Data Pesanan

Sumber : Front Office

Rangkap : 1 (satu)

Deskripsi : Nota pemesanan Food and beverage

Atribut : nama_makanan, harga, jumlah, total_fb

7. Nama Dokumen : Laporan Laundry

Sumber : Laundry

Rangkap :2 (dua)

Deskripsi : Laporan data laundry.

Atribut : shift, tggl_laundry, petugas, nama_tamu, jenis_laundry,

jumlah, harga, total, pengeluaran, setor.

8. Nama Dokumen : Laporan Food and Beverage

Sumber : Food and Beverage

Rangkap : 2 (dua)

Deskripsi : Laporan data pemesanan makanan dan minuman.

Atribut : shift, tggl_fb, petugas, nama_tamu, jenis_laundry, jumlah,

39

9. Nama Dokumen : Laporan Pendapatan.

Sumber : Front office

Rangkap : 2 (dua)

Deskripsi : Data yang berisi tentang laporan jumlah pengunjung hotel

dan pendapatan.

Atribut : no_tamu, nama, kamar_terjual, adm, keterangan, jumlah,

extrabad.

10. Nama Dokumen : Buku Pemesanan dan Pendapatan

Rangkap : 1 (Satu)

Deskripsi : Buku yang berisi data reservasi dan penjualan kamar.

Atribut : tgl, hari, pendapatan, total, total pendapatan,

kamar_terjual, total_kamar_terjual, nama, jml_DP, jenis_kamar,

tgl_checkin.

4.1.2.Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data. Adapun urutan prosedur sistem pelayanan tamu yang sedang berjalan sebagai berikut :

Prosedur Sistem Informasi pemesanan kamar yang sedang berjalan di Hotel Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :

1. Tamu / Guest yang ingin memesan kamar datang ke Bagian Front Office.

2. Bagian Front Office Memberikan Form Pemesanan Kamar (Rangkap dua)

kamar pada tamu.

3. Tamu Mengisi Form Pemesanan Kamar dan memperlihatkan Identitas

(KTP).

4. Form pemesanan kamar yang telah diisi dikembalikan kepada bagian Front

Office.

5. Bagian Front Office memeriksa ketersediaan kamar sesuai type kamar yang

dipesan oleh tamu.

a) Jika kamar ada, maka rangkap kedua( lembar form pemesanan

berwarna pink) serta identitas diberikan kepada tamu setelah tamu melunasi 50% dari harga kamar. Form tersebut sebagai tanda bukti telah memesan kamar dan harus dibawa pada hari kedatangan.

b) Jika kamar penuh maka tamu tidak dapat melakukan reservasi dan

identitas dikembalikan.

6. Jika pemesanan / reservasi sudah pasti dan disetujui maka rangkap 1 form

pemesanan (lembar berwarna putih) diberikan kepada sekertaris.

7. Sekertaris kemudian akan memindahkan data yang ada pada form

41

Prosedur Sistem Informasi Check in yang sedang berjalan di Hotel Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :

1. Satu hari sebelum hari kedatangan tamu melakukan konfirmasi melalui

telpon. Tamu yang datang pada hari yang ditentukan menyerahkan bukti reservasi serta Identitas (KTP) kepada bagian Front Office.

2. Bagian front office melakukan pengecekan form pemesanan, apabila benar

maka Front Office akan mengisi Buku tamu sesuai data tamu.

3. Kemudian bagian FO akan membuatkan Kwitansi yang nantinya untuk

membayar pelunasan serta mengambil identitas yang dititipkan selama menginap.

4. Kemudian Sekertaris akan mengupdate data pemesanan sesuai dengan

buku tamu yang telah diisi oleh front office.

5. Pada akhir hari sekertaris akan merekap data pendapatan perhari di buku

pemesanan.

Prosedur Sistem Informasi pemesanan food and beverage yang sedang berjalan di Hotel Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :

1. Tamu melakukan pemesanan melalui telpon ke bagian Front Office

disertai nomer kamar.

2. Di bagian Food and beverage akan dibuatkan menu pesanan sesuai

keinginan tamu.

3. Menu yang telah selesai dibuat kemudian akan di tuliskan harga serta

4. Kemudian pesanan tersebut akan diantarkan oleh bellboy beserta bukti pemesanan.

5. Tamu kemudian melakukan pembayaran melalui bellboy ke bagian Food

and Beverage.

Prosedur Sistem Informasi Laundry yang sedang berjalan di Hotel Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :

1. Tamu melakukan pemesanan melalui telpon ke bagian Front Office

disertai nomer kamar.

2. Di bagian Laundry akan dibuatkan menu pesanan sesuai keinginan tamu.

3. Menu yang telah selesai dibuat kemudian akan di tuliskan harga serta

totalnya.

4. Kemudian pesanan tersebut akan diantarkan oleh bellboy beserta bukti

pemesanan.

