Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan BarangJasa

  Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

  PENDAHULUAN

  Tujuan Umum

Menyusun rancangan kontrak pengadaan barang/jasa sektor organisasi dengan isi/materi pokok kontrak dan jenis kontrak yang sesuai dengan paket pengadaan barang/jasa Gambaran Umum Hasil dari proses pengelolaan pengadaan adalah:

  Pengadaan adalah suatu proses

  Pernyataan Rancangan lingkup resmi untuk pengelolaan

  Kontrak pekerjaan/suplai mendapatkan pengadaan barang/jasa, barang/jasa

  Dokumen- Dikarenakan organisasi

  Pengaturan Dokumen dokumen pemerintah melakukan perubahan pendukung kontrak kontrak, kontrak dan pembelanjaan dengan uang pengadaan negara, maka dalam melakukan pengadaaan mengacu dan taat kepada

  Pembelajaran hukum, undang-undang, dari seluruh peraturan dan regulasi yang kegiatan PBJ berlaku. permintaa n barang /jasa mengkaji permintaan dipenuhi oleh organisasi internal atau eksternal merencanakan proses pengadaan dan menyusun rancangan kontrak.

  Menentukan tipe kontrak dan dokumen pengadaan penelaahan kelengkapan terhadap lingkup pekerjaan

  /jasa kajian terhadap unsur teknis dan komersial

  Menelaahan dokumen pengadaan dari pembeli mengajukan klarifikasi dan pertanyaan jika perlu memasukkan penawaran

  kontrak ditandatangi oleh pembeli dan penyedia.

  PENYEDIA Proses Pembuatan Kontrak Dalam Fungsi Pengadaan

  PEMBELI (Proses Pemilik Pekerjaan) Cakupan Materi

Bab 2 Bab 3 Bab 4 Membuat Rancangan Kontrak Mengidentifikasi Isi/Materi Pokok Menentukan Jenis Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang Kontrak PBJ yang meliputi Pengadaan Barang/Jasa yang

  meliputi, tahapan penyusunan pemahaman terhadap meliputi penentuan Syarat- kontrak, rumusan klausul permintaan dan ketersediaan Syarat Umum Kontrak (SSUK), kontrak, ketentuan penyusunan barang /jasa, juga akan dibahas Syarat-Syarat Khusus Kontrak kontrak, peran dan tanggung mengenai elemen kontrak, hukum (SSKK), Perumusan SSUK dan jawab, prosedur penyusunan kontrak, struktur/hirarki kontrak SSKK serta Jenis-jenis Kontrak kontrak, format dokumentasi dan dokumen pendukung. Pengadaan barang/jasa rancangan kontrak dan prosedur dokumentasi rancangan kontrak MENGIDENTIFIKASI

  ISI/MATERI POKOK KONTRAK PBJ

  

Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ

Apa pengertian

  Kontrak

  penerimaan (Offer and acceptance)

  Pertimbangan (Consideration) (Competent parties) Legality

  Purpose Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ

  “Kontrak adalah sebuah perjanjian hukum antara dua pihak atau lebih yang bermaksud untuk membuat suatu hubungan resmi yang berlaku menurut hukum

  ” International Trade Center (2010),

  Kontrak mempunyai empat unsur dasar yaitu: Penawaran dan

  Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ

• Menyerahkan barang atau jasa

• • Menyerahkan dokumen yang terkait dengan barang atau jasa

• Memindahkan title kepemilikan barang/jasa
• Meyakinkan bahwa barang/jasa dalam keadaan baik
• Secara umum, bertindak baik dan transaksi dengan wajar/adil
• Bertanggung jawab

  Tanggung jawab penjual Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ

• Menerima barang/jasa
• Membayar sesuai dengan harga yang disepakati
• bertindak dengan baik dan transaksi dengan wajar/adil
• Bertanggung jawab

  Tanggung jawab pembeli Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ Di dalam suatu kontrak terdapat 5 (lima) asas yang dikenal menurut ilmu hukum perdata: Asas Kebebasan Asas konsensualisme Asas kepastian hukum Berkontrak

  (concsensualism) (pacta sunt servanda ) (freedom of contract

  Asas itikad baik Asas kepribadian (good faith) (personality): Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ Syarat Sah Suatu Kontrak (Pasal 1320 KUHPerdata)

  Syarat Syarat “Suatu hal tertentu” dalam

  Subyektif Objektif Rumusan Pasal 1320 ayat (3)

1. Sepakat

  1. Suatu KUH Perdata adalah harus mereka yang adanya objek perjanjian yg jelas. hal mengikatkan diri tertentu

Pasal 1337 KUH Perdata disebutkan causa yang terlarang.

