Translete JURNAl Hambatan Dan Fasilitato

Hambatan Dan Fasilitator Untuk Penggunaan Sistem Pengetahuan
Manajemen
LEELA DAMODARAN dan WENDY OLPHERT
Abstrak. Makalah ini menyajikan kajian pasca implementasi penggunaan dan pengguna
pengalaman dari suatu informasi elektronik sistem manajemen (EIM) di sebuah perusahaan
multinasional. Itu penerapan sistem ini adalah langkah pertama di Program perusahaan untuk
mencapai pengetahuan efective mengelola-manajement yang mengarah ke solusi bisnis yang
inovatif dan terintegrasi. Dalam konteks rendahnya tingkat penggunaan, pengguna diminta
untuk mengidentifikasi hambatan dan fasilitator penggunaan EIM. Itu daftar yang dihasilkan
berkaitan dengan array besar manusia dan masalah organisasi bahwa implementasi saat methodology telah gagal untuk mengatasi. Kegagalan ini menghambat kemajuan terhadap manajemen
pengetahuan eVective dan realisasi keuntungan bisnis yang terkait. Temuan menunjukkan bahwa
“Teknologi push”pendekatan manajemen pengetahuan memiliki keterbatasan yang serius. The
identifikasi keberhasilan kritis faktor EIM menyediakan dasar untuk manajemen perubahan
proses yang meliputi pengembangan berbagi pengetahuan budaya yang diperlukan untuk
memungkinkan manajemen pengetahuan efektif.
1. Pengantar
Dalam beberapa tahun terakhir, telah menjadi diakui secara luas bahwa kunci
keberhasilan kompetitif dalam ekonomi global yang efektive eksploitasi pengetahuan,
keterampilan dan kreativitas (misalnya Saing White Paper diterbitkan oleh Departemen Inggris
Perdagangan dan Industri 1998, Nonaka dan Takeuchi 1995).
Efektive penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan organisasi kinerja tergantung

pada pembelajaran organisasi, dan khususnya `belajar generatif '(Senge 1990) atau` ganda
lingkaran 'belajar (Argyris dan Schon 1978). Pengetahuan manajemen (KM) sistem adalah
sistem informasi yang dianggap memfasilitasi organisasi mempelajari dengan menangkap
penting (isi dan proses) `Pengetahuan 'dan membuatnya tersedia untuk karyawan diperlukan.
Banyak organisasi telah merespon tantangan manajemen pengetahuan dengan berfokus
signifikan tidak bisa eVort dan investasi ke dalam pembangunan sistem berbasis teknologi untuk
KM. Sebagai contoh, Dutta (1997: 79) menunjukkan bahwa `The eVective manajemen ment
pengetahuan penting bagi competitivity dari organisasi. Kemajuan teknologi yang cepat selama
dekade terakhir telah membuat sistem berbasis pengetahuan (termasuk sistem pakar, sistem
memori organisasi, sistem informasi, dan informasi canggih lainnya solusi teknologi) merupakan
bagian integral dari setiap organisasi yang eVort untuk mengelola aset pengetahuan yang efektif'.
Memang, seperti Stein dan Zwass (1995: 90) menegaskan, `Ini jelas bagaimana organisasi
kontemporer dapat membuat keputusan atau terlibat dalam pekerjaan pengetahuan intensif
dengan- keluar mendapatkan akses ke solusi desain masa lalu atau rencana (Bersama-sama
dengan hasil mereka) melalui mereka informasi sistem tion '. Orlikowski (1992) melaporkan
contoh pendekatan ini untuk mengembangkan KM melalui implementasi yang pemikiran dari
Lotus Notes.
Namun, terlepas dari ketersediaan semakin teknologi canggih untuk manajemen
pengetahuan, banyak organisasi belum berhasil mengeksploitasi pengetahuan mereka untuk
mencapai keunggulan kompetitif (misalnya Lester 1996). Para penulis berpendapat bahwa salah

satu utama alasan untuk ini telah menjadi ketergantungan pada teknologi ` mendorong ', dan

bahwa techno-sentris ini pendekatan pengetahuan manajemen tepi tidak suYcient untuk
mencapai budaya organisasi yang diperlukan dan konteks yang akan mempromosikan
pembelajaran organisasional. Dalam kata lain, sistem manajemen pengetahuan harus sosiosistem teknis yang memiliki sebagai tujuan mengelola dan berbagi pengetahuan untuk
mendukung pencapaian tujuan organisasi. Dengan ini de sosio-teknis ® ni-tion, KMS terdiri dari
pengetahuan itu sendiri, kadang-kadang disebut sebagai modal intelektual organisasi, atribut
organisasi (termasuk berwujud seperti budaya), kebijakan dan prosedur, serta beberapa bentuk
penyimpanan elektronik dan sistem pengambilan. Ini mungkin beragam disesuaikan dengan
Informasi Elektronik Manajemen (EIM) sistem, Pengelolaan Data Elektronik (EDM) sistem atau
Sistem Informasi Eksekutif (EIS).
Literatur tentang eVectiveness organisasi sistem informasi menekankan pentingnya
karakteristik seperti struktur dan budaya (misalnya Doherty dan Raja 1998). Isu-isu ini
tampaknya terutama penting untuk manajemen pengetahuan, karena telah menyarankan bahwa
budaya berbagi pengetahuan adalah kondisi organisasi yang paling penting bagi manajemen
pengetahuan yang sukses dan eksploitasi. Di survei persepsi eksekutif dan rencana untuk KM,
431 sistem informasi senior dan eksekusi bisnis para wakil di Amerika Serikat dan Eropa
mengutip pantas budaya perusahaan sebagai rintangan terbesar untuk transfer pengetahuan
(Ruggles 1998). Bahkan, dalam kasus mempelajari presentasi oleh praktisi KM berpengalaman,
budaya yang sesuai untuk KM berulang permukaan sebagai kunci faktor make-or-break dalam

