Revolusi IT di Perpustakaan terintegrasi
REVOLUSI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
Teknologi Informasi merambah hampir ke semua sektor kehidupan, teknologi ini mengubah cara kita
memperoleh sumber-sumber informasi menjadi lebih cepat, akurat dan yang lebih penting lagi
menyediakan banyak sumber informasi yang bisa di akses secara real time, dimana informasiinformasi itu pada akhirnya
berkontribusi besar pada keefektifan proses belajar atau pun
penambahan pengetahuan
Revolusi Teknologi Informasi di Perpustakaan
Teknologi ini pada akhirnya diterapakan juga di perpustakaan-perpustakaan, aplikasi dari sumber
informasi elektronik telah merubah fungsi perpustakaan dari manual ke digital di seluruh belahan
dunia. Revolusi teknologi informasi di perpustakaan tidak hanya merambah pada penyediaan kataog
elektronik, tapi juga pada berbagai macam variasi layanan berbasis elektonik lainnya, seperti
indexes, basis data, CD-ROM, Internet,atau bebagai macam buku elektronik, jurnal, surat kabar
bahkan koleksi manuskrip dari perpustakaan yang lain.
Perpustakaan Tradisional menggunakan media konvensional seperti kartu, microfilm atau pun
kumpulan cuplikan artikel untuk menyimpan material informasi, proses ini membutuhkan waktu
pengerjaan yang cukup lama, dengan biaya uang tidak sedikit, yang menjadi permasalahan
kemudian, akses pada sumber-sumber informasi tersebut sangatlah terbatas, jika anda
memerlukannya maka harus mengunjungi gedung perpustakaan yang bersangkutan. Teknologi
informasi dan komputer membawa terobosan baru dimana sumber-sumber informasi menjadi tidak
terbatas, dan dapat di akses kapan saja, apa yang harus di tempuh selanjutnya adalah sebuah proses
yang menstandarisasi kegiatan tersebut, dengan mengadopsi standar-standar yang telah ada
sebelumnya.
Teknologi Informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apa pun yang membantu
manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan
informasi 1. Teknologi Informasi menyatukan komputasi dan komunikasi berkecapatan tinggi untuk
data, suara, video atau pun gabungan antara ketiga nya secara bersamaan, penggunaan teknologi
informasi bukan hanya menggunakan media komputer saja, tapui juga telepon, TV, telepon genggam,
hingga peralatan rumah tangga lainnya.
1 William/Sawyer: Using Information Technology Edisi 7 Hlm. 4 Penerbit: Andi, Yogyakarta, 2007
Terdapat dua komponen utama teknologi yang biasa digunakan untuk teknologi informasi, yaitu
teknologi komputer dan teknologi komunikasi.
Teknologi Komputer
Komputer (computer) diambil dari bahasa latin yaitu to compute, yang berarti
menghitung, kata komputer awal nya digunakan untuk identitas pekerjaan seseorang
yang pekerjaan nya melakukan perhitungan matematika, baik itu dengan
menggunakan atau pun tanpa alat bantu, namun demikian pada akhirnya komputer
(conputer) menjadi identik dengan mesin yang biasa digunakan untuk menghitung
Komputer adalah mesin yang bisa digunakan untuk membantu pekerjaan sehari-hari
terutama yang berhubungan dengan data, memiliki kemampuan untuk bisa di
program dan menjalankan beberapa perintah sekaligus secara bersamaan, dimana
berbagai macam data itu pada nantinya di olah dan dimanipulasi menjadi sebuah
bentuk informasi yang dapat kita manfaatkan.
Teknologi Komunikasi
Biasa juga disebut dengan teknologi telekomunikasi, terdiri dari sistem pemancar,
penerima, dan peralatan untuk memodulasikan sinyal untuk dapat berkomunikasi
pada jarak yang jauh. Contoh yang sering kita lihat dan gunakan antara lain radio,
telepon, dan televisi, seiring dengan perkembangan jaman, pada akhirnya ditemukan
teknologi komunikasi yang bisa digunakan oleh komputer, biasa juga disebut dengan
jaringan komputer. Jaringan komputer sendiri merupakan sistem komunikasi yang
dapat menghubungkan dua komputer atau lebih, dalam skala yang lebih besar biasa
juga disebut dengan internet.
