Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Pada Pt Dan Liris Sukoharjo

MUHAMMAD SAIF .S

NIM F3309077

Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan.Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut,diperlukan system lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan system yang dibuat oleh manajemen yang disebut dengan system pengendalian intern.

Pada penelitian ini,tujuan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui penerapan system pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris Berdasarkan Hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh penulis,pelaksanaan penerapan system dan prosedur pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan petunjuk tekhnis yang ada dalam Standart Operating Procedure.Hal ini dapat dilihat dari beberapa hal antara lain adanya pemisahan fungsi,otoritas pihak yang berwenang,dokumen bernomor urut tercetak,pencatatan yang didukung oleh dokumen-dokumen

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dilakukan,saran yang penulis berikan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang,dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang.Pada saat barang tiba,akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang.Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern system penerimaan barang atas pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik

Kata kunci:prosedur,system pembelian,pengendalian intern

PT DAN LIRIS SUKOHARJO

ABSTRACT

MUHAMMAD SAIF .S

NIM F3309077

Purchase accounting system is a network of procedures designed to handle the purchase transaction that occurs repeatedly in order to provide the necessary information to facilitate the management of the implementation of management accounting systems company.In purchase, needed another system whose function is to control the whole system made by management called the internal control system .

In this study, the objectives of the authors is to investigate the application of the internal control system of purchase of raw materials to the PT Dan Liris Based on the results of the evaluation conducted by the authors, implementation of internal control systems and procedures for the purchase of raw materials to the PT Dan Liris been performing well in accordance with the technical guidance contained in the Standard Operating Procedure.This can be seen from several things, among others, the separation of functions , the authority of the competent authority, the document numbered prints, records that are supported by documents

Based on the discussions and evaluations that have been conducted, the advice the author gives is the necessity of the separation of functions between the purchasing function and the function of receiving the goods, by adding one part of the admissions barang.Pada when the goods arrive, will be directly received by the admissions office is intended to .Activity of the internal control system of goods receipt for the purchase of raw materials to the PT and Lyrical better

Keywords: procedures, purchase systems, internal controls

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Pada tahun 1920, seorang pedagang swasta nasional dari kota solo yang bernama Kwee Tiong Djien, memulai usaha dagang baru yang bergerak di bidang batik dengan statusnya yang bermula dari usaha dagang perseorangan. Kemudian setelah beliau wafat pada tahun 1946 usaha tersebut diteruskan oleh puteranya yang bernama Kasom Tjokrosaputro yang kemudian diberi identitas dengan nama usaha dagang batik “KERIS”. Sejak munculnya Orde Baru pada tahun 1966, terbuka pula cakrawala baru bagi kehidupan social ekonomi bangsa Indonesia.

Pemerintah membuka kesempatan penanaman modal bagi modal asing (PMA) dan modal dalam negeri (PMDN). Dengan adanya kesempatan tersebut, maka usaha dagang batik “Keris” pada tahun 1970 diubah bentuk badan hukumnya menjadi PT. BATIK KERIS.

Dari tahun ke tahun perusahaan mengalami perkembangan yang sangat pesat, maka untuk menunjang kebutuhan bahan baku agar tidak terganggu oleh fluktuasi pasar, pada tahun 1974 para pemegang saham PT. Batik Keris mendirikan PT. DAN LIRIS yang berproduksi di bidang pemintalan benang,

berartinya sebuah pabrik tekstil bagi kesejahteraan rakyat Indonesia. Nama Dan Liris sendiri berasal dari kata Udan Liris, merupakan suatu jenis motif batik yang secara filosofis mempunyai arti “Udan = hujan, Liris = rintik-rintik (dan terus menerus)”, sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (rejeki) yang didapat perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus. PT. Dan Liris pada mulanya didirikan sebagai industry tekstil yang mendukung indusri pembatikan, baik untuk industri PT. Batik Keris sendiri mauapun juga untuk industri batik rakyat milik pengusaha batik lainnya.

