2.4 Penyimpanan Arsip Elektronik E-Arsip Vital
Arsip elektronik vital sebaiknya disimpan secara online. Dasar pertimbangannya adalah dapat secara mudah dan terus menerus dikontrol
dipelihara sebagai bagian integral dari sistem pengelolaan arsip, disimpan pada sebuah perangkat penyimpanan yang kapasitas besar, pengecekan
integritas arsip elektronik dapat lebih mudah dilakukan, bahkan juga bisa dilakukan secara otomatis dan perangkat penyimpanan online yang
bersifat mandiri standalone Kuswantoro, 2014:21. Berikut tabel perbedaan arsip konvensional dengan elektronik.
Tabel 1.2 Perbedaan Komponen kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan konvensional
Kearsipan elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari
arsip yang terbuat secara fisik.
Berupa kabinet virtual atau folder untuk menyimpan file
dokumen.
Map Berupa map fisik untuk
menyimpan lembaran
arsip . Berupa map virtual atau
folder untuk menyimpan file dokumen.
Arsip Lembaran
–lembaran surat hard copy.
Lembaran –lembaran
surat yang sudah di transfer ke
dalam file gambarteks. Sumber: Kuswantoro, 2014:2.
2.4.1 Kabinet Virtual
Kabinet Virtual ini merupakan database yang meniru dari bentuk kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional.
Hanya bedanya pada kabinet nyata kemampuan menampung map arsip terbatas tetapi pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya
adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital Kuswantoro, 2014:2-3.
Atribut –atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa
hal seperti berikut: a.
Kode kabinet : akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
b. Nama kabinet : digunakan untuk nama kabinet seperti misalnya
“surat Masuk”, “ Suart keluar” dan sebagainya. c.
Fungsi kabinet : untuk mencatat : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
d. Lokasi untuk mencatat lokasi kabinet.
2.4.2 Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atribut –atributnya seperti
map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen
Kuswantoro, 2014:3. Atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut adalah
sebagai berikut: a.
Kode map: akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
b. Nama map: digunakan untuk mencatat nama map seperti “again
keuangan “, “bagian pemasaran” dan sebagainya.
c. Lokasi map.
d. Keterangan.
2.4.3 Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan didalam virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar, file dokumen adalah file-file yang dibuat
dari Microsoft word, Excel, Power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau
impor bitmap dari media yang lain Kuswantoro, 2014:4. Atribut yang dicatat dalam database antara lain:
a. Kode arsip: akan mencatat kode arsip sesuai dengan penulisan
dengan kode arsip dalam perusahaan. b.
Nama arsip: untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
c. Klasifikasi: digunakan untuk mencatat tanggal arsip tersebut di
buat. d.
Tanggal terima : mencatat tanggal arsip tersebut diterima. e.
Pengirim: untuk mencatat pengirim arsip. f.
Penerima: untuk mencatat bagian yang diterima arsip tujuan arsip
g. Gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah discanner jika ada.
h. Lokasi file: Untuk mencatat lokasi file di dalam hard disk.
i. Lokasi fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip tesebut
Kuswantoro, 2014:4.
2.5 Manfaat Menggunakan Sistem Pengelolaan E-Arsip