Sistem Informasi Layanan Administrasi Surat Menyurat di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web.

iii

ABSTRAK

Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk mengelola administrasi surat menyurat. Tujuan perancangan sistem ini adalah membantu admin mengelola surat pengajuan kepada atasan, untuk meminta persetujuan dan tanda tangan atasan melalui sistem yang memiliki proses approval. Selain itu sistem ini dirancang untuk mengolah pengarsipan semua surat–surat baik surat masuk atau surat keluar, sistem ini juga membantu dan mempercepat waktu pencarian surat–surat yang penting. Serta mengatasi masalah kerusakan hardcopy dokumen, yang disimpan dalam okner selama bertahun–tahun. Sistem ini dibuat dengan metode analisis terstruktur, diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database. Untuk memperoleh data– data yang berguna dalam perancangan sistem ini, penulis membaca dan mempelajari situs–situs yang berguna untuk mempermudah proses perancangan sistem layanan administrasi surat menyurat.

Kata Kunci : Layanan Administrasi surat menyurat, approval, Web, PHP, MySQL.

iv

ABSTRACT

Systems Information Administration Services Letters Web-based In Setrasari Mall Bandung is a application designed to facilitate the administration of online office letters. The system design goal is to facilitate an admin to submit the proposal to boss for approval and signature of employer online. In addition the system is designed to process all mail archiving incoming mail or outgoing mail, to simplify and speed up the search time of the letters that important. And address the problem of damage hardcopy documents, which are stored in okner for many years. These systems are designed with the PHP programming language and MySQL as database. To obtain the data that is useful in the design of this system, the authors read and study sites that are useful to simplify the process of designing the system administration service letters.

