LKP : Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Surat Menyurat Berbasis Web Pada STMIK Yadika Bangil.

KERJA PRAKTEK

Oleh :

ISNAINUL AMANDA PERWIRASARI 10.41010.0245

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

v

ABSTRAKSI

STMIK Yadika Bangil merupakan salah satu perguruan tinggi yang mempunyai dua jurusan yaitu S1 Teknik Informatika dan DIII Manajemen Informatika. Pada STMIK Yadika mempunyai beberapa bagian atau divisi yang salah satunya mengurusi tentang surat menyurat mulai dari pengarsipan surat masuk, pembuatan disposisi, hingga pembuatan surat keluar. Proses pengarsipan surat masuk yang dilakukan di STMIK Yadika yaitu dengan menyimpan berkas surat masuk ke dalam map besar. Pada pembuatan surat keluar dibuat berdasarkan kategori yang ada dengan format nomor yang telah ditentukan berdasarkan kategorinya.

Permasalahan yang terjadi pada surat menyurat STMIK Yadika Bangil adalah proses pengarsipan surat masuk masih disimpan dalam map besar yang bisa menyebabkan kehilangan berkas. Selain itu, pencarian data surat masuk membutuhkan waktu yang lama. Proses pembuatan disposisi surat harus menunggu ketua, sehingga memakan waktu yang cukup lama.

Dengan adanya Aplikasi Administrasi Surat Menyurat berbasis Web pada STMIK Yadika Bangil dapat memberikan pelayanan pengarsipan surat menyurat yang lebih baik dan cepat sehingga tidak memakan waktu yang lama dalam pencarian berkas surat. Selain itu, dengan adanya sistem ini diharapkan juga dalam pembuatan disposisi surat dan surat keluar tidak terjadi penundaan waktu yang bisa menghambat kinerja instansi.

viii

ABSTRAKSI ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Profil Perusahaan ... 6

2.2 Visi dan Misi ... 7

2.3 Struktur Organisasi ... 9

2.4 Analisa SWOT Surat Menyurat... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 11

3.1 Surat Menyurat ... 11

3.1.1 Fungsi dan Tujuan Surat ... 11

3.1.2 Standar Penulisan Surat... 12

ix

3.2 Sistem Informasi Surat Menyurat ... 17

3.2.1 Pengertian Sistem ... 17

3.2.2 Pengertian Informasi ... 19

3.2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 19

3.2.4 Penjelasan Aplikasi Surat Menyurat...21

BAB IV PERANCANGAN SISTEM ... 23

4.1 Analisis Sistem ... 23

4.2 Perancangan Sistem ... 27

4.2.1 System Flow ... 28

4.2.2 DFD (Data Flow Diagram) ... 30

4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 34

4.2.4 Struktur Tabel... 37

4.2.5 Desain I / O (Input / Output) ... 47

4.3 Implementasi Sistem ... 53

4.3.1 Kebutuhan Sistem ... 53

4.3.2 Petunjuk Penggunaan Program ... 54

4.4 Evaluasi Uji Coba ... 65

BAB V KESIMPULAN & SARAN ... 83

5.1 Kesimpulan ... 83

5.2 Saran ... 83

DAFTAR PUSTAKA ... 84

x

Lampiran 3 Acuan Kerja ... 87

Lampiran 4 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 88

Lampiran 5 Log Harian dan Catatan Perubahan ... 89

Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktek ... 91

Lampiran 7 Source Code Laporan ... 93

1. Laporan Surat Masuk ... 93

2. Laporan Surat Keluar ... 96

Lampiran 8 Source Code Grafik ... 102

1. Grafik Surat Masuk ... 102

2. Grafik Surat Keluar ... 104

Lampiran 9 Pedoman Cara Penyimpanan File ... 107

1. Berkas Surat Masuk ... 107

2. Berkas Surat Keluar ... 109

Lampiran 10 Berita Acara Wawancara Proses Surat Menyurat ... 110

xi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi STMIK Yadika Bangil ... 9

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Prodi S1 Teknik Informatika STMIK Yadika ... 9

Gambar 2.3 Struktur Organisasi D-III Manajemen Informatika STMIK Yadika . 10 Gambar 3.1 Contoh Lembar Disposisi ... 17

Gambar 3.2 Konsep Dasar Sistem ... 18

Gambar 3.3 Karakteristik Sistem ... 19

Gambar 3.4 Komponen Sistem Informasi ... 20

Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk ... 26

Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar ... 27

Gambar 4.3 System Flow Surat Masuk ... 29

Gambar 4.4 System Flow Surat Keluar ... 30

Gambar 4.5 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat STMIK Yadika Bangil ... 31

Gambar 4.6 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat STMIK Yadika Bangil... 32

Gambar 4.7 DFD Level 1 Sistem Surat Masuk ... 33

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sistem Surat Keluar... 34

Gambar 4.9 Conceptual Data Model ... 35

Gambar 4.10 Physical Data Model ... 36

Gambar 4.11 Desain Form Pengarsipan Surat Masuk ... 48

Gambar 4.12 Desain Form Sifat Surat Masuk ... 49

xii

Gambar 4.16 Desain Form Input Data Kategori Surat Keluar ... 51

Gambar 4.17 Desain Form Input Data Disposisi ... 51

Gambar 4.18 Desain Form Data Disposisi ... 52

Gambar 4.19 Desain Form Laporan Surat ... 53

Gambar 4.20 Halaman Awal (Form Login) ... 55

Gambar 4.21 Halaman Utama Admin ... 55

Gambar 4.22 Form Input Surat Masuk ... 56

Gambar 4.23 Halaman Detail Data Surat Masuk ... 57

Gambar 4.24 Form Entry Data Draft Surat Keluar ... 58

Gambar 4.25 Tampilan Lihat Data Surat Keluar ... 58

Gambar 4.26 Form detail dan edit data surat keluar ... 58

Gambar 4.27 Halaman Arsip Surat ... 59

Gambar 4.28 Tampilan Laporan Surat Masuk ... 60

Gambar 4.29 Tampilan Laporan Surat Keluar ... 60

Gambar 4.30 Tampilan Utam Ketua ... 60

Gambar 4.31 Tampilan Menu Disposisi ... 61

Gambar 4.32 Tampilan lihat disposisi ... 62

Gambar 4.33 Laporan Grafik Surat Masuk bulan Februari ... 62

Gambar 4.34 Laporan Grafik Surat Keluar ... 63

Gambar 4.35 Halaman Utama Dosen... 63

Gambar 4.36 Tampilan Data Surat Keluar ... 64

xiii

Gambar Lampiran 2. Hasil penyimpanan file dalam format pdf ... 108 Gambar Lampiran 3. Penyimpanan file Surat Keluar menjadi pdf ... 109

xiv

Tabel 2.1 Analisa SWOT STMIK Yadika Bangil ... 10

Tabel 4.1 Struktur Tabel Tujuan Umum ... 37

Tabel 4.2 Struktur Tabel Asal Surat ... 38

Tabel 4.3 Struktur Tabel Disposisi... 38

Tabel 4.4 Struktur Tabel Jabatan Struktural ... 39

Tabel 4.5 Struktur Tabel Kategori Surat Keluar ... 40

Tabel 4.6 Struktur Tabel Laporan Kegiatan ... 40

Tabel 4.7 Struktur Tabel Mahasiswa ... 41

Tabel 4.8 Struktur Tabel Sifat Surat Masuk... 42

Tabel 4.9 Struktur Tabel Surat Masuk ... 43

Tabel 4.10 Struktur Tabel Surat Keluar ... 44

Tabel 4.11 Struktur Tabel Dosen ... 44

Tabel 4.12 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Dosen ... 46

Tabel 4.13 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Instansi ... 46

Tabel 4.14 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Mahasiswa ... 47

Tabel 4.15 Struktur Tabel Login ... 47

Tabel 4.16 Test Case Halaman Login ... 66

Tabel 4.17 Test Case Halaman Admin (Home) ... 66

Tabel 4.18 Test Case Halaman Admin Menu Surat Masuk ... 67

Tabel 4.19 Test Case Menu Surat Keluar ... 70

Tabel 4.20 Test Case Menu Arsip ... 72

xv

Tabel 4.24 Test Case Menu Arsip Surat ... 77

Tabel 4.25 Test Case Menu Disposisi ... 79

Tabel 4.26 Test Case Arsip Surat Ketua ... 80

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin berkembang dengan pesat, sehingga menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi tersebut. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan oleh berbagai bidang baik dari bidang akademik maupun non-akademik. Manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Dengan bantuan teknologi informasi, segala proses pengolahan data dalam sistem bisa dilakukan di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien.

Dari penjelasan uraian diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan dan dirubah menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses pengolahan data sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, pengolahan dan pengaksesan data yang tidak menggunakan sistem biasanya hanya dilakukan di satu tempat saja sehingga bisa menghambat kinerja dari perusahaan atau instansi. Salah satu instansi di bidang pendidikan, STMIK Yadika Bangil masih menggunakan sistem manual pada proses pembuatan dan pengarsipan surat menyurat sehingga menjadi kurang efisien.

Pada pengarsipan surat masuk masih disimpan dalam map besar yang diurutkan berdasarkan tanggal, selain itu pada pengarsipan surat masuk

membutuhkan pembuatan disposisi untuk ditujukan ke pihak yang bersangkutan. Pembuatan disposisi tersebut menunggu ketua yang mana sebagai seorang ketua STMIK Yadika Bangil memliki kesibukan atau aktivitas yang banyak. Sehingga proses pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada map sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut dibutuhkan kembali surat akan sulit untuk ditemukan.

Oleh karena itu, akan dibuat suatu sistem yang menangani pengolahan data surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk, pembuatan disposisi, pembuatan surat keluar, serta pelaporan surat masuk dan surat keluar berbasis web. Dengan sistem tersebut, diharapkan bisa meningkatkan kinerja STMIK Yadika Bangil. Pembuatan sistem tersebut diharapkan bisa mengolah data tanpa memakan waktu yang lama dan bisa diolah di tempat manapun. Selain itu, diharapkan sistem ini bisa menghasilkan pelaporan yang akurat yang bisa digunakan sebagai hasil evaluasi STMIK Yadika Bangil bagi pengembangannya.

