T1__Full text Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan The Open Group Architecture Framework (TOGAF) (Studi Kasus : GKI Masaran) T1 Full text
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan
The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
(Studi Kasus : GKI Masaran)
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Stefanus Andre Laksono (682010077)
Charitas Fibriani, S.Kom., M.Eng
Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs.
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
ii
iii
iv
v
vi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan
The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
(Studi Kasus : GKI Masaran)
1
Stefanus Andre Laksono, 2Agustinus Fritz Wijaya, 3Charitas Fibriani
Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga 50711, Jawa Tengah, Indonesia
Email : 682010077@student.uksw.edu, agustinus.fritz@gmail.com,
charitasfibriani@yahoo.com
Abstract
The best Strategic planning is one of the most important things for a organization to be
able to run a good business processes.The business process in Masaran Indonesian
Christian Church has been running well though it still does not have infrastructure of
information system /information technology (IS/IT). So its needed the development of a
good framework for planning a return, designing and managing infrastructure IS/IT
Strategic information system planning is aimed to increase the benefit of business
organization. The stage of strategic information system planning in Masaran Indonesian
Christian Church is The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture
Development Method (ADM). TOGAF ADM consists of the stages to design an
Enterprise Architecture (EA) for an organization. The output is an architecture blueprint
in the enterprise scale as the orientation of the company to establish the IS/IT strategic
planning
Keywords : Strategic Planning, Information Systems, Information Technology, TOGAF
ADM, Enterprise Architecture.
Abstrak
Perencanaan strategis sistem informasi yang baik merupakan salah satu hal yang paling
penting bagi organisasi untuk bisa menjalankan proses bisnis yang baik.. Proses bisnis
Gereja Kristen Indonesia Masaran sudah berjalan dengan baik, namun masih belum
memiliki sebuah infrastruktur sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI). Sehingga
dibutuhkan pengembangan suatu kerangka kerja yang baik untuk merencanakan kembali,
merancang dan mengelola infrastruktur SI/TI. Perencanaan strategis sistem informasi
bertujuan untuk meningkatkan manfaat bisnis organisasi. Tahapan dalam perencanaan
strategis sistem informasi untuk Gereja Kristen Indonesia Masaran adalah The Open
Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Development Method (ADM).
TOGAF ADM berisi tahapan-tahapan untuk merancang sebuah Enterprise Architecture
(EA) bagi sebuah organisasi. Luaran yang dihasilkan adalah sebuah blueprint arsitektur
berskala enterprise sebagai pedoman bagi perusahaan untuk mewujudkan rencana
strategis SI/TI.
Kata Kunci : Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi, TOGAF ADM,
Enterprise Architecture .
1
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
2
1.
Pendahuluan
Sistem Informasi telah berkembang dari waktu ke waktu Sistem Informasi
merupakan salah satu penunjang proses pelayanan bagi suatu gereja untuk
mendukung dan membantu gereja dalam memaksimalkan proses pelayanan
grejawi dan membantu gereja dalam merealisasikan tujuan dari gereja .akan
tetapi peran sistem informasi di setiap gereja mempunyai peran yang berbeda –
beda sesuai dengan fungsi yang ada dalam gereja, sehingga perencanaan strategi
Sistem Informasi yang tepat sangat diperlukan untuk membantu sebuah
organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana pelayanannya
dan merealisasikan pencapian pelayanannya.
Organisasi yang menggunakan sistem informasi konvensional, dan belum
memiliki suatu perencanaan sistem informasi bisa dipastikan akan tertinggal
dengan organisasi pesaingnya yang telah memakai sistem informasi sebagai
pendukung kegiatan usaha mereka [1]. Perencanaan strategis sistem informasi
mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan sistem
informasi. Dokumen ini menjadi acuan dalam melakukan investasi sistem
informasi. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi sistem informasi yang
hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak
maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih [2].
Gereja Kristen Indonesia Masaran merupakan sebuah gereja yang memiliki
jemaat sekitar 370 orang yang berada di daerah desa masaran, dengan jemaat yang
sebanyak itu tentunya diperlukan Perencanaan Sistem Informasi namun dalam
menjalankan proses bisnisnya Gereja Kristen Indonesia Masaran masih
menggunakan sistem informasi konvensional. Masalah-masalah yang di alami
seperti belum terdapat pembagian tanggung jawab tugas penatua pada setiap
bidang yang ada, Gereja masih belum menggunakan teknologi sistem informasi
dalam setiap proses bisnisnya, dalam tata kelola administrasi maupun pengelolaan
data yang seharusnya dapat didukung dengan adanya teknologi infrastruktur
masih banyak kekurangan, khususnya dalam pengintegrasian data dan akses
koordinasi antar bagian. hal ini juga berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan
dan kecepatan pengelolaan data guna memberikan output untuk membantu
pengambilan keputusan.
Keselarasan penerapan sistem informasi dengan kebutuhan organisasi hanya
mampu dijawab dengan memperhatikan faktor integrasi di dalam
pengembangannya, tujuan integrasi sebenarnya adalah untuk mengurangi
kesenjangan yang terjadi dalam proses pengembangan sistem informasi.
Diperlukan kerangka kerja untuk merancang, mengelola dan merencanakan
infrastruktur sistem informasi yang disebut dengan enterprise architecture (EA)
dalam mengupayakan pengurangan kesenjangan tersebut. EA dipandang sebagai
sebuah pendekatan logis, komprehensif, dan holistik untuk merancang dan
mengimplementasikan sistem dan komponen sistem secara bersamaan, dengan
kata lain, EA mengintegrasikan sistem informasi di dalam suatu arsitektur [2].
Salah satu kerangka dalam pembuatan EA adalah TOGAF, pemilihan TOGAF
karena TOGAF memiliki fokus terhadap infrastuktur dan siklus Architecture
Development Method (ADM), TOGAF di gunakan untuk mengembangkan
Enterprise Architecture, dimana terdapat metode dan tools yang detil untuk
mengimplementasikannya dan bersifat open source.The Open Group Architecture
Framework (TOGAF) diharapkan dapat memberikan rencana strategis sistem
informasi dan model infrastruktur sistem informasi yang dapat dijadikan acuan
dalam mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengelola sistem informasi
serta infrastruktur teknologi informasi untuk Gereja Kristen Indonesia Masaran.
Penelitian ini hanya akan menganalisa 6 tahapan dari 9 tahapan yaitu Architecture
Vision, Business Architecture, Information System Architecture, dan Technology
Architecture, Opportunities Architecture, dan Migration Planning Analisa dari 6
tahapan tersebut akan menghasilkan luaran berupa Rencana Strategi Sistem
Informasi.
2.
Tinjaun Pustaka
Penelitian yang berjudul “Perencanaan Strategi Sistem Informasi Berbasis
TOGAF ADM Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta”.
Penelitian tersebut membahas tentang penggunaan TOGAF ADM yang mengacu
pada peraturan hukum yang berlaku, visi, misi dan aktivitas bisnis yang
dijalankan oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Penelitian
tersebut adalah berupa rancangan implementasi sistem informasi Disparbud kota
Yogyakarta yang disusun secara berjangka sehingga pelaksanaan fungsi
Disparbud dapat dioptimalkan. [3]
Penelitian mengenai perancangan strategis sistem informasi yang berjudul
“Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Bimbingan belajar Bintang
Pelajar”. Penelitian tersebut membahas tentang bagaimana memberikan gambaran
secara umum tentang perencanaan strategis sistem informasi menggunakan
metode SISP (Strategic Information System Planing ) Ward and Peppard. Manfaat
dari penelitian ini adalah untuk di jadikan referensi untuk bidang penelitian
perancanaan strategis sistem informasi dan memberikan sebuah perencanaan
strategis pada perusahaan. [4]
Penelitian yang dilakukan berjudul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi
kasus Gereja Kristen Indonesia Masaran dengan menggunakan The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) akan membahas mengenai bagaimana
merancang implementasi sistem informasi dan infrastruktur berdasarkan kerangka
kerja TOGAF fokus terhadap infrastuktur dan siklus Architecture Development
Method (ADM). Gereja Kristen Indonesia Masaran menggunakan TOGAF
Framework guna mendukung dan meningkatkan proses pelayanan grejawi.
Penelitian ini memiliki perbedaan dengan penelitian sebelumnya, penelitian yang
berjudul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Bimbingan belajar Bintang
Pelajar dan Perencanaan Strategi Sistem Informasi Berbasis TOGAF ADM Pada
Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta, penelitian ini lebih
difokuskan pada sebuah organisasi yaitu gereja yang bertujuan untuk merancang
implementasi sistem informasi dan infrastruktur pada gereja GKI Masaran
menggunakan TOGAF Framework guna mendukung dan meningkatkan proses
pelayanan. penulis menerapkan arsitektur ini hanya sampai enam tahapan ADM,
mulai dari Preliminary, Architecture Vision, Business Architecture, Information
System Architecture, Technology Architecture, Opportunities Architecture, dan
Migration Planning pada Sistem Informasi Gereja Kristen Indonesia Masaran.
Berdasarkan penelitian di atas, maka akan menjadi sebuah acuan yang mendasar
dalam penerapan metode, kasus dan hasil yang berbeda. Metode yang digunakan
adalah TOGAF ADM yang memberikan tahapan enterprise architecture secara
rinci dan spesifik terhadap proses bisnis.
Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi (Strategi SI/TI)
meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi
sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari strategi SI adalah
menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada
pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau guna
menjawab pertanyaan “bagaimana?” [5].
Enterprise architecture (EA) atau lebih dikenal dengan arsitektur enterprise
adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya termasuk informasi,
fungsionalitas/kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. EA adalah
sebuah sistem atau sekumpulan sistem [6]. Bagaimana implementasi dari EA bisa
digunakan oleh organisasi adalah sebaiknya organisasi mengadopsi sebuah
metode atau framework yang bisa digunakan dalam melakukan pengembangan
arsitektur enterprise tersebut. Sehingga, dengan ada metode EA diharapkan dapat
mengelola sistem yang kompleks dan dapat menyelaraskan bisnis dan TI yang
akan di investasikan [7].
TOGAF dimulai awal 1990-an sebagai metodologi untuk pengembangan
arsitektur teknis, dan telah dikembangkan oleh The Open Group ke dalam
kerangka arsitektur enterprise yang luas. Pada tahun 1995 , versi pertama dari
TOGAF (TOGAF 1.0) disajikan. Versi ini terutama didasarkan pada Architecture
Framework Teknis Pengelolaan Informasi (TAFIM), dikembangkan sejak tahun
1980 oleh Departemen Pertahanan AS (Wikipedia). TOGAF merupakan
kerangka dan metodologi untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi bisnis
yang ada pada sebuah organisasi. TOGAF membantu pelaksana untuk keluar
dalam metode yang ekslusif, memanfaatkan sumber daya secara efisien dan
efektif, dan kembali ke tujuan pokok investasi. Dipergunakan dengan bebas oleh
apapun organisasi yang mengembangkan untuk mendisain, evaluasi, dan
membangun enterprise architecture.
