Analisis Pengelolaan Teknologi Informasi di PT. Balai Iklan dengan Menggunakan Information Technology Infrastructure Library Service Strategy.

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Berkembangnya Teknologi Informasi yang ada saat ini merupakan pengaruh penting pada dunia bisnis dikarenakan dapat membantu meningkatkan keefektifan dan efisiensi kinerja serta proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. PT Balai iklan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa periklanan untuk media cetak yang lebih spesifik untuk surat kabar seperti Harian Umum Pikiran Rakyat, Kompas Jawa Barat, Kompas Nasional, Galamedia Bandung, Tribun Jabar, Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat, dimanfaatkan untuk membantu mengatasi persoalan yang terjadi dalam perusahaan seperti mengelola sistem informasi, pengolahan data, pemrosesan data dan penyimpanan data. Analisis yang dilakukan menggunakan service strategy pada Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Tujuannya untuk memberi arahan pada PT.Balai Iklan didalam teknologi informasi. Metode penelitian yang dilakukan dengan observasi pada perusahaan serta melakukan wawancara. Kata kunci : iklan, ITIL, Analisis IT

vii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Development of information technology is an important influence on any business because it can help improve the effectiveness and efficiency of business processes existing in an enterprise. PT balai iklan is a company that does business in the field of services advertising for newspapers, such as Pikiran Rakyat, Kompas, Kompas Jawa Barat, Galamedia Bandung and Tribun Jabar. Development of the computer technology can be used to help solve the problems that occur in company such as managing information system, data processing and data storage. Analysis was performence in reference to service strategy on information technology infrastructure library (ITIL ). The goal is to giving directions to pt.balai iklan in information technology. Concept the research was done with observations and do an interviews.

viii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

LEMBAR PENYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... ii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ... iii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

DAFTAR NOTASI / LAMBANG ... xiii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 2

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Sistem ... 4

2.2 Informasi ... 4

2.3 Sistem Informasi ... 4

2.4 Analisis Sistem ... 4

2.5 Flowchart ... 6

2.5.1 Bagan alir sistem ... 7

2.5.2 Bagan Alir Program ... 7

2.6 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ... 7

2.6.1 Service pada ITIL ... 9

2.6.2 Service Strategy ... 11

2.7 Laporan keuangan ... 27

2.7.1 Laporan Laba Rugi ... 28

2.7.2 Laporan Ekuitas Pemilik ... 28

2.7.3 Neraca ... 28

2.7.4 Laporan Arus Kas ... 29

2.7.5 Siklus Akuntansi ... 31

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI ... 32

3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 32

3.1.1 Struktur Organisasi ... 33

3.1.2 Uraian Tugas ... 33

3.1.3 Visi Teknologi ... 35

3.2 Proses Bisnis Perusahaan Pada Penjualan ... 36

3.2.1 Proses Bisnis Pada Bagian Keuangan ... 37

3.2.2 Proses Bisnis Pada Bagian Penagihan ... 37

3.3 Evaluasi Sistem ... 42

3.4 Analisis Value Creation ... 42

ix

Universitas Kristen Maranatha

3.4.2 Value of Service ... 43

3.5 Analisis Service Asset ... 44

3.6 Analisis Service Provider Types ... 48

3.7 Analisis Service Structure ... 49

3.8 Analisis Service Strategy Fundamentals ... 51

3.9 Analisis Define The Market ... 52

3.10 Analisis Develop The Offerings ... 53

3.11 Analisis Develop Strategic Assets ... 55

3.12 Analisis Strategy and Organization ... 57

3.13 Analisis Technology and Strategy ... 58

3.14 Rangkuman Analisis ... 59

BAB 4 Simpulan dan Saran ... 62

4.1 Simpulan ... 62

4.2 Saran ... 62

x

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Siklus layanan ITIL V.3 ... 9

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT Balai Iklan ... 33

Gambar 3. 2 FlowChart Penjualan ... 38

Gambar 3. 3 Lanjutan FlowChart Penjualan ... 39

Gambar 3. 4 FlowChart Keuangan ... 40

Gambar 3. 5 FlowChart Penagihan ... 41

xi

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

xii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A...75 LAMPIRAN B...79

xiii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR NOTASI / LAMBANG

Notasi/Lambang Nama Arti

Terminal

Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses

Manual input

Input yang dilakukan secara manual dari keyboard

Manual operation

Kegiatan yang dilakukan secara manual

Processes Mempresentasikan operasi

Garis alur

Menunjukkan arus dari proses / alur kerja

Dokumen

Menunjukkan dokumen input atau output dalam format cetak

Display

Menunjukkan output yang ditampilkan pada terminal

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Berkembangnya Teknologi Informasi yang ada saat ini merupakan pengaruh penting pada dunia bisnis dikarenakan dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja serta proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini analisis dilakukan di salah satu perusahaan yang bernama PT.Balai iklan yang dalam perkembangannya benar-benar ditangani secara manual, tetapi seiring perkembangan persaingan bisnis, maka cara manual bukan cara yang tepat lagi untuk diterapkan dalam pengelolaan perusahaan ini. Pembenahan sumber daya yang ada dalam perusahaan, baik sumberdaya manusia maupun non manusia (seperti teknologi) merupakan salah satu hal yang harus dijalankan, karena dengan semakin efektif dan efisiennya penggunaan sumber daya yang ada dalam perusahaan diharapkan dapat memunculkan strategi baru untuk menghadapi persaingan ini.

