Integrasi Sistem Informasi Dan Strategi Bisnis Dalam Mendukung Perkembangan Bisnis PT Graha Sarana Duta (GSD)

  

Lampiran 1 : Format Pertanyaan Analisis Lima Ancaman Porter

1. Kemungkinan Masuknya Pemain Baru Tinggi Rendah Faktor Penentu Skala Ekonomis Penjelasan : Product Differentiation Penjelasan : Kebutuhan akan Modal Penjelasan : Biaya Berpindah (Switching Cost) Penjelasan : Tingkat Kesetiaan Pelanggan Penjelasan : Kekuatan Preferensi Merek Penjelasan : Akses mendapatkan pengetahuan akan teknologi dan kemampuan khusus Penjelasan : Kendali atas jalur distribusi oleh perusahaan yang telah ada Penjelasan :

  Tinggi Rendah Faktor Penentu Pengalaman dalam menggeluti bisnis Penjelasan : Tarif/harga pelayanan Penjelasan :

  Lokasi Penjelasan : Potensi kejenuhan pasar Penjelasan : Serangan balasan dari perusahaan yang sudah mapan Penjelasan :

2. Persaingan Antar Perusahaan Sejenis Tinggi Rendah Faktor Penentu Jumlah Kompetitor Penjelasan : Tingkat pertumbuhan industri Penjelasan : Fixed Cost Penjelasan : Product Differentiation Penjelasan : Switching Cost Penjelasan : Kekuatan Preferensi Merek Penjelasan : Exit Barriers Penjelasan :

  3. Kekuatan Tawar Supplier Faktor Penentu Tinggi Rendah Ketersediaan Jasa Substitusi Penjelasan : Jumlah Pemasok Penjelasan : Kemampuan Pemasok Penjelasan : Kompetisi Antar Pemasok Penjelasan : Biaya Berpindah ke Pemasok Lain (Switching Cost) Penjelasan :

  4. Kekuatan Tawar Buyer (Pembeli) Faktor Penentu Tinggi Rendah Jumlah Pembeli Jasa Penjelasan : Skala Kemampuan Pembeli dalam Membeli Jasa Penjelasan : Pengetahuan Pembeli akan Jasa Penjelasan :

  5. Ancaman Jasa Substitusi Faktor Penentu Tinggi Rendah Diferensiasi Jasa Substitusi Penjelasan :

  Harga Jasa Substitusi yang Ditawarkan Penjelasan : Kualitas dan Kinerja Jasa Substitusi Penjelasan : Tingkat Kesulitan Pembeli dalam Berpindah ke Jasa Substitusi Penjelasan :

  Lampiran 2. Format Pertanyaan Analisis Critical Success Factor (CSF)

What do you want to be?Vision / Mission / Strategic Goals /

Critical Success Factors

  Vision / Mission / Profile What do we want to become / what is our purpose: Mission: Vision: Strategic Goals What do we have to do to get there: Strategic Goal #1: Outcomes / Critical Success Factors How we will get there:

  1.1

  1.2 Strategic Goal #2: Outcomes / Critical Success Factors How we will get there:

  2.1

  2.2 Strategic Goal #3: Outcomes / Critical Success Factors How we will get there:

  3.1

  3.2

  

Lampiran 3. Format Pertanyaan Analisis Rantai Nilai Sistem Teknologi Informasi

  

1. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem teknologi informasi sudah

mempunyai peran menciptakan atau menam-bah nilai di rantai nilai?

  

2. Apakah peran sistem teknologi informasi sudah optimal atau masih dapat

ditingkatkan di kegiatan-kegiatan yang sudah memanfaatkannya?

  

3. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem teknologi informasi masih belum

mempunyai peran menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai?

  

4. Apakah sistem teknologi informasi dapat diterapkan di kegiatan-kegiatan

yang belum memanfaatkannya?

  

Lampiran 4. Pertanyaan Kepada Pemasok, Pelanggan, Dan Pesaing

Untuk Mengidentifikasikan Peluang-Peluang Menggunakan

Sistem Teknologi Informasi Yang Strategik

  Pemasok

  

1. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memperoleh

tambahan manfaat dari pemasok? Meningkatkan kekuatan tawar perusahaan terhadap pemasok? -

• Mengurangi kekuatan tawar pemasok?