2. Kecakapan

  Suatu sebab adalah terlarang untuk membuat

  2. Suatu apabila bertentangan dengan suatu perikatan undang-undang, kesusilaan, dan sebab yang ketertiban umum. halal Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ

  a. Syarat - Syarat Umum Kontrak (SSUK),

  b. Syarat - Syarat Khusus Kontrak (SSKK),

  c. Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar,

  d. Daftar kuantitas dan harga; dan e. Dokumen lainnya.

  Dokumen Kontrak Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ Skema bagian isi kontrak JUDUL PERJANJIAN

  I Bagian Pendahuluan

• Pembuka • Identitas pihak-pihak
• Penjelasan/ latar belakang kontrak (premis)

  II Bagian Isi

• Klausul Definisi • Klausul Transaksi • Klausul ketentuan yang sifatnya spesifik
• Klausul ketentuan yang sifatnya umum

  III Bagian Penutup

• Kata Penutup • Tanda tangan Lampiran • Dokumen Permintaan/Penawaran/
• Spesifikasi teknis
• Dll

Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ Metode Penyelesaian Perselisihan

  Dispute Resolution Method Melalui Jalur Melalui Jalur Peradilan

  Non-Peradilan

  Litigasi Pendapat Ahli (Litigation)

  (Expertise)

  Arbitase Mediasi dan (Arbitration)

  Konsiliasi (Mediation and Conciliation)

• Negosiasi

MENENTUKAN JENIS KONTRAK PENGADAAN

BARANG/JASA

3 Jenis Kontrak PBJ

  Build & Operate)

  Kontrak berdasarkan jenis pekerjaan

  Anggaran Kontrak berdasarkan sumber pendanaan

  Kontrak berdasarkan cara pembayaran Kontrak berdasarkan pembebanan Tahun

  3. Kontrak di Organisasi Pemerintah

  Kontrak Penyerahan terintegrasi

  (Design, Build, Operate & Maintenance)

  Kontrak Desain,Bangun, Operasi dan Perawatan

  1. Kontrak Berdasarkan Pembayaran

  Kontrak lump sum

  (Design & Build)

  Kontrak Desain dan Bangun

  2. Kontrak berdasarkan Metode Penyerahan Proyek

  Kontrak waktu dan biaya (time and material)

  (cost reibursable)

  Kontrak biaya yang dittagihkan

  (fixed price)

  Kontrak Desain, Bangun dan Operasi (Design, Matriks Jenis Kontrak dan Hubungan diantaranya

1. Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

  Merupakan bagian integral dari suatu kontrak yang memuat syarat dan kondisi secara umum (tidak dikhususkan untuk satu transaksi). SSUK merupakan standar organisasi dalam melaksanakan pengadaan.

  Sumb er : Civil Engineerin

  1. DEFINISI

• Untuk menghindari perbedaan interpretasi
• Lingkup, batasan & ketentuan penerapan terhadap urutan hierarki dokumen kontrak

  2. PENERAPAN

  3. ASAL MATERIAL

• Jika pembeli memiliki preferensi barang domestik

4. PENGGUNAAN

• Proteksi penyalahgunaan informasi dan kebocoran rahasia dokumen • Paten, hak cipta, merek dagang, merek layanan.

  DOKUMEN-DOKUMEN KONTRAK DAN INFORMASI

  5.HAK KEKAYAAN

  INTELEKTUAL

• Menjamin kewajiban penyedia dapat terlaksana untuk pihak terjamin

  6. JAMINAN

  7. ASURANSI Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

• Siapa yang menanggung biaya asuransi

Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

  8. PEMBAYARAN

• Bagaimana pengguna melakukan pembayaran
• Jumlah yang harus dibayar pembeli, harga satuan,

  9. HARGA pajak, dll

  10. PERSONIL

• Tenaga kerja yang disediakan pengguna

  11. PENILAIAN

• Progress report/ laporan kemajuan pekerjaan

PEKERJAAN SEMENTARA

  12. KEWAJIBAN PARA PIHAK

• Kewajiban kedua belak pihak

  13.JADWAL PELAKSANAAN

• Lingkup penyelesaian pekerjaan

  PEKERJAAN

  14.KLAUSUL-KLAUSUL

• Memahami kemungkinan potensi masalah yang

  LAIN bisa terjadi

  Ketentuan-ketentuan khusus yang terdapat pada suatu kontrak.

