Sistem Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi Pembangunan (Studi Kasus: Pt. Jakarta Konsultindo)

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA
PERUSAHAAN KONSULTASI PEMBANGUNAN
(Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo)

YULI RAHMAWATI

SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016

PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Sistem Manajemen
Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi Pembangunan (Studi kasus : PT. Jakarta
Konsultindo) adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan
belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber
informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak
diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar
Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut

Pertanian Bogor.
Bogor, Februari 2016

Yuli Rahmawati
G651120654

RINGKASAN
YULI RAHMAWATI. Sistem Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi
Pembangunan (Studi kasus: PT. Jakarta Konsultindo). Dibimbing oleh IRMAN
HERMADI, dan REIN SUADAMARA.
Sumber daya manusia yang dimiliki oleh sebuah konsultan merupakan salah satu
asset penting dalam perusahaan. Pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawan dari
berbagai ilmu, bidang dan keahlian dalam merancang suatu kawasan memiliki nilainya
masing-masing. Dimana nilai tersebut dapat menambah pengetahuan baik untuk sesama
karyawan maupun perusahaan. PT. Jakarta Konsultindo merupakan Badan Usaha Milik
Daerah (BUMD) DKI Jakarta yang bergerak di bidang perancangan kawasan dimana
informasi atau pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawannya belum dikelola dan
disimpan dengan dengan baik ditambah juga dengan keluar masuknya karyawan yang
mengakibatkan hilangnya pengetahuan. Perancangan kawasan (kota) merupakan suatu
kegiatan untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya

dapat berkembang secara harmonis. Dalam membuat suatu perancangan ruang atau
kawasan, terdapat beberapa dokumen yang berfungsi sebagai alat perencana sekaligus
pengendali penataan ruang atau kawasan. Dokumen tersebut terbagi menjadi beberapa
jenis berdasarkan lingkup dan skala pengaturannya mulai tingkat provinsi hingga
tingkat kawasan yang lebih kecil seperti yang tercantum dalam UU No.26/2007 tentang
jenis rencana tata ruang, PP No. 10/2000 tentang skala rencana umum dan ketentuan
tentang Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL) yang terdapat pada Permen
PU No.06/IV/PRT/2007.
Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem manajemen
pengetahuan di divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK) yang bertujuan untuk
mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawan baik yang masih bersifat tacit dan
explisit agar memudahkan karyawan dalam menggunakan kembali pengetahuan yang
ada, mendapatkan referensi, mempercepat dalam proses pencarian informasi yang
berkaitan dengan perancangan kawasan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini mengadopsi Awad & Ghaziri yaitu
menggunakan 6 tahapan utama dari Knowledge Management Life Cycle. Tahapan yang
pertama adalah mengevaluasi infrastruktur yang ada yaitu dengan mengevaluasi
infrastruktur jaringan, infrastruktur teknologi serta menganalisis proses knowledge
culture yang berjalan, yang kedua membentuk tim manajemen pengetahuan yang akan
bersama-sama mengembangkan sistem manajemen pengetahuan, yang ketiga adalah

menangkap pengetahuan yaitu dengan mengelompokan pengetahuan yang masih
bersifat tacit yaitu pengetahuan yang masih berada di sumber pengetahuan itu sendiri
(Pakar) serta pengetahuan yang bersifat explicit yaitu pengetahuan yang memang sudah
dalam bentuk buku ataupun laporan. Tahapan yang keempat adalah mendesain blueprint
sistem manajemen pengetahuan yaitu mendesain sistem dengan menggunakan metode
terstruktur antara lain pembuatan data flow diagram (DFD) sedangkan perancangan
basis data meliputi pembuatan diagram kelas, Entity Relationship Diagram (ERD),
rancangan tabel dan kamus data. Tahapan yang kelima adalah memverifikasi dan
memvalidasi sistem manajemen pengetahuan yaitu dengan memverifikasi apakah
pengetahuan yang akan diimplementasikan dan yang terkait dengan perancangan
kawasan sudah benar dengan yang dibutuhkan oleh user. Sedangkan untuk mengetahui
sistem tersebut valid atau tidak, maka dilakukkan uji tes terhadap fungsionalitas sistem

dengan menggunakan metode blackbox testing. Tahapan terakhir adalah implementasi
sistem manajemen pengetahuan yaitu dengan mengimplementasikan sistem yang telah
dibuat dengan menggunakan bahasa pemograman PHP serta My SQL sebagai basis
datanya.
Kata kunci: Manajemen Pengetahuan, Knowledge Management System Life Cycle,
KMSLC, Perancangan Kawasan

SUMMARY
YULI RAHMAWATI. The Knowledge Management System at Development
Consulting Company (A Case Study at PT. Jakarta Konsultindo). Supervised by
IRMAN HERMADI and REIN SUADAMARA.
Human resource which owned by the consulting company is an important asset within
its company. The knowledge which has owned by the employee from various
interdiscipline sciences, field of study and skill in order to design a region, has their
own values. The values can contribute the knowledge either to the employee itself or the
company. PT. Jakarta Konsultindo is regional-owned enterprises of Jakarta Local
Government which has scope of work in urban design where the information or
knowledge owned by the employee haven’t managed and saved appropriately yet,
meanwhile the employment turnover can be affected in missing the knowledge. Urban
design is an activity to manage urban space in order to harmonize the activity between
the human and environment as well. In composing particular design for urban space or
region, there are some document which has function as tools, as well as controller urban
or region space arrangement. It consists of some documents which has different scope
and scale of regulation, that begin from provincial scale to smaller region scale based on
Indonesia Spatial Planning Law No. 26 Year 2007, Government Regulation No. 10
Year 2000 about general planning scale and provision of Architectural and
Environmental Design (abbreviated as RTBL) which stated on Minister of Public

Works Regulation No.06/IV/PRT/2007.
Therefore, this research aims to create knowledge management system at Urban Design
Study and Engineering Division, the objectives of research are to manage the
knowledge which owned by the employee both in tacit and explicit knowledge in order
to facilitate the employee in reusing the existing knowledge; to get the related
references; to accelerate in finding the information related to urban design.
The methodology used in this research adopts Award & Ghaziri which uses 6 (six) main
stages of Knowledge Management Life Cycle. First Stage is evaluating the existing
network infrastructure, technology infrastructure, and analyze the process of knowledge
culture which is operated recently. Second Stage is composing knowledge management
team. Third Stage is capturing the knowledge that by classifying the knowledge which
still in tacit – is knowledge which still in its source of knowledge (experts) as well as
the knowledge in explicit – is the knowledge which represented thru books or reports.
Fourth Stage is designing the blueprint of knowledge management system – designing
the system use structural methodology such as composing data flow diagram (DFD)
while database arrangement such as composing Entity Relationship Diagram (ERD),
design of database table and data dictionary. Fifth Stage is verifying and validating
knowledge management system – is to verify whether the knowledge that will be
implemented and related to urban design has been appropriated which is required by
user. While knowing either the system is valid or not, then do test towards functionality

system using the black box testing. Last stage is implementing knowledge management
system that implement the system which has been created by PHP programming and
My SQL Programming as the database.
Keywords : Knowledge Management, Knowledge Management System Life Cycle,
KMSLC, Urban Design