Kegiatan Usaha PT. Dan Liris dimulai dengan hanya satu bidang saja, yaitu pertenunan (weaving). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di Jl. Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Karanganyar. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka didirikanlah pabrik perajutan dan Garment di lokasi yang sama sehingga pada tahun 1982 juga didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi industri tekstil terpadu, dengan adanya produksi cetak (printing) dan pembuatan kain bermotif batik (finishing). Karena semakin pesatnya perkembangan perusahaan, maka pada tahun 1983 lokasi pabrik dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri tekstil terpadu dengan unit usaha pemintalan (spinning), pertenunan (weaving), pencelupan dan pewarnaan (dyeing), penyempurnaan (finishing), pencetakan tekstil bermotif (printing), dan konfeksi pakaian jadi (Garment).

· Benang

8.500 ball/bulan

· Kain greige

7.500.000 meter/bulan · Kain jadi dan printing

5.500.000 meter/bulan · Pakaian jadi

950.000 pices/bulan Sebagian besar benang tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris, sedangkan kain greige, kain jadi dan printing sebagian dijual didalam negeri sedangkan sisanya dikjual eksport (untuk kualitas A). Bahan baku benag dan tekstil yang dihasilkan terbuat dari serat katun, polyester atau campuran keduanya.

Untuk menerapkan kualitas produknya, PT. Dan Liris telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (dari SGS) dan sertifikasi dari Lloyd’s.

Saat ini PT. Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu Michelle Tjokrosaputro ( generasi pertama pendiri adalah Kasoem Tjokrosaputro, dan dikembangkan oleh generasi kedua yaitu Handiman Tjokrosaputro). Pada Tahun 2007, beliau menerapkan corporate culture yang baru yaitu : MOVING TOGETHER TOWARDEXCELENCE yang berarti maju bersama menjadi yang terbaik. Corporate Culture itu diturunkan dalam bentuk visi misi dan objektif/sasaran.

pabrik di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo – 57193.

1. Visi, dan Misi Perusahaan

a. VISI Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang terkenal sebagai yang terbaik terutama oleh pemegang saham, pelanggan dan karyawan.

b. MISI

1) Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang dapat memuaskan pemegang saham melalui profit, dan pelanggan melalui baiknya pelayanan pelanggan, kualitas dan harga.

2) Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran, kehati- hatian, keamanan, dan penghargaan berdasarkan hasil.

2. Struktur Organisasi PT. Dan Liris

Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan perkembangan perusahaan, sehingga terbentuk dengan jelas mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun struktur organisasi dair perusahaan PT. Danl Liris adalah sebagai berikut:

3. Deskripsi Jabatan

Berdasarkan struktur organisasi tersebut, terlihat bahwa PT. Dan Liris dalam mengadakan pembagian tugas dan tanggung jawab dengan Berdasarkan struktur organisasi tersebut, terlihat bahwa PT. Dan Liris dalam mengadakan pembagian tugas dan tanggung jawab dengan

1. Dewan Komisaris Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan dan tujuan perusahaan berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan. Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan. Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan laba rugi tahunan yang disampaikan.

2. Presiden Direktur (Dewan Direksi) Presiden Direktur bertugas sebagai pejabat tinggi yang memimpin perusahaan bersama dengan Kepala Divisi untuk menjaga kelangsungan hidup

perusahaan. Presiden Direktur juga merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan. Serta mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan perusahaan yang telah dijalankan kepada Dewan Komisaris.

3. Kepala Divisi Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya. Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan. Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala 3. Kepala Divisi Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya. Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan. Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala

4. Kepala Bagian Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang ditetapkan oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan ke dalam pelaksanan kerja bagian yang dipimpinya. Melaksanakan tindakan perbaikan atau pencegahan dari temual internal atau eksternal audit, komplain pelanggan dan Tinjauan Manajemen. Mengelola dan mengontrol semua kegiatan system mutu dalam bagianya. Memberikan motivasi bawahan guna meningkatkan produktifitas kerja. Merencanakan kebutuhan pelatihan.