  

2. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengurangi biaya

pembelian? Mengurangi biaya pemesanan order? - Mengurangi biaya penagihan dari pemasok? -

  

3. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk

mengidentifikasi alternatif dari sumber-sumber sediaan?

• Menempatkan produk pemasok?
• Mengidentifikasi harga terendah para pemasok?

  

4. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan

mutu barang dan jasa yang diterima dari para pemasok? Mengurangi waktu tunggu order pesanan? - Memonitor kualitas? - Penambahan kegunaan data pelayanan dari pemasok untuk digunakan - melayani yang lebih baik bagi pelanggan?

  

5. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memberikan akses

mengenai para pemasok yang akan membantu mengurangi biaya-biaya? Pilih produk yang paling sesuai? - Rundingkan harga kesepakatan? - Memonitor kemajuan perkerjaan dan mengatur kembali jadwal? - Menilai pengendalian mutu? -

  

6. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memberi informasi

kepada para pemasok yang nantinya akan menghasilkan keuntungan dalam

• - Lakukan pertukaran data elektronik untuk mengurangi biaya mereka?

• Sediakan pengendalian untuk perubahan jadwal produksi?

  Pelanggan

  

7. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengurangi biaya

pelanggan berbisnis dengan perusahaan?

• Mengurangi pekerjaan yang berhubungan dengan kertas dalam memesan atau membayar?
• Menyediakan status informasi dengan ce
• Dengan mengurangi harga dan biaya dari perusahaan?

  

8. Dapatkah menyediakan beberapa informasi unik kepada pelanggan yang akan

membuat mereka membeli barang dan jasa?

• Data penagihan atau status rekening?
• Pilihan berubah ke penggantiyang memberikan nilai lebih banyak?
• Dengan menjadi yang pertama dalam keunikan yang memberikan nilai tambah?

  

9. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan

biaya-biaya pelanggan yang berpaling kepada pemasok baru?

• Dengan menyediakan kepemilikan perangkat keras atau perangkat lunak?
• Dengan membuat mereka bergantung pada perusahan?
• Dengan membuat layanan pelanggan yang lebih personal?

  

10. Dapatkah menggunakan sumber database eksternal untuk belajar lebih

banyak tentang pelanggan dan menemukan ceruk pasar yang sesuai?

• Dengan meneliti perilaku pembeli untuk membeli produk lain?
• Dengan analisis interaksi pelanggan dan pertanyaan untuk mengembangkan beragam barang dan jasa atau metoda dalam menjawab ke kebutuhan pelanggan?

  

11. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membantu

pelanggan menaikkan pendapatannya?

• Dengan menyediakan data kepemilikan kepada mereka?

• - Dengan mendukung akses mereka ke pasar melalui koneksi perusahaan?

  Pesaing

  

12. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk menghalangi

masuknya pesaing baru dalam pasar? Dengan meredifinisi corak produk dalam komponen teknologi informasi? -

• Dengan menyediakan pelayanan konsumen lewat teknologi informasi?

  

13. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membedakan

barang dan jasa milik perusahaan? Dengan menyoroti pembeda yang ada? -

• Dengan menciptakan pembeda yang baru?

  

14. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membuat gerakan

mengalahkan lebih dulu dalam kompetisi? Dengan menawarkan sesuatu yang baru karena perusahaan memiliki data - kepemilikan?

  

15. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk menyediakan

pengganti? Dengan mensimulasi produk lain? - Dengan mempertinggi produk perusahaan yang sudah ada? -

  

16. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memenuhi

penawaran dari pesaing lain?

• Apakah barang dan jasa pesaing didasarkan pada keunikan kemampuan teknologi informasi yang dipunyainya atau kemampuan teknologi yang sudah tersedia secara umum?

  

Lampiran 5. Analisis Swot Untuk Penilaian Sistem Teknologi Informasi

  

1. Indetifikasi kekuatan-kekuatan sistem teknologi informasi perusahaan dan

kemampuan-kemampuan sumber-sumber daya informasinya

  Keahlian atau kepandaian yang ber-hubungan dengan sistem teknologi informasi yang penting.

• Ada Tidak

  Aktiva fisik teknologi informasi yang bernilai Ada Tidak

• Ada Tidak
• Aktiva organisasi yang bernilai, misalnya sistem produksi yang canggih

  Suatu prestasi atau atribut yang meletakkan perusahaan di posisi menguntungkan di pasar menjadi terkemuka di pangsa pasar, misalnya yang pertama menerapkan order secara online.

