Penerapan Time Management Pada Proyek Pe
PAPER
Penerapan Time Management Pada Proyek Pengembangan Perangkat
Lunak Yang Menggunakan Metode Pengembangan Waterfall
Echo Wahana Marciano Simanjuntak
NIM : 1222402404
Program Pascasarjana Ilmu Komputer
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA JENJANG S2
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA
2013
BAB I
PENDAHULUAN
Salah satu dari beberapa hal yang diperhitungkan jika mengerjakan sebuah proyek adalah waktu. Waktu
merupakan alat ukuran dan penentu kegiatan mana yang sangat penting untuk dilaksanakan dan kegiatan mana
yang dapat dikerjakan kemudian. Waktu merupakan sumber daya yang tidak dapat kita beli dan tidak dapat
dikembalikan ketika sudah terpakai. Oleh karena itu, kita harus dapat mempergunakan waktu sebaik mungkin
sehingga proyek yang kita kerjakan tidak terganjal masalah dan dapat diselesaikan dengan tepat waktu.
Salah satu jenis bidang usaha yang semakin mengalami kenaikan setiap tahunnya di Indonesia
merupakan
usaha
pengembangan
perangkat
lunak,
menurut
laman
ilmu
komputer
(http://ilmukomputer.org/2012/05/31/masih-tentang-industri-software-lokal/), jumlah software house atau
independent software vendor (ISV) di Indonesia pada tahun 2006 tercatat sekitar 250, dan terus berkembang
hingga mencapai 500 di tahun 2010. Sedangkan jumlah pengembang profesional pada tahun tersebut tercatat
56.500 dan terus berkembang hingga 71.600 sampai tahun 2008. Sungguh merupakan perkembangan yang
termasuk pesat jika kita lihat dari data diatas sehingga dapat kita tarik kesimpulan bahwa proyek pengembangan
perangkat lunak merupakan proyek yang cukup banyak dikerjakan di Indonesia.
Dikarenakan proyek pengembangan perangkat lunak juga tidak terlepas dari batasan waktu didalamnya,
sehingga pengetahuan dan penerapan Time Management dalam proyek jenis ini termasuk suatu hal yang
penting untuk dikaji. Penerapan Time Management dalam proyek pengembangan perangkat lunak akan
membantu pengembang dalam mengerjakan proyek tersebut secara baik dan sesuai dengan batasan waktu yang
diberikan, selain itu pengembang juga dapat memperkirakan apakah suatu proyek dapat dikerjakan atau tidak
berdasarkan perkiraan perhitungan waktu yang dapat diketahui dengan menerapkan Time Management pada
proyek tersebut.
Menyangkut pengembangan software dengan menggunakan metode waterfall, kita akan melihat
kemudian apakah metode pengembangan ini akan mempengaruhi bentuk dari masing-masing tahapan dalam
menerapkan time management pada sebuah proyek sehingga akan kelihatan ciri khas proyek pengembangan
perangkat lunak dengan menggunakan metode waterfall ketika diterapkan pada langkah-langkah yang ada pada
time management.
1
Tujuan Penelitian
Tujuan dari adanya penelitian ini adalah :
•
Menerapkan Time Management untuk menyusun jadwal dalam sebuah proyek pengembangan perangkat
lunak dengan metode pengembangan waterfall
•
Menerapkan Time Management untuk mengetahui kelayakan sebuah proyek pengembangan perangkat
lunak
Hasil yang ingin didapat dari tulisan ini adalah :
•
Penjadwalan pengerjaan proyek yang baik dan benar
•
Mengetahui kelayakan sebuah proyek dilihat dari Time Management
Rumusan Permasalahan
Seperti dalam kebanyakan pengerjaan proyek, waktu merupakan hal yang penting dan tidak bisa
dikembalikan ketika sudah dipergunakan. Oleh karena itu, perlu suatu management yang baik menyangkut
penggunaan waktu. Kegagalan proyek pengembangan perangkat lunak salah satunya juga disebabkan gagalnya
pihak pengembang dalam mengantisipasi dan mengelola waktu dengan baik sehingga kebutuhan akan
penerapan Time Management dalam proyek ini merupakan hal yang sangat perlu untuk dilakukan. Dengan
diterapkannya management waktu ini, kita dapat melakukan penjadwalan dengan baik pada suatu proyek
sehingga kemungkinan proyek tidak selesai tepat waktu dapat diminimalisir, kemudian kita dapat mengukur
apakah proyek tersebut dapat diselesaikan dalam batasan waktu tertentu atau tidak. Hal lain yang ingin
diketahui adalah apakah sebuah metode yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek akan mempengaruhi
bentuk dari hasil perencanaan time management yang akan digunakan pada proyek tersebut.
Hipotesis
Pertanyaan yang muncul dalam riset ini adalah apakah sebuah metode penyelesaian proyek
pengembangan perangkat lunak akan mempengaruhi bentuk dari hasil rancangan time management yang
dihasilkan nantinya. Hasil dari perancangan ini nantinya harus memberikan pandangan terhadap team yang
terlibat dalam development untuk dapat mengerti dan mewaspadai hal-hal penting yang dihasilkan dari langkah
demi langkah perencanaan penerapan time management pada proyek tersebut. Pertanyaan berikutnya yang
muncul adalah mungkinkah penerapan time management dalam proyek pengembangan perangkat lunak akan
membantu proyek selesai tepat waktu sehingga kegagalan dalam pengerjaan proyek pengembangan perangkat
2
lunak dapat diminimalisir nantinya. Harapannya adalah, agar Time Management dapat memberi solusi dalam
kesuksesan proyek pengembangan perangkat lunak.
Tujuan Pembelajaran
Keuntungan dari mempelajari Time Management pada Proyek pengembangan Perangkat Lunak adalah :
1. Mendapatkan pemahaman mengenai hubungan antara Time Management dan proyek pengembangan
perangkat lunak dengan metode pengembangan waterfall.
2. Mendapatkan pemahaman mengenai bagaimana cara mengestimasi kelayakan proyek ditinjau dari segi Time
Management.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dari penulisan ini adalah ingin menerapkan Time Management pada proyek
pengembangan perangkat lunak dengan metode pengembangan waterfall dan bagaimana mengestimasi
kelayakan sebuah proyek untuk dikerjakan jika dibandingkan dengan jumlah waktu yang diperoleh dari
langkah-langkah yang ada dalam time management. Hasil dari penelitian diharapkan dapat memberikan
kesimpulan apakah metode pengerjaan sebuah proyek dapat mempengaruhi bentuk dari hasil perencanaan
penerapan time management atau tidak. Hal ini dianggap perlu untuk memberikan pemahaman dan pandangan
mengenai bagaimana status proyek kedepannya, bagian-bagian mana yang harus diwaspadai atau dikontrol
secara ketat dari sisi time management sehingga kesuksesan proyek kedepannya dipastikan lebih besar daripada
kemungkinan kegagalannya.
Untuk contoh proyek yang diteliti, penulis memilih menggunakan proyek pengembangan perangkat
lunak Customer Response System dimana tujuan utama dari aplikasi ini adalah untuk mencatat hal-hal yang
menjadi keluhan ataupun pertanyaan dari pelanggan untuk kemudian bisa diakses oleh bagian/departement yang
bersangkutan nantinya. Untuk alur dari aplikasi itu sendiri, akan kita lihat pada diagram berikut ini.
3
Berdasarkan gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa ketika customer melakukan complain/bertanya
melalui berbagai media, maka complaint ataupun pertanyaan tersebut akan diterima oleh agent yang bertugas,
agent kemudian akan mengakses aplikasi untuk menyimpan ataupun melihat data dimana data tersebut
disimpan didalam sebuah database. Keluaran/output dari system itu sendiri merupakan data yang kemudian
didistribusikan ke masing-masing agent untuk kemudian di follow up oleh agent yang bertugas tersebut.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Time Management untuk hasil yang lebih efektif
Menurut Joseph Philips (http://www.projectsmart.co.uk/managing-the-project-time.html) ada beberapa faktor
yang bisa menghancurkan jadwal yakni:
1. Kendala.
Kendala adalah segala sesuatu yang membatasi pilihan proyek.