5. Kepala Seksie Mengkoordinir atau memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok kerja atau sub-sub di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka pendek dapat tercapai. Mendata, mengevaluasi, mengusulkan atau menetapkan tindakan perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tetang kemajuan relisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun kesulitan-kesulitan atau hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi. Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan. Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan 5. Kepala Seksie Mengkoordinir atau memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok kerja atau sub-sub di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka pendek dapat tercapai. Mendata, mengevaluasi, mengusulkan atau menetapkan tindakan perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tetang kemajuan relisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun kesulitan-kesulitan atau hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi. Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan. Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan

6. Kepala Sub Seksie (Staff) Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja (Prosedur Pengendalian, Instruktur kerja, Planning yang ditetapkan dan Monitoring Proses) dan tugas lain yang dibebankan pimpinan. Mengkoordinir, membina atau melatih karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan sesuai kebijakan dan sasaran mutu perusahaan. Mengontrol semua tahapan kerja agar dapat dicegah penyimpangan-penyimpangan kerja yang memungkinkan dapat terjadinya ketidaksesuaian produk. Memberi dorongan dan mengevaluasi serta melaporkan semua kegiatan pelaksanaan kerja. Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

7. Sumber Daya Manajemen menjamin bahwa personil yang ditugaskan untuk pengelolaan pelaksanaan dan verifikasi kegiatan dengan mutu, termasuk Audit Mutu Internal telah mendapatkan pelatihan dengan dan pengalaman yang cukup. Sumber daya yang diperlukan untuk menetapkan, pelaksanaan dan menjaga system mutu ini diidentifikasi dan disediakan secara memadai.

Sumber daya merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap kegiatan Perusahaan, sehingga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang professional demi terwujudnya keefektifan dan keefisienan setiap kegiatan perusahaan PT. Dan Liris saat ini mempunyai jumlah karyawan sejumlah 6239 orang (data per Januari 2010).

a. Jumlah dan Penggolongan Tenaga Kerja

PT. Dan Liris membagi status karyawannya menjadi 2, yaitu : Karyawan dan Staff. Status tersebut dibedakan atas dasar sistem penggajian (dijelaskan dalam keterangan di bawah). Karyawan sendiri masih dibagi atas beberapa golongan, yaitu A, B, C, D, dan E berdasarkan bobot tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sebagai berikut :

1) Golongan A Tekstil : packing, gudang, oiling, cleaner mesin, pembantu umum,kebersihan kebun, minuman, kernet. Garment : RTP (Pembantu umum, kebersihan kebun, minuman, kernet), cleaner mesin.

2) Golongan B Tekstil : Inspecting, operator, maintenance (SMP).

pembantu gudang,

pembantu potong.

3) Golongan C Tekstil : Operator dan maintenance (SMU) Garment : Mekanik, gelar potong, administrasi, quality qontrol,

helper, sample,

pengawas RTP. Umum : Anggota Satpam

4) Golongan D Tekstil : Checker, trainer, coordinator (RTP) Garment : Asisten leader, PPIC

5) Golongan E Tekstil : Leader Garment : Leader, Work study, QMS, operator marker, trainer. Umum : Karu Satpam, Driver.

Staff juga dibagi atas beberapa golongan, yaitu : IA, IB, IIA, IIB, IIIA, IIIB, IVA, dan IVB, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sebagai berikut :

1) Golongan IA Staff pelaksana, staff administrasi, kesubsie junior, staff yang baru

Kesubsie senior, kepala gudang, personalia bagian, staff dengan jabatan cukup penting (kasubsie senior untuk Garment : 1 line = 50 karyawan jahit).

3) Golongan IIA Kashift, Koordinator sub seksie, merchandiser, purchaser, kepala quality control potong (8 line produksi), kepala administrasi, komputer, staff tinggi (staff dengan posisi yang sangat penting).

4) Golongan IIB Kepala seksie, kepala produksi Garment s/d 4 lines (200 mesin jahit), commercial manager, kepala seksie umum, pimpinan unit.

5) Golongan IIIA Wakil kepala bagian / kepala bagian junior, kepala produksi Garment : 5 s/d 8 lines (250 s/d 400 mesin jahit)

6) Golongan IIIB Kepala bagian / kepala produksi senior (Garment) lebih dari 8 lines (lebih dari 400 mesin jahit), marketing manager, purchasing manager, wakil manager produksi Garment.