1.2 Perumusan Masalah

Dari penjelasan latar belakang diatas, dapat dihasilkan suatu perumusan masalah yaitu:

1. Bagaimana membuat aplikasi tentang pencatatan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

2. Bagaimana membuat pelaporan surat masuk dan surat keluar dari hasil pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam pembuatan aplikasi administrasi surat menyurat pada STMIK Yadika Bangil sebagai berikut:

1. Sistem dibuat berbasis web dengan menggunakan database Mysql serta dalam pembuatan sistem surat menyurat secara keseluruhan menggunakan bahasa pemrograman PHP.

2. Pada pemrograman website ini tidak membahas tentang keamanan pada web server.

3. Penampilan data laporan surat berdasarkan tanggal tertentu sesuai dengan inputan user.

4. Sistem Informasi Surat Keluar yang dibuat adalah menginputkan draft surat keluar kemudian hasil dari draft tersebut dibuatkan surat sesuai dengan template melalui Microsoft Word bukan dibuat dari aplikasi web yang dibuat.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi administrasi surat menyurat ini dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Sistem informasi pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat menyimpan berkas surat masuk secara aman serta berkas surat masuk yang disimpan dapat dilihat dan diambil sesuai dengan kebutuhan.

2. Sistem Informasi pelaporan surat dapat menghasilkan laporan yang benar sesuai dengan tanggal atau waktu yang dibutuhkan serta menampilkan data-data surat yang sesuai dengan pengarsipan surat yang telah diinputkan.

1.5 Manfaat

Manfaat dari pembuatan rancang bangun aplikasi adminstrasi surat menyurat ini dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Aplikasi administrasi surat menyurat dapat membantu user mencari surat masuk berdasarkan tanggal surat, sifat surat, serta pengirim surat secara cepat dan tepat.

2. Aplikasi administrasi surat menyurat dapat menghasilkan grafik jumlah dari surat masuk dan surat keluar per bulannya.

3. Pada sistem surat keluar dapat generate nomor surat secara otomatis berdasarkan kategori tanpa harus melihat jumlah terakhir kategori yang dipilih terlebih dahulu.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan dari penulisan atau pembuatan laporan Kerja Praktek yang menjelaskan mulai dari latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Bab ini menjelaskan gambaran umum atau segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan atau instansi mulai dari profil instansi, struktur organisasi hingga visi misi dari instansi.

Bab ini menjelaskan teori-teori yang berkaitan dalam pembuatan rancang bangun aplikasi administrasi surat menyurat pada STMIK Yadika Bangil.

BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Bab ini menjelaskan hasil dari kerja praktek, mulai dari pembuatan perancangan sistem saat ini dan yang telah dibuat seperti document flow, system flow, hingga desain sistem yang akan dibuat. Selain itu, pada bab ini dicantumkan pula implementasi program atau aplikasi yang telah dibuat.

BAB V : PENUTUP

Bab ini menjelaskan kesimpulan dari pembuatan sistem yang telah dilakukan serta menjelaskan saran untuk pengembangan untuk memperbaiki aplikasi sistem yang telah dibuat.

6

2.1 Profil Perusahaan

Pada pertengahan tahun 1985 tepatnya pada tanggal 15 Juli lahirlah sebuah yayasan yang bergerak dibidang pendidikan dengan nama Yayasan Pendidikan Swakarya yang kemudian disingkat menjadi YADIKA Bangil, yang dipelopori oleh tenaga-tenaga muda. Pada mulanya Yadika menyelenggarakan pendidikan non formal (pendidikan luar sekolah) berupa kursus-kursus yang meliputi kursus mengetik, bahasa inggris, komputer, matematika, akuntansi dan UPERS. Dua tahun berjalan berkembang dengan pesat, kemudian pada tahun pelajaran 1987/1988 yayasan ini membuka pendidikan formal yaitu diawali dengan berdirinya Sekolah Menengah Ekonomi atau SMEA YADIKA dan Sekolah Menengah Kesejahteraan Keluarga atau SMKK YADIKA. Melihat jumlah kelulusan dari SMEA dan SMKK yang begitu besar serta permintaan dan minat dari alumnus SMEA, SMKK YADIKA serta siswa SLTA di kawasan Kabupaten Pasuruan untuk melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi khususnya pada bidang ilmu komputer maka pada tahun 1991 didirikan sebuah sekolah tinggi dengan kosentrasi ilmu Manajemen Informatika dengan nama Akademi Manajenem Informatika dan Komputer atau disingkat menjadi AMIK YADIKA yang memiliki jurusan tunggal yaitu Manajemen Informatika program Diploma III.

Pada tahun 1995 AMIK YADIKA telah menghasilkan sarjana muda (Ahli Madya) dengan diwisudanya 60 mahasiswa AMIK YADIKA angkatan pertama dan kedua. Pada tahun ajaran 1997/1998 Yayasan Pendidikan Swakarya mendirikan Sekolah Menengah Umum (SMU) YADIKA. Dengan adanya SMU dan SMK YAdika ini diharapkan lulusannya bisa melanjutkan ke perguruan tinggi dibawah naungan Yadika, yaitu AMIK Yadika.

Menidaklanjuti permintaan alumnus AMIK YADIKA yang ingin melanjutkan/mentransfer ke program Strata satu maka AMIK YADIKA pada tahun akademik 2000/2001 telah menambah jurusan yaitu Teknik Informatika program Strata satu dan nama AMIK Yadika dirubah menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer disingkat STMIK YADIKA Bangil sesuai dengan SK Mendikbud RI. No. 70/D/O/2000.

Dengan berubahnya nama AMIK YADIKA menjadi STMIK YADIKA berarti STMIK YADIKA telah memiliki 2 jurusan yaitu Manajemen Informatika (D-III) dan Teknik Informatika (S-1). Tanpa mengurangi mutu/kwalitas dari sistem pendidikan di STMIK YADIKA, maka pada tahun 2001/2002 didirikan perguruan tinggi baru dengan konsentrasi ilmu Ekonomi dengan nama Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) YADIKA dengan jurusan Manajemen program strata satu dan Akuntansi program strata satu.

2.2 Visi dan Misi

Pada STMIK Yadika Bangil mempunyai beberapa visi misi yang diantaranya terdiri dari visi dan misi STMIK Yadika, visi dan misi Prodi S1 Teknik Informatika, serta visi dan misi Prodi D-III Manajemen Informatika. Visi dan misi tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Visi dan misi STMIK Yadika

Visi : Pusat pengembangan Teknologi Informatika berskala global Misi :

1. Mengembangkan pendidikan dan pelatihan di bidang informatika dan komputer dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pembangunan bangsa dan negara.

2. Melaksanakan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang dilandasi oleh keimanan dan ketaqwaan kepada

Tuhan Yang Maha Esa (IMTAQ) untuk meningkatkan kesejahteraan manusia

3. Melaksanakan pengabdian pada masyarakat dalam upaya pemerataan pendidikan serta merealisasikan bidang keilmuan yang ditekuni secara profesional.

b. Visi dan misi S1 Teknik Informatika

Visi : Pusat pengembangan yang unggul dibidang teknik informatika (Excellent

Development Center in Informatic Engineering)

Misi : Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan akademik, penelitian, dan pengabdian masyarakat yang berkualitas, efektif, efisien, dan berkelanjutan serta menjalin kerjasama dengan lembaga lain atas dasar saling menguntungkan.

c. Visi dan misi D-III Manajemen Informatika

Visi : Sebagai Pusat Pengembangan Manajemen Informatika Berskala Internasional.

Misi :

1. Mengembangkan pendidikan dan pelatihan dibidang manajemen informatika dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pembangunan bangsa dan negara.

2. Melaksanakan penelitian dan pengembangan manajemen informatika yang dilandasi oleh keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa (IMTAQ) untuk meningkatkan kesejahteraan manusia.

3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat dalam upaya pemerataan pendidikan serta merealisasikan bidang keilmuan manajemen informatika yang ditekuni secara profesional.

2.3 Struktur Organisasi

Dalam sistem pembuatan surat menyurat semua bagian pada STMIK Yadika Bangil terlibat langsung dalam proses surat menyurat ini. Untuk melakukan pembuatan sistem surat menyurat ini, perlu mengetahui keseluruhan struktur organisasi yang ada di STMIK Yadika seperti Struktur Organisasi STMIK Yadika, Struktur Organisasi Prodi S1 Teknik Informatika, serta Struktur Organisasi Prodi D-III Manajemen Informatika yang dapat dilihat pada gambar 2.1, gambar 2.2, dan gambar 2.3:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi STMIK Yadika Bangil

Gambar 2.3 Struktur Organisasi D-III Manajemen Informatika STMIK Yadika

2.4 Analisa SWOT Surat Menyurat

Pada pembahasan Analisa SWOT dijelaskan Kelebihan (Strength) serta Kelemahan (Weakness) sistem surat menyurat yang ada dari STMIK Yadika Bangil. Selain itu, dari hasil kelebihan dan kelemahan dari STMIK Yadika dapat dihasilkan Peluang (Opportunity) apa saja serta Ancaman (Threat) yang akan terjadi dari lingkungan eksternal STMIK Yadika yang dijelaskan pada tabel 2.1:

Tabel 2.1 Analisa SWOT STMIK Yadika Bangil

S

tr

en

gh

ts 1. Adanya surat tunjangan untuk mahasiswa yang orang tunya bekerja sebagai PNS.

We

ak

n

ess 1. Belum _{sistem tentang} mempunyai _surat menyurat.

Op

p

or

tun

ities

1. Adanya sistem baru dalam pengarsipan surat dengan terkomputerisasi hingga lebih cepat.

T

h

re

ad

s

1. Membutuhkan SDM yang lebih handal dalam mengoperasikan sistem dikarenakan

kemungkinan SDM lama lebih nyaman menggunakan sistem yang sebelumnya.

11

3.1 Surat Menyurat

Surat menyurat tidak pernah lepas dari suatu organisasi, kegiatan tersebut merupakan hal yang penting dalam mendapatkan informasi baik secara internal maupun secara eksternal. Surat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain, informasi yang dimaksud merupakan suatu pemberitahuan, pengumuman, laporan, dan lain-lain.

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat (Finoza, 1996:3). Surat juga bisa dimaksudkan setiap tulisan berisikan pernyataan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain (Wirladihardjo, 1991). Dalam pembuatan surat menyurat membutuhkan suatu informasi yang akan disampaikan serta tujuan yang benar dengan demikian bisa dilaksanakan oleh tujuan yang dicantumkan dalam surat tersebut sebagai timbal balik dari hasil pembuatan surat menyurat.