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau
menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian,
penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu
masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini
dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA
PERUSAHAAN KONSULTASI PEMBANGUNAN
(Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo)

YULI RAHMAWATI

G651120654
Tesis
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Sains
pada
Program Studi Ilmu Komputer

SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016

Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis : DrEng Wisnu Ananta Kusuma, ST MT

Judul Tesis

:

Nama
NIM

:
:

Sistem Manajemen Pengetahuan Pada Perusahaan Konsultasi
Pembangunan (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsulindo)
Yuli Rahmawati
G651120654

Disetujui oleh
Komisi Pembimbing

Irman Hermadi, Skom MS PhD
Ketua

DrIng Rein Suadamara, SKom MSi
Anggota

Diketahui oleh

Ketua Program Studi
Ilmu Komputer

Dekan Sekolah Pascasarjana

DrEng Wisnu Ananta Kusuma, ST MT

Dr Ir Dahrul Syah, MSc Agr

Tanggal Ujian : 29 Desember 2015

Tanggal Lulus:

PRAKATA
Alhamdulillah wa syukurillah penulis panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wa
ta’ala atas segala rahmat dan hidayahnya sehingga tesis ini berhasil diselesaikan serta
Shalawat dan salam kami kirimkan untuk Nabi Muhammad Shallalahu ‘alaihi wasallam
beserta seluruh sahabat dan umatnya hingga akhir zaman sehingga penulis dapat
menyelesaikan penelitian yang berjudul sistem manajemen pengetahuan Pada
perusahaan konsultasi pembangunan (Studi Kasus : PT. Jakarta Konsultindo).

Dalam menyelesaikan penelitian ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak.
Maka pada kesempatan ini ingin mengucapkan terima kasih khususnya kepada Bapak
Irman Hermadi, S.Kom MS PhD sebagai Pembimbing I dan Ibu Dr Ing Rein
Suadamara, SKom M.Si sebagai Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan ini. Tidak lupa penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak, Mama (Almarhumah), adik dan kakak atas doa dan dukungannya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan ini.
2. PT. Jakarta Konsultindo dan rekan-rekan kerja yang menyediakan tempat dan
memberikan data-data penelitian khususnya kepada tim Teknik Studi Perancangan
Kawasan.
3. Suamiku Ahmad Fadhil Hidayah atas doa, dukungan, semangat dan kasih sayangnya.
4. Anakku tersayang Arunika Swastamita Gemintang atas semangatnya.
5. Teman-teman Magister Ilmu Komputer IPB Kelas khusus angkatan XIV diantaranya
amel mail, mas jaya, pak yadi, pak didin, uciew, pak zaldi, pak jemy, mas agung, pak
rio, steve, ayu dan mas radith atas dukungan dan masukan-masukan untuk penulisan
ini.
6. Bapak/Ibu dosen pengajar dan staf di Departemen Ilmu Komputer IPB yang telah
banyak memeberikan ilmu dan membantu dalam peneyelesaian penulisan ini serta
pihak lain yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini yang tidak bisa

dituliskan satu persatu.
Akhir kata semoga penelitian ini bermanfaat bagi para pembaca. Penulis
menyadari bahwa dalam penyusunan penelitian ini masih jauh dari sempurna untuk itu
penulis menerima saran dan kritik. Akhir kata penulis sampaikan terimakasih.

Bogor, Februari 2016

Yuli Rahmawati

DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Ruang Lingkup Penelitian
2 TINJAUAN PUSTAKA
Profil PT. Jakarta Konsultindo
Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK)
Pengetahuan
Akuisisi Pengetahuan (Knowledge Aquisition)
Representasi Pengetahuan (Knowledge Representation)
Pemetaan Pengetahuan (Knowledge Mapping)
Konversi Pengetahuan
Manajemen Penegetahuan (Knowledge Management )
Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)
Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC)
Data Flow Diagram (DFD)
Entity Relationship Diagram (ERD)
Kamus Data
3 METODOLOGI PENELITIAN
Mengevaluasi Infrastruktur yang tersedia
Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
Menangkap Pengetahuan
Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan
Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Alat dan Bahan
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Mengevaluasi infrastruktur yang tersedia
Membentuk tim manajemen pengetahuan
Menangkap Pengetahuan
Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan
Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan
5 SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP

i
ii
ii
iii
1
1
2
2
2
4
4
5
6
6
6
6
6
7
8
8
8
10
10
10
11
12
12
13
13
13
13
13
16
16
19
20
24
38
39
41
41
41
42
44
79

DAFTAR TABEL
1 Perangkat keras yang dibutuhkan
2 Perangkat lunak yang dibutuhkan
3 Kebutuhan Fungsional
4 Penjelasan entity
5 Penjelasan proses DFD level 1
6 Penjelasan data storage DFD level satu
7 Kamus Data SMPJK
8 Rancangan tabel_user_admin
9 Rancangan tabel_ laporan
10 Rancangan tabel_timesheet

Halaman
14
14
17
24
27
28
30
34
34
35

DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Struktur Organisasi PT. Jakarta Konsultindo
Divisi TSPK
Empat Model Konversi Knowledge (Nonaka dan Takeuchi 1995)
Knowledge Management System Life Cycle
Tahapan Penelitian
Konsep KMSLC yang diadopsi untuk penelitian
Infrastruktur Jaringan PT. Jakon
Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo
Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK
Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan
Kedudukan dokumen rencana tata ruang
Diagram konteks SMPJK
DFD level satu
DFD level 1 proses 6.0
ERD SMPJK
Rancangan Antaramuka halaman login
Rancangan Antarmuka halaman Home
Rancangan Antarmuka halaman input Timesheet
Rancangan Antarmuka halaman input perancangan kawasan
Tampilan halaman login
Tampilan halaman home
Tampilan halaman form timesheet
Tampilan halaman form perancangan kawasan

