Sistem informasi ManajemenPurchase Order (1)
BAB I
PENDAHULUAN
1.A LATAR BELAKANG MASALAH
Perkembangan dunia ekonomi berbanding lurus dengan perkembangan dunia industri.Oleh
karena itu tidak mengherankan jika industri yang lebih spesifik yaitu industri manufacture selama
beberapa dekade terakhir berkembang begitu pesat.
Perkembangan yang begitu cepat inilah yang mengindikasikan tingginya persaingan di
kalangan pelaku industri,semua berlomba-lomba dalam meningkatkan kualitas,meningkatkan output
dan menekan input dengan tujuan memaksimalkan laba.Meski tak bisa dipungkiri Usaha-usaha inilah
yang akan menjadi tolak ukur kemajuan dan eksistensi suatu industri.
Dalam peningkatan laba ada dua hal yang secara signifikan berbeda yaitu perusahaan yang
meningkatkan laba dengan menaikan harga jual ,dan perusahaan yang menekan ongkos produksi
untuk meningkatkan laba.Dan yang paling ideal dilakukan adalah dengan menekan ongkos
produksi,karena ‘’price’’ merupakan pertimbangan utama konsumen dalam memilih suatu produk
dalam hal ini tentunya tanpa mengurangi kualitas barang itu sendiri.
Salah satu upaya yang dilakukan untuk
melakukan
costdown,meningkatkan
menekan ongkos produksi antara lain dengan
produktivitas,menurunkan
rasio
produk
NG(not
good),menghindari pemborosan serta pengelolaan pembelian dan pengelolaan stock.
PT
MINDA ASEAN AUTOMOTIVE(MAA) merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dalam bidang industri komponen kendaraan bermotor berupaya untuk menekan ongkos
produksi dengan melakukan pengelolan dalam pembelian yang bersinkronisasi dengan pengelolaan
stock.Berdasarkan hal tersebut Penulis ingin mengulas lebih lanjut tentang proses pengelolaan
pembelian material hingga menjadi laporan pembelian.sehinnga judul yang diambil adalah
‘’TINJAUAN
PROSEDUR
AUTOMOTIVE.
PEMBELIAN
MATERIAL
PADA
PT
MINDA
ASEAN
1.B MAKSUD DAN TUJUAN
1.B.I MAKSUD
Maksud dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih lanjut tentang prosedur
pembelian material di PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE,mulai dari proses pembuatan purchase
order (PO) hingga pembuatan laporan
1.B.II TUJUAN
Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas maka diambil tujuan penulisan yaitu:
1.)Untuk
mengetahui
prosedurpengadaan/pembelian
material
di
PT
MINDA
ASEAN
AUTOMOTIVE
2.)Membandingkan antara teori yang telah dipelajari tentang sistem informasi manajemen dengan
praktik di lapangan(khususnya di dunia industri).
BAB II
PEMBAHASAN
1.SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN
PT Minda Asean Automotive adalah perusahaan multinasional yang merupakan bagian dari
MINDA GROUP yang berpusat di New Delhi,India.Mulai dibangun pada 2005 di Kawasan Industri
KIIC Karawang .
1.A.Bidang Usaha dan Produk
PT Minda Asean Automotive adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yang
berkosentrasi pada produk komponen otomotif. Pangsa pasar utamanya adalah perusahan
otomotif,seperti YMMWJ,ADM,SIM, serta penjualan produk sparepart(aftermarket).
Untuk Menjalankan produksi PT Minda Asean Automotive bekerjasama dalam hal
pengadaan material baik untuk pembelian materia(raw material) maupun subkontraktor .
1.B. Organisasi Perusahaan yang terkait dengan Sistem Pembelian
Struktur organisasi merupakan bagian dari perusahaan.
1. Director Manufacture, sebagai penerima laporan pembelian yang merupakan akumulasi
pembelian untuk periode tertentu,serta yang menentukan target harga beli dan memberikan
persetujuan untuk harga material.