Teknologi Informasi yang banyak digunakan biasa nya merupakan gabungan dari teknologi komputer
dan komunikasi, jaringan komputer merupakan salah satu bentuknya, jaringan komputer
memungkinkan kita untuk dapat saling menggunakan source (sumber) secara bersama-sama dalam
waktu yang sama pula, pada dasarnya penggunaan jaringan komputer di tujukan untuk sebuah
sistem client-server dimana dalam satu jaringan setiap komputer yang terhubung memiliki peran
masing-masing sesuai dengan fungsi nya, oleh karena nya di perlukan pengaturan sistem yang
memungkinkan untuk dapat menjalankan program dalam sebuah server dan dapat pula dijalankan di
masing-masing client dengan tidak melebihi kewenanangan yang diberikan.
Sistem client-server memungkinkan penggunaan sistem operasi yang berbeda pada tiap-tiap client,
atau pun antara client dan server , akan tetapi harus ada serangkaian aturan yang memungkinkan
server
untuk dapat menyediakan layanan yang dapat di akses oleh client, meskipun berbeda
platform sistem operasi, pada skala yang lebih besar fasilitas internet dapat digunakan untuk bisa
mengkomunikasi kan komputer server
dan
client meskipun berada pada jarak yang jauh,
penggunaan program berbasis web menjadi salah satu solusi permasalahan, mengenai bagaimana
cara berkomunikasi antara client dan server dengan memanfaatkan penggunaan teknologi internet.
Preservasi dari Informasi elektronik
Perpustakaan bertanggung jawab untuk memelihara informasi elektronik seperti hal nya pada
material cetak dan format lainnya, prioritas harus diberikan pada produk lokal dan sumber yang
unik, yang sangat berharga, dan tidak mungkin digantikan melalu pengertian komersial biasa.
Perhatian khusus harus diberikan pada informasi elektronik pada pengembangan perencanaan
preservasi untuk perpustakaan. Sumber-sumber elektronik di definiskan sebagai pekerjaan yang di
kode ulang, dan menjadikannya tersedia untuk di akses dengan mengggunakan perangkat komputer.
Kedua nya termasuk data online dan data elektronik dalam bentuk fisik, seperti CD-ROM.
Permintaan pada sumber elektronik online atau pun yang berbentuk fisik, akan disediakan oleh apa
yang perpustakaan terima, melalui berbagai macam proses akuisisi atau melalui kontrak resmi, lisensi
dan perjanjian lainnya dari penyediaan sumber-sumber elektronik.
Akses ke Sumber-sumber elektronik
Sumber-sumber elektronik bisa di sediakan melalui berbagai macam mekanisme tergantung dari
bagaimana cara kerja dan perangkat apa yang disediakan, didasarkan pada kebutuhan yang akan
digunakan oleh perpustakaan, antara lain :
1. Single Workstation
Penggunaan akan terbatas pada komunitas pengguna yang sedikit/khusus
Kemampuan pencarian/pemulihan mungkin membutuhkan bantuan
dari
staf/pustakawan
Ruang hanya tersedia di tempat-tempat tertentu
2. LAN Perpustakaan
Program/produk digunakan oleh pengguna secara bersamaan
Lisensi memperbolehkan akses secara remote dari komputer lain
Keamanan di perlukan untuk pengaksesan dan tempat media penyimpanan program
3. Sistem remote atau pun gateway (didasarkan pada kontrak)
Akses terbatas pada gateway (contoh nya : junal berbayar)
Gateway menyediakan akses yang paling efisien untuk mengurangi komputer dan
bantuan staf untuk dapat mengakses dan mengolah sumber-sumber informasi,
karena pemeliharan sistem tidak dilakukan secara lokal (oleh penyedia layanan).
Koleksi Virtual di Perpustakaan Digital
Kegiatan penyebaran informasi yang dilakukan oleh perpustakaan yang dilakukan secara manual
pada akhirnya dirasakan cukup menyita waktu dan tenaga, Salah satu solusi untuk mengatasi
permasalahan diatas adalah dengan membangun sebuah perpustakaan digital. Perpustakaan Digital
adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses
obyek informasi tesebut melalui perangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat mempermudah
pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam
format digital
Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah
bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu
penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia informasi, mau tidak mau harus
memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini
Beberapa pertimbangan dalam merencanakan sebuah proses digitalisasi di perpustakaan :
a. Idealnya dibangun sesuai dengan karakteristik perpustakaan yang bersangkutan, dan
pengguna sebagai subyek dari proses digitalisai.
b. Proses sistem, yang dapat dengan mudah diadaptasikan kepada karyawan/staf
perpustakaan.
c. Teknologi, baik itu teknologi perangkat keras, mau pun teknologi pembangun perangkat
lunak yang digunakan nantinya.
d. Standarisai materi digitalisasi perpustakaan
e. Daya guna dan tepat guna
f.