Keywords: Service Administration Letters, web, letter, approval, PHP, MySQL,

v

DAFTAR ISI

PRAKATA ... i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR NOTASI ... x

DAFTAR ISTILAH ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 3

1.4 Ruang lingkup Kajian ... 3

1.5 Sumber Data ... 4

1.6 Sistematika Penyajian ... 4

BAB II KAJIAN TEORI ... 6

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 7

2.1.1 Konsep Dasar Sistem ... 6

2.1.2 Konsep Dasar Informasi ... 7

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ... 8

2.2 Flowchart ... 9

2.3 Diagram Konteks atau Context Diagram ... 9

2.4 Diagram Alir Data (DAD) Atau Data Flow Diagram(DFD) ... 10

2.5 Kamus Data dan Spesifikasi Proses ... 10

2.6 Entity Relationship Diagram (ER-D) ... 11

2.7 Bahasa Pemrograman Web PHP ... 13

2.7.1 Pengertian PHP ... 13

2.7.2 Kelebihan PHP ... 14

2.8 Database MySQL ... 15

2.9 Macromedia Dreamwever ... 17

2.10 Black Box ... 17

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 19

3.1 Proses Bisnis ... 19

3.2 ERD ... 20

3.3 Transformasi ER Diagram ke Tabel ... 21

3.4 Diagram Konteks ... 24

3.5 Data Aliran Data ... 25

3.5.1 DFD Level 2 Proses 1 ... 26

3.5.2 DFD Level 2 Proses 2 ... 27

3.5.3 DFD Level 2 Proses 3 ... 28

3.5.2 DFD Level 2 Proses 4 ... 29

3.5.1 DFD Level 2 Proses 5 ... 30

vi

3.6 Kamus Data ... 31

3.7 PSPEC (Spesifikasi Proses) ... 35

3.8. Pembuatan Sistem Menu ... 45

3.9. Perancangan Antar Muka ... 46

3.9.1 Desain Halaman Login ... 46

3.9.2 Desain Halaman Super Admin ... 47

3.9.3 Desain Halaman Admin ... 48

3.9.4 Desain Halaman Pengurus ... 49

3.9.5 Desain Halaman Pengajuan Surat ... 50

3.9.6 Desain Header dan Footer ... 51

BAB IV HASIL PENELITIAN ... 52

4.1 Pendahuluan ... 52

4.2 Tampilan ... 52

4.2.1 Tampilan Halaman Login ... 52

4.2.2 Tampilan Halaman Awal ... 52

4.2.3 Tampilan Kelola Data User ... 53

4.2.4 Tampilan Kelola Data Divisi ... 54

4.2.5 Tampilan Kelola Data Urutan ACC ... 54

4.2.6 Tampilan Kelola Pengajuan Surat ... 55

4.2.7 Tampilan Halaman profil User ... 55

4.2.8 Tampilan Grafik Surat ... 56

4.2.9 Tampilan Halaman Surat Masuk ... 57

4.2.10. Tampilan Halaman Surat Terkirim ... 58

4.2.11. Tampilan Halaman Arsip Surat ... 58

4.2.12. Tampilan Halaman Input User ... 59

4.2.13. Tampilan Halaman Input Kota ... 59

4.2.14. Tampilan Halaman Input Divisi ... 60

4.2.15. Tampilan Halaman Input Urutan Acc ... 60

4.2.16. Tampilan Halaman Input Pengajuan Surat ... 61

4.2.17. Tampilan Halaman Input Komentar ... 62

4.2.18. Tampilan Halaman Input Revisi Surat ... 63

4.2.19. Tampilan Halaman Laporan Revisi surat ... 64

4.2.20. Tampilan Halaman History Detail Revisi... 65

4.2.21. Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan user ... 66

4.2.22. Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Divisi ... 67

4.2.23. Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Perihal... 67

4.2.24. Tampilan Halaman Edit Profil ... 68

BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN ... 69

5.1 Pengujian Sistem ... 69

5.2 Pengujian Login ... 69

5.3 Pengujian Proses Kelola Data User ... 70

5.4 Pengujian Proses Kelola Data Divisi ... 72

vii

5.6 Pengujian Proses Pengajuan Surat ... 73

5.7 Pengujian Proses Kelola Data Kota ... 75

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN ... 76

6.1 Kesimpulan ... 76

6.2 Saran ... 76

DAFTAR PUSTAKA ... A.1 HASIL KUISIONER ... A.2 RIWAYAT HIDUP PENULIS ... A.4

viii

DAFTAR TABEL

Tabel I User... ... 22

Tabel II Surat... ... 22

Tabel III Histori Surat ... ... 23

Tabel IV Urutan Acc... ... 23

Tabel V Divisi... ... 23

Tabel VI Kota... ... 24

Tabel VII Revisi... ... 24

Tabel VIII Kamus Data... ... 32

Tabel IX Spesifikasi Proses... ... 35

Tabel X Pengujian Login... ... 69

Tabel XI Pengujian Proses Pengelolaan Data User... ... 70

Tabel XII Pengujian Proses Pengelolaan Data Divisi... ... 72

Tabel XIII Pengujian Proses Pengelolaan Urutan Acc... ... 73

Tabel XIV Pengujian Proses Pengelolaan Pengajuan Surat ... 74

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Penyaringan Struktur Box ... 18