5. Tamu kemudian melakukan pembayaran melalui bellboy ke bagian

Laundry.

Prosedur Sistem Informasi Check out yang sedang berjalan di Hotel Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :

1. Tamu yang ingin check out membawa kwitansi ke bagian front office.

43

3. Apabila benar maka tamu akan melakukan pelunasan biaya kamar

kemudian identitas yang dititipkan di front office selama menginap akan dikembalikan kepada tamu.

4.1.2.1. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan

Flow map adalah gambaran dalam bentuk diagram alir dari algoritma -algoritma dalam suatu program yang menyatakan arah alur program tersebut. Berikut adalah diagram alir sistem informasi pelayanan tamu hotel yang sedang berjalan di Hotel Millenia :

Reservasi Kamar yang Sedang Berjalan Sekretaris Front Office Guest Tdk ada ada Menerima Deposit Buku Pesanan & Pendapatan Identitas 2 Buku Pesanan & Pendapatan Memeriksa Kamar Tandatangan Form Pemesanan Kamar Form Pemesanan Kamar Acc 1 1

Mencata t di buku Pesanan & pendapa tan Identitas 2 Form Pemesanan Kamar Pengisian Form Pemesanan Kamar 1 Form Pemesanan Kamar Acc 2

B Identitas Uang Uang 2 Form Pemesanan Kamar DP 1 Identitas 2 Form Pemesanan Kamar DP 1 2 Form Pemesanan Kamar 1 2 Form Pemesanan Kamar isi 1 _Identitas 2 Form Pemesanan Kamar isi 1 _Identitas 2 Form Pemesanan Kamar isi 1 _Identitas

Gambar 4.1. Flowmap Reservasi Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

45

Check In yang Sedang Berjalan

Sekretaris Front Office Guest 2 Form Pemesanan Kamar Acc 2

Identitas

Form Pemesanan Kamar Acc 2

Identitas Melakukan Pemeriksaan FPK Identitas Form Pemesanan Kamar Fix 2

Identitas Benar Buku Pesanan & Pendapatan C Mencata t Data Tamu Buku Tamu D Buku Tamu Membua t Kwitansi Kwitansi Lap Pendapatan Update Buku Pesanan Buku Pesanan & Pendapatan Update B Buku Pesanan & Pendapatan Membua t Lap. Pendap atan Lap Pendapatan

Kwitansi Buku Tamu

Form Pemesanan Kamar Fix 2

E Buku Tamu Lap Pendapatan F Buku Pesanan & Pendapatan Identitas Tdk Bnr Buku Pesanan & Pendapatan Buku Pesanan & Pendapatan

Gambar 4.2. Flowmap Check In Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

Food and Beverage yang sedang berjalan

Manager Sekretaris

RoomBoy Food and Beverage

Front Office Guest Melakuk an Pembay aran Data Pesanan + Harga Mencatat Pelunasan Food and Beverage Mencatat Food and Beverage Data Pesanan + Harga fix Uang Data Pesanan + Harga Data Pesanan + Harga Data Pesanan Data Pesanan Data Pesanan + Harga Data Pesanan Menuliskan harga Uang Data Pesanan + Harga G Uang 2 Lap. Foood and Beverage 1 2 Lap. Foood and Beverage 1 2 Lap. Foood and Beverage 1 2 Lap. Foood and Beverage

1 _{Lap. Food and}

Beverage Lap. Foood

and Beverage 1

Gambar 4.3. Flowmap Food and Beverage Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

47

Laundry yang sedang berjalan

Manager Sekretaris RoomBoy Laundry Front Office Guest

Data Pakaian Data Pakaian

Data Pakaian + harga Data Pakaian Menuliskan harga Mencatat Laundry Data Pakaian + harga Fix Data

Pakaian + Harga Fix

Data Pakaian + Harga Data Pakaian + Harga Melakuk an Pembay aran Uang Uang H Data Pakaian + harga Fix

Uang Mencatat Pelunana Laundry Laporan Laundry 1 2 Laporan Laundry Laporan Laundry Laporan Laundry 1 2 Laporan Laundry 1 2 Laporan Laundry 1 2

Gambar 4.4. Flowmap Laundry Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

Check Out yang sedang berjalan Manager Sekretaris Front Office Guest Kwitansi Kwitansi Memerik sa Kwitansi Kwitansi Acc Kwitansi Acc Melakuk an Pembay aran

Kwitansi Acc Uang

Kwitansi Acc Uang

Menerim a Pembay aran Kwitansi Fix Update Buku Tamu Kwitansi Fix Buku Tamu Buku Tamu D Membua t lap. Pendap atan Kamar Laporan Pendapatan Kamar

Kwitansi Fix Buku Tamu

Buku Pemesanan & Pendapatan B Laporan Pendapatan Kamar Buku Tamu Buku Tamu Buku Pemesanan & Pendapatan Buku Tamu Buku Tamu s Gambar 4.5. Flowmap Check Out Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang

49

Keterangan :

FPK = Form Pemesanan Kamar (Form Reservasi)

B = Buku Pesanan dan Pendapatan

C = Penyimpanan Identitas Tamu/Guest

D = Buku Tamu

E = Arsip Form Pemesanan Kamar Fix 2

F = Arsip Laporan Pendapatan

G = Arsip laporan Food and beverage

H = Arsip laporan laundry

4.1.2.1. Diagram Konteks Sitem yang Sedang Berjalan

Diagram kontek merupakan alat bantu analisis terstruktur. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau keseluruhan. Berikut ini merupakan diagram konteks dari sistem informasi pelayanan tamu hotel yang sedang berjalan.

Sistem Informasi HM

Guest Manager

Form Pemesanan Kamar isi, Identitas, uang, Form Pemesanan Kamar Acc 2, Data Pesan, Data Pakaian, Kwitansi, Kwitansi Acc

Identitas, Form Pemesanan Kamar Acc 2, Kwitansi, Kwitansi Acc, Kwitansi Fix

Room Boy

Lap.Food and Beverage

Lap.Laundry

Lap. Pendapatan Kamar

Da

ta

P

es

ana

n+

Ha

rga

,D

at

a

P

ak

a

ia

n+

H

arg

a

Ua

ng

Gambar 4.6. Diagram Konteks Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

4.1.2.2. Data Flow Diagram Sitem yang Sedang Berjalan

Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur dan menggambarkan aliran data didalam system dengan jelas. Bagian ini merupakan penurunan dari diagram kontek yang dijabarkan menjadi proses DFD level 1. Berikut ini adalah DFD sistem informasi pelayanan tamu hotel yang sedang berjalan

51 Guest Manager 1.0 Reservasi Kamar 3.0 Pesanan Food and Beverage 5.0 Check out 4.0 Pesanan Laundry 2.0 Check in Uang

Identitas, Form Pemesanan Kamar isi Form Pemesanan Kamar, identitas Form Pemesanan Kamar Acc2 Form Pemesanan Kamar2, identitas

Identitas, Kwitansi Data Pesan Data Pesan+harga Lap.Food and Beverage Data Pesan Lap.Food and Beverage

Lap. Food and Beverage Data Pakaian Data Pakaian+harga Lap. Laundry Data Pakaian Lap. Laundry Lap. Laundry

Kwitansi, kwitansi acc,uang Kwitansi Acc, kwitansi fix

Buku Pemesanan dan Pendapatan Form Pemesanan

Kamar Acc 1

Data Reservasi,Buku Pesanan Pendapatan Arsip Form Pemesanan Kamar Arsip Lap.Pendapatan Arsip Identitas identitas Form Pemesanan Kamar

Buku Pesanan Pendapatan

Lap.Pendapatan

Buku Tamu Buku Tamu

Buku Tamu

Data Reservasi,Buku Pemesanan Pendapatan Data Reservasi, Buku Pemesanan Pendapatan

Buku Tamu Buku Tamu Room Boy

Uang

Uang

Gambar 4.7. DFD Level 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 1 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola Reservasi :

1.1 Memeriksa

Kamar Guest

Form Pemesanan Kamar isi, identitas

Identitas

1.2 Menerima

Deposit

Arsip Uang Form Pemesanan Kamar isi, Identitas

1.3 Tandatangan

Form Pemesanan

Kamar

Form Pemesanan Kamar DP. Identitas Uang

Form Pemesanan Kamar Acc2, Identitas

1.4 Mencatat di

buku pesanan&pen

dapatan Form Pemesanan

Kamar Acc1

Buku Pesanan & Pendapatan Buku Pesanan & Pendapatan

Buku Pesanan& Pendapatan

Gambar 4.8. DFD Level 2 Proses 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

53

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 2 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola Check In :

2.1 Melakukan Pemeriksaan

FPK Guest Form Pemesanan Kamar Acc2,

Identitas

Identitas

Buku Pesanan & Pendapatan Buku Pesanan & Pendapatan

Buku Pesanan & Pendapatan

2.5 Update Buku Tamu 2.4 Membuat Lap. Pendapatan 2.3 Membuat Kwitansi 2.2 Mencatat Data Tamu Form Pemesanan Kamar Fix2

Arsip Identitas Identitas

Buku Tamu

Buku Tamu Arsip Form Pemesanan

Kamar Fix 2 Form Pemesanan

Kamar Fix 2

Buku Tamu Kwitansi Buku Tamu Lap. Pendapatan Buku Tamu Bu k u Pe s a n a n & P e n d a p a ta n Bu k u Pe s a n a n & P e n d a p a ta n Arsip Lap.Pendapatan Lap.Pendapatan