2. Production and Planing Inventory Control (PPIC) (Pengendali Inventori, Perencanaan
dan Produksi ), yang mana bagian ini merupakan bagian yang mengkalkulasi kebutuhan
material untuk kebutuhan produksi beserta menjadwalkan kedatangan material tersebut.
3.Purchasing
(pembelian),merupakan
pihak
yang
melakukan
pengadaan
material(pembelian)beserta pihak yang menjadi penghubung antara PT Minda Asean
Automotive dengan Supplier
4.Security(keamanan),pihak yang melakukan penginputan terhadap barang yang masuk ke
PT MAA (dari pemasok)
5. Receiving&Quality control(Penerimaan dan pengontrolan kualitas)Bagian yang
berperan sebagai pihak yang menerima barang dan melakukan pengecekan baik dari segi
jumlah maupun kualitas barang.
6. Accounting (Akuntan), bagian ini yang menerbitkan laporan pembelian atas dasar data
pembelian dan pembayaran yang telah dilakukan ke pemasok
BAB III
ANALISA PROSEDUR PEMBELIAN PT MINDA ASEAN
AUTOMOTIVE
1.DESKRIPSI/PROSEDUR
Proses berawal dari dokumen
Supplier Delivery Schedule yang dibuat oleh
PPIC(Production and Planning Inventory Control).PPIC mengeluarkan supplier delivery schedule
sebagai dasar pembelian material untuk memenuhi kebutuhan produksi.Supplier Delivery schedule di
buat per supplier yang berisi informasi mengenai part number ,part name,quantity(jumlah),dan
waktu delivery(pengiriman) yang harus dipenuhi oleh supplier.Supplier delivery schedule
selanjutnya di serahkan kepada purchasing sebagai dasar penyusunan purchase order(PO).PO berisi
part number,part name,jumlah,dan waktu pengiriman dan harga,yang ditetapkan oleh director
manufacture .Oleh purchasing PO lalu
dikirim ke supplier .Kemudian supplier memberikan
feedback(umpan balik) berupa konfirmasi PO(kesanggupan pengiriman material),PO konfirmasi
yang diterima kembali oleh purchasing merupakan salah satu acuan untuk membuat laporan
pembelian dan sebagai salah satu acuan supplier untuk melakukan penagihan.
Setelah melakukan konfirmasi PO,supplier kemudian mengirimkan material berdasarkan
PO, supplier kemudian membuat delivery note(surat jalan) yang di buat sesuai dengan material yang
dikirim.
Kemudian material dan delivery note sampai di PT MAA,kemudian security PT MAA
memasukan data yang tertera pada delivery note.Setelah data di input menghasilkan no gate
entry,security lalu memberi chop dan no gate entry tersebut pada delivery note.Lalu material dan
delivery note tersebut dibawa ke area receiving(penerimaan) kemudian berdasarkan delivery note
tersebut dibuatlah SRV(store receipt voucher).SRV tersebut berisi
informasi mengenai part
number,part name,jumlah total material yang datang,jumlah material yang ok,dan material yang
NG(not good).(Untuk material yang OK & NG masih belum terisi) kemudian proses selanjutnya
adalah pengecekan oleh RQC(receiving Quality Control) setelah dilakukan pengecekan quality
kemudian dilakukan pengisian terhadap SRV(quantity material OK/NG).Setelah itu SRV yag telah
diisi diserahkan ke receiving kembali sebagai dasar pembuatan Billing Statement,Billing statement
merupakan lembar informasi yang berisi identitas no SRV ,part number,part name,beserta quantity
kedatangan material yang OK maupun NG,harga satuan beserta total jumlah harga.Billing Statement
tersebut lalu dikirim ke supplier sebagai acuan penagihan ke PT MAA.Selain ke supplier Billing
statement
juga di submit ke bagian accounting sebagai control atas pembayaran tagihan ke
supplier.Dari supplier kemudian invoice di kirim ke accounting PT MAA lalu accounting melakukan
pembayaran atas tagihan supplier.Setelah pembayaran dilaukan record atau pencatatan bukti
payment(pembayaran),lalu langkah akhir yang dilakukan adalah membuat laporan pembelian dengan
dasar bukti payment dan konfirmasi PO yang akan dilaporkan kepada directore manufacture.