7) Golongan IVA Wakil kepala divisi / kepala divisi junior, manager produksi

Kepala divisi, general manager

9) Direktur

b. Jam Kerja Perusahaan

Untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan setiap harinya, agar tercapai efektifitas dan efisiensi perusahaan, maka perlu adanya peraturan jam kerja. Kebijakan peraturan jam kerja di PT. Dan Liris sebagai berikut :

1) Kantor (day shift) Senin – Kamis :

08.00 – 16.00 (jam istirahat : 12.00 – 13.00)

Jum’at

08.00 – 16.30 (jam istirahat : 11.30 – 13.00)

Sabtu

08.00 – 13.00 (tanpa istirahat)

2) Produksi (shift) Shift 1

06.00 – 14.00 (jam istirahat : 09.00 – 10.00)

Shift 2

14.00 – 22.00 (jam istirahat : 18.00 – 19.00)

Shift 3

22.00 – 06.00 (jam istirahat : 02.00 – 03.00)

c. Sistem Penggajian

Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu : bulanan dan harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staff yang dilakukan setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak ketiga). Sedangkan gaji harian merupakan pembayaran kepada Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu : bulanan dan harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staff yang dilakukan setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak ketiga). Sedangkan gaji harian merupakan pembayaran kepada

Dalam memberikan gaji kepada karyawan, PT. Dan Liris mengacu kepada standart Upah Minimum Regional (UMR) Kabupaten Sukoharjo. Sedangkan komponen gaji yang diberikan sesuai dengan UU RI tentang ketenagakerjaan no. 13 th 2003 pasal 94, dimana disebutkan komponen upah terdiri upah pokok dan tunjangan tetap, dalam hal ini adalah tunjangan tetap makan.

d. Kesejahteraan

Selain mendapat gaji (upah pokok dan tunjangan tetap makan), Perusahaan juga memberikan fasilitas berupa tunjangan-tunjangan bagi karyawan sebagai suatu bentuk komitmen PT. Dan Liris terhadap peningkatan kesejahteraan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan semangat dan etos kerja para karyawan.

Fasilitas yang diberikan perusahaan meliputi :

Ø Jaminan social tenaga kerja, yang meliputi Jaminan Kesehatan, Jaminan Pemeliharaan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian.

Ø Tunjangan istimewa (Tunjangan Hari Besar Keagamaan / THR) Ø Sumbangan Kematian (dari Perusahaan) Ø Sumbangan Pernikahan

Ø Jaminan perjalanan dinas Ø Bantuan Pendidikan dan Kerohanian.

5. Proses Produksi

Seperti yang telah disampaikan di atas bahwa PT. Dan Liris merupakan perusahaan tekstil terpadu yang bergerak dari Spinning (pemintalan), Weaving (pertenunan), Finishing Printing (pencelupan, pewarnaan dan penyempurnaan) serta Garment (konfeksi pakaian jadi).Secara lebih detail bias dijelaskan sebagai berikut :

a. Spinning Proses Spinning (pemintalan benang) merupakan proses awal, yang

terdiri dari:

· Blowing bertujuan untuk membuka ball kapas, membersihkan kapas, dan juga

mixing atau pencampuran berbagai jenis kapas

· Carding

Bertujuan untuk meluruskan serat.

· Lap former Bertujuan untuk membuat lap untuk prosoes berikutnya dan peranagkapan.

· Drawing

· Combing Bertujuan untuk memisahkan serat panjang dengan serat pendek.

· Flyer

Bertujuan untuk roving dan pemberian twist.

· Ring spinning Bertujuan untuk mengumpulkan benang dan penomeran benang.

· Winder Bertujuan untuk penggulungan menjadi besar, menghilangkan cacat, dan terakhir digulung berulang ulang jika terjadi kesalahan

dalam penggulungan sebelumnya.

b. Weaving Proses penenunan benang menjadi kain mentah atau kain setengah jadi, hasil akhirnya disebut dengan kain greige.

c. Finishing Finishing : proses mengubah kain greige untuk diberi warna dasar. Printing : proses mengubah kain finishing menjadi kain siap pakai dengan pemberian motif dan desain.

d. Garment Proses mengubah kain siap pakai menjadi pakaian siap pakai. Ini adalah proses terakhir dari kegiatan produksi di PT. Dan Liris.