2. Asumsi.
Kita semua tahu apa yang terjadi ketika kita membuat asumsi. Sebagai contoh, kita mengasumsikan
bahwa vendor jujur ketika mengatakan bahwa server baru akan disampaikan pada 1 Oktober. Kita berasumsi
bahwa klien sedang menggunakan Windows 95 atau lebih baik, bukan OS / 2. Kita mengasumsikan bahwa kita
bisa memiliki akses ke tempat kerja 24/7, bukan hanya selama jam kerja. Jika kita tidak memikirkan dan
membahas berbagi asumsi ini, itu akan menjadi masalah.
3. Tersedia sumber daya.
Pernahkah Anda menghitung bahwa Anda akan membutuhkan empat network engineer untuk menarik
dan menginstal kabel, dan menemukan bahwa Anda hanya memiliki dua network engineer untuk proyek Anda?
Jika sumber daya yang diperlukan tidak tersedia, proyek Anda tidak akan berjalan maksimal.
4. Hukum Diminishing Returns.
Hukum Diminishing Returns mengontrol hasil terhadap jumlah tenaga kerja yang tersedia. Misalkan
kita memiliki kegiatan yang akan mengambil 40 jam dengan dua network engineer yang ditugaskan. Jika kita
menambahkan dua network engineer lebih dalam kegiatan, kita bisa menyelesaikan pekerjaan dalam 20 jam?
Mungkin. Jika kita menambahkan 40 insinyur jaringan untuk kegiatan, bisa kita selesaikan dalam beberapa
menit? Tidak mungkin. Selain itu, tidak semua kegiatan usaha perlu dorongan lebih, banyak yang sudah
ditetapkan jangka waktunya.
4
5. Hukum Parkinson.
Hukum Parkinson menyatakan pekerjaan diperluas untuk mengisi jumlah waktu yang dialokasikan.
Bayangkan bahwa kita mengatakan kegiatan akan memakan waktu 40 jam untuk diselesaikan, meskipun ia tahu
ia bisa menyelesaikan pekerjaan hanya dalam dua belas jam. Dia menambahkan untuk memperhitungkan
kesalahan potensial, masalah yang mungkin ditemui. Ajaibnya, tugas akan menghabiskan waktu 40 jam yang
diberikan.
6. Risiko.
Risiko bisnis dapat dari upside atau downside, meskipun kita biasanya berpikir tentang risiko dengan
downside. Kebanyakan risiko yang datang memiliki potensi untuk menunda pekerjaan proyek, menambahkan
aktivitas, dan dalam beberapa kasus mengharuskan kita untuk mengibarkan bendera putih tanda menyerah.
2.2 Project Time Management
Project Time Management meliputi proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tepat pada
waktunya. Menurut Mohamed Elhasri (http://www.slideshare.net/m_elashri/project-time-management) Project
Time Management meliputi proses berikut:
1. Activity Definition
Proses Activity Definition akan mengidentifikasi kiriman pada tingkat terendah dalam struktur rincian
kerja, yang disebut paket pekerjaan. Proyek paket pekerjaan yang direncanakan menjadi komponen yang lebih
kecil yang disebut jadwal kegiatan untuk memberikan dasar untuk memperkirakan, penjadwalan, melaksanakan,
dan memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek. Implisit dalam proses ini adalah mendefinisikan dan
merencanakan jadwal kegiatan sedemikian rupa sehingga tujuan proyek akan dipenuhi.
2. Activity Sequencing
Activity Sequencing melibatkan, mengidentifikasi, dan mendokumentasikan hubungan logis antara
kegiatan jadwal.
3. Activity Resource Estimating
Memperkirakan sumber daya dalam jadwal aktivitas dimana melibatkan untuk menentukan apakah
sumber daya (orang, peralatan, atau materi) yang diperlukan dan apakah jumlah atau sumber daya masingmasing akan digunakan, dan kapan masing-masing sumber daya akan tersedia untuk melakukan kegiatan
proyek.
4. Activity Duration Estimating
5
Activity Duration Estimating memperkirakan dan mensyaratkan bahwa jumlah usaha kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan jadwal diperkirakan, jumlah sumber daya diasumsikan,
memperkirakan jadwal yang akan diterapkan untuk menyelesaikan kegiatan, dan jumlah periode kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang dijadwalkan ditentukan.
5. Schedule Development
Jadwal pengembangan proyek, proses berulang-ulang, menentukan awal perencanaan dan tanggal
penyelesaian kegiatan proyek. Pengembangan jadwal mengharuskan perhitungan durasi dan perkiraan sumber
daya yang ditinjau dan direvisi untuk membuat jadwal proyek yang disetujui dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
6. Schedule Control
Pengendalian jadwal berkaitan dengan penentuan status jadwal proyek, yang mempengaruhi faktorfaktor yang menciptakan perubahan jadwal.
Berdasarkan jurnal Management development and manager's use of their time yang ditulis oleh Titus
Oshagbemi, untuk mengetahui bagaimana seorang manager menghabiskan waktu dalam sebuah proyek, kita
dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung merupakan
pendekatan yang lebih populer. Intinya, pendekatan ini meminta manager untuk memperkirakan waktu yang
dihabiskannya pada berbagai aktivitas. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan questionnaire
administration atau melalui interview pada manager tersebut. Keuntungan dari model seperti ini adalah
kecepatan dan kemudahan dalam menganalisis, sedangkan kelemahannya adalah reliabilitas dan validitasnya
yang terkadang meragukan.
Sedangkan untuk metode langsung adalah dengan menggunakan diary methodology ataupun structured
observation. Diary methodology adalah kegiatan dimana si peneliti mendesain sebuah diary sederhana dimana
nantinya akan diisi oleh si manager dengan kegiatan hariannya. Setelah diary diisi, maka si peneliti
menganalisis waktu yang dialokasikan untuk aktivitas yang berbeda, dimana tempatnya, dengan siapa dan
sebagainya. Sedangkan observation methodology, si peneliti berada bersama dengan si manager pada aktivitas
pekerjaan yang dilakukan dan mencatat bagaimana manager mengalokasikan waktu untuk aktivitas yang
berbeda-beda.
Berkaitan dengan bagaimana metode untuk mengestimasi waktu, terdapat beberapa metode yaitu
Bottom-up Estimating, Top-Down Estimating, Comparative Estimating, Parametric Estimating dan Three-Point
Estimating. Untuk penelitian ini nantinya akan menggunakan metode Bottom-up Estimating dan Comparative
Estimating. Bottom-Up Estimating sendiri memungkinkan kita untuk membuat estimasi terhadap sebuah proyek
6
secara keseluruhan. Untuk menganalisanya, maka perlu dilakukan pemecahan terhadap task/activity yang lebih
besar menjadi lebih mendetail. Kemudian kita tinggal mengestimasi masing-masing waktu yang dibutuhkan
oleh task tersebut dan kemudian mentotalnya untuk mendapatkan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan
task utama tersebut. Sedangkan Comparative Estimating merupakan metode membandingkan jenis pekerjaan
yang hampir sama yang pernah dikerjakan untuk kemudian diambil waktu yang diperoleh dan digunakan dalam
mengestimasi activity pada proyek yang baru.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Untuk melakukan analisis dan mendapatkan data berdasarkan latar belakang masalah yang diajukan
maka penulis melakukan penelitian pada perusahaan dimana penulis bekerja. Perusahaan tempat penulis bekerja
merupakan sebuah software house yang kesehariannya terlibat dalam proses pembuatan software baik untuk
perusahaan lain maupun yang dijadikan produk oleh perusahaan tersebut.
3.2 Metodologi Penelitian
Untuk menemukan hubungan antara keberhasilan proyek pengembangan perangkat lunak dan Time
Management, maka penulis akan melakukan pendekatan research determinatif yaitu dengan mencari pengaruh
yang ditimbulkan oleh penerapan Time Management yang baik dalam suatu proyek dengan keberhasilan dari
proyek itu sendiri.
