MAKALAH TENTANG INVENTARISASI DAN DISTRI

MAKALAH TENTANG
INVENTARISASI DAN DISTRIBUSI PERBEKALAN FARMASI / OBAT
DI RUMAH SAKIT

Diajukan Oleh :

FRANSISKA YOGI
NIM. PO.71.26.6.12.19

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES JAYAPURA
JURUSAN FARMASI
TAHUN 2017

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana
kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau
upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana

kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta
penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari
uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat
(Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter
gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat,
apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik
obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam
penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi
meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik.
Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan,
pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi
obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta
pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan
penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing
tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian
dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan
dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk

memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas
harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara
efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu:
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan(Procuremenit)
c. Distribusi(Distribution)
d. Penggunaan(Use)

Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari :
a.Organisasi(Organitation)
b.Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c.Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces
Management)
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan,
mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah
ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit

(IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar
jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik,
meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.

BAB II
PERENCANAAN, PENGADAAN DAN DISTRIBUSI PERBEKALAN
FARMASI DI RUMAH SAKIT
2.1 Definisi Perencanaan Obat
Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun
daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep
kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau
tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan,
menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga
perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.
2.1.1 Tujuan Perencanaan Obat
Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan
obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau
kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi
secara efektif dan efisien.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan
obat, yaitu :
a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai
tujuan dan sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk
dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

2.1.2 Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat
Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai
kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun
menurut data tersebut.

b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi
atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang
digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.
2.1.3 Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat

Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :
1. Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka
menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta
kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk
tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan
efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait
dengan masalah obat.
2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai
dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang
akan digunakan atau dibeli.
b. Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan
obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat
diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu.
Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
 Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual

dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data
konsumsi obat tahun sebelumnya.
 Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien,
kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
 Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan
obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai

konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada
cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.
 Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat
berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam
sistem kesehatan yang sama.

2.2. Definisi Pengadaan Obat
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit
dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal
melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.

2.2.1 Siklus Pengadaan Obat
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam
menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obatobat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan
dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok,
penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan
obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi
penggunaan obat.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan.
2.2.2 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
• Pengadaan barang dan farmasi
• Pengadaan bahan dan makanan
• Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan

racikan puyer

 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
 Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :


Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan pembelian



dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule

Purchasing,

Merupakan

pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3




bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan,
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat
mengalami kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat
dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga
medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :





Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan

persediaan
 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan
kualitas
 Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman
untuk mencapai total lebih rendah.

2.2.3 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,
organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan
keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan
Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan
pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa,
yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung

c. Penunjukan langsung
d. Swakelola

2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
2.2.4 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan
produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok
produk obat.

2.2.5 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan
merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek
dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired

 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan
perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
 Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran
dan faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya
setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market),
rencana pengadaan dan realisasi

2.3 SISTEM DISTRIBUSI OBAT
Sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada tidaknya
satelit/depo farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap.
Berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi
dua sistem, yaitu:
1. Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)

2. Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)
Berdasarkan distribusi obat bagi pasien rawat inap, digunakan empat sistem, yaitu:
1. Sistem distribusi obat resep individual atau permintaan tetap
2. Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang
3. Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan lengkap di
ruang
4. Sistem distribusi obat dosis unit.
2.3.1 Metode Distribusi Obat Berdasarkan Ada atau Tidaknya Satelit Farmasi
1. Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi)
Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan
pada satu tempat yaitu instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan
perbekalan farmasi setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun
kebutuhan barang dasar ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi
tersebut. Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep itu diproses
sesuai dengan kaidah ”cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk
didistribusikan kepada penderita tertentu.”
Keuntungan sistem ini adalah:
a. Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi
informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien,
b. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokterperawat-pasien,
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas persediaan,
d. Mempermudah penagihan biaya pasien.
Permasalahan yang terjadi pada penerapan tunggal metode ini di suatu rumah
sakit yaitu sebagai berikut:
a) Terjadinya delay time dalam proses penyiapan obat permintaan dan distribusi
obat ke pasien yang cukup tinggi,
b) Jumlah kebutuhan personel di Instalasi Farmasi Rumah Sakit meningkat,
c) Farmasis kurang dapat melihat data riwayat pasien (patient records) dengan
cepat,
d) Terjadinya kesalahan obat karena kurangnya pemeriksaan pada waktu
penyiapan komunikasi.

Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang besar, misalnya kelas A dan B
karena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara Instalasi Farmasi
Rumah Sakit dengan perawatan pasien sangat jauh.
2. Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi)
Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai
cabang di dekat unit perawatan/pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo
farmasi/satelit farmasi. Pada desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian
perbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi
farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan
perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.
Tanggung jawab farmasis dalam kaitan dengan distribusi obat di satelit farmasi :
 Dispensing dosis awal padapermintaan baru dan larutan intravena tanpa
tambahan (intravenous solution without additives).
 Mendistribusikan i. v. admikstur yang disiapkan oleh farmasi sentral.
 Memeriksa permintaan obat dengan melihat medication dministration record
(MAR).
 Menuliskan nama generik dari obat pada MAR.
 Memecahkan masalah yang berkaitan dengan distribusi.
Ruang lingkup kegiatan pelayanan depo farmasi adalah sebagai berikut :
a)Pengelolaan perbekalan farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi bertujuan untuk menjamin tersedianya
perbekalan farmasi dalam jumlah dan jenis yang tepat dan dalam keadaan siap
pakai pada waktu dibutuhkan oleh pasien, dengan biaya yang seefisien
mungkin. Pengelolaan barang farmasi terbagi atas :
1. Pengelolaan barang farmasi dasar (BFD)
Barang farmasi dasar meliputi obat dan alat kesehatan yang diperoleh dari
sub instalasi perbekalan farmasi.
2. Pengelolaan barang farmasi non dasar (BFND)
Depo farmasi melakukan pengelolaan BFND mulai dari penerimaan
sampai dengan pendistribusian. Perencanaan BFND tidak dilakukan melalui
depo farmasi.
Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi, meliputi :
a. Perencanaan