Ketersediaan dana
Manfaat Implementasi Digital Library
Adapun tujuan utama implementasi perpustakaan digital sebagai berikut :
a. Mempermudah pengaturan dan penyimpanan dokumen/data Karya Ilmiah, skripsi , tesis ,
disertasi, e-book, hasil penelitian dan lain sebagainya
b. Menyediakan akses bebas dan terbatas atas sumber-sumber pengetahuan
c. Peningkatan produktifitas, melalui Digitalisasi perpustakaan, waktu perjalanan pengguna
mencari full text koleksi dapat direduksi sehingga produktifitas pengguna tidak akan hilang
karena kegiatan perjalanan yang dilakukannya
d. Efisiensi, proses pencarian koleksi dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, selain itu
juga tidak memerlukan penggunaan ruangan yang luas
e. Bagi pegawai/staf perpustakaan hal ini merupakan sebuah inovasi yang dapat meningkatkan
nilai tambah bagi perpustakaan, dan nilai kompetensi bagi karyawan perpustakaan
Ketika perpustakaan tradisional berevolusi untuk menyediakan layanan untuk membuat konten nya
dapat di akses lebih banyak untuk pengguna, perpustakaan digital yang efektif mengembangkan
berbagai macam layanan untuk membantu pengguna menemukan, memahami, dah menggunakan
berbagai macam konten yang tersedia. Dalam bentuk nya yang digital, perpustakaan memiliki potensi
untuk tidak hanya meniru layanan yang disediakan oleh
perpustakaan tradisional,
tapi juga
memperbaiki, dan memperluasnya dengan memanfaatkan berbagai macam perangkat.
Salah satu area layanan yang dapat di perluas oleh perpustakaan digital adalah dengan cara
mengintegrasikan dan menyeleksi kontribusi pengguna.
Perpustakaan digital memperbolehkan
kontibusi pengguna dalam hal pengiriman sumber-sumber koleksi elektronik yang membutuhkan
pemasukan data dan prosedur verifikasi seleksi kiriman dari pengguna. Kontribusi ini dapat
meningkatkan nilai dan jumlah dari koleksi perpustakaan digital secara cepat.
Fasilitas browsing dan pencarian memungkinkan pengguna untuk menemukan sumber informasi di
dasarkan pada fitur seperti judul, penulis, subyek, atau pun kata kunci, tapi seiring perkembangan
perpustakaan digital, menemukan sumber infornmasi secara spesifik di perpustakaan digital yang
berkembang akan menjadi lebih sulit, karena banyak nya subyek atau pun kata kunci yang saling
bertautan.
Perpustakaan yang memiliki koleksi virtual, dapat membatu pengguna nya dalam beberapa cara,
antara lain adalah dengan menyediakan fasilitas pencarian sederhana, bagi pengguna yang memiliki
kesulitan menggunakan fasilitas pencarian, dan fasilitas pencarian kompleks, yang menggabungkan
beberapa kata yang menjadi kunci pencarian (misal: judul dan subyek).
Arsip Digital
Arsip dibedakan dengan data perpustakaan dalam beberapa cara, secara tradisional arsip
didefinisikan sebagai :
Mengandung sumber utama dari informasi (biasa nya surat dan kertas kerja yang dihasilkan
oleh individu atau organisasi), dibandingkan dengan sumber skunder yang ditemukan
diperpustakaan (buku, dsb).
Memiliki konten yang terorganisir berdasarkan group di banding dengan data individual.
Dimana buku di perpustakaan di katalog kan berdasarkan individu. Item di arsip akan di
group kan berdasarkan group (individu atau organisasi yang membuatnya)
Memiliki isi yang unik, dimana buku yang sama bisa ditemukan diberbagai mcam
perpustakaan, salinan pada arsip biasa nya hanya satu-satunya dan tidak dapat ditemukan
dilokasi lain kecuali, tempat dimana arsip tersebut diletakan.
Teknologi yang digunakan untuk membuat perpustakaan digital telah menjadi lebih revolusioner
setelah meruntuhkan definisi kedua dan ketiga dari aturan umum di atas, penggunaan mesin pencari
(search engine) , pengenalan karakter optik, dan metadata memunginkan salinan digital dari item
individu (seperti surat) untuk bisa di katalog kan, dan kemampuannya untuk mengkases secara
remotesalinan digital, telah menghilangkan keperluan dari kebutuhan fisik ke arsip tertentu, ke satu
pencarian salinan secara khusus.