sukses pelaksanaan program KM.
Conklin (1996a: 4) memprediksi bahwa: `A simbiosis baru muncul antara aspek manusia
dan teknologi dari bekerja: alat. . . dapat mendukung dan mempertahankan bene finansial ®
pergeseran budaya, dan pergeseran budaya menyoroti nilai alat-alat baru dan mempromosikan
penggunaan '. Sementara ada literatur yang cukup tentang budaya organisasi, ada pemahaman
insuYcient tentang tepat hubungan antara budaya dan sukses implementasi pemikiran sistem KM
untuk memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan mengoperasikan strategi optimasi.
Dalam tidak adanya panduan yang jelas, organisasi mungkin menganggap bahwa perubahan
budaya yang diperlukan akan mengikuti pengenalan teknologi baru sebagai hasil dari `teknologi
pendorong '. Namun, dalam sebuah studi dari eVects timbal balik antara budaya organisasi dan
pelaksanaan sistem manajemen oYce Grote dan Baitsch (1991) menemukan bahwa teknologi
tidak mempengruhi perubahan budaya tetapi dirinya diintegrasikan ke dalam sudah ada budaya
pola. Ini akan menunjukkan bahwa berbagi pengetahuan budaya harus baik yang sudah ada atau
bahwa hal itu harus dikembangkan secara paralel dengan pengenalan teknologi jika sistem KM
yang menjadi eVective.
Oleh karena itu Organisasi memulai pelaksanaan, KM perlu memiliki pemahaman yang
baik tentang ada konteks dan budaya organisasi dalam rangka mengembangkan strategi
implementasi yang tepat yang mempertimbangkan kebutuhan untuk perubahan organisasi dan
pembangunan. Kerangka untuk diperlukan organisasi- Perubahan zational diilustrasikan dalam
gurasi ® 1.

eksploitasi

pengetahu
an budaya
berbagi

identifikasi
perubahan
organisasi
membutuhkan
(proses DAN
conten)

sistem
manajeme
n
pengetahu
an

kebutuhan

Gambar 1. Kerangka perubahan organisasi untuk pengetahuansistem manajemen.
Dalam mengejar tujuannya untuk mencapai inovasi melalui keberhasilan pengelolaan dan
eksploitasi pengetahuan, perusahaan yang terlibat dalam studi kasus telah memulai program
perubahan besar untuk menciptakan transformasi dalam cara kerja dan mengelola intelektual
modal. Penelitian yang dilaporkan di sini ditugaskan untuk menginformasikan program
manajemen perubahan ini. Itu Pendekatan penelitian ini didasarkan pada Teori Perubahan,
diusulkan oleh Dawson (1986). Perusahaan telah memiliki pengalaman yang luas dari
implementasi sistem dalam sistem manajemen dokumen masa lalu, dan elektronik telah
dilaksanakan di sejumlah inisiatif menyebar seluruh organisasi sejak akhir 1980-an. Lyttinen dan
Robey (1998) mengusulkan bahwa banyak sistem pembangunan KASIH gagal karena organisasi
gagal untuk belajar dari mereka pengalaman sebelumnya pengembangan sistem. Lebih lanjutlagi, Stein dan Vandenbosch (1996: 115) menyatakan bahwa `Pengembangan sistem dan
implementasi lebih dari satu kesempatan bagi tinggi tingkat pembelajaran organisasi yang jarang
dimanfaatkan '. Oleh karena itu Tujuan utama dari penelitian ini, adalah untuk memungkinkan
perusahaan untuk memperoleh dan memanfaatkan pengetahuan yang relevan diadakan dalam
organisasi. Informasi ini akan membantu anggota organisasi untuk belajar dari implementasi
Pengalaman sistem mereka.
Dalam kasus yang dilaporkan dalam makalah ini kunci transformasi pergeseran
internasional yang dicari oleh perusahaan untuk mencapai manajemen pengetahuan komersial.

Perusahaan diharapkan untuk mencapai benefit komersial pertama melalui berbagi pengetahuan
global dan mencapai pembelajaran leveraged oleh mengkombinasikan pengetahuan untuk
menghasilkan solusi baru untuk masalah lama.
2. Konteks perusahaan dan sistem EIM
Perusahaan yang dimaksud adalah penelitian multi-nasional dan teknologi organisasi jasa
yang mendukung kelompok di seluruh dunia besar perusahaan. Ini mempekerjakan beberapa
1.600 ilmuwan dan lainnya staf di lokasi inti dan telah didistribusikan 1.100 lain dalam satuan
operasi dan tanaman. Sebagai organisasi riset dan teknologi, yang produk utama adalah

informasi, dan itu untuk alasan ini bahwa banyak penekanan selalu ditempatkan pada menangkap
pengetahuan dan mengelola informasi yang dasar. Meskipun sejumlah sukses elektronik
implementasi sistem manajemen dokumen telah telah dilakukan, mereka telah digunakan untuk
mengatasi masalah spesifik bisnis dari pada lebih solusi generik perusahaan-luas untuk informasi
yang strategis / persyaratan manajemen pengetahuan. Pencarian untuk unit sistem yang telah
dipercepat selama beberapa terakhir tahun, bagaimanapun, sebagai konsekuensi dari dasar
perubahan yang telah terjadi dalam cara perusahaan secara keseluruhan beroperasi. Cara baru
untuk bekerja seperti didistribusikan tim, oYces mobile dan bekerja di rumah adalah driver
sekarang kuat untuk pengetahuan global elektronik dan berbagi informasi. Organisasi adalah
karakterisasi oleh dukungan yang kuat dari manajemen untuk generik dan implementasi luas dan
penggunaan EIM, yang mereka lihat sebagai salah satu pilar ini diperbaharui perusahaan dalam