Dengan ditemukannya pengaruh antara penerapan Time Management dan keberhasilan proyek
pengadaan perangkat lunak, maka akan kelihatan seberapa besar pengaruh yang ditimbulkan Time Management
dalam proses perencanaan proyek dan bagaimana kita dapat menggunakan Time Management dalam
mengestimasi lama pengerjaan dari suatu proyek pengembangan perangkat lunak.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Dasar penelitian yang dilakukan sebagai bahan untuk kelengkapan data dan informasi adalah :
a) Penelitian kepustakaan (library research), yaitu pegumpulan data dengan cara membaca buku melalui
literatur dan buku lain yang bersifat ilmiah yang ada hubungannya dengan materi pembahasan serta
pengumpulan data melalui media lain seperti artikel yang banyak terdapat di Internet yang berhubungan
dengan materi pembahasan.
7
b) Penelitian laporan (filed research), yaitu dilakukan dengan cara mengumpulkan data secara langsung
kepada objek penelitian yaitu pada pimpinan perusahaan/instansi serta karyawan yang bersangkutan
dengan penelitian, melalui teknik :
1. Observasi
Yaitu dengan mengamati secara langsung kondisi pelaksanaan proyek pengembangan perangkat
lunak di kantor penulis.
2. Wawancara
Yaitu dengan mengadakan tanya jawab kepada pihak yang ada
hubungannya
dengan
objek
penelitian, misalnya dengan Project Manager ataupun Pimpinan perusahaan tempat penulis
bekerja.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Seperti yang telah dibahas pada literatur review, bahwa terdapat enam proses pada Time Management, keenam
proses itu adalah Activity definition, Activity sequencing, Activity resource estimating, Activity duration
estimating, Schedule development, Schedule control. Berikut akan kita terapkan masing-masing proses tersebut
pada salah satu proyek pengembangan perangkat lunak.
•
Activity definition
Berikut daftar aktivitas yang dapat di breakdown pada proyek pengembangan perangkat lunak Customer
Response System dan ditampilkan dalam bentuk Work Breakdown Structure.
8
•
Activity Resource Estimating
Pada bagian ini, masing-masing activity yang telah di definisikan akan ditentukan resources yang
digunakan, dalam hal ini adalah jumlah tenaga kerja yang ikut serta dalam menangani proyek Customer
Response System ini nantinya dimana jenis pekerjaan development yang ditampilkan berikut merupakan
jenis pekerjaan yang lebih detail yang di breakdown dari list activity pada diagram WBS diatas. Berikut
estimasi sumber daya tersebut.
no
Nama Pekerjaan
Deskripsi Pekerjaan
Estimasi Resources
1 Getting Requirement
Mengumpulkan data kebutuhan user akan aplikasi CRS yang
akan dibangun.
2 Orang
2 Design
Melakukan design terhadap aplikasi, baik modeling maupun
design form aplikasi
1 Orang
3 Development
Melakukan implementasi design pada tahap sebelumnya
menjadi sebuah aplikasi.
4 Orang
4 System Integration Testing
5 User Acceptance Test
6 Socialization
7 Implementation
1 Orang
Testing yang dilakukan oleh user untuk mengetahui apakah
aplikasi yang dibangun sudah sesuai dengan yang dibutuhkan
user.
Sosialisasi terhadap system yang baru dibangun terhadap
end-user.
Implementasi system tersebut pada perusahaan yang
membutuhkan.
9
1 Orang
1 Orang
2 Orang
•
Activity Sequencing
Aktivitas-aktivitas yang telah didefinisikan diatas kemudian ditentukan hubungannya satu dengan yang lainnya sehingga akan didapat
aktivitas yang bersifat kritikal dan bagaimana hubungan antar aktivitas itu sendiri. Berikut aktivitas diatas akan ditampilkan didalam gantt
chart dan kemudian ditampilkan dalam Critical Path Diagram.
Dikarenakan metode development software Customer Response System menggunakan metode waterfall, sehingga seluruh activities yang
didefinisikan diatas merupakan Critical Path, yang artinya setiap activity harus selesai keseluruhan sebelum akhirnya dapat dilanjutkan ke activity
berikutnya.
•
Activity Duration Estimating
Pada tahap ini, masing-masing activity diestimasikan durasi waktunya. Estimasi durasi ini menggunakan metode Bottom-Up Estimating,
dimana Bottom-Up estimating merupakan metode untuk mengestimasi waktu dengan cara mendetailkan masing-masing task dan kemudian
estimasi waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing detail task tersebut. Setelah mengestimasi waktu dari detail tersebut, kemudian
totalkan jumlah waktu yang diperlukan pada sebuah task berdasarkan detail tersebut.
Berikut akan di breakdown task Development menjadi bagian-bagian detail yang kemudian akan ditentukan durasi pengerjaannya dimana
penentuan durasi ini dilakukan berdasarkan pekerjaan yang mirip yang pernah dikerjakan sebelumnya.
10
No
Waktu
Pengerjaan
Nama Pekerjaan
Form login, Set Role, Change Password page,
1 Forget Password page
2 CRUD Agent
Deskripsi Pekerjaan
Membuat authentikasi dan role pada masing-masing user beserta
modulnya
Modul untuk create, view, dan delete agent
3 List Produk/program admin
Modul untuk create, view, dan delete Produk/program admin
1 Hari
4 List Supervisor
Modul untuk create, view, dan delete supervisor
2 Hari
5 Mapping kode produk CRS & AOL Admin
6 Result Call Admin
7 Result Dial Admin
Modul untuk set kode produk
Modul untuk daftar Result Call
Modul untuk daftar Result Dial
1 Hari
1 Hari
1 Hari
8 ASCII - History Call
2 Hari
10 CRS Follow Up Module
11 Alokasi Agent ACP
Modul untuk set history call
Modul untuk daftar lokasi script dari keterangan seperti keterangan M
Banking Mandiri
Modul keterangan keluhan/pertanyaan customer beserta result follow up
yang diberikan
Modul alokasi penempatan agent di cabang mana saja
12 Master Group Kendaraan
List kendaraan beserta groupnya
2 Hari
13 Master Parameter Renewal
14 Master Premi Renewal
15 CRS - Announcement List
List Pemberitahuan
2 Hari
1 Hari
2 Hari
16 CRS - Branch Complaint List
17 Call center Announcement
List Complain masing-masing cabang
List Pemberitahuan untuk call center
1 Hari
1 Hari
18
19
20
21
22
23
24
25
Daftar Masalah yang sering di complain
Daftar Customer yang masuk Fastrack filtering
Add agenda tele marketing
Form penanganan Data fastrack financing
Form penanganan History fastrack financing
form penanganan hasil call customer
Form keterangan profile customer
Form penambahan ticket customer
2 Hari
4 Hari
1 Hari
4 Hari
4 Hari
4 Hari
4 Hari
4 Hari
9 Knowledge Base List
CRS List Subject Masalah
FastRack Customer List
Telemarketing Agenda
Handling Fastrack financing
Handling Fastrack financing History
Handling Fastrack financing Call customer
Customer Profile
Customer Profile New Ticket
11
3 Hari
1 Hari
2 Hari
3 Hari
2 Hari
26 CCRP Complain list
27 Call center ACC Home Page
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
Auto delegate
Department Form
CCRP User Form
ReDistribute Ticket
Master Knowledge Base CCRP
Master priveledge Menu
Master Complaint Subject Level I
Master Complaint Subject Level II
Master Complaint Subject Level III
Master CCRP Menu
Report Total Complaint per cabang
Report Performance Jumlah Complaint per
39 Cabang
List Complain Customer yang ditangani oleh CCRP
Home Page call center yang berisi announcement dan list performance
pada hari itu
3 Hari
3 Hari
Form untuk index, create dan set Department
Form untuk add CCRP User beserta Edit
Memindahkan ticket dari satu agent ke agent yang lain
Knowledge Base berisi keterangan yang akan dibaca oleh staf CCRP
set akses menu pada masing-masing priveledge
Complaint subject beserta department yang menanganinya
Complaint subject beserta department yang menanganinya
Complaint subject beserta department yang menanganinya
Setting menu dan parent menu beserta filenamenya
Report total komplain per cabang per bulan
2 Hari
2 Hari
3 Hari
2 Hari
2 Hari
2 Hari
1 Hari
1 Hari
2 Hari
3 Hari
4 Hari
Report total performance komplain per cabang per bulan
4 Hari
40 Export Daftar Agent ke Excel
41 Report Input CCRP
42 Report Keluhan Pelanggan by Function
Export keluhan pelanggan ke file excel
3 Hari
2 Hari
3 Hari
43 Report Service Level
Report komplain yang berhasil diselesaikan
3 Hari
44 Report Call In per Day
45 Distribute Bucket new Product
Report telepon yang masuk per hari
Distribusi data produk yang baru
4 Hari
3 Hari
46 History Distribution Bucket
daftar history distribusi produk
2 Hari
47 Agent tele marketing performance
Daftar performance agent tele marketing
4 Hari
Total
113 Hari
12
Berdasarkan estimasi resources yang telah dipaparkan dibagian activity resource estimating, maka
resources yang digunakan untuk development adalah sebanyak 4 orang programmer, sedangkan masing-masing
estimasi waktu pengerjaan yang dipaparkan diatas merupakan estimasi waktu pengerjaan dimana yang
mengerjakan adalah satu orang untuk masing-masing pekerjaan, sehingga total hari yang dibutuhkan untuk
mengerjakan breakdown pekerjaan diatas adalah 113/4 = 28 hari, disini penulis melakukan pembulatan menjadi
30 hari dengan asumsi kelebihan 2 hari bisa dipakai untuk rapat ataupun problem solving.
