Komunikasi melalui Laporan docx (1)
K O M U N I K A S I
M E L A L U I
LAPORAN
ALLEN ADAM RG
ANGGUN DWIAJENG
KARTIKA RATRI
R A P A T
B I S N I S
ALLEN
APA ITU
RAPAT
BISNIS ?
PERTEMUAN 2 ORANG/LEBIH
DI SUATU TEMPAT ,BAIK DI
DALAM MAUPUN DI LUAR
KANTOR UNTUK MEMBAHAS
H A L - H A L Y G B E R K A I TA N
DENGAN KEG. BISNIS
PERBEDAAN
RAPAT BISNIS &
NON-BISNIS ?
R. BISNIS :
FOKUS PADA KEG.BISNIS
R. NON-BISNIS :
FOKUS PADA KEG. NON-BISNIS
(SOSIAL, PENDIDIKAN,DST.)
RAPAT DARI SISI
FORMALITAS
Formal
Informal
APA TUJUAN
RAPAT ?
MENURUT LOCKER :
BERBAGI INFORMASI
PENJAJAKAN IDE/GAGASAN
EVALUASI IDE/GAGASAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MEMBUAT DOKUMEN
MEMOTIVASI PESERTA
APA SAJA
JENIS- JENIS
RAPAT ?
1.PENGARAHAN
(BRIEFING)
2.RAPAT
KONSULTASI
(ADVISORY
MEETING)
3.RAPAT
KOMITE
(COMMITTEE
MEETING)
4.NEGOSIASI
(NEGOTIATION)
JENIS RAPAT
MENURUT
STREIBEL
RAPAT INFORMASIONAL
RAPAT MOTIVASIONAL
RAPAT PARTISIPATIF
BAGAIMANA CARA
MERENCANAKAN RAPAT BISNIS ?
1. UNDANGAN
2. WAKTU DAN
TEMPAT
3. DURASI
RAPAT BISNIS
4. PEMBAWA
ACARA
5. KETUA PANITIA
PENYELENGGR.
6. JUMLAH
PESERTA
7. PESERTA YANG
DIUNDANG
8. ORANG YANG
MEMBUKA DAN
MENUTUP RAPAT
BISNIS
9. NARASUMBER
10. ALOKASI
WAKTU UNTUK
NARASUMBER
11. WAKTU
ISTIRAHAT
12. PRESENSI
PESERTA
9. AKOMODASI
10. SOUND
SYSTEM
11. KOMPUTER,
PROYEKTOR,
DAN FLIP
CHARTS
12. FASILITAS
PENDUKUNG
BAGAIMANA
DENGAN
PELAKSANAAN
RAPAT BISNIS ?
DAFTAR KEGIATAN PESERTA,
NARASUMBER, DAN PANITIA
PENYELENGGARA
Peserta
• BERPAKAIAN
RAPI& SOPAN
• HADIR TEPAT
WAKTU
• MENJADI
PESERTA AKTIF &
INISIATIF
Panitia
penyelenggara
• HADIR LEBIH AWAL
• MENYEDIAKAN
SEGALA FASILITAS
YANG CUKUP DAN
BAIK
• DOKUMENTASI
HASIL RAPAT
Narasumber
• SIAP MELAKUKAN
PRESENTASI
• BERPENAMPILAN
MENARIK
• TERBUKA ATAS
MASUKAN DAN
KRITIK
• HADIR LEBIH AWAL
MACAM- MACAM LAYOUT TEMPAT DUDUK RAPAT
GAYA PERSEGI
EMPAT
(BOARDROOM
STYLE)
KELEBIHAN
• INTERAKSI YANG BAIK ANTAR PESERTA
• LEBIH FOKUS PADA PEMECAHAN
MASALAH
BENTUK HURUF
“U”
(U SHAPE STYLE)
KELEBIHAN
• PEMBICARA BISA BERINTERAKSI
DENGAN AUDIENS LEBIH DEKAT
• AUDIENS MEMILIKI RUANG LEBIH
MANAKALA PEMBICARA
MENYEDIAKAN GAME
GAYA RUANG
KELAS
(CLASSROOM
STYLE)
KELEBIHAN
• MENAMPUNG AUDIENS
LEBIH BANYAK
GAYA
MELINGKAR
(CIRCULAR
STYLE)
KELEBIHAN
• PELUANG INTERAKSI
ANTARPESERTA LEBIH BAIK
• LEBIH SESUAI DIGUNAKAN
UNTUK BRAINSTORMING
GAYA
CHEVRON
(CHEVRON
STYLE)
KELEBIHAN
• AUDIENS LEBIH LELUASA
UNTUK MEMUSATKAN
PERHATIAN ATAU FOKUS PADA
PEMBICARA
GAYA MODIFIKASI
(MODIFIED
STYLE)
KELEBIHAN
• SAMA SEPERTI GAYA
CHEVRON TAPI DENGAN
PESERTA LEBIH BANYAK
GAYA SETENGAH
MELINGKAR &
GAYA
KELOMPOK
KELEBIHAN
• PEMBICARA BISA MUDAH
BERINTERAKSI DENGAN AUDIENS
• RUANG GERAK YANG CUKUP
KETIKA ADA GAME
TINDAK LANJUT SETELAH
RAPAT BISNIS ?
DOKUMENTASI
• PIDATO PENGARAHAN
• PANDANGAN
NARASUMBER
• DISKUSI TANYA JAWAB
• REKAMAN AUDIO VISUAL
P E N U L I S A N
L A P O R A N
B I S N I S
ANGGUN
APA ITU
LAPORAN
BISNIS ?
SUATU LAPORAN YANG MEMILIKI
KARAKTERISTIK SEPERTI NETRAL,
TIDAK MEMIHAK, OBJEKTIF,
PENYAMPAIAN INFORMASI BAIK
INTERN MAUPUN EKSTERN,
BIASANYA DIMINTA OLEH MEREKA
YANG MEMILIKI KEWENANGAN
YANG LEBIH TINGGI, DAN MEMILIKI
SUATU TUJUAN TERTENTU YAITU
MEMBANTU PEMECAHAN
MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
APA KEGUNAAN LAPORAN BISNIS ?
UNTUK MEMONITOR DAN MENGENDALIKAN OPERASIONAL PERUSAHAAN.
UNTUK MEMBANTU MENGIMPLEMENTASIKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN DAN
PROSEDUR-PROSEDUR YANG TELAH DITETAPKAN OLEH PERUSAHAAN.
UNTUK MEMENUHI PERSYARATAN-PERSYARATAN HUKUM DAN PERATURANPERATURAN YANG BERLAKU BAGI PERUSAHAAN.
UNTUK MENDOKUMENTASIKAN PRESTASI KERJA YANG DIPERLUKAN BAIK BAGI
KEPERLUAN INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL.
UNTUK MENGANALISIS INFORMASI DAN MEMBERIKAN BIMBINGAN BAGI
PENGAMBILAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN ATAS MASALAH TERTENTU.
UNTUK MEMPEROLEH SUMBER PENDANAAN ATAS MEMBUKA BISNIS BARU.AGAI
KARAKTERISTIK SEPERTI NETRAL, TIDAK MEMIHAK, OBJEKTIF, PENYAMPAIAN
INFORMASI BAIK INTERN MAUPUN EKSTERN, BIASANYA DIMINTA OLEH MEREKA
YANG MEMILIKI KEWENANGAN YANG LEBIH TINGGI, DAN MEMILIKI SUATU
TUJUAN TERTENTU YAITU MEMBANTU PEMECAHAN MASALAH DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PENGGOLONGAN
LAPORAN BISNIS
1. MENURUT
FUNGSINYA
2.MENURUT
SUBYEKNYA
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN APAKAH UNTUK
MEMBERI INFORMASI ATAU
UNTUK ANALISIS.
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN MENURUT DARI
DEPARTEMEN MANA SUATU
LAPORAN ITU DIPEROLEH.
!
!
3.MENURUT
FORMALITAS
4.MENURUT
KEASLIANNYA
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN ATAS DASAR
APAKAH BERSIFAT FORMAL
ATAU NONFORMAL.
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN ATAS DASAR
OTORITAS ATAU SUKARELA
DAN PUBLIK ATAU SWASTA.
.
!
!
.
!
!
5.MENURUT
FREKUENSINYA
6.MENURUT
JENISNYA
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN ATAS DASAR
APAKAH SECARA BERKALA
ATAU KHUSUS.
MENURUT JENIS ATAU
PENAMPILANNYA, SUATU
LAPORAN DIPENGARUHI OLEH
FORMALITAS DAN PANJANGNYA
LAPORAN.
.
!
!
.
!
!