Trend Layanan berbasis Teknologi Informasi di Perpustakaan
Layanan di perpustakaan ideal nya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan akurat, ini berarti
orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi
perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan
pengguna sebagai salah satu faktor penting yang mempengaruhi kebijakan pada suatu perpustakaan,
kesan kaku pelayanan diperpustakaan harus dieliminir sehingga perpustakaan berkesan lebih
manusiawi.
Layanan diperpustakaan secara teknis terbagi kedalam 3 kategori
1. Layanan Teknis, layanan ini biasanya berupa pengadaan dan pengolahan bahan pustaka,
serta menginformasikan bahan pustaka yang telah diolah, serta ketersediaan berbagai
fasilitas penunjang lainnya.
2. Layanan Pemakai,
biasanya layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna
perpustakaan yaitu: Sirkulasi, Skirpsi, Referensi, Reserve, OPAC, Internet, Multi Media dan
lain sebagainya
Layanan Administrasi, layanan administrasi terdiri dari dua kategori, yaitu layanan untuk administrasi
perpustakaan/staf perpustakaan dan administrasi untuk pengguna perpustakaan, jenis layanan biasa
nya berupa surat menyurat dan pengarsipan dokumen.
Beberapa aplikasi mulai melengkapi jenis layanan dari perpustakaan, jenis dan layanan yang berbasis
teknologi informasi di perpustakaan biasanya didasarkan pada model dan prosedur manual yang
telah ada sebelumnya. Pengunaan teknologi informasi di perpustakaan pada akhirnya sangat
menunjang layanan perpustakaan itu sendiri, antara lain mempercepat waktu untuk mendapatkan
koleksi atau pun layanan sirkulasi yang lebih cepat dan akurat. Beberapa titik layanan perpustakaan
yang mulai menggunakan perangkat TI antara lain :
1. OPAC Merupakan singkatan dari Online Public Access Catalog, OPAC adalah katalog
elektronik yang biasa digunakan oleh pengguna untuk mengetahui keberadaan suatu koleksi
2. Sirkulasi, Biasanya berupa proses peminjaman, perpanjangan dan pengembalian koleksi
perpustakaan serta pembayaran denda keterlambatan
3. Pengadaan/Pengolahan bahan koleksi Proses in out dan edit data koleksi perpustakaan
biasanya dilakukan di bagian pengadaan dan pengolahan, pada sebuah sistem informasi
perpustakaan yang menggunakan perangkan personal computer biasanya proses ini
dilakukan secara lektronik
4. Digital Library, Digital Library atau perpustakaan digital adalah perpustakaan yang
menyediakan layanan penelusuran data full text atau secara utuh akan tetapi dalam bentuk
format elektonik.
5. Administrasi, Pendaftaran dan surat bebas perpustakaan
6. Internet, Layanan ini dibutuhkan oleh pengguna untuk mencari informasi mengenai berbagai
subjek ilmu pengetahuan yang dibutuhkannya
7. Hot Spot, Hot Spot ini berarti menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan
yang terbatas, sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot
perpustakaan menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pengguna dari
Laptop/Note Book yang biasa dibawa oleh pengguna, dengan sarat memiliki LAN Card
Wireless.
Menyimak bahwa teknologi informasi mulai merambah perpustakaan, perpustakaan juga harus
senantiasa mampu mengantisipasi berbagai perkebangan jaman, terutama penggunaan teknologi
informasi, berbagai perangkat penunjangnya, termasuk juga antisipasi akan penggunaan berbagai
alat/mesin yang mungkin digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Oleh karena nya berbagai fasilitas untuk menunjang proses akselerasi tansfer ilmu pengetahuan di
perpustakaan harus disediakan dan dapat dipergunakan oleh penggunaLayanan pendukung lainnya
juga harus senantiasa menjadi pertimbangan untuk mendudukan pengguna sebagai subjek dari
layanan perpustakaan, kebanyakan dari Pustakawan sebenarnya hanya berorientasi melaksanakan
pekerjaan saja ketika melayani pengguna sehingga tidak muncul inisiatif-inisiatif untuk memperbaiki
layanan di perpustakaan.
Ketakutan akan suatu proses atau hal yang baru seharusnya menjadi pemicu pustakawan untuk
dapat lebih mengoptimalkan pelayanan, bukan takut akan perubahan itu sendiri. Inisiatif jelas
dibutuhkan untuk memperbaiki layanan, inisiatif itu sendiri sebenarnya bisa datang dari siapa saja,
tapi pada praktisnya banyak inisiatif yang tidak dapat dijalankan karena pengaruh ego.