memungkinkan pengetahuan untuk dibagikan dan dieksploitasi dengan cara yang inovatif pada
basis global.
Sistem EIM terlibat adalah satu sistem (logis) untuk seluruh organisasi dan
pelanggannya. Memiliki atribut umum untuk menyimpan dan mengambil dokumen- KASIH, dan
tesaurus umum untuk memilih kata kunci. Akses kontrol yang dinilai untuk memungkinkan
akses yang tepat untuk kelompok Specifik sebagai pengguna.
Sistem EIM dipilih oleh organisasi untuk mencapai tujuannya, sebenarnya standar
perusahaan dalam set produk yang telah digunakan sejak tahun 1994. Set terdiri dari sebuah
repositori informasi berdasarkan Produk Mezzanine dari FileNet Perusahaan Inc, dan antarmuka
pengguna PC (atau klien) awalnya diproduksi oleh Curo Technology Inc Pada saat penelitian, ini
set produk telah dilaksanakan secara terpisah dalam dua lokasi utama organisasi. Namun, sejalan
dengan tujuan strategis perusahaan untuk KM, utama proyek sedang dilakukan dengan tujuan
penggabungan implementasi tersebut ke dalam sistem logis tunggal, yang akan memungkinkan
pengguna untuk berbagi informasi secara langsung di semua lokasi yang terlibat.
3. Studi: review penggunaan dan user persepsi EIM
Metodologi 3.1.
Metodologi yang diadopsi adalah untuk mengidentifikasi sampel kunci `stakeholder
dalam sistem EIM yang telah diimplementasikan dan untuk melakukan wawancara semiterstruktur dengan individu-individu untuk mengeksplorasi penggunaan, pengalaman dan
persepsi dari sistem pada sejumlah parameter identifikasi di bawah ini.
Contoh 3.2.

Tiga kategori diVerent stakeholder yang identitifikasi:
 tim manajemen, yang bertanggung jawab untuk strategis perencanaan dan manajemen
perusahaan dan tidak langsung pengguna sistem EIM;
 dukungan sistem informasi (ISS) tim, langsung bertanggung jawab untuk melaksanakan
dan mendukung Sistem EIM;
 spesialis staV organisasi (para insinyur, penelitian para ilmuwan dan layanan pelanggan
staV) yang pengguna sistem EIM.

Secara total 33 staV diwawancarai sebagai berikut: pengelolaan tim manajemen
(termasuk staV dukungan mereka) n = 13; dukungan sistem informasi (ISS) staV n = 6; insinyur,
penelitian para ilmuwan dan layanan pelanggan staV (`spesialis pengguna) n = 14.
3.3. Capture data dan analisis
Alat data capture terdiri satu set open-ended pertanyaan untuk digunakan dalam
wawancara semi-terstruktur menyalurkan dengan individu atau dengan kelompok-kelompok
kecil dari tiga ± empat staV. Alat ini diujicobakan dengan sejumlah kecil pengguna sebelum
penerapannya di lokasi mengidentifikasi. Pertanyaan-pertanyaan yang dirancang untuk
mendapatkan persepsi pengguna dari aspek dari sistem EIM berikut:
 tujuan dirasakan dan bene ® ts dari sistem EIM;
 penggunaan saat ini dari sistem EIM;
 hambatan yang dirasakan dengan penggunaan sistem EIM;

 faktor mempromosikan penggunaan sistem EIM (yaitu sejauh mana sistem EIM saat
pertemuan kebutuhan yang dirasakan untuk informasi);
 kebutuhan pengguna untuk sistem eVective EIM;
 Faktor Sukses kritis (CSF) untuk sistem EIM implementasi.
Data wawancara yang dikumpulkan di masing-masing bidang investigasi dianalisis dan
dirangkum di bawah enam judul mengidenti ed ® di atas.
3.4. Temuan
3.4.1 Persepsi tujuan dan bene ® ts dari EIM: man-The.
perspektif manajemen:
 cukup buy-in dan komitmen untuk korporasi visi untuk EIM;
 pengakuan bahwa keberhasilan komersial perusahaan tergantung pada operasi sebagai
perusahaan yang menjual pengetahuan pengetahuan untuk bagian lain (baik seluruhnya
dan sebagian Anak perusahaan yang dimiliki bisnis global);
 pemahaman yang jelas tentang kasus bisnis untuk EIM sebagai langkah menuju KM;
 keinginan yang kuat untuk mengkomunikasikan kasus untuk EIM / KM kepada orang
lain di perusahaan.
Sistem informasi mendukung perspektif:
 lagi, cukup `buy-in 'dan komitmen untuk Tujuan perusahaan dari EIM / KM;
 termotivasi untuk melihat bene ® ts direalisasikan oleh pengguna mereka disajikan;
 Pengakuan bahwa EIM adalah enabler kunci dalam KM, khususnya dalam penangkapan

dan eksploitasi know-how.
Perspektif `spesialis 'pengguna':
 tujuan perusahaan untuk EIM adalah re ¯ ected kurang langsung dibandingkan dengan
kelompok pengguna lainnya;
 dirasakan bene ® ts yang terutama dalam meningkatkan kerja efeciency dan dampaknya
terhadap `bottom line ';
 harapan dinyatakan bahwa sistem EIM akan menyediakan sistem eYcient untuk ® le
manajemen dan mentransfer;









kemampuan untuk mengambil informasi masa lalu menggunakan EIM adalah dihargai
untuk waktu yang dihemat dalam mencari dokumen dan tidak harus `reinvent the wheel ';
antara staV penelitian, `anak laki-laki berusia jaringan dan kontak didirikan dalam ilmiah

yang lebih luas ® c com- munity dipandang sebagai cara yang paling berharga berbagi
pengetahuan. EIM tidak diharapkan untuk meningkatkan jaringan yang ada;
kekhawatiran yang diungkapkan tentang informasi yang digunakan di luar konteks;
ada kekhawatiran konsekuen bahwa informasi mungkin tidak tepat ditafsirkan oleh
orang-orang yang tidak memahami kompleksitas penuh atau implikasi;
masalah di mana tanggung jawab hukum mungkin terletak pada acara informasi
disalahgunakan disebabkan keprihatinan;
pengguna ful ® lling peran layanan pelanggan menyatakan tertarik kesadaran akan
potensi bene ® ts know-how berbagi. Secara khusus kemampuan untuk mengidentifikasi
umum masalah layanan dan menyediakan pelanggan dengan larutan untuk masalah
berdasarkan pengalaman masa lalu adalah sangat dihargai.