3.1.1 Fungsi dan Tujuan Surat

Setiap surat pasti mempunyai fungsi-fungsi umum yang biasanya digunakan dalam pembuatan surat baik secara individual maupun bagian dalam suatu organisasi tau instansi. Menurut Finoza (1996:4), fungsi-fungsi surat dalam suatu organisasi atau dalam suatu instansi adalah sebagai berikut:

2. Alat pengingat

3. Pedoman untuk bertindak 4. Keterangan keamanan 5. Duta atau wakil organisasi

6. Dokumentasi historis dari suatu kegiatan

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa surat mempunyai suatu fungsi sebagai alat komunikasi untuk mengirimkan dan mendapatkan suatu informasi baik perintah, pemberitahuan, serta bisa juga digunakan sebagai dokumentasi pengingat informasi yang disampaikan dalam surat. Selain fungsi-fungsi tersebut, surat juga mempunyai tujuan yang dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat

2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat

3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat

3.1.2 Standar Penulisan Surat

Pada kenyataan saat ini yang telah terjadi pada tiap organisasi atau secara individual, penulisan surat penyusunannya masih belum memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Berikut ini adalah syarat-syarat penyusunan surat yang baik berdasarkan korespondensi bahasa Indonesia:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah dipahami oleh pembaca.

4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dari penulisan bagian-bagiannya. 6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana yang telah dijelaskan pada Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedomana Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

3.1.3 Surat Masuk

Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh instansi yang berasal dari instansi lain atau pihak eksternal yang nantinya akan diproses untuk dibuatkan disposisi. Menurut (Wursanto, 1991:110-128) pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah yaitu:

1. Penerimaan surat

Sistem penerimaan surat ditangani oleh suatu unit atau bagian tersendiri dalam suatu organisasi yaitu bagian kearsipan.

2. Penyortiran surat

Penyortiran surat masuk merupakan kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari instansi lain kedalam kelompok atau kategori-kategori yang telah ditentukan. Surat masuk biasanya dikelompokkan dalam tiga macam yaitu: surat pribadi, surat dinas, dan surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

Pembukaan surat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bagian kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk dilakukan pemrosesan lebih lanjut yaitu pemeriksaan surat yang meliputi beberapa hal seperti: alamat, tanda tangan dan cap, nomor dan tanggal surat, pokok soal atau perihal, serta lampiran surat.

4. Pencatatan surat

Setelah surat dikeluarkan dari amplop dan sebelum surat disampaikan kepada yang bersangkutan maka perlu diadakan pencatatan surat seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.

5. Pengarahan surat

Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi 3 macam yaitu: a) Pengarahan surat masuk penting

b) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) c) Pengarahan surat masuk rahasia

3.1.4 Surat Keluar

Menurut Widjaja (1990:37) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991:144) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor

atau lembaga lain. Dari penjelasan pengerian surat keluar diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar adalah surat yang dibuat oleh organisasi atau suatu instansi yang sudah dilengkapi persyaratan seperti tanggal, nomor, stempel instansi dan telah ditandatangani oleh pejabat dari organisasi untuk dikirimkan kepada pihak luar atau organisasi lain.

Langkah-langkah dalam pembuatan surat keluar yang harus dilakukan adalah sebagai berikut (Widjaja, 1990:37):

a. Pembuatan konsep surat

Sebelum surat diketik secara rapi dan benar maka hal yang pertama yang dilakukan adalah membuat konsep surat secara rapi dan secara jelas. b. Persetujuan konsep

Setelah konsep surat jadi, maka konsep tersebut diperiksa terlebih dahulu apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan jika konsep tersebut telah disetujui maka pejabat yang berkepentingan memberikan tanda tangan persetujuan terhadap konsep surat tersebut.

c. Pengetikan surat

Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat d. Pemberian Nomor

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada kategori surat keluar.

Pengiriman surat dilakukan apabila surat tersebut sudah jadi dan sudah dimasukkan dalam amplop dan akan dikirimkan ke tujuan surat tersebut.

3.1.5 Disposisi

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Disposisi berisi informasi atau perintah dari atasan ke bawahan. Disposisi mempunyai susunan yang terdiri dari kepala lembar disposisi, isi lembar disposisi, serta bagian akhir lembar disposisi. Pada lembar disposisi biasanya mempunyai petunjuk dari disposisi yang dibuat misalnya: setuju, tolak, teliti & pendapat, untuk diketahui, selesaikan, sesuai catatan, untuk perhatian, edarkan, jawab, dan lain-lain. Contoh format lembar disposisi berdasarkan Kementerian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Contoh Lembar Disposisi

3.2 Sistem Informasi Surat Menyurat

3.2.1 Pengertian Sistem

Sistem pada dasarnya merupakan kesatuan komponen yang saling berhubungan atau berinteraksi dengan yang lainnya untuk bekerja sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara sederhana suatu sistem mempunyai komponen input, proses serta output atau hasil yang dikeluarkan dari proses yang telah dilakukan tersebut sehingga mempunyai timbal balik dari (feedback) dari hasil yang telah dikeluarkan tersebut. Gambaran sistem secara sederhana dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto (2003:34) sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Definis lain sistem menurut O’Brien (2005:29) yaitu sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu (Jogiyanto, 2003:54): 1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem atau

subsistem-subsistem.

2. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary). 3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment). 4. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).

5. Suatu sistem mempunyai tujuan (goal).

Keterkaitan dari masing-masing karakter sistem di atas dapat dijelaskan pada gambar 3.3 berikut ini.

Gambar 3.3 Karakteristik Sistem (Jogiyanto, 2003:54)

3.2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto HM (1999:692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data-data yang sudah diolah dimana data-data tersebut dikumpulkan dari kejadian-kejadian yang nyata sehingga bisa dihasilkan suatu laporan yang bermanfaat sesuai dengan kebutuhannya.

3.2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005:5), sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), computer networks and data communications (jaringan

komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar tentang komponen sistem informasi.

Gambar 3.4 Komponen Sistem Informasi (O’Brien, 2005:34)

Pada gambar 3.4 dapat dijelaskan bahwa model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi yaitu:

 Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.

 Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar SI, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data dapat meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.

 Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.

 Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input dalam sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

3.2.4 Penjelasan Aplikasi Surat Menyurat

Aplikasi surat menyurat merupakan suatu aplikasi yang mengelola tentang surat masuk dan surat keluar. Data tentang surat masuk dan surat keluar yang telah diinputkan ke dalam sistem akan dibuat laporan-laporan sesuai dengan kebutuhannya. Pada sistem ini menjalankan atau melakukan pengarsipan surat masuk, pembuatan disposisi, pembuatan surat keluar serta penyimpanan laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban dari surat yang telah dibuat. Pada proses pengarsipan surat masuk, data yang disimpan sesuai dengan surat yang telah ada kemudian berkas fisik dari surat masuk di scan untuk disimpan ke dalam sistem (penyimpanan dalam database) sehingga apabila berkas fisik surat masuk hilang bisa didapatkan kembali dengan mencari surat yang diinginkan dan mengambil file berkas yang telah diupload sebelumnya.

Apabila proses pengarsipan selesai, data surat masuk yang baru tersebut akan tersimpan ke dalam sistem serta akan muncul pada halaman ketua. Kemudian ketua akan menindaklanjuti surat tersebut, jika surat tersebut mempunyai status disposisi maka ketua akan membuat disposisi surat terhadap surat masuk yang dibacanya. Apabila pendisposisian selesai dilakukan, disposisi surat tersebut akan terkirim sesuai tujuan yang dicapainya untuk dilakukan proses

selanjutnya. Biasanya, proses selanjutnya yang dilakukan yaitu membuat surat keluar atau feedback dari disposisi tersebut.

Pada sistem pembuatan surat keluar, yang dilakukan dalam sistem ini adalah menciptakan atau membuat surat baru sesuai kategori yang dipilih kemudian akan keluar nomor surat secara otomatis sesuai dengan kategori yang dipilih tersebut. Pada pembuatan surat keluar ini hasil yang dikeluarkan nantinya merupakan rencana pembuatan surat keluar atau konsep surat untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Setelah konsep tersebut jadi dan telah disetujui oleh pihak yang berwenang, surat akan dibuat sesuai dengan template yang ada dan disahkan (ditandatangan) oleh pihak yang berwenang. Surat yang telah siap, akan didokumentasikan atau diarsip dengan cara discan kemudian hasil scan tersebut akan disimpan sebagai bahan pengarsipan surat.

Aplikasi administrasi surat menyurat ini menghasilkan suatu informasi yang berupa laporan surat masuk dan laporan surat keluar. Laporan surat masuk dapat dilihat tiap periode yang diinginkan berapa surat yang telah didapat dari instansi lain. Selain itu, laporan yang dihasilkan bisa dilihat berdasarkan pengirim surat atau sifat surat masuk. Untuk laporan surat keluar juga bisa didapatkan laporan surat yang telah dikeluarkan tiap periode yang diinginkan dan selain itu juga bisa dilihat dari kategori yang telah dipilih. Dari hasil laporan tersebut bisa didapatkan perbandingan dengan periode yang sebelumnya sehingga instansi bisa mengetahui surat-surat apa saja yang pernah dikirim dari instansi lain dan yang belum pernah didapatkan.

23

4.1 Analisis Sistem

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian yang berhubungan dengan surat menyurat di STMIK Yadika Bangil, didapatkan proses-proses yang terjadi pada penerimaan surat masuk hingga proses pembuatan surat keluar. Proses-proses surat masuk dan surat keluar tersebut digambarkan melalui document flow surat masuk dan document flow surat keluar

A. Document Flow Surat Masuk

Pada docflow surat masuk yang dapat dilihat pada gambar 4.1 merupakan proses pencatatan dan pengarsipan surat masuk yang dilakukan oleh STMIK Yadika pada kondisi sebelum diberikan sistem terkomputerisasi. Docflow tersebut dilakukan oleh tiga entity yaitu:

1) Pengelolaan surat

Pengelolaan surat merupakan bagian yang mencatat dan mengarsipkan surat yang masuk dari intansi lain atau dari luar STMIK Yadika Bangil. Selain itu, pengelolaan surat juga mempunyai tugas membuat surat keluar yang telah diberikan disposisi oleh ketua.