•
Schedule Development
Setelah berhasil melakukan estimasi durasi pada bagian sebelumnya, sekarang kita akan memasukkan
estimasi tersebut menjadi jadwal/schedule untuk pengembangannya. Disini penulis menggunakan
bantuan Gantt Chart untuk menampilkan durasi waktu dari masing-masing activity yang telah
dideskripsikan diatas.
•
Schedule Control
Langkah berikutnya yang harus diterapkan adalah memfokuskan seluruh resources untuk mematuhi
schedule yang telah dibuat sehingga pada pelaksanaannya proyek ini berjalan seperti apa yang telah
direncanakan pada perancangan Time Management sebelumnya.
13
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan tahapan-tahapan dalam penerapan Time Management pada proyek pengembangan
perangkat lunak dengan metode pengembangan waterfall, maka terdapat beberapa kesimpulan yang bisa
diperoleh. Kesimpulan ini berkaitan dengan metode pengembangan aplikasi yang juga berpengaruh terhadap
penerapan time management yang kelihatan pada diagram-diagram diatas.
Adapun beberapa kesimpulan yang didapat akan dijelaskan berikut ini.
•
Untuk breakdown masing-masing task pada contoh proyek pengembangan Customer Response System
dengan metode waterfall, terlihat bahwa masing-masing task diurutkan berdasarkan tahapan-tahapan
pengerjaannya, dimulai dengan task-task utama seperti Getting Requirement, Design, Development,
SIT, UAT, Socialization dan Implementation. Kemudian task utama tersebut dibreakdown lagi menjadi
bagian yang lebih detail sehingga akan kelihatan tahapan-tahapan apa saja yang harus dilakukan untuk
menyelesaikan task tersebut, dalam penerapan time management pada proyek dengan jenis ini maka
pendetailan masing-masing task sangat diperlukan dikarenakan dalam proyek pengembangan perangkat
lunak dengan metode waterfall, satu task tidak dapat berpindah ke task lainnya sebelum task tersebut
selesai dikerjakan. Disini kita dapat mengambil kesimpulan bahwa untuk menerapkan Time
Management pada proyek pengembangan perangkat lunak dengan metode waterfall, maka detail dari
masing-masing task yang dituangkan pada WBS sangat diperlukan.
•
Sedangkan untuk Activity Resources Estimating, pada proyek ini estimasi dilakukan dengan
mempertimbangkan pengalaman-pengalaman pada proyek sebelumnya yang dibandingkan dengan tasktask utama yang sudah dipaparkan pada WBS. Resources Planning ini nantinya akan berguna dalam
menentukan durasi waktu pengerjaan proyek yang akan diajukan kepada pemilik proyek nantinya.
•
Pada bagian Activity Sequencing, dapat kita lihat hubungan antara satu task ke task dengan urutan
dimulai dari task yang harus diselesaikan lebih dulu dan diikuti dengan task yang harus dikerjakan
kemudian. Satu kesimpulan yang dapat diambil adalah ketika tasks tersebut dibuat kedalam sebuah
diagram untuk diketahui critical path nya, didapat bahwa setiap task itu merupakan critical, yang artinya
memang sesuai dengan pola pengembangan waterfall yang digunakan, dimana setiap task harus
dikerjakan untuk dapat dilanjutkan ke task berikutnya dan masing-masing task tersebut critical dimana
kemunduran akan penyelesaian sebuah task akan berpengaruh kepada waktu pengerjaan task berikutnya.
•
Untuk Activity Duration Estimating, kita melakukan estimasi durasi waktu dengan metode bottom up,
dimana penulis membagi lagi task utama menjadi pekerjaan yang lebih detail, dalam contoh diatas
penulis membagi pekerjaan pada bagian development untuk lebih didetailkan dan kemudian diestimasi
14
durasi waktu masing-masing pekerjaan tersebut dengan menggunakan estimasi berdasarkan pengalaman
mengerjakan pekerjaan serupa sebelumnya. Setelah didapat total waktu yang dibutuhkan berdasarkan
breakdown task tersebut, maka untuk mendapatkan waktu pengerjaan yang sebenarnya, kita dapat
membagi total waktu yang dibutuhkan dengan jumlah pekerja yang disertakan dalam mengerjakan task
tersebut, seperti pada contoh diatas.
•
Pada bagian schedule development, kita dapat menyusunnya setelah kita mendapatkan durasi waktu
yang dibutuhkan untuk masing-masing task, setelah didapat, kita tinggal memasukkan durasi waktu
tersebut dengan tanggal akan dimulainya pekerjaan, sehingga akan didapat tanggal mulai dan tanggal
selesainya pekerjaan masing-masing task tersebut. Perlu diperhatikan hasil penjadwalan pada contoh
kasus diatas bahwa penjadwalan yang tercipta memiliki pola sequencing, dimana satu pekerjaan akan
dilakukan ditanggal setelah pekerjaan sebelumnya selesai, hal ini sesuai dengan prinsip waterfall itu
sendiri sehingga mempengaruhi bentuk dari schedule development yang ada.
•
Bagian schedule control merupakan penerapan konsistensi terhadap perancangan yang telah kita lakukan
berkaitan dengan management waktu. Kesimpulan yang didapat adalah, perancangan time management
haruslah direalisasikan dengan menjaga konsistensi untuk melaksanakan jadwal yang telah dirancang
tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Oshagbemi, Titus. (1995). Management development and managers' use of their time. Emerald
Insight.
[2] Heaney, Liam F. (2001). A question of management: conflict, pressure and time. Emerald Insight.
[3] Fitsimmons, Gary. (2008). Time management part I: goal setting as a planning tool. Emerald
Insight.
[4] Mathis, Micah, Work Breakdown Structure: Purpose, Process and Pitfalls,
[5] J. Hill, L.C. Thomas. (2000). A Experts' estimates of task durations in software development
projects. Pergamon.
[6] Project Management Institute. 2004. A Guide to the Project Management Body of
Knowledge:PMBOK® Guide, 3rd Edition. Newtown Square, Pennsylvania, Project Management
Institute.
[7] Project Management Institute. 2004, A Guide to the Project Management Body of Knowledge:
PMBOK® Guide, 3rd Edition. Newtown Square, Pennsylvania, Project Management Institute.