Gambar 1. Architecture Development Method Cycle [8]
Gambar 1 menyatakan visi dan prinsip yang jelas tentang bagaimana melakukan
pengembangan EA, prinsip tersebut digunakan sebagai ukuran dalam menilai
keberhasilan dari pengembangan EA oleh organisas,i prinsip-prinisip tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Prinsip Enterprise, yaitu pengembangan
arsitektur yang dilakukan diharapkan mendukung seluruh bagian organisasi,
termasuk unit-unit organisasi yang membutuhkan. (2) Prinsip Teknologi
Informasi (TI) lebih mengarahkan konsistensi penggunaan TI pada seluruh bagian
organisasi, termasuk unit - unit organisasi yang akan menggunakan. (3) Prinsip
Arsitektur adalah merancang arsitektur sistem berdasarkan kebutuhan proses
bisnis dan bagaimana mengimplementasikannya.
Berdasarkan siklus fase ADM pada Gambar 1, maka secara lebih detail
dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahap persiapan (Preliminary Phase): Konfirmasi kerangka pendukung dan
mengidentifikasi prinsip arsitektur.
Phase A: Architecture Vision. Mendefinisikan scope, visi organisasi dan
memetakan strategi keseluruhan.
Phase B: Business Architecture. Mendeskripsikan bisnis arsitektur saat ini,
menghindari dampak penyimpangan arsitektur.
Phase C: Information System Architecture. Mengembangkan arsitektur untuk data
dan aplikasi.
Phase D: Technology Architecture. Menciptakan keseluruhan infrastruktur
yang akan digunakan.
Phase E: Opportunities and Solutions. Mengembangkan strategi keseluruhan,
mencari solusi untuk perancangan pada phase sebelumnya.
Phase F: Migration Planning. Merencanakan persiapan migrasi kepada
perancangan yang telah dibuat.
Phase G: Implementation Governance. Melakukan implementasi terhadap
perancangan dan penerapan yang sudah ada.
Phase H: Architecture Change Management. Memonitor sistem yang sedang
berjalan untuk kepentingan perubahan dan menentukan apakah untuk mengawali
satu siklus baru perlu pengulangan kembali ke tahap persiapan.[8]
Penelitian ini hanya akan menganalisa 6 tahapan dari 9 tahapan diatas yaitu
Architecture Vision, Business Architecture, Information System Architecture, dan
Technology Architecture , Opportunities Architecture, dan Migration Planning
Analisa dari 6 tahapan tersebut akan menghasilkan luaran berupa Rencana
Strategi Sistem Informasi
3.
Tahapan Penelitian
Metode penelitian yang akan digunakan adalah kualitatif dengan
pendekatan deskriptif. Hal yang di lakukan dalam mendapatkan informasi dengan
cara mengungkap fakta, keadaan, fenomena dan keadaan yang terjadi saat
penelitian berjalan dan menyuguhkan data yang apa adanya. Data wawancara
yang didapatkan dari responden akan dideskripsikan sesuai dengan pengetahuan
dan pemahaman yang ada.
Tahapan penelitian yang dilakukan mengacu pada kerangka The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) yang merupakan kerangka penelitian untuk
melakukan desain, perencanaan, implementasi, dan tatakelola arsitektur sistem
informasi dan teknologi informasi (SI/TI) seperti pada Gambar 2:
Gambar 2. Tahapan Penelitian
Tahap pertama yaitu melakukan studi literatur untuk mencari informasi atau
referensi yang relevan dan sesuai dengan kerangka yang akan digunakan, dalam
hal ini yaitu kerangka The Open Group Architecture Framework (TOGAF).
bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan EA dan SI
yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM). Informasi atau
referensi yang digunakan pada penelitian ini berupa jurnal atau laporan penelitian
yang membahas mengenai konsep TOGAF, dan juga situs terpercaya pada
internet.
Tahap kedua yaitu pengumpulan data. Jenis data yang digunakan pada penelitian
ini adalah data primer. Data primer yang dibutuhkan untuk membantu dalam
menyelesaikan penelitian ini adalah gambaran umum kegiatan pelayanan, rencana
pelayanan dan strategi gereja, visi dan misi gereja, dan proses pelayanan grejawi.
Data ini secara langsung didapatkan dari obyek penelitian dengan melakukan
wawancara dan observasi terhadap Gereja Kristen Indonesia Masaran.
Wawancara yang dilakukan akan menggunakan metode wawancara bebas,
dimana wawancara yang susunan pertanyaannya tidak ditentukan lebih dahulu
dan pembicaraannya tergantung kepada suasana wawancara. Narasumber pada
penelitian ini adalah Bapak Pdt. Enos Bayu Setiadi selaku Pendeta muda di
Gereja Kristen Indonesia Masaran.selain itu melakukan observasi, Observasi yang
di lakukan adalah observasi langsung dimana memungkinkan bagi peneliti untuk
mengumpulkan data mengenai perilaku dan kejadian secara detail. Peneliti dalam
observasi langsung tidak berusaha untuk memanipulasi kejadian yang diamati.
Beberapa informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat),
pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian atau peristiwa, waktu, dan perasaan.
Alasan peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik
perilaku atau kejadian yang terjadi di Gereja Kristen Indonesia Masaran
Tahap ketiga yaitu penyusunan dan analisis data. Analisis data yang dilakukan
pada penelitian ini dilakukan dengan cara menganalisis hasil wawancara dan
observasi untuk mengambil kesimpulan tentang proses bisnis di Gereja Kristen
Indonesia Masaran sekarang ini. Analisis yang dilakukan adalah analisis kualitatif
deskriptif untuk memahami dan menjelaskan variabel-variabel yang diteliti,
kemudian menentukan pengukuran kecenderungan pemusatan pada masingmasing item pernyataan pada hasil wawancara.
Tahap keempat Tahap penyusunan & perencanaan strategi sistem informasi yang
didalamnya terdapat pengerjaan pembangunan arsitektur dengan menggunakan
TOGAF ADM, tahapan yang dilakukan meliputi 6 tahapan yaitu Architecture
Vision, Business Architecture, Information System Architectur Technology
Architecture, Opptunities and Solution, dan Migration Planing.
Preliminary Phase
Tahapan preliminary phase menentukan framework dan ruang lingkup Enterprise
Architecture (EA) yang akan dikembangkan serta pendefinisian dari unsur
manajemen dimana dibentuk tim arsitektur dan organisasi.
Architecture Vision
Tahapan architecture vision menentukan kebutuhan yang dibutuhkan untuk
perancangan arsitektur sistem informasi yang meliputi:
- Profil organisasi.
- Pendefinisian visi dan misi.
- Tujuan organisasi.
- Sasaran organisasi.
- Proses bisnis organisasi.
- Unit organisasi.
- Kondisi arsitektur saat ini
Business Architecture
Tahapan business architecture menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang
diinginkan berdasarkan skenario bisnis organisasi. Dalam tahapan ini ada tiga (3)
hal yang harus dilakukan, yaitu: (1) Menentukan sudut pandang untuk
memperlihatkan bagaimana stakeholder saling berhubungan. (2) Menentukan
sumber daya yang relevan, seperti model dan pola yang digunakan. (3) Memilih
dan menentukan tools dan metode umum untuk pemodelan seperti Unified
Modelling Language (UML) dan Bagan Hirarki Fungsi dapat digunakan untuk
membangun model yang diperlukan.
Information System Architecture
Tahapan information system architecture menentukan arsitektur data dan
arsitektur aplikasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data
digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Tools yang dapat
digunakan yaitu: Activity Diagram dan Class Diagram. Tahapan dalam membuat
arsitektur data adalah: (1) Mendefinisikan entitas. (2) Membuat model konseptual
relasi entitas. (3) Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana
kebutuhan aplikasi direncanakan, dengan tahapan: (1) Mendefiniskan aplikasi. (2)
Membuat model konseptual proses bisnis berdasarkan aktivitas skenario bisnis
dari aplikasi.
Technology Architecture
Tahapan technology architecture mendefinisikan teknologi - teknologi utama yang
dibutuhkan untuk menyediakan dukungan lingkungan teknologi bagi aplikasi
beserta data yang akan dikelola menggunakan teknologi tersebut. Untuk
membangun arsitektur teknologi dibutuhkan tahapan sebagai berikut: (1)
Mengidentifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform. (2) Mendefinisikan
platform dan distribusi teknologi. (3) Merelasikan platform teknologi dengan
aplikasi dan fungsi bisnis. (4) Mendistribusikan arsitektur teknologi. Hasil dari
tahapan ini adalah sebuah rancangan cetak biru (Blueprint) yang akan dijadikan
acuan oleh Gereja Kristen Indonesia Masaran dalam membangun EA.
Opportunities and Solution
Tahapan opportunities and solution berisi kegiatan yang di lakukan
meliputi :
(1)
Evaluasi & alternative implementasi, (2) mendefinisikan strategi &
rencana Implementasi.
Migration Planning
Tahapan migration planning melakukan penyusunan urutan proyek-proyek
berdasarkan prioritas dari berbagai perspektif dan manfaat dari proyek migrasi.
Dalam tahapan ini di lakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari
suatu sistem informasi.
4.
Pembahasan dan Analisis
Pembahasan bab ini pertama-tama akan mempersiapkan perancangan Enterprise
Architecture (EA) dengan menggunakan TOGAF. Tahapan-tahapan yang ada
pada TOGAF yaitu Preliminary, Architecture Vision dan Business Architecture
merupakan tahapan awal untuk mengenal obyek penelitian yaitu pada Gereja
GKI Masaran. Tahapan-tahapan selanjutnya adalah Information System
Architecture, Technology Architecture, Opptunities and Solution, Migration
Planing dan bertujuan untuk merancang Enterprise Architecture (EA) dan
memberi blueprint pada Organisasi.
Preliminary Phase
Pada tahapan ini berisi langkah-langkah persiapan perencanaan arsitektur
enterprise yaitu menentukan framework arsitektur, scope enterprise organisasi
dan ruang lingkup Enterprise Architecture (EA) yang akan dikembangkan serta
pendefinisian dari unsur manajemen dimana dibentuk tim arsitektur dan
organisasi. Pendefinisian proses bisnis pada Gereja GKI Masaran digambarkan
dengan menggunakan flowchart pada Gambar 3 :
Gambar 3. Flowchart bidang persekutuan penjadwalan ibadah
Gambar 4. Flowchart bidang persekutuan pengelolaan liturgi
Berdasarkan Gambar 3 dan 4 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang persekutuan, dalam bidang persekutuan terdapat dua
proses, yaitu penjadwalan ibadah dan pengelolaan liturgi ibadah.