2) Ketua

Ketua merupakan entity yang melihat surat masuk yang telah diarsipkan oleh pengelolaan surat untuk memberikan disposisi

24 untuk dibuatkan surat keluar.

3) Tujuan

Tujuan merupakan entity yang hanya melihat surat keluar yang telah dibuat oleh pengelolaan surat STMIK Yadika Bangil. Tujuan mempunyai tiga kategori yaitu dosen, mahasiswa, dan intansi lain dari luar STMIK Yadika Bangil.

B. Document Flow Surat Keluar

Pada docflow surat keluar yang dapat dilihat di gambar 4.2 merupakan proses pembuatan surat keluar yang dilakukan dari STMIK Yadika Bangil. Docflow surat keluar mempunyai 5 entity yang saling mempunyai keterkaitan yaitu:

1) Waka I

Waka I merupakan entity pendukung yang tidak masuk ke dalam sistem pembuatan aplikasi surat menyurat. Waka I hanya sebagai entity pendukung dikarenakan proses pembuatan surat keluar bisa dilakukan dengan adanya kegiatan akademik yang dibuat dari Waka I. Oleh karena itu, Waka I dimasukkan ke dalam pembuatan docflow surat keluar.

2) Ketua

Ketua mempunyai wewenang untuk menentukan pembuatan surat keluar yang akan diberikan kepada tujuan. Dalam pembuatan

25 diberikan kepada pengelolaan surat untuk proses pembuatan surat keluar.

3) Pengelolaan Surat

Pengelolaan surat merupakan entity yang membaca disposisi dari ketua kemudian dibuatkan surat keluar yang isinya berdasarkan disposisi yang telah dibaca. Surat keluar yang sudah dibuat akan diproses selanjutnya untuk diberikan ke tujuan yang bersangkutan. 4) Tujuan

Tujuan merupakan entity yang menerima surat keluar yang telah dibuat oleh pengelolaan surat untuk dilakukan sesuai dengan isi dalam surat keluar. Tujuan surat keluar mempunyai tiga kategori yaitu dosen, mahasiswa, dan instansi lain dari lingkungan luar STMIK Yadika Bangil. Tujuan yang diberikan dosen akan diproses selanjutnya bagi dosen yang menerima surat keluar berisi surat tugas, untuk melaporkan hasil dari kegiatan yang telah dilakukan. Hasil kegiatan tersebut dibuatkan laporan sebagai pertanggungjawaban dalam melakukan kegiatan yang akan diberikan ke bagian BAAK.

5) BAAK

BAAK pada STMIK Yadika Bangil tidak hanya mempunyai tugas pada bagian akademik saja, namun BAAK juga memiliki keterkaitan dalam sistem pembuatan surat keluar. BAAK

26 dilakukan oleh dosen. Oleh karena itu, BAAK juga mempunyai keterkaitan dalam surat menyurat yang tidak hanya mempunyai tugas dalam bagian akademik saja.

Pengelolaan Surat Ketua Tujuan

START

Surat Masuk

Mengarsipkan Surat

Surat Masuk

Surat Masuk

Membuat Disposisi

disposisi

disposisi

Membuat Surat Keluar

& Lampiran

Surat Keluar

Lampiran

Surat Keluar

Lampiran

END

27 START

Kegiatan Akademik

Membuat Rekomendasi Pelaksana Kegiatan

Rekomendasi Pelaksana Kegiatan

Rekomendasi Pelaksana Kegiatan

Rekomendasi Pelaksana Kegiatan

Menentukan Pelaksana Kegatan

Pelaksana Kegiatan

Membuat Disposisi

Disposisi

Disposisi Disposisi

Membuat Surat Keluar & Lampiran

Surat Keluar

Lampiran

Surat Keluar

Lampiran

Membuat Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan

END

Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar

4.2 Perancangan Sistem

Dalam membuat aplikasi dibutuhkan suatu perancangan sistem untuk membantu menyelesaikan masalah yang terjadi secara sistematis sehingga bisa menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan prosedur dan kebutuhan lingkungan. Pada pembuatan perancangan sistem dilakukan

28

4.2.1 System Flow

System Flow merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur dan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Pada pembuatan perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat dihasilkan dua system flow yaitu system flow Surat Masuk dan system flow Surat Keluar.

A. System Flow Surat Masuk

Pada system flow Surat Masuk dijelaskan proses pengarsipan Surat Masuk secara terkomputerisasi yang dilakukan mulai dari didapatkannya Surat Masuk itu sendiri hingga proses pengarsipan surat masuk tersebut. Untuk lebih jelasnya proses system flow Surat Masuk dapat dilihat pada gambar 4.3.

B. System Flow Surat Keluar

Pada system flow Surat Keluar dijelaskan proses pembuatan surat keluar dari STMIK Yadika mulai dari pembuatan jadwal kegiatan yang dilakukakn oleh Waka I hingga proses pembuatan surat yang sudah disetujui dan pelaporan hasil kegiatan. Entitas waka I merupakan entitas pendukung dimana entitas tersebut tidak masuk kedalam sistem surat menyurat namun hanya sebagai pendukung dari pembuatan surat keluar. Untuk lebih jelasnya system flow Surat Keluar dapat dilihat pada gambar 4.4.

29 LOGIN User &

Password

LOGIN Sukses?

Upload Surat Masuk

Y Input User &

Password

T

Surat Masuk

Input User & Password

LOGIN User & Password

LOGIN Sukses

Cek Surat Masuk Y T Sudah Terdisposisi? Create disposisi T Disposisi Cek Surat Keluar Sudah dibuat Surat Keluar Create Surat Keluar T Surat Keluar

Cetak Surat Keluar

Surat Tugas Surat Keluar

Surat Keluar

END Input User &

Password

LOGIN User & Password LOGIN Sukses T Melihat Surat Keluar Y Y Y

30 Input User &

Password

LOGIN User & Password LOGIN Sukses T Input Kegiatan Akademik Kegiatan Akademik Y Input Pelaksana Kegiatan Pelaksana Kegiatan

Input User & Password

LOGIN User & Password LOGIN Sukses T Cek Pelaksana Kegiatan Y Merubah Status Pelaksana Kegiatan Create Disposisi Disposisi

Input User & Password

LOGIN User & Password LOGIN Sukses T Cek Disposisi Sudah Dibuat Surat Tugas Y Create Surat Keluar Surat Keluar Cetak Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar END Input User &

Password

LOGIN User & Password LOGIN Sukses T Upload Laporan Y Laporan

Input User & Password

LOGIN User & Password LOGIN Sukses T Cek Laporan Y Laporan sudah upload Ubah Status Laporan T Cetak Laporan Laporan

Gambar 4.4 System Flow Surat Keluar

4.2.2 DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem

31 untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pembuat program.

a. Context Diagram

Context Diagram pada sistem surat menyurat STMIK Yadika terdiri dari 4 external entity yaitu tujuan disposisi, pengelola surat, ketua, serta BAAK. External entity tersebut memberikan suatu informasi kepada sistem yang terlihat pada gambar 4.5.

informasi laporan kegiatan data laporan kegiatan

informasi surat keluar surat keluar baru

informasi kategori surat draft disposisi surat

informasi disposisi surat

disposisi surat informasi surat masuk

data surat masuk

0

Sistem Informasi Surat Menyurat

+

Pengelola

Surat

Tujuan Disposisi

Ketua

BAAK

Gambar 4.5 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat STMIK Yadika Bangil

b. DFD Level 0

DFD Level 0 pada sistem surat menyurat STMIK Yadika mempunyai 2 proses utama yaitu sistem informasi surat masuk dan sistem

32 informasi laporan

data laporan kegiatan

informasi data surat keluar

data_surat_keluar data kategori informasi_kategori informasi_disposisi data_disposisi informasi_data_surat_m asuk surat_masuk

informasi sifat surat masuk data sifat surat

informasi laporan kegiatan

data laporan kegiatan

informasi surat keluar

surat keluar baru informasi kategori surat draft disposisi surat informasi disposisi surat disposisi surat

informasi surat masuk

data surat masuk

Pengelola Surat Ketua Tujuan Disposisi BAAK 1

Sistem Informasi Surat Masuk

+

2

Sistem Informasi Surat Keluar + 1 t_sifat_surat_ masuk 2 t_surat_masuk 3 t_disposisi

4 t_kategori_sura_{t_keluar}

5 t_surat_keluar

6 t_laporan_keg iatan

Gambar 4.6 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat STMIK Yadika Bangil

c. DFD Level 1 Surat Masuk

DFD Level 1 merupakan penjabaran dari DFD Level 0 sistem informasi surat masuk dimana pada DFD ini mempunyai 3 proses. Penjabaran proses pada sistem surat masuk yaitu pendefinisian sifat surat, sistem pengarsipan surat, dan sistem pendisposisian surat. Pada DFD Level 1 sistem surat masuk gambar 4.7 mempunyai 2 entity yang meberikan informasi kepada sistem yaitu ketua dan pengelola surat.

33 d. DFD Level 1 Surat Keluar

DFD Level 1 Surat Keluar merupakan penjabaran dari DFD Level 0 sistem informasi surat keluar. Pada DFD ini mempunyai 3 proses yaitu pendefinisian kategori, pembuatan surat keluar, dan pelaporan kegiatan. Dimana DFD level 1 surat keluar pada gambar 4.8 mempunyai 3 entity yaitum tujuan disposisi, pengelola surat, dan BAAK.

34

4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Reltionship Diagram melukiskan data sebagai entitas, relasi dan attribute dari database yang telah dibuat. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

A. Conceptual Data Model (CDM)

CDM merupakan gambaran struktur tabel yang menunjukkan relasi antar tabel dalam database seperti pada gambar 4.9.

