Manajemen Pengetahuan pada Sistem ERP 20

Manajemen Pengetahuan pada Sistem ERP (2014)
Eka Ayu R1 , Fernalia2 , Giri Purnama3
17 Maret 2014
(1)(2)(3)Program Keahlian Manajemen Informatika, Program Diploma, Institut Pertanian Bogor, Kampus
Cilibende, Jl. Kumbang No.14 , Bogor 16151, Indonesia Tel: (0251)8329101, Fax: (0251)8348007, Email:
arkling_rima@yahoo.com, fernaliahalim@hotmail.com, hiroyuki.giri@gmail.com
Ringkasan
ERP merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk mempermudah aktivitas dan fungsi-fungsi bisnis pada
organisasi. ERM menyangkut kegiatan-kegiatan seperti: pengolahan data; pengolahan dan penggunaan informasi; perancanaan; proses pengambilan keputuan; sharing data, informasi dan dokumen; pengamanan sistem yang
mencakup enkripsi kata sandi pengguna, enkripsi data-data internal diberbagai divisi yang tidak dapat dilihat oleh
divisi lainnya; interaksi individual maupun kelompok. Dewasa kini, ERP dipadukan dengan KMS dan teknologi
informasi untuk memudahkan segala aktivitas menjadi lebih efektif dan efisein.
Kata Kunci: KMS, Knowledge Management System, Manajemen Pengetahuan, ERP, Enterprise Resource
Planning, Enterprise Management System, ERM, DIKW, Teknologi Informasi

1 Pendahuluan
Beberapa dekade ini, sistem informasi merupakan sebuah sistem yang diperlukan dan menjadi sebuah tombak awal
dari perkembangan organisasi yang lebih baik dan lebih terstruktur. Sejak awal pengenalan sistem informasi sekitar tahun 1960-an, sistem informasi secara perlahan-lahan menggantikan aktivitas-aktivitas yang non-otomatisasi
menjadi aktivitas yang terintegrasi dengan pengkomputisasian. Dalam pengimplementasiannya, sistem informasi
ini dibentuk atas sub-sub sistem yang saling terintegrasi. Sub-sub sistem yang terintegrasi ini merupakan sebuah sub-sub sistem seperti KMS (Knowledge Management System) dan EMS (Enterprise Management System).
(J3C212210)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi perusahaan yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan dalam proses bisnis. Sistem ERP
menyediakan perusahaan dengan perangkat lunak yang menggabungkan bidak fungsioanal dengan fokus pada
proses-prosesnya. Sistem ERP menyediakan kemampuan pemrosesan transaksi yang menmbantu untuk mengintegrasikan sebuah sistem informasi perusahaan. Biasanya ERP berdasarkan pada sebuah database relasional.
(J3C112060) ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi
menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak
perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah
satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. (J3C112060)
Tujuan dari penulisan ini adalah membahas beberapa sistem manajemen pengetahuan perkembangan dengan
penekanan khusus yang berpotensi meningkatkan peran penalaran berbasis kasus pada sistem manajemen pengetahuan. (J3C112134)

2 Pemilihan Sistem ERP
Kebutuhan pengetahuan sistem infromasi untuk memfasilitasi pilihan sistem ERP digambarkan dalam Timberjack
pilihan terbaru dari system ERP (Romanowe t al. 1998). Timberjack dihadapkan dengan berusaha untuk menemukan sistem yang dipenuhi baik kebutuhan kantor Amerika Serikat atau Finlandia. Berbagi informasi adalah
sebuah kendaraan penting dalam bertukar ide di untuk memilih. Sayangnya, banyak berbagi dilakukan dengan
menggunakan kertas. Hasilnya, tidak semua pengetahuan kritis memfasilitasi pengambilan keputusan yang tersedia untuk semua secara tepat waktu cara. (J3C112134)
Sebelum kita memulai proyek hal ini menjadi sangat penting untuk memutuskan sistem ERP apa yang akan
dipergunakan?
1

1. Latar Belakang

2. Suksesor Penerapan
3. Pemilihan Metodologi
4. Analisa Strategi Usaha
5. Analisa Sumberdaya Manusia
6. Analisa Infrastruktur
7. Analisa Perangkat Lunak (J3C112060)

3 Penerapan Sistem ERP
Dalam pengimplementasian sistem informasi manajemen, para organisasi menerapkan ERM (Enterprise Magemenent System). ERM ini merupakan sebuah aspek utama yang menghubungkan segala sisi baik sisi yang berada
didalam sistem maupun yang ada pada batasan sistem itu sendiri. ERM digunakan sebagai sebuah sistem yang
memudahkan organisasi dalam pengaturan aktivitas-aktivitas yang terjadi pada organisasi. ERM menyangkut
kegiatan-kegiatan seperti: pengolahan data; pengolahan dan penggunaan informasi; perancanaan; proses pengambilan keputuan; sharing data, informasi dan dokumen; pengamanan sistem yang mencakup enkripsi kata sandi
pengguna, enkripsi data-data internal diberbagai divisi yang tidak dapat dilihat oleh divisi lainnya; interaksi individual maupun kelompok. Dalam ERM ada yang dikenal dengan ERP (Enterprise Resource Planning). ERP ini
merupakan sebuah sub sistem yang menangani hal perencanaan; pengalokasian sumber daya; mengontrol fungsifungsi bisnis. (J3C212210)
ERP adalah bagian dari infrastruktur perus-ahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
1. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
2. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP.
4. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya. (J3C112060)