Perlu dicatat bahwa potensi untuk menghasilkan solusi terpadu dengan menggunakan
kembali dan menggabungkan pengetahuan tepi tersebar di seluruh kelompok dengan cara baru
itu tidak disebutkan oleh staV penelitian antara `spesialis ' pengguna yang diwawancarai,
meskipun ini adalah salah satu kunci tujuan pengelolaan untuk EIM dan akhirnya KM sistem.
3.4.2 Saat ini pemakaian sistem EIM:. dua situs perusahaan utama Seberang diselidiki ada
sekitar 1000 pengguna terdaftar sistem EIM. Bagaimana pernah, kurang dari 100 adalah
pengguna aktif dan dari jumlah ini hanya sekitar 25 benar-benar masuk setiap hari. Di Selain dua
situs utama ada unit kecil menyediakan layanan pelanggan di mana ada lebih lanjut 100
pengguna aktif. Sama rendahnya tingkat penggunaan EIM Sistem juga ditemukan di situs
perusahaan lebih terletak di negara Eropa lain.
Manajemen tim (termasuk dukungan staf) penggunaan:
 sedikit `hands-on 'yaitu penggunaan langsung oleh manajer sendiri (Meskipun versi
disesuaikan dari sistem EIM);
 penggunaan langsung sistem EIM disesuaikan dibuat terutama oleh sekretaris manajer ';
 pengambilan dokumen dilakukan oleh sekretaris dan dicetak;
 output berupa hard copy digunakan oleh para manajer.
`Spesialis 'pengguna penggunaan:
Karakteristik penggunaan sistem 14 spesialis pengguna diwawancarai jatuh ke dalam tiga
kategori:
 sebagian besar pengguna yang sangat sesekali usersÐ berada di ini kategori dan
karakteristik mereka mengakui kebutuhan untuk berbagi pengetahuan, tetapi tidak
melihat EIM sebagai sarana yang diperlukan atau tepat untuk melakukan hal ini;
 pengguna intermiten perangkat lunak, ini terhalang biasanya dengan kegunaan miskin
(lihat di bawah);



sering usersÐ ini adalah persentase kecil pengguna berkomitmen untuk konsep EIM dan
lebih gigih dalam penggunaan mereka untuk mencoba untuk mewujudkan visi
perusahaan.

Faktor-faktor mempengaruhi berbagai tingkat penggunaan yang rinci dan dibahas di
bawah ini.
3.4.3 Persepsi hambatan untuk penggunaan sistem EIM:.
Hambatan yang dirasakan dengan penyerapan sistem EIM adalah identifikasi ed seluruh
kelompok stakeholder tiga ® sebagai berikut:
 kurangnya `ramah pengguna '. Hal ini terkait dengan miskin desain antarmuka
pengguna dan dianggap sebagai paling signi ® tidak bisa hambatan untuk serapan
dari EIM sistem;
 reputasi untuk ketidakstabilan sistem dan tidak dapat diandalkan software. Ini
adalah warisan dari roll-out dini dilakukan untuk memenuhi tonggak ditetapkan
untuk sistem implementasi;
 waktu respon. Pengguna ingin waktu respon yang cepat namun sistem EIM tidak
bisa merespon secepat drive departemen lokal dan oleh karena disebabkan
frustrasi;
 pengenaan IT. Ada persepsi bahwa teknologi telah diberlakukan dan melihat
bahwa ini Pendekatan itu tidak kondusif untuk mencapai perubahan budaya
organisasi;
 dukungan pengguna yang tidak memadai dan pelatihan. Kegagalan untuk
memberikan pendidikan bagaimana mengelola informasi dan untuk memberikan
bantuan individu dan dukungan lokal untuk pengguna terhambat penerimaan dan
penyerapan;
 shortfall dalam pengiriman. Dokumen manajemen fungsi arti dan telah dijanjikan
tetapi hanya pengambilan ® le memiliki telah dicapai pada saat penelitian;
 tidak adanya nilai tambah. Pengguna yang memiliki pribadi yang baik ® sistem
ling (termasuk penyimpanan elektronik) dan bisa selalu ® nd materi mereka
sendiri melihat sedikit bene ® t di menggunakan sistem EIM. Berkenaan dengan
pengetahuan berbagi, ia telah mencatat bahwa sebagian besar penelitian
profesional telah mapan cara-cara tradisional bertukar pengetahuan melalui
konferensi, email dan jaringan dengan spesialis lainnya;
 budaya, kebijakan dan isu-isu praktek. `Spesialis pengguna ' dan ISS staV
diartikulasikan kekhawatiran dan ketakutan hal sejumlah dilema yang mereka
hadapi tentang budaya organisasi dalam kaitannya dengan pengetahuan berbagi,
dan kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan EIM.
Kebutuhan untuk membangun budaya baru tim-kerja adalah merasa kuat. Telah dicatat
bahwa tidak ada forum yang jelas untuk diskusi atau resolusi dilema ini. Sementara ini masih
belum terselesaikan mereka muncul untuk menimbulkan signi ® tidak bisa penghalang untuk
penerimaan dan penggunaan. Beberapa tanggapan verbal tim berada dalam tanda kutip dalam
daftar di bawah:
 `Orang-orang perlu tahu bagaimana bekerja sama dan berkomunikasi satu sama
lain '.










`Informasi adalah kekuatan dibandingkan menjaga informasi kekuatan '.
`Mentransfer informasi kepada orang lain dapat berarti kehilangan pekerjaan '.
`Skema reward Perusahaan mengakui individu prestasi tetapi tidak kerjasama dan
berbagi '.
`Berbagi informasi di luar tim (untuk lain negara- mencoba) versus kebutuhan
untuk menjaga informasi '.
Ada tekanan untuk menjual jasa kepada pihak lain dalam namun kelompok
perusahaan tujuan yang dinyatakan dari sistem EIM adalah untuk membuat
pengetahuan secara luas dan tersedia secara bebas.
Jika EIM memastikan bahwa ketika individu meninggalkan mereka know-how
tetap, maka pasti berpisah dengan know- bagaimana membuat dibuang individu?
Membuat sistem kerja EIM mengambil waktunya itu lambat untuk memasukkan
dan mengambil dokumen. Lebih lanjut, untuk di bawah- cukup berdiri tentang
sistem EIM untuk membuat alat produktif, membutuhkan banyak waktu dan eVort
yang con ¯ TIK dengan drive untuk lebih besar produktivitas.