35 diarsip menjabat diinstruksikan ditugas kan mempuny ai menghas ilkan dipuny ai mengirim diberikan2 diberikan diberikan menerima2 menerima menerima dikirim2 dikirimdikirim

t_s urat_mas uk kode_s Mas uk no_s Mas uk perihal

tgl_s urat_diterim a tgl_s Mas uk s tatus _s Mas uk keterangan file_s Mas uk tujuan_dis pos is i

s tatus _baca s tatus _kirim keterangan catatan t_kategori_s urat_keluar kode_kategori_s Keluar kategori_s Keluar t_s urat_keluar no_s Keluar tgl_s Keluar perihal tertanda katerangan s tatus _s Keluar file_s Keluar

t_laporan_kegiatan kode_laporan judul_laporan file_laporan t_as al_s urat

kode_as al nama_ins tans i alamat_ins tans i noTelp_ins tans i noFax_ins tans i Divis i1 ContactPers on1 Divis i2 ContactPers on2 Divis i3 ContactPers on3 s tatus _ins tans i

t_dos en nidn

nama_pegawai s tatus _dos en jenis _kelamin jabatan jabatan_akadem ik golongan tempat_lahir tanggal_lahir agama alamat no_telp HP pendidikan_terakhir jurus an_terakhir kom petens i1 kom petens i2 kom petens i3 gelar1 gelar2 gelar3 gelar4

s ertifikat_dos en penempatan

us erId pas s word level

t_mahas is wa nim

prodi jenjang kelas kons entras i nama_m hs jenis _kelamin tempat_lahir tanggal agama gol_drh alamat pendidikan_terakhir n_un n_ipk jurus an s ekolah_pt jalur nama_ayah nama_ibu kerja_ayah kerja_ibu penghas ilan alamat_ortu no_telp foto th_mas uk s tatus dos en_wali tujuan_um um kode tujuan nama intans i contact pers on alamat intans i no_telp no fax

t_jabatan_s truktural kode_jabatan nama_jabatan

Gambar 4.9 Conceptual Data Model B. Physical Data Model (PDM)

PDM hampir sama dengan CDM namun dalam PDM diberikan keterangan tipe data masing-masing atribut serta dijelaskan pula primary key atau foreign key. Penjelasan PDM dapat dijabarkan pada gambar 4.10.

36 KODE_JABATAN = KODE_JABATAN

NIDN = NIDN KODE_JABATAN = KODE_JABATAN

NO_URUT = NO_URUT

NIDN = NIDN

NO_SKELUAR = NO_SKELUAR KODE_KATEGORI_SKELUAR = KODE_KATEGORI_SKELUAR KODE_ASAL = KODE_ASAL

KODE_SIFAT_SMASUK = KODE_SIF AT_SMASUK

KODE_SMASUK = KODE_SMASUK

NO_SKELUAR = NO_SKELUAR

KODE_TUJUAN = KODE_TUJUAN NO_SKELUAR = NO_SKELUAR

NIM = NIM

NO_SKELUAR = NO_SKELUAR NIDN = NIDN

T_SIFAT_SURAT_MASUK KODE_SIFAT_SMASUK varchar(10) SIFAT_SMASUK varchar(20) T_SURAT_MASUK KODE_SMASUK varchar(10) KODE_SIFAT_SMASUK varchar(10) KODE_ASAL varchar(10) KODE_JABATAN varchar(20) NO_SMASUK varchar(20) PERIHAL long varchar TGL_SURAT_DITERIMA date TGL_SMASUK date STATUS_SMASUK varchar(20) KETERANGAN long varchar FILE_SMASUK long varchar TUJUAN_DISPOSISI varchar(30) NIDN varchar(30) KODE_JABATAN varchar(20) TANGGAL_DISPOSISI date INSTRUKSI varchar(100) STATUS_BACA varchar(20) STATUS_KIRIM varchar(20) KETERANGAN long varchar CATATAN long varchar

T_KATEGORI_SURAT_KELUAR KODE_KATEGORI_SKELUAR varchar(10) KATEGORI_SKELUAR varchar(50) T_SURAT_KELUAR NO_SKELUAR varchar(20) KODE_KATEGORI_SKELUAR varchar(10) TGL_SKELUAR date PERIHAL long varchar TERTANDA varchar(20) KATERANGAN long varchar STATUS_SKELUAR varchar(20) FILE_SKELUAR long varchar

T_LAPORAN_KEGIATAN KODE_LAPORAN varchar(10) NO_SKELUAR varchar(20) JUDUL_LAPORAN varchar(50) FILE_LAPORAN long varchar T_ASAL_SURAT KODE_ASAL varchar(10) NAMA_INSTANSI varchar(50) ALAMAT_INSTANSI varchar(50) NOTELP_INSTANSI varchar(20) NOFAX_INSTANSI varchar(20) CONTACTPERSON1 varchar(50) STATUS_INSTANSI varchar(20) DIVISI1 varchar(50) DIVISI2 varchar(50) CONTACTPERSON2 varchar(50) DIVISI3 varchar(50) CONTACTPERSON3 varchar(50) T_DOSEN NIDN varchar(30) NAMA_PEGAWAI varchar(40) STATUS_DOSEN varchar(15) JENIS_KELAMIN varchar(1) JABATAN varchar(30) JABATAN_AKADEMIK varchar(30) GOLONGAN varchar(20) TEMPAT_LAHIR varchar(20) TANGGAL_LAHIR date AGAMA varchar(20) ALAMAT varchar(50) NO_TELP varchar(15) HP varchar(15) PENDIDIKAN_TERAKHIR varchar(30) JURUSAN_TERAKHIR varchar(30) KOMPETENSI1 varchar(50) KOMPETENSI2 varchar(50) KOMPETENSI3 varchar(50) GELAR1 varchar(10) GELAR2 varchar(10) GELAR3 varchar(10) GELAR4 varchar(10) SERTIFIKAT_DOSEN varchar(15) PENEMPATAN varchar(50) NO_URUT integer NIDN varchar(30) ID varchar(50) USERID varchar(20) PASSWORD varchar(20) LEVEL varchar(20) T_MAHASISWA NIM varchar(12) PRODI varchar(50) JENJANG varchar(3) KELAS varchar(5) KONSENTRASI varchar(50) NAMA_MHS varchar(40) JENIS_KELAMIN varchar(10) TEMPAT_LAHIR varchar(20) TANGGAL date AGAMA varchar(10) GOL_DRH varchar(5) ALAMAT varchar(50) PENDIDIKAN_TERAKHIR varchar(50) N_UN float N_IPK float JURUSAN varchar(30) SEKOLAH_PT varchar(20) JALUR varchar(15) NAMA_AYAH varchar(30) NAMA_IBU varchar(30) KERJA_AYAH varchar(30) KERJA_IBU varchar(30) PENGHASILAN varchar(20) ALAMAT_ORTU varchar(50) NO_TELP varchar(12) FOTO varchar(50) TH_MASUK varchar(10) STATUS varchar(10) DOSEN_WALI varchar(50) TUJUAN_UMUM KODE_TUJUAN varchar(10) NAMA_INTANSI varchar(30) CONTACT_PERSON varchar(40) ALAMAT_INTANSI varchar(40) NO_TELP varchar(12) NO_FAX varchar(12) T_JABATAN_STRUKTURAL KODE_JABATAN varchar(20) NIDN varchar(30) NAMA_JABATAN varchar(30) DIKIRIM NIDN varchar(30) NO_SKELUAR varchar(20) MENERIMA NIM varchar(12) NO_SKELUAR varchar(20) DIBERIKAN KODE_TUJUAN varchar(10) NO_SKELUAR varchar(20)

37 kebutuhan data dan informasi yang digunakan oleh user. Dalam suatu tabel database tentunya ada atribut-atribut yang dibutuhkan seperti yang dijelaskan pada tabel-tabel sebagai berikut:

A. Tabel Tujuan Umum

Nama Tabel : tujuan_umum Primary Key : KODE_TUJUAN Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master tujuan umum dalam surat keluar.

Tabel 4.1 Struktur Tabel Tujuan Umum

No. Field Type Data Length Const

raint

Table (FK)

1. KODE_TUJUAN VARCHAR 10 PK

2. NAMA_INSTANSI VARCHAR 30 3. CONTACT_PERSON VARCHAR 40 4. ALAMAT_INSTANSI VARCHAR 40

5. NO_TELP VARCHAR 12

6. NO_FAX VARCHAR 12

B. Tabel Asal Surat

Nama Tabel : t_asal_surat Primary Key : KODE_ASAL Foreign Key : -

38 Tabel 4.2 Struktur Tabel Asal Surat

No. Field Type Data Length Constraint Table

(FK)

1. KODE_ASAL VARCHAR 10 PK

2. NAMA_INSTANSI VARCHAR 50 3. ALAMAT_INSTANSI VARCHAR 50 4. NOTELP_INSTANSI VARCHAR 20 5. NOFAX_INSTANSI VARCHAR 20 6. CONTACTPERSON VARCHAR 50 7. STATUS_INSTANSI VARCHAR 20

C. Tabel Disposisi

Nama Tabel : t_disposisi Primary Key : NO_DISPOSISI

Foreign Key : NIDN, KODE_JABATAN, NO_URUT, KODE_SMASUK

Fungsi : Menyimpan data pembuatan surat disposisi. Tabel 4.3 Struktur Tabel Disposisi

No Field Type Data Length Constraint Table

(FK)

1. NO_DISPOSISI INT 11 PK

2. KODE_SMASUK VARCHAR 50 FK t_surat_ masuk

3. NO_URUT INT FK t_login

4. TANGGAL_DISPO

39 5. INSTRUKSI VARCHAR 100

6. STATUS_BACA VARCHAR 20 7. KETERANGAN MEDIUMT

EXT

8. CATATAN MEDIUMT

EXT

9. NIDN VARCHAR 30 FK t_dosen

10. KODE_JABATAN VARCHAR 5 FK

t_jabata n_struk tural

D. Tabel Jabatan Struktural

Nama Tabel : t_jabatan_struktural Primary Key : KODE_JABATAN Foreign Key : NIDN

Fungsi : Menyimpan data master jabatan struktural sebagai tujuan surat masuk dan tujuan disposisi.