A. Latar Belakang Masalah

Dunia bisnis di Indonesia pada saat ini semakin berkembang. Hal ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya persaingan di berbagai bidang, antara lain teknologi, inovasi, ekonomi, dan lain-lain. Perkembangan ini menuntut setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan daya saingnya agar tetap dapat bertahan. Aspek-aspek yang perlu ditingkatkan ialah mutu dan kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Dalam upaya mencapai hal tersebut, diperlukan suatu sistem akuntansi yang baik sehingga perusahaan dapat berjalan teratur sesuai dengan apa yang menjadi tujuan perusahaan.

Manajemen yang profesional dan handal sangat diperlukan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat. Manajemen yang profesional juga sangat berpengaruh terhadap berkembangnya aktivitas perusahaan. Salah satu aktivitas tersebut ialah pembelian bahan baku. Dalam perusahaan manufaktur, pembelian bahan baku termasuk aktivitas yang pokok. PT Dan Liris ialah salah satu perusahaan manufaktur yang melakukan kegiatan tersebut untuk proses produksi. Proses pembelian PT Dan Liris salah satunya dilakukan berdasarkan job order. Pembelian yang dilakukan antara lain pembelian fabric dan accessories. Selain manajemen yang profesional dan handal, diperlukan juga sistem yang dapat mengatur semua aktivitas perusahaan, sehingga tercipta suatu keteraturan dan mempermudah upaya Manajemen yang profesional dan handal sangat diperlukan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat. Manajemen yang profesional juga sangat berpengaruh terhadap berkembangnya aktivitas perusahaan. Salah satu aktivitas tersebut ialah pembelian bahan baku. Dalam perusahaan manufaktur, pembelian bahan baku termasuk aktivitas yang pokok. PT Dan Liris ialah salah satu perusahaan manufaktur yang melakukan kegiatan tersebut untuk proses produksi. Proses pembelian PT Dan Liris salah satunya dilakukan berdasarkan job order. Pembelian yang dilakukan antara lain pembelian fabric dan accessories. Selain manajemen yang profesional dan handal, diperlukan juga sistem yang dapat mengatur semua aktivitas perusahaan, sehingga tercipta suatu keteraturan dan mempermudah upaya

Sistem akuntansi erat hubungannya dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern yang baik dapat membuat sistem akuntansi baik pula. Sistem pengendalian intern juga digunakan pihak manajemen untuk mengawasi jalannya perusahaan, sehingga dapat meminimalkan kesalahan- kesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008: 3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip, yaitu:

1) Adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas.

2) Terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi.

3) Adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4) Adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Aktivitas pembelian per job order pada PT Dan Liris dilakukan oleh 4) Adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Aktivitas pembelian per job order pada PT Dan Liris dilakukan oleh

B. Perumusan Masalah

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan perumusan masalah agar dalam melakukan penelitian dapat berjalan dengen lebih cermat dan tepat, serta dapat mengetahui obyek-obyek yang diteliti, bertujuan agar ruang lingkup penelitian lebih terarah dan tidak melenceng dari masalah yang diteliti. Rumusan masalah yang dipaparkan penulis untuk pembahasan dan pemahamannya ialah bagaimana sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan dari rumusan masalah yang diambil penulis, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut ini:

1. Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan, sehingga perusahaan dapat mengambil kebijakan yang lebih baik.

2. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan pembaca serta menjadi referensi tambahan untuk penelitian berikutnya.

3. Bagi Penulis Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja yang sesungguhnya, sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman sebagai bekal untuk menjalani kehidupan kerja di masa yang akan datang.

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Sistem dan Prosedur

Menurut Mulyadi (2001: 2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2) sistem ialah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, 1990: 1)

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu skema menyeluruh yang terdiri atas prosedur yang saling berhubungan dan atau berinteraksi yang berfungsi bersama-sama melaksanakan kegiatan utama perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

(Mulyadi 2001: 3). Dari definisi di atas, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem akuntansi menjadi lima, antara lain:

a. Formulir

Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dokumen karena mendokumentasikan peristiwa di atas secarik kertas, disebut media karena formulir merupakan pencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

b. Jurnal

Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasi, dan meringkas data keuangan serta data lainnya.

c. Buku Besar

Terdiri atas rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam buku besar. Rekening tersebut disediakan dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

d. Buku Pembantu

Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih lanjut, dapat dibuat buku pembantu yang terdiri atas rekening- Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih lanjut, dapat dibuat buku pembantu yang terdiri atas rekening-