Halaman
5
5
7
9
11
12
16
17
19
21
22
24
26
29
33
35
36
36
37
39
39
40
40

DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1 Alur proses pembuatan laporan pekerjaan (saat ini)
2 Alur proses sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan
3 Proses-proses DFD Level 2

45
46
46

4 Diagram Kelas
5 ERD
6 Rancangan Tabel
7 Tampilan Desain
8 Blackbox Testing
9 Tampilan Sistem
10 Daftar Wawancara
11 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo

56
57
58
61
64
69
73
77

1

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang
PT. Jakarta Konsultindo (Jakon) adalah sebuah perusahaan konsultan milik
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, yang bertujuan untuk memberikan
pelayanan umum di bidang jasa konsultan teknik dan manajemen. PT. Jakon
bergerak dalam bidang usaha jasa konsultansi dengan lingkup kegiatan pada
penyediaan jasa konsultansi teknik dan manajemen pembangunan, baik jasa
konsultan konstruksi maupun jasa konsultan non-konstruksi dalam bidang studi
perencanaan pengembangan kawasan, pengembangan wilayah regional,
pengembangan wilayah kota, perancangan dan master plan, penataan lingkungan,
prasarana, utilitas dan bangunan.
Aset utama yang dimiliki oleh sebuah perusahaan konsultan adalah sumber
daya manusia (SDM) itu sendiri, jika SDM yang dimiliki berkualitas, maka para
pemberi pekerjaan akan mempercayakan proyek atau pekerjaannya kepada
konsultan tersebut. Pengetahuan yang ada pada SDM tersebut sangatlah penting
untuk disimpan serta direphase baik dari staf senior yang sudah memiliki banyak
pengalaman maupun dari pihak junior yang masih harus banyak belajar dalam
dunia pekerjaan.
Kemampuan seorang karyawan PT. Jakon dalam merancang suatu bangunan
atau kawasan serta menyelesaikan suatu laporan pekerjaan merupakan salah satu
pengetahuan yang perlu dibuatkan tempat atau cara untuk menggali dan
menyimpan serta mengembangkan pengetahuan tersebut dari karyawan yang
memiliki pengalaman ke karyawan yang masih minim pengalaman. Gambar atau
rancangan serta laporan pekerjaan dari karyawan yang berpengalaman bisa
dijadikan referensi atau acuan bagi karyawan lain yang sedang mengerjakan
proyek serupa.
Selama ini pengetahuan yang ada di PT. Jakon hanya dibukukan dan berada
di sumber pengetahuan itu sendiri, sehingga terkadang ilmu atau pengetahuan
yang bermanfaat tidak diketahui oleh karyawan lainnya. Setiap pengerjaan
laporan dari suatu pekerjaan, biasanya hanya tim yang terkait saja yang
mengetahuinya. Laporan-laporan tersebut setiap tahun dikumpulkan dan
dimasukkan ke dalam box container yang diberi nomor dan penamaan, sehingga
jika karyawan lain yang membutuhkan informasi tersebut harus mencari terlebih
dahulu di mana laporan tersebut disimpan dan hal ini cukup menyulitkan jika
ternyata laporan tersebut hilang atau dipinjam.
Oleh sebab itu penelitian ini bertujuan untuk membuat Sistem Manajemen
Pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo, yaitu bagaimana mengidentifikasi
pengetahuan baik yang bersifat tacit (pengetahuan yang masih tersimpan dan
belum digali maupun explisit (pengetahuan yang sudah terdokumentasi atau
dibukukan) (Tobing 2007), menyimpan pengetahuan tersebut sehingga bisa
dijadikan informasi dan referensi yang bermanfaat bagi karyawan, memanfaatkan
kembali pengetahuan (reuse) serta memudahkan proses transfer pengetahuan
antara karyawan lama baik yang masih bekerja ataupun yang akan mengundurkan
diri atau mutasi dengan karyawan baru.

2

Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Ho et al. (2008) yaitu penerapan
Knowledge Management System (KMS) pada perusahaan bisnis konsultasi PT.
Primedia Sejahtera Abadi dikatakan bahwa terjadi efisiensi yang membuat
pekerjaan lebih cepat dan murah dikarena adanya penghematan biaya pengeluaran
sebesar 74.8% sebelum adanya implementasi digital KMS. Penelitian lainnya
yaitu yang dilakukan oleh Gema et al. (2010) yaitu penerapan prototype aplikasi
Knowledge Management pada divisi management automation information untuk
mendukung oracle financial pada perusahaan orang tua group. Penelitian tersebut
menyatakan bahwa 74.25% dari 20 responden yang menyatakan bahwa aplikasi
manajemen pengetahuan yang dirancang efektif dalam membantu karyawan.
Membangun aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan menjadi penting bagi
PT. Jakon di mana sebagai sarana mempermudah sesama karyawan berbagi
informasi
di
bidang
perancangan
kawasan,
memudahkan
dalam
pendokumentasian, memudahkan proses transfer pengetahuan, memudahkan
mencari referensi laporan pekerjaan terdahulu yang sesuai dengan standar
perusahaan sehingga mutu dan kualitas perusahaan tetap terjaga.
Perumusan Masalah
Rumusan masalah yang menjadi fokus dari penelitian ini adalah:
1. Bagaimana agar pengetahuan yang ada di bidang perancangan kawasan yang
berupa dokumen-dokumen tercetak dapat dikelola dengan mudah dan
dijadikan referensi solusi masalah baru dari kasus yang pernah ada
sebelumnya?
2. Bagaimana agar pengetahuan dari karyawan tidak hilang ketika ada karyawan
yang mengundurkan diri atau mutasi jabatan?
3. Bagaimana memfasilitasi karyawan untuk berbagi pengetahuan?
Tujuan Penelitian
Untuk mengatasi permasalahan di atas, maka solusi yang didapat adalah
dengan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan perancangan kawasan di
PT. Jakon (SMPJK).
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini antara lain:
1. Memudahkan karyawan dalam mencari referensi solusi dalam mengerjakan
proyek baru yang relevan dari proyek sebelumnya.
2. Memudahkan menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen perancangan
kawasan.
3. Memfasilitasi karyawan agar berbagi pengetahuan menjadi mudah.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penerapan sistem manajemen pengetahuan pada perusahaan
PT. Jakarta Konsultindo ini mencakup:
1. Sistem manajemen pengetahuan ini akan ditempatkan di Divisi Teknik Studi
Perancangan Kawasan (TSPK).
2. Pengetahuan yang diambil dari PT. Jakon berupa laporan perancangan
kawasan yang dimulai tahun 2011-2013.