TABEL ENTITAS DAN PERAN
NO.
ENTITAS
1.
PPIC *
Director Manufacture
2
Purchasing
PERAN
MEMBERI
MENERIMA
Delivery schedule
Price List
Laporan Pembelian
P/O
Price list
Delivery schedule
P/O Confrmation dari supplier
Invoice supplier
3
4
6
Data supplier
Purchase Order
P/O konfrmasi
delivery schedule
Delivery Note (Surat Jalan)
Billing Statement
Invoice Supplier
Bukti Payment
PEMASOK *
Security
D/N yang telah di nomor & tanggal "
gate entry "
Store receipt Voucher (SRV)
D/N yang telah di nomor & tanggal "
gate entry "
Billing Statement
Store receipt Voucher (SRV) yang telah
diisi hasil pengecekan
Receiving
5
RQC (Receiving Quality
control)
7
Accounting
Note : * =entitasluar
Delivery Note (Surat Jalan)
Store receipt Voucher (SRV) yang telah
Store receipt Voucher (SRV)
diisi hasil pengecekan
Bukti payment
Invoice supplier
Billing statement
FLOWMAP SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
- P/O
- supplier delivery
schedule
- Billing statement
- Bukti Payment
PEMASOK
PEMASOK
- Konfirmasi P/
O
- Invoice
- Surat jalan
- Data Supplier
PPIC
PPIC
SISTEM
INFORMASI
- supplier
delivery
schedule
PEMBELI (P/O)
PT. MINDA ASEAN
Price list
DIRECTOR
DIRECTOR
MANUFACTURE
MANUFACTURE
DFD Level 0 - SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. MINDA ASEAN
Purchasing report
DFD LEVEL I SISTEM PEMBELIAN PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
PEMASOK
- Billing
statement
- Data
Pemasok
- Delivery
Note (Surat
jalan)
- Data
Pemasok
P1
PENGELOLAAN
DATA
PEMASOK
- P/O
PEMBUATAN
BILLING
STATEMENT
- SRV
- Data
Pemasok
PENGELOLAAN
DELIVERY
NOTE
(surat jalan)
P2
- Billing
statement
PENGELOLAAN
PURCHASE
ORDER (P/O)
- Data
Pemasok
- Delivery Note (Surat
jalan) "Gate entry"
- Nomor & tanggal D/N
- Bukti
Payment
- Konfirmasi
P/O
- No. P/O
- Data
Pemasok
P3
- Invoice
P5
P6
PENGELOLAAN
PEMBAYARAN
P4
PENGELOLAAN
STORE
RECEIPT
VOUCHER
(SRV)
- No. P/O
- Supplier
Delivery
Schedule
- Laporan
pembelian
- Daftar
Harga
PPIC
Director
DFD Level 1 - SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. MINDA ASEAN
PERAN
B.MASTER SISTEM
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah penulis susun sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut:
Prosedur Pembelian di PT Minda Asean Automotive adalah sebagai berikut:
(1) Perusahaan memberi order pesanan produksi ke supplier
(2) Supplier mendatangkan Material
(3) Receiving dan RQC memproses dokumen sesuai kedatangan material
(4) Bagian Accounting (keuangan) membayar tagihan dan merangkum hasil pembelian dalam bentuk
Laporan Pembelian.
B. Saran
forecast yang dapat menjadi antisipasi supplier dalam memasok material ketika ada fluktuatif yang
tinggi dari customer,hendaknya dapat benar-benar di perhitungkan untuk menghindarai adanya shortage
material yang dapat menjadikan lost time(stop line ) dalam produksi sehingga dapat menghambat delivery ke
customer.