• Ada Tidak

  Kerja sama antar sistem teknologi informasi dengan perusahaan lain yang saling menguntungkan.

• Ada Tidak

  

2. Indetifikasi kelemahan-kelemahan sistem teknologi informasi perusahaan

dan kecacatan-kecacatan sumber-sumber daya informasinya

  Kekurangan-kekurangan di keahlian atau kepintaran tentang sistem teknologi informasi yang bermanfaat untuk kompetisi

• Ya Tidak

  Ya Tidak

• Aktiva-aktiva fisik, manusia, organisasi atau tidak berwujud yang berhubung-an dengan sistem teknologi informasi yang penting untuk kompetisi

  Anggaran untuk peningkatan sistem teknologi informasi

• Ya Tidak

  Kepuasan organisasi terhadap sistem teknologi informasi saat ini

• Ya Tidak

  

3. Identifikasi kesempatan-kesempatan pasar yang dapat diraih dengan

menggunakan sistem teknologi informasi Ya Tidak

• Pertumbuhan internet yang pesat dapat dimanfaatkan sebagai media mendekati ke pelanggan dengan lebih efisien dan efektif

  Semakin murahnya nilai sistem teknologi informasi dan komunikasi

• Ya Tidak

  

4. Identifikasi ancaman-ancaman yang dihadapi oleh kehadiran teknologi

informasi di masa depan

  Pertumbuhan teknologi informasi yang sangat cepat yang membuat teknologi ini cepat usang dan harus cepat diganti dengan yang baru, membutuhkan dana yang besar yang tidak cukup di anggaran sekarang

• Ya Tidak

  Perusahaan bukan perusahaan terbesar di industri, sehingga pertumbuhan teknologi yang cepat dapat dimanfaatkan oleh pesaing yang mampu membeli teknologi tersebut dan memeliharanya

• Ya Tidak

  Jasa yang lebih baik dan lebih baru yang dikenalkan oleh pesaing-pesaing karena dirancang dan diproduksi dengan teknologi informasi

• Ya Tidak

  

Lampiran 6. Analisis Porter 5 Ancaman Untuk Analisis Penggunaan

Teknologi Informasi Di Industri

  

1. Apakah teknologi informasi sudah digunakan sebagai senjata persaingan diantara

penjual-penjual kompetitif yang sudah ada dan bagaimana caranya?

  

2. Apakah teknologi informasi di industri mampu berfungsi sebagai halangan-halangan

untuk masuk (barriers to enrty) terhadap pesaing-pesaing baru yang potensial? Jika belum, dimana posisi teknologi informasi ini dan bagaimana seharusnya?

  

3. Apakah teknologi informasi di industri mampu berfungsi sebagai halangan-halangan

untuk masuk (barriers to enrty) terhadap pesaing-pesaing baru yang potensial? Jika belum, dimana posisi teknologi informasi ini dan bagaimana seharusnya?

  

4. Apakah teknologi informasi perusahaan dan industri sudah dapat menciptakan

biaya-biaya berpindah (switching costs) untuk mengatasi kekuatan menawar dari pelanggan-pelanggan?

  

5. Apakah teknologi informasi perusahaan dan industry sudah dapat mengontrol

pemasok untuk mengatasi kekuatan menawar dari pamasok-pemasok?

  Lampiran 7. Proses Bisnis BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/G01

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 5 PEMBUATAN KONTRAK / PERJANJIAN PT. GSD

  Penanggung Jawab dan

  Aliran Aktivitas

  Dokumen GM. Area Support Manager

  Menerima data-data Perjanjian Unit

  Assman HR & Logistik

  (catatan 1) terkait

  Building Manager Property Services Manager SPPH

  Menginventarisasi dan mengevaluasi data-data

  SPH

  perjanjian

  RKS / TOR Berita Acara Penjelasan / Aanwizing

  Cek Kelengkapan

  Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi Surat Penunjukan

  Y

  Surat Kesanggupan

  Lengkap ?