Sistem EIM cenderung dilihat oleh manajemen sebagai obat mujarab teknologi untuk
menyelesaikan oYce global yang masalah namun keberhasilan kerja global yang sebenarnya
lebih tergantung pada isu-isu `soft 'misalnya hubungan dengan manajer lini, otonomi yang
disepakati, komunikasi tim dengan pelanggan.
. 3.4.4 Faktor mempromosikan penggunaan sistem EIM: The versi sistem EIM telah disesuaikan
untuk tim manajemen dengan cara berikut:
o mengurangi fungsi dari sistem EIM (pertemuan hanya Speci ® c set informasi
manajemen persyaratan);
o con ® guration dari antarmuka pengguna untuk memasukkan folder untuk
memfasilitasi penyimpanan dan pengambilan dokumen (Sehingga menghindari
kebutuhan untuk menggunakan kata kunci);
o menjahit individu antarmuka pengguna untuk mencocokkan kebutuhan sedekat
mungkin;
o populasi database dengan dokumen yang relevan.
Sistem manajemen pada umumnya dihormati oleh sekretaris yang menggunakannya atas
nama manajer.
Para anggota tim manajemen mewawancarai mantan menekan pandangan bahwa peran
kepala departemen sangat penting dalam membentuk opini dan di dalam ¯ uencing penggunaan
sistem EIM pribadi. Untuk mempromosikan Penggunaan diperlukan pendekatan positif dari
departemen- kepala mental. Di departemen mana tingkat penggunaan yang tinggi di sana
cenderung menjadi kepala departemen yang memimpin dengan contoh dalam menggunakan
sistem EIM atau yang sangat mendukung penggunaan dan membuat ini mendukung nyata
dengan mengalokasikan sumber daya untuk penggunaan dari EIM.
ISS staV mengungkapkan pandangan bahwa driver bisnis yang sangat dalam ¯ uential
dalam menentukan sejauh mana EIM dieksploitasi. Mereka mengutip bukti bahwa pelanggan
Tekanan untuk informasi mempromosikan penggunaan EIM di pola penggunaan yang
mengungkapkan bahwa hanya kelompok kerja dengan bisnis yang nyata perlu menggunakan
sistem EIM pada secara teratur dan sering.

Di antara pengguna spesialis, pandangan ini dibagi. Kebutuhan bisnis jelas terkait
(misalnya dalam pelanggan layanan section), serta komitmen untuk korporasi tujuan EIM,
dilaporkan sebagai faktor mempromosikan penggunaan.
3.4.5 persyaratan pengguna untuk sistem eVective EIM.: Pengguna mengidenti ® ed kebutuhan
mereka merasa belum dipenuhi untuk mengaktifkan sistem EIM menjadi eVective sebagai
berikut.
Persyaratan manajemen proyek:
 integrasi sub-proyek (tesaurus, akses kontrol kata kunci dll) untuk ke dalam satu
proyek di bawah satu manajer proyek bertanggung jawab kepada manajemen
puncak;
 sistem EIM untuk dikontrol ± terpusat dan bukan melalui departemen IT di
masing-masing lokasi (sebagai adalah saat ini terjadi).
Persyaratan Sumber daya manusia:
 untuk penyediaan tenaga ahli lokal dengan di pengaruhi (sering pendatang baru
ditugaskan untuk peran ini yang sangat terampil tetapi tidak memiliki pengruh
diperlukan untuk membawa cara baru untuk bekerja);
 untuk perekrutan orang terampil dalam KM untuk proyek;
 bagi kelangsungan stayng pada proyek.
Persyaratan dukungan Pengguna:
 pendidikan dan pelatihan untuk dalam konsep dan bukan hanya di prosedur
operasi (misalnya konsep berbagi Informasi itu sangat asing dan karena itu
pembinaan pada keuntungan berbagi pengetahuan (baik perusahaan dan individu)
diperlukan);
 pelatihan untuk dalam cara untuk mengelola dokumen dan bagaimana struktur
informasi yang tersedia (misalnya cara mengakses, apa atribut untuk menetapkan,
apa kata kunci, cara mengatur up folder, dll);
 pedoman untuk manajemen dokumen untuk memandu keputusan tentang apakah
akan menempatkan dokumen pada EIM sistem atau tidak;
 untuk prosedur standar dan didirikan baik praktek- Praktisnya;
 kriteria untuk memungkinkan staV untuk menilai mana informasi harus disimpan
pada sistem EIM. Sebagai contoh: Apakah bisa digunakan kembali? Apakah itu
mengandung pengetahuan? Harus akses terbatas?
Persyaratan manajemen informasi:
 massa untuk kritis informasi untuk dikonversi menjadi bentuk elektronik;
 melihat untuk / lter perusahaan ® pada pengetahuan yang tersedia untuk
memberikan pelanggan besar akses ke perusahaan database dalam cara yang
terkontrol dan bermakna;
 untuk memastikan interpretasi disediakan informasi mentah (yang jika tidak bisa
sangat membingungkan atau bahkan menyesatkan) untuk memberikan makna
bagi non-spesialis dan nilai tambah bagi spesialis;







massa untuk kritis dokumen penting yang akan dibuat tersedia secara terpusat
(untuk membangun con ® dence dan mempromosikan penggunaan EIM);
standar / struktur untuk folder umum ( Sistem EIM saat ini memungkinkan terlalu
banyak variasi dalam bagaimana orang menggunakan sistem);
pengakuan untuk kebutuhan dan pengembangan sistem hibrida untuk
menyediakan memori organisasi sebagai tidaklah tepat untuk memiliki segalanya
di elektronik bentuk;
sistem untuk memastikan otentikasi efective dan kontrol versi dokumen (sehingga
pengguna dapat dokumen penyok dalam bentuk akhir aslinya dan tidak, misalnya,
diubah dengan memotong dan menyisipkan).