PENDAHULUAN
1.A LATAR BELAKANG MASALAH
Perkembangan dunia ekonomi berbanding lurus dengan perkembangan dunia industri.Oleh
karena itu tidak mengherankan jika industri yang lebih spesifik yaitu industri manufacture selama
beberapa dekade terakhir berkembang begitu pesat.
Perkembangan yang begitu cepat inilah yang mengindikasikan tingginya persaingan di
kalangan pelaku industri,semua berlomba-lomba dalam meningkatkan kualitas,meningkatkan output
dan menekan input dengan tujuan memaksimalkan laba.Meski tak bisa dipungkiri Usaha-usaha inilah
yang akan menjadi tolak ukur kemajuan dan eksistensi suatu industri.
Dalam peningkatan laba ada dua hal yang secara signifikan berbeda yaitu perusahaan yang
meningkatkan laba dengan menaikan harga jual ,dan perusahaan yang menekan ongkos produksi
untuk meningkatkan laba.Dan yang paling ideal dilakukan adalah dengan menekan ongkos
produksi,karena ‘’price’’ merupakan pertimbangan utama konsumen dalam memilih suatu produk
dalam hal ini tentunya tanpa mengurangi kualitas barang itu sendiri.
Salah satu upaya yang dilakukan untuk
melakukan
costdown,meningkatkan
menekan ongkos produksi antara lain dengan
produktivitas,menurunkan
rasio
produk
NG(not
good),menghindari pemborosan serta pengelolaan pembelian dan pengelolaan stock.
PT
MINDA ASEAN AUTOMOTIVE(MAA) merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dalam bidang industri komponen kendaraan bermotor berupaya untuk menekan ongkos
produksi dengan melakukan pengelolan dalam pembelian yang bersinkronisasi dengan pengelolaan
stock.Berdasarkan hal tersebut Penulis ingin mengulas lebih lanjut tentang proses pengelolaan
pembelian material hingga menjadi laporan pembelian.sehinnga judul yang diambil adalah
‘’TINJAUAN
PROSEDUR
AUTOMOTIVE.
PEMBELIAN
MATERIAL
PADA
PT
MINDA
ASEAN
1.B MAKSUD DAN TUJUAN
1.B.I MAKSUD
Maksud dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih lanjut tentang prosedur
pembelian material di PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE,mulai dari proses pembuatan purchase
order (PO) hingga pembuatan laporan
1.B.II TUJUAN
Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas maka diambil tujuan penulisan yaitu:
1.)Untuk
mengetahui
prosedurpengadaan/pembelian
material
di
PT
MINDA
ASEAN
AUTOMOTIVE
2.)Membandingkan antara teori yang telah dipelajari tentang sistem informasi manajemen dengan
praktik di lapangan(khususnya di dunia industri).
BAB II
PEMBAHASAN
1.SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN
PT Minda Asean Automotive adalah perusahaan multinasional yang merupakan bagian dari
MINDA GROUP yang berpusat di New Delhi,India.Mulai dibangun pada 2005 di Kawasan Industri
KIIC Karawang .
1.A.Bidang Usaha dan Produk
PT Minda Asean Automotive adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yang
berkosentrasi pada produk komponen otomotif. Pangsa pasar utamanya adalah perusahan
otomotif,seperti YMMWJ,ADM,SIM, serta penjualan produk sparepart(aftermarket).
Untuk Menjalankan produksi PT Minda Asean Automotive bekerjasama dalam hal
pengadaan material baik untuk pembelian materia(raw material) maupun subkontraktor .
1.B. Organisasi Perusahaan yang terkait dengan Sistem Pembelian
Struktur organisasi merupakan bagian dari perusahaan.
1. Director Manufacture, sebagai penerima laporan pembelian yang merupakan akumulasi
pembelian untuk periode tertentu,serta yang menentukan target harga beli dan memberikan
persetujuan untuk harga material.