7.MENURUT
KEGIATAN
PROYEK
8.MENURUT
PELAKSANAAN
PERTEMUAN
DALAM MELAKSANAKAN SUATU PROYEK,
TERDAPAT 3 JENIS LAPORAN, YAITU
LAPORAN PENDAHULUAN (PRELIMINARY
REPORTS), LAPORAN PERKEMBANGAN
(PROGRESS REPORTS), DAN LAPORAN
AKHIR (FINAL REPORTS.
!
!
BERDASARKAN PELAKSANAAN
PERTEMUAN, LAPORAN BISNIS DAPAT
DIBEDAKAN KE DALAM AGENDA
(AGENDA), RESOLUSI (RESOLUTIONS),
NOTULEN (MINUTES), DAN LAPORAN
PERTEMUAN (PROCCEDINGS.
!
!
.
.
APA PERSIAPAN PENULISAN
LAPORAN BISNIS ?
!
1. D E F I N I S I K A N
M A S A L A H ,
TUJUAN, DAN
RUANG LINGKUP
2. PERTIMBANGKAN
SIAPA YANG AKAN
MENERIMA
LAPORAN
3. MENENTUKAN IDE
ATAU GAGASAN
4. M E N G U M P U L K A N
BAHAN
YANG
DIPERLUKAN
!
!
5. MENGANALISIS DAN
MENAFSIRKAN DATA
!
6. MENGORGANISASIKAN
DATA
DAN
MEMPERSIAPKAN
KERANGKA AKHIR
APA BAGIAN POKOK
LAPORAN BISNIS ?
PENDAHULUAN
• PEMBERI KUASA
• LAYOUT ATAU RENCANA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
PRESENTASI
MASALAH
MAKSUD
RUANG LINGKUP
METODOLOGI
SUMBER-SUMBER
LATAR BELAKANG
DEFINISI ISTILAH
KETERBATASAN
REKOMENDASI
TEKS
DALAM BAGIAN INI,
MEMBAHAS
DAN
MENGEMBANGKAN HAL-HAL
YANG PENTING SECARA
RINCI. SELAIN ITU, BAGIAN
I N I D A PAT M E M B A N T U
UNTUK MENCAPAI MAKSUD
PENULISAN LAPORAN
BISNIS.
PENULISAN LAPORAN BISNIS
YANG BAIK HAR US
MENCAKUP TEMUAN FAKTA
YA N G P E N T I N G D A N
RELEVAN SERTA MEMBUANG
HAL-HAL YANG TAK PERLU
DAN TIDAK RELEVAN
DENGAN
MAKSUD
PENULISAN LAPORAN BISNIS
TERSEBUT
PENUTUP
DALAM BAGIAN INI BERFUNGSI UNTUK MERANGKUM LAPORAN
SECARA MENYELURUH, MENGAMBIL KESIMPULAN, ATAU
MEMBERI REKOMENDASI. PADA BAGIAN PENUTUP, LAPORAN
INFORMASIONAL DISEBUT RANGKUMAN ATAU LAPORAN
ANALITIKAL KESIMPULAN, REKOMENDASI, ATAU KESIMPULAN
DAN REKOMENDASI. BAGIAN PENUTUP SENDIRI DIBERI JUDUL
RENCANA TINDAKAN ATAU PROPORSI.
ORGANISASI TUBUH
LAPORAN BISNIS
CARA MENYUSUN
TUBUH LAPORAN
BISNIS
DEDUKTIF
KATA DEDUKTIF (DEDUCTIVE) ATAU LANGSUNG (DIRECT), BERARTI
MENGGAMBARKAN LAPORAN DARI BELAKAN KE DEPAN, ATAU
MENJELASKAN IDE POKOK ATAU REKOMENDASI TERLEBIH DAHULU
SEBELUM HAL-HAL YANG RINCI DIJELASKAN. DALAM SUATU LAPORAN
PENTING, PEMBACA BIASANYA LEBIH SUKA MENGGUNAKAN CARA
DEDUKTIF KARENA MEMBERIKAN KEPADA PEMBACANYA SUATU
GAMBARAN YANG CEPAT SEBELUM MEREKA MENGETAHUI SECARA LEBIH
RINCI. SECARA UMUM, ANDA DAPAT MENGGUNAKAN CARA DEDUKTIF JIKA
PEMBACA ANDA MEMILIKI KARAKTERISTIK SEBAGAI BERIKUT :
• EKSEKUTIF YANG SIBUK.
• LEBIH SUKA UNTUK MENENTUKAN SESUATU DENGAN
•
•
•
•
SEGERA.
INGIN MENGETAHUI GOOD NEWS ATAU INFORMASI NETRAL.
INGIN MENGANALISIS DATA LEBIH BAIK DAN HAL INI AKAN
MENJADI LEBIH MUDAH JIKA KESIMPULAN DAN
REKOMENDASI DICANTUMKAN PADA AWAL LAPORAN.
INGIN MENGETAHUI PANDANGAN PENULIS SECARA
SEGERA.
LEBIH MENYUKAI LAPORAN YANG DISUSUN DENGAN CARA
DEDUKTIF
INDUKTIF
DENGAN CARA INDUKTIF, DAPAT MENJELASKAN FAKTA-FAKTA
YANG ADA SEBELUM IDE-IDE POKOK, KESIMPULAN ATAU
REKOMENDASI DIKEMUKAKAN. ANDA DAPAT MENGGUNAKAN
CARA INDUKTIF JIKA PEMBACA ANDA MEMILIKI
KARAKTERISTIK SEBAGAI BERIKUT :
• INGIN MENGETAHUI PENJELASAN SECARA RINCI TERLEBIH
•
•
•
•
DAHULU UNTUK DAPAT MEMAHAMI KESIMPULAN DAN
REKOMENDASINYA.
INGIN MENGETAHUI KESIMPULAN YANG KURANG
MENYENANGKAN (BAD NEWS).
MUNGKIN MERASA KESIMPULANNYA TIDAK BIAS DAN
DAPAT MENERIMANYA.
PERLU MEMBACA KESELURUHAN LAPORAN, BUKAN
HANYA BAGIAN AKHIRNYA SAJA.
LEBIH MENYUKAI LAPORAN DISUSUN DENGAN CARA
INDUKTIF
CARA
MENYUSUN
TEKS LAPORAN
BISNIS
A.MEMBUAT
TOPIK-TOPIK
ATAU KRITERIA
CARA INI MERUPAKAN HAL YANG UMUM DALAM MEMBUAT
LAPORAN. JUDUL UTAMA MUNGKIN MENGGUNAKAN KRITERIA
STANDAR, FAKTOR-FAKTOR, PEMECAHAN MASALAH, MANFAAT
ATAU KARAKTERISTIK
B.MENYUSUN
URUTAN SUATU
PERISTIWA ATAU
KEJADIANKEJADIAN
PEMBUATAN AGENDA, PROGRAM KONVENSI, DAN LAPORAN
PERKEMBANGAN DAPAT MENGGUNAKAN ATURAN SECARA
KRONOLOGIS. PERIODE WAKTU SEPERTI TANGGAL, BULAN, ATAU
TAHUN, JAM, DAN MUSIM AKAN LEBIH SESUAI DENGAN POKOK
BAHASANNYA
C. LOKASI
ATAU TEMPAT
O R G A N I S A S I I N I A D A L A H B E R M A N FA AT U N T U K
MENDESKRIPSIKAN LOKASI ATAU TEMPAT, APAKAH MEREKA DI
RUMAH, PABRIK, KANTOR, PUSAT PERBELANJAAN, PERUSAHAAN
INTERNASIONAL DENGAN CABANG-CABANGNYA YANG TERSEBAR
SECARA GEOGRAFIS KE BERBAGAI PENJURU DUNIA
D.MENJELASKAN
SUATU PROSES
ATAU PROSEDUR
CARA PENGEMBANGAN INI HAMPIR SAMA DENGAN
PENDEKATAN KRONOLOGIS. METODE INI MENELUSURI
TA H A PA N - TA H A PA N , K ATA K A N L A H S U AT U TA H A P N
KEBIJAKSANAAN, OPERASI MESIN, TAHAPAN PROSEDUR
MELAKUKAN TABUNGAN ATAU PENARIKAN SIMPANAN
E.MENYUSUN
URUTAN TINGKAT
PENTINGNYA
SECARA
ALFABET
!