3.1 ERP dan Transaksi Keuangan
Menggunakan sistem ERP mengharuskan pengguna sadar tidak hanya bagaimana menggunakan sistem, tetapi juga
memahami apa yang mereka ingin lakukan dengan sistem. Dalam rangka untuk mendapatkan pengguna pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, sejumlah perusahaan telah membuat "bantuan"
yang tersedia melalui intranet. Dukungan untuk Transaksi Keuangan perusahaan telah membuat "bantuan" yang
tersedia melalui intranet. (J3C112134)
ERP modul keuangan mengharuskan pengguna dapat memberikan informasi transaksi untuk digunakan dalam
sistem. Sayangnya, transaksi bervariasi dalam kesulitan mereka. Saya mewawancarai beberapa pengguna sistem
keuangan yang menunjukkan bahwa development transaksi untuk masuk ke dalam sistem sangat sulit. Dalam
beberapa kasus, ahli hanya mampu mengembangkan entri tersebut. Akibatnya, ada minat di mengembangkan
sistem pendukung bagi para pengguna. (J3C112134)

4 KMS dan DIKW
Selain dikenal dengan adanya EMS dan ERP, KMS juga merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan pengetahuan dalam proses pengontrolan di sebuah organisasi. KMS ini bertujuan untuk memisahkan pradigma lama
yang mengatakan bahwa sistem dan orang-orang awam akan sulit untuk disatukan. Artinya, KMS ini dibuat untuk
mempersempit jarak antara pengguna dengan sistem agar lebih terintegrasi menjadi satu kesatuan yang utuh. Pada
paper yang dikemukakan oleh Robert D Galliers dan Sue Newell dengan judul “Back to the Future: From Knowledge Management to Data Management”: mengatakan bahwa pengetahuan dibuat karena adanya sebuah pernyataan bahwa ketika seseorang menerima informasi dan selanjutnya seseorang tersebut menjadi lebih berpengetahuan
atau memiliki pengetahuan yang baru, terkadang seseorang tersebut merasa bimbang dalam memutuskan sesuatu
2


dengan tepat dan sesuai dengan kebenaran yang ada (Robert D Galliers dan Sue Newell, 2001). KMS ini adalah
sebuah sistem yang memungkinkan pengguna khususnya manager dalam mengambil sebuah keputusan yang tepat.
(J3C212210)
KMS sangat berhubungan erat dengan hirarki DIKW. Hirarki DIKW ini merupakan sebuah landasan dari sistem
informasi manajemen. Hirarki DIKW ini terdiri atas: data, informasi, pengetahuan (knowledge) dan kebijaksanaan
(wishdom). Artinya, KMS merupakan implementasi dari hirarki DIKW yang merepresentasikan pengetahuan
untuk menghasilkan kebijakan yang tepat dan sesuai.(J3C212210)

5 Hubungan Manajemen Pengetahuan dengan ERP
Seiring dengan perkembangan teknologi, KMS dan ERP saling bekerja sama untuk mengintegrasikan sistem yang
lebih baik dan efisein. KMS membantu aktivitas pemilihan, pengimplementasian, penggunaan dan pembuatan
laporan dalam sistem ERP. Selain aktivitas-aktivitas utama tersebut, KMS juga membantu dalam hal perancangan,
pengembangan dan pengujian ERP dalam organisasi. KMS dirancang untuk menangkap dan membuat informasi
tersebut dengan tepat waktu dan dengan perangkat yang memadai. (J3C212210)
Manajemen pengetahuan menekankan pada aspek-aspek manajemen informasi yang membutuhkan memori
organisasi dari suatu perusahaan untuk ditangkap dalam kerangka budaya pengetahuan sedemikian rupa sehingga
pengetahuan ini dibangun berdasarkan database infrastruktur yang terorganisir yang ditujukan untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan perencanaan (Broadbent 1997; Quintas et al 1997). Area penting dari pengetahuan/knowledge dalam kaitannya dengan ERP lifecycle meliputi: proses bisnis, kustomisasi ERP, desain organisasi,
budaya organisasi, infrastruktur dan arsitektur TI, manajemen proyek dan sumber daya proyek, serta keputusan
kunci yang terkait dan alasan/rasionalisasinya. (J3C112060)
KMS dan ERP merupakan juga dikombinasikan dengan teknologi informasi untuk mengintegrasikan sistem

client-server. Teknologi informasi ini berhubungan dengan jaringan komputer yang menghubungkan semua bagian
dari organisasi untuk dapat saling terintergrasi dalam sistem informasi utama dalam organisasi tersebut. Dengan
adanya ERP ini, organisasi akan memiliki standarisasi mengenai proses pengolahan data disetiap bagian. ERP juga
memudahkan manager tingkat atas untuk menerima laporan yang akurat untuk membuat keputusan yang efektif
dan efiesein. Perpaduan KMS, ERP dan teknologi informasi ini memungkinkan semua pengguna untuk saling
terhubung dan memecahkan masalah dengan mudah, karena adanya integrasi yang menyeluruh antara operator
dengan manager tingkat menengah. (J3C212210)