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

3. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001: 299). Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara perusahaan dalam melakukan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sistem yang terbentuk terdiri atas beberapa unsur. Unsur yang membentuk sistem pembelian yaitu:

a. Fungsi yang terkait

Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi yang terkait dalam

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3) Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat persediaan Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat persediaan

b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, yaitu (Mulyadi, 2001: 301-303):

1) Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam posedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3) Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

Dalam prosedur ini fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5) Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

c. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain (Mulyadi, 2001: 303-308):

1) Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi

2) Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terjadi dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

a) Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

b) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini dikirinkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah

diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesankan.

d) Tembusan Tanggal Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

e) Tembusan Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f) Tembusan Fungsi Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

g) Tembusan Fungsi Akuntansi

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan unuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5) Surat P erubahan Order

Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.

d. Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan unuk mencatat transaksi pembelian ialah (Mulyadi, 2001: 308-310):

1) Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure , jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register kas keluar.

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure , jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3) Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure , buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure , yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

4) Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

4. Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2003: 229).

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode

a. Tujuan Pengendalian Intern

1) Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan.

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3) Mendorong efisiensi.

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001: 164) dalam mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok pengendalian intern antara lain:

a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work) pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut:

a) Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan, dan fungsi

akuntansi.

b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut:

a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan

barang.

d) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau

lebih dari satu fungsi.

b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam dalam catatan akuntansi dalam tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001: 166).

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi

b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi

penerimaan atau pejabat yang lebih tinggi.

d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau

pejabat yang lebih tinggi.

e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh

karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi.

Menurut Mulyadi (2001: 317-318) cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem pembelian ialah:

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

b) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga

bersaing dari berbagai pemasok.

jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

d) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

e) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

f) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai dengan batas minimum.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.

5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian Intern

Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang- ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern.

terlindungi dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Disamping itu, kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Dan Liris

a. Prosedur Pembelian Bahan Baku

1) Proses Evaluasi Supplier

a) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk supplier, meliputi supplier regular dan supplier yang ditinjau. Untuk supplier yang ditunjuk oleh buyer masuk ke dalam daftar supplier nominate.

b) Re-evaluasi dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali, untuk evaluasi supplier baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari 1 tahun).

c) Supplier yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke dalam Daftar Supplier Disetujui.

2) Proses Pembelian

a) Bagian Pembelian mencarikan barang berdasarkan booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau purchase order untuk job order.

b) Bagian Pembelian melengkapi PO dengan harga yang telah disepakati, tanggal pengiriman, nama supplier, dan syarat lain yang diperlukan. Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan b) Bagian Pembelian melengkapi PO dengan harga yang telah disepakati, tanggal pengiriman, nama supplier, dan syarat lain yang diperlukan. Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan

d) Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang datang untuk diserahkan ke bagian yang membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima Bon Penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.

e) Bagian yang membutuhkan barang melakukan pemeriksaan terhadap barang yang datang, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian.

f) Berdasarkan bon penerimaan, PO, Invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan Nota Intern untuk proses pembayaran ke supplier.

g) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan oleh bagian Keuangan, semua file didokumentasikan di bagian Pembukuan.

b. Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku

1) Fungsi yang terkait

Sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris melibatkan beberapa fungsi antara lain:

Fungsi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada bagian pembelian mengenai bahan-bahan yang harus dibeli. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise (budgeting) .

b) Fungsi Pembelian

Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan pemesanan dan pembelian bahan-bahan dari pemasok dan menerimanya pada saat barang tersebut telah tiba. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh Bagian Pembelian.

c) Fungsi Keuangan

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran atas bahan-bahan yang dibeli dari pemasok. Fungsi Keuangan dilaksanakan oleh Bagian Kasir.

d) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan dan mengarsip semua dokumen yang berhubungan dengan transaksi. Fungsi Akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan.

2) Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku

Dokumen ini dibuat dan diisi oleh Bagian Pembelian kemudian melengkapinya untuk dikirimkan kepada pemasok. Dokumen ini terdiri dari empat rangkap dan berisi harga, tanggal pengiriman, nama pemasok, dan syarat lain yang diperlukan.

b) Bon Penerimaan

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang yang telah menerima barang dari Bagian Pembelian.

c) Invoice

Dokumen ini diterima dari pemasok yang disertakan pada saat barang tersebut dikirimkan. Dokumen ini berisi tentang spesifikasi barang yang dikirim oleh pemasok.

d) Faktur Pajak

Dokumen ini juga ikut disertakan pada saat barang tersebut dikirim pemasok bersama dengan invoice. Faktur pajak berisi tentang pajak terutang berkenaan dengan barang yang dibeli.

e) Nota Intern

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kasir setelah menerima barang yang dipesan berdasarkan purchase order, invoice, dan atau faktur pajak untuk proses pembayaran kepada

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah:

a) Jurnal Pembelian

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bahan baku.

b) Kartu Utang

Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. Catatan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi.

c) Buku Pemantau Harian

Catatan ini digunakan untuk merekap purchase order yang berisi nomor PO, nomor artikel pemasok, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang, tanggal order dan tanggal kirim, realisasi tanggal kirim. Catatan ini juga digunakan untuk mencatat nomor surat jalan barang yang diterima berdasarkan nota intern. Catatan ini diisi oleh Bagian Pembelian dan terpisah menurut nama pemasok.

4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut: Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:

(2) Re-evaluasi dilakukan minimal satu tahun sekali, untuk evaluasi pemasok baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari satu tahun).

(3) Pemasok yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke daftar supplier disetujui.

b) Prosedur Permintaan Pembelian

Bagian Merchandise melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan baku yang dibutuhkan. Setelah tercapai kesepakatan tentang bahan yang diperlukan, Bagian Penjualan melakukan booking kepada Bagian Pembelian melalui surat, dan atau email dan atau purchase order.

c) Prosedur Order Pembelian

Bagian Pembelian membuat dan melengkapi purchase order sebanyak empat lembar yang diotorisasi oleh bagian merchandise dan bagian pembelian, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan, lembar kedua dikirim ke Bagian Kasir untuk pembayaran, lembar ketiga dikirim ke Bagian Merchandise Bagian Pembelian membuat dan melengkapi purchase order sebanyak empat lembar yang diotorisasi oleh bagian merchandise dan bagian pembelian, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan, lembar kedua dikirim ke Bagian Kasir untuk pembayaran, lembar ketiga dikirim ke Bagian Merchandise

d) Prosedur Penerimaan Barang

Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang datang untuk diserahkan ke bagian yang membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima bon penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.

e) Prosedur Pembayaran

(1) Berdasarkan bon penerimaan, purchase order, invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan nota intern untuk proses pembayaran ke pemasok.

(2) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan, semua file didokumentasikan oleh bagian pembukuan.

5) Bagan Alir/ flowchart

Bagan alir sistem/ flowchart sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris nampak pada gambar berikut.

Gambar 2. 1 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pemesanan barang

Melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan

baku yang dibutuhkan

Melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuat purchase order

Purchase

order

Mulai

Purchase

order

Gambar 2. 1

Keterangan: BPH: Buku Pemantau Harian

Gambar 2. 2 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur penerimaan barang

Gambar 2. 2

Gambar 2. 3

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang

Keterangan: PO : Purchase Order BP : Bukti Penerimaaan

Gambar 2. 4 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang

BPH

Kartu utang

Jurnal pembelian

Membuat pembukuan berdasarkan

dokumen transaksi

dan dokumen

pendukung pendukung

(1) Setelah bagian merchandise selesai melakukan perhitungan bahan baku yang dibutuhkan dengan buyer, dilanjutkan dengan melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuat purchase order sebanyak empat rangkap.

(2) Bagian pembelian menerima purchase order dari bagian merchandise lalu mengisi dan melengkapi purchase order. Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok setelah sebelumnya mencatat dalam buku pemantau harian, lembar kedua dikirimkan kepada bagian kasir, lembar ketiga dikirimkan kembali kepada bagian merchandise untuk diarsipkan, kemudian lembar keempat dikirimkan kepada bagian gudang untuk digunakan dalam pengambilan barang.

(3) Purchase order yang diterima dari bagian pembelian diarsipkan oleh bagian merchandise menurut nomor purchase order .

b) Prosedur penerimaan barang