PADA URUTAN PERTAMA MENUNJUKKAN IDE-IDE, KEJADIANKEJADIAN, ATAU TOPIK YANG PALING PENTING, SELANJUTNYA
BARU YANG KURANG PENTING ATAU TIDAK PENTING
F. MENYUSUN
URUTAN
TINGKAT
FAMILIARITAS
CARA PENGEMBANGANNYA DILAKUKAN DENGAN MENYAJIKAN HALHAL YANG PALING SEDERHANA (SIMPEL) TAU FAMILIER KEMUDIAN
MENINGKT KE YANG LEBIH KOMPLEKS ATAU YANG KURANG FAMILIER.
HAL INI DISEBABKAN OLEH ADANYA KECENDERUNGAN ANDA AKAN
LEBIH MUDAH MEMAHAMI HAL-HAL YANG SUDAH DIKETAHUI
SEBELUMNYA DARIPADA YANG TIDAK ATAU BELUM DIKETAHUI
G. MENYUSUN
SUMBERSUMBER YANG
DIGUNAKAN
!
METODE INI KURANG DIMINATI, KECUALI ANDA YAKIN BAHWA
P E M B A C A S A N G AT T E R TA R I K T E R H A D A P S U M B E R
INFORMASINYA. ANDA DAPAT MENGGUNAKAN CARA INI JIKA,
MISALNYA, ANDA MELAPORKAN SEORANG AHLI YANG BERPIDATO
DI GEDUNG PERTEMUAN PADA PERUSAHAAN ANDA DAN ANDA
DIMINTA UNTUK HADIR
H. PEMECAHAN
MASALAH
!
CARA YANG PALING POPULER INI MEMBAHAS MASALAH
TERLEBIH DAHULU, KEMUDIAN DIIKUTI DENGAN CARA
PEMECAHAN MASALAHNYA. CARA INI UMUM DIGUNAKAN
UNTUK MENGORGANISASI SUATU PRESENTASI YANG
BERSIFAT PERSUASI
METODE KERANGKA
SEBELUM MENULIS LAPORAN, KERANGKA DAPAT MEMBANTU
U N T U K M E L I H AT H U B U N G A N D I A N TA R A T O P I K ,
MEMBANDINGKAN PROPORSI DAN JUDUL, MENGECEK
KETERKAITAN KESELURUHAN DALAM SUATU SUSUNAN YANG
L O G I S , D A N M E N G H I L A N G K A N T U M PA N G T I N D I H
(OVERLAPPING). SEBELUM MEMBAHAS JUDUL DAN
SUBJUDUL, TERLEBIH DAHULU AKAN MEMBAHAS JENISJENIS JUDUL, FORMAT KERANGKA, DAN PARALELISME
DALAM JUDUL
A. JENISJENIS JUDUL
JENIS-JENIS JUDUL DAPAT DIGOLONGKAN KE DALAM 4 JUDUL YAITU : (1) JUDUL
TOPIK (TOPIC HEADINGS), (2) JUDUL KALIMAT LENGKAP (COMPLETE SENTENCE
HEADINGS), (3) JUDUL KALIMAT IMPERATIF (IMPERATIVE SENTENCE HEADINGS),
DAN (4) JUDUL VARIAN (VARIANT HEADINGS). JUDUL TOPIK MERUPAKAN JUDUL
YANG PALING FAMILIER ATAU UMUM. JUDUL ITU TERDIRI ATAS KATA BENDA,
BEBERAPA KATA, ATAU FRASE SINGKAT. JUDUL KALIMAT LENGKAP SELALU
MENCAKUP SUBJEK DAN PREDIKAT. JUDUL KALIMAT IMPERATIF (SEPERTI
PERINTAH) DIMULAI DENGAN SUATU KATA KERJA DAN TIDAK MEMILIKI SUBJEK.
JUDUL VARIAN BIASANYA DIMULAI DENGAN PARTICIPLE.
JUDUL YANG BAIK HARUS JELAS DAN MENUNJUKKAN SUBJEK YANG AKAN
DIJELASKANNYA. SELAIN ITU, APABILA SEBUAH KATA YANG DIPILIH SEBAGAI
JUDUL TOPIK, USAHAKAN KATA TERSEBUT TIDAK MENUNJUKKAN PADA SUATU
PENGERTIAN YANG TERLALU LUAS
B.FORMAT
KERANGKA
UNTUK KERANGKA SINGKAT/PENDEK (SHORT OUTLINES),
YAITU HANYA TIGA ATAU EMPAT JUDUL DAN SUBJUDUL,
LEBIH BAIK MEMILIH FORMAT YANG SEDERHANA ATAU
SIMPEL. SEDANGKAN UNTUK KERANGKA YANG PANJANG,
DAPAT MENGGUNAKAN SALAH SATU DARI KETIGA CARA
YANG TERSEDIA
C.PARALELISME
DALAM JUDUL
SEMUA JUDUL HARUS PARALEL, ARTINYA MEMPUNYAI
TINGKAT YANG SAMA DALAM SETIAP BAGIAN KERANGKA. INI
BERARTI BAHWA JUDUL HARUS MEMPUNYAI BENTUK
GRAMATIKAL YANG SAMA, SEPERTI SEMUA MERUPAKAN
KATA BENDA, FRASE, ATAU KALIMAT
P E N U L I S A N
L A P O R A N
S I N G K A T
KARTIKA
KARAKTERISTIK
LAPORAN
SINGKAT
KEBANYAKAN LAPORAN SINGKAT (SHORT/BRIEF REPORTS) HANYA MENCAKUP MATERI
PENDUKUNG YANG RELATIF SEDIKIT PENCPAIAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. DAPAT
BERBENTUK MEMO ATAU SURAT YANG TERDIRI DARI SATU ATAU DUA HALAMAN.
!
SECARA UMUM LAPORAN SINGKAT DALAM BISNIS JARANG DILENGKAPI DENGAN
PRELIMINARY PARTS TETAPI LEBIH MENEKAN PADA TUBUH (BODY) SUATU LAPORAN
YANG MENCAKUP PEMBUKA, HASIL TEMUAN, BAHASAN, DAN PENUTUP.
!
SELAIN ITU ELEMEN PENTING PADA LAPORAN SINGKAT YANG MUNGKIN SAJA
DIGUNAKAN, ANTARA LAIN :
• GAYA PENULISAN PRIBADI YANG MENGGUNAKAN GAYA
PENULISAN ORANG PERTAMA ATAU KEDUA.
• GRAFIK UNTUK LEBIH MENEKANKAN PENULISAN.
• JUDUL DAN SUB-JUDUL PADA TUBUH LAPORAN.
• FORMAT MEMO ATAU SURAT
MEMBUAT
LAPORAN
BISNIS YANG
BAIK
LAPORAN BISNIS SANGAT DIPERLUKAN UNTUK BERKOMUNIKASI
DENGA BAIK DENGAN PIHAK INTERN DAN EKSTERN ORGANISASI.
LAPORAN DAPAT DIGUNAKAN SEBAGAI PERTANGGNGJAWABAN
TERHADAP BERBAGAI KEPUTUSAN ATAU KEBIJAKAN YANG TELAH
DILAKSANAKAN, TETAPI DAPAT JUGA DIGUNAKAN SEBAGAI ALAT
UNTUK MEMANTAU KEGIATAN-KEGIATAN YANG DILAKUKAN OLEH
UNIT ATAU DEPARTEMEN YANG ADA DALAM ORGANISASI
1. AKURAT
HAL UTAMA DALAM PENULISAN LAPORAN BISNIS ADALAH
BAGAIMANA MENGATAKAN SUATU KEBENARAN. BERIKUT INI
AKAN DAPAT MEMBANTU MENGATASI KEMUNGKINAN
TERJADINYA DISTORSI
• JELASKAN FAKTA ATAU PERISTIWA YANG TERJADI SECARA
•
•
•
•
•
KONKRET.
LAPORKAN SEMUA FAKTA YANG RELEVAN.
TEMPATKAN FAKTA YANG ADA PADA SUATU PERSPKEKTIF.
BERIKAN BUKTI TERHADAP KESIMPULAN YANG DIBUAT.
SAKIJAN HANYA BUKTI YANG VALID DAN MENDUKUNG KESIMPULAN.
JAGA BIAS PRIBADI DALAM SUATU LAPORANT
2.KEPUTUSAN
YANG BAIK
LAPORAN BISNIS MERUPAKAN DOKUMEN RESMI YANG DIBACA
OLEH MASYARAKAT LUAS, SUDAH SEPANTASNYA UNTUK
TETAP MENJAGA ETIKA BISNIS. DI PIHAK LAIN PEMBACA AKAN
MERASA SENANG MEMBACA SUATU LAPORAN YANG
MENCAKUP :
•
•
•
•
•
ADANYA IDE POKOK PADA PERMULAAN LAPORAN.
NELIHAT FAKTA-FAAKTA YANG TERSEDIA.