Persyaratan penyesuaian Beban Kerja:
o untuk ambang batas kerja menurunkan memungkinkan spesialis pengguna waktu
untuk menilai setiap dokumen untuk file itu tepat;
Global oYce persyaratan organisasi:
o untuk konsistensi dalam akses untuk memastikan informasi yang sama tion dapat
diakses secara global (ini membutuhkan toko yang luas ke rumah dokumen umum
selama 40 ± 50 instalasi besar di seluruh dunia);
o atau akses secara global oleh spesialis di perusahaan yang koordinator informasi.
. 3.4.6 keberhasilan kritis faktor untuk EIM: Berikut ini daftar dirasakan faktor penting
keberhasilan EIM dalam perusahaan merangkum masukan dari semua yang diwawancarai:
o didorong dari atas;
o pelaksanaan jalur cepat;
o terintegrasi dengan inisiatif perusahaan lain;
o dilembagakan ke dalam praktek kerja normal;
o nilai tambah bagi individu dan tim;
o jelas terkait dengan speci ® kebutuhan bisnis c;
o mudah dan cepat untuk digunakan;
o komunikasi yang tepat, pelatihan dan dukungan;
o database yang diisi dengan massa kritis dari data;
o dibangun di atas budaya kepercayaan.
4. Diskusi
Penelitian ini menghasilkan data yang sangat kaya dari seluruh wawancara kelompok.
Tanggapan wawasan untuk pertanyaan yang diajukan dalam wawancara menunjukkan bahwa
pemikiran yang cukup sebelum telah terjadi mengenai kedua aktual dan potensial Peran sistem
EIM.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa meskipun komitmen manajemen dan keyakinan
akan pentingnya strategis EIM untuk tujuan perusahaan dan keberhasilan, serapan dari Sistem
EIM lambat. Penemuan utama muncul adalah bahwa kekurangan antara janji EIM teknologi dan
pengiriman sebenarnya sangat besar. Tabel 1 bawah ini merupakan unsur utama dari kesenjangan
antara visi manajemen terhadap masa depan dan saat ini realitas re ¯ ected dalam ® ndings
penelitian. Bahwa seperti signi ® kesenjangan tidak bisa antara visi dan realitas ditemukan

dalam sebuah organisasi global yang berada di terdepan dalam pengembangan teknologi dan
sophistica- tion, menekankan skala tantangan yang terlibat dalam
mengembangkan EIM dan dengan demikian KM.
Tabel 1. Kesenjangan antara visi masa depan dan realitas saat ini.
Visi masa depan
Realitas saat ini
Digunakan untuk menghasilkan solusi terintegrasi Digunakan untuk manajemen file
Banyak digunakan
Alat kunci untuk layanan pelanggan
Kantong penggunaan
Budaya berbagi pengetahuan
Sebuah alat layanan pelanggan yang berguna
Berbagi pengetahuan dianggap bertentangan
dengan kebutuhan profit center dan oleh karena
itu menolak
Foundation untuk Distributed Tim Kerja (DTW)
Sebuah alat untuk DTW tetapi membangun tim
adalah dasar yang lebih penting
Menyimpan informasi kunci
Toko lengkap dokumen sebagai masa lalu yang
tidak pada sistem
Aman
Prosedur keamanan menambah kompleksitas
Menyediakan nilai tambah
Lebih investasi yang diperlukan sebelum manfaat
keuangan yang dicapai

Studi ini telah mengidenti ® ed berbagai isu yang harus diatasi jika organisasi adalah
untuk mewujudkan nya visi masa depan dan mengeksploitasi KM berhasil. Itu Sebagian besar
dari faktor-faktor ini berhubungan dengan teknologi itu sendiri. Dari sekian banyak hambatan
untuk penggunaan dilaporkan sebelumnya di koran, empat penyebab utama under- pemanfaatan
sistem EIM dapat diringkas sebagai:
o kekurangan dari teknologi;
o kurangnya pengguna-keramahan dari sistem;
o saat tinggi beban kerja / tidak adanya kapasitas cadangan untuk tugas-tugas baru;
o kegagalan untuk `melembagakan 'EIM, yaitu untuk menciptakan appro- budaya
sepatutnya dan praktek.
Kegunaan rendah akibat kekurangan dari teknologi dan kurangnya `user-keramahan
'dipandang sebagai inhibitor kuat untuk penyerapan EIM. Namun mereka mungkin masalah
sementara karena solusi yang diketahui ada dan sedang ditangani oleh vendor. Usability faktor
karenanya tidak dibahas lebih lanjut dalam makalah ini. Hal ini jelas bahwa resolusi kekurangan
teknis akan meninggalkan signifikan tidak bisa penyebab serapan rendah un-ditangani.
Selanjutnya, analisis dari daftar persyaratan untuk Sistem EIM akan eVective dihasilkan oleh
narasumber menunjukkan bahwa sebagian besar organisasi dan budaya ketimbang teknis.
Dengan demikian temuan penelitian memberikan dasar untuk menyesuaikan manajemen
perubahan Proses untuk mengatasi eksplisit kebutuhan untuk mencapai mengubah budaya
kepercayaan yang dianggap sebagai penting untuk keberhasilan EIM dan KM dalam perusahaan.
Kepercayaan dalam sistem akan aVected oleh kekhawatiran untuk keamanan kerja terutama jika
berbagi informasi tion terlihat untuk mengurangi nilai dari individu ke perusahaan. Selain
percaya bahwa orang lain akan menghargai, hormat dan bijaksana menggunakan shared know-