Gambar 2 Spesifikasi BlackBox ... 18

Gambar 3 Flowchart Proses Pengajuan Surat ... 20

Gambar 4 Entity Relationship Diagram ... 21

Gambar 5 DFD Level 0 ... 25

Gambar 6 DFD Level 1 ... 26

Gambar 7 DFD Level 2 Proses 1 ... 27

Gambar 8 DFD Level 2 Proses 2 ... 28

Gambar 9 DFD Level 2 Proses 3 ... 29

Gambar 10 DFD Level 2 Proses 4 ... 30

Gambar 11 DFD Level 2 Proses 5. ... 30

Gambar 12 DFD Level 2 Proses 6. ... 31

Gambar 13 Struktur Menu ... 46

Gambar 14 Desain Antar Muka Login ... 47

Gambar 15 Desain Antar Muka Super Admin ... 48

Gambar 16 Desain Antar Muka Admin ... 49

Gambar 17 Desain Antar Muka Pengurus ... 50

Gambar 18 Desain Antar Muka Pengajuan Surat ... 51

Gambar 19 Desain Antar Muka Header ... 51

Gambar 20 desain Antar Muka Footer ... 51

Gambar 21 Tampilan Login ... 52

Gambar 22 Tampilan Halaman awal ... 53

Gambar 23 Tampilan Halaman Kelola Data User ... 53

Gambar 24 Tampilan Kelola Data Divisi ... 54

Gambar 25 Tampilan Kelola Data Urutan Acc ... 54

Gambar 26 Tampilan Kelola Pengajuan Surat ... 55

Gambar 27 Tampilan Halaman Profil User ... 56

Gambar 28 Tampilan Grafik Pengajuan Surat ... 56

Gambar 29 Tampilan Halaman Surat Masuk ... 57

Gambar 30 Tampilan Halaman Surat Terkirim... 58

Gambar 31 Tampilan Halaman Arsip Surat ... 58

Gambar 32 Tampilan Halaman Input User ... 59

Gambar 33 Tampilan Halaman Input Kota ... 60

Gambar 34 Tampilan Halaman Input Divisi ... 61

Gambar 35 Tampilan Halaman Input Urutan Acc ... 61

Gambar 36 Tampilan Halaman Pengajuan Surat ... 62

Gambar 37 Tampilan Halaman Input Komentar ... 63

Gambar 38 Tampilan Halaman Revisi Surat ... 64

Gambar 39 Tampilan Halaman Laporan Revisi Surat ... 65

Gambar 40 Tampilan Halaman Histori Detail Revisi ... 66

Gambar 41 Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan User ... 66

Gambar 42 Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Divisi ... 67

Gambar 43 Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Perihal .... 67

x

DAFTAR NOTASI

Tabel Notasi Flowchart Dasar (Ladjamuddin, 2005)

Simbol Notasi Arti

Simbol manual Untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer (manual).

Simbol Input-Output Untuk menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.

Simbol Decision/ Logika

Untuk menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, ya / tidak.

Simbol Arus/ flow Untuk menyatakan jalannya

Simbol Terminal Untuk menyatakan permulaan atau akhir suatu Program.

Simbol Connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang sama Simbol Document Untuk mencetak laporan ke printer

xi

Tabel Notasi DAD Dasar (Sidik, 2001)

Simbol Notasi Arti

Simbol Entitas Prosedur atau konsumer informasi yang ada di luar bound sistem untuk dimodelkan.

Simbol Proses Transfer informasi (fungsi) yang ada di dalam bound sistem untuk dimodelkan.

Simbol Tabel Repositori data yang disimpan untuk digunakan oleh satu atau lebih proses dapat disederhanakan buffer atau queue, atau serumit database relasional.

Simbol Aliran Data

Aliran Data.

Tabel IIINotasi deskripsi isi untuk kamus data (Sidik, 2001)

Konstruk data Notasi Arti

= Disusun atas

Berurutan + Dan

Pilihan [ | ] Baik ini – atau

Pengulangan { }ⁿ Pengulangan ke-n dari

(.) Data opsional

xii

Tabel Notasi deskripsi isi untuk ERD (Marlinda, 2004)

Simbol Notasi Arti

Simbol Entitas

Entitas merupakan sesuatu yang dapat mewakili yang nyata. Himpunan entitas (entity set) adalah kelompok entitas yang sejenis yang berada dalam ruang lingkup yang sama. Pemberian

nama pada entitas harus

menggunakan kata benda. Simbol yang digunakan entitas berbentuk persegi panjang (Marlinda, 2004). Simbol Atribut Setiap entitas pasti memiliki atribut

di dalamnya, atribut ini yang mendeskripsikan karakteristik dari entitas.

Simbol Relasi Relasi menunjukan terdapatnya suatu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Himpunan relasi adalah kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas. Simbol yang digunakan untuk relasi berbentuk belah ketupat, dan biasanya pemberian nama menggunakan kata kerja.

xiii

Simbol Notasi Arti

Simbol kardinalitas Satu ke Satu (One to One)

Satu ke Satu (One to One) jenis ini memiliki arti hubungan satu entitas dengan satu entitas.

Simbol kardinalitas Satu ke Banyak (One to Many)

Satu ke Banyak (One to Many) jenis ini memiliki arti hubungan satu entitas dengan banyak entitas.