Perencanaan bertujuan untuk menyusun kebutuhan perbekalan
farmasi

yang

tepat

sesuai

kebutuhan,

mencegah

terjadinya

kekosongan / kekurangan barang farmasi , mendukung / meningkatkan
penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
b. Pengadaan
Pengadaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan
farmasi yang berkualitas berdasarkan fungsi perencanaan dan
penentuan kebutuhan.
c. Penerimaan
Penerimaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang
berkualitas sesuai kebutuhan.
d. Penyimpanan
Penyimpanan bertujuan untuk menjaga agar mutu perbekalan
farmasi tetap terjamin, menjamin kemudahan mencari perbekalan
farmasi dengan cepat pada waktu dibutuhkan untuk mencegah
kehilangan perbekalan farmasi.
e. Pendistribusian
Pendistribusian bertujuan untuk memberikan perbekalan farmasi
yang tepat dan aman pada waktu dibutuhkan oleh pasien.
b) Pelayanan farmasi klinik
Pelayanan farmasi klinik bertujuan untuk menjamin kemanjuran, keamanan dan
efisiensi penggunaan obat serta dalam rangka meningkatkan penggunaan obat yang
rasional.
Tanggung jawab farmasis dalam memberikan pelayanan farmasi klinik pada satelit
farmasi ialah :
1. Monitoring ketepatan terapi obat, interaksi antar obat serta reaksi samping
obat yang tidak diinginkan (adverse drug reaction).
2. Monitoring secara intensif terapi obat seperti total parenteral nutrition (TPN)
3.
4.
5.
6.

dan terapi antineoplastik.
Menyiapkan dosis farmakokinetik.
Menjadwalkan pengobatan obat terpilih.
Sebagai pusat informasi obat bagi dokter, perawat dan pasien.
Mengidentifikasi, mencegah, dan memecahkan masalah yang berkaitan
dengan obat.

Kegiatan yang dilakukan yaitu monitoring pengobatan pasien untuk memantau
efek samping obat yang merugikan serta menjamin pemakaian obat yang rasional.

c. Administrasi
Kegiatan administrasi berupa stock opname perbekalan farmasi, pencatatan
perbekalan farmasi yang rusak/tidak sesuai dengan aturan kefarmasian, pelaporan
pelayanan perbekalan farmasi dasar, pelaporan pelayanan distribusi perbekalan
farmasi dan pelaporan pelayanan farmasi klinik.
Keuntungan dari penerapan metode desentralisasi diantaranya sebagai berikut :
 Penyediaan obat pesanan atau permintaan dapat dipenuhi dengan waktu yang
lebih singkat.
 Komunikasi langsung yang terjadi antara farmasis, dokter, dan perawat.
 Farmasis dapat langsung memberikan informasi mengenai obat yang
dibutuhkan oleh dokter dan perawat.
 Pelayanan farmasi klinik.
 Penurunan waktu keterlibatan perawaran dalam distribusi obat.

IV. SISTEM DISTRIBUSI OBAT BAGI PASIEN RAWAT INAP
1. Sistem Distribusi Obat Resep Individual
Resep individual adalah order atau resep yang ditulis dokter untuk tiap
penderita, sedangkan sentralisasi adalah semua order/ resep tersebut yang
disiapkan dan didistribusikan dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
sentral.
Sistem distribusi obat resep individual adalah tatanan kegiatan pengantaran
sediaan obat oleh IFRS sentral sesuai dengan yang ditulis pada order/resep
atas nama penderita rawat tinggal tertentu melalui perawat ke ruang penderita
tersebut. Dalam sistem ini obat diberikan kepada pasien berdasarkan resep
yang ditulis oleh dokter.
Dalam sistem ini, semua obat yang diperlukan untuk pengobatan didispensing dari IFRS. Resep orisinal oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian
diproses sesuai dengan kaidah cara dispensing yang baik dan obat disiapkan
untuk didistribusikan kepada penderita tertentu.
Sistem ini mirip dengan dispensing untuk pasien rawat jalan /outpatient.
Interval dispensing pada sistem ini dapat dibatasi misalnya, pengobatan pasien
untuk seorang pasien untuk 3 hari telah dikirim jika terapi berlanjut sampai
lebih dari 3 hari, tempat obat yang kosong kembali ke IFRS untuk di-refill.

