Kesekretariatan II Contoh Dokumen Perjal (1)
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Tugas Kesekretariatan II
Palembang, 17 Maret 2014
Anggota Kelompok:
Bisma Reza Putra
Dian Yusida Situmorang
Erlita
Febriyenti
Nyimas Halimah Tusyakdiah
Studi Kasus:
BUSINESS TRAVEL ARRANGEMENT
PT Conoco Philips, Jl. Selada Ujung No. 92, Palembang, menugaskan manajer produksinya yaitu Ir.
Hatty Harian untuk menghadiri workshop tentang Total Quality Management di Manado.
Workshop itu diselenggarakan di hotel Aryaduta Hotel, Jl Kapten Pierre Tendean Boulevard, Manado
pada tanggal 1 dan 2 April 2014.
Jadwal workshp:
Hari pertama: 08.00-17.00
Hari kedua : 08.00-12.00
Pada hari kedua, setelah workshop selesai, Pak Hatty minta waktu untuk mengunjungi taman laut
Bunaken dan membeli oleh-oleh.
Pada tanggal 3 April 2014 pukul 10.00-12.00 mengadakan pertemuan dengan Ir. Yusuf Kalla di PT
Bukaka, Jl. Seram 56 Makassar. Pada hari itu juga, Pak Hatty akan mengunjungi pameran produksi di
gedung pameran Jl. Sultan Hasanuddin No. 25, dan pameran tersebut dibuka dari pukul 09.00-19.00
waktu setempat.
Setelah selesai tugasnya, Pak Hatty ingin segera pulang ke Palembang karena masih banyak tugas
yang harus diselesaikan di Palembang. PT Conoco Philips memberikan kebijaksanaan bahwa setiap
manajer yang melakukan perjalanan dinas diberikan fasilitas sebaik-baik]nya.
Berdasarkan informasi di atas, maka aturlah perjalanan dinas tersebut:
1.
2.
3.
4.
5.
Tentukan transportasinya (jenis, kelas, harga, jadwal dan transport dalam kota)
Tentukan akomodasinya (jenis, alamat, kelas, harga)
Buatkan surat pemesanan kamar hotel yang telah Saudara tentukan di atas
Buatlah surat perjanjian dengan PT Bukaka
Susunlah jadwal perjalanan dinas (Itenerary) dari mulai berangkat sampai tba kembali di
Palembang.
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Nomor: 024/JT/III/2014
20 Maret 2014
Yth. Sekretaris Direksi
PT. Bukaka Singtel Internasional
JL. Dr Sam Ratulangi, 20,
Makassar, 90125
Hal: Permohonan Janji Temu dengan Bapak Ir. Jusuf Kalla
Dengan hormat,
Manajer kami, Bapak Ir. Hatty Harian bermaksud mengadakan pertemuan bisnis dengan
Bapak Ir. Jusuf Kalla. Pertemuan tersebut kami rencanakan dilangsungkan pada
Hari/Tanggal
: Kamis, 3 April 2014.
Waktu
: 10.00-12.00 WIT
Tempat
: PT Bukaka Jl. Dr Sam Ratulangi No. 20 Makasar
Sehubungan dengan rencana di atas, kami ingin mengetahui apakah pada tanggal dan waktu
serta maksud kunjungan direktur kami dapat diterima oleh pihak Bapak Jusuf Kalla sendiri. Kami
menunggu kabar dari saudara.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris Direksi
Ruth Sahanaya
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Nomor: 024/JT/III/2014
20 Maret 2014
Yth. Resepsionis Hotel Aryaduta Manado
PT. Kapten Pierre Tendean Boulevard
Manado
Hal: Reservasi Kamar Hotel
Dengan hormat,
Manajer kami, Bapak Ir. Hatty Harian bermaksud mengadakan kunjungan ke kota Manado
pada tanggal 31 Maret 2014 s.d 3 April 2014 untuk urusan dinas.
Sehubungan dengan rencana di atas, kami berniat memesan kamar inap untuk beliau terhitung
sejak kedatangan beliau pada
1. Hari/Tanggal check in : 31 Maret 2014
Waktu check in
: 23.25 WIT
2. Hari/Tanggal check out : 3 April 2014
Waktu check out
: 06.00 WIT
Sesuai dengan data yang Anda sediakan di website hotel, kami bermaksud memesan kamar
jenis Super Deluxe. Kami juga memohon bantuan Anda untuk menyiapkan fasilitas workshop yang
akan kami selenggarakan pada
1.
