MEMBANGUN STARTEGI BISNIS TEKNOLOGI INFO
MEMBANGUN STARTEGI BISNIS/TEKNOLOGI INFORMASI
Rangkuman
Untuk memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi manajemen dan teknologi
Oleh :
Mirna Nur Cahyani
150810301015
Lutfa Fitria Ningsih
150810301047
Arnalistan Eka Cahyani
150810301058
Mohammad Iqbal As’ad
150810301074
Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Jember
2017
DASAR PERENCANAAN
Perencanaan sebenarnya adalah suatu cara “rasional” untuk mempersiapkan masa
depan Becker (2000) dalam Rustiadi (2008 h.339). Sedangkan menurut Alder (1999) dalam
Rustiadi (2008 h.339) menyatakan bahwa :
“Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang
akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh
lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan
terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya
perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan
dating serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan
demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta
mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk
mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk
mencapainya.”
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi
persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi,
dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif
akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan
usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi
informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap
setimbang.
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem
informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan
perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di
lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif
perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus
memiliki teknologi informasi.
Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang
dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini
juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para
kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi
informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan
profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya.
Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah
memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber
daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit,
peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan
dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.
Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya
dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan
adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang
mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan
orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to
entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.
Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan
meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga
dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi
di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini
dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi,
sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem
informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai
berikut.
1.
Minimize Risk
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada
umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal
lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial
advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan
sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2.
Reduce Cost
Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya
operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat
cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni
eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih
cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.
3.
Added Value
Teknologi
informasi
dapat
menciptakan
value bagi
pelanggan
perusahaan.
Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk
menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.
4.
Create NewRealities
Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia
maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer,
dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan mendukung
kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen sistem
informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya perencanaan strategis sistem
informasi. Seiring dengan perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis
sistem informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen sistem informasi.
Empat unsure dasar perencanaan :
1.
Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.
Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan
sumberdaya secara tidak efektif
2.
Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang
didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi
3.
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan
4.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.
Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
1.
Manfaat perencanaan :
a.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
b.
Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.
c.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
d.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
e.
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
2.
f.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.
g.
Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
h.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
i.
Menghemat waktu , usaha dan dana.
Kelemahan perencanaan
a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
nyata.
b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
c. Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.
d. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi
individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
e. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten
Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen, serta memaksimalkan hasil investasi dari teknologi informasi. Sebuah sistem
informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk
merealisasikan rencana bisnisnya. Dengan demikian, penerapan teknologi informasi untuk
menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif dalam untuk
meningkatkan performa bisnis. Strategi sistem informasi dipengaruhi oleh strategi-strategi
lain yang diterapkan perusahaan dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen
infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi.
Tantangan Implementasi Pengembangan Sistem Informasi
Sebuah program aplikasi yang baik tidak hanya menterjemahkan proses manual ke
dalam system dalam bentuk medianya tetapi meliputi proses yang terdapat didalamnya
dengan memberikan kemudahan bagi penggunanya dan tentu saja memberikan nilai tambah
bagi perkembangan suatu organisasi. Perubahan proses akan mengubah SOP (Standard
Operasional Procedure) yang sudah ada, dan tentu saja akan melibatkan orang-orang yang
ada didalamnya.
Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang
yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai
end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai
leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan diimplementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat
besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut:
1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu
proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak
mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari
developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah
program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak
tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan
dengan program yang diberikan untuk digunakan.
2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system
dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang
belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan
masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal
sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di
andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.
3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan
implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan
kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi
pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan
CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.
Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai
terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan
lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada
beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun
pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional
bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa
mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya
menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai
organisasi.
Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan
kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada
atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan.
Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan
ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan
karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan
system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang
tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk
kehidupan yang lebih baik.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan
penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis, meningkatkan
efisiensi dan efektifitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan
kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kopentitif mereka dalam pasar
yang cepatsekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk
mendukung timpengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi ecommerce, atau dalamaktivitas bisnis lainnya.