2. Production and Planing Inventory Control (PPIC) (Pengendali Inventori, Perencanaan
dan Produksi ), yang mana bagian ini merupakan bagian yang mengkalkulasi kebutuhan
material untuk kebutuhan produksi beserta menjadwalkan kedatangan material tersebut.
3.Purchasing
(pembelian),merupakan
pihak
yang
melakukan
pengadaan
material(pembelian)beserta pihak yang menjadi penghubung antara PT Minda Asean
Automotive dengan Supplier
4.Security(keamanan),pihak yang melakukan penginputan terhadap barang yang masuk ke
PT MAA (dari pemasok)
5. Receiving&Quality control(Penerimaan dan pengontrolan kualitas)Bagian yang
berperan sebagai pihak yang menerima barang dan melakukan pengecekan baik dari segi
jumlah maupun kualitas barang.
6. Accounting (Akuntan), bagian ini yang menerbitkan laporan pembelian atas dasar data
pembelian dan pembayaran yang telah dilakukan ke pemasok
BAB III
ANALISA PROSEDUR PEMBELIAN PT MINDA ASEAN
AUTOMOTIVE
1.DESKRIPSI/PROSEDUR
Proses berawal dari dokumen
Supplier Delivery Schedule yang dibuat oleh
PPIC(Production and Planning Inventory Control).PPIC mengeluarkan supplier delivery schedule
sebagai dasar pembelian material untuk memenuhi kebutuhan produksi.Supplier Delivery schedule di
buat per supplier yang berisi informasi mengenai part number ,part name,quantity(jumlah),dan
waktu delivery(pengiriman) yang harus dipenuhi oleh supplier.Supplier delivery schedule
selanjutnya di serahkan kepada purchasing sebagai dasar penyusunan purchase order(PO).PO berisi
part number,part name,jumlah,dan waktu pengiriman dan harga,yang ditetapkan oleh director
manufacture .Oleh purchasing PO lalu
dikirim ke supplier .Kemudian supplier memberikan
feedback(umpan balik) berupa konfirmasi PO(kesanggupan pengiriman material),PO konfirmasi
yang diterima kembali oleh purchasing merupakan salah satu acuan untuk membuat laporan
pembelian dan sebagai salah satu acuan supplier untuk melakukan penagihan.
Setelah melakukan konfirmasi PO,supplier kemudian mengirimkan material berdasarkan
PO, supplier kemudian membuat delivery note(surat jalan) yang di buat sesuai dengan material yang
dikirim.
Kemudian material dan delivery note sampai di PT MAA,kemudian security PT MAA
memasukan data yang tertera pada delivery note.Setelah data di input menghasilkan no gate
entry,security lalu memberi chop dan no gate entry tersebut pada delivery note.Lalu material dan
delivery note tersebut dibawa ke area receiving(penerimaan) kemudian berdasarkan delivery note
tersebut dibuatlah SRV(store receipt voucher).SRV tersebut berisi
informasi mengenai part
number,part name,jumlah total material yang datang,jumlah material yang ok,dan material yang
NG(not good).(Untuk material yang OK & NG masih belum terisi) kemudian proses selanjutnya
adalah pengecekan oleh RQC(receiving Quality Control) setelah dilakukan pengecekan quality
kemudian dilakukan pengisian terhadap SRV(quantity material OK/NG).Setelah itu SRV yag telah
diisi diserahkan ke receiving kembali sebagai dasar pembuatan Billing Statement,Billing statement
merupakan lembar informasi yang berisi identitas no SRV ,part number,part name,beserta quantity
kedatangan material yang OK maupun NG,harga satuan beserta total jumlah harga.Billing Statement
tersebut lalu dikirim ke supplier sebagai acuan penagihan ke PT MAA.Selain ke supplier Billing
statement
juga di submit ke bagian accounting sebagai control atas pembayaran tagihan ke
supplier.Dari supplier kemudian invoice di kirim ke accounting PT MAA lalu accounting melakukan
pembayaran atas tagihan supplier.Setelah pembayaran dilaukan record atau pencatatan bukti
payment(pembayaran),lalu langkah akhir yang dilakukan adalah membuat laporan pembelian dengan
dasar bukti payment dan konfirmasi PO yang akan dilaporkan kepada directore manufacture.