Teknologi Informasi merambah hampir ke semua sektor kehidupan, teknologi ini mengubah cara kita
memperoleh sumber-sumber informasi menjadi lebih cepat, akurat dan yang lebih penting lagi
menyediakan banyak sumber informasi yang bisa di akses secara real time, dimana informasiinformasi itu pada akhirnya
berkontribusi besar pada keefektifan proses belajar atau pun
penambahan pengetahuan
Revolusi Teknologi Informasi di Perpustakaan
Teknologi ini pada akhirnya diterapakan juga di perpustakaan-perpustakaan, aplikasi dari sumber
informasi elektronik telah merubah fungsi perpustakaan dari manual ke digital di seluruh belahan
dunia. Revolusi teknologi informasi di perpustakaan tidak hanya merambah pada penyediaan kataog
elektronik, tapi juga pada berbagai macam variasi layanan berbasis elektonik lainnya, seperti
indexes, basis data, CD-ROM, Internet,atau bebagai macam buku elektronik, jurnal, surat kabar
bahkan koleksi manuskrip dari perpustakaan yang lain.
Perpustakaan Tradisional menggunakan media konvensional seperti kartu, microfilm atau pun
kumpulan cuplikan artikel untuk menyimpan material informasi, proses ini membutuhkan waktu
pengerjaan yang cukup lama, dengan biaya uang tidak sedikit, yang menjadi permasalahan
kemudian, akses pada sumber-sumber informasi tersebut sangatlah terbatas, jika anda
memerlukannya maka harus mengunjungi gedung perpustakaan yang bersangkutan. Teknologi
informasi dan komputer membawa terobosan baru dimana sumber-sumber informasi menjadi tidak
terbatas, dan dapat di akses kapan saja, apa yang harus di tempuh selanjutnya adalah sebuah proses
yang menstandarisasi kegiatan tersebut, dengan mengadopsi standar-standar yang telah ada
sebelumnya.
Teknologi Informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apa pun yang membantu
manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan
informasi 1. Teknologi Informasi menyatukan komputasi dan komunikasi berkecapatan tinggi untuk
data, suara, video atau pun gabungan antara ketiga nya secara bersamaan, penggunaan teknologi
informasi bukan hanya menggunakan media komputer saja, tapui juga telepon, TV, telepon genggam,
hingga peralatan rumah tangga lainnya.
1 William/Sawyer: Using Information Technology Edisi 7 Hlm. 4 Penerbit: Andi, Yogyakarta, 2007
Terdapat dua komponen utama teknologi yang biasa digunakan untuk teknologi informasi, yaitu
teknologi komputer dan teknologi komunikasi.
Teknologi Komputer
Komputer (computer) diambil dari bahasa latin yaitu to compute, yang berarti
menghitung, kata komputer awal nya digunakan untuk identitas pekerjaan seseorang
yang pekerjaan nya melakukan perhitungan matematika, baik itu dengan
menggunakan atau pun tanpa alat bantu, namun demikian pada akhirnya komputer
(conputer) menjadi identik dengan mesin yang biasa digunakan untuk menghitung
Komputer adalah mesin yang bisa digunakan untuk membantu pekerjaan sehari-hari
terutama yang berhubungan dengan data, memiliki kemampuan untuk bisa di
program dan menjalankan beberapa perintah sekaligus secara bersamaan, dimana
berbagai macam data itu pada nantinya di olah dan dimanipulasi menjadi sebuah
bentuk informasi yang dapat kita manfaatkan.
Teknologi Komunikasi
Biasa juga disebut dengan teknologi telekomunikasi, terdiri dari sistem pemancar,
penerima, dan peralatan untuk memodulasikan sinyal untuk dapat berkomunikasi
pada jarak yang jauh. Contoh yang sering kita lihat dan gunakan antara lain radio,
telepon, dan televisi, seiring dengan perkembangan jaman, pada akhirnya ditemukan
teknologi komunikasi yang bisa digunakan oleh komputer, biasa juga disebut dengan
jaringan komputer. Jaringan komputer sendiri merupakan sistem komunikasi yang
dapat menghubungkan dua komputer atau lebih, dalam skala yang lebih besar biasa
juga disebut dengan internet.