Gambar 5. Flowchart bidang kespel pengelolaan beasiswa
Gambar 6. Flowchart bidang kespel pengelolaan pengelolaan diakonia
Gambar 7. Flowchart bidang kespel pengelolaan pelayanan kesehatan
Berdasarkan Gambar 5, 6 dan 7 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang kesaksian pelayanan atau disebut dengan kespel,
dalam bidang kespel terdapat tiga proses, yaitu pengelolaan data beasiswa anak
jemaat GKI Masaran bagi yang kurang mampu, pengelolaan pelayanan diakonia
bagi jemaat yang membutuhkan kemudian pelayanan kesehatan bagi jemaat.
Gambar 8. Flowchart bidang pembinaan pengelolaan kegiatan pembinaan
Berdasarkan Gambar 8, menggambarkan proses bisnis yang di lakukan penatua
pada bagian bidang pembinaan, dalam bidang pembinaan terdapat satu proses
yaitu pengelolaan kegiatan pembinaan yang ada di gereja, pembinaan ini meliputi
pembinaan majelis, pelayan berbagai komisi dan pembinaan bakat dan minat
jemaat.
Gambar 9. Flowchart bidang penata layanan pengelolaan jadwal rapat
Gambar 10. Flowchart bidang penata layanan pengelolaan inventaris gereja
Gambar 11. Flowchart bidang penata layanan pengelolaan keuangan
Berdasarkan Gambar 9, 10 dan 11 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang penata layanan, dalam bidang penata layanan terdapat
tiga proses yaitu pengelolaan jadwal segala rapat yang ada di gereja, kemudian
pengelolaan inventaris gereja dan pengelolaan keuangan dari komisi-komisi yang
ada dalam gereja.
Gambar 12. Flowchart bidang Oikumene pengelolaan kegiatan luar gereja
Gambar 13. Flowchart bidang administrasi pengelolaan keseketariatan
Berdasarkan Gambar 12 dan 13 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang oikumene dan administrasi umum, dalam bidang
oikumene terdapat satu proses yaitu pengelolaan kegiatan luar gereja, baik sinode,
klasis maupun kegiatan antar gereja kecamatan, kemudian pada bidang
administrasi mengelola keseketariatan, baik tentang surat masuk maupun surat
keluar.
Framework yang digunakan untuk perencanaan arsitektur enterprise sistem
informasi pada Gereja GKI Masaran adalah TOGAF dengan metodologi yang
mengacu pada 6 dari 8 tahapan TOGAF ADM, yaitu : (1)Phase A : Architecture
Vision, (2)Phase B : Business Arsitecture, (3)Phase C : Information System
Architecture, (4)Phase D : Technology Architecture, (5)Phase E : Opptunities and
Solution, (6)Phase F : Migration Planing. Scoope enterprise pada penelitian ini,
yang akan dianalisa dan dilakukan permodelan arsitektur adalah 5 (lima) proses
aktivitas utama pada Gereja GKI Masaran, yaitu mencakup : Manajemen
Persekutuan, Manajemen Kespel, Manajemen Pembinaan, Manajemen Penata
Layanan dan Manajemen Oikumene. Proses aktivitas utama tersebut akan
diproses dan dikelola sedemikian rupa dengan mengacu kepada Requirement
Management yang berguna untuk memberikan gambaran kebutuhan EA yang
efektif bagi organisasi.
Prinsip-prinsip EA pada tahapan awal pengembangan EA yang dapat digunakan
adalah prinsip yang sifatnya umum namun memiliki hubungan dengan enterprise
yang dikembangkan. Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut: (1)
penyeragaman penggunaan teknologi, (2) Penerapan open source software, (3)
modularisasi komponen-komponen sistem, dan (4) penggunaan konsep reuse dan
penggunaan bersama (sharing).
Requirement Management
Tujuan utama dari requirement management adalah mengidentifikasi kebutuhan
proses EA yang sesuai dalam setiap proses ADM. Skenario bisnis menjadi hal
utama dalam pengembangan tahapan ini. Skenario bisnis mencakup core business,
proses bisnis, dan permasalahan bisnis organisasi.
Phase A. Architecture Vision
Tahap architecture vision akan dijelaskan mengenai kebutuhan terkait visi dan
misi perusahaan, profil organisasi, sasaran organisasi, struktur organisasi,
arsitektur dan kondisi penggunaan SI/TI organisasi saat ini di Gereja GKI
Masaran.
Phase B. Business Architecture
Tahap business architecture akan dilakukan analisa pada proses bisnis secara
lebih dalam, pada tahapan ini stakeholder pada bagian informatika akan
mengidentifikasi dan menganalisa proses bisnis agar relevan terhadap
perancangan yang akan dibuat. Permodelan tahapan ini dikelompokkan menjadi
dua yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung digambarkan menggunakan use
case diagram yang menjelaskan fungsi tiap proses bisnis yang ada pada Gereja
GKI Masaran. dapat di gambarkan dengan menggunakan pemodelan use case
diagram pada Gambar 14 sebagai berikut:
Pendeta
Mengelola bagian oikumene
Mengelola bagian pembinaan
Penatua
Persekutuan
Penatua penata
layanan
Penatua kespel
pegawai
administrasi
bendahara komisi
Mengelola bagian persekutuan
Mengelola bagian tata layanan
jemaat
Mengelola bagian kespel
Mengelola bagian keseketariatan
Mengelola data keuangan
Gambar 14. Use Case Gereja GKI Masaran
Berdasarkan uraian use case diatas di jelasakan bagaimana proses bisnis
Gereja Kristen Indonesia Masaran, terdapat tujuh stakeholder yang di bedakan
lagi menjadi dua yaitu internal dan eksternal, bagian internal yaitu Pendeta,
penatua persekutuan, penatua keuangan, penatua kespel, pegawai administrasi dan
bendahara komisi kemudian bagian eksternal yaitu jemaat. Dari proses bisnis
bidang persekutuan mengelola tentang pengelolaan jadwal ibadah pada gereja dan
pengelolaan liturgi ibadah, kemudian proses bisnis bidang kespel di dalamnya
terdapat berbagai macam kegiatan dari pelayanan diakonia, pemberian beasiswa
anak sekolah yang kurang mampu dan pelayanan kesehatan untuk jemaat,
kemudian proses bisnis bidang oikumene yaitu terdiri dari beberapa kegiatan luar
gereja baik dari lingkup klasis solo maupun sinode wilayah jawa tengah,
kemudian proses bisnis bidang pembinaan terdapat berbagai kegiatan pembinaan
untuk warga jemaat, di antaranya program katekisasi hingga pembinaan pengurus,
kemudian proses bisnis dari bidang penata layanan yaitu pengelolaan jadwal rapat
majelis sampai komisi-komisi di bawahnya, mengelola inventaris gereja dan
pembukuan keuangan greja, selanjutnya proses bisnis administrasi mengurus
masalah keseketariatan, kemudian bagian bendahara komisi mengelola
persembahan yang masuk tiap komisi. Dapat diketahui bahwa setiap bidang pada
proses utama memiliki keterkaitan, dan bidang utama terdiri dari aktifitas yang
saling terkait dengan proses pendukung. maka keterkaitan proses tersebut
dipetakan melalui arsitektur bisnis pada Gambar 15 sebagai berikut :
Gambar 15. Arsitektur Bisnis Gereja GKI Masaran
Berdasarkan pemetaan arsitektur bisnis yang digambarkan pada Gambar 15, hasil
pemetaan arsitektur gereja GKI Masaran ini di ambil berdasarkan use case yang di
buat, manajemen pada proses utama didukung oleh manajemen pada proses
pendukung, maka dapat dilihat semua manajemen di proses utama kecuali
manajemen oikumene selalu berhubungan oleh manajemen pengelolaan sumber
daya manusia, sedangkan khusus untuk manajemen penata layanan di dukung
oleh pengelolaan administrasi umum dan pengelolaan administrasi keuangan, ke
dua pengelolaan administrasi ini berhubungan dengan manajemen sumber daya
manusia.
Phase C. Information System Architecture
Pada tahapan information system architecture dilakukan perancangan arsitektur
data yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan data yang akan digunakan
pada arsitektur aplikasi. Tahap ini juga mengharuskan kombinasi dari beberapa
entitas data dan arsiktektur aplikasi. Dua tahapan dalam membuat arsitektur data
yaitu: (1) Pendefinisian entitas berdasarkan pada fungsi bisnis. (2) Pembuatan
model konsep dengan menggunakan Class Diagram. Model konseptual
merupakan pendefinisian sekumpulan entitas, atribut dan relasi yang digambarkan
menggunakan Class Diagram. Arsitektur aplikasi diidentifikasi berdasarkan pada
: (1) Kebutuhan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan pada setiap
fungsi bisnis. (2) Kebutuhan pertukaran informasi antar fungsi bisnis. (3)
Kebutuhan alat bantu di tiap fungsi bisnis.
Pada tahapan ini dilakukan pendefinisisan mengenai apa saja yang harus
dilakukan aplikasi untuk mengelola dan menyediakan informasi agar dapat
mendukung fungsi bisnis. Dari hasil identifikasi fungsi bisnis dapat ditentukan
daftar kandidat modul aplikasi yang diperlukan untuk mendukung fungsi aktivitas
utama pada Gereja GKI Masaran.