MENERIMA URAIAN ATAU CERITA SECARA MENYELURUH.
MENGGUNAKAN BAHASA YANG MUDAH DIMENGERTI.
MEMPELAJARI SESUATU YANG DAPAT MEMBUAT
PEKERJAAN ATAU TUGAS MENJADI LEBIH MUDAHT
2.FORMAT, GAYA
DAN ORGANISASI
YANG RESPONSIF
• SIAPA YANG BERINISIATIF MEMBUAT APORAN?
• APA SUBJEK YANG AKAN DIMASUKKAN KE DALAM
LAPORAN?KAPAN SUATU LAPORAN DIBUAT?
• KEMANA LAPORAN AKAN DIKIRIM?
• MENGAPA SUATU LAPORAN DIBUAT?
• BAGAIMANA SIKAP PEMBACA?.
PERENCANAAN
LAPORAN SINGKAT
ADA BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN, ANTARA
LAIN AUDIENS, TUJUAN, DAN SUBJEK LAPORAN. MASINGMASING ELEMEN AKAN MEMENGARUHI FORMAT DAN
PANJANG, GAYA, SERTA ORGANISASI SUATU LAPORAN.
PENENTUAN
FORMAT DAN
PANJANG
LAPORAN
JIKA SUATU LAPORAN BERSTATUS SECARA BERKALA, MAKA
DAPAT MENGIKUTI POLA STANDAR YANG MEMUNGKINKAN
PEMBACA UNTUK MEMBANDINGKAN HASIL DARI SUATU
LAPORAN DENGAN LAPORAN LAINNYA. BERDASARKAN
INFORMASI INI, PENULIS DAPAT DENGAN MUDAH MEMILIH
FORMAT LAORAN DI ANTARA EMPAT PILIHAN BERIKUT INI
1.PREPIRED
• BENTUK SEBELUM DICETAK PADA DASARNYA DIGUNAKAN
UNTUK MENGISI LAPORAN YANG KOSONG
2.SURAT
• DAPAT DIGUNAKAN UNTUK LAPORAN YANG JUMLAH
HALAMANNYA LIMA ATAU KURANG, DAN DITUJUKAN
KEPADA EKSTERN
3.MEMO
!
• FORMAT YANG PALING UMUM UNTUK LAPORAN SINGKAT
YANG DIGUNAKAN UNTUK KEPENTINGAN INTERN. MEMO
MENCAKUP TANGGAL, KEPADA, DARI, DAN SUBJEK
4.MANUSKRIP
!
• LAPORAN YANG MEMILIKI SAMPAI RATUSAN HALAMAN
MEMERLUKAN SUATU PENDEKATAN FORMAL. FORMAT PADA
MANUSKRIP MEMERLUKAN LEBIH BANYAK KOMPONEN BAIK
SEBELUM TEKS MAUPUN SETELAH TEKS
• PANJANG LAPORAN YANG DIBUAT SANGAT BERGANTUNG
PADA SUBJEK DAN TUJUAN, JUGA DIPENGARUHI OLEH
HUBUNGAN DENGAN PEMBACA
PENENTUAN
STRUKTUR
DASAR
ADA TIGA PERMASALAHAN YANG MUNCUL DALAM
MENENTUKAN STRUKTUR DASAR, YAITU :
• INFORMASI APA YANG SEHARUSNYA DIMASUKKAN?
APAKAH SEMUA DATA AKAN DIMASUKKAN ATAU INGIN
DIELIMINASI BEBERAPA DATA?
• PENDEKATAN PSIKOLOGIS APA YANG SESUAI DENGANG
PEMBACA TERTENTU? APAKAH MENGGUNAKA DIRECT
ORDER ATAU INDIRECT ORDER?
• METODE APA YANG AKAN DIGUNAKAN AGAR MATERINYA
JELAS DAN MEYAKINKAN? APAKAH MENGGUNAKAN
PENGORGANISASIAN SUATU TOPIK ATAS DASAR TINGKAT
PENTINGNYA, URUTAN, KRONOLOGIS, LOKASI, ATAU
KATEGORI? ATAU APAKAH MENGORGANISASIKAN IDE
MENUURUT SUATU ARGUMEN YANG LOGIS?
PENGORGANISASIAN
LAPORAN SINGKAT
BAGAIMANA ORANG-ORANG DALAM BERBAGAI SITUASI
MENGEMBANGKAN SUATU ARGUMENTASI. KUNCINYA ADALAH
APAKAH MAKSUD ATAU TUJUAN SUATU LAPORAN UNTUK
MEMBERIKAN INFORMASI ATAU ANALISIS PENTING.
SELANJUTNYA PILIH SUATU RENCANA ORGANISASIONAL YANG
SESUAI DENGAN TOPIK DAN TUJUAN.
1.PENGORGANISASIAN
MEMO DAN LAPORAN
INFORMASI
• SUATU LAPORAN INFORMASIONAL MEMPUNYAI SATU
TUJUAN DASAR, YAITU MENJELASKAN SESUATU DENGAN
ISTILAH YANG TEGAS. HAL YANG PERLU DI KHAWATIRKAN
ADALAH PEMAHAMAN ATAU PENGERTIAN PEMBACA.
INFORMASI HARUS DISAJIKAN SECARA LOGIS DAN AKURAT
A.LAPORAN PERIODIK
(BERKALA)
• SUATU LAPORAN INTERNAL YANG MENJELASKAN APA YANG
TERJADI DALAM SUATU DEPARTEMEN ATAU DIVISI SELAMA
PERIODE TERTENTU. TUJUANNYA ADALAH UNTUK
MEMBERIKAN SUATU GAMBARAN BAGAIMANA SESUATU
BERJALAN SEHINGGA MANAJER DAPAT MENGIKUTI
PERKEMBANGAN DAN DAPAT MELAKUKAN KOREKSI
BILAMANA PERLU
•
•
•
•
PENINJAUAN ATAS TANGGUNGJAWBAN RUTIN
DISKUSI/PEMBAHASAN PROYEK KHUSUS.
RENCANA PERIODE YANG AKAN DATANG
ANALISIS MASALAH/PROBLEM?
B.LAPORAN
AKTIVITAS PERSONAL
(INDIVIDU)
)
• BERISI SUATU DESKRIPSI INDIVIDUAL TERHADAP APA YANG
TERJADI SELAMA SATU KONFERENSI, KONVENSI, ATAU
DALAM PERJALANAN. DIMAKSUDKAN UNTUK
MENGINFORMASIKAN KEPADA MANAJEMEN TERHADAP
SETIAP INFORMASI PENTING ATAU PUTUSAN YANG MUNCUL
2.PENGORGANISASIAN
LAPORAN ANALITIKA
• TUJUAN UTAMANYA ADALAH DIRANCANG UNTUK MELAKUKAN
PERSUASI KEPADA PEMBACA AGAR DAPAT MENERIMA SUATU
KESIMPULAN ATAU REKOMENDASI. LAPORAN INI UMUMNYA
DITULIS UNTUK MEMBERIKAN TANGGAPAN TERHADAP
MUNCULNYA KONDISI TERTENTU YANG TERJADI JUGA DIRANCANG
UNTUK MEMBERIKAN PEDOMAN KEPADA PEMBACA TERHADAP
SUATU KEPUTUSAN. YANG TERMASUK KEDALAMNYA ADALAH
A.LAPORAN
JUSTIFIKASI
• USULAN INTERN YANG DIGUNAKA UNTUK MELAKUAKAN
PERSUASI KEPADA MANAJEMEN PUNCAK UNTUK
MENYETUJUI SUATU INVESTASI ATAU PROYEK TERTENTU
B.USULAN BISNIS
BARU DI LUAR KLIEN
!
• DIMAKSUDKAN UNTUK MEMPEROLEH PRODUK, ATAU
PROYEK YANG DITERIMA OLEH BISNIS ATAU PEMERINTAH DI
LUAR KLIEN
C.LAPORAN
TROUBLESHOOTING
!
•! DDOKUMEN
YANG BERORIENTASI KEPADA PUTUSAN YANG DISUSUN
UNTUK KEPENTINGAN MANAJEMEN PUNCAK. PENGORGANISASIAN
SUATU LAPORAN ANALITIKA DENGAN BERBAGAI ALASAN SECARA
KESELURUHAN MENDUKUNG KESIMPULAN ATAU REKOMENDASI
YANG MERUPAKAN PENDEKATANG YANG BERSIFAT ALAMI. YANG
TERPENTING ADALAH DENGAN TUJUAN UNTUK MEMFOKUSKAN
PERHATIAN PEMBACA ATAS KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
SECARA RASIONAL
TERIMA
K A S I H
M E L A L U I
LAPORAN
ALLEN ADAM RG
ANGGUN DWIAJENG
KARTIKA RATRI
R A P A T
B I S N I S
ALLEN
APA ITU
RAPAT
BISNIS ?