Hari/Tanggal : Selasa, 1 April 2014
Waktu
2.
: 08.00-17.00 WIT
Hari/Tanggal : Rabu, 2 April 2014
Waktu
: 08.00-12.00 WIT.
Demikianlah surat reservasi ini kami sampaikan. Semoga rencana ini dapat kita laksanakan
dengan baik. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris Direksi
Ruth Sahanaya
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Rincian Akomodasi Perjalanan Manajer Produksi
Manado dan Makassar, 31 Maret 2014 s.d 03 April 2014
Pemesan
: Ruth Sahanaya
Tanggal Pemesanan
: 20 Maret 2014
Nama Tamu
: Ir. Hatty Harryan
Nama hotel
: Hotel Aryaduta Manado
Alamat
: Jl. Pierre Tendean Boulevard, Manado
No. Telepon
: 0431-487699
Jenis hotel
: Hotel Bintang Lima
Jenis kamar
: Super Deluxe
Nama terdaftar
: Ir. Hatty Harryan
Tanggal Check In
: 31 Maret 2014
Waktu Check In
: 23.30 WITA
Fasilitas yang dipesan :
-
Layanan workshop untuk jadwal:
Tanggal 1 April 2014 pukul 08.00 s.d 17.00 WITA
Tanggal 2 April 2014 pukul 08.00 s. d12.00 WITA
-
Layanan antar jemput bandara-hotel pada 31 Maret 2014 dan 02
April 2014
Total biaya
: Rp 6.318.000,-
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Rincian Biaya Perjalanan Manajer Produksi
Manado dan Makassar, 31 Maret 2014 s.d 03 April 2014
No. Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jumlah
Penerbangan Palembang-Manado
Total biaya hotel Aryaduta Manado
Penerbangan Manado-Makassar
Transport dari Pameran Produksi-Bandara Sultan
Hasanuddin (Taxi Blue Bird)
Penerbangan Makassar-Palembang
Uang saku
Rp. 1.970.000,Rp. 6.318.999,Rp. 746.500,-
Total Biaya Perjalanan
Rp. 21.162.299,-
Rp. 50.000,Rp. 2.076.800,Rp. 10.000.000,-
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
DAFTAR PERJALANAN
Manado dan Makassar, 31 Maret 2014 s.d 4 April 2014
Hari/Tanggal
Senin,
31 Maret 2014
Selasa,
01 April 2014
Rabu,
02 April 2014
Kamis,
03 April 2014
Waktu
Kegiatan
Keterangan
15.30-16.35 WIB
Perjalanan
Palembang-Jakarta
16.35-18.30
WIB
18.30 WIB -22.55
WITA
Transit Jakarta
(ISHOMA)
Perjalanan
Cengkareng-Manado
22.55-23.30 WITA
Tiba di Manado, menuju
Hotel Aryaduta
23.30 WITA
05.00-07.00 WITA
Check in
Persiapan workshop
07.00-08.00 WITA
Sarapan pagi
Ruang makan hotel
08.00-17.00
Workshop hari pertama
Di ruang workshop
Hotel Aryaduta
17.00
05.00-07.00
Istirahat
Persiapan
Kamar hotel
07.00-08.00
08.00-12.00
Sarapan pagi
Workshop hari kedua
Ruang makan hotel
Di ruang workshop
Hotel Aryaduta
12.00-13.30
13.30-13.55
ISHOMA
Menuju Pasar Bersehati
Manado
13.55-14.20
Menuju Bunaken
17.20-18.10
Perjalanan kembali ke
hotel
Istirahat
Persiapan menuju
Makassar
16.10
05.00-06.00
06.00-06.45
Check out dan memulai
perjalanan menuju
bandara Sam Ratulangi
Garuda Airlines
GA 113
(Eksekutif)
Bandara Soekarno-Hatta
Garuda Airlines
GA 606
(Eksekutif)
Dijemput mobil Hotel
Aryaduta dengan
alamat:
Jl Kapten Pierre
Tendean Boulevard,
Manado
Kamar Super Deluxe
Taxi Blue Bird,
(0431)86 1234
Sewa kapal pribadi dari
Pasar Bersehati Manado
ke Bunaken
Transportasi yang sama
Di hotel
Menggunakan fasilitas
transfer bandara milik
hotel Aryaduta
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
06.45-08.25
08.25-09.00
Perjalanan dari Sam
Ratulangi (Manado) ke
Sultan Hasanuddin
(Makassar)
Tiba di Makassar,
menuju PT Bukaka
Lion Air JT-741
(Eksekutif)
Dijemput mobil dinas
PT Bukaka yang