Berdasarkan observasi dan analisis, maka sistem informasi dan kandidat aplikasi
yang sesuai dan dapat dibangun dapat dilihat pada Tabel 1:
Tabel 1. Kandidat Aplikasi Gereja GKI Masaran
Kandidat aplikasi Gereja Kristen Indonesia masaran terdapat 11 aplikasi yang
terdiri dari 6 permodelan sistem informasi dari aktivitas utama dan aktivitas
pendukung, yang peratama dari sistem informasi persekutuan terdiri dari dua
kandidat aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan jadwal ibadah dan aplikasi
pengelolaan liturgi ibadah, pada bagian manajemen persekutuan ini memang di
fokuskan mengenai hal tentang persekutuan di Gereja Kristen Indonesia Masaran,
selanjutnya dari kelompok sistem informasi kespel terdapat tiga kandidat yaitu
aplikasi pengelolaan data beasiswa jemaat, aplikasi pengelolaan pelayanan
diakonia dan aplikasi pengelolaan pelayanan kesehatan, pada bagian manajemen
kespel ini berisi tentang kegiatan pelayanan khusus untuk jemaat Gereja Kristen
Indonesia, selanjutnya pada bagian manajemen pembinaan terdapat satu kandidat
aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan kegiatan pembinaan Gereja Kristen Indonesia
Masaran, kenapa hanya satu aplikasi di karenakan memang dalam bagian
manajemen pembinaan hanya berisi tentang kegiatan pembinaan-pembinaan,
selanjutnya pada bagian manajemen penata layanan terdapat tiga kandidat aplikasi
yaitu aplikasi pengelolaan jadwal rapat, aplikasi pembukuan keuangan dan
aplikasi pengelolaan inventaris gereja, kemudian pada bagian manajemen
oikumene terdapat satu kandidat aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan data kegiatan
luar gereja, kemudian pada bagian administrasi umum terdapat satu kandidat
aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan keseketariatan yaitu tentang kegiatan surat
menyurat.Arsitektur sistem aplikasi dapat dimodelkan menggunakan application
landscape, dimana arsitektur sistem aplikasi tersebut menggambarkan hubungan
kedekatan antar sistem aplikasi yang dapat terlihat pada Gambar 16 berikut :
Gambar 16. Arsitektur Sistem Aplikasi
Arsitektur sistem aplikasi terdiri dari Web Client yang berupa aplikasi
Desktop dan Web kemudian Web portal yang berisi aplikasi-aplikasi dari
pengelolaan jadwal ibadah hingga pengelolaan keseketariatan, aplikasi-aplikasi ini
berasal dari usulan aplikasi yang akan di buat di Gereja Kristen Indonesia
Masaran. Untuk mengoptimalkan lapisan arsitektur sistem aplikasi tersebut maka
di tambahkan lapisan user profil management yang berfungsi untuk mengatur
profil penggunaan aplikasi, kemudian adanya dukungan pada keamanan
infrastruktur jaringan berupa lapisan network security.Berdasarkan gambar
arsitektur sistem aplikasi pada Gambar 16, maka dapat dilakukan proses
pemetaan terhadap komponen infrastruktur yang mengacu pada Technical
Reference Model (TRM) TOGAF seperti terlihat pada Gambar 17 berikut :
Gambar 17. Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap Arsitektur Teknologi
Dari gambar di atas tentang pemetaan arsitektur sistem aplikasi terhadap arsitektur
teknologi terdapat hubungan di antara keduanya yang pertama bussines
application memiliki hubungan dengan arsitektur sistem aplikasi pada lapisan
client application yang berisi aplikasi-aplikasi yang nantinya akan di buat,.
Kemudian lapisan web portal berhubungan dengan infrastructure application dan
data interface. Kemudian pada lapisan user profil management berhubungan
dengan lapisan user interface pada arsitektur teknologi. Selanjutnya network
security sistem aplikasi berhubungan dengan lapisan security pada arsitektur
teknologi, dan lapisan operating system sampai dengan communication structure
pada lapisan arsitektur teknologi merupakan lapisan yang mendukung semua
lapisan pada arsitektur sistem aplikasi.
Phase D. Technology Architecture
Tahapan technology architecture merupakan tahapan pengembangan arsitektur
teknologi terkait dengan logika dan bentuk nyata aplikasi serta infrastruktur yang
direkomendasikan. Berdasarkan kondisi teknologi saat ini, maka arsitektur
teknologi yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Aliran informasi antara sistem aplikasi merupakan sebuah model yang
menggambarkan proses transformasi informasi antara sistem aplikasi yang telah
dirancang pada Gambar 16 yaitu arsitektur sistem aplikasi, aliran informasi antara
sistem aplikasi dapat dilihat pada Gambar 18 berikut:
Gambar 18. Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi
Gambar 18 menjelaskan bahwa sistem informasi pada setiap bagian yang ada
saling berhunungan dapat dilihat bahwa sistem informasi pembinaan, sistem
informasi oikumene, sistem informasi persekutuan, sistem informasi penata
layanan, sistem informasi kespel sejajar dan berhubungan langsung dengan Web
Portal kemudian sistem pengelolaan administrasi umum dan sistem pengelolaan
administrasi keuangan yang sebagai proses pendukung proses utama terhubung
dengan Client Application.
Skema infrasktruktur jaringan di Gereja Kristen Indonesia Masaran dapat dilihat
pada Gambar 19 berikut :
Gambar 19. Skema Jaringan Gereja Kristen Indonesia Masaran
Pada skema jaringan gereja Kristen Indonesia masaran menggunakan
topologi bus, jaringan internet yang di lindungi firewall kemudian modem
menyambung ke server kemudian server di sambungkan ke switch hub dan di
sambungkan ke beberapa komputer pada setiap bagiannya, pada masing-masing
bagian diberi satu komputer, karena di setiap bagian hanya terdapat satu operator,
dan hanya ada dua printer yang di letakkan pada bagian persekutuan dan
administrasi.
Phase E. Opportunities and Solution
Tahapan opportunities and solution mendefinisikan strategi & rencana
Implementasi pada Gereja Kristen Indonesia Masaran. Rencana implementasi
dapat dilihat pada tabel 2 :
Tabel 2. Rencana implementasi Gereja Kristen Indonesia Masaran
Kondisi di GKI Masaran ini belum sama sekali menggunakan sistem
informasi, sehingga kandidat aplikasi yang akan di buat oleh penulis semua akan
di rencanakan, mulai dari sistem informasi persekutuan sampai sistem informasi
administrasi umum.
Phase F. Migration Planning
Tahapan Migration Planning bertujuan mengidentifikasi parameter strategis. Pada
fase architecture vision dilakukan analisis terhadap kondisi saat ini. Sedangkan
pada fase information system architecture dan technology architecture dilakukan
pemodelan kebutuhan sistem informasi yang akan datang. Dari hasil analisis yang
telah dilakukan terdapat kesenjangan (gap) antara kondisi saat ini dengan usulan
untuk mencapai kondisi yang akan datang. Analisis kesenjangan dilakukan untuk
melihat perbandingan kondisi saat ini dengan setelah penerapan arsitektur yang
akan datang. Setelah itu dari hasil evaluasi kesenjangan dapat dibuat strategi
untuk penyelesaian permasalahan dengan perencanaan pembangunan sistem
informasi dan infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan.
Solusi rekomendasi untuk Gereja Kristen Indonesia Masaran dilihat dari kondisi
yang ada saaat ini dan permodelan sistem informasi yang akan datang,
berdasarkan tahapan TOGAF mulai dari architecture vision sampai technology
architecture dapat didefinisikan melalui renstra pembangunan sistem informasi
yang dapat dilihat pada Tabel 3 :
Tabel 3. Renstra Gereja Kristen Indonesia Masaran
Pada tahun pertama sistem informasi Manajemen persekutuan yang nantinya akan
dibangun terlebih dahulu karena berdasarkan analisa kebutuhan sistem informasi
manajemen persekutuan inilah yang merupakan sistem informasi utama yang akan
membantu gereja untuk mengelola kegiatan-kegiatan ibadah yang di lakukan di
Gereja GKI Masaran ini, kemudian pada tahun kedua akan dibangun sistem
informasi administrasi umum yang merupakan aktivitas pendukung, sistem ini
nantinya akan mengelola masalah keseketariatan gereja, selanjutnya pada tahun ke
yang sama di bangun sistem informasi pembinaan dimana sistem informasi ini di
gunakan untuk membantu proses pembinaan jemaat dalam hal organisasi maupun
pelayanan, di tahun ke tiga di bangun sistem informasi penata layanan ini
merupakan lanjutan dari proses pembinaan jemaat, kemudian pada tahun ke empat
akan di bangun sistem informasi kespel, kemudian di tahun terakhir akan di
bangun sistem informasi oikumene yang nantinya akan dibangun untuk memenuhi
proses bisnis pada Gereja Kristen Indonesia masaran.
5.
Kesimpulan
Hasil yang diperoleh dalam perencanaan strategis sisem informasi di Gereja
Kristen Indonesia Masaran, adalah antara lain bahwa sistem informasi pada gereja
Kristen Indonesia masaran belum terbentuk sehingga belum dapat menunjang
proses pelayanan yang ada secara maksimal. Solusi yang telah di susun pada
perencanaan strategis sistem informasi berfokus pada proses bisnis didefinisikan
menggunakan analisa value chain activity yang terdiri dari proses utama dan
proses pendukung sebagai pendukung proses utama. Proses utama meliputi
manajemen persekutuan, manajemen kespel, manajemen pembinaan, manajemen
penata layanan dan manajemen oikumene. Sedangkan, proses pendukung yang
berfungsi untuk mendukung proses utama meliputi manajemen pengelolaan
sumber daya manusia, pengelolaan administrasi umum, pengelolaan administrasi
keuangan. Hasil yang diperoleh dari analisa kebutuhan dan kondisi yang ada
adalah 6 permodelan sistem informasi dan 11 aplikasi dari 6 proses bisnis yang
akan diimplementasikan dalam jagka waktu 5 tahun. Model enterprise
architecture (EA) yang terbentuk dapat digunakan Gereja Kristen Indonesia
sebagai acuan perancangan sistem informasi. Arsitektur dan skema teknologi
infrastruktur yang dirancang merupakan rekomendasi yang sesuai dengan kondisi
struktur tiap bagian saat ini. Secara keseluruhan rekomendasi blueprint yang
dibangun berdasarkan model enterprise architecture (EA) dengan menggunakan
TOGAF ADM di Gereja Kristen Indonesia Masaran.
6.
Daftar Pustaka
[1]
Rochim, A., 2009, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan
Tinggi (Studi Kasus : Universitas Diponegoro Semarang), Semarang : Universitas
Diponegoro.
[2]
Widiatmo, R., 2012, Perencanaan Strategis Sistem Informasi/Teknologi
Informasi Menggunakan Kerangka
The Open Group Architecture
Framework(TOGAF)(Studi Kasus : Pemerintah Daerah Kabupaten Sumba
Barat), Salatiga : Universitas Kristen Satya Wacana.
[3] Gandhi, A., Kurniati, A., 2012, Perencanaan Strategi Sistem Informasi
Berbasis TOGAF ADM Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota
Yogyakarta , Bandung : Institut Teknologi Telkom.
[4]
Raschania, P., 2011, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus :
Bimbingan Belajar Bintang Pelajar. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah.
[5]
Ward, J., Peppard, J., 2002, Strategic Planning For Information System 3rd
Ed., UK: John Wiley & Sons, Ltd.
[6]
]Osvalds, 2001, Definition of Enterprise Architecture – Centric Models for
theSystems Engineer , TASC Inc.
[7]
Kourdi, H., 2007, Framework for Enterprise Architecture, IEEE:
September.
[8]
The Open Group, 2013, The Open Group Architecture Framework:
Architecture Development Method , https://www2.opengroup.org/ogsys, diakses: 6
juli 2014.
