Kabinet Virtual Map Virtual Lembaran Arsip

2.4 Penyimpanan Arsip Elektronik E-Arsip Vital

Arsip elektronik vital sebaiknya disimpan secara online. Dasar pertimbangannya adalah dapat secara mudah dan terus menerus dikontrol dipelihara sebagai bagian integral dari sistem pengelolaan arsip, disimpan pada sebuah perangkat penyimpanan yang kapasitas besar, pengecekan integritas arsip elektronik dapat lebih mudah dilakukan, bahkan juga bisa dilakukan secara otomatis dan perangkat penyimpanan online yang bersifat mandiri standalone Kuswantoro, 2014:21. Berikut tabel perbedaan arsip konvensional dengan elektronik. Tabel 1.2 Perbedaan Komponen kearsipan Konvensional dan Elektronik Komponen Kearsipan konvensional Kearsipan elektronik Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang terbuat secara fisik. Berupa kabinet virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen. Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip . Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen. Arsip Lembaran –lembaran surat hard copy. Lembaran –lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambarteks. Sumber: Kuswantoro, 2014:2.

2.4.1 Kabinet Virtual

Kabinet Virtual ini merupakan database yang meniru dari bentuk kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya pada kabinet nyata kemampuan menampung map arsip terbatas tetapi pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital Kuswantoro, 2014:2-3. Atribut –atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal seperti berikut: a. Kode kabinet : akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan. b. Nama kabinet : digunakan untuk nama kabinet seperti misalnya “surat Masuk”, “ Suart keluar” dan sebagainya. c. Fungsi kabinet : untuk mencatat : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet. d. Lokasi untuk mencatat lokasi kabinet.

2.4.2 Map Virtual

Map virtual merupakan database yang atribut –atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen Kuswantoro, 2014:3. Atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut adalah sebagai berikut: a. Kode map: akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan. b. Nama map: digunakan untuk mencatat nama map seperti “again keuangan “, “bagian pemasaran” dan sebagainya. c. Lokasi map. d. Keterangan.

2.4.3 Lembaran Arsip

Lembaran arsip yang tersimpan didalam virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar, file dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft word, Excel, Power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau impor bitmap dari media yang lain Kuswantoro, 2014:4. Atribut yang dicatat dalam database antara lain: a. Kode arsip: akan mencatat kode arsip sesuai dengan penulisan dengan kode arsip dalam perusahaan. b. Nama arsip: untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan. c. Klasifikasi: digunakan untuk mencatat tanggal arsip tersebut di buat. d. Tanggal terima : mencatat tanggal arsip tersebut diterima. e. Pengirim: untuk mencatat pengirim arsip. f. Penerima: untuk mencatat bagian yang diterima arsip tujuan arsip g. Gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah discanner jika ada. h. Lokasi file: Untuk mencatat lokasi file di dalam hard disk. i. Lokasi fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip tesebut Kuswantoro, 2014:4.

2.5 Manfaat Menggunakan Sistem Pengelolaan E-Arsip