Tabel 4.4 Struktur Tabel Jabatan Struktural

No Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Kode_jabatan VARCHAR 5 PK 2. nama_jabatan VARCHAR 30

3. NIDN VARCHAR 30 FK t_jabatan_str

uktural

E. Tabel Kategori Surat Keluar

40 Fungsi : Menyimpan data master kategori surat keluar

Tabel 4.5 Struktur Tabel Kategori Surat Keluar

No. Field Type Data Length Constraint Table

(FK)

1. KODE_KATEGORI_

SKELUAR VARCHAR 10 PK

2. KATEGORI_SKELU

AR VARCHAR 50

F. Tabel Laporan Kegiatan

Nama Tabel : t_laporan_kegiatan Primary Key : KODE_LAPORAN Foreign Key : NO_SKELUAR

Fungsi : Menyimpan data laporan kegiatan Tabel 4.6 Struktur Tabel Laporan Kegiatan

No. Field Type Data Length Constraint Table

(FK)

1. KODE_LAPORAN VARCHAR 10 PK

2. NO_SKELUAR VARCHAR 20 FK t_surat_ keluar 3. JUDUL_LAPORAN VARCHAR 50

4. FILE_LAPORAN MEDIUM TEXT

G. Tabel Mahasiswa

41 Fungsi : Menyimpan data master mahasiswa sebagai tujuan surat keluar

Tabel 4.7 Struktur Tabel Mahasiswa

No. Field Type Data Length Constraint Table

(FK)

1. PRODI VARCHAR 50

2. JENJANG VARCHAR 3

3. KELAS VARCHAR 3

4. KONSENTRASI VARCHAR 50

5. NIM VARCHAR 12 PK

6. NAMA_MHS VARCHAR 40

7. JENIS_KELAMIN VARCHAR 10 8. TEMPAT_LAHIR VARCHAR 20

9. TANGGAL DATE

10. AGAMA VARCHAR 10

11. GOL_DRH VARCHAR 5

12. ALAMAT VARCHAR 50

13. PENDIDIKAN_TER

AKHIR VARCHAR 50

14. N_UN FLOAT 5,2

15. N_IPK FLOAT 5,2

16. JURUSAN VARCHAR 30

17. SEKOLAH_PT VARCHAR 20

18. JALUR VARCHAR 15

19. NAMA_AYAH VARCHAR 30

20. NAMA_IBU VARCHAR 30

21. KERJA_AYAH VARCHAR 30 22. KERJA_IBU VARCHAR 30

42 23. PENGHASILAN VARCHAR 20

24. ALAMAT_ORTU VARCHAR 50

25. NO_TELP VARCHAR 12

26. FOTO VARCHAR 50

27. TH_MASUK VARCHAR 10

28. STATUS VARCHAR 10

29. DOSEN_WALI VARCHAR 50

H. Tabel Sifat Surat Masuk

Nama Tabel : t_sifat_surat_masuk Primary Key : KODE_SIFAT_SMASUK Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master sifat surat masuk Tabel 4.8 Struktur Tabel Sifat Surat Masuk

No Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. KODE_SIFAT_S

MASUK VARCHAR 10 PK

2. SIFAT_SMAUSK VARCHAR 20

I. Tabel Surat Masuk

Nama Tabel : t_surat_masuk Primary Key : KODE_SMASUK

Foreign Key :KODE_SIFAT_SMASUK, KODE_ASAL, KODE_JABATAN

43

No Field Type Data

gth raint (FK)

1. KODE_SMASUK VARCHAR 10 PK

2. KODE_SIFAT_SMASUK VARCHAR 10 FK

t_sifat_ surat_m asuk

3. KODE_ASAL VARCHAR 10 FK t_asal_s

urat

4. NO_SMASUK VARCHAR 50

5. PERIHAL MEDIUMTE

XT 6. TGL_SURAT_DITERIMA DATE

7. TGL_SMASUK DATE

8. STATUS_SMASUK VARCHAR 20 9. STATUS_DISPOSISI VARCHAR 20

10. KETERANGAN MEDIUMTE

XT

11. FILE_SMASUK MEDIUMTE

XT

12. TUJUAN_DISPOSISI VARCHAR 30

13. KODE_JABATAN VARCHAR 5 FK

t_jabata n_struk tural

J. Tabel Surat Keluar

Nama Tabel : t_surat_keluar Primary Key : NO_SKELUAR

44 Tabel 4.10 Struktur Tabel Surat Keluar

No Field Type Data Length Const

raint Table (FK)

1. NO_SKELUAR VARCHAR 50 PK

2. KODE_KATEG

ORI_SKELUAR VARCHAR 10 FK

t_kategori_s urat_keluar 3. TGL_SKELUAR DATE

4. PERIHAL MEDIUMTEXT

5. TERTANDA VARCHAR 20

6. KETERANGAN MEDIUMTEXT 7. STATUS_SKEL

UAR VARCHAR 20

8. FILE_SKELUAR MEDIUMTEXT

K. Tabel Dosen

Nama Tabel : t_dosen Primary Key : NIDN Foreign Key : USERID

Fungsi : Menyimpan data master karyawan dan dosen stmik yadika

Tabel 4.11 Struktur Tabel Dosen

No Field Type Data Length Const

raint

Table (FK)

1. NIDN VARCHAR 30 PK

2. USERID VARCHAR 20 FK t_login

45 4. STATUS_DOSEN VARCHAR 15

5. JENIS_KELAMIN VARCHAR 1

6. JABATAN VARCHAR 30

7. JABATAN_AKADEMIK VARCHAR 30

8. GOLONGAN VARCHAR 20

9. TEMPAT_LAHIR VARCHAR 20 10. TANGGAL_LAHIR DATE

11. AGAMA VARCHAR 20

12. ALAMAT VARCHAR 50

13. NO_TELP VARCHAR 15

14. HP VARCHAR 15

15. PENDIDIKAN_TERAKH

IR VARCHAR 30

16. JURUSAN_TERAKHIR VARCHAR 30 17. KOMPETENSI1 VARCHAR 50 18. KOMPETENSI2 VARCHAR 50 19. KOMPETENSI3 VARCHAR 50

20. GELAR1 VARCHAR 10

21. GELAR2 VARCHAR 10

22. GELAR3 VARCHAR 10

23. GELAR4 VARCHAR 10

24. SERTIFIKAT_DOSEN VARCHAR 15

25. PENEMPATAN VARCHAR 50

L. Tabel Detail Surat Keluar Dosen

Nama Tabel : t_detail_surat_keluar_dosen Primary Key :

46 Tabel 4.12 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Dosen

No Field Type Data Length Const

raint Table (FK)

1. NIDN VARCHAR 30 FK t_dosen

2. NO_SKELUAR VARCHAR 20 FK t_surat_keluar

M. Tabel Detail Surat Keluar Instansi

Nama Tabel : t_detail_surat_keluar_instansi Primary Key :

Foreign Key : KODE_TUJUAN, NO_SKELUAR

Fungsi : Menyimpan data detail surat keluar yang mempunyai tujuan ke instansi lain.

Tabel 4.13 Struktur Tabel Detail Surat Keluar Instansi

No Field Type Data Length Const

raint Table (FK)

1. KODE_TUJUAN VARCHAR 10 FK tujuan_umum 2. NO_SKELUAR VARCHAR 20 FK t_surat_keluar

N. Tabel Detail Surat Keluar Mahasiswa

Nama Tabel : t_detail_surat_keluar_mahasiswa Primary Key :

Foreign Key : NIM, NO_SKELUAR

Fungsi : Menyimpan data detail surat keluar yang mempunyai tujuan ke mahasiswa

47

No Field Type Data Length

raint Table (FK)

1. NIM VARCHAR 12 FK t_mahasiswa

2. NO_SKELUAR VARCHAR 20 FK t_surat_keluar

O. Tabel Login

Nama Tabel : t_login Primary Key : NO_URUT Foreign Key : ID

Fungsi : Menyimpan data login

Tabel 4.15 Struktur Tabel Login

No. Field Type Data Length Constraint Table

(FK)

1. NO_URUT INT 11 PK

2. ID VARCHAR 12 FK t_dosen

3. USERID VARCHAR 25

4. PASSWORD VARCHAR 25

5. LEVEL VARCHAR 12

4.2.5 Desain I / O (Input / Output)

Desain input/output merupakan rancangan form yang akan digunakan pada Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Surat Menyurat Berbasis Web pada STMIK Yadika Bangil adalah sebagai berikut:

a. Desain Form Pengarsipan Surat Masuk

Form Pengarsipan Surat Masuk merupakan form yang berfungsi untuk menginputkan data-data surat masuk yang telah diterima oleh pihak

48 menginputkan data asal atau sifat baru. Button digunakan untuk menginputkan data yang sudah diisi sedangkan button digunakan apabila tidak jadi menginputkan data surat masuk. Form pengarsipan surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.11.

Gambar 4.11 Desain Form Pengarsipan Surat Masuk b. Desain Form Input Data Sifat Surat Masuk

Form Input data sifat surat digunakan untuk menginputkan data sifat surat masuk baru. Button digunakan untuk menginputkan data yang sudah diisi sedangkan button digunakan apabila tidak jadi menginputkan data surat sifat surat yang dapat dilihat pada gambar 4.12.

49 c. Desain Form Input Data Pengirim atau Asal Surat

Form Input Data Asal atau pengirim surat merupakan form yang digunakan untuk menginputkan data pengirim surat baru yang dapat dilihat pada gambar 4.13.

Gambar 4.13 Desain Form Input Asal Surat d. Desain Form Pencarian Surat Masuk

Form pencarian surat masuk merupakan form yang digunakan untuk mencari data surat masuk berdasarkan tanggal surat masuk yang sebelumnya menginputkan terlbih dahulu tanggal awal dan tanggal akhirnya. Apabila sudah menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir maka user memilih button untuk menampilkan data surat masuk pada tanggal tersebut yang dapat dilihat pada gambar 4.14.

50 e. Desain Form Surat Keluar

Form Surat Keluar digunakan untuk menginputkan data surat yang akan dikeluarkan ke tujuan lain (mahasiswa, dosen, serta tujuan umum). Untuk memilih berkas surat keluar dapat dipilih menggunakan button kemudian akan disimpan dengan memilih button . Form input data surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.15.

51 surat keluar baru apabila pada saat menginputkan data surat keluar, data kategori yang dibutuhkan tidak ada. Proses penginputan bisa dilakukan dengan memilih button sedangkan jika batal menginputkan maka user memilih button pada form yang dapat dilihat pada gambar 4.16.

Gambar 4.16 Desain Form Input Data Kategori Surat Keluar g. Desain Form Input Data Disposisi

Form input data disposisi digunakan untuk menginputkan data disposisi dengan memilih button pada form yang dapat dilihat pada gambar 4.17.

52 telah diinputkan sebelumnya. Untuk melihat data disposisi secara keseluruhan tiap disposisinya user memilih link yang dapat dilihat pada gambar 4.18.

Gambar 4.18 Desain Form Data Disposisi i. Desain Form Laporan

Form laporan digunakan untuk melihat data laporan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan pilihan user yang dipilihnya yaitu

dan . Apabila user ingin mencetak data laporan tersebut maka user memilih link yang dapat dilihat pada gambar 4.19.