The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
(Studi Kasus : GKI Masaran)
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Stefanus Andre Laksono (682010077)
Charitas Fibriani, S.Kom., M.Eng
Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs.
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
ii
iii
iv
v
vi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan
The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
(Studi Kasus : GKI Masaran)
1
Stefanus Andre Laksono, 2Agustinus Fritz Wijaya, 3Charitas Fibriani
Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga 50711, Jawa Tengah, Indonesia
Email : 682010077@student.uksw.edu, agustinus.fritz@gmail.com,
charitasfibriani@yahoo.com
Abstract
The best Strategic planning is one of the most important things for a organization to be
able to run a good business processes.The business process in Masaran Indonesian
Christian Church has been running well though it still does not have infrastructure of
information system /information technology (IS/IT). So its needed the development of a
good framework for planning a return, designing and managing infrastructure IS/IT
Strategic information system planning is aimed to increase the benefit of business
organization. The stage of strategic information system planning in Masaran Indonesian
Christian Church is The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture
Development Method (ADM). TOGAF ADM consists of the stages to design an
Enterprise Architecture (EA) for an organization. The output is an architecture blueprint
in the enterprise scale as the orientation of the company to establish the IS/IT strategic
planning
Keywords : Strategic Planning, Information Systems, Information Technology, TOGAF
ADM, Enterprise Architecture.
Abstrak
Perencanaan strategis sistem informasi yang baik merupakan salah satu hal yang paling
penting bagi organisasi untuk bisa menjalankan proses bisnis yang baik.. Proses bisnis
Gereja Kristen Indonesia Masaran sudah berjalan dengan baik, namun masih belum
memiliki sebuah infrastruktur sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI). Sehingga
dibutuhkan pengembangan suatu kerangka kerja yang baik untuk merencanakan kembali,
merancang dan mengelola infrastruktur SI/TI. Perencanaan strategis sistem informasi
bertujuan untuk meningkatkan manfaat bisnis organisasi. Tahapan dalam perencanaan
strategis sistem informasi untuk Gereja Kristen Indonesia Masaran adalah The Open
Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Development Method (ADM).
TOGAF ADM berisi tahapan-tahapan untuk merancang sebuah Enterprise Architecture
(EA) bagi sebuah organisasi. Luaran yang dihasilkan adalah sebuah blueprint arsitektur
berskala enterprise sebagai pedoman bagi perusahaan untuk mewujudkan rencana
strategis SI/TI.
Kata Kunci : Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi, TOGAF ADM,
Enterprise Architecture .
1
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
2
1.
Pendahuluan
Sistem Informasi telah berkembang dari waktu ke waktu Sistem Informasi
merupakan salah satu penunjang proses pelayanan bagi suatu gereja untuk
mendukung dan membantu gereja dalam memaksimalkan proses pelayanan
grejawi dan membantu gereja dalam merealisasikan tujuan dari gereja .akan
tetapi peran sistem informasi di setiap gereja mempunyai peran yang berbeda –
beda sesuai dengan fungsi yang ada dalam gereja, sehingga perencanaan strategi
Sistem Informasi yang tepat sangat diperlukan untuk membantu sebuah
organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana pelayanannya
dan merealisasikan pencapian pelayanannya.
Organisasi yang menggunakan sistem informasi konvensional, dan belum
memiliki suatu perencanaan sistem informasi bisa dipastikan akan tertinggal
dengan organisasi pesaingnya yang telah memakai sistem informasi sebagai
pendukung kegiatan usaha mereka [1]. Perencanaan strategis sistem informasi
mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan sistem
informasi. Dokumen ini menjadi acuan dalam melakukan investasi sistem
informasi. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi sistem informasi yang
hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak
maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih [2].
Gereja Kristen Indonesia Masaran merupakan sebuah gereja yang memiliki
jemaat sekitar 370 orang yang berada di daerah desa masaran, dengan jemaat yang
sebanyak itu tentunya diperlukan Perencanaan Sistem Informasi namun dalam
menjalankan proses bisnisnya Gereja Kristen Indonesia Masaran masih
menggunakan sistem informasi konvensional. Masalah-masalah yang di alami
seperti belum terdapat pembagian tanggung jawab tugas penatua pada setiap
bidang yang ada, Gereja masih belum menggunakan teknologi sistem informasi
dalam setiap proses bisnisnya, dalam tata kelola administrasi maupun pengelolaan
data yang seharusnya dapat didukung dengan adanya teknologi infrastruktur
masih banyak kekurangan, khususnya dalam pengintegrasian data dan akses
koordinasi antar bagian. hal ini juga berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan
dan kecepatan pengelolaan data guna memberikan output untuk membantu
pengambilan keputusan.
Keselarasan penerapan sistem informasi dengan kebutuhan organisasi hanya
mampu dijawab dengan memperhatikan faktor integrasi di dalam
pengembangannya, tujuan integrasi sebenarnya adalah untuk mengurangi
kesenjangan yang terjadi dalam proses pengembangan sistem informasi.
Diperlukan kerangka kerja untuk merancang, mengelola dan merencanakan
infrastruktur sistem informasi yang disebut dengan enterprise architecture (EA)
dalam mengupayakan pengurangan kesenjangan tersebut. EA dipandang sebagai
sebuah pendekatan logis, komprehensif, dan holistik untuk merancang dan
mengimplementasikan sistem dan komponen sistem secara bersamaan, dengan
kata lain, EA mengintegrasikan sistem informasi di dalam suatu arsitektur [2].
Salah satu kerangka dalam pembuatan EA adalah TOGAF, pemilihan TOGAF
karena TOGAF memiliki fokus terhadap infrastuktur dan siklus Architecture
Development Method (ADM), TOGAF di gunakan untuk mengembangkan
Enterprise Architecture, dimana terdapat metode dan tools yang detil untuk
mengimplementasikannya dan bersifat open source.The Open Group Architecture
Framework (TOGAF) diharapkan dapat memberikan rencana strategis sistem
informasi dan model infrastruktur sistem informasi yang dapat dijadikan acuan
dalam mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengelola sistem informasi
serta infrastruktur teknologi informasi untuk Gereja Kristen Indonesia Masaran.
Penelitian ini hanya akan menganalisa 6 tahapan dari 9 tahapan yaitu Architecture
Vision, Business Architecture, Information System Architecture, dan Technology
Architecture, Opportunities Architecture, dan Migration Planning Analisa dari 6
tahapan tersebut akan menghasilkan luaran berupa Rencana Strategi Sistem
Informasi.
2.
Tinjaun Pustaka
Penelitian yang berjudul “Perencanaan Strategi Sistem Informasi Berbasis
TOGAF ADM Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta”.
Penelitian tersebut membahas tentang penggunaan TOGAF ADM yang mengacu
pada peraturan hukum yang berlaku, visi, misi dan aktivitas bisnis yang
dijalankan oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Penelitian
tersebut adalah berupa rancangan implementasi sistem informasi Disparbud kota
Yogyakarta yang disusun secara berjangka sehingga pelaksanaan fungsi
Disparbud dapat dioptimalkan. [3]
Penelitian mengenai perancangan strategis sistem informasi yang berjudul
“Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Bimbingan belajar Bintang
Pelajar”. Penelitian tersebut membahas tentang bagaimana memberikan gambaran
secara umum tentang perencanaan strategis sistem informasi menggunakan
metode SISP (Strategic Information System Planing ) Ward and Peppard. Manfaat
dari penelitian ini adalah untuk di jadikan referensi untuk bidang penelitian
perancanaan strategis sistem informasi dan memberikan sebuah perencanaan
strategis pada perusahaan. [4]
Penelitian yang dilakukan berjudul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi
kasus Gereja Kristen Indonesia Masaran dengan menggunakan The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) akan membahas mengenai bagaimana
merancang implementasi sistem informasi dan infrastruktur berdasarkan kerangka
kerja TOGAF fokus terhadap infrastuktur dan siklus Architecture Development
Method (ADM). Gereja Kristen Indonesia Masaran menggunakan TOGAF
Framework guna mendukung dan meningkatkan proses pelayanan grejawi.
Penelitian ini memiliki perbedaan dengan penelitian sebelumnya, penelitian yang
berjudul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Bimbingan belajar Bintang
Pelajar dan Perencanaan Strategi Sistem Informasi Berbasis TOGAF ADM Pada
Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta, penelitian ini lebih
difokuskan pada sebuah organisasi yaitu gereja yang bertujuan untuk merancang
implementasi sistem informasi dan infrastruktur pada gereja GKI Masaran
menggunakan TOGAF Framework guna mendukung dan meningkatkan proses
pelayanan. penulis menerapkan arsitektur ini hanya sampai enam tahapan ADM,
mulai dari Preliminary, Architecture Vision, Business Architecture, Information
System Architecture, Technology Architecture, Opportunities Architecture, dan
Migration Planning pada Sistem Informasi Gereja Kristen Indonesia Masaran.
Berdasarkan penelitian di atas, maka akan menjadi sebuah acuan yang mendasar
dalam penerapan metode, kasus dan hasil yang berbeda. Metode yang digunakan
adalah TOGAF ADM yang memberikan tahapan enterprise architecture secara
rinci dan spesifik terhadap proses bisnis.
Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi (Strategi SI/TI)
meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi
sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari strategi SI adalah
menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada
pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau guna
menjawab pertanyaan “bagaimana?” [5].
Enterprise architecture (EA) atau lebih dikenal dengan arsitektur enterprise
adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya termasuk informasi,
fungsionalitas/kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. EA adalah
sebuah sistem atau sekumpulan sistem [6]. Bagaimana implementasi dari EA bisa
digunakan oleh organisasi adalah sebaiknya organisasi mengadopsi sebuah
metode atau framework yang bisa digunakan dalam melakukan pengembangan
arsitektur enterprise tersebut. Sehingga, dengan ada metode EA diharapkan dapat
mengelola sistem yang kompleks dan dapat menyelaraskan bisnis dan TI yang
akan di investasikan [7].
TOGAF dimulai awal 1990-an sebagai metodologi untuk pengembangan
arsitektur teknis, dan telah dikembangkan oleh The Open Group ke dalam
kerangka arsitektur enterprise yang luas. Pada tahun 1995 , versi pertama dari
TOGAF (TOGAF 1.0) disajikan. Versi ini terutama didasarkan pada Architecture
Framework Teknis Pengelolaan Informasi (TAFIM), dikembangkan sejak tahun
1980 oleh Departemen Pertahanan AS (Wikipedia). TOGAF merupakan
kerangka dan metodologi untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi bisnis
yang ada pada sebuah organisasi. TOGAF membantu pelaksana untuk keluar
dalam metode yang ekslusif, memanfaatkan sumber daya secara efisien dan
efektif, dan kembali ke tujuan pokok investasi. Dipergunakan dengan bebas oleh
apapun organisasi yang mengembangkan untuk mendisain, evaluasi, dan
membangun enterprise architecture.