PERTEMUAN 2 ORANG/LEBIH
DI SUATU TEMPAT ,BAIK DI
DALAM MAUPUN DI LUAR
KANTOR UNTUK MEMBAHAS
H A L - H A L Y G B E R K A I TA N
DENGAN KEG. BISNIS
PERBEDAAN
RAPAT BISNIS &
NON-BISNIS ?
R. BISNIS :
FOKUS PADA KEG.BISNIS
R. NON-BISNIS :
FOKUS PADA KEG. NON-BISNIS
(SOSIAL, PENDIDIKAN,DST.)
RAPAT DARI SISI
FORMALITAS
Formal
Informal
APA TUJUAN
RAPAT ?
MENURUT LOCKER :
BERBAGI INFORMASI
PENJAJAKAN IDE/GAGASAN
EVALUASI IDE/GAGASAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MEMBUAT DOKUMEN
MEMOTIVASI PESERTA
APA SAJA
JENIS- JENIS
RAPAT ?
1.PENGARAHAN
(BRIEFING)
2.RAPAT
KONSULTASI
(ADVISORY
MEETING)
3.RAPAT
KOMITE
(COMMITTEE
MEETING)
4.NEGOSIASI
(NEGOTIATION)
JENIS RAPAT
MENURUT
STREIBEL
RAPAT INFORMASIONAL
RAPAT MOTIVASIONAL
RAPAT PARTISIPATIF
BAGAIMANA CARA
MERENCANAKAN RAPAT BISNIS ?
1. UNDANGAN
2. WAKTU DAN
TEMPAT
3. DURASI
RAPAT BISNIS
4. PEMBAWA
ACARA
5. KETUA PANITIA
PENYELENGGR.
6. JUMLAH
PESERTA
7. PESERTA YANG
DIUNDANG
8. ORANG YANG
MEMBUKA DAN
MENUTUP RAPAT
BISNIS
9. NARASUMBER
10. ALOKASI
WAKTU UNTUK
NARASUMBER
11. WAKTU
ISTIRAHAT
12. PRESENSI
PESERTA
9. AKOMODASI
10. SOUND
SYSTEM
11. KOMPUTER,
PROYEKTOR,
DAN FLIP
CHARTS
12. FASILITAS
PENDUKUNG
BAGAIMANA
DENGAN
PELAKSANAAN
RAPAT BISNIS ?
DAFTAR KEGIATAN PESERTA,
NARASUMBER, DAN PANITIA
PENYELENGGARA
Peserta
• BERPAKAIAN
RAPI& SOPAN
• HADIR TEPAT
WAKTU
• MENJADI
PESERTA AKTIF &
INISIATIF
Panitia
penyelenggara
• HADIR LEBIH AWAL
• MENYEDIAKAN
SEGALA FASILITAS
YANG CUKUP DAN
BAIK
• DOKUMENTASI
HASIL RAPAT
Narasumber
• SIAP MELAKUKAN
PRESENTASI
• BERPENAMPILAN
MENARIK
• TERBUKA ATAS
MASUKAN DAN
KRITIK
• HADIR LEBIH AWAL
MACAM- MACAM LAYOUT TEMPAT DUDUK RAPAT
GAYA PERSEGI
EMPAT
(BOARDROOM
STYLE)
KELEBIHAN
• INTERAKSI YANG BAIK ANTAR PESERTA
• LEBIH FOKUS PADA PEMECAHAN
MASALAH
BENTUK HURUF
“U”
(U SHAPE STYLE)
KELEBIHAN
• PEMBICARA BISA BERINTERAKSI
DENGAN AUDIENS LEBIH DEKAT
• AUDIENS MEMILIKI RUANG LEBIH
MANAKALA PEMBICARA
MENYEDIAKAN GAME
GAYA RUANG
KELAS
(CLASSROOM
STYLE)
KELEBIHAN
• MENAMPUNG AUDIENS
LEBIH BANYAK
GAYA
MELINGKAR
(CIRCULAR
STYLE)
KELEBIHAN
• PELUANG INTERAKSI
ANTARPESERTA LEBIH BAIK
• LEBIH SESUAI DIGUNAKAN
UNTUK BRAINSTORMING
GAYA
CHEVRON
(CHEVRON
STYLE)
KELEBIHAN
• AUDIENS LEBIH LELUASA
UNTUK MEMUSATKAN
PERHATIAN ATAU FOKUS PADA
PEMBICARA
GAYA MODIFIKASI
(MODIFIED
STYLE)
KELEBIHAN
• SAMA SEPERTI GAYA
CHEVRON TAPI DENGAN
PESERTA LEBIH BANYAK
GAYA SETENGAH
MELINGKAR &
GAYA
KELOMPOK
KELEBIHAN
• PEMBICARA BISA MUDAH
BERINTERAKSI DENGAN AUDIENS
• RUANG GERAK YANG CUKUP
KETIKA ADA GAME
TINDAK LANJUT SETELAH
RAPAT BISNIS ?
DOKUMENTASI
• PIDATO PENGARAHAN
• PANDANGAN
NARASUMBER
• DISKUSI TANYA JAWAB
• REKAMAN AUDIO VISUAL
P E N U L I S A N
L A P O R A N
B I S N I S
ANGGUN
APA ITU
LAPORAN
BISNIS ?
SUATU LAPORAN YANG MEMILIKI
KARAKTERISTIK SEPERTI NETRAL,
TIDAK MEMIHAK, OBJEKTIF,
PENYAMPAIAN INFORMASI BAIK
INTERN MAUPUN EKSTERN,
BIASANYA DIMINTA OLEH MEREKA
YANG MEMILIKI KEWENANGAN
YANG LEBIH TINGGI, DAN MEMILIKI
SUATU TUJUAN TERTENTU YAITU
MEMBANTU PEMECAHAN
MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
APA KEGUNAAN LAPORAN BISNIS ?
UNTUK MEMONITOR DAN MENGENDALIKAN OPERASIONAL PERUSAHAAN.
UNTUK MEMBANTU MENGIMPLEMENTASIKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN DAN
PROSEDUR-PROSEDUR YANG TELAH DITETAPKAN OLEH PERUSAHAAN.
UNTUK MEMENUHI PERSYARATAN-PERSYARATAN HUKUM DAN PERATURANPERATURAN YANG BERLAKU BAGI PERUSAHAAN.
UNTUK MENDOKUMENTASIKAN PRESTASI KERJA YANG DIPERLUKAN BAIK BAGI
KEPERLUAN INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL.
UNTUK MENGANALISIS INFORMASI DAN MEMBERIKAN BIMBINGAN BAGI
PENGAMBILAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN ATAS MASALAH TERTENTU.
UNTUK MEMPEROLEH SUMBER PENDANAAN ATAS MEMBUKA BISNIS BARU.AGAI
KARAKTERISTIK SEPERTI NETRAL, TIDAK MEMIHAK, OBJEKTIF, PENYAMPAIAN
INFORMASI BAIK INTERN MAUPUN EKSTERN, BIASANYA DIMINTA OLEH MEREKA
YANG MEMILIKI KEWENANGAN YANG LEBIH TINGGI, DAN MEMILIKI SUATU
TUJUAN TERTENTU YAITU MEMBANTU PEMECAHAN MASALAH DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PENGGOLONGAN
LAPORAN BISNIS
1. MENURUT
FUNGSINYA
2.MENURUT
SUBYEKNYA
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN APAKAH UNTUK
MEMBERI INFORMASI ATAU
UNTUK ANALISIS.
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN MENURUT DARI
DEPARTEMEN MANA SUATU
LAPORAN ITU DIPEROLEH.
!
!
3.MENURUT
FORMALITAS
4.MENURUT
KEASLIANNYA
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN ATAS DASAR
APAKAH BERSIFAT FORMAL
ATAU NONFORMAL.
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN ATAS DASAR
OTORITAS ATAU SUKARELA
DAN PUBLIK ATAU SWASTA.
.
!
!
.
!
!
5.MENURUT
FREKUENSINYA
6.MENURUT
JENISNYA
SUATU LAPORAN DAPAT
DIBEDAKAN ATAS DASAR
APAKAH SECARA BERKALA
ATAU KHUSUS.
MENURUT JENIS ATAU
PENAMPILANNYA, SUATU
LAPORAN DIPENGARUHI OLEH
FORMALITAS DAN PANJANGNYA
LAPORAN.
.
!
!
.
!
!