Teknologi Informasi yang banyak digunakan biasa nya merupakan gabungan dari teknologi komputer
dan komunikasi, jaringan komputer merupakan salah satu bentuknya, jaringan komputer
memungkinkan kita untuk dapat saling menggunakan source (sumber) secara bersama-sama dalam
waktu yang sama pula, pada dasarnya penggunaan jaringan komputer di tujukan untuk sebuah
sistem client-server dimana dalam satu jaringan setiap komputer yang terhubung memiliki peran
masing-masing sesuai dengan fungsi nya, oleh karena nya di perlukan pengaturan sistem yang
memungkinkan untuk dapat menjalankan program dalam sebuah server dan dapat pula dijalankan di
masing-masing client dengan tidak melebihi kewenanangan yang diberikan.
Sistem client-server memungkinkan penggunaan sistem operasi yang berbeda pada tiap-tiap client,
atau pun antara client dan server , akan tetapi harus ada serangkaian aturan yang memungkinkan
server
untuk dapat menyediakan layanan yang dapat di akses oleh client, meskipun berbeda
platform sistem operasi, pada skala yang lebih besar fasilitas internet dapat digunakan untuk bisa
mengkomunikasi kan komputer server
dan
client meskipun berada pada jarak yang jauh,
penggunaan program berbasis web menjadi salah satu solusi permasalahan, mengenai bagaimana
cara berkomunikasi antara client dan server dengan memanfaatkan penggunaan teknologi internet.
Preservasi dari Informasi elektronik
Perpustakaan bertanggung jawab untuk memelihara informasi elektronik seperti hal nya pada
material cetak dan format lainnya, prioritas harus diberikan pada produk lokal dan sumber yang
unik, yang sangat berharga, dan tidak mungkin digantikan melalu pengertian komersial biasa.
Perhatian khusus harus diberikan pada informasi elektronik pada pengembangan perencanaan
preservasi untuk perpustakaan. Sumber-sumber elektronik di definiskan sebagai pekerjaan yang di
kode ulang, dan menjadikannya tersedia untuk di akses dengan mengggunakan perangkat komputer.
Kedua nya termasuk data online dan data elektronik dalam bentuk fisik, seperti CD-ROM.
Permintaan pada sumber elektronik online atau pun yang berbentuk fisik, akan disediakan oleh apa
yang perpustakaan terima, melalui berbagai macam proses akuisisi atau melalui kontrak resmi, lisensi
dan perjanjian lainnya dari penyediaan sumber-sumber elektronik.
Akses ke Sumber-sumber elektronik
Sumber-sumber elektronik bisa di sediakan melalui berbagai macam mekanisme tergantung dari
bagaimana cara kerja dan perangkat apa yang disediakan, didasarkan pada kebutuhan yang akan
digunakan oleh perpustakaan, antara lain :
1. Single Workstation
Penggunaan akan terbatas pada komunitas pengguna yang sedikit/khusus
Kemampuan pencarian/pemulihan mungkin membutuhkan bantuan
dari
staf/pustakawan
Ruang hanya tersedia di tempat-tempat tertentu
2. LAN Perpustakaan
Program/produk digunakan oleh pengguna secara bersamaan
Lisensi memperbolehkan akses secara remote dari komputer lain
Keamanan di perlukan untuk pengaksesan dan tempat media penyimpanan program
3. Sistem remote atau pun gateway (didasarkan pada kontrak)
Akses terbatas pada gateway (contoh nya : junal berbayar)
Gateway menyediakan akses yang paling efisien untuk mengurangi komputer dan
bantuan staf untuk dapat mengakses dan mengolah sumber-sumber informasi,
karena pemeliharan sistem tidak dilakukan secara lokal (oleh penyedia layanan).
Koleksi Virtual di Perpustakaan Digital
Kegiatan penyebaran informasi yang dilakukan oleh perpustakaan yang dilakukan secara manual
pada akhirnya dirasakan cukup menyita waktu dan tenaga, Salah satu solusi untuk mengatasi
permasalahan diatas adalah dengan membangun sebuah perpustakaan digital. Perpustakaan Digital
adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses
obyek informasi tesebut melalui perangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat mempermudah
pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam
format digital
Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah
bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu
penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia informasi, mau tidak mau harus
memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini
Beberapa pertimbangan dalam merencanakan sebuah proses digitalisasi di perpustakaan :
a. Idealnya dibangun sesuai dengan karakteristik perpustakaan yang bersangkutan, dan
pengguna sebagai subyek dari proses digitalisai.
b. Proses sistem, yang dapat dengan mudah diadaptasikan kepada karyawan/staf
perpustakaan.
c. Teknologi, baik itu teknologi perangkat keras, mau pun teknologi pembangun perangkat
lunak yang digunakan nantinya.
d. Standarisai materi digitalisasi perpustakaan
e. Daya guna dan tepat guna
f.