[8] R. Max Wideman, Modeling Project Management (2003), AEW Services, Vancouver, BC ©2003
(P1-20)
[9] http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_01.htm
[10] http://www.slideshare.net/m_elashri/project-time-management
15
Penerapan Time Management Pada Proyek Pengembangan Perangkat
Lunak Yang Menggunakan Metode Pengembangan Waterfall
Echo Wahana Marciano Simanjuntak
NIM : 1222402404
Program Pascasarjana Ilmu Komputer
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA JENJANG S2
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA
2013
BAB I
PENDAHULUAN
Salah satu dari beberapa hal yang diperhitungkan jika mengerjakan sebuah proyek adalah waktu. Waktu
merupakan alat ukuran dan penentu kegiatan mana yang sangat penting untuk dilaksanakan dan kegiatan mana
yang dapat dikerjakan kemudian. Waktu merupakan sumber daya yang tidak dapat kita beli dan tidak dapat
dikembalikan ketika sudah terpakai. Oleh karena itu, kita harus dapat mempergunakan waktu sebaik mungkin
sehingga proyek yang kita kerjakan tidak terganjal masalah dan dapat diselesaikan dengan tepat waktu.
Salah satu jenis bidang usaha yang semakin mengalami kenaikan setiap tahunnya di Indonesia
merupakan
usaha
pengembangan
perangkat
lunak,
menurut
laman
ilmu
komputer
(http://ilmukomputer.org/2012/05/31/masih-tentang-industri-software-lokal/), jumlah software house atau
independent software vendor (ISV) di Indonesia pada tahun 2006 tercatat sekitar 250, dan terus berkembang
hingga mencapai 500 di tahun 2010. Sedangkan jumlah pengembang profesional pada tahun tersebut tercatat
56.500 dan terus berkembang hingga 71.600 sampai tahun 2008. Sungguh merupakan perkembangan yang
termasuk pesat jika kita lihat dari data diatas sehingga dapat kita tarik kesimpulan bahwa proyek pengembangan
perangkat lunak merupakan proyek yang cukup banyak dikerjakan di Indonesia.
Dikarenakan proyek pengembangan perangkat lunak juga tidak terlepas dari batasan waktu didalamnya,
sehingga pengetahuan dan penerapan Time Management dalam proyek jenis ini termasuk suatu hal yang
penting untuk dikaji. Penerapan Time Management dalam proyek pengembangan perangkat lunak akan
membantu pengembang dalam mengerjakan proyek tersebut secara baik dan sesuai dengan batasan waktu yang
diberikan, selain itu pengembang juga dapat memperkirakan apakah suatu proyek dapat dikerjakan atau tidak
berdasarkan perkiraan perhitungan waktu yang dapat diketahui dengan menerapkan Time Management pada
proyek tersebut.
Menyangkut pengembangan software dengan menggunakan metode waterfall, kita akan melihat
kemudian apakah metode pengembangan ini akan mempengaruhi bentuk dari masing-masing tahapan dalam
menerapkan time management pada sebuah proyek sehingga akan kelihatan ciri khas proyek pengembangan
perangkat lunak dengan menggunakan metode waterfall ketika diterapkan pada langkah-langkah yang ada pada
time management.
1
Tujuan Penelitian
Tujuan dari adanya penelitian ini adalah :
•
Menerapkan Time Management untuk menyusun jadwal dalam sebuah proyek pengembangan perangkat
lunak dengan metode pengembangan waterfall
•
Menerapkan Time Management untuk mengetahui kelayakan sebuah proyek pengembangan perangkat
lunak
Hasil yang ingin didapat dari tulisan ini adalah :
•
Penjadwalan pengerjaan proyek yang baik dan benar
•
Mengetahui kelayakan sebuah proyek dilihat dari Time Management
Rumusan Permasalahan
Seperti dalam kebanyakan pengerjaan proyek, waktu merupakan hal yang penting dan tidak bisa
dikembalikan ketika sudah dipergunakan. Oleh karena itu, perlu suatu management yang baik menyangkut
penggunaan waktu. Kegagalan proyek pengembangan perangkat lunak salah satunya juga disebabkan gagalnya
pihak pengembang dalam mengantisipasi dan mengelola waktu dengan baik sehingga kebutuhan akan
penerapan Time Management dalam proyek ini merupakan hal yang sangat perlu untuk dilakukan. Dengan
diterapkannya management waktu ini, kita dapat melakukan penjadwalan dengan baik pada suatu proyek
sehingga kemungkinan proyek tidak selesai tepat waktu dapat diminimalisir, kemudian kita dapat mengukur
apakah proyek tersebut dapat diselesaikan dalam batasan waktu tertentu atau tidak. Hal lain yang ingin
diketahui adalah apakah sebuah metode yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek akan mempengaruhi
bentuk dari hasil perencanaan time management yang akan digunakan pada proyek tersebut.
Hipotesis
Pertanyaan yang muncul dalam riset ini adalah apakah sebuah metode penyelesaian proyek
pengembangan perangkat lunak akan mempengaruhi bentuk dari hasil rancangan time management yang
dihasilkan nantinya. Hasil dari perancangan ini nantinya harus memberikan pandangan terhadap team yang
terlibat dalam development untuk dapat mengerti dan mewaspadai hal-hal penting yang dihasilkan dari langkah
demi langkah perencanaan penerapan time management pada proyek tersebut. Pertanyaan berikutnya yang
muncul adalah mungkinkah penerapan time management dalam proyek pengembangan perangkat lunak akan
membantu proyek selesai tepat waktu sehingga kegagalan dalam pengerjaan proyek pengembangan perangkat
2
lunak dapat diminimalisir nantinya. Harapannya adalah, agar Time Management dapat memberi solusi dalam
kesuksesan proyek pengembangan perangkat lunak.
Tujuan Pembelajaran
Keuntungan dari mempelajari Time Management pada Proyek pengembangan Perangkat Lunak adalah :
1. Mendapatkan pemahaman mengenai hubungan antara Time Management dan proyek pengembangan
perangkat lunak dengan metode pengembangan waterfall.
2. Mendapatkan pemahaman mengenai bagaimana cara mengestimasi kelayakan proyek ditinjau dari segi Time
Management.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dari penulisan ini adalah ingin menerapkan Time Management pada proyek
pengembangan perangkat lunak dengan metode pengembangan waterfall dan bagaimana mengestimasi
kelayakan sebuah proyek untuk dikerjakan jika dibandingkan dengan jumlah waktu yang diperoleh dari
langkah-langkah yang ada dalam time management. Hasil dari penelitian diharapkan dapat memberikan
kesimpulan apakah metode pengerjaan sebuah proyek dapat mempengaruhi bentuk dari hasil perencanaan
penerapan time management atau tidak. Hal ini dianggap perlu untuk memberikan pemahaman dan pandangan
mengenai bagaimana status proyek kedepannya, bagian-bagian mana yang harus diwaspadai atau dikontrol
secara ketat dari sisi time management sehingga kesuksesan proyek kedepannya dipastikan lebih besar daripada
kemungkinan kegagalannya.
Untuk contoh proyek yang diteliti, penulis memilih menggunakan proyek pengembangan perangkat
lunak Customer Response System dimana tujuan utama dari aplikasi ini adalah untuk mencatat hal-hal yang
menjadi keluhan ataupun pertanyaan dari pelanggan untuk kemudian bisa diakses oleh bagian/departement yang
bersangkutan nantinya. Untuk alur dari aplikasi itu sendiri, akan kita lihat pada diagram berikut ini.
3
Berdasarkan gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa ketika customer melakukan complain/bertanya
melalui berbagai media, maka complaint ataupun pertanyaan tersebut akan diterima oleh agent yang bertugas,
agent kemudian akan mengakses aplikasi untuk menyimpan ataupun melihat data dimana data tersebut
disimpan didalam sebuah database. Keluaran/output dari system itu sendiri merupakan data yang kemudian
didistribusikan ke masing-masing agent untuk kemudian di follow up oleh agent yang bertugas tersebut.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Time Management untuk hasil yang lebih efektif
Menurut Joseph Philips (http://www.projectsmart.co.uk/managing-the-project-time.html) ada beberapa faktor
yang bisa menghancurkan jadwal yakni:
1. Kendala.
Kendala adalah segala sesuatu yang membatasi pilihan proyek.