3

3. Pengetahuan yang diambil berasal dari divisi TSPK.
4. Sistem yang akan dikembangkan bersifat knowledge sharing.
5. Metodologi yang digunakan antara lain Knowledge Managemenet System Life
Cycle (KMSLC).

4

2

TINJAUAN PUSTAKA

Profil PT. Jakarta Konsultindo
PT. Jakon adalah perusahaan konsultan milik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta,
yang bertujuan untuk memberikan pelayanan umum di bidang jasa konsultan teknik
dan manajemen. PT. Jakarta Konsultindo didirikan pada tanggal 11 Desember 2000
yang dimuat dalam Akta Notaris Nomor 45 oleh Notaris Aulia Taufani S.H. notaris
pengganti pada kantor Notaris Sutjipto SH dan telah mendapat pengesahan dari Menteri
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI melalui Surat Keputusan Nomor C-556
HT.01.01.th.2001 tanggal 19 Januari 2001. Pendirian PT. Jakarta Konsultindo
dilakukan sebagai bagian dari restrukturisasi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) di
lingkungan pemerintah propinsi DKI Jakarta dengan pembentukan Holding
Company, di mana tahap pertama didirikan PT. Jakarta Propertindo yang merupakan
penggabungan PT. Pembangunan Pluit Jaya dengan PT. Pembangunan Pantura yang
kemudian mengakuisisi PT. Pembangunan Pulomas Jaya. Terdapat 4 divisi di PT. Jakon
antara lain divisi Teknik Perancangan Bangunan (TPB), divisi Teknik Studi
Perancangan Kawasan (TSPK), divisi marketing dan divisi umum.
PT. Jakon bergerak dalam bidang usaha jasa konsultasi dengan lingkup kegiatan
pada penyelesaian jasa konsultasi teknik dan manajemen pembangunan, baik jasa
konsultasi konstruksi maupun jasa konsultan non-konstruksi dalam bidang studi
perencanaan pengembangan kawasan, pengembangan wilayah regional, pengembangan
wilayah kota, perancangan dan masterplan, penataan lingkungan, prasarana, utilitas dan
bangunan.
Pengembangan perusahaan kedepan fokus kepada 2 layanan utama yaitu Studi
dan Perancangan Kawasan (Study and Urban Design) dan perancangan bangunan
(Detail Enginering Design), walaupun tetap dapat melayani jenis konsultansi lainnya
sesuai dengan lingkup yang dimiliki.
PT. Jakon bertujuan untuk memberikan jasa-jasa, baik yang bersifat rekayasa
teknik, manajemen serta berbagai jasa lain yang menjamin efektivitas dan efisien
pendanaan proyek. PT. Jakon memiliki visi adalah menjadi perusahaan konsultan yang
menghasilkan produk jasa properti dan jasa penunjang industri properti lainnya yang
berkualitas dengan berorientasi pasar dan lingkungan.
Misi dari PT. Jakon adalah meningkatkan daya saing perusahaan melalui
peningkatan kualitas layanan, peningkatan kompetensi SDM dan efisiensi sehingga
mampu memberikan peran serta dalam pembangunan nasional serta mewujudkan
kesejahteraan semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.

5

Struktur organisasi PT. Jakarta Konsultindo secara keseluruhan digambarkan
sebagai berikut:

Gambar 1 Struktur Organisasi PT. Jakarta Konsultindo
Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan (TSPK)
Divisi TSPK adalah salah satu dari 4 divisi yang dimiliki oleh PT. Jakarta
Konsultindo. Divisi ini khusus untuk menangani pekerjaan yang berhubungan dengan
perancangan atau pengembangan kawasan. Diantaranya adalah perancangan teknik dan
pengawasan, perencanaan umum, penelitian jasa survei, pengembangan regional kota
dan kawasan, pemetaan biasa dan elektronik serta pemeriksaan lahan.
Sistem manajemen pengetahuan ini nantinya akan ditempatkan di Divisi TSPK,
digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2 Divisi TSPK

6

Pengetahuan
Berikut adalah beberapa definisi Pengetahuan dari beberapa sumber, antara lain:
1. Menurut Drucker (1988) di dalam buku Paul L. Tobing mendefinisikan
pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu
terjadi ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk
mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif dari
tindakan sebelumnya.
2. Menurut Von Krough, Ichiyo Nonaka (2000) dan Chu Wei Choo (1998)
mendasari pengetian pengetahuan sebagai kepercayaan yang dapat
dipertanggungjawabkan.
3. Davenport dan Perusak (1998) mengemukakan pengetahuan bukanlah data,
bukan pula informasi namun sulit sekali untuk dipisahkan.
Pengetahuan terdiri atas dua jenis, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan yang
sudah terekam terdokumentasi dalam dokumen yang disebut dengan explisit knowledge.
Pengetahuan Tacit (tacid knowledge) merupakan knowledge yang diam dalam benak
manusia dalam bentuk intuisi judgment, skill, nilai (value), dan belief yang sangat sulit
dishare dengan orang lain (Nawawi 2012). Sedangkan explisit knowledge adalah
knowledge yang sudah dikodefikasikan dalam bentuk dokumen atau bentuk wujud
lainnya, sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan
menggunakan berbagai media.
Akuisisi Pengetahuan (Knowledge Aquisition)
Akuisisi pengetahuan merupakan proses akumulasi, transfer dan transfer keahlian
dalam menyelesaikan masalah dari sumber pengetahuan ke dalam program komputer
atau dapat diartikan dengan mengintegrasikan informasi baru ke dalam pengetahuan
sistem. Menurut Turban (1998) ada tiga metode utama dalam akuisisi pengetahuan,
antara lain:
1. Wawancara, yaitu metode yang melibatkan pembicaraan dengan nara sumber
atau pakar secara langsung.
2. Analisis protokol, metode ini pakar diminta untuk melakukan serta
mengungkapkan proses pemikirannya dengan kata-kata. Lalu pekerjaan
tersebut direkan, ditulis dan dianalisis .
3. Observasi pada pekerjaan pakar, metode ini merekam dan mengobservasi
pekerjaan pakar.
Representasi Pengetahuan (Knowledge Representation)
Menurut Awad dan Ghaziri (1996) representasi pengetahuan adalah metode yang
digunakan untuk mengatur kebutuhan informasi yang siap diakses dalam membuat
keputusan, melakukan perencanaan, mengatur objek dan keadaan, menganalisa dan
menggambarkan kesimpulan. Representasi pengetahuan bisa juga diartikan sebagai
suatu proses untuk menangkap sifat-sifat penting dan membuat informasi tersebut dapat
diakses oleh prosedur pemecahan masalah.
Pemetaan Pengetahuan (Knowledge Mapping)
Merupakan suatu tampilan informasi dan keterhubungannya yang memungkinkan
suatu komunikasi yang efisien dan suatu proses pembelajaran oleh individu.
Pengetahuan bisa berupa teks, cerita, gambar atau angka. Menurut veil (1999)
pementaan pengetahuan didefinisikan dengan suatu proses menghubungkan informasi