Simbol kardinalitas Banyak ke Satu (Many to One)

Banyak ke Satu (Many to One) jenis ini memiliki arti hubungan banyak entitas dengan satu entitas.

Simbol kardinalitas Banyak ke Banyak (Many to Many)

Banyak ke Banyak (Many to Many) jenis ini memiliki arti hubungan banyak entitas dengan banyak entitas.

Simbol aliran data

xiv

DAFTAR ISTILAH

Basis data Kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama sama.

Blackbox Mengidentifikasi kesalahan yang berhubungan dengan kesalahan fungsionalitas perangkat lunak yang tampak dalam kesalahn output dan digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang.

DFD/DAD Data Flow Diagram atau Diagram Aliran Data yang menggambarkan aliran data pada suatu sistem informasi.

Diagram ER Gambaran relasi antar entitas yang terlibat dalam sistem.

MySQL Salah satu jenis basisdata yang bersifat open source.

PHP PHP Hypertext PreProcessor adalah sebuah bahasa

scripting yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halam web yang dinamis.

ACC/Approval Istilah dalam dunia perkantoran atau sebuah intitusi yang memiliki makna menyetujui sebuah ide, permohonan, atau keputusan.

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima. Surat adalah bukti tanda otentik dalam suatu instansi, besar kecilnya suatu organisasi bisa dilihat dari volume surat masuk atau keluar. Sehubungan dengan banyaknya surat menyurat yang harus diolah dan semakin kompleksnya masalah yang harus ditangani serta diperlukannya informasi secara tepat dan cepat, maka tidak efisien lagi bila penanganannya hanya dikerjakan dengan cara manual.

Berdasarkan pengamatan di lapangan menunjukkan bahwa layanan proses administrasi surat menyurat di Ikatan Warga Setrasari Mall (IWSM), tidak terorganisir secara pemrograman pada komputer. Selain itu, masalah lain yang muncul menyangkut surat adalah arsip atau penyimpanan. Pengelolaan surat dan arsip di IWSM masih menggunakan metode berkas, akibatnya pencarian keberadaan sebuah surat tidak bisa diketahui secara cepat karena harus melacaknya terlebih dahulu. Hal lain yang sangat rentan yaitu masalah kehilangan arsip surat, seperti surat-surat perjanjian atau surat-surat kontrak jangka panjang. Akan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk mencari surat yang sudah lama dikeluarkan dalam beberapa tahun yang lalu, sehingga bisa menghambat untuk memperbaharui surat-surat perjanjian baru yang akan dilanjutkan. Melihat semakin banyaknya kunjungan tamu yang tidak diduga, terkadang merepotkan staff untuk membuat beberapa surat dalam waktu yang sangat singkat.

2

Komputer merupakan sarana yang tepat untuk pengolahan data yang bersifat rutin. Di samping itu komputer juga mempunyai kemampuan dengan tingkat ketelitian yang tinggi, pemrosesan yang cepat, daya tampung pengingatnya besar dan yang paling utama adalah efisien waktu dan tenaga. Selaras dengan ini, maka pada penulisan skripsi ini diterapkan pengolahan data yang dikhususkan dalam bidang surat menyurat di Kantor IWSM dengan alat bantu komputer.

Dengan banyaknya surat yang masuk dan surat keluar, akan banyak pula waktu yang tersita, oleh karena itu dicoba mengganti cara pengolahan data dan pencatatan tugas-tugas tersebut yang selama ini dikerjakan secara manual menjadi suatu Sistem Informasi. Hasil dari pencatatan tersebut kemudian diolah untuk menghasilkan laporan, baik laporan harian dan bulanan. Karena pentingnya informasi untuk para pegawai di Kantor IWSM, maka dalam penulisan skripsi ini dibuat suatu sistem guna untuk membantu didalam pemberian informasi dan pelayanan tentang surat menyurat. Dalam menjembatani kondisi tersebut, maka dibuatlah sistem layanan administrasi surat menyurat berbasis web di Setrasari mall Bandung dengan pemanfaatan sarana komputer.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka perumusan masalah tersebut adalah :