Gambar 4.9. DFD Level 2 Proses 2 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 3 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola Food and Beverage :

3.1 Menuliskan

Harga Guest Data Pesanan

3.2 Mencatat Food and Beverage Data Pesanan +Harga

3.3 Mencatat Pelunasan

Food and Beverage Room Boy

Data Pesanan+Harga Fix

Uang

Lap.Food and Beverage Lap. Food

And Beverage

Lap. Food And Beverage

Lap. Food And Beverage

Manager Lap. Food and Beverage

Gambar 4.10. DFD Level 2 Proses 3 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

55

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 4 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola Laundry :

4.1 Menuliskan

Harga

Guest Data Pakaian

4.2 Mencatat

Laundry Data Pakaian+Harga

4.3 Mencatat Pelunasan

Laundry Room Boy

Data Pakaian+Harga Fix

Uang

Lap.Laundry Lap.Laundry

Lap.Laundry

Lap.Laundry

Manager Lap.Laundry

Gambar 4.11. DFD Level 2 Proses 4 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 5 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola Check Out :

5.1 Memeriksa

Kwitansi Guest

5.2 Menerima Pembayaran Kwitansi

Kwitansi Acc

Kwitansi Acc, Uang

Buku Pesanan & Pendapatan Buku Tamu

Arsip Uang Uang

5.3 Update Buku

Tamu Kwitansi Fix Kwitansi Fix

Buku Tamu

Buku Tamu

5.4 Membuat Lap.Pendapat

an Kamar Buku Tamu

Buku Pesanan&Pendapatan

Buku Pesanan&Pendapatan Manager Lap.Pendapatan Kamar

Buku Tamu

Buku Tamu

Gambar 4.12. DFD Level 2 Proses 5 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang Berjalan di Hotel Millenia

Dilihat dari prosedur kerja, sistem informasi di Hotel Millenia prosesnya sudah cukup memenuhi kebutuhan untuk berjalannya kegiatan usaha sebuah hotel, hanya saja ada beberapa hal yang menjadi kekurangan dalam system tersebut, diantaranya:

57

Tabel 4.1. Tabel Evaluasi yang sedang berjalan di Hotel Millenia

No Permasalahan Bagian Rancangan Pemecahan

1. Dalam Pengolahan data

seluruh kegiatan dalam pelayanan tamu masing

menggunakan kertas/

berkas.

Front Office, Sekretaris

Membangun sistem

informasi pelayanan tamu hotel yang menggunakan database.

2. Dalam penghitungan

pembayaran memakan

waktu yang lama.

Front Office Membuat system informasi

yang_mempermudah petugas dalam transaksi perhitungan pembayaran.

3. Penyajian Laporan

laundry, food and

beverage, serta laporan pendapatan kamar kurang efektif dan efisien.

Sekertaris, Laundry,

Food and

Beverage

Membuat Sistem informasi yang dapat menyajikan

Laporan pendapatan

kamar, laundry, serta Food and beverage secara efektif dan efisien.

4.2. Usulan Pengembangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu pengembangan perangkat lunak untuk menghasilkan sistem yang baru atau memperbaiki sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang diinginkan. Rancangan sistem baru yang diterapkan adalah untuk menemukan dan mengembangkan metode - metode, prosedur, dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai. Perancangan dibuat untuk meminimalkan kekurangan, kelemahan dan mengatasi masalah yang dihadapi.

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem informasi ini adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pimpinan dalam pembuatan rancangan sistem yang baru untuk pengembangan sistem lama sehingga nantinya diharapkan sistem

yang baru lebih baik dalam mengatasi permasalahan yang ada pada Hotel Millenia khususnya pada bagian - bagian yang terkait dengan aktivitas dan memberikan informasi atau laporan kepada pimpinan untuk mengetahui perkembangan hotelnya tersebut.

4.2.2.Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Untuk mengatasi permasalahan, penulis mengajukan pembuatan sebuah sistem baru untuk proses pelayanan tamu hotel. Sistem baru ini diharapkan dapat mempercepat proses pelayanan tamu hotel dibandingkan dengan sistem yang lama. Berikut merupakan beberapa alasan mengapa penulis memilih untuk mengajukan sistem ini :

1. Untuk pengelolaan data, pencarian data dan pembuatan

dokumen-dokumen keluaran yang berhubungan dengan pelayanan tamu dapat dilakukan dengan cepat karena dilakukan sistem database.

2. Untuk memberikan kemudahan bagi Sekertaris, Manager dan karyawan

dalam pengelolaan data dan pelayanan yang berkaitan dengan kegiatan hotel, karena dengan menggunakan program yang dijalankan melalui computer akan dapat memaksimalkan waktu dalam kegiatan pelayanan untuk meningkatkan kinerjanya.