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat, dimanfaatkan untuk membantu mengatasi persoalan yang terjadi dalam perusahaan seperti mengelola sistem informasi, pengolahan data, pemrosesan data dan penyimpanan data. Informasi yang cepat dan tepat ini akan sangat mendukung pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan. Keputusan yang tepat akan dapat menentukan keberhasilan perusahaan ini dalam menghadapi persaingan bisnis dan perdagangan global.

Dalam hal ini Sistem informasi penjualan, penagihan dan akuntansi adalah tiga hal utama yang harus dibenahi pada PT.Balai iklan ini, dengan penggunaan komputer secara maksimal diharapkan pembenahan prosedur kerja, analisa terhadap prosedur kerja serta merancang program aplikasi dapat memperoleh hasil yang maksimal pula.

2

Universitas Kristen Maranatha

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan dan penelitian di lapangan, permasalahan yang timbul dari tidak maksimalnya penerapan sistem informasi penjualan, penagihan dan keuangan yang masih dilakukan secara manual membuat penyajian informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan tidak maksimal dan menghambat proses pengambilan keputusan, maka dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana alur kerja dari proses bisnis yang ada didalam PT.Balai iklan?

2. Bagaimana mengarahkan perusahaan dalam penerapan teknologi informasi?

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan pembahasan dalam laporan Kerja Praktek ini adalah: 1. Mengetahui keseluruhan kerja proses bisnis PT.Balai iklan.

2. Menghasilkan arahan teknologi informasi pada PT.Balai Iklan berdasarkan Service Strategy dalam (ITIL).

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Adapun ruang lingkup kajian dalam laporan Tugas Akhir ini adalah: 1. Uraian proses bisnis pada yang akan ada pada PT.Balai iklan.

2. Pembahasan mengenai perancangan sistem yang akan dibuat dalam perusahaan

1.5 Sumber Data

1. Observasi langsung

Observasi dilakukan dengan menganalisis langsung sistem informasi penjualan, penagihan, dan akuntansi yang sedang berjalan pada PT.Balai iklan

3

Universitas Kristen Maranatha

Mengadakan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan langsung ataupun yang memahami permasalahan yang berkaitan dengan sistem yang diteliti.

3. Analisis Dokumen:

Mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah. maka dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang ada, yang berhubungan dengan penjualan, penagihan dan akuntansi

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian laporan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini berisikan dasar-dasar dan latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.

BAB 2 KAJIAN TEORI

Pada bab dua ini dijabarkan teori-teori dasar untuk melakukan analisis proses bisnis yang ada serta sistem informasi yang digunakan dengan menggunakan Service Strategy pada ITIL

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI

Pada bab tiga ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menganalisis proses bisnis yang sudah diterapkan dan masalah yang dibahas, sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab terakhir, yaitu bab empat merupakan kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga dikemukakan solusi sebagai saran yang diperlukan.

62

Universitas Kristen Maranatha

BAB IV Simpulan dan Saran

4.1 Simpulan

Setelah melakukan analisa dan observasi ke perusahaan balai iklan, dapat disimpulkan bahwa perusahaan masih belum berkembang secara teknologi. Setiap alur proses bisnis yang ada masih dilakukan secara manual. Hal tersebut dikarenakan dalam perusahaan masih belum ada team khusus yang memperhatikan kemajuan teknologi, perusahaan masih mempercayakan kepada pihak luar, itu pun hanya bertugas apabila ada kerusakan saja, bukan untuk mengembangkan aplikasi. Adapun teknologi di perusahaan berupa komputer, printer, yang sederhana, dan aplikasi yang digunakan hanya menggunakan excel, dan word, hal ini masih dianggap kurang cukup untuk menangani proses bisnis dalam perusahaan balai iklan. Oleh sebab itu alangkah baiknya perusahaan melakukan pengembangan aplikasi yang dapat membantu perusahaan menangani setiap proses bisnis yang ada di perusahaan. Dengan demikian perusahaan diarahkan untuk membuat suatu aplikasi, untuk saat ini perusahaan diarahkan untuk membuat suatu aplikasi yang menangani keuangan / akuntasi. Dimana aplikasi ini yang mencatat semua transaksi yang terjadi, sampai aplikasi ini dapat membuat suatu laporan keuangan. Sehingga pemilik dapat periksa laporan keuangan secara mudah, dan diharapkan tidak ada lagi kesalahan dan kehilangan dalam pembuatan laporan keuangan.