  Jaminan Pelaksanaan Jaminan Uang Muka

  T

  Asuransi Proyek Rincian Harga

  T

  Jadwal Pelaksanaan Spesifikasi Teknis /

  Lengkapi dengan unit terkait

  Brosur Gambar Pelaksanaan Biodata Perusahaan Check list Kelengkapan

  Membuat draft perjanjian

  Dokumen (FM/G01/01) Check list Paraf Persetujuan (FM/G01/02) Unit

  Koreksi draft internal (catatan 2)

  terkait, GM. Area Kantor Support Manager Pusat Assman HR & Logistik

  Y T Building Manager Kirim ke

  Property Services Manager

  Sesuai ? Pihak

  Draft Dokumen Perjanjian

  Lain

  Check list kelengkapan Dokumen (FM/G01/01) Check list Paraf T

  Persetujuan (FM/G01/02)

  Koreksi eksternal Pihak Lain

  (catatan 3) Setuju ?

  Y

  A

  PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No. Ref : PP/G01 Hal : 4 dari 5

  PEDOMAN PROSEDUR PEMBUATAN KONTRAK / PERJANJIAN

  Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan

  Dokumen GM. Area Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager Property Services Manager

  Dokumen Perjanjian Check list Paraf

  Persetujuan (FM/G01/02)

  G3 (FM/H01/07) Penandatanganan Perjanjian

  (catatan 4) Distribusi Perjanjian

  A Pemasok, Landlord, Kantor Pusat, SDM

  File

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/A01

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 5

PEMASARAN JASA PT. GSD PENGELOLAAN PROPERTY

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen Identifikasi data potensi bisnis

  GM. Area berkaitan dengan jasa Customer

  Marketing pengelolaan property Representative

  (catatan 1) Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager

  Eksisting

  Eksisting /

  Data Potensi Bisnis

  Baru

  (FM/A01/01)

  (Ekspan)?

  Data Survey Peluang Bisnis

  Baru (Ekspan) (FM/A01/02)

  Customer Melakukan analisa Survey peluang bisnis ulang perhitungan biaya Service Charge dan Base Rent

  B

  Mengevaluasi dan Kantor Pusat menganilisis hasil survey

  GM. Area jasa pengelolaan property Marketing Representative Manager, Marketing Executive

  T Building Manager Layak

  Property Services File

  ? Manager

  Data Survey Y Peluang Bisnis

  (FM/A01/02)

  A

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen

  A

  GM. Area Marketing

  Unit terkait Representative Manager,

  Penawaran Proposal Marketing Executive

  (catatan 2) Customer

  Building Manager Property Services Manager

  Surat Pendaftaran T

  Tender

  Proses

  RKS

  Tender

  SPH Proposal Penawaran

  Y Jasa Pengelolaan

  Mengikuti proses tender Property

  T

  Lulus

  File

  Tender

  Y Melakukan Klarifikasi

  B

  Customer GM. Area dan Negosiasi Marketing Representative Manager, Marketing Executive Building Manager

  T Y

  Sepakat ? Property Services Manager

  G01 RKS SPH Menyusun dan Membuat Berita

  Proposal Penawaran Menganalisa data Acara

  Jasa Pengelolaan untuk bahan Kesepakatan G01

  Property evaluasi Berita Acara

  Kesepakatan Laporan

  File

  Pekerjaan

  T

  dilakukan

  Pemasok

  Swakelola ?

  Y

  C01 s/d C12

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/E01

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 4

EVALUASI DAN SELEKSI PT. GSD PEMASOK

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen

  General Manager Area

  Mengiventarisir dan Pemasok

  Support Manager

  Mengklarifikasi Pemasok

  Assman HR and Logistic Bulding Manager Property Services Manager Proposal dari Pemasok

  Melakukan Evaluasi administrasi

  Daftar Klasifikasi

  baik terhadap Pemasok baru

  Pemasok (FM//E01/01)

  dan lama

  Check List Evaluasi

  (catatan 1)

  Administrasi Pemasok (FM/E01/02) General Manager Area

  Tidak

  Support Manager Assman HR and Logistic

  Memenuhi

  Bulding Manager

  Syarat Property Services Manager

  Officer Logistic Check List Evaluasi Administrasi Pemasok

  Ya Menginformasikan

  (FM/E01/02)

  kepada Pemasok

  Check List Evaluasi

  bersangkutan

  Administrasi Pemasok (FM/E01/02) Evaluasi Performansi Pemasok (FM/E01/05) Surat Pemberitahuan

  Melakukan evaluasi

  General Manager Area

  performansi Pemasok Support Manager

  Assman HR and Logistic

  G01 (catatan 2)