2. Asumsi.
Kita semua tahu apa yang terjadi ketika kita membuat asumsi. Sebagai contoh, kita mengasumsikan
bahwa vendor jujur ketika mengatakan bahwa server baru akan disampaikan pada 1 Oktober. Kita berasumsi
bahwa klien sedang menggunakan Windows 95 atau lebih baik, bukan OS / 2. Kita mengasumsikan bahwa kita
bisa memiliki akses ke tempat kerja 24/7, bukan hanya selama jam kerja. Jika kita tidak memikirkan dan
membahas berbagi asumsi ini, itu akan menjadi masalah.
3. Tersedia sumber daya.
Pernahkah Anda menghitung bahwa Anda akan membutuhkan empat network engineer untuk menarik
dan menginstal kabel, dan menemukan bahwa Anda hanya memiliki dua network engineer untuk proyek Anda?
Jika sumber daya yang diperlukan tidak tersedia, proyek Anda tidak akan berjalan maksimal.
4. Hukum Diminishing Returns.
Hukum Diminishing Returns mengontrol hasil terhadap jumlah tenaga kerja yang tersedia. Misalkan
kita memiliki kegiatan yang akan mengambil 40 jam dengan dua network engineer yang ditugaskan. Jika kita
menambahkan dua network engineer lebih dalam kegiatan, kita bisa menyelesaikan pekerjaan dalam 20 jam?
Mungkin. Jika kita menambahkan 40 insinyur jaringan untuk kegiatan, bisa kita selesaikan dalam beberapa
menit? Tidak mungkin. Selain itu, tidak semua kegiatan usaha perlu dorongan lebih, banyak yang sudah
ditetapkan jangka waktunya.
4
5. Hukum Parkinson.
Hukum Parkinson menyatakan pekerjaan diperluas untuk mengisi jumlah waktu yang dialokasikan.
Bayangkan bahwa kita mengatakan kegiatan akan memakan waktu 40 jam untuk diselesaikan, meskipun ia tahu
ia bisa menyelesaikan pekerjaan hanya dalam dua belas jam. Dia menambahkan untuk memperhitungkan
kesalahan potensial, masalah yang mungkin ditemui. Ajaibnya, tugas akan menghabiskan waktu 40 jam yang
diberikan.
6. Risiko.
Risiko bisnis dapat dari upside atau downside, meskipun kita biasanya berpikir tentang risiko dengan
downside. Kebanyakan risiko yang datang memiliki potensi untuk menunda pekerjaan proyek, menambahkan
aktivitas, dan dalam beberapa kasus mengharuskan kita untuk mengibarkan bendera putih tanda menyerah.
2.2 Project Time Management
Project Time Management meliputi proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tepat pada
waktunya. Menurut Mohamed Elhasri (http://www.slideshare.net/m_elashri/project-time-management) Project
Time Management meliputi proses berikut:
1. Activity Definition
Proses Activity Definition akan mengidentifikasi kiriman pada tingkat terendah dalam struktur rincian
kerja, yang disebut paket pekerjaan. Proyek paket pekerjaan yang direncanakan menjadi komponen yang lebih
kecil yang disebut jadwal kegiatan untuk memberikan dasar untuk memperkirakan, penjadwalan, melaksanakan,
dan memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek. Implisit dalam proses ini adalah mendefinisikan dan
merencanakan jadwal kegiatan sedemikian rupa sehingga tujuan proyek akan dipenuhi.
2. Activity Sequencing
Activity Sequencing melibatkan, mengidentifikasi, dan mendokumentasikan hubungan logis antara
kegiatan jadwal.
3. Activity Resource Estimating
Memperkirakan sumber daya dalam jadwal aktivitas dimana melibatkan untuk menentukan apakah
sumber daya (orang, peralatan, atau materi) yang diperlukan dan apakah jumlah atau sumber daya masingmasing akan digunakan, dan kapan masing-masing sumber daya akan tersedia untuk melakukan kegiatan
proyek.
4. Activity Duration Estimating
5
Activity Duration Estimating memperkirakan dan mensyaratkan bahwa jumlah usaha kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan jadwal diperkirakan, jumlah sumber daya diasumsikan,
memperkirakan jadwal yang akan diterapkan untuk menyelesaikan kegiatan, dan jumlah periode kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang dijadwalkan ditentukan.
5. Schedule Development
Jadwal pengembangan proyek, proses berulang-ulang, menentukan awal perencanaan dan tanggal
penyelesaian kegiatan proyek. Pengembangan jadwal mengharuskan perhitungan durasi dan perkiraan sumber
daya yang ditinjau dan direvisi untuk membuat jadwal proyek yang disetujui dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
6. Schedule Control
Pengendalian jadwal berkaitan dengan penentuan status jadwal proyek, yang mempengaruhi faktorfaktor yang menciptakan perubahan jadwal.
Berdasarkan jurnal Management development and manager's use of their time yang ditulis oleh Titus
Oshagbemi, untuk mengetahui bagaimana seorang manager menghabiskan waktu dalam sebuah proyek, kita
dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung merupakan
pendekatan yang lebih populer. Intinya, pendekatan ini meminta manager untuk memperkirakan waktu yang
dihabiskannya pada berbagai aktivitas. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan questionnaire
administration atau melalui interview pada manager tersebut. Keuntungan dari model seperti ini adalah
kecepatan dan kemudahan dalam menganalisis, sedangkan kelemahannya adalah reliabilitas dan validitasnya
yang terkadang meragukan.
Sedangkan untuk metode langsung adalah dengan menggunakan diary methodology ataupun structured
observation. Diary methodology adalah kegiatan dimana si peneliti mendesain sebuah diary sederhana dimana
nantinya akan diisi oleh si manager dengan kegiatan hariannya. Setelah diary diisi, maka si peneliti
menganalisis waktu yang dialokasikan untuk aktivitas yang berbeda, dimana tempatnya, dengan siapa dan
sebagainya. Sedangkan observation methodology, si peneliti berada bersama dengan si manager pada aktivitas
pekerjaan yang dilakukan dan mencatat bagaimana manager mengalokasikan waktu untuk aktivitas yang
berbeda-beda.
Berkaitan dengan bagaimana metode untuk mengestimasi waktu, terdapat beberapa metode yaitu
Bottom-up Estimating, Top-Down Estimating, Comparative Estimating, Parametric Estimating dan Three-Point
Estimating. Untuk penelitian ini nantinya akan menggunakan metode Bottom-up Estimating dan Comparative
Estimating. Bottom-Up Estimating sendiri memungkinkan kita untuk membuat estimasi terhadap sebuah proyek
6
secara keseluruhan. Untuk menganalisanya, maka perlu dilakukan pemecahan terhadap task/activity yang lebih
besar menjadi lebih mendetail. Kemudian kita tinggal mengestimasi masing-masing waktu yang dibutuhkan
oleh task tersebut dan kemudian mentotalnya untuk mendapatkan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan
task utama tersebut. Sedangkan Comparative Estimating merupakan metode membandingkan jenis pekerjaan
yang hampir sama yang pernah dikerjakan untuk kemudian diambil waktu yang diperoleh dan digunakan dalam
mengestimasi activity pada proyek yang baru.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Untuk melakukan analisis dan mendapatkan data berdasarkan latar belakang masalah yang diajukan
maka penulis melakukan penelitian pada perusahaan dimana penulis bekerja. Perusahaan tempat penulis bekerja
merupakan sebuah software house yang kesehariannya terlibat dalam proses pembuatan software baik untuk
perusahaan lain maupun yang dijadikan produk oleh perusahaan tersebut.
3.2 Metodologi Penelitian
Untuk menemukan hubungan antara keberhasilan proyek pengembangan perangkat lunak dan Time
Management, maka penulis akan melakukan pendekatan research determinatif yaitu dengan mencari pengaruh
yang ditimbulkan oleh penerapan Time Management yang baik dalam suatu proyek dengan keberhasilan dari
proyek itu sendiri.