53

4.3 Implementasi Sistem

Implementasi Sistem ini akan menjelaskan detail Rancang Bangun Aplikasi Transaksional Administrasi Surat Menyurat berbasis Web. Detail dari penjelasan tersebut berupa penjelasan kebutuhan sistem seperti spesifikasi hardware atau software pendukung dan penjelasan penggunaan program yang berisi fitur-fitur dari aplikasi yang telah dibuat.

4.3.1 Kebutuhan Sistem

Sistem yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Administrasi Surat Menyurat membutuhkan hardware dan software pendukung. Hardware dan software pendukung yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

54 terdiri dari:

1) Memory 256 MB atau lebih tinggi.

2) Processor Pentium III atau yang lebih tinggi. 3) Hardisk ±40gb.

Spesifikasi software yang bisa mendukung penggunaan aplikasi terdiri dari:

1) Semua sistem operasi yang mendukung penggunaan aplikasi seperti Windows atau Linux .

2) Web Browser disarankan menggunakan Mozilla Firefox karena apabila menggunakan Web Browser Internet Explorer atau lainnya tampilan web menjadi kurang rapi atau tidak beraturan.

3) Xampp (Apache, PHP, MySql).

4.3.2 Petunjuk Penggunaan Program

1. Halaman Login

Pada saat menjalankan aplikasi halaman awal yang tampil adalah halaman login dimana user harus menginputkan username dan password terlebih dahulu untuk masuk ke dalam halaman selanjutnya seperti pada gambar 4.20.

55 2. Halaman Utama Admin

Setelah user menginputkan username dan password maka akan diidentifikasikan oleh sistem user tersebut mempunyai hak akses sebagai admin, dosen, atau ketua. Jika user mempunyai hak akses sebagai admin, maka user akan masuk ke halaman utama admin yang terlihat seperti pada gambar 4.21 dengan menu Home, Surat Masuk, Surat Keluar, Arsip, Laporan, serta Logout untuk keluar dari aplikasi.

Gambar 4.21 Halaman Utama Admin 3. Halaman Entry Surat Masuk

Jika user memilih menu Surat Masuk, maka user akan menginputkan data surat masuk beserta berkasnya yang telah discan untuk dimasukkan ke dalam sistem. Pada inputan kode surat masuk,

56 didapatkan dari jumlah surat masuk yang ada dalam sistem seperti terlihat pada gambar 4.22. Berkas surat yang disimpan bisa berupa gambar dengan format jpg, bmp, dan png serta bisa berupa dokumen dengan format pdf.

Gambar 4.22 Form Input Surat Masuk 4. Halaman Lihat Detail Data Surat Masuk

Apabila data sudah diinputkan, kemudian user ingin melihat detail data surat masuk sesuai dengan no surat masuk yang telah dipilihnya maka akan muncul tampilan detail surat masuk seperti gambar 4.23. Apabila berkas surat masuk yang disimpan berupa gambar maka akan tampil gambar dari berkas yang disimpan sedangkan jika

57 Gambar 4.23 Halaman Detail Data Surat Masuk

5. Halaman Entry Draft Surat Keluar

Admin menginputkan draft data surat keluar sesuai dengan form yang terlihat pada gambar 4.24. Admin memilih kategori terlebih dahulu sehingga no surat keluar akan keluar atau generate secara otomatis sesuai dengan no urut per kategori dan pertahunnya.

6. Lihat Data Surat Keluar

Setelah admin menginputkan data draft surat keluar, admin dapat melihat data surat keluar pada tab lihat data surat keluar yang terlihat pada gambar 4.25.

7. Halaman Detail dan Edit Data Surat Keluar

Setelah draft surat keluar tersebut disetujui dan telah dikirim ke tujuan, admin mengupdate data surat keluar tersebut serta berkas surat keluar yang sudah fix discan kemudian disimpan kedalam sistem seperti gambar 4.26.

58 Gambar 4.25 Tampilan Lihat Data Surat Keluar

59 struktural seperti ketua, wakil ketua, kaprodi, dan lain-lain seperti terlihat pada gambar 4.27.

Gambar 4.27 Halaman Arsip Surat 9. Laporan Data Surat Masuk

Tampilan laporan data surat masuk terlihat pada gambar 4.28 dimana admin dapat mencari laporan surat masuk berdasarkan tanggal surat masuk, pengirim, dan sifat surat. Dari hasil laporan yang telah dicari, admin dapat merubah laporan tersebut ke dalam format pdf atau bisa juga langsung dicetak.

10. Laporan Data Surat Keluar

Admin juga dapat membuat laporan data surat keluar dengan tampilan yang dapat dilihat pada gambar 4.29 yang dapat dicari berdasarkan tanggal surat keluar dan kategori surat keluar.

11. Halaman Utama Ketua

Selain admin, user juga mempunyai hak akses sebagai ketua dengan tampilan utama seperti gambar dibawah 4.30. Pada hak akses

60 Gambar 4.28 Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.29 Tampilan Laporan Surat Keluar

61 berdasarkan surat masuk yang telah diterimanya dengan menginputkan form inputan disposisi yang terlihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Tampilan Menu Disposisi 13. Lihat Data Disposisi

Setelah ketua membuat atau menginputkan disposisi, ketua dapat mengecek atau melihat data-data disposisi yang telah dibuatnya pada tab lihat disposisi yang terlihat pada gambar 4.32 sehingga ketua dapat mengetahui apakah disposisinya sudah dibaca atau belum ke tujuannya.

14. Laporan Grafik Surat Masuk

Ketua dapat melihat laporan surat masuk dengan bentuk grafik seperti terlihat pada gambar 4.33, yang menjelaskan jumlah surat masuk yang diterima tiap bulannya per tahun sesuai dengan sistem.

62 Gambar 4.33 Laporan Grafik Surat Masuk bulan Februari

15. Laporan Grafik Surat Keluar

Ketua dapat melihat laporan surat keluar dengan bentuk grafik seperti terlihat pada gambar 4.34, yang menjelaskan jumlah surat keluar yang dibuat tiap bulannya per tahun sesuai dengan sistem.

63 16. Halaman Utama Dosen

User yang menginputkan username dan password juga mempunyai hak akses dosen dengan tampilan seperti gambar 4.35. Dosen dapat mengakses menu Surat Keluar, Laporan, serta Arsip Surat.

Gambar 4.35 Halaman Utama Dosen 17. Halaman Lihat Surat Keluar Dosen

Pada menu surat keluar, dosen dapat melihat data surat keluar yang mana surat tersebut hanya dapat dilihat oleh dosen yang telah login tersebut yang terlihat pada gambar 4.36.

64 18. Halaman Arsip Surat Masuk untuk Jabatan Struktural

Pada menu arsip surat dosen yang mempunyai jabatan struktural akan muncul data surat masuk yang diarsipkan kepada jabatan tertentu seperti terlihat pada gambar 4.37. Sedangkan jika dosen yang tidak mempunyai jabatan struktural, dosen tersebut tidak dapat mengakses menu arsip surat.

Gambar 4.37 Tampilan Arsip Surat 19. Halaman Laporan Kegiatan

Menu laporan kegiatan digunakan oleh dosen untuk upload hasil kegiatan yang telah dilakukan berdasarkan surat keluar yang ditujukan

65 yang akan diupload harus berupa file word, pdf, atau gambar yang mempunyai format jpg dan bmp.

Gambar 4.38 Tampilan Laporan Kegiatan

4.4 Evaluasi Uji Coba

Agar dapat menghasilkan aplikasi yang dapat digunakan dengan baik maka dilakukan suatu uji coba. Uji coba yang dilakukan menggunakan test case dengan black box testing, yang mana melakukan uji coba kesesuaian komponen terhadap spesifikasi dari aplikasi (Romeo, 2003). Dari hasil uji coba yang dilakukan maka dihasilkan beberapa test case yang dijabarkan dalam tabel-tabel seperti yang terlihat pada tabel 4.16 merupakan hasil uji coba dari halaman login yang merupakan halaman utama.

66 Deskripsi User akan melakukan login untuk masuk ke dalam aplikasi Primary Actor User Executed By Hedi Ruswanto,

Solicha Precondition User mengakses aplikasi surat menyurat Date

Executed 9 Maret 2013 Succes

Guarantess

Version

Build 1.0 Setup Untuk masuk ke dalam aplikasi utama Configurations

- Di akses menggunakan browser

- Halaman login diakses dengan komputer dalam keadaan terhubung ke intranet

Test Case-1-

Main Procedure/Input Excepted result Result

1. User menginputk an

username dan password

User harus mengisi inputan pada textbox username dan password

Akan muncul pesan

“kolom harus diisi” jika

user tidak menginputkan username dan password

OK

User mengisi inputan username dan password yang tidak sesuai dengan username dan password user

Akan muncul pesan

“username dan password

salah” OK

User mengisi inputan textbox sesuai dengan username dan password yang benar

Jika user adalah admin akan masuk ke halaman admin, jika user adalah dosen akan masuk ke halaman dosen dan sedangkan user adalah ketua akan masuk ke halaman ketua

OK

Pada tabel 4.17 merupakan hasil uji coba dari halaman admin yang terletak pada menu home dapat dihasilkan test case sebagai berikut:

Tabel 4.17 Test Case Halaman Admin (Home)

Test Case Test Case-2-Halaman Utama Admin (Home) Deskripsi Halaman admin (home) merupakan halaman utama untuk

67 Solicha Precondition Admin telah login Date Executed 9 Maret

2013 Succes

Guarantess Version Build 1.0

Setup User telah berhasil login sebagai admin dan langsung masuk ke halaman utama admin (home)

Configurations - Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi user telah sukses login sebagai admin

Test Case-1-

Main Procedure/Input Excepted result Result 1. User

Admin telah masuk halaman utama

User admin akan diarahkan ke halaman utama admin yaitu halaman home

Pada halaman home akan muncul identitas dari user admin

OK

Tabel 4.18 merupakan hasil uji coba dari halaman admin dalam menu surat masuk yang menjelaskan apakah penginputan datanya dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

Tabel 4.18 Test Case Halaman Admin Menu Surat Masuk Test Case Test Case-3-Halaman Admin (Surat Masuk) Deskripsi Admin akan melakukan pengarsipan data surat masuk Primary Actor Admin Executed By