4.2 Saran

Setelah dilakukan analisa dan memberi arahan mengenai penerapan teknologi informasi, selanjutnya diharapkan dapat mengimplementasikan aplikasi yang akan dibuat. Dalam hal tersebut perusahaan perlu membentuk 1 team yang memang khusus menangani teknologi informasi dengan demikian perusahaan dapat berkembang secara teknologi. Setelah itu perusahaan perlu mempersiapkan asset – asset yang mendukung. Dengan demikian perusahaan diharapkan dapat berkembang

63

Universitas Kristen Maranatha

secara teknologi. Untuk sementara aplikasi yang akan dibuat oleh perusahaan adalah aplikasi keuangan yang akan mencatat dan melaporkan laporan keuangan perusahaan. Diharapkan aplikasi dapat di implementasikan sebaik mungkin. Setelah aplikasi berjalan dengan baik, perusahaan perlu membuat suatu aplikasi yang dapat membantu pelanggan secara langsung dalam pemasangan iklan. Mungkin perusahaan dapat membuatkan aplikasi web dimana pelanggan tidak perlu datang ke kantor balai iklan bila ingin memasang iklan, melainkan mengakses melalui internet, pelanggan dapat memasang langsung iklan. Hanya saja perusahaan perlu memahami dengan benar, kebutuhan pelanggan yang ada saat ini, sehingga aplikasi tersebut kelak tidak akan menjadi sia – sia.

64

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

[1] T. Sutabri, “Analisa Sistem Informasi,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2004. [2] H. Jogiyanto, “Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan,” dalam Andi

Offset, Yogyakarta, 2005.

[3] C. W. J. E. James M.Reeve, "Principles of Accounting," in Thomson, Mason, OH,, Twice Sold Tales (Seattle, WA, U.S.A.), 2007.

[4] J.Hartono, “Analisis dan Design Sistem Informasi,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2000.

[5] J. M. P. E. Carl S. Warren, “Pengantar Akuntansi edisi 21,” dalam Salemba Empat, Jakarta, 2005.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Berkembangnya Teknologi Informasi yang ada saat ini merupakan pengaruh penting pada dunia bisnis dikarenakan dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja serta proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini analisis dilakukan di salah satu perusahaan yang bernama PT.Balai iklan yang dalam perkembangannya benar-benar ditangani secara manual, tetapi seiring perkembangan persaingan bisnis, maka cara manual bukan cara yang tepat lagi untuk diterapkan dalam pengelolaan perusahaan ini. Pembenahan sumber daya yang ada dalam perusahaan, baik sumberdaya manusia maupun non manusia (seperti teknologi) merupakan salah satu hal yang harus dijalankan, karena dengan semakin efektif dan efisiennya penggunaan sumber daya yang ada dalam perusahaan diharapkan dapat memunculkan strategi baru untuk menghadapi persaingan ini.

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat, dimanfaatkan untuk membantu mengatasi persoalan yang terjadi dalam perusahaan seperti mengelola sistem informasi, pengolahan data, pemrosesan data dan penyimpanan data. Informasi yang cepat dan tepat ini akan sangat mendukung pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan. Keputusan yang tepat akan dapat menentukan keberhasilan perusahaan ini dalam menghadapi persaingan bisnis dan perdagangan global.

Dalam hal ini Sistem informasi penjualan, penagihan dan akuntansi adalah tiga hal utama yang harus dibenahi pada PT.Balai iklan ini, dengan penggunaan komputer secara maksimal diharapkan pembenahan prosedur kerja, analisa terhadap prosedur kerja serta merancang program aplikasi dapat memperoleh hasil yang maksimal pula.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan dan penelitian di lapangan, permasalahan yang timbul dari tidak maksimalnya penerapan sistem informasi penjualan, penagihan dan keuangan yang masih dilakukan secara manual membuat penyajian informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan tidak maksimal dan menghambat proses pengambilan keputusan, maka dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana alur kerja dari proses bisnis yang ada didalam PT.Balai iklan?

2. Bagaimana mengarahkan perusahaan dalam penerapan teknologi informasi?

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan pembahasan dalam laporan Kerja Praktek ini adalah: 1. Mengetahui keseluruhan kerja proses bisnis PT.Balai iklan.