7.MENURUT
KEGIATAN
PROYEK
8.MENURUT
PELAKSANAAN
PERTEMUAN
DALAM MELAKSANAKAN SUATU PROYEK,
TERDAPAT 3 JENIS LAPORAN, YAITU
LAPORAN PENDAHULUAN (PRELIMINARY
REPORTS), LAPORAN PERKEMBANGAN
(PROGRESS REPORTS), DAN LAPORAN
AKHIR (FINAL REPORTS.
!
!
BERDASARKAN PELAKSANAAN
PERTEMUAN, LAPORAN BISNIS DAPAT
DIBEDAKAN KE DALAM AGENDA
(AGENDA), RESOLUSI (RESOLUTIONS),
NOTULEN (MINUTES), DAN LAPORAN
PERTEMUAN (PROCCEDINGS.
!
!
.
.
APA PERSIAPAN PENULISAN
LAPORAN BISNIS ?
!
1. D E F I N I S I K A N
M A S A L A H ,
TUJUAN, DAN
RUANG LINGKUP
2. PERTIMBANGKAN
SIAPA YANG AKAN
MENERIMA
LAPORAN
3. MENENTUKAN IDE
ATAU GAGASAN
4. M E N G U M P U L K A N
BAHAN
YANG
DIPERLUKAN
!
!
5. MENGANALISIS DAN
MENAFSIRKAN DATA
!
6. MENGORGANISASIKAN
DATA
DAN
MEMPERSIAPKAN
KERANGKA AKHIR
APA BAGIAN POKOK
LAPORAN BISNIS ?
PENDAHULUAN
• PEMBERI KUASA
• LAYOUT ATAU RENCANA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
PRESENTASI
MASALAH
MAKSUD
RUANG LINGKUP
METODOLOGI
SUMBER-SUMBER
LATAR BELAKANG
DEFINISI ISTILAH
KETERBATASAN
REKOMENDASI
TEKS
DALAM BAGIAN INI,
MEMBAHAS
DAN
MENGEMBANGKAN HAL-HAL
YANG PENTING SECARA
RINCI. SELAIN ITU, BAGIAN
I N I D A PAT M E M B A N T U
UNTUK MENCAPAI MAKSUD
PENULISAN LAPORAN
BISNIS.
PENULISAN LAPORAN BISNIS
YANG BAIK HAR US
MENCAKUP TEMUAN FAKTA
YA N G P E N T I N G D A N
RELEVAN SERTA MEMBUANG
HAL-HAL YANG TAK PERLU
DAN TIDAK RELEVAN
DENGAN
MAKSUD
PENULISAN LAPORAN BISNIS
TERSEBUT
PENUTUP
DALAM BAGIAN INI BERFUNGSI UNTUK MERANGKUM LAPORAN
SECARA MENYELURUH, MENGAMBIL KESIMPULAN, ATAU
MEMBERI REKOMENDASI. PADA BAGIAN PENUTUP, LAPORAN
INFORMASIONAL DISEBUT RANGKUMAN ATAU LAPORAN
ANALITIKAL KESIMPULAN, REKOMENDASI, ATAU KESIMPULAN
DAN REKOMENDASI. BAGIAN PENUTUP SENDIRI DIBERI JUDUL
RENCANA TINDAKAN ATAU PROPORSI.
ORGANISASI TUBUH
LAPORAN BISNIS
CARA MENYUSUN
TUBUH LAPORAN
BISNIS
DEDUKTIF
KATA DEDUKTIF (DEDUCTIVE) ATAU LANGSUNG (DIRECT), BERARTI
MENGGAMBARKAN LAPORAN DARI BELAKAN KE DEPAN, ATAU
MENJELASKAN IDE POKOK ATAU REKOMENDASI TERLEBIH DAHULU
SEBELUM HAL-HAL YANG RINCI DIJELASKAN. DALAM SUATU LAPORAN
PENTING, PEMBACA BIASANYA LEBIH SUKA MENGGUNAKAN CARA
DEDUKTIF KARENA MEMBERIKAN KEPADA PEMBACANYA SUATU
GAMBARAN YANG CEPAT SEBELUM MEREKA MENGETAHUI SECARA LEBIH
RINCI. SECARA UMUM, ANDA DAPAT MENGGUNAKAN CARA DEDUKTIF JIKA
PEMBACA ANDA MEMILIKI KARAKTERISTIK SEBAGAI BERIKUT :
• EKSEKUTIF YANG SIBUK.
• LEBIH SUKA UNTUK MENENTUKAN SESUATU DENGAN
•
•
•
•
SEGERA.
INGIN MENGETAHUI GOOD NEWS ATAU INFORMASI NETRAL.
INGIN MENGANALISIS DATA LEBIH BAIK DAN HAL INI AKAN
MENJADI LEBIH MUDAH JIKA KESIMPULAN DAN
REKOMENDASI DICANTUMKAN PADA AWAL LAPORAN.
INGIN MENGETAHUI PANDANGAN PENULIS SECARA
SEGERA.
LEBIH MENYUKAI LAPORAN YANG DISUSUN DENGAN CARA
DEDUKTIF
INDUKTIF
DENGAN CARA INDUKTIF, DAPAT MENJELASKAN FAKTA-FAKTA
YANG ADA SEBELUM IDE-IDE POKOK, KESIMPULAN ATAU
REKOMENDASI DIKEMUKAKAN. ANDA DAPAT MENGGUNAKAN
CARA INDUKTIF JIKA PEMBACA ANDA MEMILIKI
KARAKTERISTIK SEBAGAI BERIKUT :
• INGIN MENGETAHUI PENJELASAN SECARA RINCI TERLEBIH
•
•
•
•
DAHULU UNTUK DAPAT MEMAHAMI KESIMPULAN DAN
REKOMENDASINYA.
INGIN MENGETAHUI KESIMPULAN YANG KURANG
MENYENANGKAN (BAD NEWS).
MUNGKIN MERASA KESIMPULANNYA TIDAK BIAS DAN
DAPAT MENERIMANYA.
PERLU MEMBACA KESELURUHAN LAPORAN, BUKAN
HANYA BAGIAN AKHIRNYA SAJA.
LEBIH MENYUKAI LAPORAN DISUSUN DENGAN CARA
INDUKTIF
CARA
MENYUSUN
TEKS LAPORAN
BISNIS
A.MEMBUAT
TOPIK-TOPIK
ATAU KRITERIA
CARA INI MERUPAKAN HAL YANG UMUM DALAM MEMBUAT
LAPORAN. JUDUL UTAMA MUNGKIN MENGGUNAKAN KRITERIA
STANDAR, FAKTOR-FAKTOR, PEMECAHAN MASALAH, MANFAAT
ATAU KARAKTERISTIK
B.MENYUSUN
URUTAN SUATU
PERISTIWA ATAU
KEJADIANKEJADIAN
PEMBUATAN AGENDA, PROGRAM KONVENSI, DAN LAPORAN
PERKEMBANGAN DAPAT MENGGUNAKAN ATURAN SECARA
KRONOLOGIS. PERIODE WAKTU SEPERTI TANGGAL, BULAN, ATAU
TAHUN, JAM, DAN MUSIM AKAN LEBIH SESUAI DENGAN POKOK
BAHASANNYA
C. LOKASI
ATAU TEMPAT
O R G A N I S A S I I N I A D A L A H B E R M A N FA AT U N T U K
MENDESKRIPSIKAN LOKASI ATAU TEMPAT, APAKAH MEREKA DI
RUMAH, PABRIK, KANTOR, PUSAT PERBELANJAAN, PERUSAHAAN
INTERNASIONAL DENGAN CABANG-CABANGNYA YANG TERSEBAR
SECARA GEOGRAFIS KE BERBAGAI PENJURU DUNIA
D.MENJELASKAN
SUATU PROSES
ATAU PROSEDUR
CARA PENGEMBANGAN INI HAMPIR SAMA DENGAN
PENDEKATAN KRONOLOGIS. METODE INI MENELUSURI
TA H A PA N - TA H A PA N , K ATA K A N L A H S U AT U TA H A P N
KEBIJAKSANAAN, OPERASI MESIN, TAHAPAN PROSEDUR
MELAKUKAN TABUNGAN ATAU PENARIKAN SIMPANAN
E.MENYUSUN
URUTAN TINGKAT
PENTINGNYA
SECARA
ALFABET
!