  Bulding Manager Property Services Manager

  Kurang Cukup

  Daftar Pemasok

  Performansi

  Terseleksi (FM/E01/03) Daftar Pemasok tidak Terseleksi (FM/E01/04)

  Baik Menyusun daftar

  File Pemasok terseleksi

  (catatan 3)

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/E02

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 5

PENGADAAN BARANG DAN PT. GSD ATAU JASA

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen General Manager Area

  Menerima Permintaan pengadaan Semua

  Support Manager Unit barang / jasa

  Assman HR and Logistic (catatan 1)

  Building Manager Property Services Manager

  Mengevaluasi Justifikasi / Nota G01

  Justifikasi Permintaan Barang / Jasa

  Permintaan Barang / Jasa (sesuai takah)

  Form Permintaan

  Ya

  Barang (FM/E02/01) Persediaan

  E04 Surat Pesanan ada ?

  (sesuai takah) Tidak

  Meneruskan Justifikasi ke Support Manager untuk pengesahan

  Tidak Nilai >15 jt

  Ya

  General Manager Area Support Manager

  E01 Membuat SPPH Assman HR and Logistic Building Manager Property Services

  Mengirim SPPH kepada Pemasok

  Manager Pemasok terseleksi

  G01 Surat Permintaan

  Penawaran Harga Pemasok

  (sesuai takah) Menerima SPH

  G01 Surat Permintaan

  Harga (sesuai takah) A B

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/E02

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 4 dari 5

PENGADAAN BARANG DAN PT. GSD ATAU JASA

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen General Manager Area

  B Support Manager

  A Assman HR and Logistic Building Manager Property Services Manager

  Mengevaluasi SPH yang masuk Cash &

  Surat Penawaran carry ? Harga (sesuai takah)

  Tidak Data Harga Barang /

  Jasa Ya Mengundang Pemasok

  Daftar Pemilihan terseleksi untuk klarifikasi dan Pemasok

  Pemasok negosiasi (FM/E02/02)

  General Manager Area Membuat Berita Acara

  Support Manager Pemasok

  Klarifikasi dan Negosiasi Assman HR and Logistic Building Manager Property Services Manager

  Mengesahkan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi

  Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi (sesuai

  Pemasok Menandatangani SPK/ takah)

  Perjanjian / Surat Pesanan Barang / Jasa

  (catatan 2) General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic

  Pemasok Mengirim PKS / SPK / Perjanjian

  Building Manager G01

  / Surat Pesanan Barang / Jasa Property Services Manager

  Memonitor pelaksanaan File pekerjaan Pemasok

  SPK/ Perjanjian / Surat Pesanan

  E01 Daftar monitoring

  Schedule Pengadaan Barang/Jasa

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/E03

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 3

PENERIMAAN DAN PT. GSD PENYIMPANAN BARANG

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen General Manager Area,

  Menerima Surat Pengantar Pemasok,

  Support Manager Pengiriman Barang

  E02 Assman HR and Logistic Building Manager Property Services

  Menerima Barang dan atau Jasa E01

  Manager Surat Pengantar

  Barang (sesuai takah)

  Y

  SPK / Surat Perlu Tim

  Pesanan / UT ?

  Perjanjian (sesuai takah)

  T

  Membentuk Melakukan cek Volume Tim UT

  General Manager Area, Support Manager

  Membuat Berita Acara pengujian Assman HR and Logistic dan Penerimaan barang dan atau Building Manager jasa Property Services Manager

  Berita Acara Serah Terima Barang (sesuai takah) Berita Acara Pemeriksaan Prestasi Pekerjaan (sesuai

  Mengidentifikasikan barang yang

  takah)

  diterima General Manager Area, Support Manager Assman HR and Logistic

  Mengklasifikasikan barang yang Building Manager diterima Property Services Manager

  Berita Acara Serah Mencatat barang yang diterima

  File Terima Barang (sesuai takah)

  E04 Kartu Persedian

  Menyimpan Barang Barang (FM/E03/01)

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/E04

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 3

PENGELUARAN BARANG PT. GSD

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen General Manager Area

  Semua Unit Menerima Permintaan Barang Support Manager Assman HR and Logistic Building Manager Property Services

  Mengecek pada kartu persediaan E03

  Manager barang Form Permintaan

  Barang (FM/E02/01)

  Tidak Barang

  Kartu Persedian E02 tersedia ?

