BAB II PROFIL INSTANSI - Penerapan Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi dan Hubungan Interpersonal Terhadap Lingkungan Kerja Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di

  luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

  Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

  Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan Diploma III.

  Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan b.

  Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

  Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a.

  Program Studi Kesekretariatan b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntasnsi

  Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

  Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

  Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

  Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

  Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a.

  Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

  b.

  Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

  c.

  Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

  d.

  Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

  e.

  Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

  Tujuan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

  Tujuan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a.

  Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

  b.

  Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

  B. Jenis Kegiatan

  Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademik. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan

  non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

  Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

  Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

  C. Struktur Organisasi

  Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dantanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

  Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

WAKIL DEKAN II

WAKIL DEKAN III

  Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara DEKAN

  Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA WAKIL DEKAN I

  Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

  

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

  Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

  

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

  Dra. Cut Nilawati

Kasubag

Kepegawaian

  

Zailiana, S.Sos

Kasubag Kemahasiswaan

  Maslan, SE Kasubag Perlengkapan

  Sadali, SE Kasubag Keuangan dan Umum

  Ahmad Fauzi, SE, M.Si Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2

WAKIL DEAKAN II

WAKIL DEAKAN III

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

  Sadali, SE Kasubag Keuangan dan Umum

  Tugino

  Santuso Siswant, SP Sugeng Suprayetno

  Mulyadi, A.Md PBABP

  Ahmad Fauzi, SE, M.Si BPP

  Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara DEKAN

  

Zailiana, S.Sos

Kasubag Kemahasiswaan

  Dra. Cut Nilawati

Kasubag

Kepegawaian

  

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

  Ami Dilham, SE, M.Si

  

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

  Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

  Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA WAKIL DEKAN I

  Maslan, SE Kasubag Perlengkapan

D. Deskripsi Pekerjaan

  Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Kepegawaian

  Tugasnya adalah : a.

  Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan, pengarsipan.

  b.

  Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai, Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) masing- masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

  c.

  Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

  d.

  Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat

  Keterangan Naik Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.

  e.

  Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro pengarsipan.

  f.

  Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai, mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.

  g.

  Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.

2. Bagian Pendidikan

  Tugasnya adalah : a.

  Menyusun program kerja tahunan sub bagian.

  b.

  Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  c.

  Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. d.

  Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

  e.

  Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

  f.

  Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

  g.

  Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.

  h.

  Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

3. Bagian Akademik

  Tugasnya adalah : a. f.

  b.

  Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  c.

  Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

  d.

  Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

  e.

  Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

  Menyusun program kerja tahunan bagian.

  Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.

  g.

  Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusunan kalender akademik.

  h.

  Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi dan statistik mahasiswa. i.

  Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.

E. Kinerja Organisasi

  Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.

  Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

  Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

  Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah : a.

  Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai, Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

  b.

  Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

  c.

  Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

  d.

  Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

  e.

  Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

  f.

  Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  g.

  Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

  h.

  Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan, pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan 1.

  Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah : a.

  Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015.

  b.

  Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil Tahun Ajaran 2014/2015.

  c.

  Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) Semester Ganjil/Genap.

  d.

  Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

  Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

  Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

  c.

  Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

  d.

  Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

  e.

  Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian.

  Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.

  Universitas Sumatera Utara antara lain : a.

  b.