Hedi Ruswanto, Solicha Precondition Admin mengakses halaman surat masuk

Date Executed 9 Maret 2013 Succes

Guarantess Version Build 1.0

Setup Admin telah berhasil login dan admin memilih halaman surat masuk pada aplikasi

Configurations

- Di akses menggunakan surat menyurat dengan kondisi admin telah sukses login

- Admin mengakses halaman surat menyurat dengan menu surat masuk

68 memilih halaman surat masuk admin memilih menu surat masuk

Akan ditampilkan ke halaman surat masuk untuk menginputkan data surat masuk

OK

2. Admin menginputk an data surat masuk pada form pengarsipan surat masuk admin menginputkan data pada textbox yang ada di form pengarsipan surat masuk

Textbox kode surat keluar secara otomatis sesuai dengan jumlah surat masuk yang ada dan isian tidak bisa dihapus atau dirubah

OK

Textbox asal surat akan keluar datanya jika uses menginputkan beberapa karakter sesuai dengan data yang sudah tersimpan

OK

Combobox pada sifat surat akan keluar sesuai dengan data sifat surat yang telah tersimpan dan tidak bisa dirubah dengan sendirinya OK admin tidak mengisi textbox yang mempunyai tanda (*)

Akan muncul pesan data tidak bisa diinputkan karena data tidak diisi secara lengkap

OK

admin mengisi textbox dengan lengkap

Data surat masuk berhasil diinputkan dan datanya akan tampil pada tabel sebelah form

OK

admin

menginputkan data berkas surat berupa gambar berformat jpg, bmp, dan png serta berkas dapat berupa file pdf

Data berkas surat masuk berhasil diinputkan sesuai dengan file yang diupload

OK

admin

menginputkan data berkas surat bukan berupa gambar berformat jpg, bmp, dan png serta berkas dapat berupa file pdf

Muncul pesan “file tidak sesuai” dan data tidak

bisa diinputkan ke dalam sistem

79 Tabel 4.25 Test Case Menu Disposisi

Test Case Test Case-10-Halaman Utama Ketua (Disposisi) Deskripsi Ketua membuat surat disposisi

Primary Actor Ketua Executed By

Hedi Ruswanto, Solicha

Precondition

Ketua mengakses halaman disposisi

Date Executed 9 Maret 2013

Succes Guarantess Version Build 1.0

Setup Ketua berhasil login dan mengakses halaman disposisi

Configurations

- Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi ketua telah sukses login

- ketua mengakses halaman surat menyurat dengan menu disposisi

Test Case-10- Main Procedure/Input Excepted result Result

1. Ketua melihat data surat masuk

Ketua melihat data surat masuk

Akan tampil surat masuk dengan

diurutkan berdasarkan status disposisi yang „disposisi‟

OK

Ketua memilih link disposisi

Akan dibuatkan disposisi surat dan nomor surat keluar otomatis dalam textbox no surat pada form buat disposisi serta status disposisi akan berubah menjadi sudah disposisi

OK

2. Ketua

mengakses buat disposisi

Ketua

menginputkan semua data pada textbox form buat disposisi

No disposisi akan keluar secara otomatis sesuai dengan jumlah data disposisi yang akan diinputkan

OK

Data disposisi akan berhasil disimpan ke dalam sistem dan akan ditampilkan dalam lihat disposisi

OK

Ketua tidak mengisi inputan textbox yang mempunyai tanda (*)

Data gagal disimpan dan akan muncul pesan “data harus diisi”

80 Test Case-10- Main Procedure/Input Excepted result Result

3. Ketua

mengakses lihat disposisi

Ketua melihat data disposisi

Akan tampil seluruh data disposisi yang telah dibuat dan sudah disimpan dalam sistem

OK

Test case arsip surat ketua mempunyai fungsionalitas untuk melihat data surat masuk yang pengarsipan suratnya ditujukan kepada ketua. Hasil dari keberhasilan pengujian tersebut dapat dilihat lebih detail pada tabel 4.26.

Tabel 4.26 Test Case Arsip Surat Ketua

Test Case Test Case-11-Halaman Utama Ketua (Arsip Surat) Deskripsi Ketua melihat data arsip surat masuk

Primary Actor Ketua Executed By

Hedi Ruswanto, Solicha Precondition Ketua mengakses

halaman arsip Date Executed

9 Maret 2013

Succes Guarantess Version Build 1.0

Setup Ketua berhasil login dan mengakses halaman arsip

Configurations

- Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi ketua telah sukses login

- ketua mengakses halaman surat menyurat dengan menu arsip

Test Case-11- Main Procedure/Input Excepted result Result

1. ketua mengakses disposisi

Ketua melihat data arsip surat

Akan tampil data arsip surat masuk yang pengarsipannya

ditujukan ke ketua yang telah login

OK

Ketua melihat data arsip dengan memilih no surat

Akan tampil data arsip surat masuk

berdasarkan no surat masuk yang ditujukan ke ketua dan telah login

OK

Ketua melihat data arsip dengan memilih perihal

Akan tampil data arsip surat masuk

berdasarkan perihal surat yang ditujukan ke ketua yang telah login

81 Test Case-11- Main Procedure/Input Excepted result Result

ketua melihat data arsip dengan memilih tanggal surat

Akan tampil data arsip surat masuk

berdasarkan perihal surat yang ditujukan ke ketua yang telah login

OK

ketua memilih icon detail

Akan tampil detail surat masuk sesuai surat yang dipilih dan

pengarsipannya

ditujukan ke ketua yang telah login

OK

ketua memilih icon baca file

Akan tampil berkas asli arsip surat masuk yang telah diupload dan tersimpan dalam sistem

OK

Tabel 4.27 merupakan hasil uji coba yang dilakukan pada halaman ketua menu laporan, pengujian tersebut dilakukan untuk melihat keberhasilan dari sistem apakah dapat berjalan sesuai dengan prosedur atau tidak.

Tabel 4.27 Test Case Menu Laporan Ketua

Test Case Test Case-12-Halaman Utama ketua (Laporan) Deskripsi ketua akan melihat laporan surat

Primary Actor Ketua Executed By

Hedi Ruswanto, Solicha Precondition ketua mengakses

halaman laporan Date Executed

9 Maret 2013 Succes

Guarantess Version Build 1.0

Setup Ketua telah berhasil login dan admin memilih halaman laporan pada aplikasi

Configurations

- Di akses menggunakan aplikasi surat menyurat dengan kondisi ketua telah sukses login

- ketua mengakses halaman surat menyurat dengan menu laporan

Test Case-6-

Main Procedure/Input Excepted result Result 1. Admin

mengakses

ketua mengakses laporan data surat

Akan muncul keseluruhan data surat masuk

82 Test Case-6-

Main Procedure/Input Excepted result Result surat masuk masuk

ketua memilih kategori berdasarkan tanggal dan

menginputkan data tanggal awal dan tanggal akhir

Akan muncul keseluruhan data surat masuk

berdasarkan tanggal yang telah diinputkan

OK

ketua memilih kategori berdasarkan pengirim surat

Akan muncul keseluruhan data surat masuk

berdasarkan pengirim yang telah dipilih

OK

ketua memilih kategori berdasarkan sifat surat masuk

Akan muncul data surat masuk berdasarkan sifat surat yang telah dipilih

OK

ketua memilih menu icon pdf

Data laporan akan dibuka dalam format pdf

OK ketua memilih menu

icon cetak

Data laporan akan langsung dicetak

OK

2. Admin mengakses surat keluar

ketua mengakses laporan data surat keluar

Akan muncul keseluruhan data surat keluar

OK

ketua memilih kategori berdasarkan tanggal dan

menginputkan data tanggal awal dan tanggal akhir

Akan muncul keseluruhan data surat keluar

berdasarkan tanggal yang telah diinputkan

OK

ketua memilih kategori berdasarkan kategori surat keluar

Akan muncul keseluruhan data surat keluar

berdasarkan kategori surat yang telah dipilih

OK

ketua memilih menu icon pdf

Data laporan akan dibuka dalam format pdf

OK ketua memilih menu

icon cetak

Data laporan akan langsung dicetak

OK 3. Admin

mengakses grafik surat masuk

Admin melihat data grafik surat masuk

Akan tampil jumlah surat masuk tiap bulannya per tahun sesuai sistem dalam bentuk grafik

OK

4. Admin mengakses grafik surat keluar

Admin melihat data grafik surat keluar

Akan tampil jumlah surat keluar tiap bulannya per tahun sesuai sistem dalam bentuk grafik

83 BAB V

KESIMPULAN & SARAN

5.1 Kesimpulan

Dengan diterapkannya Aplikasi Administrasi Surat Menyurat pada STMIK Yadika Bangil maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi yang dibuat dapat mencatat dan mengarsipkan data surat masuk dan surat keluar seperti yang dikehendaki oleh user.

2. Aplikasi yang dibuat dapat menghasilkan laporan data surat masuk dan surat keluar berdasarkan periode waktu yang ditentukan.

3. Aplikasi ini dapat membantu pencarian surat masuk berdasarkan kategori yang dipilih dengan kata kunci yang diinputkan.

5.2 Saran

Dalam pengembangan Aplikasi Administrasi Surat Menyurat pada STMIK Yadika Bangil diberikan saran yaitu pencarian surat dengan menginputkan kata kunci secara langsung. Pada pencarian surat belum ada pencarian dengan penginputan kata kunci bebas dan dalam pencarian datanya masih perlu dipilih kategori pencariannya sehingga kurang memudahkan user dalam pencarian datanya. Sehingga diharapkan dalam pengembangan aplikasi kedepannya ditambahkan fitur pencarian data dengan menginputkan kata kunci bebas tanpa harus menginputkan kategorinya terlebih dahulu.

84

DAFTAR PUSTAKA

Finoza, Lamuddin. 1996. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia. Jakarta:Mawar Gempita

Jogiyanto HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta:Andi O’Brein, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba 4

Romeo. 2003. Testing dan Implementasi Sistem Edisi Pertama. Surabaya:STIKOM

STMIK Teknokrat, 2010. Korespondensi Bahasa Indonesia. (http://veronikacloset.files.wordpress.com, diakses tanggal 12 Februari 2013)

Whitten, Jeffery L; Lonnie D Bentley; dan Kevin C Dittman. 2004. Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6. Yogyakarta:Andi

Widjaja, A W. 1990. Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali

Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991. Pedoman Administrasi Umum. Jakarta : Balai Pustaka