  Barang (FM/E03/01)

  Ya General Manager Area Support Manager

  Menandatangani persetujuan Assman HR and Logistic

  Form Permintaan Barang Building Manager Property Services Manager

  Menyiapkan barang yang diminta Form Permintaan uni terkait

  Barang (FM/E02/01)

  General Manager Area Menyerahkan barang

  Support Manager User

  Assman HR and Logistic Building Manager Property Services Manager

  Mencatat mutasi barang Form Permintaan

  Barang (FM/E02/01)

  File Kartu Persedian

  Barang (FM/E03/01)

  PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No Ref : PP/C07 Hal : 3 dari 4

  Building Manager Chief of Operation

  Menandatangani Berita Acara Lembur dan Rekapitulasi Pelaksanaan Lembur Tidak

Ya

  Membuat Berita Acara Lembur Disetujui ?

  C07 Meminta tanda tangan tenant untuk penegasan pada pada form permintaan lembur

  Membuat rekapitulasi permintaan lembur dalam format lampiran BA Pelayanan Lembur / Overtime Melakukan evaluasi permintaan lembur Tenant,

  Menerima Permintaan Lembur Tenant (Catatan 1) Mencatat permintaan lembur dalam Monitoring Pelaksanaan Lembur

  Lembur (FM/C07/02)

  BA Lembur (sesuai takah) Rekapitulasi Pelaksanaan

  Pelaksanaan Lembur (FM/C07/02)

  PEDOMAN PROSEDUR PELAYANAN LEMBUR Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan Dokumen

  BA Lembur (sesuai takah) Rekapitulasi

  Form Permintaan Lembur (FM/C07/01)

  Building Manager Chief of Operation Customer Service

  Form Permintaan Lembur (FM/C07/01) tenant

  Lembur (Sesuai Takah) Customer Service

  Lembur (FM/C07/01) Monitoring Pelaksanaan

  Nota Dinas / Telepon Form Permintaan

  Customer Service Mekanikal Elektrikal Spv.

  F02 Mengirimkan Berita Acara Lembur & Rekapitulasi Pelaksanaan Lembur File

  PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No Ref : PP/C08 Hal : 4 dari 6

  Petugas Teknik Formulir

  Tidak Ya

  Tidak Ya

  Kerusakan ( Catatan 1 )

  Complain ? ^A Perbaikan ? Merencanakan penanggulangan

  RKA A03, B02

  & Plumbing

  Menyusun jadwal kerja Pemeliharaan dan pemeriksaan Sipil& Plumbing Melaksanakan pemeriksaan Sipil

  Penanggulangan Gangguan Sipil (FM/C08/02)

  Chief Of Operation Spv Engineering Koordinator Civil Work

  PEDOMAN PROSEDUR PEMELIHARAAN SIPIL / ARSITEKTUR

  Petugas Teknik Work Order

  Kriteria Pengisian Formulir (DP/C08/01)

  Form Pemeriksaan Sipil (FM/C08/01)

  Pemeliharaan dan Pemeriksaan Sipil (DP/C08/02)

  Petugas Teknik Jadwal Kerja

  Chief Of Operation Spv Engineering Koordinator Civil Work

  Dan Dokumen C12

  Aliran Aktivitas Penanggung Jawab

  C B Melakukan tinjauan terhadap lokasi yang dikomplain tenant

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No Ref : PP/C08

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 5 dari 6

  PT. GSD PEMELIHARAAN SIPIL / ARSITEKTUR Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan Dokumen C Pemasok

  Building Manager

  Tidak

Ya

E02 Swakel-

  Chief Of Operation

  ola

  Spv Engineering Koordinator Civil Work Petugas Teknik

  Mengajukan permin- taan pengadaan BA Pengujian dan Pe- E02 jasa / PKS

  nerimaan Barang Perjanjian Kerja Sama

  Penyediaan Barang

  

Mengadakan barang /

  atau Jasa / Kontrak

  

material yang diper-

Mengawasi pelak-

  SPK

  

lukan

sanaan pekerjaan

  Laporan pelaksanaan Perbaikan Sipil (FM/C08/03)

  

Menginformasikan

  Formulir Monitoring

  Membuat Berita

kepada instansi /unit

  Gangguan Sipil

  Acara Hasil Pemeri-

kerja terkait

kasaan Pekerjaan (FM/C08/04)