PADA URUTAN PERTAMA MENUNJUKKAN IDE-IDE, KEJADIANKEJADIAN, ATAU TOPIK YANG PALING PENTING, SELANJUTNYA
BARU YANG KURANG PENTING ATAU TIDAK PENTING
F. MENYUSUN
URUTAN
TINGKAT
FAMILIARITAS
CARA PENGEMBANGANNYA DILAKUKAN DENGAN MENYAJIKAN HALHAL YANG PALING SEDERHANA (SIMPEL) TAU FAMILIER KEMUDIAN
MENINGKT KE YANG LEBIH KOMPLEKS ATAU YANG KURANG FAMILIER.
HAL INI DISEBABKAN OLEH ADANYA KECENDERUNGAN ANDA AKAN
LEBIH MUDAH MEMAHAMI HAL-HAL YANG SUDAH DIKETAHUI
SEBELUMNYA DARIPADA YANG TIDAK ATAU BELUM DIKETAHUI
G. MENYUSUN
SUMBERSUMBER YANG
DIGUNAKAN
!
METODE INI KURANG DIMINATI, KECUALI ANDA YAKIN BAHWA
P E M B A C A S A N G AT T E R TA R I K T E R H A D A P S U M B E R
INFORMASINYA. ANDA DAPAT MENGGUNAKAN CARA INI JIKA,
MISALNYA, ANDA MELAPORKAN SEORANG AHLI YANG BERPIDATO
DI GEDUNG PERTEMUAN PADA PERUSAHAAN ANDA DAN ANDA
DIMINTA UNTUK HADIR
H. PEMECAHAN
MASALAH
!
CARA YANG PALING POPULER INI MEMBAHAS MASALAH
TERLEBIH DAHULU, KEMUDIAN DIIKUTI DENGAN CARA
PEMECAHAN MASALAHNYA. CARA INI UMUM DIGUNAKAN
UNTUK MENGORGANISASI SUATU PRESENTASI YANG
BERSIFAT PERSUASI
METODE KERANGKA
SEBELUM MENULIS LAPORAN, KERANGKA DAPAT MEMBANTU
U N T U K M E L I H AT H U B U N G A N D I A N TA R A T O P I K ,
MEMBANDINGKAN PROPORSI DAN JUDUL, MENGECEK
KETERKAITAN KESELURUHAN DALAM SUATU SUSUNAN YANG
L O G I S , D A N M E N G H I L A N G K A N T U M PA N G T I N D I H
(OVERLAPPING). SEBELUM MEMBAHAS JUDUL DAN
SUBJUDUL, TERLEBIH DAHULU AKAN MEMBAHAS JENISJENIS JUDUL, FORMAT KERANGKA, DAN PARALELISME
DALAM JUDUL
A. JENISJENIS JUDUL
JENIS-JENIS JUDUL DAPAT DIGOLONGKAN KE DALAM 4 JUDUL YAITU : (1) JUDUL
TOPIK (TOPIC HEADINGS), (2) JUDUL KALIMAT LENGKAP (COMPLETE SENTENCE
HEADINGS), (3) JUDUL KALIMAT IMPERATIF (IMPERATIVE SENTENCE HEADINGS),
DAN (4) JUDUL VARIAN (VARIANT HEADINGS). JUDUL TOPIK MERUPAKAN JUDUL
YANG PALING FAMILIER ATAU UMUM. JUDUL ITU TERDIRI ATAS KATA BENDA,
BEBERAPA KATA, ATAU FRASE SINGKAT. JUDUL KALIMAT LENGKAP SELALU
MENCAKUP SUBJEK DAN PREDIKAT. JUDUL KALIMAT IMPERATIF (SEPERTI
PERINTAH) DIMULAI DENGAN SUATU KATA KERJA DAN TIDAK MEMILIKI SUBJEK.
JUDUL VARIAN BIASANYA DIMULAI DENGAN PARTICIPLE.
JUDUL YANG BAIK HARUS JELAS DAN MENUNJUKKAN SUBJEK YANG AKAN
DIJELASKANNYA. SELAIN ITU, APABILA SEBUAH KATA YANG DIPILIH SEBAGAI
JUDUL TOPIK, USAHAKAN KATA TERSEBUT TIDAK MENUNJUKKAN PADA SUATU
PENGERTIAN YANG TERLALU LUAS
B.FORMAT
KERANGKA
UNTUK KERANGKA SINGKAT/PENDEK (SHORT OUTLINES),
YAITU HANYA TIGA ATAU EMPAT JUDUL DAN SUBJUDUL,
LEBIH BAIK MEMILIH FORMAT YANG SEDERHANA ATAU
SIMPEL. SEDANGKAN UNTUK KERANGKA YANG PANJANG,
DAPAT MENGGUNAKAN SALAH SATU DARI KETIGA CARA
YANG TERSEDIA
C.PARALELISME
DALAM JUDUL
SEMUA JUDUL HARUS PARALEL, ARTINYA MEMPUNYAI
TINGKAT YANG SAMA DALAM SETIAP BAGIAN KERANGKA. INI
BERARTI BAHWA JUDUL HARUS MEMPUNYAI BENTUK
GRAMATIKAL YANG SAMA, SEPERTI SEMUA MERUPAKAN
KATA BENDA, FRASE, ATAU KALIMAT
P E N U L I S A N
L A P O R A N
S I N G K A T
KARTIKA
KARAKTERISTIK
LAPORAN
SINGKAT
KEBANYAKAN LAPORAN SINGKAT (SHORT/BRIEF REPORTS) HANYA MENCAKUP MATERI
PENDUKUNG YANG RELATIF SEDIKIT PENCPAIAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. DAPAT
BERBENTUK MEMO ATAU SURAT YANG TERDIRI DARI SATU ATAU DUA HALAMAN.
!
SECARA UMUM LAPORAN SINGKAT DALAM BISNIS JARANG DILENGKAPI DENGAN
PRELIMINARY PARTS TETAPI LEBIH MENEKAN PADA TUBUH (BODY) SUATU LAPORAN
YANG MENCAKUP PEMBUKA, HASIL TEMUAN, BAHASAN, DAN PENUTUP.
!
SELAIN ITU ELEMEN PENTING PADA LAPORAN SINGKAT YANG MUNGKIN SAJA
DIGUNAKAN, ANTARA LAIN :
• GAYA PENULISAN PRIBADI YANG MENGGUNAKAN GAYA
PENULISAN ORANG PERTAMA ATAU KEDUA.
• GRAFIK UNTUK LEBIH MENEKANKAN PENULISAN.
• JUDUL DAN SUB-JUDUL PADA TUBUH LAPORAN.
• FORMAT MEMO ATAU SURAT
MEMBUAT
LAPORAN
BISNIS YANG
BAIK
LAPORAN BISNIS SANGAT DIPERLUKAN UNTUK BERKOMUNIKASI
DENGA BAIK DENGAN PIHAK INTERN DAN EKSTERN ORGANISASI.
LAPORAN DAPAT DIGUNAKAN SEBAGAI PERTANGGNGJAWABAN
TERHADAP BERBAGAI KEPUTUSAN ATAU KEBIJAKAN YANG TELAH
DILAKSANAKAN, TETAPI DAPAT JUGA DIGUNAKAN SEBAGAI ALAT
UNTUK MEMANTAU KEGIATAN-KEGIATAN YANG DILAKUKAN OLEH
UNIT ATAU DEPARTEMEN YANG ADA DALAM ORGANISASI
1. AKURAT
HAL UTAMA DALAM PENULISAN LAPORAN BISNIS ADALAH
BAGAIMANA MENGATAKAN SUATU KEBENARAN. BERIKUT INI
AKAN DAPAT MEMBANTU MENGATASI KEMUNGKINAN
TERJADINYA DISTORSI
• JELASKAN FAKTA ATAU PERISTIWA YANG TERJADI SECARA
•
•
•
•
•
KONKRET.
LAPORKAN SEMUA FAKTA YANG RELEVAN.
TEMPATKAN FAKTA YANG ADA PADA SUATU PERSPKEKTIF.
BERIKAN BUKTI TERHADAP KESIMPULAN YANG DIBUAT.
SAKIJAN HANYA BUKTI YANG VALID DAN MENDUKUNG KESIMPULAN.
JAGA BIAS PRIBADI DALAM SUATU LAPORANT
2.KEPUTUSAN
YANG BAIK
LAPORAN BISNIS MERUPAKAN DOKUMEN RESMI YANG DIBACA
OLEH MASYARAKAT LUAS, SUDAH SEPANTASNYA UNTUK
TETAP MENJAGA ETIKA BISNIS. DI PIHAK LAIN PEMBACA AKAN
MERASA SENANG MEMBACA SUATU LAPORAN YANG
MENCAKUP :
•
•
•
•
•
ADANYA IDE POKOK PADA PERMULAAN LAPORAN.
NELIHAT FAKTA-FAAKTA YANG TERSEDIA.