Ketersediaan dana
Manfaat Implementasi Digital Library
Adapun tujuan utama implementasi perpustakaan digital sebagai berikut :
a. Mempermudah pengaturan dan penyimpanan dokumen/data Karya Ilmiah, skripsi , tesis ,
disertasi, e-book, hasil penelitian dan lain sebagainya
b. Menyediakan akses bebas dan terbatas atas sumber-sumber pengetahuan
c. Peningkatan produktifitas, melalui Digitalisasi perpustakaan, waktu perjalanan pengguna
mencari full text koleksi dapat direduksi sehingga produktifitas pengguna tidak akan hilang
karena kegiatan perjalanan yang dilakukannya
d. Efisiensi, proses pencarian koleksi dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, selain itu
juga tidak memerlukan penggunaan ruangan yang luas
e. Bagi pegawai/staf perpustakaan hal ini merupakan sebuah inovasi yang dapat meningkatkan
nilai tambah bagi perpustakaan, dan nilai kompetensi bagi karyawan perpustakaan
Ketika perpustakaan tradisional berevolusi untuk menyediakan layanan untuk membuat konten nya
dapat di akses lebih banyak untuk pengguna, perpustakaan digital yang efektif mengembangkan
berbagai macam layanan untuk membantu pengguna menemukan, memahami, dah menggunakan
berbagai macam konten yang tersedia. Dalam bentuk nya yang digital, perpustakaan memiliki potensi
untuk tidak hanya meniru layanan yang disediakan oleh
perpustakaan tradisional,
tapi juga
memperbaiki, dan memperluasnya dengan memanfaatkan berbagai macam perangkat.
Salah satu area layanan yang dapat di perluas oleh perpustakaan digital adalah dengan cara
mengintegrasikan dan menyeleksi kontribusi pengguna.
Perpustakaan digital memperbolehkan
kontibusi pengguna dalam hal pengiriman sumber-sumber koleksi elektronik yang membutuhkan
pemasukan data dan prosedur verifikasi seleksi kiriman dari pengguna. Kontribusi ini dapat
meningkatkan nilai dan jumlah dari koleksi perpustakaan digital secara cepat.
Fasilitas browsing dan pencarian memungkinkan pengguna untuk menemukan sumber informasi di
dasarkan pada fitur seperti judul, penulis, subyek, atau pun kata kunci, tapi seiring perkembangan
perpustakaan digital, menemukan sumber infornmasi secara spesifik di perpustakaan digital yang
berkembang akan menjadi lebih sulit, karena banyak nya subyek atau pun kata kunci yang saling
bertautan.
Perpustakaan yang memiliki koleksi virtual, dapat membatu pengguna nya dalam beberapa cara,
antara lain adalah dengan menyediakan fasilitas pencarian sederhana, bagi pengguna yang memiliki
kesulitan menggunakan fasilitas pencarian, dan fasilitas pencarian kompleks, yang menggabungkan
beberapa kata yang menjadi kunci pencarian (misal: judul dan subyek).
Arsip Digital
Arsip dibedakan dengan data perpustakaan dalam beberapa cara, secara tradisional arsip
didefinisikan sebagai :
Mengandung sumber utama dari informasi (biasa nya surat dan kertas kerja yang dihasilkan
oleh individu atau organisasi), dibandingkan dengan sumber skunder yang ditemukan
diperpustakaan (buku, dsb).
Memiliki konten yang terorganisir berdasarkan group di banding dengan data individual.
Dimana buku di perpustakaan di katalog kan berdasarkan individu. Item di arsip akan di
group kan berdasarkan group (individu atau organisasi yang membuatnya)
Memiliki isi yang unik, dimana buku yang sama bisa ditemukan diberbagai mcam
perpustakaan, salinan pada arsip biasa nya hanya satu-satunya dan tidak dapat ditemukan
dilokasi lain kecuali, tempat dimana arsip tersebut diletakan.
Teknologi yang digunakan untuk membuat perpustakaan digital telah menjadi lebih revolusioner
setelah meruntuhkan definisi kedua dan ketiga dari aturan umum di atas, penggunaan mesin pencari
(search engine) , pengenalan karakter optik, dan metadata memunginkan salinan digital dari item
individu (seperti surat) untuk bisa di katalog kan, dan kemampuannya untuk mengkases secara
remotesalinan digital, telah menghilangkan keperluan dari kebutuhan fisik ke arsip tertentu, ke satu
pencarian salinan secara khusus.