Biasanya obat yang disediakan oleh IFRS dalam bentuk persediaan misalnya
untuk 2-5 hari.
Keuntungan sistem obat resep individual:
a. Semua resep / order dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi
keterangan atau informasi kepada perawat berkaitan dengan obat penderita.
b. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawatpasien
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas perbekalan
d. Mempermudah penagihan biaya obat penderita

Keterbatasan sistem distribusi obat resep individual
1) Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita
2) Jumlah kebutuhan personal IFRS meningkat
3) Memerlukan jumlah perawat dan waktu yang lebih banyak untuk penyiapan
obat di ruang pada waktu konsumsi obat
4) Terjadinya kesalahan obat karena kurang pemeriksaan pada waktu konsumsi
obat.

Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit-rumah sakit yang besar, seperti kelas
A dan B karena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara IFRS
dengan perawatan pasien sangat jauh. Sistem ini biasanya digunakan di rumah sakitrumah sakit kecil atau swasta karena memberikan metode yang sesuai dalam
penerapan keseluruhan biaya pengobatan dan memberikan layanan kepada pasien
secara individual.
2. Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang (total floor stock)
Dalam sistem ini, semua obat yang dibutuhkan penderita tersedia dalam ruang
penyimpanan obat di ruang tersebut. Persediaan obat diruang dipasok oleh IFRS. Obat
yang didispensing dalam sistem ini terdiri atas obat penggunaan umum yang biayanya
dibebankan pada biaya paket perawatan menyeluruh dan resep obat yang harus
dibayar sebagai biaya obat.
Obat penggunaan umum ini terdiri atas obat yang tertera dalam daftar yang telah
ditetapkan PFT dan IFRS yang tersedia di unit perawat, misalnya kapas pembersih
luka, larutan antiseptic dan obat tidur.
Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan
penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada resep obat, yang

disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dan dengan mengambil dosis/ unit
obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada penderita di ruang itu.
Keuntungan
1. Obat yang diperlukan segera tersedia bagi pasien
2. Peniadaan pengembalian obat yang tidak terpakai ke IFRS
3. Pengurangan penyalinan kembali resep obat
4. Pengurangan jumlah personel IFRS
Keterbatasan
1. Kesalahan obat sangat meningkat karena resep obat tidak dikaji langsung oleh
apoteker
2. Persediaan obat di unit perawat meningkat dengan fasilitas ruangan yang sangat
terbatas
3. Pencurian obat meningkat
4. Meningkatnya bahaya karena kerusakan
5. Penambahan modal investasi untuk menyediakan fasilitas penyiapan obat yang
sesuai di setiap daerah unit perawatan pasien
6. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani obat
7. Meningkatnya kerugian karena kerusakan obat

Alur sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah dokter menulis resep
kemudian diberikan kepada perawat untuk diinterpretasikan kemudian perawat
menyiapkan semua obat yang diperlukan dari persediaan obat yang ada di ruangan
sesuai resep dokter untuk diberikan kepada pasien, termasuk pencampuran sediaan
intravena. Persediaan obat di ruangan dikendalikan oleh instalasi farmasi.
3. Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan di ruang
Rumah sakit yang menerapkan sistem ini, selain menerapkan sistem distribusi
resep/order individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di ruangan
yang terbatas. Sistem ini merupakan perpaduan sistem distribusi obat resep individual
berdasarkan permintaan dokter yang disiapkan dan distribusikan oleh instalasi farmasi
sentral dan sebagian lagi siapkan dari persediaan obat yang terdapat di ruangan
perawatan pasien. Obat yang disediakan di ruangan perawatan pasien merupakan obat
yang sering diperlukan oleh banyak pasien, setiap hari diperlukan dan harga obat

relatif murah, mencakup obat resep atau obat bebas. Jenis dan jumlah obat yang
masuk dalam persediaan obat di ruangan, ditetapkan oleh PFT dengan pertimbangan
dan masukan dari IFRS dan Bagian Pelayanan Keperawatan. Sistem kombinasi ini
bertujuan untuk mengurangi beban kerja IFRS.
Keuntungan
a. Semua resep / order individual dikaji langsung oleh apoteker
b. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker-dokter-perawatpenderita
c. Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi penderita (obat persediaan di
ruang)
d. Beban IFRS dapat berkurang
e. Mengurangi terjadinya kesalahan terapi obat

Keterbatasan
a. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita (obat resep
individual)
b. Kesalahan obat pemberian obat yang disiapkan dari persediaan ruang dapat
terjadi.
c. Membutuhkan tempat yang cukup untuk tempat penyimpanan obat Alur sistem
distribusi obat kombinasi persediaan di ruang dan resep individual adalah dokter
menulis resep untuk pasien dan resep tersebut diinterpretasikan oleh apoteker dan
perawat. Pengendalian oleh apoteker dilakukan untuk resep yang persediaan
obatnya disiapkan di instalasi farmasi. Obat kemudian diserahkan ke ruang
perawatan pasien sewaktu pasien minum obat. Pengendalian obat yang tersedia di
ruang perawatan dilakukan oleh perawat dan apoteker. Obat disiapkan kepada
pasien oleh perawat.
d. Sistem distribusi obat dosis unit
Sistem ini mulai diperkenalkan sejak 20 tahun yang lalu, namun penerapannya
masih lambat karena memerlukan biaya awal yang besar dan juga memerlukan
peningkatan jumlah apoteker yang besar. Padahal ada dua kegunaan utama dari
sistem ini, yaitu mengurangi kesalahan obat dan mengurangi keterlibatan perawat
dalam penyiapan obat.
Istilah “dosis unit “ berkaitan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk
mendistribusikan kemasan itu. Obat dosis unit adalah obat yang disorder oleh dokter