7

atau pengetahuan sedemikian rupa sehingga pemetaan itu sendiri menciptakan
pengetahuan tambahan.
Konversi Pengetahuan
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) ada dua jenis pengetahuan yang dapat
dikonversi melalui empat jenis konversi. Kedua jenis knowledge tersebut antara lain
tacit knowledge dan explicit knowledge. Menurut Tobing (2007) tacit knowledge adalah
pengetahuan yang masih ada di benak manusia yang belum dibagi ke orang lain serta
sulit diformalisasiskan. Bentuk dari tacit knowledge antara lain berupa intuisi,
kemampuan serta pengalaman. Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge
merupakan pengetahuan yang sudah dalam bentuk dokumen atau berwujud lainnya
sehingga dengan mudah dapat dibagi dengan berbagai media. Untuk mengkonversi
kedua jenis pengetahuan tersebut dilakukan empat cara yang disebut dengan proses
SECI. Keempat konversi itu antara lain Socialization, Externalization, Combination dan
Internaization dan digambarkan sebagai berikut:
Tacit
Knowledge

Tacit
Knowledge

ke

Explicit
Knowledge

Sosialisasi

Eksternalisasi

Internalisasi

Kombinasi

dari
Explicit
Knowledge

Gambar 3 Empat Model Konversi Knowledge (Nonaka dan Takeuchi 1995)
Keempat konversi tersebut menurut Tobing (2007) dijelaskan sebagai berikut:
1. Sosialisasi adalah proses berbagi dan penciptaan tacit knowledge melalui
interaksi dan berbagi pengalaman secara langsung.
2. Eksternalisasi adalah pengkonversian tacit knowledge menjadi explicit
knowledge melalui proses dialog dan refleksi.
3. Kombinasi adalah proses konversi explicit knowledge menjadi explicit
knowledge yang baru melalui sistematisasi dan pengaplikasian explicit
knowledge dan informasi.
4. Internalisasi adalah proses pembelajaran yang dilakukan oleh anggota
organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi
melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge dari anggota
yang menerimanya.
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management )
Berikut adalah beberapa definisi knowledge management (KM) menurut para ahli
yang memiliki sudut pandangannya masing-masing:

8

1. Menurut Amrit Tiwana (2001) dalam buku Tobing (2007) mengatakan bahwa KM
yaitu pengelolaan pengetahuan perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan
menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan
mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua
pengetahuan yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.
2. KM merupakan suatu pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan
informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan
(Bergerson 2003).
3. KM sebagai usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam
organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil,
memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi
pengetahuan (McInerney 2002).
4. KM sebagai metode untuk memudahkan dan meningkatkan proses membagi,
mendistribusi, menciptakan, menangkap dan memahami pengetahuan di dalam
perusahaan (Peter Gottschalk 2005).
5. Menurut Tannebaum (1998) dalam buku Tobing (2007) KM mencakup
pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk
membangun pengetahuan. Pemanfaatan dengan tepat teknologi informasi seperti
komputer yang dapat mendukung KM, namun teknologi informasi tersebut
bukanlah KM.
Berdasarkan definisi para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa KM adalah
metode untuk menciptakan, menyusun, memahami dan mengolah suatu pengetahuan
dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan serta
berbagi pengetahuan dengan tujuan mengurangi hilangnya pengetahuan, meningkatkan
nilai bisnis suatu organisasi dan memaksimalkan kegunaan pengetahuan.
Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)
Dalam penulisan yang dilakukan oleh Seminar et al. (2008) di dalam The
Development of IPB Knowledge Management System (IPB-KMS) dikatakan bahwa
Knowledge Management System (KMS) adalah sistem berbasis IT yang digunakan
untuk menggambarkan penciptaan repositori pengetahuan, peningkatan akses
pengetahuan dan berbagi serta mengkomunikasikan informasi melalui kolaborasi,
meningkatkan lingkungan pengetahuan dan mengelola pengetahuan sebagai aset modal
untuk organisasi. Sistem manajemen pengetahuan diciptakan untuk menangkap,
mengatur serta membuat proses bisnis suatu organisasi menjadi inovatif, efisisen dan
efektif serta untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi.
Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC)
Perancangan implementasi sistem manajemen pengetahuan ini menggunakan
KMSLC dan digambarkan sebagai berikut:

9

Gambar 4 Knowledge Management System Life Cycle
(Sumber: Awad, Ghaziri 2004)
Setiap tahapan tersebut dijabarkan sebagai berikut:
1. Mengevaluasi Infrastruktur yang berjalan
Sebelum membuat sistem manajemen pengetahuan, tahap awal yang dilakukan
adalah mengevaluasi infrastruktur yang berjalan di instansi atau perusahaan
tersebut. Baik berupa infrastruktur teknologi, jaringan maupun proses knowledge
culture yang berjalan.
2. Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
Tahapan ini adalah mendesain tim yang terlibat dalam pengembangan sistem
manajemen pengetahuan.
3. Menangkap pengetahuan
Pengetahuan yang baru harus diidentifikasikan terlebih dahulu sehingga menjadi
sesuatu yang bernilai serta direpresentasikan ke dalam cara yang mudah atau masuk
akal.
4. Mendesain blueprint sistem manajemen pengetahuan
Setelah menangkap pengetahuan yang ada di divisi TSPK, tahap selanjutnya yaitu
mendesain sistem yang dibutuhkan ke dalam bentuk blueprint. Hal ini dilakukan

10

untuk menggambarkan keinginan dan kebutuhan user dalam sebuah desain agar
lebih dipahami oleh user.
5. Memverifikasi dan Memvalidasi sistem manajemen pengetahuan
Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui apakah masukan (input) yang dimasukkan
ke dalam sistem merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan perancangan
kawasan atau tidak. Tahap ini juga memastikan apakah sistem yang dibuat sudah
sesuai dengan kebutuhan user.
6. Implementasi sistem manajemen pengetahuan
Tahapan ini dilakukan ujicoba terhadap sistem guna menemukan error. Pengujian
ini menggunakan metode blackbox testing, yaitu dengan melakukan uji
fungsionalitas dari sistem yang telah dibuat.
Pada tahap ini juga dilakukan pengujian sistem guna menemukan error sebelum
perangkat lunak tersebut diimplementasikan atau didemokan kepada user.
Pengujian itu sendiri dilakukan dengan menggunakan metode blackbox testing,
yakni menguji fungsionalitas dari sistem yang telah dibuat. Pengujian itu sendiri
dilakukan dengan deskripsi dan skenario dari sistem yang diuji. Variabel dari
pengujian sistem tersebut antara lain:
a)

Deskripsi uji

:

b)

Kondisi awal

:

c)

Skenario uji

:

d)

Hasil
yang :
diharapkan

pada bagian ini menjelaskan bagian mana dari
sistem yang akan diuji.
pada bagian ini menjelaskan kondisi awal sistem
sebelum diuji
pada bagian ini menjelaskan tentang langkahlangkah apa saja yang dilakukan saat pengujian
pada bagian ini menjelaskan output yang keluar,
apakah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.

Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik yang menggambarkan
aliran informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari input dan output.
DFD juga digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem, lebih sesuai digunakan
untuk memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan
menggunakan pemograman terstruktur (Rosa, Shalahuddin 2014).
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sekumpulan cara atau peralatan
untuk mendeskripsikan data-data yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia
nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitasentitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi (Edi, Betshani 2009).
Kamus Data
Kamus data merupakan kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem
perangkat lunak sehingga input dan output dapat dipahami secara umum. Kamus data
juga dapat menjadi parameter masukan dan keluaran dari sebuah fungsi atau prosedur
(Rosa, Shalahuddin 2014). Kamus data digunakan untuk memperjelas aliran data yang
digambarkan pada DFD.

11

3

METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan untuk
divisi TSPK digambarkan sebagi berikut:
Mulai

Identifikasi masalah &
Perumusan masalah

Membatasi ruang lingkup
penelitian

Pengumpulan data

Data yang diperoleh antara lain:
1. Laporan proyek tahun 2011-2013
2. Dokumen yang mensupport
3. Literatur tentang KMS

Pengolahan data
Analisa Infrastruktur jaringan dan
teknologi informasi
Mengevaluasi
Infrastruktur yang ada

Infrastruktur SDM

Kebutuhan Fungsional
Membentuk tim
manajemen pengetahuan

Menangkap Pengetahuan
Menggunakan Metode
KMSLC
Mendesain Blueprint
Sistem Manajemen
Pengetahuan

Perancangan sistem dalam bentuk
blueprint dengan menggunakan
pemodelan terstruktur

Memverifikasi dan
Memvalidasi Sistem
Manajemen Pengetahuan

Implementasi Sistem

Selesai

Gambar 5 Tahapan Penelitian

Menggunakan metode
blackbox testing

12

Pada penelitian ini mengadopsi konsep KMSLC milik Awad, Ghaziri (2004),
namun hanya dilakukan sampai tahap implementasi sistem manajemen pengetahuan.

Gambar 6 Konsep KMSLC yang diadopsi untuk penelitian
Tahapan pembuatan sistem manajemen pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo
antara lain:
Mengevaluasi Infrastruktur yang tersedia
Adapun yang dievaluasi pada tahap ini adalah mengevaluasi infrastruktur
jaringan, infrastruktur teknologi serta menganalisis proses knowledge culture yang
berjalan di PT. Jakon. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara kepada staf IT yang
menangani jaringan dan infrastruktur IT di PT. Jakon. Wawancara ini bertujuan untuk
mengetahui infrastruktur jaringan komputer dan teknologi informasi yang ada dan untuk
mengetahui aplikasi apa saja yang sudah berjalan pada perusahaan. Pembuatan
infrastruktur SDM juga dilakukan untuk mengetahui siapa saja yang nantinya akan
menggunakan sistem ini dan juga dilakukan pendataan terhadap kebutuhan fungsional
dari divisi TSPK agar sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dari pengguna.
Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
Tahapan ini adalah membentuk tim Manajemen Pengetahuan yang akan bersamasama mengembangkan sistem manajemen pengetahuan. Dalam membentuk tim ini,
melibatkan karyawan agar sistem yang akan dikembangkan bisa sesuai dengan
kebutuhan karyawan.

13

Menangkap Pengetahuan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah menangkap proses transfer dan
penyimpanan pengetahuan serta knowledge culture yang ada di PT. Jakon tahapan ini
juga mengelompokan pengetahuan yang masih bersifat tacit yaitu pengetahuan yang
masih berada di sumber pengetahuan itu sendiri (pakar/tenaga ahli) serta pengetahuan
yang bersifat explicit yaitu pengetahuan yang memang sudah dalam bentuk buku
ataupun laporan. Pada tahap ini juga dilakukan wawancara kepada senior planner dan
Project Manajer serta staf palonogi dan arsitek divisi TSPK yang akan menggunakan
sistem pengetahuan ini. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi terkait
pengetahuan apa saja yang ada di divisi TSPK dan mengetahui apakah sudah ada
aplikasi atau sistem yang membantu mereka dalam menyimpan laporan proyek.
Mendesain Blueprint Sistem Manajemen Pengetahuan
Setelah semua informasi yang diperlukan sudah didapat dan diolah maka pada
tahap ini digambarkan secara rinci rancangan dari aplikasi sistem manajemen
pengetahuan di PT. Jakarta Konsultindo. Tahap mendesain ini mengggunakan metode
antara lain pembuatan Data Flow Diagram (DFD) sedangkan perancangan basis data
meliputi pembuatan diagram kelas, Entity Relationship Diagram (ERD), rancangan
tabel dan kamus data.
Pada tahap ini juga dilakukan desain perancangan antarmuka baik untuk user
maupun untuk admin. User disini adalah karyawan divisi TSPK meliputi manajer divisi
TSPK, project manajer, staf planner dan staf arsitek. Sedangkan admin sistem ini adalah
staf IT yang ada di divisi umum.
Memverifikasi dan Memvalidasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah memverifikasi apakah pengetahuan yang
akan diimplementasikan dan yang terkait dengan perancangan kawasan sudah benar
dengan yang dibutuhkan oleh user. Sedangkan untuk mengetahui sistem tersebut valid
atau tidak, maka dilakukkan uji tes terhadap fungsionalitas sistem dengan menggunakan
metode blackbox testing. Dikatakan valid jika output atau fungsi yang dijalankan sudah
sesuai dengan kebutuhan user.
Implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan
Pada tahap ini dijelaskan tentang implementasi dari sistem manajemen
pengetahuan yang telah dirancang ke dalam suatu framework yaitu Joomla framework
dan menggunakan bahasa pemograman PHP serta My SQL sebagai basis datanya. Pada
tahap ini juga memaparkan tampilan hasil dari sistem manajemen yang telah dibuat
kepada user serta memberikan pelatihan penggunaan secara umum.
Alat dan Bahan
Data-data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain:
1. Pengetahuan yang diambil berasal dari Divisi Teknik Studi Perancangan Kawasan
(TSPK).
2. Pengetahuan berupa laporan final yang sudah selesai dalam pengerjaannya. Dalam
hal ini sudah dinyatakan sebagai laporan akhir pekerjaan dan diserahkan ke pemberi
pekerjaan.
Lingkungan pengembangan sistem yang digunakan untuk pengerjaan penelitian ini
antara lain:

14

Tabel 1 Perangkat keras yang dibutuhkan
No.