how, akan menentukan bagaimana individu rela melepaskan informasi yang mereka simpan di
dokumen personal saat ini.
Untuk mencapai penyerapan yang lebih besar dari sistem EIM akan memerlukan
teknologi `pull 'yang akan diberikan oleh bisnis dan kebutuhan pengguna. Penelitian telah
mengungkapkan keberhasilan faktor untuk EIM yang mungkin mempromosikan teknologi
`menarik 'dari pengguna tersebut. Ini memberikan dasar untuk strategi implementasi dengan
`mendorong gabungan dan menarik 'pendekatan. Tahap berikutnya dari proyek ini akan fokus
pada pengembangan dan penerapan seperti strategi implementasi. Jika hal ini dapat dicapai,
Sistem EIM akan memberikan dasar untuk pengetahuan sistem manajemen yang akan
mempromosikan inovatif, solusi bisnis yang terintegrasi dan hasil yang kompetitif keuntungan.
5. Kesimpulan
Makalah ini telah mengungkapkan berbagai pengguna penting persyaratan yang berkaitan
dengan pengembangan dan implementasi pemikiran jenis sistem dari sistem KM- yang ada saat
ini metodologi implementasi gagal untuk mengatasi. Kegagalan untuk mengidentifikasi Itu dan
mengatasi persyaratan tersebut telah ditunjukkan untuk menghambat kemajuan menuju eVective
manajemen pengetahuan dan realisasi terkait keuntungan bisnis. Mencolok dengan ketiadaan
dalam literatur pada sistem KM adalah bahan yang berkaitan dengan pengembangan dan
penerapan sistematis eVective teknik dan metode untuk mengatasi masalah ` lunak ' ( yaitu
masalah manusia , budaya dan organisasi ) relevan dengan sistem KM . Pendekatan yang
berpusat pada pengguna untuk pengembangan sistem secara eksplisit akan mengatasi seperti
masalah ( mis. Damodaran 1991, 1998). Kemajuan studi ini pemahaman tentang bagaimana
manajemen perubahan Model harus memperpanjang untuk mencapai hirarki perubahan individu
pada tingkat diVerent dalam organisasi.
Penelitian ini juga menegaskan pentingnya budaya faktor dalam mencapai sistem KM
eVective . Conklin ( 1996b : 11 ) melaporkan hambatan budaya berikut kaitannya dengan sistem
Memory Organisasi (a jenis c tertentu dari sistem KM ): `penekanan budaya pada artefak dan
hasil dengan mengesampingkan proses ; resistensi terhadap penangkapan pengetahuan karena
eVort diperlukan , rasa takut atau kehilangan privasi , takut litigasi , dan takut kehilangan
keamanan pekerjaan ; resistensi pengetahuan penggunaan kembali karena eVort diperlukan , dan
kemungkinan rendah untuk menemukan pengetahuan yang relevan'. paling hambatan-hambatan
ini dan ketakutan dibagikan oleh para pengguna sistem EIM dalam penelitian ini . Menambal et
al.( 2000: 113 ) menunjukkan bahwa faktor penting dalam mengembangkan pengetahuan budaya
berbagi yang sangat penting untuk eVective KM adalah keadilan yang dirasakan dari psikologis
kontrak antara karyawan dan majikan mereka. ` Ketegangan di ` kepemilikan ' pengetahuan yang
erat terkait dengan hubungan kerja , dengan implikasi kekuasaan , kontrol dan reward . sikap
terhadap berbagi pengetahuan tampaknya berhubungan dengan persepsi pengobatan oleh
majikan . Jika mereka merasa mereka tidak memiliki telah diperlakukan dengan kepercayaan ,
janji-janji dan komitmen tidak terus , dll, maka karyawan cenderung merasa dibuang untuk
berbagi pengetahuan di tempat kerja'.
Hal ini juga terlihat dari penelitian ini bahwa sistem KM tidak dapat dimanfaatkan untuk
setiap batas nyata kecuali ada pembelajaran dan pemahaman tentang potensi mereka di atas.
Hambatan penyerapan sistem EIM mencerminkan tidak adanya kesempatan belajar .
pembelajaran organisasi membutuhkan jaringan pengetahuan eVective yang
menyiratkan transfer dua arah pengetahuan , yaitu transfer pengetahuan dari individu kepada
organisasi ( disebut ` ekstensi ' ) dan juga dari organisasi untuk individu ( disebut ` perampasan ')

(Hedlund 1994). Metode dan mekanisme dalam jaringan pengetahuan harus Oleh karena itu
lebih individu cara baru mengalami cara kerja , memungkinkan pemodelan dampak diVerent
praktek kerja dan menunjukkan model kehidupan nyata praktek yang baik . Simulasi imajinatif,
uji pengguna dengan skenario tugas scripted dan keterlibatan pengguna di menilai dampak dari
KM seluruh kesempatan belajar yang kuat untuk memfasilitasi perubahan dalam persepsi dan
sehingga dalam budaya.
Makalah ini telah memungkinkan elaborasi signifikan dari hubungan antara budaya
berbagi pengetahuan-, sistem manajemen pengetahuan dan manajemen perubahan
proses dan mekanisme . Meskipun ada kepercayaan bahwa budaya organisasi adalah kunci
faktor dalam mencapai ( atau lebih biasanya , kegagalan untuk mencapai ) visi manajemen
pengetahuan eVective , di sebagian besar kasus tidak ada usaha dibuat untuk kemudian
melanjutkan untuk mengatasi pertanyaan penting tentang bagaimana untuk mencapai
mendukung pengetahuan budaya berbagi dibayangkan . Temuan Penelitian ini mengungkapkan
kedua ketahanan yang kuat dan kegigihan budaya organisasi dalam menghadapi
perubahan teknologi dan menyarankan implikasi penting untuk proses manajemen perubahan
dan model. Di hirarki aktivitas perubahan individu pada semua tingkatan perlu untuk mengatasi
penghargaan , bahaya , prioritas dan kendala yang dirasakan oleh individu . Pada tingkat atas di
hirarki organisasi perubahan perilaku kunci diperlukan . Individu perlu mengubah dari hanya
mengeluarkan nasihat untuk bekerja dengan cara baru untuk secara aktif memfasilitasi
transisi dari saat ini dengan pola yang diinginkan perilaku . Tampaknya dari penelitian ini bahwa
ini tidak mungkin terjadi kecuali empat kondisi berikut berlaku :
 Realitas yang dirasakan saat pengalaman orang lain dipahami, diakui dan dihormati ( dan
tidak ditolak , diejek atau dikutuk )
 Strategi mendukung diperkenalkan untuk memungkinkan individu untuk mengembangkan
cara-cara baru operasi ;
 Perubahan struktural yang dibuat untuk menghilangkan konflik , untuk Misalnya
menyelesaikan kontradiksi antara memuji kebajikan berbagi pengetahuan sementara
operasi reward sistem yang didasarkan pada kompetisi ;·
 Manajer puncak ` berjalan pembicaraan mereka dan memberikan kepemimpinan dengan
mempromosikan / menunjukkan berbagi pengetahuan dalam praktek.
Ucapan Terima Kasih
Para penulis ingin merekam apresiasi mereka terhadap kesempatan aVorded oleh
perusahaan yang bersangkutan untuk melakukan penyelidikan yang dilaporkan di koran . itu
penulis mengucapkan terima kasih kepada Project Manager proyek EIM untuk commissioning
pekerjaan , sekretaris ke tim manajemen untuk bimbingan dan berwawasan saran , dan anggota
tim manajemen untuk berbagi visi mereka tentang kemungkinan menarik overed oleh KM untuk
generasi inovatif terpadu solusi. Secara khusus penulis berterima kasih kepada semua
diwawancarai yang telah mendedikasikan waktu mereka meskipun banyak tuntutan pada mereka.
Penulis ingin perusahaan setiap keberhasilan jalan mengembangkan strategi implementasi yang
menggabungkan ` push ' dan` menarik' pendekatan dalam benar-benar pendekatan dan KM
terintegrasi. Penulis sangat berhutang budi kepada Maggi Evans yang bekerja sebagai konsultan
untuk tim studi, memberikan kontribusi signifikan dengan desain penelitian dan investigasi yang
proses, untuk Val Mitchell , untuk kontribusi ke sebelumnya draft tulisan ini, Elaine Holmes
untuk sekretaris nya membantu dan Martin Maguire untuk proofreading.