Konsep – konsep dasar
Konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai
komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi
dasar yang berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang
digunakanuntuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam
keunggulan kompetitif.
Teknologi informasi
Konsep - konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi
informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak
teknologi berbasis internet.
Aplikasi bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan
kompetitif bisnis.
Proses pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan,
dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
Tantangan manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat
pemakaiakhir, perusahaan, dan global dalam bisnis.
Terdapat 3 alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi informasi yaitu:
1. Mendukung proses dan operasi bisnis.
Contoh: Kebanyakan toko retail mengunakan CBIS untuk membantu mereka
mencatatpembelian pelanggan, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli
barang dagangan baru, serta untuk mengevaluasi trend penjualan.
2. Dukungan pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya.
Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk
membuat keputusan yang lebih baik pelanggan.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Sistem Pendukung Operasi
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan
digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan
berbagai produkinformasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih
jauh oleh system informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung
operasi perusahaanbisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis,
mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta
memperbaharui database perusahaan.
1) Sistem pemrosesan transaksi
Memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis. Memperbaharui database
operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya: Sistem titik penjualan
(point-of-sale - POS) dibanyak toko retail menggunakan terminal mesin kas untuk secara
elektronik
menangkap
serta
memindahkan
data
penjualansepanjang
saluran
telekomunikasi ke pusat computer regional agar dapat diproses segera(Real-time) atau
diproses setiap malam (Batch).
2) Sistem Pengendalian proses
Mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contohnya, penyulingan
minyak menggunakan sensor elektronik yang dihubungkan ke komputer untuk secara
terus menerus mengawasi proses kimia dan membuat penyesuaianinstant (real-time)
yang mengendalikan proses penyulingan.
3) Sistem kerja sama perusahaan
Mendukung komunikasi dan kerja sama tim, kelompok kerja dan perusahaan.
Contohnya, para pekerja ahli dalam sebuah tim proyek dapat menggunakan email untuk
mengirim dan menerima berbagai pesan elektronik, dan melakukan konferensi video
untukmelakukan
pertemuan
aktivitasnya.
Kategori lainnya sistem informasi
elektronik
agar
dapat
mengoordinasikan
berbagai
Sistem pakar. Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan
bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai.
Sistem manajemen pengetahuan. Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung
pembuatan, pengaturan, dan peyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan.
Contoh: akses intranet ke praktik – praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan,
dan sistem pemecah masalah pelanggan.
Sistem informasi strategis. Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi
perusahaan produk, layanan dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif.
Contoh: perdangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web ecommerce.
· Sistem bisnis fungsional. Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial
atas berbagai fungsi bisnis perusahaan.
Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran,
manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
TANTANGAN MANAJERIAL TEKNOLOGI INFORMASI
Kesuksesan dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini bergantung pada
pemaksimalan penggunaan teknologi berbasis internet dan sistem informasi melalui web,
untuk memenuhipermintaan yang berubah dari para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis
lainnya di pasarglobal. Tujuan dari banyak perusahaan saat ini adalah untuk memaksimalkan
nilai pelanggandan bisnis mereka dengan menggunakan teknologi informasi untuk
mendukung para pegawaimereka dalam mengimplementasikan proses bisnis kooperatif denga
n para pelanggan, pemasok, dan pihak lainnya.
Keberhasilan Dan Kegagalan dengan TI
Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam
hal meminimalkan biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga
harus diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam mendukung strategis bisnis
organisasi, memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya,
serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan Beberapa tantangan etika yang
harus dihadapi oleh para manajer bisnis yang mengimplementasikan aplikasi – aplikasi utama
teknologi informasi.
Fungsi Sistem Informasi, yaitu:
Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis, seperti
fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen
sumber dayamanusia.
Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai,
serta layanan dan kepuasan pelanggan.
Sumber
utama
informasi
dan
dukungan
yang
dibutuhkan
untuk
menyebarluaskanpengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi
bisnis.
Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif,
yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.