Gambar 1. Architecture Development Method Cycle [8]
Gambar 1 menyatakan visi dan prinsip yang jelas tentang bagaimana melakukan
pengembangan EA, prinsip tersebut digunakan sebagai ukuran dalam menilai
keberhasilan dari pengembangan EA oleh organisas,i prinsip-prinisip tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Prinsip Enterprise, yaitu pengembangan
arsitektur yang dilakukan diharapkan mendukung seluruh bagian organisasi,
termasuk unit-unit organisasi yang membutuhkan. (2) Prinsip Teknologi
Informasi (TI) lebih mengarahkan konsistensi penggunaan TI pada seluruh bagian
organisasi, termasuk unit - unit organisasi yang akan menggunakan. (3) Prinsip
Arsitektur adalah merancang arsitektur sistem berdasarkan kebutuhan proses
bisnis dan bagaimana mengimplementasikannya.
Berdasarkan siklus fase ADM pada Gambar 1, maka secara lebih detail
dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahap persiapan (Preliminary Phase): Konfirmasi kerangka pendukung dan
mengidentifikasi prinsip arsitektur.
Phase A: Architecture Vision. Mendefinisikan scope, visi organisasi dan
memetakan strategi keseluruhan.
Phase B: Business Architecture. Mendeskripsikan bisnis arsitektur saat ini,
menghindari dampak penyimpangan arsitektur.
Phase C: Information System Architecture. Mengembangkan arsitektur untuk data
dan aplikasi.
Phase D: Technology Architecture. Menciptakan keseluruhan infrastruktur
yang akan digunakan.
Phase E: Opportunities and Solutions. Mengembangkan strategi keseluruhan,
mencari solusi untuk perancangan pada phase sebelumnya.
Phase F: Migration Planning. Merencanakan persiapan migrasi kepada
perancangan yang telah dibuat.
Phase G: Implementation Governance. Melakukan implementasi terhadap
perancangan dan penerapan yang sudah ada.
Phase H: Architecture Change Management. Memonitor sistem yang sedang
berjalan untuk kepentingan perubahan dan menentukan apakah untuk mengawali
satu siklus baru perlu pengulangan kembali ke tahap persiapan.[8]
Penelitian ini hanya akan menganalisa 6 tahapan dari 9 tahapan diatas yaitu
Architecture Vision, Business Architecture, Information System Architecture, dan
Technology Architecture , Opportunities Architecture, dan Migration Planning
Analisa dari 6 tahapan tersebut akan menghasilkan luaran berupa Rencana
Strategi Sistem Informasi
3.
Tahapan Penelitian
Metode penelitian yang akan digunakan adalah kualitatif dengan
pendekatan deskriptif. Hal yang di lakukan dalam mendapatkan informasi dengan
cara mengungkap fakta, keadaan, fenomena dan keadaan yang terjadi saat
penelitian berjalan dan menyuguhkan data yang apa adanya. Data wawancara
yang didapatkan dari responden akan dideskripsikan sesuai dengan pengetahuan
dan pemahaman yang ada.
Tahapan penelitian yang dilakukan mengacu pada kerangka The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) yang merupakan kerangka penelitian untuk
melakukan desain, perencanaan, implementasi, dan tatakelola arsitektur sistem
informasi dan teknologi informasi (SI/TI) seperti pada Gambar 2:
Gambar 2. Tahapan Penelitian
Tahap pertama yaitu melakukan studi literatur untuk mencari informasi atau
referensi yang relevan dan sesuai dengan kerangka yang akan digunakan, dalam
hal ini yaitu kerangka The Open Group Architecture Framework (TOGAF).
bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan EA dan SI
yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM). Informasi atau
referensi yang digunakan pada penelitian ini berupa jurnal atau laporan penelitian
yang membahas mengenai konsep TOGAF, dan juga situs terpercaya pada
internet.
Tahap kedua yaitu pengumpulan data. Jenis data yang digunakan pada penelitian
ini adalah data primer. Data primer yang dibutuhkan untuk membantu dalam
menyelesaikan penelitian ini adalah gambaran umum kegiatan pelayanan, rencana
pelayanan dan strategi gereja, visi dan misi gereja, dan proses pelayanan grejawi.
Data ini secara langsung didapatkan dari obyek penelitian dengan melakukan
wawancara dan observasi terhadap Gereja Kristen Indonesia Masaran.
Wawancara yang dilakukan akan menggunakan metode wawancara bebas,
dimana wawancara yang susunan pertanyaannya tidak ditentukan lebih dahulu
dan pembicaraannya tergantung kepada suasana wawancara. Narasumber pada
penelitian ini adalah Bapak Pdt. Enos Bayu Setiadi selaku Pendeta muda di
Gereja Kristen Indonesia Masaran.selain itu melakukan observasi, Observasi yang
di lakukan adalah observasi langsung dimana memungkinkan bagi peneliti untuk
mengumpulkan data mengenai perilaku dan kejadian secara detail. Peneliti dalam
observasi langsung tidak berusaha untuk memanipulasi kejadian yang diamati.
Beberapa informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat),
pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian atau peristiwa, waktu, dan perasaan.
Alasan peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik
perilaku atau kejadian yang terjadi di Gereja Kristen Indonesia Masaran
Tahap ketiga yaitu penyusunan dan analisis data. Analisis data yang dilakukan
pada penelitian ini dilakukan dengan cara menganalisis hasil wawancara dan
observasi untuk mengambil kesimpulan tentang proses bisnis di Gereja Kristen
Indonesia Masaran sekarang ini. Analisis yang dilakukan adalah analisis kualitatif
deskriptif untuk memahami dan menjelaskan variabel-variabel yang diteliti,
kemudian menentukan pengukuran kecenderungan pemusatan pada masingmasing item pernyataan pada hasil wawancara.
Tahap keempat Tahap penyusunan & perencanaan strategi sistem informasi yang
didalamnya terdapat pengerjaan pembangunan arsitektur dengan menggunakan
TOGAF ADM, tahapan yang dilakukan meliputi 6 tahapan yaitu Architecture
Vision, Business Architecture, Information System Architectur Technology
Architecture, Opptunities and Solution, dan Migration Planing.
Preliminary Phase
Tahapan preliminary phase menentukan framework dan ruang lingkup Enterprise
Architecture (EA) yang akan dikembangkan serta pendefinisian dari unsur
manajemen dimana dibentuk tim arsitektur dan organisasi.
Architecture Vision
Tahapan architecture vision menentukan kebutuhan yang dibutuhkan untuk
perancangan arsitektur sistem informasi yang meliputi:
- Profil organisasi.
- Pendefinisian visi dan misi.
- Tujuan organisasi.
- Sasaran organisasi.
- Proses bisnis organisasi.
- Unit organisasi.
- Kondisi arsitektur saat ini
Business Architecture
Tahapan business architecture menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang
diinginkan berdasarkan skenario bisnis organisasi. Dalam tahapan ini ada tiga (3)
hal yang harus dilakukan, yaitu: (1) Menentukan sudut pandang untuk
memperlihatkan bagaimana stakeholder saling berhubungan. (2) Menentukan
sumber daya yang relevan, seperti model dan pola yang digunakan. (3) Memilih
dan menentukan tools dan metode umum untuk pemodelan seperti Unified
Modelling Language (UML) dan Bagan Hirarki Fungsi dapat digunakan untuk
membangun model yang diperlukan.
Information System Architecture
Tahapan information system architecture menentukan arsitektur data dan
arsitektur aplikasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data
digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Tools yang dapat
digunakan yaitu: Activity Diagram dan Class Diagram. Tahapan dalam membuat
arsitektur data adalah: (1) Mendefinisikan entitas. (2) Membuat model konseptual
relasi entitas. (3) Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana
kebutuhan aplikasi direncanakan, dengan tahapan: (1) Mendefiniskan aplikasi. (2)
Membuat model konseptual proses bisnis berdasarkan aktivitas skenario bisnis
dari aplikasi.
Technology Architecture
Tahapan technology architecture mendefinisikan teknologi - teknologi utama yang
dibutuhkan untuk menyediakan dukungan lingkungan teknologi bagi aplikasi
beserta data yang akan dikelola menggunakan teknologi tersebut. Untuk
membangun arsitektur teknologi dibutuhkan tahapan sebagai berikut: (1)
Mengidentifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform. (2) Mendefinisikan
platform dan distribusi teknologi. (3) Merelasikan platform teknologi dengan
aplikasi dan fungsi bisnis. (4) Mendistribusikan arsitektur teknologi. Hasil dari
tahapan ini adalah sebuah rancangan cetak biru (Blueprint) yang akan dijadikan
acuan oleh Gereja Kristen Indonesia Masaran dalam membangun EA.
Opportunities and Solution
Tahapan opportunities and solution berisi kegiatan yang di lakukan
meliputi :
(1)
Evaluasi & alternative implementasi, (2) mendefinisikan strategi &
rencana Implementasi.
Migration Planning
Tahapan migration planning melakukan penyusunan urutan proyek-proyek
berdasarkan prioritas dari berbagai perspektif dan manfaat dari proyek migrasi.
Dalam tahapan ini di lakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari
suatu sistem informasi.
4.
Pembahasan dan Analisis
Pembahasan bab ini pertama-tama akan mempersiapkan perancangan Enterprise
Architecture (EA) dengan menggunakan TOGAF. Tahapan-tahapan yang ada
pada TOGAF yaitu Preliminary, Architecture Vision dan Business Architecture
merupakan tahapan awal untuk mengenal obyek penelitian yaitu pada Gereja
GKI Masaran. Tahapan-tahapan selanjutnya adalah Information System
Architecture, Technology Architecture, Opptunities and Solution, Migration
Planing dan bertujuan untuk merancang Enterprise Architecture (EA) dan
memberi blueprint pada Organisasi.
Preliminary Phase
Pada tahapan ini berisi langkah-langkah persiapan perencanaan arsitektur
enterprise yaitu menentukan framework arsitektur, scope enterprise organisasi
dan ruang lingkup Enterprise Architecture (EA) yang akan dikembangkan serta
pendefinisian dari unsur manajemen dimana dibentuk tim arsitektur dan
organisasi. Pendefinisian proses bisnis pada Gereja GKI Masaran digambarkan
dengan menggunakan flowchart pada Gambar 3 :
Gambar 3. Flowchart bidang persekutuan penjadwalan ibadah
Gambar 4. Flowchart bidang persekutuan pengelolaan liturgi
Berdasarkan Gambar 3 dan 4 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang persekutuan, dalam bidang persekutuan terdapat dua
proses, yaitu penjadwalan ibadah dan pengelolaan liturgi ibadah.