Nama Perangkat Keras

1.

Laptop

2.

Scanner

3.

Printer

Fungsi
Merupakan perangkat keras yang
digunakan untuk membantu mengolah
pengetahuan, merancang sistem, dan
menguji sistem. Laptop yang digunakan
memiliki spesifikasi sebagai berikut:
a. Processor : Intel® Core™ i5-2430M
CPU @ 2.4GHz 2.40GHz
b. RAM
: 4.00GB
c. System Type
: 64-bit Operating
System
Merupakan perangkat keras yang
membantu mengkonversi bentuk fisik ke
dalam bentuk digital
Merupakan perangkat keras yang
digunakan untuk mencetak laporan dan
desain

Sedangkan untuk perangkat lunak yang dibutuhkan antara lain:
Tabel 2 Perangkat lunak yang dibutuhkan
No.

Nama Perangkat Lunak

1.

Xampp 1.7.7

2.

Dreamweaver

3.

Photoshop CS3

4.

Notepad++

5.

Microsoft Visio

Fungsi
Merupakan aplikasi open source yang
berfungsi sebagai local server dan
berisi satu paket instalasi Apache, PHP
dan MySQL.
Merupakan perangkat lunak yang
digunakan untuk membantu sebagai
editor programing.
Merupakan perangkat lunak yang
membantu
dalam
mengedit,
mengkonversi gambar.
Merupakan aplikasi open source yang
digunakan untuk membantu dalam
penyuntingan teks dan kode dan
mendukung
dalam
bahasa
pemograman PHP.
Microsoft visio merupakan aplikasi
yang digunakan untuk membantu
dalam
pembuatan
desain
pengembangan
sistem,
seperti
pembuatan data flow diagram (DFD),
flowchart,
Entity
Relationship
Diagram (ERD) dan desain dari
aplikasi

15

No.

Nama Perangkat Lunak

6.

Microsoft Word

7.

Microsoft Excel

Fungsi
Micrososft word merupakan aplikasi
yang digunakan untuk membantu
dalam penyusunan penelitian ini
Microsoft excel merupakan aplikasi
yang digunakan untuk membantu
dalam membuat tabel

16

4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Mengevaluasi infrastruktur yang tersedia
1. Infrastruktur jaringan dan teknologi informasi
Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh staf IT di PT. Jakon, maka diperoleh
infrastruktur jaringan yang berjalan saat ini seperti yang terlihat pada Gambar 7
dibawah ini:

Gambar 7 Infrastruktur Jaringan PT. Jakon
Infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh PT. Jakon sebenarnya sudah bisa
mendukung apabila akan diterapakan suatu aplikasi yang membantu dalam menyimpan
dan mengelola pengetahuan yang dimiliki. Dalam mengakses internet, karyawan dapat
menggunakan fasilitas wifi yang sudah disediakan oleh perusahaan.
Masing-masing karyawan mendapatkan fasilitas yang sama setiap orangnya yaitu
memiliki 1 unit personal computer (PC) yang digunakan untuk menunjang kinerjanya.
Hanya saja spesifikasi dari PC tersebut yang berbeda, karena tergantung dari
kegunaanya. PC karyawan yang digunakan untuk menggambar tentunya berbeda
dengan karyawan yang lebih banyak bekerja dengan Microsoft office saja. Untuk
membantu dalam pekerjaannya, disediakan koneksi internet selama 24 jam.
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf IT yang berwenang maka didapatkan
beberapa informasi mengenai kebutuhan infrastruktur teknologi yang dibutuhkan oleh
perusahaan ini, diantaranya dibutuhkan sebuah server, aplikasi dan bais data yang
membantu dalam menyimpan data laporan agar terstruktur dan memudahkan dalam
penggunaan kembali guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Untuk hasil
wawancara lengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 7.

17

2. Infrastruktur SDM
Dalam menjalankan proses kerjanya, TSPK memiliki staf-staf yang kompeten
dibidangnya serta memiliki tanggung jawab masing-masing. Staf-staf yang terlibat baik
di divisi TSPK maupun dalam keproyekan dapat dilihat pada Gambar 8 dan untuk
jelasnya mengenai nama-nama dari staf tersebut dapat dilihat pada Lampiran 11.

Gambar 8 Infrastruktur SDM PT. Jakarta Konsultindo
3. Kebutuhan Fungsional
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Walesa danto et al. (2010) mengatakan
bahwa dengan menganalisa kebutuhan fungsional dapat diketahui aplikasi mana yang
sudah baik, mana yang masih perlu dikembangkan ataupun belum diimplementasikan
dengan menggunakan 4 kriteria, antara lain startegic area, nilai diharapkan,
fungsionalitas dan analisa di tempat penelitian. Atas dasar tersebut, peneliti
menggunakan 3 dari 4 kriteria yang digunakan. Hal ini dikarena dari hasil wawancara
yang dilakukan diketahui belum adanya aplikasi atau sistem yang berjalan di divisi
TSPK.
Tabel 3 Kebutuhan Fungsional
Strategi Area
Pengontrolan dan
pengolahan lembar kerja
karyawan
User : Urban
Design/Urban Planning,
Arsitektur, GIS
Efisiensi pengelolaan data
karyawan

Nilai Diharapkan
Kemudahan merekam
kegiatan karyawan
Tersedianya fasilitas
monitoring
Data karyawan terkelola
dengan baik

Fungsionalitas
Pencatatan kinerja
karyawan selama 1
bulan
Absensi karyawan
Database karyawan

18

Strategi Area
User : Urban
Design/Urban Planning,
Arsitektur, GIS
Efisiensi pengelolaan data
perancangan kawasan
User : Urban
Design/Urban Planning,
Arsitektur, GIS

Nilai Diharapkan

Fungsionalitas

Meminimalkan data yang
hilang
Mengurangi
penyimpanan secara
hardfile
Mempercepat proses
pencarian data
perancangan kawasan