Melaksanakan Pe-

  Pemasok nanggulangan Melaporkan A Kondisi siap

  B operasi Owner, Area Melakukan monitoring File

  PT.GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No Ref : PP/C09 Hal : 3 dari 5

  PEDOMAN PROSEDUR PELAYANAN PARKIR Aliran Kegiatan Penanggungjawab dan Interfaces

  Spv. Security & Parking Form Permintaan

  Stiker Parkir (FM/C09/01)

  Stiker Parkir

  Tidak Ya

  Petugas Parkir Karcis / Kartu

  Parkir Berbayar Karcis / Kartu

  Parkir Tidak Berbayar

  Mengidentifikasi dan mencatat Kendaraan Masuk Melayani formulir permintaan Stiker

  Menyerahkan Karcis / Kartu parkir tidak berbayar Memandu posisi parkir kendaraan

  Mempersiapkan Karcis / Kartu Tanda Masuk Parkir Catatan 1

  

Menyerahkan Karcis / Kartu

berbayar dan menerima

pembayaran

Tenant

  C10 Stiker? A

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No Ref : PP/C09

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 4 dari 5 PT. GSD PELAYANAN PARKIR Petugas parkir

  A

  Karcis / Kartu Parkir Berbayar

  Karcis / Kartu

  Menerima kartu tanda parkir dan memeriksa kesesuaian

  Parkir Tidak

  nomor kendaraan dengan catatan pada Karcis / Kartu

  Berbayar

  tanda parkir

  Daftar Pendapatan Stiker

  Daftar Pendapatan

  Memandu kendaraan Melakukan pencatatan yang keluar dari area mobil menginap Parkir C10 gedung Catatan 3

  Catatan Mobil Menginap (FM/C09/02)

  Daftar Pengecekan

  Mengumpulkan Karcis Melakukan / Kartu parkir terpakai pengecekan Kelengkapan Mobil F02 dan menghitung kelengkapan

  Menginap

  pandapatan Kendaraan mobil

  (FM/C09/03)

  Catatan 2 menginap

  Spv Security & Parkir

  Membuat

  Chief of Engineering

  Rekapitulasi

  BM

  Laporan Aktivitas Parkir

  Rekapitulasi Pendapatan Perparkiran

  File

PEDOMAN PROSEDUR PELAYANAN SECURITY

  Melaksanakan pengamanan, patroli, dan pengecekkan Mengamankan kendaraan dan melaporkan terhadap pihak yang berwajib

  No. Ref : PP/C10 Hal : 5 dari 9

  Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan

  Dokumen Ruang Tamu

  Kendaraan

  B A C

  Shift Security (FM/C10/06) Daftar Petugas Security (FM/C10/08) Program Pemantapan Security (DP/C10/14) Tata Tertib Petugas Security (DP/C10/15)

  Buku Mutasi Jaga (FM/C10/09)

  Danru Petugas Security

  PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  Tamu, Ruang & Kendaraan serta Parkir

  Membuat jadwal tugas security & program pemantapan security Melaksanakan pengecekan kendaraan masuk

• keluar masuk terhadap keamanan

  (catatan 1) Menyusun dan mempersiapkan personil keamanan / security

  (catatan 2)

  Laporan kejadian kehilangan (FM/C10/01)

  Kendaraan Bermasalah

  Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada Building Operation Manager setempat

  T Y BM Chief of Engginering SPV S & P Kapok Security Daftar Piket Petugas

  Lembar Kontrol Diluar Jam Kerja (FM/C10/07)

  PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/C10 Hal : 6 dari 9

PEDOMAN PROSEDUR PELAYANAN SECURITY

  Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan

  Dokumen

  Front Desk T Y

  Petugas Security Lembar Kontrol Diluar

  Jam Kerja (FM/C10/07)

  Melakukan tindak lanjut dan melakukan kaijan terhadap pengunjung ybs (catatan 4)

  Melaksanakan pengecekan terhadap setiap pengunjung gedung dan memeriksa identitas setiap pengunjung memasuki gedung

  (Catatan 3)

  Tamu bermasalah

  Menginformasikan kepada setiap pengunjung dan tenant untuk WAJIB menggunakan ID Card bila memasuki area gedung

  Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada Building Manager setempat

  A C

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/C10

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 7 dari 9

PELAYANAN SECURITY PT. GSD

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen B

  Petugas Security Melaksanakan pengecekan terhadap semua sisi ruang dan melihat properti