4.2.3.Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan ini mencakup flow map, diagram konteks, diagram arus data

59

pengkodean, struktur menu dan kebutuhan sistem sehingga menghasilkan system yang lebih baik bagi Hotel Millenia.

4.2.3.1. Flow Map

Dari menganalisis sistem yang berjalan, dapat diketahui kelemahan yang mengakibatkan kinerja sistem tidak berjalan dengan baik. Sehingga perlu

dirancang sebuah penyelesaian berupa usulan perancangan sistem. Adapun flow

map dari sistem yang diusulkan pada Hotel Millenia dapat dilihat pada gambar

Reservasi yang di usulkan

Manager Food N Beverage

Laundry Sekertaris Front Office Guest Tdk ada Ada Form Pemesanan Kamar Identitas Kwitansi Reservasi Identitas Form Pemesanan Kamar Identitas

Input Data tamu dan Reservasi Identitas Kwitansi Reservasi Form Pemesanan Kamar Identitas Form Pemesanan Kamar Identitas Cetak Kwitansi Form Pemesanan Kamar Identitas Memeriksa Kamar Form Pemesanan Kamar Identitas DATABASE HM A

Lap. Reservasi Lap.Reservasi

Membuat Lap. Reservasi

Gambar 4.13. Flowmap Reservasi Sistem Informasi Pelayanan Hotel yang Diusulkan di Hotel Millenia

61

Pelayanan Tamu yang Di usulkan

Manager Food N Beverage

Laundry Sekertaris Front Office Guest Blm Sudah T F T F Memeriksa _Kamar

Membuat Laporan Laundry C Memeriksa Kwitansi Reservasi Kwitansi Reservasi Identitas Menu Makanan Kwitansi Reservasi Identitas Input Pesanan Makanan Membuat Laporan Food and Beverage Identitas Input Pesanan Laundry Kwitansi

Reservasi Identitas Data Pakaian

Kwitansi Check In

Kwitansi Reservasi Kwitansi Check In

Database HM Mencetak Kwitansi Check In B Identitas Identitas Kwitansi Reservasi Identitas Laporan Laundry

Laporan Food and Beverage Memeriksa sudah Reservasi? Kwitansi Reservasi Identitas Laporan Laundry Laporan Food and

Beverage Input Data Check

In Input Data Tamu

Identitas Kwitansi Reservasi

Kwitansi Reservasi

Gambar 4.14. Flowmap Sistem Informasi Pelayanan Hotel yang Diusulkan di Hotel Millenia

Check out yang di usulkan

Manager Food N Beverage

Laundry Sekertaris

Front Office Guest

Kwitansi Check in Kwitansi Check

in

Memeriksa Kwitansi Check

In Kwitansi Check in

F Kwitansi Check in

Kwitansi Check in

Menghitung Keseluruhan Biaya

dan mencetak kwitansi check out

T

Input Data Check Out

Membuat lap. Pendapatan

Lap. Pendapatan

Membuat Laporan Data Tamu

Lap. Data Tamu

Lap. Data Tamu Lap. Pendapatan

B Kwitansi

Check out Identitas

Identitas

Kwitansi

Check out Identitas

Database HM

Gambar 4.15. Flowmap Check Out Sistem Informasi Pelayanan Hotel yang Diusulkan di Hotel Millenia

63

4.2.3.2. Diagram Konteks

Diagram kontek adalah diagram yang memperlihatkan hubungan antar sistem dengan entitas luarnya. Diagram kontek dari sistem yang diusulkan untuk Sistem Informasi Pelayanan Tamu Hotel Millenia dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Sistem Informasi HM

Guest Manager

Form Pemesanan Kamar, identitas,Data tamu

Kwitansi Reservasi, Identitas, Kwitansi Check in Lap.Tamu Lap. Laundry Lap Food n Beverage

Lap.pendapatan Kwitansi Check in, Kwitansi Check out

Form Pemesanan Kamar, identitas , Kwitansi Reservasi

Lap. Reservasi

Gambar 4.16. Diagram Konteks Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

4.2.3.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram atau diagram aliran data ini merupakan penjabaran sistem dari diagram konteks, diturunkan menjadi beberapa proses yang terjadi antara entitas yang terlihat dengan sistem. Data flow diagram juga memperjelas dokumen-dokumen yang mengalir dalam sistem. Gambar dibawah ini adalah data flow diagram Sistem Informasi Pelayanan Tamu Hotel Millenia yang diusulkan.