Database perancangan
kawasan
Download data
perancangan kawasan
Self Learning
Laporan berbentuk
digital
Upload laporan
proyek perancangan
kawasan

Efisiensi pengelolaan data
pakar
User : Urban
Design/Urban Planning,
Arsitektur, GIS
Efisiensi pengelolaan
dokumen penunjang
laporan proyek
User : Urban
Design/Urban Planning,
Arsitektur, GIS

Forum komunikasi antar
karyawan dan pakar

Data pakar terkelola
dengan baik

Database pakar
Review data pakar

Meminimalkan data yang
hilang

Database dokumen
lainnya

Mengurangi
penyimpanan secara
hardfile

Download data
penunjang lainnya

Tersedianya fasilitas
sharing pengetahuan
Kemudahan dalam
sharing pengetahuan

Self Learning
Laporan berbentuk
digital
Upload dokumen
penunjang lainnya
Forum bertanya
kepada pakar
Self Learning

19

Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
Dalam pembuatan sistem manajemen pengetahuan di divisi TSPK, dibentuk
struktur organisasi baru. Tim tersebut digambarkan pada Gambar 8 dibawah ini.

Gambar 9 Struktur tim sistem manajemen pengetahuan divisi TSPK
Tim manajemen pengetahuan ini terdiri dari:
1. Project manager yang bertanggung jawab atas pembuatan sistem ini serta
menjadi koordinator antara sesama tim divisi;
2. Analyst dan Designer yaitu mereka yang bertanggung jawab atas isi atau
content yang akan dimasukkan dalam sistem serta mendesain tampilan yang
sesuai dengan kebutuhan sistem ini,
3. Knowledge Engineer yaitu mereka yang membantu dalam memberikan
masukan dan saran dalam mencari pengetahuan dan dalam pembuatan sistem.
4. Knowledge Sources yaitu mereka yang menjadi user atau sumber dari
pengetahuan mereka terdiri dari manajer, manajer proyek (PM), para staf
planner dan arsitek.
5. Programmer yang membantu dalam pembuatan program, database
administrator yaitu mereka yang membantu dalam pembutan basis data dari
pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari knowledge sources.
6. Software tester, yaitu mereka yang akan melakukan ujicoba terhadap sistem
apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak, para tester ini sendiri
berasal dari staf TSPK.

20

Menangkap Pengetahuan
Dari hasil wawancara didapatkan informasi bahwa saat ini PT. Jakarta
Konsultindo belum memiliki sistem atau aplikasi yang membantu dalam menangkap
pengetahuan yang berjalan. Proses yang ada saat ini masih secara manual dilakukan dan
belum terstruktur. Pengetahuan yang ada juga menyebar di masing-masing karyawan.
Proses manual tersebut antara lain proses identifikasi pengetahuan yaitu dimana
laporan-laporan proyek yang terdiri dari:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Laporan Pendahuluan
Laporan Antara
Laporan Draft Akhir
Laporan Akhir
Eksekutif Summary
Dokumen lainnya (sesuai dengan Kerangka Acuan Kerja Proyek)

Setiap awal tahun dilakukan pengelompokkan, pencatatan dan penyimpanan
terhadap laporan pekerjaan. Laporan dan dokumen tersebut kemudian dimasukkan ke
dalam box-box container yang setiap tahunnya memerlukan box-box baru baik untuk
mengelompokkan jenis laporan tersebut maupun ruangan khusus untuk menyimpan
box-box tersebut. Setiap tahunnya memerlukan kurang lebih 15-20 box berukuran 95
dan 150 liter. Saat ini sudah ada 2 ruangan berukuran 4,6 x 3,2 m² untuk menyimpan
box-box tersebut. Dalam 1 box berisikan 1-2 laporan proyek yang rata-rata terdiri dari:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

1-2 paket buku laporan pendahuluan print warna dan foto copy
1-2 paket buku laporan antara print warna dan foto copy
1-2 paket buku laporan draft final print warna dan foto copy
1-2 paket buku laporan final print warna dan foto copy
Buku atau data survei dan foto copy
1-2 buku Excecutive summary print warna dan foto copy
Data lain pendukung proyek tersebut

Setiap laporan proyek tersebut jumlahnya berbeda-beda tergantung kesepakatan antara
pemberi pekerja dan konsultan yang tertera dalam KAK proyek. Pada Lampiran 10 dan
dapat dilihat contoh laporan proyek yang dikerjakan dan daftar isi dari laporan tersebut.
Gambar 10 merupakan tampilan kegiatan pencatatan dan identifikasi pengetahuan
yang berjalan saat ini, sedangkan alur proses pembuatan laporan pekerjaan saat ini dapat
dilihat pada Lampiran 1.

21

Gambar 10 Proses identifikasi pengetahuan yang berjalan
Dari Identifikasi pengetahuan diatas maka diperoleh pengetahuan yang ada di
divisi TSPK ini dibagi kedalam 2 bentuk, yaitu:
1. Pengetahuan yang bersifat eksplisit antara lain:
A. Laporan perancangan kawasan dari tahun 2011 – 2013 yang terdiri dari laporan
pendahuluan, laporan antara, laporan draft akhir, laporan akhir dan eksekutif
summary.
Pada dasarnya perancangan kawasan (kota) memiliki pengertian suatu kegiatan
untuk mengatur ruang (kota) agar aktivitas antara manusia dan lingkungannya
dapat berkembang secara harmonis.
Dalam membuat laporan penataan ruang atau kawasan, terdapat beberapa
dokumen yang berfungsi sebagai alat perencana sekaligus pengendali penataan
ruang atau kawasan. Dokumen tersebut terbagi menjadi beberapa jenis
berdasarkan lingkup dan skala pengaturannya mulai tingkat provinsi hingga
tingkat kawasan yang lebih kecil. Keterkaitan antar dokumen tersebut dapat
dilihat pada diagram berikut:

22

Kedudukan Dokumen Rencana Tata Ruang
Rencana Umum

Rencana Khusus

RTRW Nasional
Skala 1:1.000.000
PP No. 26/2008

RTRW Pulau/Kepulauan
Skala 1:500.000
RTR Kaw.Strategis Nasional
Skala 1:50.000-100.000

RTRW Provinsi
Skala 1:50.000-250.000

RTR Kaw. Strategis Provinsi
Skala 1:50.000

RTRW Kabupaten / Kota
Skala 1:25.000-100.000

RDTR Kabupaten / Kota
Skala 1:5.000
RTR Kawasan Strategis Kabupaten / Kota
Skala 1:5.000

RENCANA INDUK P3KP