diterima dan membuat laporan penerimaan barang untuk memberitahukan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5 Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi utang memeriksa dokumen yang berhubungan dengan transaksi pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6 Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi pendistribusian rekening yang di debet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
keuangan.
3. Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Pembelian
a. Definisi sistem pengendalian intern
Definisi sistem pengendalian intern menurut Mulyadi 1997 yaitu : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
b. Tujuan sistem pengendalian intern
Dari definisi diatas, terdapat 4 tujuan sistem pengendalian intern yaitu :
Untuk menjaga kekayaan organisasi Untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Untuk mendorong efisiensi Untuk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
c. Unsur pokok sistem pengendalian intern
Dalam sistem pengendalian intern terdapat 4 unsur pokok yaitu :
1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-
prinsip berikut : -
Harus dipisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
- Tidak satu fungsi pun diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi.
3 Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
setiap organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan, tidak akan
terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya, contohnya :
- Penggunaan
formulir bernomor
urut tercetak
yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang. -
Pemeriksaan mendadak, hal ini mendorong para karyawan melakukan tugasnya sesuai aturan yang telah ditetapkan.
- Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang lain atau unit organisasi lain.
- Secara periodik dilakukan rekonsiliasi antara catatan dan
kenyataan fisik untuk menjaga kekayaan organisasi. -
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin untuk menghindari persekongkolan antar karyawan.
- Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak,
sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan dapat diungkap oleh karyawan yang
menggantikan sementara tersebut.
- Adanya internal audit untuk menjamin efektifitas sistem
pengendalian intern sehingga kekayaan dan keandalan informasi perusahaan terjamin.
4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk
mendorong praktik yang sehat, semua tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Karyawan merupakan unsur yang
menentukan terhadap
keberhasilan pelaksanaan
sistem pengendalian intern yang diterapkan di perusahaan. Untuk
menjamin transaksi pembelian dilakukan oleh karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya diperlukan berbagai cara antara
lain : -
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
- Pengembangan
pendidikan karyawan
selama menjadi
karyawan perusahan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.
- Pemberian imbalan jasa kepada karyawan berupa tunjangan
dan jaminan sosial.
d. Unsur-unsur sistem pengendalian intern dalam sistem pembelian