1. Bagaimana membuat suatu sistem layanan administrasi surat menyurat di Setrasari mall?

2. Bagaimana membuat sistem layanan administrasi yang memiliki proses approval?

3. Bagaimana mengolah surat masuk dan surat keluar?

4. Bagaimana mengklasifikasikan jenis-jenis surat sesuai dengan divisi pada struktur organisasi?

3

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah

1. Membuat sistem layanan administrasi surat menyurat di setrasari mall berbasis web.

2. Membuat sistem layanan administrasi yang memiliki proses approval.

3. Membuat sistem yang dapat mengolah surat masuk dan surat keluar.

4. Membuat sistem yang dapat mengklasifikasikan jenis-jenis surat sesuai dengan divisi pada struktur organisasi.

1.4 Ruang lingkup Kajian

Berikut ini adalah batasan-batasan masalah untuk memperjelas ruang lingkup penelitian dan sesuai dengan pokok permasalahan agar tidak menyimpang dan meluas dari batasan masalah yaitu :

1. Sistem layanan administrasi surat menyurat

2. Aplikasi ini dirancang untuk mengorganisir semua surat- surat baik surat masuk maupun surat keluar.

3. Aplikasi ini memiliki hak akses user yang dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu super admin, admin(setiap divisi), pengurus.

4. Aplikasi ini memiliki proses approval oleh ketua, bendahara, atau pengurus lainnya, dalam menyetujui surat untuk penandatangan secara otomatis.

5. Aplikasi ini dirancang pada kebutuhan sesuai bagian atau departmen yang ada secara customize, sehingga apabila perusahaan ini berkembang dan department bertambah maka pada aplikasi dapat di customize agar semua pengajuan tidak perlu melalui bagian umum. 6. Aplikasi ini memiliki data pengarsipan surat dan proses pencarian

4

Batasan Perangkat Keras : 1. Processor : intel CORE i3

2. RAM : 1GB

3. HD : 320GB

4. Keyboard + Mouse standard

Batasan Perangkat Lunak :

1. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows 7

2. Sistem basis data untuk authentikasi user menggunakan MySQL 3. Bahasa Scripting yang digunakan adalah Pemrograman web PHP

1.5 Sumber Data

Sumber data yang diperoleh untuk tugas akhir ini: 1. Sumber data primer meliputi:

Studi lapangan yaitu mencari data langsung ke kantor pengelola Ikatan Warga Setrasari mall dan mengumpulkan informasi dari pihak yang bersangkutan.

2. Sumber data sekunder:

a) Studi pustaka yaitu membaca dan mempelajari buku, diktat kuliah, dan sumber kepustakaan lain yang menunjang pembuatan aplikasi.

b) Sumber digital yaitu pencarian yang menunjang pembuatan aplikasi melalui artikel-artikel dari internet atau halaman web.

1.6 Sistematika Penyajian

Berikut uraian mengenai sistematika penyajian laporan tugas akhir ini yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini meliputi latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan , ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

5

BAB II KAJIAN TEORI

Bab ini membahas teori-teori yang mendasari dan mendukung pembangunan aplikasi web ini. Teori-teori ini diambil dari pustaka yang diperlukan.

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Bab ini mengenai pembuatan dan perancangan dari program Sistem informasi layanan adminstrasi surat menyurat dengan menggunakan proses bisnis yang digambarkan dengan flowchart, metode analisis terstruktur digambarkan dengan Diagram Aliran Data (DAD), ERD, bahasa pemrograman menggunakan PHP, dan perancangan sebuah database dengan menggunakan MySQL.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab ini berisi tentang kumpulan screenshot dari aplikasi sistem layanan administrasi surat menyurat, beserta penjelasan dari tiap fungsi (method) utama yang dibuat.

BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENGUJIAN

Laporan ini terdiri dari pengujian tiap fungsi yang dibangun (blackbox testing) oleh penulis .

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menerangkan tentang penyelesaian masalah yang ada menjadi suatu bentuk kesimpulan disertai saran-saran yang mungkin dapat dimanfaatkan sebagai usulan bagi pengembangan sistem selanjutnya.