1 Reservasi kamar 2 Check in 3 Pemesanan food and beverage 4 Pesanan Laundry 5 Check out Guest Manager Form Pesesanan Kamar,

Identitas Form Pesesanan Kamar,

Identitas Kwitansi Reservasi Kwitansi Reservasi, identitas Kwitansi Reservasi, Identitas, Data Check in Kwitansi Check in

F Kamar Data Kamar F. Reservasi Data Reservasi Data Reservasi Data Reservasi

F Check in Data kamar

Data Check in

Data Check in Data Check in

F Restoran

F Laundry Data Pesanan Makanan

Data Laundry

Data Check In

F Check Out

Laporan Food and Beverage

Laporan Laundry Data

Laundry Kwitansi Check in

Kwitansi Check in, Kwitansi Check Out,

identitas

Data Check Out

Lap. pendapatan F Makanan M en u M akan an F LoundryItem Data Pakaian F Tamu Data Tamu Data Tamu Lap Reservasi Data Food And Beverage Lap. Tamu

Gambar 4.17. DFD level 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

65

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 1 yakni hasil pemecahan

(break down ) proses mengelola reservasi :

1.1 Memeriksa

Kamar

Guest Form Pemesanan F Kamar

Kamar, identitas

F Reservasi Data

Reservasi Data Kamar

1.3 Mencetak

Kwitansi Reservasi Kwitansi Reservasi, identitas

Data Reservasi Form Pemesanan

Kamar, identitas

Form Pemesanan Kamar, Identitas 1.2

Input data tamu dan

Data Reservasi

Data Tamu Data Tamu

Manager 1.4

Membuat Lap. Reservasi Lap. Reservasi

Lap Reservasi

Gambar 4.18. DFD Level 2 Proses 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 2 yakni hasil pemecahan

(break down ) proses mengelola check in :

2.1 Memeriksa Sudah Reservasi Guest F Kamar Kwitansi Reservasi, identitas 2.6 Input Data Check in F Reservasi 2.7 Mencetak Kwitansi Check in Kwitansi check in

Data Check in Data Reservasi

Kwitansi Reservasi,

identitas

F Check in identitas 2.2 Memeriksa Kwitansi Reservasi 2.4 Memeriksa Kamar Kwitansi Reservasi, identitas Data Kamar Data Reservasi Id e n tita s id e n tit a s Identitas Kwitansi Reservasi, Identitas Kwitansi Reservasi Arsip Kwitansi Reservasi Kwitansi Reservasi Arsip Identitas Identitas 2.5 Input Data Tamu F Tamu

Gambar 4.19. DFD Level 2 Proses 2 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

67

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 3 yakni hasil pemecahan

(break down ) proses mengelola Food ang Beverage :

Guest

3.1 Input Data

Pesanan Makanan

F Makanan

Data Check in

F Restoran Menu Makanan

3.2 Membuat

Laporan

Data Food and Beverage Manager

Lap. Food And Beverage

Gambar 4.20. DFD level 2 proses 3 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 4 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola laundry :

Guest

4.1 Input Data

Pesanan Laundry Data Check in

F Loundry Data Laundry

4.2 Membuat

Laporan

Data Laundry Manager Lap Laundry

F LaundryItem Data Pakaian

Gambar 4.21. DFD level 2 proses 4 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 5 yakni hasil pemecahan (break

down ) proses mengelola Check Out :

Guest 5.1 Memeriksa Kwitansi Check in 5.2 Input data check out 5.3 Menghitung Keseluruhan Biaya dan Mencetak Kwitansi Check out

F Check in

F Loundry F Restoran

F Check out Data Check in

Data Check in Data Laundry Data Food & Beverage

Data Check out

Data Check out Kwitansi Check out

5.5 Membuat Lap.Pendapat

an Data Check out

Manager Lap. Pendapatan

Kwitansi Check In

Arsip Identitas Identitas 5.4 Membuat Lap. Data Tamu Data Check In

Lap. Data Tamu

Gambar 4.22. DFD level 2 Proses 5 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di Hotel Millenia

4.2.3.4. Kamus Data

Kamus data dapat mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir diantara proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Data yang mengalir tersebut dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Kamus

data dibuat berdasarkan data yang mengalir pada Diagram Konteks dan DFD

sebagai berikut:

69

Alias : Form Pemesanan Kamar

Proses : Guest – P1, P1 – Guest, P1 – F.Reservasi, F.Reservasi -

P2.

Atribut : kd_reservasi, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas,

no_tlp, tgl_reservasi, tgl_order, tgl_order_keluar, deposit, total_reservasi.

2. Nama Arus : Kwitansi Reservasi

Alias : -

Proses : P2 – Guest, Guest – P2

Atribut : kd_reservasi, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas,

no_tlp, tgl_reservasi, tgl_order, tgl_order_keluar, deposit, total_reservasi.

3. Nama Arus : Data Tamu

Alias : -

Proses : P1 – F.Tamu, P2 – F.Tamu

Atribut : nama, alamat, no_identitas, kewarganegaraan, no_tlp

4. Nama Arus : Data Check in

Alias : -

Proses : Guest – P2, P2 – F.Checkin, F.Checkin – P5, Guest – P3,

Atribut : kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat, kewarganegaraan, no_identitas, no_tlp, tgl_checkin.