untuk penderita, terdiri dari satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam
kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu
tertentu. Penderita hanya membayar obat yang dikonsumsi saja.
Distribusi obat dosis unit adalah tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit
(IFRS) dengan kerjasama dengan staf medic, perawat, pimpinan rumah sakit dan staf
administrative. Maka diperlukan suatu panitia perencana untuk mengembangkan
sistem ini yang sebaliknya dipimpin oleh apoteker yang menjelaskan tentang konsep
sistem ini.
Sistem distribusi dosis unit merupakan metode dispensing dan pengendalian obat
yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. Sistem dosis unit dapat berbeda dalam
bentuk, tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit. Dasar dari semua sistem dosis
unit adalah obat dikandung dalam kemasan unit tunggal di-dispensing dalam bentuk
siap konsumsi; dan untuk kebanyakan obat tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis,
dihantarkan kea tau tersedia pada ruang perawatan pada setiap waktu.
Metode pengoperasian sistem distribusi dosis unit ada tiga macam, yaitu :
1. Sentralisasi
Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua daerah perawatan penderita rawat tinggal
di rumah sakit secara keseluruhan. Kemungkinan di rumah sakit tersebut hanya ada
satu IFRS tanpa adanya cabang IFRS di beberapa daerah perawatan penderita.
2. Desentralisasi
Dilakukan oleh beberapa cabang IFRS di rumah sakit. Pada dasarnya sistem ini
sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap diruangan, hanya saja sistem
distribusi obat desentralisai ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan
pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.
3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi
Biasanya hanya dosis mula dan dosis keadaan darurat dilayani oleh cabang IFRS.
Dosis selanjutnya dilayani oleh IFRS sentral. Semua pekerjaan tersentralisasi lain,
seperti pengemasan dan pencampuran sediaan intravena juga dimulai dari IFRS
sentral.
Keuntungan
1. Penderita menerima pelayanan IFRS 24 jam sehari dan penderita membayar
hanya obat yang dikonsumsi saja

2. Semua dosis yang diperlukan pada pada unit perawat telah disiapkan oleh
IFRS. Jadi perawat mempunyai waktu lebih banyak untuk perawatan langsung
penderita.
3. Adanya sistem pemeriksaan ganda dengan menginterpretasikan resep/ dokter
dan membuat profil pengobatan penderita (p3) oleh apoteker dan perawat
memeriksa obat yang disiapkan IFRS sebelum dikonsumsi. Dengan kata lain,
sistem ini mengurangi kesalahan obat
4. Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan dan pengurangan pekerjaan
menulis di unit perawatan dan IFRS
5. Pengurangan kerugian biaya obat yang tidak terbayar oleh penderita
6. Penyiapan sediaan intravena dan rekonstitusi obat oleh IFRS
7. Meningkatkan penggunaan personal professional dan nonprofessional yang
lebih efisien
8. Mengurangi kehilangan pendapatan
9. Menghemat ruangan di unit perawatan dengan meniadakan persediaan ruah
obat-obatan
10. Meniadakan pencurian dan pemborosan obat
11. Memerlukan cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara
keseluruhan sejak dari dokter menulis resep / order sampai penderita
menerima dosis unit
12. Kemasan dosis unit secara tersendiri-sendiri diberi etiket dengan nama obat,
kekuatan, nomor kendali dan kemasan tetap utuh sampai obat siap dikonsumsi
pada penderita. Hal ini mengurangi kesempatan salah obat juga membantu
daalam penelusuran kembali kemasan apabila terjadi penarikan obat
13. Sistem komunikasi pengorderan dan penghantaran obat bertambah baik
14. Apoteker dapat dating ke unit perawat/ ruang penderita untuk melakukan
konsultasi obat, membantu memberikan masukan kepada tim, sebagai upaya
yang diperlukan untuk perawatan yang lebih baik lagi.
15. Pengurangan biaya total kegiatan yang berkaitan dengan obat
16. pening katan pengendalian obat dan pemantauan penggunaan obat menyeluruh
17. pengendalian yang lebih besar oelh apoteker atas pola beban kerja IFRS dan
penjadwalan staf
18. penyesuaian yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi dan otomastisasi