.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Konsep sistem dapat membantu memahami:
1. Teknologi. Jaringan komputer adalah sistem dari berbagai komponen pemrosesan
informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data dan
teknologi jaringan telekomunikasi.
2. Aplikasi. Aplikasi bisnis dan perdagangan elektronik melibatkan sistem informasi
bisnis yang saling berhubungan satu sama lain.
3. Pengembangan. Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan teknologi
informasi dalam bisnis meliputi pendesainan komponen – komponen dasar sistem
informasi.
4. Manajemen. Mengelola teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas, nilai
bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.
Sumber Daya Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware,
Software, Data dan Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem informasi
dan produknya, Meliputi:
Sumber daya manusia
Pemakai akhir merupakan orang – orang yang menggunakan sistem informasi atau
informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga
penjualan, teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer.
Sumber daya hardware Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media.
Sumber daya software Software sistem, seperti program sistem operasi, yang
mengendalikan serta mendukungoperasi sistem computer.
Sumber daya data
Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, databasepersediaan.
Sumber daya jaringan
Media komunikasi, pemproses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian
jaringan.
Mengenali sistem informasi
Sebagai praktisi bisnis, harus mampu mengenali komponen dasar sistem informasi. Hal
iniberarti harus mampu mengidentifikasi:
· Sumber daya manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan.
· Jenis produk informasi yang dihasilkan
· Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan, dan pengendalian.
Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat,
menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam
melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus
bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan
perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan
organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya
khususnya dalam hal sistim informasi perusahaan.
Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa?
karena pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di
bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya
memiliki kompleksitas yang tinggi.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa
langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan
dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
– Informasi apakah yang dibutuhkan?
– Oleh siapa?
– Kapan?
– Dimana?
– Dalam bentuk apa?
– Bagaimana cara memperolehnya?
– Dari mana asalnya?
– Bagaimana cara mengumpulkannya?
Selain itu secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan
serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara
lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah
sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal
tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa
yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.
Dasar perencanaan adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama
berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik
jangka panjang maupun jangka pendek.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus
dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
1.
Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
2.
Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
3.
Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
4.
Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
5.
Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
6.
Bagaimana pelaksanaannya (HOW)
Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan
sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer
dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi.
Selain itu, diperlukan pula langkah – langkah yang diperlukan dalam membangun
sistem informasi tersebut yaitu mendesainnya. Berikut langkah-langkah dasar dalam proses
desain sebuah sistem informasi:
Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik
keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa
gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai
unit sistem.
Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen
organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan
adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility,
grouwth potensial, life expectancy.
Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).
-Mengidentifikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem
-Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
-Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field
informasi yang diperlukan.
Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan sesuatu
yang sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini. Hampir dapat
dipastikan, bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau memanfaatkan sistem informasi
untuk mendukung operasionalnya, maka ia akan “terlindas” oleh persaingan yang semakin
hari semakin ketat. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di
dalam suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:
Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan
manajerial.
Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yan
sesuai.
Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan
Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan dan
kegagalan penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas dibawah ini:
Keberhasilan
Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem
apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan
perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang
diperlukan. Berikut beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan
sistem informasi:
o Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use)
Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki
manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan)
sehingga mereka menggunakan sistem ini secara sering.
o Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction WithThe Systems)
o Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun,
maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan
pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin
sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan
dari para penggunanya.
o Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem
informasi & staff dari sistem informasi
Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal
tersebut merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para
pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak
yang positif serta sesuai dengan yang dibutuhkan.
Kegagalan
Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak faktor.
Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang
ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk
digunakan. Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem
informasi dapat dikatakan gagal:
o Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran
Pada dasarnya biaya pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu
perencanaan anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun
begitu sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan
menjadi berlarut-larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin
membengkak
o Melalui waktu yang diperkirakan
Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu
yang lama. Hal ini disebabkan penegmbangan sistem informasi merupakan suatu
pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi.
Jika perkiraan waktu ini yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal
tersebut dapat menyebabkan kegagalan.
o Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang
diperkirakan
Jika sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara cermat dan teliti, maka
besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kelemahan teknis yang membuat
sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan.
Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan kegagalan pula.
o Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan
tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya
saja seperti untuk sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan
keuangan, sistem pemasaran dan lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang
dibangun ternyata tidak sesui dengan peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan
sistem tersebut gagal.
Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu
diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut:
Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna
Dalam perencanaan pengembangan sistem informasi, perusahaan harus mampu
menarik partisipasi dari seluruh pengguna untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan
ikut dalam proses perencanaan secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna
Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi
Biasanya terjadi kesenjangan atau miskomunikasi antara perancang sistem informasi
dengan para penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya
komunikasi diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan hal-hal lain
yang pada akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang dilakukan tidak sesuai dengan
kebutuhan pengguna.
Dukungan Manajemen
Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah penting. Hal
ini dikarenakan pengembangan sistem informasi yang ada membutuhkan sumber daya baik
materi maupun non materi yang cukup besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya
maka pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat.
Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Harus diperhatikan bahwa sistem informasi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi
dan karena itu memiliki resiko akan bocornya suatu rahasia, data atau informasi yang tidak
boleh diketahui oleh pihak lain. Karena itu sistem informasi yang dikembangkan harus
mampu dibangun secara aman dan dipastikan bahwa segala macam data atau informasi yang
terkandung didalamnya tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Kesimpulan
Beberapa manfaat dari perencanaan. Dipakai sebagai alat pengawasan daan pengendalian
kegiatan sehari-hari perusahaan. Perencanaan yang telah disusun dengan baik akan
memudahkan para pelaksana untuk mengetahui apakah tindakan mereka menyimpang atau
sesuai dengan rencana. Dengan adanya perencanaan yang disusun (tentunya sebelum suatu
kegiatan dilakukan) dengan cermat dapatlah dipilih dan ditetapkan kegiatan-kegiatan mana
yang diperlukan dan mana yang tidak. Dengan adanya rencana, segala kegiatan dapat
dilakukan secara tertib dan teratur sesuai dengan tahap-tahap yang semestinya.
Rangkuman
Untuk memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi manajemen dan teknologi
Oleh :
Mirna Nur Cahyani
150810301015
Lutfa Fitria Ningsih
150810301047
Arnalistan Eka Cahyani
150810301058
Mohammad Iqbal As’ad
150810301074
Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Jember
2017
DASAR PERENCANAAN
Perencanaan sebenarnya adalah suatu cara “rasional” untuk mempersiapkan masa
depan Becker (2000) dalam Rustiadi (2008 h.339). Sedangkan menurut Alder (1999) dalam
Rustiadi (2008 h.339) menyatakan bahwa :
“Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang
akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh
lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan
terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya
perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan
dating serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan
demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta
mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk
mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk
mencapainya.”
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi
persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi,
dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif
akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan
usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi
informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap
setimbang.
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem
informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan
perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di
lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif
perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus
memiliki teknologi informasi.
Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang
dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini
juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para
kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi
informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan
profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya.
Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah
memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber
daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit,
peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan
dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.
Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya
dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan
adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang
mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan
orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to
entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.
Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan
meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga
dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi
di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini
dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi,
sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem
informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai
berikut.
1.
Minimize Risk
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada
umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal
lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial
advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan
sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2.
Reduce Cost
Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya
operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat
cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni
eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih
cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.
3.
Added Value
Teknologi
informasi
dapat
menciptakan
value bagi
pelanggan
perusahaan.
Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk
menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.
4.
Create NewRealities
Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia
maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer,
dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan mendukung
kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen sistem
informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya perencanaan strategis sistem
informasi. Seiring dengan perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis
sistem informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen sistem informasi.
Empat unsure dasar perencanaan :
1.
Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.
Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan
sumberdaya secara tidak efektif
2.
Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang
didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi
3.
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan
4.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.
Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
1.
Manfaat perencanaan :
a.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
b.
Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.
c.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
d.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
e.
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
2.
f.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.
g.
Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
h.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
i.
Menghemat waktu , usaha dan dana.
Kelemahan perencanaan
a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
nyata.
b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
c. Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.
d. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi
individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
e. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten
Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen, serta memaksimalkan hasil investasi dari teknologi informasi. Sebuah sistem
informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk
merealisasikan rencana bisnisnya. Dengan demikian, penerapan teknologi informasi untuk
menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif dalam untuk
meningkatkan performa bisnis. Strategi sistem informasi dipengaruhi oleh strategi-strategi
lain yang diterapkan perusahaan dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen
infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi.
Tantangan Implementasi Pengembangan Sistem Informasi
Sebuah program aplikasi yang baik tidak hanya menterjemahkan proses manual ke
dalam system dalam bentuk medianya tetapi meliputi proses yang terdapat didalamnya
dengan memberikan kemudahan bagi penggunanya dan tentu saja memberikan nilai tambah
bagi perkembangan suatu organisasi. Perubahan proses akan mengubah SOP (Standard
Operasional Procedure) yang sudah ada, dan tentu saja akan melibatkan orang-orang yang
ada didalamnya.
Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang
yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai
end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai
leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan diimplementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat
besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut:
1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu
proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak
mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari
developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah
program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak
tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan
dengan program yang diberikan untuk digunakan.
2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system
dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang
belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan
masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal
sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di
andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.
3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan
implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan
kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi
pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan
CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.
Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai
terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan
lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada
beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun
pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional
bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa
mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya
menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai
organisasi.
Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan
kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada
atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan.
Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan
ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan
karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan
system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang
tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk
kehidupan yang lebih baik.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan
penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis, meningkatkan
efisiensi dan efektifitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan
kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kopentitif mereka dalam pasar
yang cepatsekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk
mendukung timpengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi ecommerce, atau dalamaktivitas bisnis lainnya.
Konsep – konsep dasar
Konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai
komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi
dasar yang berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang
digunakanuntuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam
keunggulan kompetitif.
Teknologi informasi
Konsep - konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi
informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak
teknologi berbasis internet.
Aplikasi bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan
kompetitif bisnis.
Proses pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan,
dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
Tantangan manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat
pemakaiakhir, perusahaan, dan global dalam bisnis.
Terdapat 3 alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi informasi yaitu:
1. Mendukung proses dan operasi bisnis.
Contoh: Kebanyakan toko retail mengunakan CBIS untuk membantu mereka
mencatatpembelian pelanggan, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli
barang dagangan baru, serta untuk mengevaluasi trend penjualan.
2. Dukungan pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya.
Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk
membuat keputusan yang lebih baik pelanggan.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Sistem Pendukung Operasi
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan
digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan
berbagai produkinformasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih
jauh oleh system informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung
operasi perusahaanbisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis,
mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta
memperbaharui database perusahaan.
1) Sistem pemrosesan transaksi
Memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis. Memperbaharui database
operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya: Sistem titik penjualan
(point-of-sale - POS) dibanyak toko retail menggunakan terminal mesin kas untuk secara
elektronik
menangkap
serta
memindahkan
data
penjualansepanjang
saluran
telekomunikasi ke pusat computer regional agar dapat diproses segera(Real-time) atau
diproses setiap malam (Batch).
2) Sistem Pengendalian proses
Mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contohnya, penyulingan
minyak menggunakan sensor elektronik yang dihubungkan ke komputer untuk secara
terus menerus mengawasi proses kimia dan membuat penyesuaianinstant (real-time)
yang mengendalikan proses penyulingan.
3) Sistem kerja sama perusahaan
Mendukung komunikasi dan kerja sama tim, kelompok kerja dan perusahaan.
Contohnya, para pekerja ahli dalam sebuah tim proyek dapat menggunakan email untuk
mengirim dan menerima berbagai pesan elektronik, dan melakukan konferensi video
untukmelakukan
pertemuan
aktivitasnya.