5. Nama Arus : Kwitansi Check in

Alias : -

Proses : P5 – Guest, Guest – P5

Atribut : kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat,

kewarganegaraan, no_identitas, no_tlp, tgl_checkin.

6. Nama Arus : Data Kamar

Alias : -

Proses : F.Kamar – P1, F.Kamar – P2

Atribut : kd_kamar, tipe_kamar, harga_kamar, status, fasilitas.

7. Nama Arus : Data Check Out

Alias : -

Proses : P5 – F.Checkout

Atribut : kd_checkout, no_identitas, kode_checkin, tgl_checkout,

71

8. Nama Arus : Kwitansi Checkout

Alias : -

Proses : P5 - Guest

Atribut : kd_checkout, no_identitas, kode_checkin, tgl_checkout,

total_bayar.

9. Nama Arus : Data Food and Beverage

Alias : Data Pesanan Makanan

Proses : P3 – F.Restoran, F.Restoran – P5

Atribut : no_restoran, tgl_restoran, kode_checkin, kode_makanan,

nama_makanan, jumlah_makanan, sub_total_resto,

total_resto.

10.Nama Arus : Menu Makanan

Alias : -

Proses : F.Makanan – P3

Atribut : kode_makanan, nama_makanan, harga_makanan.

11.Nama Arus : Data Laundry

Alias : -

Atribut : no_laundry, tgl_laundry, kd_checkin, kode_laundry,

nama_laundry, jumlah_laundry, sub_total_laundry,

total_laundry.

12.Nama Arus : Data Pakaian

Alias : -

Proses : F. loundryItem – P4

Atribut : kode_laundry, nama_laundry, harga_laundry.

13.Nama Arus : Lap. Laundry

Alias : -

Proses : F.Loundry – Manager

Atribut : no_laundry, kode_checkin, nama_laundry, harga_laundry,

jumlah_laundry, total_laundry.

14.Nama Arus : Lap. Food & Beverage

Alias : -

Proses : F.Restoran – Manager

Atribut : no_restoran, kode_checkin, kode_makanan,

nama_makanan, jumlah_makanan, sub_total_resto,

73

15.Nama Arus : Lap. Data Tamu

Alias : -

Proses : F.Check out – Manager

Atribut : kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas,

no_tlp, tgl_checkin, deposit.

16.Nama Arus : Lap. Pendapatan

Alias : -

Proses : F.Check Out – Manager

Atribut : kd_checkin, kd_checkout, no_identitas, nama, alamat,

no_tlp, tgl_cek_in, tgl_checkout, kd_kamar, tipe_kamar,

harga_kamar, deposit, no_makanan, kd_makanan,

nama_makanan, jumlah_makanan, kode_laundry,

no_laundry, nama_laundry, harga_laundry, total_bayar.

4.2.4. Perancangan Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari form data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya yang di organisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu. Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, simpel dalam pengaksesan, dan mudah dalam memanipulasi data.

4.2.4.1.Normalisasi

Normalisasi dilakukan untuk mengelompokan tabel yang memiliki atribut

yang banyak ke dalam tabel – tabel yang sudah dikelompokan atribut – atributnya.

1. Bentuk Unnormal :

{kd_reservasi, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas, no_tlp, tgl_reservasi, tgl_order, tgl_order_keluar, deposit, total_reservasi, kd_reservasi, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas, no_tlp, tgl_reservasi, tgl_order, tgl_order_keluar, deposit, total_reservasi, , alamat, no_identitas, kewarganegaraan, no_tlp, kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat, kewarganegaraan, no_identitas,

no_tlp, tgl_checkin, kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat,

kewarganegaraan, no_identitas, no_tlp, tgl_checkin, kd_kamar, tipe_kamar, harga_kamar, status, fasilitas, kd_checkout, no_identitas, kode_checkin,

tgl_checkout, total_bayar, kd_checkout, no_identitas, kode_checkin,

tgl_checkout, total_bayar, no_restoran, tgl_restoran, kode_checkin,

kode_makanan, nama_makanan, jumlah_makanan, sub_total_resto,

total_resto, kode_makanan, nama_makanan, harga_makanan, no_laundry, tgl_laundry, kd_checkin, kode_laundry, nama_laundry, jumlah_laundry,

sub_total_laundry, total_laundry, : kode_laundry, nama_laundry,

harga_laundry, no_laundry, kode_checkin, nama_laundry, harga_laundry, jumlah_laundry, total_laundry, no_restoran, kode_checkin, kode_makanan, nama_makanan, jumlah_makanan, sub_total_resto, total_resto, kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas, no_tlp, tgl_checkin, deposit,