Dengan ditemukannya pengaruh antara penerapan Time Management dan keberhasilan proyek
pengadaan perangkat lunak, maka akan kelihatan seberapa besar pengaruh yang ditimbulkan Time Management
dalam proses perencanaan proyek dan bagaimana kita dapat menggunakan Time Management dalam
mengestimasi lama pengerjaan dari suatu proyek pengembangan perangkat lunak.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Dasar penelitian yang dilakukan sebagai bahan untuk kelengkapan data dan informasi adalah :
a) Penelitian kepustakaan (library research), yaitu pegumpulan data dengan cara membaca buku melalui
literatur dan buku lain yang bersifat ilmiah yang ada hubungannya dengan materi pembahasan serta
pengumpulan data melalui media lain seperti artikel yang banyak terdapat di Internet yang berhubungan
dengan materi pembahasan.
7
b) Penelitian laporan (filed research), yaitu dilakukan dengan cara mengumpulkan data secara langsung
kepada objek penelitian yaitu pada pimpinan perusahaan/instansi serta karyawan yang bersangkutan
dengan penelitian, melalui teknik :
1. Observasi
Yaitu dengan mengamati secara langsung kondisi pelaksanaan proyek pengembangan perangkat
lunak di kantor penulis.
2. Wawancara
Yaitu dengan mengadakan tanya jawab kepada pihak yang ada
hubungannya
dengan
objek
penelitian, misalnya dengan Project Manager ataupun Pimpinan perusahaan tempat penulis
bekerja.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Seperti yang telah dibahas pada literatur review, bahwa terdapat enam proses pada Time Management, keenam
proses itu adalah Activity definition, Activity sequencing, Activity resource estimating, Activity duration
estimating, Schedule development, Schedule control. Berikut akan kita terapkan masing-masing proses tersebut
pada salah satu proyek pengembangan perangkat lunak.
•
Activity definition
Berikut daftar aktivitas yang dapat di breakdown pada proyek pengembangan perangkat lunak Customer
Response System dan ditampilkan dalam bentuk Work Breakdown Structure.
8
•
Activity Resource Estimating
Pada bagian ini, masing-masing activity yang telah di definisikan akan ditentukan resources yang
digunakan, dalam hal ini adalah jumlah tenaga kerja yang ikut serta dalam menangani proyek Customer
Response System ini nantinya dimana jenis pekerjaan development yang ditampilkan berikut merupakan
jenis pekerjaan yang lebih detail yang di breakdown dari list activity pada diagram WBS diatas. Berikut
estimasi sumber daya tersebut.
no
Nama Pekerjaan
Deskripsi Pekerjaan
Estimasi Resources
1 Getting Requirement
Mengumpulkan data kebutuhan user akan aplikasi CRS yang
akan dibangun.
2 Orang
2 Design
Melakukan design terhadap aplikasi, baik modeling maupun
design form aplikasi
1 Orang
3 Development
Melakukan implementasi design pada tahap sebelumnya
menjadi sebuah aplikasi.
4 Orang
4 System Integration Testing
5 User Acceptance Test
6 Socialization
7 Implementation
1 Orang
Testing yang dilakukan oleh user untuk mengetahui apakah
aplikasi yang dibangun sudah sesuai dengan yang dibutuhkan
user.
Sosialisasi terhadap system yang baru dibangun terhadap
end-user.
Implementasi system tersebut pada perusahaan yang
membutuhkan.
9
1 Orang
1 Orang
2 Orang
•
Activity Sequencing
Aktivitas-aktivitas yang telah didefinisikan diatas kemudian ditentukan hubungannya satu dengan yang lainnya sehingga akan didapat
aktivitas yang bersifat kritikal dan bagaimana hubungan antar aktivitas itu sendiri. Berikut aktivitas diatas akan ditampilkan didalam gantt
chart dan kemudian ditampilkan dalam Critical Path Diagram.
Dikarenakan metode development software Customer Response System menggunakan metode waterfall, sehingga seluruh activities yang
didefinisikan diatas merupakan Critical Path, yang artinya setiap activity harus selesai keseluruhan sebelum akhirnya dapat dilanjutkan ke activity
berikutnya.
•
Activity Duration Estimating
Pada tahap ini, masing-masing activity diestimasikan durasi waktunya. Estimasi durasi ini menggunakan metode Bottom-Up Estimating,
dimana Bottom-Up estimating merupakan metode untuk mengestimasi waktu dengan cara mendetailkan masing-masing task dan kemudian
estimasi waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing detail task tersebut. Setelah mengestimasi waktu dari detail tersebut, kemudian
totalkan jumlah waktu yang diperlukan pada sebuah task berdasarkan detail tersebut.
Berikut akan di breakdown task Development menjadi bagian-bagian detail yang kemudian akan ditentukan durasi pengerjaannya dimana
penentuan durasi ini dilakukan berdasarkan pekerjaan yang mirip yang pernah dikerjakan sebelumnya.
10
No
Waktu
Pengerjaan
Nama Pekerjaan
Form login, Set Role, Change Password page,
1 Forget Password page
2 CRUD Agent
Deskripsi Pekerjaan
Membuat authentikasi dan role pada masing-masing user beserta
modulnya
Modul untuk create, view, dan delete agent
3 List Produk/program admin
Modul untuk create, view, dan delete Produk/program admin
1 Hari
4 List Supervisor
Modul untuk create, view, dan delete supervisor
2 Hari
5 Mapping kode produk CRS & AOL Admin
6 Result Call Admin
7 Result Dial Admin
Modul untuk set kode produk
Modul untuk daftar Result Call
Modul untuk daftar Result Dial
1 Hari
1 Hari
1 Hari
8 ASCII - History Call
2 Hari
10 CRS Follow Up Module
11 Alokasi Agent ACP
Modul untuk set history call
Modul untuk daftar lokasi script dari keterangan seperti keterangan M
Banking Mandiri
Modul keterangan keluhan/pertanyaan customer beserta result follow up
yang diberikan
Modul alokasi penempatan agent di cabang mana saja
12 Master Group Kendaraan
List kendaraan beserta groupnya
2 Hari
13 Master Parameter Renewal
14 Master Premi Renewal
15 CRS - Announcement List
List Pemberitahuan
2 Hari
1 Hari
2 Hari
16 CRS - Branch Complaint List
17 Call center Announcement
List Complain masing-masing cabang
List Pemberitahuan untuk call center
1 Hari
1 Hari
18
19
20
21
22
23
24
25
Daftar Masalah yang sering di complain
Daftar Customer yang masuk Fastrack filtering
Add agenda tele marketing
Form penanganan Data fastrack financing
Form penanganan History fastrack financing
form penanganan hasil call customer
Form keterangan profile customer
Form penambahan ticket customer
2 Hari
4 Hari
1 Hari
4 Hari
4 Hari
4 Hari
4 Hari
4 Hari
9 Knowledge Base List
CRS List Subject Masalah
FastRack Customer List
Telemarketing Agenda
Handling Fastrack financing
Handling Fastrack financing History
Handling Fastrack financing Call customer
Customer Profile
Customer Profile New Ticket
11
3 Hari
1 Hari
2 Hari
3 Hari
2 Hari
26 CCRP Complain list
27 Call center ACC Home Page
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
Auto delegate
Department Form
CCRP User Form
ReDistribute Ticket
Master Knowledge Base CCRP
Master priveledge Menu
Master Complaint Subject Level I
Master Complaint Subject Level II
Master Complaint Subject Level III
Master CCRP Menu
Report Total Complaint per cabang
Report Performance Jumlah Complaint per
39 Cabang
List Complain Customer yang ditangani oleh CCRP
Home Page call center yang berisi announcement dan list performance
pada hari itu
3 Hari
3 Hari
Form untuk index, create dan set Department
Form untuk add CCRP User beserta Edit
Memindahkan ticket dari satu agent ke agent yang lain
Knowledge Base berisi keterangan yang akan dibaca oleh staf CCRP
set akses menu pada masing-masing priveledge
Complaint subject beserta department yang menanganinya
Complaint subject beserta department yang menanganinya
Complaint subject beserta department yang menanganinya
Setting menu dan parent menu beserta filenamenya
Report total komplain per cabang per bulan
2 Hari
2 Hari
3 Hari
2 Hari
2 Hari
2 Hari
1 Hari
1 Hari
2 Hari
3 Hari
4 Hari
Report total performance komplain per cabang per bulan
4 Hari
40 Export Daftar Agent ke Excel
41 Report Input CCRP
42 Report Keluhan Pelanggan by Function
Export keluhan pelanggan ke file excel
3 Hari
2 Hari
3 Hari
43 Report Service Level
Report komplain yang berhasil diselesaikan
3 Hari
44 Report Call In per Day
45 Distribute Bucket new Product
Report telepon yang masuk per hari
Distribusi data produk yang baru
4 Hari
3 Hari
46 History Distribution Bucket
daftar history distribusi produk
2 Hari
47 Agent tele marketing performance
Daftar performance agent tele marketing
4 Hari
Total
113 Hari
12
Berdasarkan estimasi resources yang telah dipaparkan dibagian activity resource estimating, maka
resources yang digunakan untuk development adalah sebanyak 4 orang programmer, sedangkan masing-masing
estimasi waktu pengerjaan yang dipaparkan diatas merupakan estimasi waktu pengerjaan dimana yang
mengerjakan adalah satu orang untuk masing-masing pekerjaan, sehingga total hari yang dibutuhkan untuk
mengerjakan breakdown pekerjaan diatas adalah 113/4 = 28 hari, disini penulis melakukan pembulatan menjadi
30 hari dengan asumsi kelebihan 2 hari bisa dipakai untuk rapat ataupun problem solving.