Trend Layanan berbasis Teknologi Informasi di Perpustakaan
Layanan di perpustakaan ideal nya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan akurat, ini berarti
orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi
perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan
pengguna sebagai salah satu faktor penting yang mempengaruhi kebijakan pada suatu perpustakaan,
kesan kaku pelayanan diperpustakaan harus dieliminir sehingga perpustakaan berkesan lebih
manusiawi.
Layanan diperpustakaan secara teknis terbagi kedalam 3 kategori
1. Layanan Teknis, layanan ini biasanya berupa pengadaan dan pengolahan bahan pustaka,
serta menginformasikan bahan pustaka yang telah diolah, serta ketersediaan berbagai
fasilitas penunjang lainnya.
2. Layanan Pemakai,
biasanya layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna
perpustakaan yaitu: Sirkulasi, Skirpsi, Referensi, Reserve, OPAC, Internet, Multi Media dan
lain sebagainya
Layanan Administrasi, layanan administrasi terdiri dari dua kategori, yaitu layanan untuk administrasi
perpustakaan/staf perpustakaan dan administrasi untuk pengguna perpustakaan, jenis layanan biasa
nya berupa surat menyurat dan pengarsipan dokumen.
Beberapa aplikasi mulai melengkapi jenis layanan dari perpustakaan, jenis dan layanan yang berbasis
teknologi informasi di perpustakaan biasanya didasarkan pada model dan prosedur manual yang
telah ada sebelumnya. Pengunaan teknologi informasi di perpustakaan pada akhirnya sangat
menunjang layanan perpustakaan itu sendiri, antara lain mempercepat waktu untuk mendapatkan
koleksi atau pun layanan sirkulasi yang lebih cepat dan akurat. Beberapa titik layanan perpustakaan
yang mulai menggunakan perangkat TI antara lain :
1. OPAC Merupakan singkatan dari Online Public Access Catalog, OPAC adalah katalog
elektronik yang biasa digunakan oleh pengguna untuk mengetahui keberadaan suatu koleksi
2. Sirkulasi, Biasanya berupa proses peminjaman, perpanjangan dan pengembalian koleksi
perpustakaan serta pembayaran denda keterlambatan
3. Pengadaan/Pengolahan bahan koleksi Proses in out dan edit data koleksi perpustakaan
biasanya dilakukan di bagian pengadaan dan pengolahan, pada sebuah sistem informasi
perpustakaan yang menggunakan perangkan personal computer biasanya proses ini
dilakukan secara lektronik
4. Digital Library, Digital Library atau perpustakaan digital adalah perpustakaan yang
menyediakan layanan penelusuran data full text atau secara utuh akan tetapi dalam bentuk
format elektonik.
5. Administrasi, Pendaftaran dan surat bebas perpustakaan
6. Internet, Layanan ini dibutuhkan oleh pengguna untuk mencari informasi mengenai berbagai
subjek ilmu pengetahuan yang dibutuhkannya
7. Hot Spot, Hot Spot ini berarti menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan
yang terbatas, sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot
perpustakaan menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pengguna dari
Laptop/Note Book yang biasa dibawa oleh pengguna, dengan sarat memiliki LAN Card
Wireless.
Menyimak bahwa teknologi informasi mulai merambah perpustakaan, perpustakaan juga harus
senantiasa mampu mengantisipasi berbagai perkebangan jaman, terutama penggunaan teknologi
informasi, berbagai perangkat penunjangnya, termasuk juga antisipasi akan penggunaan berbagai
alat/mesin yang mungkin digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Oleh karena nya berbagai fasilitas untuk menunjang proses akselerasi tansfer ilmu pengetahuan di
perpustakaan harus disediakan dan dapat dipergunakan oleh penggunaLayanan pendukung lainnya
juga harus senantiasa menjadi pertimbangan untuk mendudukan pengguna sebagai subjek dari
layanan perpustakaan, kebanyakan dari Pustakawan sebenarnya hanya berorientasi melaksanakan
pekerjaan saja ketika melayani pengguna sehingga tidak muncul inisiatif-inisiatif untuk memperbaiki
layanan di perpustakaan.
Ketakutan akan suatu proses atau hal yang baru seharusnya menjadi pemicu pustakawan untuk
dapat lebih mengoptimalkan pelayanan, bukan takut akan perubahan itu sendiri. Inisiatif jelas
dibutuhkan untuk memperbaiki layanan, inisiatif itu sendiri sebenarnya bisa datang dari siapa saja,
tapi pada praktisnya banyak inisiatif yang tidak dapat dijalankan karena pengaruh ego.