6 Kesimpulan
Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem menerima perhatian luas. Sistem manajemen pengetahuan
sedang dikembangkan untuk memfasilitasi penggunaan ERP. Pada paper yang dikemukakan oleh Robert D Galliers dan Sue Newell dengan judul “Back to the Future: From Knowledge Management to Data Management”
telah menyelidiki beberapa hubungan antara sistem ERP dan pengetahuan sistem manajemen, dengan fokus pada
peluang untuk penggunaan berbasis kasus penegtahuan manajemen sistem. (J3C112134)

7 Ucapan Terima Kasih
Dalam penyusunan paper ini, kami sebagai penyusun berterima kasih kepada pihak-pihak yang senantiasa memberikan kekuatan dan dorongannya kepada kami. Kami ucapkan terima kasih kepada:
1. Tuhan yang Maha Esa yang senantiasa memberikan kesehatan kepada kami, sehingga paper ini dapat terselesaikan pada waktu yang telah ditentukan.
2. Kedua Orang tua kami yang selalu mendo’akan dan memberikan dorongannya kepada kami.
3. Bapak Anggi selaku Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.
4. Bapak Anggi selaku Dosen Praktikum Sistem Informasi Manajemen.

5. Teman-teman kami yang memberikan dukungan yang begitu besar kepada kami.
Akhir kata, kami ucapkan semoga apa yang telah kami kerjakan ini dapat membawa hal yang bermanfaat dan
dapat memberikan sedikit pemahaman. Kami berharap kritik dan saran yang membangun mengenai paper yang
telah kami buat, sehingga kami dapat memperbaiki dan membuat paper yang lebih baik lagi dikemudian hari.

3

Pustaka
[1] http://suuk19.wordpress.com/2010/02/04/knowledge-management-vs-enterprise-resource-planning/.
[2] Newell S. Galliers, R. D. Back to the Future: From Knowledge Management to Data Management. Global
Co-Operation in the New Millennium, Slovenia, 2001.
[3] Daniel E. O’Leary. Knowledge Management in Enterprise Resource Planning. AAAI Technical Report WS99-10., Los Angeles, 1999.

4

Dokumen yang terkait

Analisis komparatif rasio finansial ditinjau dari aturan depkop dengan standar akuntansi Indonesia pada laporan keuanagn tahun 1999 pusat koperasi pegawai

15 355 84

Analisis korelasi antara lama penggunaan pil KB kombinasi dan tingkat keparahan gingivitas pada wanita pengguna PIL KB kombinasi di wilayah kerja Puskesmas Sumbersari Jember

11 241 64

FREKWENSI PESAN PEMELIHARAAN KESEHATAN DALAM IKLAN LAYANAN MASYARAKAT Analisis Isi pada Empat Versi ILM Televisi Tanggap Flu Burung Milik Komnas FBPI

10 189 3

SENSUALITAS DALAM FILM HOROR DI INDONESIA(Analisis Isi pada Film Tali Pocong Perawan karya Arie Azis)

33 290 2

Analisis Sistem Pengendalian Mutu dan Perencanaan Penugasan Audit pada Kantor Akuntan Publik. (Suatu Studi Kasus pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Aria, Sukimto dan Rekan)

136 695 18

DOMESTIFIKASI PEREMPUAN DALAM IKLAN Studi Semiotika pada Iklan "Mama Suka", "Mama Lemon", dan "BuKrim"

133 700 21

Representasi Nasionalisme Melalui Karya Fotografi (Analisis Semiotik pada Buku "Ketika Indonesia Dipertanyakan")

53 338 50

PENERAPAN MEDIA LITERASI DI KALANGAN JURNALIS KAMPUS (Studi pada Jurnalis Unit Aktivitas Pers Kampus Mahasiswa (UKPM) Kavling 10, Koran Bestari, dan Unit Kegitan Pers Mahasiswa (UKPM) Civitas)

105 442 24

DAMPAK INVESTASI ASET TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP INOVASI DENGAN LINGKUNGAN INDUSTRI SEBAGAI VARIABEL PEMODERASI (Studi Empiris pada perusahaan Manufaktur yang Terdaftar di Bursa Efek Indonesia (BEI) Tahun 2006-2012)

12 142 22

INTENSI ORANG TUA DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN UNTUK MENIKAHKAN ANAK PEREMPUAN DI BAWAH USIA 20 TAHUN DI KECAMATAN PAKEM KABUPATEN BONDOWOSO

10 104 107