Kategori lainnya sistem informasi
elektronik
agar
dapat
mengoordinasikan
berbagai
Sistem pakar. Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan
bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai.
Sistem manajemen pengetahuan. Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung
pembuatan, pengaturan, dan peyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan.
Contoh: akses intranet ke praktik – praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan,
dan sistem pemecah masalah pelanggan.
Sistem informasi strategis. Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi
perusahaan produk, layanan dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif.
Contoh: perdangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web ecommerce.
· Sistem bisnis fungsional. Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial
atas berbagai fungsi bisnis perusahaan.
Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran,
manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
TANTANGAN MANAJERIAL TEKNOLOGI INFORMASI
Kesuksesan dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini bergantung pada
pemaksimalan penggunaan teknologi berbasis internet dan sistem informasi melalui web,
untuk memenuhipermintaan yang berubah dari para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis
lainnya di pasarglobal. Tujuan dari banyak perusahaan saat ini adalah untuk memaksimalkan
nilai pelanggandan bisnis mereka dengan menggunakan teknologi informasi untuk
mendukung para pegawaimereka dalam mengimplementasikan proses bisnis kooperatif denga
n para pelanggan, pemasok, dan pihak lainnya.
Keberhasilan Dan Kegagalan dengan TI
Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam
hal meminimalkan biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga
harus diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam mendukung strategis bisnis
organisasi, memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya,
serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan Beberapa tantangan etika yang
harus dihadapi oleh para manajer bisnis yang mengimplementasikan aplikasi – aplikasi utama
teknologi informasi.
Fungsi Sistem Informasi, yaitu:
Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis, seperti
fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen
sumber dayamanusia.
Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai,
serta layanan dan kepuasan pelanggan.
Sumber
utama
informasi
dan
dukungan
yang
dibutuhkan
untuk
menyebarluaskanpengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi
bisnis.
Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif,
yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.
.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Konsep sistem dapat membantu memahami:
1. Teknologi. Jaringan komputer adalah sistem dari berbagai komponen pemrosesan
informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data dan
teknologi jaringan telekomunikasi.
2. Aplikasi. Aplikasi bisnis dan perdagangan elektronik melibatkan sistem informasi
bisnis yang saling berhubungan satu sama lain.
3. Pengembangan. Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan teknologi
informasi dalam bisnis meliputi pendesainan komponen – komponen dasar sistem
informasi.
4. Manajemen. Mengelola teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas, nilai
bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.
Sumber Daya Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware,
Software, Data dan Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem informasi
dan produknya, Meliputi:
Sumber daya manusia
Pemakai akhir merupakan orang – orang yang menggunakan sistem informasi atau
informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga
penjualan, teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer.
Sumber daya hardware Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media.
Sumber daya software Software sistem, seperti program sistem operasi, yang
mengendalikan serta mendukungoperasi sistem computer.
Sumber daya data
Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, databasepersediaan.
Sumber daya jaringan
Media komunikasi, pemproses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian
jaringan.
Mengenali sistem informasi
Sebagai praktisi bisnis, harus mampu mengenali komponen dasar sistem informasi. Hal
iniberarti harus mampu mengidentifikasi:
· Sumber daya manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan.
· Jenis produk informasi yang dihasilkan
· Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan, dan pengendalian.
Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat,
menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam
melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus
bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan
perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan
organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya
khususnya dalam hal sistim informasi perusahaan.
Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa?
karena pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di
bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya
memiliki kompleksitas yang tinggi.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa
langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan
dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
– Informasi apakah yang dibutuhkan?
– Oleh siapa?
– Kapan?
– Dimana?
– Dalam bentuk apa?
– Bagaimana cara memperolehnya?
– Dari mana asalnya?
– Bagaimana cara mengumpulkannya?
Selain itu secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan
serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara
lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah
sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal
tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa
yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.
Dasar perencanaan adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama
berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik
jangka panjang maupun jangka pendek.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus
dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
1.
Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
2.
Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
3.
Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
4.
Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
5.
Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
6.
Bagaimana pelaksanaannya (HOW)
Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan
sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer
dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi.
Selain itu, diperlukan pula langkah – langkah yang diperlukan dalam membangun
sistem informasi tersebut yaitu mendesainnya. Berikut langkah-langkah dasar dalam proses
desain sebuah sistem informasi:
Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik
keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa
gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai
unit sistem.
Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen
organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan
adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility,
grouwth potensial, life expectancy.
Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).
-Mengidentifikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem
-Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
-Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field
informasi yang diperlukan.
Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis
Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan sesuatu
yang sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini. Hampir dapat
dipastikan, bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau memanfaatkan sistem informasi
untuk mendukung operasionalnya, maka ia akan “terlindas” oleh persaingan yang semakin
hari semakin ketat. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di
dalam suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:
Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan
manajerial.
Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yan
sesuai.
Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan
Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan dan
kegagalan penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas dibawah ini:
Keberhasilan
Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem
apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan
perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang
diperlukan. Berikut beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan
sistem informasi:
o Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use)
Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki
manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan)
sehingga mereka menggunakan sistem ini secara sering.
o Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction WithThe Systems)
o Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun,
maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan
pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin
sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan
dari para penggunanya.
o Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem
informasi & staff dari sistem informasi
Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal
tersebut merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para
pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak
yang positif serta sesuai dengan yang dibutuhkan.
Kegagalan
Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak faktor.
Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang
ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk
digunakan. Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem
informasi dapat dikatakan gagal:
o Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran
Pada dasarnya biaya pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu
perencanaan anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun
begitu sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan
menjadi berlarut-larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin
membengkak
o Melalui waktu yang diperkirakan
Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu
yang lama. Hal ini disebabkan penegmbangan sistem informasi merupakan suatu
pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi.
Jika perkiraan waktu ini yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal
tersebut dapat menyebabkan kegagalan.
o Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang
diperkirakan
Jika sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara cermat dan teliti, maka
besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kelemahan teknis yang membuat
sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan.
Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan kegagalan pula.
o Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan
tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya
saja seperti untuk sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan
keuangan, sistem pemasaran dan lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang
dibangun ternyata tidak sesui dengan peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan
sistem tersebut gagal.
Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu
diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut:
Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna
Dalam perencanaan pengembangan sistem informasi, perusahaan harus mampu
menarik partisipasi dari seluruh pengguna untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan
ikut dalam proses perencanaan secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna
Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi
Biasanya terjadi kesenjangan atau miskomunikasi antara perancang sistem informasi
dengan para penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya
komunikasi diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan hal-hal lain
yang pada akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang dilakukan tidak sesuai dengan
kebutuhan pengguna.
Dukungan Manajemen
Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah penting. Hal
ini dikarenakan pengembangan sistem informasi yang ada membutuhkan sumber daya baik
materi maupun non materi yang cukup besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya
maka pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat.
Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Harus diperhatikan bahwa sistem informasi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi
dan karena itu memiliki resiko akan bocornya suatu rahasia, data atau informasi yang tidak
boleh diketahui oleh pihak lain. Karena itu sistem informasi yang dikembangkan harus
mampu dibangun secara aman dan dipastikan bahwa segala macam data atau informasi yang
terkandung didalamnya tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Kesimpulan
Beberapa manfaat dari perencanaan. Dipakai sebagai alat pengawasan daan pengendalian
kegiatan sehari-hari perusahaan. Perencanaan yang telah disusun dengan baik akan
memudahkan para pelaksana untuk mengetahui apakah tindakan mereka menyimpang atau
sesuai dengan rencana. Dengan adanya perencanaan yang disusun (tentunya sebelum suatu
kegiatan dilakukan) dengan cermat dapatlah dipilih dan ditetapkan kegiatan-kegiatan mana
yang diperlukan dan mana yang tidak. Dengan adanya rencana, segala kegiatan dapat
dilakukan secara tertib dan teratur sesuai dengan tahap-tahap yang semestinya.