  (tata cara dan syarat perubahan kontrak, syarat pembayaran, perbedaan harga, penalti dan lain lain)

  2. Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

  1. Ketentuan perubahan

  2. Tambahan dan/ atau penjelasan syarat-syarat umum kontrak

• Tambahan (addendum), penghapusan (deletion), koreksi atau perubahan yang sejenis
• harus dibaca sebagai suatu bagian yang tak terpisahkan dengan ssu kontrak

3. Perumusan SSUK dan SSKK

   Sesuai dengan spesifikasi barang/jasa pada paket pengadaan/KAK “Proses perumusan ssu dan sskk yang sesuai dengan spesifikasi barang/jasa”

• identifikasi dan daftar dari seluruh pihak dan pengguna
• produk kriteria

  ssu dan sskk yang sesuai dengan spesifikasi produk/barang, lingkup pekerjaan

  Hasil (Output) Masukan (Input)

Proses

Perumusan

ssu dan sskk

• lingkup pengadaan barang/jasa
• dokumen permintaan Alat atau metode:
• waktu penyelesaian pekerjaan/ penyerahan barang
• kriteria penerimaan
• kuisioner
• kualitas barang/jasa
• survey
• apa yang termasuk dan tidak termasuk dari bagian pengadaan
• diskusi kelompok
• workshop
• wawancara
• observasi

  1

  2

  3

  Menganalisa Membuat rencana

  Identifikasi risiko-risiko tindak lanjut risiko-risiko secara kualitatif terhadap daftar dan kuantitatif risiko-risiko :

• Menghindar/

  Mengekplotasi

  Mitigasi/Meningk atkan

• Pengawasan dan pengendalian risiko-risiko

  5.a

• Memindahkan/M

  Risiko-risiko embagi

  3. Perumusan dikelola oleh

• Menerima organisasi

  SSUK dan SSKK sendiri

  4 Mempertimbangkan

  6 5.b

  Membuat keputusan

  resiko pengadaan

  siapa dan Merumuskan ssu

  yang dituangkan

  Risiko

• –risiko bagaimana dan sskk dengan

  dalam SSU dan atau

  dipindahkan mengendalikan dan mengakomodasi atau dibagi

  SSKK

  mengawasi risiko- risiko risiko yang dengan risiko dibagikan atau penyedia dipindahkan

7 Dokumen kontrak

  Memperbaharui rencana pengadaan dengan risiko dan dokumen risiko yang Teknik dalam menangani risiko yang biasa dipakai dalam pengelolaan risiko sebagai berikut: Kesempatan Positif Risiko-risiko negatif (kebalikan risiko-risiko negatif)

  1.Menghindar (Avoid)

  1.Mengekpoitasi (Exploit)

  2.Mengurangi

  2.Meningkatkan (Enhance) (Mereduce/Mitigasi)

  3. Memindahkan (transfer)

  3. Membagi (share)

  4. Menerima (Accept)

  4. Menerima (Accept)

4. Jenis Kontrak PBJ (lanjutan)

• Pasar pasok yang sangat cenderung termonopoli
• Siapkan rencana kontegensi
• Kembangkan alternative pasokan secara internal
• Jenis kontrak jangka panjang
• Pasokan pasar yang sangat sedikit dan susah untuk diganti
• Hubungan kerjasama dengan penyedia
• Kembangkan alternatif penyedia dari eksternal
• Jenis kontrak jangka menengah

  3. Kontrak berdasarkan ketersediaan penyedia dan posisi pengadaan di Supplier Positioning Model

  Bottleneck items

  Strategic items

  /jan gka panjang

  Routine items

  Leveragietems

• Banyak penyedia
• Prosedur pengadaan yang tepat
• Otomatisasi/delegasi
• Jenis kontrak dengan sistem
• Cukup banyak penyedia
• Sistem pemilihan kompetisi
• Pencarian yang aktif
• Jenis kontrak jangka pendek

  Nilai Pengadaan Hubungan dengan penyedia R is ik o S u p p ly K o m p le k si tas

  Tinggi Tinggi

  Rendah Rendah

  MEMBUAT RANCANGAN KONTRAK PENGADAAN

BARANG/JASA

  Membuat Rancangan Kontrak PBJ

Tahapan pembuatan dokumen kontrak secara bertahap:

Munculnya kesepakatan dasar di antara para pihak untuk membuat perjanjian

  Negosiasi atas rancangan perjanjian Penandatanganan perjanjian Penerapan perjanjian Tahap Awal Pembuatan Permintaan

  Pengadaan (PR/CR)

  Tahap Penentuan Tipe Dokumen Penentuan Tipe Dokumen Kontrak

  Perencanaan (Spot/Frame Agreemen/Fixed Pemilihan

  Pemilihan (RFQ/ITB/RFP) Price/JV)

  RFQ/ITB/RFP dikirim ke penyedia Membuat Rancangan

  Penyedia meresponse dengan penawaran Kontrak PBJ

  Tahap Evaluasi penawaran

  Pelaksanaan Tahapan Pembuatan

  Pemilihan Negosiasi

  Dokumen Kontrak pada Penunjukan Pemenang proses pengadaan

  (Contract Award) Pembuatan Draft Dokumen Kontrak Penandatanganan Dokumen Kontkra (Contract Sign)

  Pelaksanaan Kontrak Taha p Pelaksanaan

  Pengendalian dan Penjaminan Kualitas Pengadaan

  Pengawasan Kualitas Penerimaan hasil pengadaan barang/jasa

  Tahap Penutupan Penutupan Kontrak

  Pengadaan

  Proses penandatangan dokumen kontrak Membuat Rancangan

  Kontrak PBJ Rancangan Kontrak Rancangan Kontrak Sepakat terhadap

  Rancanang Kontrak Pengesahan Rancan g an Kontrak

  

Pengesahan

Rancan g an Kontrak

  M endapat pengesahan dari autoritas M endapat pengesahan dari autoritas

  

M endapat pengesahan

dari autoritas

Penandatangan dokumen kontrak

  Level Pengesah

  Level Operasional Pembeli Penyedia

  Level Kuasa penandatanganan Membuat Rancangan Kontrak PBJ No Aspek dalam membuat rancangan kontrak Keterangan pengadaan barang/jasa

  informasi yang dilampirkan pada kontrak untuk menjadi

  1 Dokumen pendukung referensi yang telah disetujui

  2 Ketentuan Dokumen Pendukung Mudah diakses untuk identifikasi, Lengkap, akurat dan sistematik dalam susunannya, tersedia untuk audit, mempunyai hierarki yang jelas sebagai kesatuan dari dokumen kontrak

  3 Rumusan Klausul Kontrak prinsip umum dan saran khusus

  4 Ketentuan Penyusunan Kontrak perlu diperhatikan keselarasan dari setiap bagian kontrak , urutan yang berkesinambungan, kemudahan dalam pengidentifikasian sehingga mudah dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan

  5 Peran dan Tanggung Jawab Pihak yang bertanggung jawab adalah pengguna anggaran, pejabat pembuat komitmen, pejabat pengadaan, ahli hukum kontrak

  6 Prosedur Penyusunan Kontrak Persiapan  perumusan  kesepakatan

  7 Format Dokumentasi Rancangan Kontrak Memudahkan pelaksanaan kontrak termasuk pengawasan, pengendalian serta penerimaan hasil kontrak Contoh Dokumentasi Rancangan Kontrak Kontrak No. : Nama Penyedia: Nama PPK :

  Detil kontrak aktifitas Komentar Pertimbangan-pertimba ngan awal yang menjadi landasan kontrak

• [tambahkan poin-poin yg menjadi pertimbangan atau alasan dimulainya kontrak, seperti keperluan pekerjaan/kebutuhan barang dll]
• Penyaringan dan Pemilihan penyedia
• [tambahkan poin-poin dalam proses seleksi dan pemilihan penyedia]

  Membuat Rancangan Pengelolaan risiko-risiko

  Kontrak PBJ

• [tambahkan poin-poin yang dilakukan dalam pengelolaan risiko]
• Klausul-klaus ul kontrak
• [tambahkan poin-poin klausul yang perlu mendapatkan perhatian khusus]

  Pelaksanaan(pengenda lian dan pengawasan kontrak) [tambahkan poin-poin yang perlu diperhatikan dalam rangka pengawasan dan pengendalian kontrak] Tindak lanjut setelah penyelesaian kontrak [tambahkan poin-poin tindak lanjut yang perlu dilakukan setelah perhatian khusus]

  

Direktorat Penanganan Permasalahan Hukum

  

Sari Melani

081280434464