•
Schedule Development
Setelah berhasil melakukan estimasi durasi pada bagian sebelumnya, sekarang kita akan memasukkan
estimasi tersebut menjadi jadwal/schedule untuk pengembangannya. Disini penulis menggunakan
bantuan Gantt Chart untuk menampilkan durasi waktu dari masing-masing activity yang telah
dideskripsikan diatas.
•
Schedule Control
Langkah berikutnya yang harus diterapkan adalah memfokuskan seluruh resources untuk mematuhi
schedule yang telah dibuat sehingga pada pelaksanaannya proyek ini berjalan seperti apa yang telah
direncanakan pada perancangan Time Management sebelumnya.
13
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan tahapan-tahapan dalam penerapan Time Management pada proyek pengembangan
perangkat lunak dengan metode pengembangan waterfall, maka terdapat beberapa kesimpulan yang bisa
diperoleh. Kesimpulan ini berkaitan dengan metode pengembangan aplikasi yang juga berpengaruh terhadap
penerapan time management yang kelihatan pada diagram-diagram diatas.
Adapun beberapa kesimpulan yang didapat akan dijelaskan berikut ini.
•
Untuk breakdown masing-masing task pada contoh proyek pengembangan Customer Response System
dengan metode waterfall, terlihat bahwa masing-masing task diurutkan berdasarkan tahapan-tahapan
pengerjaannya, dimulai dengan task-task utama seperti Getting Requirement, Design, Development,
SIT, UAT, Socialization dan Implementation. Kemudian task utama tersebut dibreakdown lagi menjadi
bagian yang lebih detail sehingga akan kelihatan tahapan-tahapan apa saja yang harus dilakukan untuk
menyelesaikan task tersebut, dalam penerapan time management pada proyek dengan jenis ini maka
pendetailan masing-masing task sangat diperlukan dikarenakan dalam proyek pengembangan perangkat
lunak dengan metode waterfall, satu task tidak dapat berpindah ke task lainnya sebelum task tersebut
selesai dikerjakan. Disini kita dapat mengambil kesimpulan bahwa untuk menerapkan Time
Management pada proyek pengembangan perangkat lunak dengan metode waterfall, maka detail dari
masing-masing task yang dituangkan pada WBS sangat diperlukan.
•
Sedangkan untuk Activity Resources Estimating, pada proyek ini estimasi dilakukan dengan
mempertimbangkan pengalaman-pengalaman pada proyek sebelumnya yang dibandingkan dengan tasktask utama yang sudah dipaparkan pada WBS. Resources Planning ini nantinya akan berguna dalam
menentukan durasi waktu pengerjaan proyek yang akan diajukan kepada pemilik proyek nantinya.
•
Pada bagian Activity Sequencing, dapat kita lihat hubungan antara satu task ke task dengan urutan
dimulai dari task yang harus diselesaikan lebih dulu dan diikuti dengan task yang harus dikerjakan
kemudian. Satu kesimpulan yang dapat diambil adalah ketika tasks tersebut dibuat kedalam sebuah
diagram untuk diketahui critical path nya, didapat bahwa setiap task itu merupakan critical, yang artinya
memang sesuai dengan pola pengembangan waterfall yang digunakan, dimana setiap task harus
dikerjakan untuk dapat dilanjutkan ke task berikutnya dan masing-masing task tersebut critical dimana
kemunduran akan penyelesaian sebuah task akan berpengaruh kepada waktu pengerjaan task berikutnya.
•
Untuk Activity Duration Estimating, kita melakukan estimasi durasi waktu dengan metode bottom up,
dimana penulis membagi lagi task utama menjadi pekerjaan yang lebih detail, dalam contoh diatas
penulis membagi pekerjaan pada bagian development untuk lebih didetailkan dan kemudian diestimasi
14
durasi waktu masing-masing pekerjaan tersebut dengan menggunakan estimasi berdasarkan pengalaman
mengerjakan pekerjaan serupa sebelumnya. Setelah didapat total waktu yang dibutuhkan berdasarkan
breakdown task tersebut, maka untuk mendapatkan waktu pengerjaan yang sebenarnya, kita dapat
membagi total waktu yang dibutuhkan dengan jumlah pekerja yang disertakan dalam mengerjakan task
tersebut, seperti pada contoh diatas.
•
Pada bagian schedule development, kita dapat menyusunnya setelah kita mendapatkan durasi waktu
yang dibutuhkan untuk masing-masing task, setelah didapat, kita tinggal memasukkan durasi waktu
tersebut dengan tanggal akan dimulainya pekerjaan, sehingga akan didapat tanggal mulai dan tanggal
selesainya pekerjaan masing-masing task tersebut. Perlu diperhatikan hasil penjadwalan pada contoh
kasus diatas bahwa penjadwalan yang tercipta memiliki pola sequencing, dimana satu pekerjaan akan
dilakukan ditanggal setelah pekerjaan sebelumnya selesai, hal ini sesuai dengan prinsip waterfall itu
sendiri sehingga mempengaruhi bentuk dari schedule development yang ada.
•
Bagian schedule control merupakan penerapan konsistensi terhadap perancangan yang telah kita lakukan
berkaitan dengan management waktu. Kesimpulan yang didapat adalah, perancangan time management
haruslah direalisasikan dengan menjaga konsistensi untuk melaksanakan jadwal yang telah dirancang
tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Oshagbemi, Titus. (1995). Management development and managers' use of their time. Emerald
Insight.
[2] Heaney, Liam F. (2001). A question of management: conflict, pressure and time. Emerald Insight.
[3] Fitsimmons, Gary. (2008). Time management part I: goal setting as a planning tool. Emerald
Insight.
[4] Mathis, Micah, Work Breakdown Structure: Purpose, Process and Pitfalls,
[5] J. Hill, L.C. Thomas. (2000). A Experts' estimates of task durations in software development
projects. Pergamon.
[6] Project Management Institute. 2004. A Guide to the Project Management Body of
Knowledge:PMBOK® Guide, 3rd Edition. Newtown Square, Pennsylvania, Project Management
Institute.
[7] Project Management Institute. 2004, A Guide to the Project Management Body of Knowledge:
PMBOK® Guide, 3rd Edition. Newtown Square, Pennsylvania, Project Management Institute.
[8] R. Max Wideman, Modeling Project Management (2003), AEW Services, Vancouver, BC ©2003
(P1-20)
[9] http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_01.htm
[10] http://www.slideshare.net/m_elashri/project-time-management
15