beralamat di Jl. Seram
No. 56, Makassar
Di PT Bukaka
09.00-10.00
Persiapan pertemuan
dengan Pak Jusuf Kalla
10.00-12.00
Pertemuan dengan Pak
Jusuf Kalla di PT Bukaka
ISHOMA
PT Bukaka
12.00-12.30
Perjalanan menuju
Pameran Produksi
Diantar mobil dinas PT
Bukaka
12.30-15.15
Jalan Sultan Hasanuddin
No. 25
Menggunakan Blue Bird
(0411- 888898)
16.05 WITA –
20.15 WIB
Melihat pameran
produksi
Perjalanan menuju
Bandara Sultan
Hasanuddin
Perjalanan MakassarPalembang
20.15 WIB
Tiba di Palembang
12.00-13.00
14.30-15.00
Garuda Airlines
GA 643
(Eksekutif)
Dijemput mobil
perusahaan
Palembang, 21 Maret 2014
Mengetahui,
Dibuat Oleh,
Hatty Harian, M.Ba
Manajer Produksi
Ruth Sahanaya
Sekretaris
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta Perjalanan
Peta perjalanan Palembang-Jakarta
Peta perjalanan Jakarta-Manado
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan Bandara Sam Ratulangi Manado-Hotel Aryaduta Manado
Peta perjalanan Hotel Aryaduta Manado-Pasar Bersehati Manado
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan Hotel Aryaduta Manado-Pasar Bersehati Manado-Bunaken
Peta perjalanan Bandara Sam Ratulangi Manado-Bandara Sultan Hasanuddin Makassar
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan Bandara Sultan Hasanuddin Makassar-Jalan Sultan Hasanuddin No. 25 (Pameran Produksi)
Peta perjalanan Jalan Sultan Hasanuddin No. 25 Makassar-PT Bukaka Singtel Internasional
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan PT Bukaka Singtel Internasional-Bandara Sultan Hasanuddin Makassar
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Tugas Kesekretariatan II
Palembang, 17 Maret 2014
Anggota Kelompok:
Bisma Reza Putra
Dian Yusida Situmorang
Erlita
Febriyenti
Nyimas Halimah Tusyakdiah
Studi Kasus:
BUSINESS TRAVEL ARRANGEMENT
PT Conoco Philips, Jl. Selada Ujung No. 92, Palembang, menugaskan manajer produksinya yaitu Ir.
Hatty Harian untuk menghadiri workshop tentang Total Quality Management di Manado.
Workshop itu diselenggarakan di hotel Aryaduta Hotel, Jl Kapten Pierre Tendean Boulevard, Manado
pada tanggal 1 dan 2 April 2014.
Jadwal workshp:
Hari pertama: 08.00-17.00
Hari kedua : 08.00-12.00
Pada hari kedua, setelah workshop selesai, Pak Hatty minta waktu untuk mengunjungi taman laut
Bunaken dan membeli oleh-oleh.
Pada tanggal 3 April 2014 pukul 10.00-12.00 mengadakan pertemuan dengan Ir. Yusuf Kalla di PT
Bukaka, Jl. Seram 56 Makassar. Pada hari itu juga, Pak Hatty akan mengunjungi pameran produksi di
gedung pameran Jl. Sultan Hasanuddin No. 25, dan pameran tersebut dibuka dari pukul 09.00-19.00
waktu setempat.
Setelah selesai tugasnya, Pak Hatty ingin segera pulang ke Palembang karena masih banyak tugas
yang harus diselesaikan di Palembang. PT Conoco Philips memberikan kebijaksanaan bahwa setiap
manajer yang melakukan perjalanan dinas diberikan fasilitas sebaik-baik]nya.
Berdasarkan informasi di atas, maka aturlah perjalanan dinas tersebut:
1.
2.
3.
4.
5.
Tentukan transportasinya (jenis, kelas, harga, jadwal dan transport dalam kota)
Tentukan akomodasinya (jenis, alamat, kelas, harga)
Buatkan surat pemesanan kamar hotel yang telah Saudara tentukan di atas
Buatlah surat perjanjian dengan PT Bukaka
Susunlah jadwal perjalanan dinas (Itenerary) dari mulai berangkat sampai tba kembali di
Palembang.