76

BAB VI

SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan

Kesimpulan yang dapat diambil penulis dari tugas akhir dengan judul Sistem Informasi Layanan Administrasi Surat Menyurat di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi layanan ini dapat melakukan aktivitas pengajuan surat menyurat.

2. Sistem informasi ini memiliki proses approval atau acc untuk menyetujui isi surat yang diajukan.

3. Sistem informasi ini dapat memberikan hak akses user kepada setiap pengguna sesuai dengan keperluan terhadap fungsionalitas yang ada 4. Sistem informasi ini memiliki proses pengelolaan surat masuk dan surat

keluar.

5. Sistem informasi ini dapat mengklasifikasikan surat-surat sesuai yang dikelola oleh admin divisi masing-masing.

6. Sistem ini memiliki laporan berupa data histori surat pada tiap divisi yang ada.

6.2 Saran

Saran bagi pengembangan Sistem Informasi Layanan Administrasi Surat Menyurat di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web antara lain :

1. Tampilan (interface) sistem informasi diperbaiki lagi agar lebih user friendly.

2. Tingkat keamanan sistem yang harus lebih ditingkatkan untuk menanggulangi adanya ancaman kehilangan atau kerusakan data,

77

mengingat data histori surat tersebut sangat penting bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah.(1999). Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Informatika:Bandung. Fathansyah. (2007). Buku Teks Komputer Basis Data. Informatika: Bandung.

Hartono, J. (2004). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Informatika: Bandung. Hartono, J.(1990). Analisis dan Desain. Andi Offset: Yogyakarta.

Hartono, J.(2006). Pengenalan Komputer–Dasar ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Penerbit Andi : Yogyakarta.

Ladjamudin, A. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu: Tangerang.

Marlinda, L. (2004). Sistem Basis Data. Andi: Yogyakarta.

Pressman, Roger S .(2002). Rekayasa Perangkat lunak 2. Andi: Yogyakarta. Priyadi, Y. Hand Out Pemrograman Web, 2006.

Raharjo, Budi. (2011). Belajar Ototidak Membuat Database Menggunakan MySQL. Informatika: Bandung.

Sidik, Betha. (2001). Pemrograman Web Dengan PHP. Informatika: Bandung. Sidik, Betha & Husni. (2007). Pemrograman Web dengan HTML. Informatika: Bandung.

3

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah

1. Membuat sistem layanan administrasi surat menyurat di setrasari mall berbasis web.

2. Membuat sistem layanan administrasi yang memiliki proses approval.

3. Membuat sistem yang dapat mengolah surat masuk dan surat keluar.

4. Membuat sistem yang dapat mengklasifikasikan jenis-jenis surat sesuai dengan divisi pada struktur organisasi.

1.4 Ruang lingkup Kajian

Berikut ini adalah batasan-batasan masalah untuk memperjelas ruang lingkup penelitian dan sesuai dengan pokok permasalahan agar tidak menyimpang dan meluas dari batasan masalah yaitu :

1. Sistem layanan administrasi surat menyurat

2. Aplikasi ini dirancang untuk mengorganisir semua surat- surat baik surat masuk maupun surat keluar.

3. Aplikasi ini memiliki hak akses user yang dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu super admin, admin(setiap divisi), pengurus.

4. Aplikasi ini memiliki proses approval oleh ketua, bendahara, atau pengurus lainnya, dalam menyetujui surat untuk penandatangan secara otomatis.

5. Aplikasi ini dirancang pada kebutuhan sesuai bagian atau departmen yang ada secara customize, sehingga apabila perusahaan ini berkembang dan department bertambah maka pada aplikasi dapat di

customize agar semua pengajuan tidak perlu melalui bagian umum. 6. Aplikasi ini memiliki data pengarsipan surat dan proses pencarian

1. Processor : intel CORE i3 2. RAM : 1GB

3. HD : 320GB

4. Keyboard + Mouse standard Batasan Perangkat Lunak :

1. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows 7

2. Sistem basis data untuk authentikasi user menggunakan MySQL 3. Bahasa Scripting yang digunakan adalah Pemrograman web PHP

1.5 Sumber Data

Sumber data yang diperoleh untuk tugas akhir ini: 1. Sumber data primer meliputi:

Studi lapangan yaitu mencari data langsung ke kantor pengelola Ikatan Warga Setrasari mall dan mengumpulkan informasi dari pihak yang bersangkutan.