V. ALUR DISTRIBUSI OBAT DESENTRALISASI
Faktor-faktor yang menjadi dasar untuk mengadakan pelayanan :
a. Kebutuhan pasien

Penggunaan obat di rumah sakit dapat mempengaruhi keadaan pasien,
ketidaktepatan penggunaan antibiotic, mencakup ketidaktepatan dosis,
interaksi obat yang merugikan, duplikasi penggunaan, kombinasi antagonis,
dan ketidaktepatan durasi penggunaan. Dalam hal ini pasien adalah objek yang
paling merasakan dampak negaatif dari ketidaksesuaian pemberian obat
tersebut. Sistem distribusi obat sentralisasi untuk pasien rawat inap yang
dispensing dari IFRS sentral, seringkali mengakibatkan meningkatnya biaya
yang dikeluarkan pasien.
b. Kebutuhan perawat
Perawat memiliki peranan penting dalam sistem distribusi obat di rumah
sakit. Perawat dapat mengorder obat dari IFRS, menyiapkan dan
merekonstitusi dosis untuk konsumsi, pemberian obat, merekam tiap obat
yang dikonsumsi, juga memelihara rekaman obat yang terkendali yang
diterima dan digunakan serta memelihara persediaan obat diruang.
Pelayanan IFRS sentralisai di rumah sakit seringkali menimbulkan
banyak pertanyaan yang berkaitan dengan obat dan dukungan informasi obat
kepada perawat jika diperlukan. Sistem distribusi obat untuk penderita rawat
tinggal menggunakan efisiensi perawat dibandingkan dengan sistem distribusi
obat sentralisasi.
c. Kebutuhan dokter
Dokter mendiagnosis masalah medikbagi pasien dan menulis suatu
rencana terapi. Komplikasi obat menggambaarkan kebutuhan dokter akan
informasi umum obat dan informasi klinik obat tertentu. Apoteker yang
praktek ditempat perawatan dapat memberi pengetahuan dan pengalaman
klinik obat untuk membantu dokter mengelola terapi obat penderita mereka.
d. Kebutuhan apoteker
Tugas apoteker dalam suatu sistem distribusi obat sentralisai mungkin
disdominasi oleh tugas menyiapkan, dispensing, dan memberikan partisipasi
minimal dalam pelayanan klinikdalam lingkup minimal, tidak melayani secara
memadai atau tidak memenuhi kebutuhan pasien, dokter dan perawat yang
berkaitan dengan obat.
Dalam lingkungan desentralisasi, apoteker dapat menghubungkan secara
langsung, kebutuhan terapi obat pasien sebagai hasil dari berbagai kemudahan
pencapaian pasien, perawat, dokter dan rekaman medic. Apoteker dapat

mengembangkan keahlian dalam perawatan pasien tertentu. Dengan demikian
pengalaman apoteker dalam terapi pasien dapat bertambah.
VI. PELAYANAN DAN MANFAAT YANG DIHARAPKAN PENDERITA DARI
IFRS DESENTRALISASI
Karakteristik praktek farmasi klinik apoteker dalam suatu IFRS desentralisasi :
 Kunjungan ke ruang perawatan penderita
Apoteker menyertai dokter dalam kunjungan pendidikan ke ruang
perawatan. Partisipasi tersebut adalah dalam rangka memberikan
informasi obat agar diperoleh rencana pengobatan yang lebih baik.
 Wawancara penderita
Informasi sejarah obat penderita diperoleh secara lisan oleh
apoteker untuk melengkapi rekaman IFRS. Masalah terapi obat pada
pasien dapat diidentifikasi, demikian juga obat yang bermanfaat
maupun obat yang tidak bermanfaat.
 Pemantauan Terapi Obat Penderita
Proses pemantauan terapi obat yang bermanfaat maupun obat yang
tidak bermanfaat.
 Pertanyaan dokter
Pertanyaan dari dokter tentang terapi obat penderita dan pertanyaan
informasi obat umum dijawab oleh apoteker.
 Pertanyaan perawat
Pertanyaan dari perawat tentang terapi obat penderita dan
pertanyaan informasi obat umum dijawab oleh apoteker.
 Informasi obat
Dokter membutuhkan informasi obat yang berdasarkan penelitian
dari pustaka informasi yang tersedia untuk melayani pertanyaan
tersebut.
 Pelayanan terapi obat yang diatur apoteker
Apoteker mengembangkan dan melaksanakan pelayanan terapi obat
tertentu

atas

permintaan

dokter,

pelayanan

demikian

menghasilkan terapi obat yang lebih aman, spesifik dan efektif.
 Farmakokinetik

akan

Keberhasilan penerapan pelayanan farmakokinetik klinik dapat atau
tidak membutuhkan keberadaan secara fisik suatu laboratorium
farmakokinetik yang dikendalikan oleh IFRS. Hal ini bukan berarti
apoteker tidak mampu memberikan pelayanan informasi secara
farmakokinetik.

Evaluasi penggunaan obat
Program evaluasi penggunaan obat adalah suatu proses jaminan mutu yang
disahkan rumah sakit, dilakukan terus menerus, terstruktur, ditujukan guna
memastikan bahwa pemberian obat diberikan secara aman dan efektif.
Tanggungjawab farmasis dalam kaitannya distribusi obat di satelit farmasi :
1. Dispensing dosis awal pada permintaan baru dan larutan intravena.
2. Mendistribusikan I. V admixture yang disiapkan oleh farmasis sentral
3. Memeriksa permintaan obat dengan melihat Medication
Administration Records (MAR)
4. Menulis nama generic obat di MAR
5. Memecah masalah yang berkaitan dengan distribusi

Keuntungan
1.
2.
3.
4.