MENERIMA URAIAN ATAU CERITA SECARA MENYELURUH.
MENGGUNAKAN BAHASA YANG MUDAH DIMENGERTI.
MEMPELAJARI SESUATU YANG DAPAT MEMBUAT
PEKERJAAN ATAU TUGAS MENJADI LEBIH MUDAHT
2.FORMAT, GAYA
DAN ORGANISASI
YANG RESPONSIF
• SIAPA YANG BERINISIATIF MEMBUAT APORAN?
• APA SUBJEK YANG AKAN DIMASUKKAN KE DALAM
LAPORAN?KAPAN SUATU LAPORAN DIBUAT?
• KEMANA LAPORAN AKAN DIKIRIM?
• MENGAPA SUATU LAPORAN DIBUAT?
• BAGAIMANA SIKAP PEMBACA?.
PERENCANAAN
LAPORAN SINGKAT
ADA BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN, ANTARA
LAIN AUDIENS, TUJUAN, DAN SUBJEK LAPORAN. MASINGMASING ELEMEN AKAN MEMENGARUHI FORMAT DAN
PANJANG, GAYA, SERTA ORGANISASI SUATU LAPORAN.
PENENTUAN
FORMAT DAN
PANJANG
LAPORAN
JIKA SUATU LAPORAN BERSTATUS SECARA BERKALA, MAKA
DAPAT MENGIKUTI POLA STANDAR YANG MEMUNGKINKAN
PEMBACA UNTUK MEMBANDINGKAN HASIL DARI SUATU
LAPORAN DENGAN LAPORAN LAINNYA. BERDASARKAN
INFORMASI INI, PENULIS DAPAT DENGAN MUDAH MEMILIH
FORMAT LAORAN DI ANTARA EMPAT PILIHAN BERIKUT INI
1.PREPIRED
• BENTUK SEBELUM DICETAK PADA DASARNYA DIGUNAKAN
UNTUK MENGISI LAPORAN YANG KOSONG
2.SURAT
• DAPAT DIGUNAKAN UNTUK LAPORAN YANG JUMLAH
HALAMANNYA LIMA ATAU KURANG, DAN DITUJUKAN
KEPADA EKSTERN
3.MEMO
!
• FORMAT YANG PALING UMUM UNTUK LAPORAN SINGKAT
YANG DIGUNAKAN UNTUK KEPENTINGAN INTERN. MEMO
MENCAKUP TANGGAL, KEPADA, DARI, DAN SUBJEK
4.MANUSKRIP
!
• LAPORAN YANG MEMILIKI SAMPAI RATUSAN HALAMAN
MEMERLUKAN SUATU PENDEKATAN FORMAL. FORMAT PADA
MANUSKRIP MEMERLUKAN LEBIH BANYAK KOMPONEN BAIK
SEBELUM TEKS MAUPUN SETELAH TEKS
• PANJANG LAPORAN YANG DIBUAT SANGAT BERGANTUNG
PADA SUBJEK DAN TUJUAN, JUGA DIPENGARUHI OLEH
HUBUNGAN DENGAN PEMBACA
PENENTUAN
STRUKTUR
DASAR
ADA TIGA PERMASALAHAN YANG MUNCUL DALAM
MENENTUKAN STRUKTUR DASAR, YAITU :
• INFORMASI APA YANG SEHARUSNYA DIMASUKKAN?
APAKAH SEMUA DATA AKAN DIMASUKKAN ATAU INGIN
DIELIMINASI BEBERAPA DATA?
• PENDEKATAN PSIKOLOGIS APA YANG SESUAI DENGANG
PEMBACA TERTENTU? APAKAH MENGGUNAKA DIRECT
ORDER ATAU INDIRECT ORDER?
• METODE APA YANG AKAN DIGUNAKAN AGAR MATERINYA
JELAS DAN MEYAKINKAN? APAKAH MENGGUNAKAN
PENGORGANISASIAN SUATU TOPIK ATAS DASAR TINGKAT
PENTINGNYA, URUTAN, KRONOLOGIS, LOKASI, ATAU
KATEGORI? ATAU APAKAH MENGORGANISASIKAN IDE
MENUURUT SUATU ARGUMEN YANG LOGIS?
PENGORGANISASIAN
LAPORAN SINGKAT
BAGAIMANA ORANG-ORANG DALAM BERBAGAI SITUASI
MENGEMBANGKAN SUATU ARGUMENTASI. KUNCINYA ADALAH
APAKAH MAKSUD ATAU TUJUAN SUATU LAPORAN UNTUK
MEMBERIKAN INFORMASI ATAU ANALISIS PENTING.
SELANJUTNYA PILIH SUATU RENCANA ORGANISASIONAL YANG
SESUAI DENGAN TOPIK DAN TUJUAN.
1.PENGORGANISASIAN
MEMO DAN LAPORAN
INFORMASI
• SUATU LAPORAN INFORMASIONAL MEMPUNYAI SATU
TUJUAN DASAR, YAITU MENJELASKAN SESUATU DENGAN
ISTILAH YANG TEGAS. HAL YANG PERLU DI KHAWATIRKAN
ADALAH PEMAHAMAN ATAU PENGERTIAN PEMBACA.
INFORMASI HARUS DISAJIKAN SECARA LOGIS DAN AKURAT
A.LAPORAN PERIODIK
(BERKALA)
• SUATU LAPORAN INTERNAL YANG MENJELASKAN APA YANG
TERJADI DALAM SUATU DEPARTEMEN ATAU DIVISI SELAMA
PERIODE TERTENTU. TUJUANNYA ADALAH UNTUK
MEMBERIKAN SUATU GAMBARAN BAGAIMANA SESUATU
BERJALAN SEHINGGA MANAJER DAPAT MENGIKUTI
PERKEMBANGAN DAN DAPAT MELAKUKAN KOREKSI
BILAMANA PERLU
•
•
•
•
PENINJAUAN ATAS TANGGUNGJAWBAN RUTIN
DISKUSI/PEMBAHASAN PROYEK KHUSUS.
RENCANA PERIODE YANG AKAN DATANG
ANALISIS MASALAH/PROBLEM?
B.LAPORAN
AKTIVITAS PERSONAL
(INDIVIDU)
)
• BERISI SUATU DESKRIPSI INDIVIDUAL TERHADAP APA YANG
TERJADI SELAMA SATU KONFERENSI, KONVENSI, ATAU
DALAM PERJALANAN. DIMAKSUDKAN UNTUK
MENGINFORMASIKAN KEPADA MANAJEMEN TERHADAP
SETIAP INFORMASI PENTING ATAU PUTUSAN YANG MUNCUL
2.PENGORGANISASIAN
LAPORAN ANALITIKA
• TUJUAN UTAMANYA ADALAH DIRANCANG UNTUK MELAKUKAN
PERSUASI KEPADA PEMBACA AGAR DAPAT MENERIMA SUATU
KESIMPULAN ATAU REKOMENDASI. LAPORAN INI UMUMNYA
DITULIS UNTUK MEMBERIKAN TANGGAPAN TERHADAP
MUNCULNYA KONDISI TERTENTU YANG TERJADI JUGA DIRANCANG
UNTUK MEMBERIKAN PEDOMAN KEPADA PEMBACA TERHADAP
SUATU KEPUTUSAN. YANG TERMASUK KEDALAMNYA ADALAH
A.LAPORAN
JUSTIFIKASI
• USULAN INTERN YANG DIGUNAKA UNTUK MELAKUAKAN
PERSUASI KEPADA MANAJEMEN PUNCAK UNTUK
MENYETUJUI SUATU INVESTASI ATAU PROYEK TERTENTU
B.USULAN BISNIS
BARU DI LUAR KLIEN
!
• DIMAKSUDKAN UNTUK MEMPEROLEH PRODUK, ATAU
PROYEK YANG DITERIMA OLEH BISNIS ATAU PEMERINTAH DI
LUAR KLIEN
C.LAPORAN
TROUBLESHOOTING
!
•! DDOKUMEN
YANG BERORIENTASI KEPADA PUTUSAN YANG DISUSUN
UNTUK KEPENTINGAN MANAJEMEN PUNCAK. PENGORGANISASIAN
SUATU LAPORAN ANALITIKA DENGAN BERBAGAI ALASAN SECARA
KESELURUHAN MENDUKUNG KESIMPULAN ATAU REKOMENDASI
YANG MERUPAKAN PENDEKATANG YANG BERSIFAT ALAMI. YANG
TERPENTING ADALAH DENGAN TUJUAN UNTUK MEMFOKUSKAN
PERHATIAN PEMBACA ATAS KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
SECARA RASIONAL
TERIMA
K A S I H