Referensi
A RGYRIS , C dan S Chon , DA 1978, Belajar Organisasi: A Theory of Action Perspektif
(Reading, MA: Addison- Wesley).
C ONKLIN , EJ 1996a, Menangkap memori organisasi. Kelompok Sistem Pendukung
Keputusan, Inc http://www.gdss.com/Quest peta / COM.htm
C ONKLIN , EJ 1996b, Merancang memori organisasi: melestarikan aset intelektual dalam
ekonomi pengetahuan. Kelompok Sistem Pendukung Keputusan, Inc
http://www.gdss.com/Quest peta / COM.htm
D AMODARAN , L. 1998, Pengembangan user-berpusat IT Strategi:. studi kasus Perilaku dan
Informasi Technol- ogy, 17, 127 ± 134.
D AMODARAN , L. 1991, Menuju strategi Faktor manusia untuk sistem teknologi informasi, di
B. Shackel dan SJ Richardson (eds) Faktor Manusia Informatika Usability (Cambridge:
Cambridge University Press) 291 ± 324.
D AWSON , S. 1986, Organisasi Analisis (London: Macmil- lan).
D Epartment OF T RADE DAN Saya Ndustry 1998, Kompetitif kami Masa Depan: Membangun
Knowledge Driven Economy.
D OHERTY , NF dan K ING , M. 1998, Pertimbangan masalah organisasi selama
pengembangan sistem Proses:. analisis empiris Perilaku dan Informasi Teknologi, 17, 41
± 51.
D Utta , S. 1997, Strategi untuk menerapkan pengetahuan berbasis sistem. IEEE Transactions on
Teknik Manajemen, 44, 79 ± 90.
G ROTE , G. dan B AITSCH , C. 1991, eVects Reciprocal antara budaya organisasi dan
pelaksanaan suatu oYce sistem komunikasi:. studi kasus Perilaku dan Teknologi
Implementasi, 10, 207 ± 218.
H Edlund , GP 1994, A teori eVects maju teknologi informasi pada desain organisasi, intelligence dan pengambilan keputusan. Manajemen Akademik Review, 15, 47 ± 71.
L ESTER , T. 1996, The pengetahuan pengetahuan Informasi. Strategi, 1, 13.
L YTTINEN , K. dan R TAAT , D. 1998, kegagalan Belajar di pengembangan sistem informasi.
Sistem Informasi Journal, 9, 85 ± 101.
N Onaka , I. dan T AKEUCHI , H. 1995, The Knowledge Menciptakan Perusahaan: Bagaimana
Perusahaan Jepang Buat Dinamika Inovasi (Oxford: Oxford University Press).
O RLIKOWSKI , W. 1992, Belajar dari catatan: organisasi masalah dalam implementasi
groupware. Proceedings of CSCW 92, Sharing Perspectives, 31 Oct ± 4 Nov 1992,
Toronto, Kanada, 362 ± 369.
P ATCH , A., G UEST , D., M AC K ENZIE D Avey , K. dan K IDD , J. 2000, Apa yang akan
mendorong karyawan untuk memperoleh dan berbagi pengetahuan di tempat kerja?,
dalam Proceedings of Psychology Inggris Masyarakat Psikologi Pekerjaan Conference
tahun 2000, Brighton, Inggris, Januari 2000, 109 ± 114.
R UGGLES , R. 1998, Keadaan gagasan: pengetahuan manajemen dalam praktek. California
Management Review, 40/3, 80 ± 89.
S ENGE , PM 1990, The pemimpin kerja baru: membangun pembelajaran organisasi. Sloane
Management Review, 32, 7 ± 23.
S Tein , EW 1995, memori Organisasi: Ulasan konsep dan rekomendasi untuk manajemen.
International Jour- nal Manajemen Informatika, 15, 17 ± 32.

S Tein , EW dan V ANDENBOSCH , B. 1996, Organisasi belajar selama pengembangan sistem
yang canggih; peluang yang nities dan rintangan. Journal of Informasi Manajemen
Sistem, 13, 115 ± 136.
S Tein , EW dan Z WASS , V. 1995, aktualisasi organisasi sistem informasi memori. Sistem
Informasi Re- mencari, 6, 85 ± 117