2. Menghasilkan arahan teknologi informasi pada PT.Balai Iklan berdasarkan Service Strategy dalam (ITIL).

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Adapun ruang lingkup kajian dalam laporan Tugas Akhir ini adalah: 1. Uraian proses bisnis pada yang akan ada pada PT.Balai iklan.

2. Pembahasan mengenai perancangan sistem yang akan dibuat dalam perusahaan

1.5 Sumber Data

1. Observasi langsung

Observasi dilakukan dengan menganalisis langsung sistem informasi penjualan, penagihan, dan akuntansi yang sedang berjalan pada PT.Balai iklan

3

Mengadakan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan langsung ataupun yang memahami permasalahan yang berkaitan dengan sistem yang diteliti.

3. Analisis Dokumen:

Mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah. maka dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang ada, yang berhubungan dengan penjualan, penagihan dan akuntansi

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian laporan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini berisikan dasar-dasar dan latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.

BAB 2 KAJIAN TEORI

Pada bab dua ini dijabarkan teori-teori dasar untuk melakukan analisis proses bisnis yang ada serta sistem informasi yang digunakan dengan menggunakan Service Strategy pada ITIL

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI

Pada bab tiga ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menganalisis proses bisnis yang sudah diterapkan dan masalah yang dibahas, sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab terakhir, yaitu bab empat merupakan kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga dikemukakan solusi sebagai saran yang diperlukan.

BAB IV Simpulan dan Saran

4.1 Simpulan

Setelah melakukan analisa dan observasi ke perusahaan balai iklan, dapat disimpulkan bahwa perusahaan masih belum berkembang secara teknologi. Setiap alur proses bisnis yang ada masih dilakukan secara manual. Hal tersebut dikarenakan dalam perusahaan masih belum ada team khusus yang memperhatikan kemajuan teknologi, perusahaan masih mempercayakan kepada pihak luar, itu pun hanya bertugas apabila ada kerusakan saja, bukan untuk mengembangkan aplikasi. Adapun teknologi di perusahaan berupa komputer, printer, yang sederhana, dan aplikasi yang digunakan hanya menggunakan excel, dan word, hal ini masih dianggap kurang cukup untuk menangani proses bisnis dalam perusahaan balai iklan. Oleh sebab itu alangkah baiknya perusahaan melakukan pengembangan aplikasi yang dapat membantu perusahaan menangani setiap proses bisnis yang ada di perusahaan. Dengan demikian perusahaan diarahkan untuk membuat suatu aplikasi, untuk saat ini perusahaan diarahkan untuk membuat suatu aplikasi yang menangani keuangan / akuntasi. Dimana aplikasi ini yang mencatat semua transaksi yang terjadi, sampai aplikasi ini dapat membuat suatu laporan keuangan. Sehingga pemilik dapat periksa laporan keuangan secara mudah, dan diharapkan tidak ada lagi kesalahan dan kehilangan dalam pembuatan laporan keuangan.

4.2 Saran

Setelah dilakukan analisa dan memberi arahan mengenai penerapan teknologi informasi, selanjutnya diharapkan dapat mengimplementasikan aplikasi yang akan dibuat. Dalam hal tersebut perusahaan perlu membentuk 1 team yang memang khusus menangani teknologi informasi dengan demikian perusahaan dapat berkembang secara teknologi. Setelah itu perusahaan perlu mempersiapkan asset – asset yang mendukung. Dengan

63

secara teknologi. Untuk sementara aplikasi yang akan dibuat oleh perusahaan adalah aplikasi keuangan yang akan mencatat dan melaporkan laporan keuangan perusahaan. Diharapkan aplikasi dapat di implementasikan sebaik mungkin. Setelah aplikasi berjalan dengan baik, perusahaan perlu membuat suatu aplikasi yang dapat membantu pelanggan secara langsung dalam pemasangan iklan. Mungkin perusahaan dapat membuatkan aplikasi web dimana pelanggan tidak perlu datang ke kantor balai iklan bila ingin memasang iklan, melainkan mengakses melalui internet, pelanggan dapat memasang langsung iklan. Hanya saja perusahaan perlu memahami dengan benar, kebutuhan pelanggan yang ada saat ini, sehingga aplikasi tersebut kelak tidak akan menjadi sia – sia.

DAFTAR PUSTAKA

[1] T. Sutabri, “Analisa Sistem Informasi,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2004.

[2] H. Jogiyanto, “Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan,” dalam Andi

Offset, Yogyakarta, 2005.

[3] C. W. J. E. James M.Reeve, "Principles of Accounting," in Thomson, Mason,

OH,, Twice Sold Tales (Seattle, WA, U.S.A.), 2007.

[4] J.Hartono, “Analisis dan Design Sistem Informasi,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2000.

[5] J. M. P. E. Carl S. Warren, “Pengantar Akuntansi edisi 21,” dalam Salemba

Empat, Jakarta, 2005.