Obat dapat segera tersedia untuk diberikan kepada pasien
Pengendalian obat dan akuntabilitas semua baik
Apoteker dapat berkomunikasi langsung dengan dokter dan perawat
Sistem distribusi obat berorientasi pasien sangat berpeluang diterapkan untuk

penyerahan obat kepada pasien melalui perawat
5. Apoteker dapat mengkaji kartu pengobatan pasien dan dapat berbicara dengan
penderita secara efisien
6. Informasi obat dari apoteker segera tersedia bagi dokter dan perawat
7. Waktu kerja perawat dalam distribusi dan penyiapan obat untuk digunakan
pasien berkurang, karena tugas ini telah diambil alih oleh personel IFRS
desentralisasi
8. Spesialisasi terapi obat bagi apoteker dalam bidang perawatan pasien lebih
efektif sebagai hasil pengalaman klinik terfokus
9. Pelayanan klinik apoteker yang terspesialisasi dapat dikembangkan dan
diberikan secara efisien, misalnya pengaturan suatu terapi obat penderita

khusus yang diminta dokter, heparin dan antikoagulan oral, digoksin,
aminofilin, aminoglikosida dan dukungan nutrisi
10. Apoteker lebih mudah melakukan penelitian klinik dan studi usemen mutu
terapi obat pasien.

Keterbatasan
1. Semua apoteker klinik harus cakap sebagai penyedia untuk bekerja secara
efektif dengan asisten apoteker dan teknisi lain
2. Apoteker biasanya bertanggungjawab untuk pelayanan, distribusi dan
pelayanan klinik. Waktu yang mereka gunakan dalam kegiatan yang bukan
distribusi obat tergantung pada ketersediaan asisten apoteker yang bermutu
dan kemampuan teknisi tersebut untuk secara efektif mengorganisasikan
waktu guna memenuhi tanggungjawab mereka
3. Pengendalian inventarisasi obat dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena
likasi IFRS cabang yang banyak untuk obat yang sama, terutama untuk obat
yang jarang ditulis.
4. Komunikasi langsung dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena anggota staf
berpraktek dalam lokasi fisik yang banyak
5. Lebih banyak alat yang diperlukan, misalnya acuan (pustaka) informasi obat,
laminar air flow, lemari pendingin, rak obat, dan alat untuk meracik
6. Jumlah dan keakutan pasien menyebabkan beban kerja distribusi obat dapat
melebihi kapasitas ruangan dan personal dalam unit IFRS desentralisasi yang
kecil

VII. PERENCANAAN SUATU SISTEM DISTRIBUSI OBAT BAGI PENDERITA
RAWAT TINGGAL
Perencanaan suatu sistem distribusi obat bagi penderita rawat tinggal di suatu
rumah sakit dilakukan oleh PFT, IFRS, perawat dan unit lain jika diperlukan. Tim
yang dibentuk mengadakan peninjauan luas dari semua sistem distribusi obat yang
ada dan kondisi rumah sakit. Tim mempelajari keuntungan dan keterbatasan suatu
sistem distribusi obat berkaitan dengan kondisi rumah sakit secara menyeluruh.

Kemudan tim memilih salah satu dari sistem distribusi obat untuk selanjutnya
dilakukan studi penerapan sistem distribusi obat yang dipilih itu lebih mendalam.
Desain sistem distribusi
Mendesain suatu sistem distribusi obat di rumah sakit memerlukan analisis
sistematik dari rasio manfaat-biaya dan perencanaan operasional. setelah sistem
diterapkan, pemantauan unjuk kerja dari evaluasi mutu pelayanan tetap diperlukan
untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai dengan harapan.
Dalam mendesain atau mendesain kembali suatu sistem distribusi obat, perlu
dilakukan beberapa tahapan penting :
a. Menetapkan lokasi dan jumlah semua ruangan perawatan penderita dan buat
petanya. dalam hal ini, perlu dipertimbangkan faktor-faktor sesperti faktor
geografis, tata ruang, populasi penderita, ketersediaan ruangan penyimpanan
obat, ruangan pelayanan obat penderita, ketersediaan staf, fasilitas transpor
obat dari IFRS ke tiap ruangan penderita, hambatan politik, dan hambatan
sumber lain.
b. Memilih suatu metode mendistribusikan obat ke unit pengguna.
c. Mengembangkan perangkat rute penghantaran yang mungkin dan ekonomis,
serta menyusun suatu jadwal penghantaran yang praktis melayani tiap rute
tersebut.

Perencanaan spesifikasi
Proses mendesain suatu sistem distribusi obat, mencakup :menerjemahkan
kebutuhan konsumen (penderita dan staf profesional pelayanan kesehatan) menjadi
spesifikasi pelayanan obat, spesifikasi penghantaran pelayanan obat, dan spesifikasi
pengendalian mutu pelayanan obat.
 Spesifikasi pelayanan obat
Spesifikasi pelayanan obat dengan menetapkan pelayanan yang diberikan.
Spesifikasi pelayanan obat harus mengandung suatu pernyataan yang lengkap dan
tepat dari pelayanan yang diberikan, meliputi :
1. suatu uraian yang jelas dari karakteristik pelayanan yang menjadi sasaran
evaluasi.
2. suatu standar untuk penerimaan dari tiap karakteristik pelayanan.
 Spesifikasi penghantaran pelayanan obat

Spesifikasi penghantaran pelayanan obat menetapkan sarana dam metode yang
digunakan untuk menghantarkan pelayanan obat.
Spesifikasi penghantaran pelayanan obat harus mengandung :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

prosedur penghantaran pelayanan
metode yang digunakan dalam proses penghantaran pelayanan
uraian dari karakteristik penghantaran pelayanan
standar untuk penerimaan dari karakteristik penghantaran pelayanan
persyaratan sumber untuk memenuhi spesifikasi pelayanan
persyaratan personel, jumlah, dan keterampilan.

 Spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat
Spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat menetapkan prosedur untuk
mengevaluasi

dan

mengendalikan

karakteristik

pelayanan

dan

karakteristik

penghantaran pelayanan. Spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat harus
memungkinkan pengendalian yang efektif dari tiap proses pelayanan untuk
memastikan bahwa pelayanan secara konsisten memuaskan spesifikasi pelayanan dan
konsumen.
Desain pengendalian mutu dan pelayanan obat :
a. mengidentifikasi kegiatan kunci dari tiap proses yang mempunyai pengaruh
signifikan terhadap mutu pelayanan.
b. menganalisis kegiatan, dengan mengukur dan pengendalian akan memastikan
mutu pelayanan.
c. menetapkan metode untuk mengevaluasi karakteristik yang dipilih.
d. menetapkan sarana untuk mengendalikan karakteristik dalam batas yang
ditetapkan.

VIII. PELAKSANAAN PROGRAM PERCOBAAN SISTEM DISTRIBUSI OBAT
YANG DIPILIH
Untuk pelaksanaan program percobaan sistem distribusi obat, biasanya untuk
tahap pertama dilakukan dala 1 atau lebih daerah perawatan penderita selama waktu
tertentu dan secra terus menerus dipantau, dievaluasi, dan dilakukan tindakan
perbaikan. Jika tahap pertama mulai mantap, percobaan diteruskan dengan menambah
daerah perawatan tertentu lainnya atau keseluruahan rumah sakit. Percobaan ini
dilakukan dalam waktu yang lebih lama, karena pada tahap ini diadakan pematangan
terhadap semua prosedur, spesifikasi, perbaikan, dan evaluasi karakteristik pelayanan
dan penghantaran pelayanan obat.

BAB III
INVENTARISASI OBAT (FARMASI)
Inventarisasi adalah penyimpanan,penggunaan dan pengelolahan

bahan

berbahaya adalah suatu rangkaian kegiatan yang mencakup pencatatan/ penggunaan
pengolahan bahan yang karena sifatnya berpotensi menyebabkan gangguan pada
kesehatan manusia, kerusakan property dan atau lingkungan
Dalam inventarisasi dilakukan pencatatan yang harus disesuai dengan kondisi
nyata barang dan standar yang telah ditetapkan .inventarisasi dilakukan sejak proses
penerimaan barang sampai dengan menghapusan untuk mengetahui pemasukan
obat,pengeluaran obat, sisa obat serta mengolah obat yang rusak.
Inventarisasi adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu
badan usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses
produksi. Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya
inventory merupakan bagian yang besar dari total asset. Inventory sangat penting bagi
perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20% sampai
60% dari total asset di dalam balance sheet.

Tujuan dasar dari inventory adalah memisahkan antara permintaan dan penawaran.
Inventory bertugas sebagai penyangga/perantara antara :
• Permintaan dan penawaran
• Permintaan pelanggan dan barang jadi
• Barang jadi dan ketersediaan komponen
• Persyaratan untuk suatu operasi dan output dari operasi sebelumnya
• Bagian dan material untuk memulai produksi dan persediaan material
Sistem inventarisasi obat adalah suatu sistem yang bertanggungjawab untuk
merencanakan dan mengawasi inventory obat mulai dari tahap penerimaan stok
sampai distribusi ke pelanggan. Agar rumah sakit memperoleh keuntungan yang
optimum maka sistem inventory harus bertujuan sebagai berikut :
1. Pelayanan pelanggan yang maksimal
2. Biaya operasional yang rendah
3. Investasi inventory yang minimal
Karena inventarisasi disimpan di gudang, maka secara fisik manajemen inventory
dan
gudang sangat berkaitan. Dalam beberapa kasus, inventory mungkin disimpan untuk
jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan
gudang farmasi berfungsi sebagai pusat distribusi.
 PENGELOLAAN GUDANG
Gudang adalah kesatuan komponen di dalam Supply Chain Produc[2] dan bagianbagian
dari gudang. Gudang adalah tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan
barang(inventarisasi ) yang akan dipergunakan dalam produksi, sampai barang
tersebut diminta
sesuai jadwal produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, atau
nama khusus setempat, bergantung pada jenis barang yang di simpan.
 Fungsi Dan Aktivitas Pergudangan
Fungsi dasar dari gudang adalah penerimaan, identifikasi dan penyortiran,
penyimpanan, pengambilan barang dari penyimpanan, pengumpulan pesanan,
pengemasan, pengiriman, dan pemeliharaan dokumen. Fungsi gudang dibentuk