Gambar 5. Flowchart bidang kespel pengelolaan beasiswa
Gambar 6. Flowchart bidang kespel pengelolaan pengelolaan diakonia
Gambar 7. Flowchart bidang kespel pengelolaan pelayanan kesehatan
Berdasarkan Gambar 5, 6 dan 7 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang kesaksian pelayanan atau disebut dengan kespel,
dalam bidang kespel terdapat tiga proses, yaitu pengelolaan data beasiswa anak
jemaat GKI Masaran bagi yang kurang mampu, pengelolaan pelayanan diakonia
bagi jemaat yang membutuhkan kemudian pelayanan kesehatan bagi jemaat.
Gambar 8. Flowchart bidang pembinaan pengelolaan kegiatan pembinaan
Berdasarkan Gambar 8, menggambarkan proses bisnis yang di lakukan penatua
pada bagian bidang pembinaan, dalam bidang pembinaan terdapat satu proses
yaitu pengelolaan kegiatan pembinaan yang ada di gereja, pembinaan ini meliputi
pembinaan majelis, pelayan berbagai komisi dan pembinaan bakat dan minat
jemaat.
Gambar 9. Flowchart bidang penata layanan pengelolaan jadwal rapat
Gambar 10. Flowchart bidang penata layanan pengelolaan inventaris gereja
Gambar 11. Flowchart bidang penata layanan pengelolaan keuangan
Berdasarkan Gambar 9, 10 dan 11 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang penata layanan, dalam bidang penata layanan terdapat
tiga proses yaitu pengelolaan jadwal segala rapat yang ada di gereja, kemudian
pengelolaan inventaris gereja dan pengelolaan keuangan dari komisi-komisi yang
ada dalam gereja.
Gambar 12. Flowchart bidang Oikumene pengelolaan kegiatan luar gereja
Gambar 13. Flowchart bidang administrasi pengelolaan keseketariatan
Berdasarkan Gambar 12 dan 13 menggambarkan proses bisnis yang di lakukan
penatua pada bagian bidang oikumene dan administrasi umum, dalam bidang
oikumene terdapat satu proses yaitu pengelolaan kegiatan luar gereja, baik sinode,
klasis maupun kegiatan antar gereja kecamatan, kemudian pada bidang
administrasi mengelola keseketariatan, baik tentang surat masuk maupun surat
keluar.
Framework yang digunakan untuk perencanaan arsitektur enterprise sistem
informasi pada Gereja GKI Masaran adalah TOGAF dengan metodologi yang
mengacu pada 6 dari 8 tahapan TOGAF ADM, yaitu : (1)Phase A : Architecture
Vision, (2)Phase B : Business Arsitecture, (3)Phase C : Information System
Architecture, (4)Phase D : Technology Architecture, (5)Phase E : Opptunities and
Solution, (6)Phase F : Migration Planing. Scoope enterprise pada penelitian ini,
yang akan dianalisa dan dilakukan permodelan arsitektur adalah 5 (lima) proses
aktivitas utama pada Gereja GKI Masaran, yaitu mencakup : Manajemen
Persekutuan, Manajemen Kespel, Manajemen Pembinaan, Manajemen Penata
Layanan dan Manajemen Oikumene. Proses aktivitas utama tersebut akan
diproses dan dikelola sedemikian rupa dengan mengacu kepada Requirement
Management yang berguna untuk memberikan gambaran kebutuhan EA yang
efektif bagi organisasi.
Prinsip-prinsip EA pada tahapan awal pengembangan EA yang dapat digunakan
adalah prinsip yang sifatnya umum namun memiliki hubungan dengan enterprise
yang dikembangkan. Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut: (1)
penyeragaman penggunaan teknologi, (2) Penerapan open source software, (3)
modularisasi komponen-komponen sistem, dan (4) penggunaan konsep reuse dan
penggunaan bersama (sharing).
Requirement Management
Tujuan utama dari requirement management adalah mengidentifikasi kebutuhan
proses EA yang sesuai dalam setiap proses ADM. Skenario bisnis menjadi hal
utama dalam pengembangan tahapan ini. Skenario bisnis mencakup core business,
proses bisnis, dan permasalahan bisnis organisasi.
Phase A. Architecture Vision
Tahap architecture vision akan dijelaskan mengenai kebutuhan terkait visi dan
misi perusahaan, profil organisasi, sasaran organisasi, struktur organisasi,
arsitektur dan kondisi penggunaan SI/TI organisasi saat ini di Gereja GKI
Masaran.
Phase B. Business Architecture
Tahap business architecture akan dilakukan analisa pada proses bisnis secara
lebih dalam, pada tahapan ini stakeholder pada bagian informatika akan
mengidentifikasi dan menganalisa proses bisnis agar relevan terhadap
perancangan yang akan dibuat. Permodelan tahapan ini dikelompokkan menjadi
dua yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung digambarkan menggunakan use
case diagram yang menjelaskan fungsi tiap proses bisnis yang ada pada Gereja
GKI Masaran. dapat di gambarkan dengan menggunakan pemodelan use case
diagram pada Gambar 14 sebagai berikut:
Pendeta
Mengelola bagian oikumene
Mengelola bagian pembinaan
Penatua
Persekutuan
Penatua penata
layanan
Penatua kespel
pegawai
administrasi
bendahara komisi
Mengelola bagian persekutuan
Mengelola bagian tata layanan
jemaat
Mengelola bagian kespel
Mengelola bagian keseketariatan
Mengelola data keuangan
Gambar 14. Use Case Gereja GKI Masaran
Berdasarkan uraian use case diatas di jelasakan bagaimana proses bisnis
Gereja Kristen Indonesia Masaran, terdapat tujuh stakeholder yang di bedakan
lagi menjadi dua yaitu internal dan eksternal, bagian internal yaitu Pendeta,
penatua persekutuan, penatua keuangan, penatua kespel, pegawai administrasi dan
bendahara komisi kemudian bagian eksternal yaitu jemaat. Dari proses bisnis
bidang persekutuan mengelola tentang pengelolaan jadwal ibadah pada gereja dan
pengelolaan liturgi ibadah, kemudian proses bisnis bidang kespel di dalamnya
terdapat berbagai macam kegiatan dari pelayanan diakonia, pemberian beasiswa
anak sekolah yang kurang mampu dan pelayanan kesehatan untuk jemaat,
kemudian proses bisnis bidang oikumene yaitu terdiri dari beberapa kegiatan luar
gereja baik dari lingkup klasis solo maupun sinode wilayah jawa tengah,
kemudian proses bisnis bidang pembinaan terdapat berbagai kegiatan pembinaan
untuk warga jemaat, di antaranya program katekisasi hingga pembinaan pengurus,
kemudian proses bisnis dari bidang penata layanan yaitu pengelolaan jadwal rapat
majelis sampai komisi-komisi di bawahnya, mengelola inventaris gereja dan
pembukuan keuangan greja, selanjutnya proses bisnis administrasi mengurus
masalah keseketariatan, kemudian bagian bendahara komisi mengelola
persembahan yang masuk tiap komisi. Dapat diketahui bahwa setiap bidang pada
proses utama memiliki keterkaitan, dan bidang utama terdiri dari aktifitas yang
saling terkait dengan proses pendukung. maka keterkaitan proses tersebut
dipetakan melalui arsitektur bisnis pada Gambar 15 sebagai berikut :
Gambar 15. Arsitektur Bisnis Gereja GKI Masaran
Berdasarkan pemetaan arsitektur bisnis yang digambarkan pada Gambar 15, hasil
pemetaan arsitektur gereja GKI Masaran ini di ambil berdasarkan use case yang di
buat, manajemen pada proses utama didukung oleh manajemen pada proses
pendukung, maka dapat dilihat semua manajemen di proses utama kecuali
manajemen oikumene selalu berhubungan oleh manajemen pengelolaan sumber
daya manusia, sedangkan khusus untuk manajemen penata layanan di dukung
oleh pengelolaan administrasi umum dan pengelolaan administrasi keuangan, ke
dua pengelolaan administrasi ini berhubungan dengan manajemen sumber daya
manusia.
Phase C. Information System Architecture
Pada tahapan information system architecture dilakukan perancangan arsitektur
data yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan data yang akan digunakan
pada arsitektur aplikasi. Tahap ini juga mengharuskan kombinasi dari beberapa
entitas data dan arsiktektur aplikasi. Dua tahapan dalam membuat arsitektur data
yaitu: (1) Pendefinisian entitas berdasarkan pada fungsi bisnis. (2) Pembuatan
model konsep dengan menggunakan Class Diagram. Model konseptual
merupakan pendefinisian sekumpulan entitas, atribut dan relasi yang digambarkan
menggunakan Class Diagram. Arsitektur aplikasi diidentifikasi berdasarkan pada
: (1) Kebutuhan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan pada setiap
fungsi bisnis. (2) Kebutuhan pertukaran informasi antar fungsi bisnis. (3)
Kebutuhan alat bantu di tiap fungsi bisnis.
Pada tahapan ini dilakukan pendefinisisan mengenai apa saja yang harus
dilakukan aplikasi untuk mengelola dan menyediakan informasi agar dapat
mendukung fungsi bisnis. Dari hasil identifikasi fungsi bisnis dapat ditentukan
daftar kandidat modul aplikasi yang diperlukan untuk mendukung fungsi aktivitas
utama pada Gereja GKI Masaran.