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Nomor: 024/JT/III/2014
20 Maret 2014
Yth. Sekretaris Direksi
PT. Bukaka Singtel Internasional
JL. Dr Sam Ratulangi, 20,
Makassar, 90125
Hal: Permohonan Janji Temu dengan Bapak Ir. Jusuf Kalla
Dengan hormat,
Manajer kami, Bapak Ir. Hatty Harian bermaksud mengadakan pertemuan bisnis dengan
Bapak Ir. Jusuf Kalla. Pertemuan tersebut kami rencanakan dilangsungkan pada
Hari/Tanggal
: Kamis, 3 April 2014.
Waktu
: 10.00-12.00 WIT
Tempat
: PT Bukaka Jl. Dr Sam Ratulangi No. 20 Makasar
Sehubungan dengan rencana di atas, kami ingin mengetahui apakah pada tanggal dan waktu
serta maksud kunjungan direktur kami dapat diterima oleh pihak Bapak Jusuf Kalla sendiri. Kami
menunggu kabar dari saudara.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris Direksi
Ruth Sahanaya
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Nomor: 024/JT/III/2014
20 Maret 2014
Yth. Resepsionis Hotel Aryaduta Manado
PT. Kapten Pierre Tendean Boulevard
Manado
Hal: Reservasi Kamar Hotel
Dengan hormat,
Manajer kami, Bapak Ir. Hatty Harian bermaksud mengadakan kunjungan ke kota Manado
pada tanggal 31 Maret 2014 s.d 3 April 2014 untuk urusan dinas.
Sehubungan dengan rencana di atas, kami berniat memesan kamar inap untuk beliau terhitung
sejak kedatangan beliau pada
1. Hari/Tanggal check in : 31 Maret 2014
Waktu check in
: 23.25 WIT
2. Hari/Tanggal check out : 3 April 2014
Waktu check out
: 06.00 WIT
Sesuai dengan data yang Anda sediakan di website hotel, kami bermaksud memesan kamar
jenis Super Deluxe. Kami juga memohon bantuan Anda untuk menyiapkan fasilitas workshop yang
akan kami selenggarakan pada
1.
Hari/Tanggal : Selasa, 1 April 2014
Waktu
2.
: 08.00-17.00 WIT
Hari/Tanggal : Rabu, 2 April 2014
Waktu
: 08.00-12.00 WIT.
Demikianlah surat reservasi ini kami sampaikan. Semoga rencana ini dapat kita laksanakan
dengan baik. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris Direksi
Ruth Sahanaya
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Rincian Akomodasi Perjalanan Manajer Produksi
Manado dan Makassar, 31 Maret 2014 s.d 03 April 2014
Pemesan
: Ruth Sahanaya
Tanggal Pemesanan
: 20 Maret 2014
Nama Tamu
: Ir. Hatty Harryan
Nama hotel
: Hotel Aryaduta Manado
Alamat
: Jl. Pierre Tendean Boulevard, Manado
No. Telepon
: 0431-487699
Jenis hotel
: Hotel Bintang Lima
Jenis kamar
: Super Deluxe
Nama terdaftar
: Ir. Hatty Harryan
Tanggal Check In
: 31 Maret 2014
Waktu Check In
: 23.30 WITA
Fasilitas yang dipesan :
-
Layanan workshop untuk jadwal:
Tanggal 1 April 2014 pukul 08.00 s.d 17.00 WITA
Tanggal 2 April 2014 pukul 08.00 s. d12.00 WITA
-
Layanan antar jemput bandara-hotel pada 31 Maret 2014 dan 02
April 2014
Total biaya
: Rp 6.318.000,-
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Rincian Biaya Perjalanan Manajer Produksi
Manado dan Makassar, 31 Maret 2014 s.d 03 April 2014
No. Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jumlah
Penerbangan Palembang-Manado
Total biaya hotel Aryaduta Manado
Penerbangan Manado-Makassar
Transport dari Pameran Produksi-Bandara Sultan
Hasanuddin (Taxi Blue Bird)
Penerbangan Makassar-Palembang
Uang saku
Rp. 1.970.000,Rp. 6.318.999,Rp. 746.500,-
Total Biaya Perjalanan
Rp. 21.162.299,-