berdasarkan elemen berikut.
1. Kerangka bangunan, material dapat disimpan dalam satu bagian fasilitas
pabrik
atau dalam struktur yang terpisah. Dalam beberapa kasus, struktur terpisah
hanya terdiri dari kerangka yang ringan yang didukung oleh struktur rak
penyimpanan untuk mengurangi biaya bangunan.
2. Media penyimpanan, digunakan untuk mendukung dan melindungi material
dan
membuat material dapat diakses. Media penyimpanan yang umum adalah
rak
penyimpanan, bin, dan korsel berputar.
3. Mekanisme pengangkutan, mekanisme (otomatis, semiotomatis, atau
manual)
digunakan untuk mengangkut muatan antara lokasi input/output dan lokasi
penyimpanan. Mekanisme yang paling umum digunakan untuk rak
penyimpanan
adalah tipe lift truck. Dalam penyimpanan korsel, media penyimpanan itu
sendiri
yang berperan sebagai mekanisme pengangkutan.
4. Kebijakan penyimpanan/pencarian, menentukan letak penyimpanan untuk
tiap
tipe muatan.
5. Pengawasan/ kontrol, digunakan untuk mengarahkan mekanisme
pengangkutan
selama operasi penyimpanan dan pencarian.
Mengoperasikan suatu pergudangan melibatkan beberapa aktivitas proses, dan operasi
yang efisien dari gudang bergantung pada seberapa baik aktivitas proses tersebut
dilaksanakan. Berikut adalah aktivitas proses di gudang:
1.Menerima barang, gudang menerima barang dari pengangkutan luar atau dalam
pabrik dan menerima tanggungjawab dari mereka/pengirim barang. Ini berarti
gudang harus :
a. Mengecek barang berdasarkan pemesanan dan bill of lading
b. Mengecek kuantitas.

c. Mengecek kerusakan dan isi laporan kerusakan jika dibutuhkan.
d. Memeriksa barang jika dibutuhkan
2. Mengidentifikasi barang, item diidentifikasi dengan jumlah stock-keeping unit
(SKU)[9] dan pencatatan kuantitas yang diterima.
3. Mengirim barang ke penyimpanan, barang disortir dan diletakkan di tempatnya.
4. Simpanan Barang, barang disimpan dalam penyimpanan dan dibawah
perlindungan yang baik sampai saatnya dibutuhkan.
5. Pengambilan barang, item yang dibutuhkan dari stock harus dipilih dari
penyimpanan dan dibawa ke area penyusunan.
6. Penyusunan pengiriman, barang yang dibuat menjadi satu pesanan dibawa
bersamaan dan diperiksa jika ada kelalaian atau error. Pencatatan pesanan
selalu diperbaharui.
7. Mengirim barang ke pengiriman, pesanan dikemas, dokumen pengiriman
disiapkan, dan barang dimuat di kendaraan yang tepat.
8. Mengoperasikan sistem informasi, suatu catatan harus diurus untuk tiap item
dalam menunjukkan kuantitas stock di satu sisi, kuantiatas yang diterima,
kuantitas yang dikeluarkan, dan lokasi dalam gudang. Sistem tersebut bisa jadi
sangat simpel, bergantung pada informasi tulisan secara minimum dan memori
manusia, atau merupakan sistem berbasis komputer yang sudah
berpengalaman.
Dalam cara yang berbeda, semua aktivitas tersebut ada di gudang manapun.
Kerumitannya bergantung pada jumlah barang yang dipindahkan, kuantitas tiap
barang, dan jumlah pesanan yang diterima dan diisi.
 Manajemen Pergudangan
Untuk memaksimalkan produktifitas dan meminimalkan biaya, manajemen gudang
harus mengerjakan hal berikut :
1. Penggunaan ruang secara maksimum, biasanya biaya modal terbesar adalah untuk
ruang. Ini artinya tidak hanya ruang lantai tapi juga ruang kubik karena barang
disimpan dalam ruang diatas lantai dan juga diatas barangnya.
2. Penggunaan tenaga kerja dan peralatan yang efektif, peralatan pemindahan
material mewakili biaya modal terbesar kedua dan tenaga kerja merupakan biaya
operasi terbesar. Ada pertukaran antara dua hal tersebut yaitu biaya tenaga
kerja dapat dikurangi dengan menggunakan lebih banyak peralatan pemindahan

barang. Dalam manajemen pergudangan dibutuhkan untuk :
a. Memilih gabungan terbaik antara tenaga kerja dan peralatan untuk
memaksimalkan keseluruhan pelaksanaan produktifitas.
b. Menyediakan kesiapan akses untuk semua SKU. SKU harus mudah
diidentifikasi dan ditemukan. Hal ini membutuhkan sistem lokasi
penyimpanan dan layout yang baik.
c. Memindahkan barang secara efisien. Kebanyakan aktivitas yang ada di
gudang adalah pemindahan material (pemindahan barang ke dalam dan
keluar lokasi penyimpanan).
Barang disimpan tidak hanya di atas lantai, tapi juga dalam ruang kubik
gudang.Walaupun ukuran gudang dapat digambarkan sebagai banyak kaki persegi
(squarefeet), kapasitas gudang bergantung pada seberapa tinggi barang dapat
disimpan.Ruang juga dibutuhkan untuk aisle, tempat penerimaan dan pengiriman
barang, kantor,dan pengambilan serta penyusunan pesanan.Sedangkan Aksesibilitas
artinya mampu mendapatkan barang yang diinginkan dengan jumlah kerja yang
minimum. Sepanjang palet terdiri dari SKU yang sama, tidak ada masalah dengan
aksesibilitas, SKU dapat dicapai tanpa memindahkan produk lain.
Ketika beberapa SKU disimpan di satu area, tiap produk seharusnya mudah
dicapai dengan kesulitan yang minimum. Salah satu cara adalah memasang rak
bertingkat sehingga lebih sedikit palet yang dapat dipindahkan tanpa mengganggu
pale