Berdasarkan observasi dan analisis, maka sistem informasi dan kandidat aplikasi
yang sesuai dan dapat dibangun dapat dilihat pada Tabel 1:
Tabel 1. Kandidat Aplikasi Gereja GKI Masaran
Kandidat aplikasi Gereja Kristen Indonesia masaran terdapat 11 aplikasi yang
terdiri dari 6 permodelan sistem informasi dari aktivitas utama dan aktivitas
pendukung, yang peratama dari sistem informasi persekutuan terdiri dari dua
kandidat aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan jadwal ibadah dan aplikasi
pengelolaan liturgi ibadah, pada bagian manajemen persekutuan ini memang di
fokuskan mengenai hal tentang persekutuan di Gereja Kristen Indonesia Masaran,
selanjutnya dari kelompok sistem informasi kespel terdapat tiga kandidat yaitu
aplikasi pengelolaan data beasiswa jemaat, aplikasi pengelolaan pelayanan
diakonia dan aplikasi pengelolaan pelayanan kesehatan, pada bagian manajemen
kespel ini berisi tentang kegiatan pelayanan khusus untuk jemaat Gereja Kristen
Indonesia, selanjutnya pada bagian manajemen pembinaan terdapat satu kandidat
aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan kegiatan pembinaan Gereja Kristen Indonesia
Masaran, kenapa hanya satu aplikasi di karenakan memang dalam bagian
manajemen pembinaan hanya berisi tentang kegiatan pembinaan-pembinaan,
selanjutnya pada bagian manajemen penata layanan terdapat tiga kandidat aplikasi
yaitu aplikasi pengelolaan jadwal rapat, aplikasi pembukuan keuangan dan
aplikasi pengelolaan inventaris gereja, kemudian pada bagian manajemen
oikumene terdapat satu kandidat aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan data kegiatan
luar gereja, kemudian pada bagian administrasi umum terdapat satu kandidat
aplikasi yaitu aplikasi pengelolaan keseketariatan yaitu tentang kegiatan surat
menyurat.Arsitektur sistem aplikasi dapat dimodelkan menggunakan application
landscape, dimana arsitektur sistem aplikasi tersebut menggambarkan hubungan
kedekatan antar sistem aplikasi yang dapat terlihat pada Gambar 16 berikut :
Gambar 16. Arsitektur Sistem Aplikasi
Arsitektur sistem aplikasi terdiri dari Web Client yang berupa aplikasi
Desktop dan Web kemudian Web portal yang berisi aplikasi-aplikasi dari
pengelolaan jadwal ibadah hingga pengelolaan keseketariatan, aplikasi-aplikasi ini
berasal dari usulan aplikasi yang akan di buat di Gereja Kristen Indonesia
Masaran. Untuk mengoptimalkan lapisan arsitektur sistem aplikasi tersebut maka
di tambahkan lapisan user profil management yang berfungsi untuk mengatur
profil penggunaan aplikasi, kemudian adanya dukungan pada keamanan
infrastruktur jaringan berupa lapisan network security.Berdasarkan gambar
arsitektur sistem aplikasi pada Gambar 16, maka dapat dilakukan proses
pemetaan terhadap komponen infrastruktur yang mengacu pada Technical
Reference Model (TRM) TOGAF seperti terlihat pada Gambar 17 berikut :
Gambar 17. Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap Arsitektur Teknologi
Dari gambar di atas tentang pemetaan arsitektur sistem aplikasi terhadap arsitektur
teknologi terdapat hubungan di antara keduanya yang pertama bussines
application memiliki hubungan dengan arsitektur sistem aplikasi pada lapisan
client application yang berisi aplikasi-aplikasi yang nantinya akan di buat,.
Kemudian lapisan web portal berhubungan dengan infrastructure application dan
data interface. Kemudian pada lapisan user profil management berhubungan
dengan lapisan user interface pada arsitektur teknologi. Selanjutnya network
security sistem aplikasi berhubungan dengan lapisan security pada arsitektur
teknologi, dan lapisan operating system sampai dengan communication structure
pada lapisan arsitektur teknologi merupakan lapisan yang mendukung semua
lapisan pada arsitektur sistem aplikasi.
Phase D. Technology Architecture
Tahapan technology architecture merupakan tahapan pengembangan arsitektur
teknologi terkait dengan logika dan bentuk nyata aplikasi serta infrastruktur yang
direkomendasikan. Berdasarkan kondisi teknologi saat ini, maka arsitektur
teknologi yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Aliran informasi antara sistem aplikasi merupakan sebuah model yang
menggambarkan proses transformasi informasi antara sistem aplikasi yang telah
dirancang pada Gambar 16 yaitu arsitektur sistem aplikasi, aliran informasi antara
sistem aplikasi dapat dilihat pada Gambar 18 berikut:
Gambar 18. Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi
Gambar 18 menjelaskan bahwa sistem informasi pada setiap bagian yang ada
saling berhunungan dapat dilihat bahwa sistem informasi pembinaan, sistem
informasi oikumene, sistem informasi persekutuan, sistem informasi penata
layanan, sistem informasi kespel sejajar dan berhubungan langsung dengan Web
Portal kemudian sistem pengelolaan administrasi umum dan sistem pengelolaan
administrasi keuangan yang sebagai proses pendukung proses utama terhubung
dengan Client Application.
Skema infrasktruktur jaringan di Gereja Kristen Indonesia Masaran dapat dilihat
pada Gambar 19 berikut :
Gambar 19. Skema Jaringan Gereja Kristen Indonesia Masaran
Pada skema jaringan gereja Kristen Indonesia masaran menggunakan
topologi bus, jaringan internet yang di lindungi firewall kemudian modem
menyambung ke server kemudian server di sambungkan ke switch hub dan di
sambungkan ke beberapa komputer pada setiap bagiannya, pada masing-masing
bagian diberi satu komputer, karena di setiap bagian hanya terdapat satu operator,
dan hanya ada dua printer yang di letakkan pada bagian persekutuan dan
administrasi.
Phase E. Opportunities and Solution
Tahapan opportunities and solution mendefinisikan strategi & rencana
Implementasi pada Gereja Kristen Indonesia Masaran. Rencana implementasi
dapat dilihat pada tabel 2 :
Tabel 2. Rencana implementasi Gereja Kristen Indonesia Masaran
Kondisi di GKI Masaran ini belum sama sekali menggunakan sistem
informasi, sehingga kandidat aplikasi yang akan di buat oleh penulis semua akan
di rencanakan, mulai dari sistem informasi persekutuan sampai sistem informasi
administrasi umum.
Phase F. Migration Planning
Tahapan Migration Planning bertujuan mengidentifikasi parameter strategis. Pada
fase architecture vision dilakukan analisis terhadap kondisi saat ini. Sedangkan
pada fase information system architecture dan technology architecture dilakukan
pemodelan kebutuhan sistem informasi yang akan datang. Dari hasil analisis yang
telah dilakukan terdapat kesenjangan (gap) antara kondisi saat ini dengan usulan
untuk mencapai kondisi yang akan datang. Analisis kesenjangan dilakukan untuk
melihat perbandingan kondisi saat ini dengan setelah penerapan arsitektur yang
akan datang. Setelah itu dari hasil evaluasi kesenjangan dapat dibuat strategi
untuk penyelesaian permasalahan dengan perencanaan pembangunan sistem
informasi dan infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan.
Solusi rekomendasi untuk Gereja Kristen Indonesia Masaran dilihat dari kondisi
yang ada saaat ini dan permodelan sistem informasi yang akan datang,
berdasarkan tahapan TOGAF mulai dari architecture vision sampai technology
architecture dapat didefinisikan melalui renstra pembangunan sistem informasi
yang dapat dilihat pada Tabel 3 :
Tabel 3. Renstra Gereja Kristen Indonesia Masaran
Pada tahun pertama sistem informasi Manajemen persekutuan yang nantinya akan
dibangun terlebih dahulu karena berdasarkan analisa kebutuhan sistem informasi
manajemen persekutuan inilah yang merupakan sistem informasi utama yang akan
membantu gereja untuk mengelola kegiatan-kegiatan ibadah yang di lakukan di
Gereja GKI Masaran ini, kemudian pada tahun kedua akan dibangun sistem
informasi administrasi umum yang merupakan aktivitas pendukung, sistem ini
nantinya akan mengelola masalah keseketariatan gereja, selanjutnya pada tahun ke
yang sama di bangun sistem informasi pembinaan dimana sistem informasi ini di
gunakan untuk membantu proses pembinaan jemaat dalam hal organisasi maupun
pelayanan, di tahun ke tiga di bangun sistem informasi penata layanan ini
merupakan lanjutan dari proses pembinaan jemaat, kemudian pada tahun ke empat
akan di bangun sistem informasi kespel, kemudian di tahun terakhir akan di
bangun sistem informasi oikumene yang nantinya akan dibangun untuk memenuhi
proses bisnis pada Gereja Kristen Indonesia masaran.
5.
Kesimpulan
Hasil yang diperoleh dalam perencanaan strategis sisem informasi di Gereja
Kristen Indonesia Masaran, adalah antara lain bahwa sistem informasi pada gereja
Kristen Indonesia masaran belum terbentuk sehingga belum dapat menunjang
proses pelayanan yang ada secara maksimal. Solusi yang telah di susun pada
perencanaan strategis sistem informasi berfokus pada proses bisnis didefinisikan
menggunakan analisa value chain activity yang terdiri dari proses utama dan
proses pendukung sebagai pendukung proses utama. Proses utama meliputi
manajemen persekutuan, manajemen kespel, manajemen pembinaan, manajemen
penata layanan dan manajemen oikumene. Sedangkan, proses pendukung yang
berfungsi untuk mendukung proses utama meliputi manajemen pengelolaan
sumber daya manusia, pengelolaan administrasi umum, pengelolaan administrasi
keuangan. Hasil yang diperoleh dari analisa kebutuhan dan kondisi yang ada
adalah 6 permodelan sistem informasi dan 11 aplikasi dari 6 proses bisnis yang
akan diimplementasikan dalam jagka waktu 5 tahun. Model enterprise
architecture (EA) yang terbentuk dapat digunakan Gereja Kristen Indonesia
sebagai acuan perancangan sistem informasi. Arsitektur dan skema teknologi
infrastruktur yang dirancang merupakan rekomendasi yang sesuai dengan kondisi
struktur tiap bagian saat ini. Secara keseluruhan rekomendasi blueprint yang
dibangun berdasarkan model enterprise architecture (EA) dengan menggunakan
TOGAF ADM di Gereja Kristen Indonesia Masaran.
6.
Daftar Pustaka
[1]
Rochim, A., 2009, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan
Tinggi (Studi Kasus : Universitas Diponegoro Semarang), Semarang : Universitas
Diponegoro.
[2]
Widiatmo, R., 2012, Perencanaan Strategis Sistem Informasi/Teknologi
Informasi Menggunakan Kerangka
The Open Group Architecture
Framework(TOGAF)(Studi Kasus : Pemerintah Daerah Kabupaten Sumba
Barat), Salatiga : Universitas Kristen Satya Wacana.
[3] Gandhi, A., Kurniati, A., 2012, Perencanaan Strategi Sistem Informasi
Berbasis TOGAF ADM Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota
Yogyakarta , Bandung : Institut Teknologi Telkom.
[4]
Raschania, P., 2011, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus :
Bimbingan Belajar Bintang Pelajar. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah.
[5]
Ward, J., Peppard, J., 2002, Strategic Planning For Information System 3rd
Ed., UK: John Wiley & Sons, Ltd.
[6]
]Osvalds, 2001, Definition of Enterprise Architecture – Centric Models for
theSystems Engineer , TASC Inc.
[7]
Kourdi, H., 2007, Framework for Enterprise Architecture, IEEE:
September.
[8]
The Open Group, 2013, The Open Group Architecture Framework:
Architecture Development Method , https://www2.opengroup.org/ogsys, diakses: 6
juli 2014.