  Daftar Patroli Jam sesuai dengan data properti Rawan (FM/C10/04)

  (catatan 5) Buku Mutasi / serah terima Kunci

  (FM/C10/05) Mengingatkan kepada owner/tenant untuk tetap waspada terhadap tindak kejahatan dengan meningkatan kemanan

  T Ruang

  C

  bermasalah Y

  Melakukan pengecekan kembali dan mendata ulang kejadian dengan mengamankan lokasi/ruang serta melaporkan kepada pihak yang berwajib

  (catatan 6) Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada

  Building Manager setempat

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/C10

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 8 dari 9

PELAYANAN SECURITY PT. GSD

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen Tim Evakuasi

  C

  Struktur Organisasi Tim Evakuasi Bila Terjadi Kebakaran / Gempa Jam Kerja (DP/C10/01)

  Struktur Organisasi Tim Terjadi Bencana Evakuasi Bila Terjadi

  Tidak Alam, Kebakaran Kebakaran / Gempa Hari huru-hara, dll Minggu / Libur / Malam Hari

  (DP/C10/02) Proses Evakuasi Kebakaran (DP/C10/03)

  Ya Management Kebakaran Gedung (DP/C10/04)

  Melakukan tindak lanjut dan evakuasi serta

  Proses Evakuasi Ancaman

  melaksanakan pengamanan terhadap

  BOM (DP/C10/05)

  owner/tenant/tamu/karyawan

  Management Ancaman BOM

  (catatan 7)

  (DP/C10/06) Proses Evakuasi Gempa (DP/C10/07) Management Terjadi Gempa

  Melaporkan kepada pihak

  (DP/C10/08)

  kepolisian/pemadam kebakaran/kodim bila

  Laporan Kejadian Kehilangan

  hal ini diperlukan serta menghindari ada nya

  (DP/C10/09)

  korban

  Proses Pengendalian Huru- hara (DP/C10/10) Management Pengendalian Instansi

  Huru-hara (DP/C10/11) Terkait Proses Lift Macet (DP/C10/12) Uraian Tugas Tim Evakuasi

  Membuat Berita Acara sesuai dengan

  Bila Terjadi Kebakaran/Gempa

  kejadian dan melaporkan kepada Building

  Dll (DP/C10/13)

  Manager setempat

  File

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/C12

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 3 dari 4

PENANGANAN GANGGUAN PT. GSD DAN KOMPLAIN

  Penanggung Jawab dan Aliran Aktivitas

  Dokumen Front Desk , Sekretariat

  Menerima komplain atau permintaan Tenant pekerjaan Standart Layanan

  Masing-masing BM Buku Catatan

  Komplain Mencatat komplain atau permintaan

  Acuan Survey pekerjaan dalam buku catatan Kepuasan Tenant komplain Pengelolaan Gedung (KD.015/LP.660/GSD- 10/2004)

  Mengisi form Work Order / Tindakan Front Desk mengatasi ketidakpuasan Sekretariat

  Work Order Buku catatan

  Unit

  Mendistribusikan form Work Order komplain (FM/C12/01)

  Terkait

  Melakukan monitoring penanganan

  Tenant,

  pekerjaan / komplain kepada tenant

  Unit

  dan unit terkait

  Terkait

  Selesai di

  Y

  A kerjakan ?

  T

  B

  BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

  No. Ref : PP/C12

PEDOMAN PROSEDUR

  Hal : 4 dari 4

PENANGANAN GANGGUAN DAN KOMPLAIN PT. GSD

  Penanggung Jawab Aliran Aktivitas dan Dokumen

  BM A B PSM Unit terkait

  Chief terkait Buku Catatan

  Komplain (FM/C12/01)

  Memverifikasi Mengidentifikasikan penyelesaian penyebab pekerjaan kepada ketidakpuasan tenant dan fungsi terkait

  Meminta supervisor

  T

  yang bersangkutan Selesai di menyelesaikan kerjakan peekerjaan atau

  ? memberikan solusi sementara

  Y

  Mencatat waktu penyelesaian dan penyebab Front Desk dalam catatan komplain Sekretariat Petugas terkait

  Laporan Mengarsipkan form work order yang telah

  Kunjungan Tamu selesai dikerjakan Menghitung performansi tingkat gangguan / ₂ 1000 m

  File J05