Rp. 50.000,Rp. 2.076.800,Rp. 10.000.000,-
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
DAFTAR PERJALANAN
Manado dan Makassar, 31 Maret 2014 s.d 4 April 2014
Hari/Tanggal
Senin,
31 Maret 2014
Selasa,
01 April 2014
Rabu,
02 April 2014
Kamis,
03 April 2014
Waktu
Kegiatan
Keterangan
15.30-16.35 WIB
Perjalanan
Palembang-Jakarta
16.35-18.30
WIB
18.30 WIB -22.55
WITA
Transit Jakarta
(ISHOMA)
Perjalanan
Cengkareng-Manado
22.55-23.30 WITA
Tiba di Manado, menuju
Hotel Aryaduta
23.30 WITA
05.00-07.00 WITA
Check in
Persiapan workshop
07.00-08.00 WITA
Sarapan pagi
Ruang makan hotel
08.00-17.00
Workshop hari pertama
Di ruang workshop
Hotel Aryaduta
17.00
05.00-07.00
Istirahat
Persiapan
Kamar hotel
07.00-08.00
08.00-12.00
Sarapan pagi
Workshop hari kedua
Ruang makan hotel
Di ruang workshop
Hotel Aryaduta
12.00-13.30
13.30-13.55
ISHOMA
Menuju Pasar Bersehati
Manado
13.55-14.20
Menuju Bunaken
17.20-18.10
Perjalanan kembali ke
hotel
Istirahat
Persiapan menuju
Makassar
16.10
05.00-06.00
06.00-06.45
Check out dan memulai
perjalanan menuju
bandara Sam Ratulangi
Garuda Airlines
GA 113
(Eksekutif)
Bandara Soekarno-Hatta
Garuda Airlines
GA 606
(Eksekutif)
Dijemput mobil Hotel
Aryaduta dengan
alamat:
Jl Kapten Pierre
Tendean Boulevard,
Manado
Kamar Super Deluxe
Taxi Blue Bird,
(0431)86 1234
Sewa kapal pribadi dari
Pasar Bersehati Manado
ke Bunaken
Transportasi yang sama
Di hotel
Menggunakan fasilitas
transfer bandara milik
hotel Aryaduta
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
06.45-08.25
08.25-09.00
Perjalanan dari Sam
Ratulangi (Manado) ke
Sultan Hasanuddin
(Makassar)
Tiba di Makassar,
menuju PT Bukaka
Lion Air JT-741
(Eksekutif)
Dijemput mobil dinas
PT Bukaka yang
beralamat di Jl. Seram
No. 56, Makassar
Di PT Bukaka
09.00-10.00
Persiapan pertemuan
dengan Pak Jusuf Kalla
10.00-12.00
Pertemuan dengan Pak
Jusuf Kalla di PT Bukaka
ISHOMA
PT Bukaka
12.00-12.30
Perjalanan menuju
Pameran Produksi
Diantar mobil dinas PT
Bukaka
12.30-15.15
Jalan Sultan Hasanuddin
No. 25
Menggunakan Blue Bird
(0411- 888898)
16.05 WITA –
20.15 WIB
Melihat pameran
produksi
Perjalanan menuju
Bandara Sultan
Hasanuddin
Perjalanan MakassarPalembang
20.15 WIB
Tiba di Palembang
12.00-13.00
14.30-15.00
Garuda Airlines
GA 643
(Eksekutif)
Dijemput mobil
perusahaan
Palembang, 21 Maret 2014
Mengetahui,
Dibuat Oleh,
Hatty Harian, M.Ba
Manajer Produksi
Ruth Sahanaya
Sekretaris
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta Perjalanan
Peta perjalanan Palembang-Jakarta
Peta perjalanan Jakarta-Manado
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan Bandara Sam Ratulangi Manado-Hotel Aryaduta Manado
Peta perjalanan Hotel Aryaduta Manado-Pasar Bersehati Manado
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan Hotel Aryaduta Manado-Pasar Bersehati Manado-Bunaken
Peta perjalanan Bandara Sam Ratulangi Manado-Bandara Sultan Hasanuddin Makassar
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan Bandara Sultan Hasanuddin Makassar-Jalan Sultan Hasanuddin No. 25 (Pameran Produksi)
Peta perjalanan Jalan Sultan Hasanuddin No. 25 Makassar-PT Bukaka Singtel Internasional
PT CHONOCO PHILIPS
Jalan Selada Ujung No. 92, Palembang
Peta perjalanan PT Bukaka Singtel Internasional-Bandara Sultan Hasanuddin Makassar