TABEL ENTITAS DAN PERAN
NO.
ENTITAS
1.
PPIC *
Director Manufacture
2
Purchasing
PERAN
MEMBERI
MENERIMA
Delivery schedule
Price List
Laporan Pembelian
P/O
Price list
Delivery schedule
P/O Confrmation dari supplier
Invoice supplier
3
4
6
Data supplier
Purchase Order
P/O konfrmasi
delivery schedule
Delivery Note (Surat Jalan)
Billing Statement
Invoice Supplier
Bukti Payment
PEMASOK *
Security
D/N yang telah di nomor & tanggal "
gate entry "
Store receipt Voucher (SRV)
D/N yang telah di nomor & tanggal "
gate entry "
Billing Statement
Store receipt Voucher (SRV) yang telah
diisi hasil pengecekan
Receiving
5
RQC (Receiving Quality
control)
7
Accounting
Note : * =entitasluar
Delivery Note (Surat Jalan)
Store receipt Voucher (SRV) yang telah
Store receipt Voucher (SRV)
diisi hasil pengecekan
Bukti payment
Invoice supplier
Billing statement
FLOWMAP SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
- P/O
- supplier delivery
schedule
- Billing statement
- Bukti Payment
PEMASOK
PEMASOK
- Konfirmasi P/
O
- Invoice
- Surat jalan
- Data Supplier
PPIC
PPIC
SISTEM
INFORMASI
- supplier
delivery
schedule
PEMBELI (P/O)
PT. MINDA ASEAN
Price list
DIRECTOR
DIRECTOR
MANUFACTURE
MANUFACTURE
DFD Level 0 - SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. MINDA ASEAN
Purchasing report
DFD LEVEL I SISTEM PEMBELIAN PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
PEMASOK
- Billing
statement
- Data
Pemasok
- Delivery
Note (Surat
jalan)
- Data
Pemasok
P1
PENGELOLAAN
DATA
PEMASOK
- P/O
PEMBUATAN
BILLING
STATEMENT
- SRV
- Data
Pemasok
PENGELOLAAN
DELIVERY
NOTE
(surat jalan)
P2
- Billing
statement
PENGELOLAAN
PURCHASE
ORDER (P/O)
- Data
Pemasok
- Delivery Note (Surat
jalan) "Gate entry"
- Nomor & tanggal D/N
- Bukti
Payment
- Konfirmasi
P/O
- No. P/O
- Data
Pemasok
P3
- Invoice
P5
P6
PENGELOLAAN
PEMBAYARAN
P4
PENGELOLAAN
STORE
RECEIPT
VOUCHER
(SRV)
- No. P/O
- Supplier
Delivery
Schedule
- Laporan
pembelian
- Daftar
Harga
PPIC
Director
DFD Level 1 - SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. MINDA ASEAN
PERAN
B.MASTER SISTEM
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah penulis susun sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut:
Prosedur Pembelian di PT Minda Asean Automotive adalah sebagai berikut:
(1) Perusahaan memberi order pesanan produksi ke supplier
(2) Supplier mendatangkan Material
(3) Receiving dan RQC memproses dokumen sesuai kedatangan material
(4) Bagian Accounting (keuangan) membayar tagihan dan merangkum hasil pembelian dalam bentuk
Laporan Pembelian.
B. Saran
forecast yang dapat menjadi antisipasi supplier dalam memasok material ketika ada fluktuatif yang
tinggi dari customer,hendaknya dapat benar-benar di perhitungkan untuk menghindarai adanya shortage
material yang dapat menjadikan lost time(stop line ) dalam produksi sehingga dapat menghambat delivery ke
customer.