2. Sumber data sekunder:

a) Studi pustaka yaitu membaca dan mempelajari buku, diktat kuliah, dan sumber kepustakaan lain yang menunjang pembuatan aplikasi.

b) Sumber digital yaitu pencarian yang menunjang pembuatan aplikasi melalui artikel-artikel dari internet atau halaman web.

1.6 Sistematika Penyajian

Berikut uraian mengenai sistematika penyajian laporan tugas akhir ini yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini meliputi latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan , ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

5

BAB II KAJIAN TEORI

Bab ini membahas teori-teori yang mendasari dan mendukung pembangunan aplikasi web ini. Teori-teori ini diambil dari pustaka yang diperlukan.

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Bab ini mengenai pembuatan dan perancangan dari program Sistem informasi layanan adminstrasi surat menyurat dengan menggunakan proses bisnis yang digambarkan dengan flowchart, metode analisis terstruktur digambarkan dengan Diagram Aliran Data (DAD), ERD, bahasa pemrograman menggunakan PHP, dan perancangan sebuah database dengan menggunakan MySQL.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab ini berisi tentang kumpulan screenshot dari aplikasi sistem layanan administrasi surat menyurat, beserta penjelasan dari tiap fungsi (method) utama yang dibuat.

BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENGUJIAN

Laporan ini terdiri dari pengujian tiap fungsi yang dibangun (blackbox testing) oleh penulis .

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menerangkan tentang penyelesaian masalah yang ada menjadi suatu bentuk kesimpulan disertai saran-saran yang mungkin dapat dimanfaatkan sebagai usulan bagi pengembangan sistem selanjutnya.

76

BAB VI

SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan

Kesimpulan yang dapat diambil penulis dari tugas akhir dengan judul Sistem Informasi Layanan Administrasi Surat Menyurat di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi layanan ini dapat melakukan aktivitas pengajuan surat menyurat.

2. Sistem informasi ini memiliki proses approval atau acc untuk menyetujui isi surat yang diajukan.

3. Sistem informasi ini dapat memberikan hak akses user kepada setiap pengguna sesuai dengan keperluan terhadap fungsionalitas yang ada 4. Sistem informasi ini memiliki proses pengelolaan surat masuk dan surat

keluar.

5. Sistem informasi ini dapat mengklasifikasikan surat-surat sesuai yang dikelola oleh admin divisi masing-masing.

6. Sistem ini memiliki laporan berupa data histori surat pada tiap divisi yang ada.

6.2 Saran

Saran bagi pengembangan Sistem Informasi Layanan Administrasi Surat Menyurat di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web antara lain :

1. Tampilan (interface) sistem informasi diperbaiki lagi agar lebih user friendly.

2. Tingkat keamanan sistem yang harus lebih ditingkatkan untuk menanggulangi adanya ancaman kehilangan atau kerusakan data,

77

mengingat data histori surat tersebut sangat penting bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

A.1

Fathansyah. (2007). Buku Teks Komputer Basis Data. Informatika: Bandung. Hartono, J. (2004). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Informatika: Bandung. Hartono, J.(1990). Analisis dan Desain. Andi Offset: Yogyakarta.

Hartono, J.(2006). Pengenalan Komputer–Dasar ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Penerbit Andi : Yogyakarta.

Ladjamudin, A. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu: Tangerang.

Marlinda, L. (2004). Sistem Basis Data. Andi: Yogyakarta.

Pressman, Roger S .(2002). Rekayasa Perangkat lunak 2. Andi: Yogyakarta. Priyadi, Y. Hand Out Pemrograman Web, 2006.

Raharjo, Budi. (2011). Belajar Ototidak Membuat Database Menggunakan MySQL. Informatika: Bandung.

Sidik, Betha. (2001). Pemrograman Web Dengan PHP. Informatika: Bandung. Sidik, Betha & Husni. (2007). Pemrograman Web dengan HTML. Informatika: Bandung.