137

Tambah Muncul field-field input checkout

Muncul field-field input checkout

[ ] diterima [ ] ditolak Keluar Keluar dari Form

checkout

Keluar dari Form checkout

[ ] diterima [ ] ditolak Simpan Data checkout

otomatis bertambah dan tersimpan, kd checkout otomatis bertambah

Data checkout otomatis

bertambah dan tersimpan, kd checkout

otomatis bertambah

[ ] diterima [ ] ditolak

Batal Dapat

Membatalkan penginputan Data checkout Dapat Membatalkan penginputan Data checkout

[ ] diterima [ ] ditolak

5.2.3.Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian berdasarkan uji sample diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa secara fungsional perangkat lunak sudah sesuai dengan yang diharapkan bahwa tidak ada redudansi pada sistem. Data kamar, data food and beverage, data laundry, data check in serta data reservasi tidak akan ada yang sama karena system tidak akan memperoses jika data tersebut sudah terdaftar dalam database sistem.

138 6.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang didapatkan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis mengenai Sistem Informasi Pelayanan Tamu Hotel yang dibangun di Hotel Millenia ini adalah :

1. Dengan adanya sistem informasi yang penulis rancang ini dapat membantu dalam melakukan pengolahan data pelayanan tamu seperti data reservasi, data check in, data laundry, data food and beverage serta data check out untuk mengatasi masalah dari sistem yang sebelumnya, seperti hilang atau rusaknya berkas-berkas.

2. Pengolahan serta penginputan data sudah dilakukan secara terkomputerirasi sehingga lebih mudah dan lebih cepat dalam pelayanan tamu hotel.

3. Dalam pembuatan laporan dan struk atau kwitansi sudah tercetak langsung sehingga lebih mengefisienkan waktu, sehingga tidak ada lagi kesalahan dan tidak terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan.

6.2. Saran

Untuk meningkatkan kinerja dari system yang dirancang, penulis memberikan saran sebagai berikut :

139

1. Diharapkan dalam pengembangan system informasi pelayanan tamu selanjutnya dapat menjadi sistem informasi yang dapat mengolah seluruh laporan keuangan secara detail.

2. Diharapkan pengembangan system informasi pelayanan tamu selanjutnya dapat menampilkan keseluruhan detail pemakaian fasilitas hotel selama tamu menginap pada kwitansi checkout.

3. Diharapkan pengembangan system informasi pelayanan tamu selanjutnya dapat menerima pembayaran uang muka tidak hanya dengan uang tunai.

140

Jaringan Komputer Dalam Sehari :Elex Media Komputindo:Jakarta.

Bunafit Nugroho:2007:SQL Server dengan Visual Basic 6.0:Gava Media:Yogyakarta.

Hanif al fatta:2007: Analisis Dan Perancangan System Informasi Untuk Keunggulan Bersain Perusahaan Dan Organisasi Modern: andi :Yogyakarta. Ir.Yuniar Supriadi : 2006:Visual Basic 6.0 : elex media komputindo :Jakarta. Ismayanti:2009:Pengantar Pariwisata: Grasindo: Jakarta.

Kusrini m.kom : 2007: Strategi Perancangan Dan Pengolahan Basis Data : andi :Yogyakarta.

M.Rudiyanto Arief : 2006 : Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact dengan Microsoft SQL Server 2000 : Andi Offset : Yogyakarta.

Teguh Wahyono,S.Kom : 2007 : Building and Maintenance Pc Server : Elex Meia Komputindo : Jakarta.

141

REFERENSI ONLINE

http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm 8 januari 2011.

http://yogaefron.blogspot.com/2009/02/definisi-pengertian-sistem-informasi.html: 8 januari 2011.

http://eraindrop.wordpress.com/2009/09/23/uml-%E2%80%93-analisis-perancangan-berorientasi-objek/ 8 januari 2011.

http://www.4skripsi.com/metodologi-penelitian/macam-macam-metode-penelitian.html 10januari 2011.

http://pariwisatadanteknologi.blogspot.com/2010/10/definisi-fungsi-manfaat-dan-prosedur.html : 5 maret 2011

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi

Nama : Cahyangga Unanti

Tempat Lahir : Purwokerto, Jawa Tengah, Indonesia Tanggal Lahir : 21 November 1989

Agama : Islam

Status : Belum Menikah Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Perumahan PPI Jl.Pramukha III No.G68 Bandung Telepon : 085624019140

Pendidikan Formal

1995 – 2001 : SD Negeri Sokanegara 2 Purwokerto, Jawa Tegah 2001 – 2003 : SLTPN 2 Salahutu, Ambon, Maluku

2003 – 2004 : SLTPN 3 Purwokerto, Jawa Tengah 2004 – 2007 : SMA Negeri 14 Bandung, Jawa barat

2007 – 20011 : Universitas Komputer Indonesia, Bandung, Jawa Barat

Bandung, 19 Agustus 2011

Cahyangga Unanti Cahyangga Unanti

Perumahan PPI Jl.Pramukha III No.G68 40121 Bandung