Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

TINJAUAN TERHADAP ST RUKT UR ORGANI SASI

DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA

PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR Diajukan Oleh : HELEN OKTAVIANI

082101129

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

Medan

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih sangat sederhana. Ini karena keterbatasan waktu, ilmu dan pengetahuan dari penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan tugas akhir ini.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang terdalam kepada :

1. Teristimewa buat Ayahanda tercinta Budiman Marpaung, dan ibunda tercinta

Mantaria Sibarani yang dengan penuh kesabaran telah mendidik penulis dan memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupun materi, serta selalu mendoakan penulis di setiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi, selaku sekretaris Jurusan

Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Frida Ramadhini SE, MM selaku dosen pembimbing penulis yang telah

banyak memberikan waktunya dalam meberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada penulis.

7. Buat abang, kakak,dan adikku, Hendra, Nova, dan Ricky yang telah memberikan

semangat dan doa kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Semoga kita bisa menjadi kebanggaan orang tua kita.

8. Buat sahabatku Friska, Yenci, Yosefina makasih ya buat doa dan perhatian besar buat penulis dan selalu setia mendengar keluh kesah penulis.

9. Buat Tio Winda Sitompul dan Theodora Batubara makasih ya atas semangat, doa

dan kerja samanya kepada penulis selama mengerjakan Tugas Akhir ini.

10.Buat teman-teman seperejuanganku Delima, Melani, Poppy, dan Desi makasi ya

buat kerja samanya selama ini, dan buat teman-teman lainnya di Jurusan Keuangan’08 Group A, B, C, Monica T, Widya, Dian, Julia, Nova, Lijan, Mitha, Citra, Ellyn, Devi S, Rahmad, Firman, Icha, Sari, Faulia dan yang tidak dapat saya sebutkan namanya satu persatu.

11.Buat teman kelompok magang grup 12, Lani, Hikmah, Ervina, dan Prawiro makasih atas semangat, kebaikan dan kerja samanya dalam program magang kita. Semua kebaikan, perhatian dan curahan kasih sayang yang telah diberikan akan selalu ada dihati dan menjadi kenangan terindah yang takkan dapat dilupakan penulis. Semoga Tuhan Yesus membalas semua kebaikan dengan limpahan rahmat dan kasih sayang-Nya kepada kita semua. Akhir kata penulis sampaikan terima kasih dan semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para pembacanya.

Medan, Desember 2010

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... vi

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survei ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II : PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

1. Visi Fakultas Ekonomi USU... 8

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ………. 8

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 11

E. Kinerja Usaha Terkini ... 15

BAB III : PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi ... 18

1. Pengertian Organisasi ... 18

2. Pengertian Struktur Organisasi ... 20

B. Asas-Asas Organisasi ... 21

C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi ... 25

D. Komunikasi Dalam Organisasi ... 34

E. Koordinasi ... 36

F. Hambatan Dalam Koordinasi ... 42

G. Tinjauan Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi USU... 44

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 49

B. Saran ... 50

DAFTAR PUSTAKA……… 52 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Halaman

Tabel I.I Jadwal Kegiatan Penelitian ... 5

Gambar 2.1 Organisasi Bentuk Garis ... 28

Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis Dan Staf ... 30

Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Fungsional... 32

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi dengan tingkat persaingan semakin ketat, setiap perusahaan/organisasi dituntut untuk mampu mengelola perusahaan/organisasi agar dapat tumbuh, berkembang dan bertahan guna mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk dapat bersaing, perusahaan/organisasi harus mempunyai nilai yang lebih baik dalam hal pelayanan maupun produk. Maka perusahaan/organisasi harus beroperasi dan menggunakan sumber daya yang dimiliki dengan efektif dan efisien sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Manusia sebagai unsur pelaksana dalam perusahaan memiliki kemampuan kerja yang terbatas baik fisik, pemikiran, pendidikan dan faktor-faktor lain. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut dibutuhkan suatu kerja sama yang dibentuk dalam suatu wadah yaitu organisasi, guna mencapai tujuan bersama yang di rencanakan.

Dalam menciptakan kerja sama dalam suatu organisasi perlu dibentuk struktur organisasi. Menurut Robert Y. Durrant dalam buku Sutarto ( 1998:42 ), Organization

Structure is the scheme of relationship and duties of person employed by the organization

particularly discharging managerial functions. Stuktur organisasi adalah bagan

hubungan dan tugas-tugas dan orang-orang yang digunakan oleh organisasi sekali pelaksanaan fungsi manajerial.

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi juga menjelaskan pembagian aktivitas tugas.

Dengan adanya pembagian tugas dalam struktur organisasi maka akan menjadi jelas tujuan yang harus di capai untuk masing – masing bagian guna menopang tercapainya tujuan perusahaan/organisasi. Disamping itu, dengan adanya pembagian tugas akan menjadi jelas wewenang dan tanggung jawab dari masing - masing bagian. Dengan adanya keselarasan wewenang dan tanggung jawab tersebut maka akan dapat diketahui penyimpangan – penyimpangan yang terjadi serta usaha untuk memperbaikinya dan siapa yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut.

Struktur organisasi sangat perlu dalam sebuah perusahaan/organisasi dimana dengan adanya struktur organisasi ini memungkinkan kita dapat mengetahui bagaimana organisasi itu dibentuk. Dengan adanya struktur organisasi tersebut maka pemimpin dan bawahan dapat mengetahui tugas – tugas yang harus dilakukan serta apabila terdapat suatu masalah maka akan dapat diketahui kebagian mana harus menyelesaikannya.

Oleh karena itu, suatu struktur organisasi yang baik akan membawa pengaruh pada sistem pembagian kerja yang baik pula dan akhirnya memudahkan pengkoordinasian anggota – anggotanya akan sangat membantu dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

Untuk mencapai tujuan perusahaan/organisasi perlu diciptakan suatu sistem koordinasi yang tepat dan efektif. Menurut Harold Koontz dan Cynl O’Donnel koordinasi adalah pencapaian keselarasan usaha individu dalam usaha mencapai tujuan serta sasaran kelompok. Jadi, suatu sistem koordinasi kerja yang baik mutlak diperlukan agar pelaksanaan kegiatan tepat pada sasarannya. Sistem kerja sama diantara para anggota perlu diatur dan diadakan pembagian tugas sesuai bidang keahliannya masing – masing. Tanpa adanya pembagian tugas, maka akan berakibat adanya tumpang tindih antara satu

bagian dengan bagian lain. Dan untuk melaksanakan koordinasi yaang baik dan mengarah pada pencapaian tujuan, diperlukan pula komunikasi yang baik antara bawahan dan atasan atau sebaliknya, untuk menyampaikan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Karena komunikasi merupakan kunci koordiinasi yang paling efektif

Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini menggambarkan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lainnya dan bagaimana hubungan aktivitas kerja dan fungsi antarbagian yang dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik ada terdapat pembagian tugas – tugas sehingga dapat diketahui batasan – batasan pekerjaan yang harus dilakukan.

Menyadari manfaat struktur organisasi bagi setiap perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan koordinasi maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas mengenai “Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: Apakah struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan koordinasi kerja para pegawai?

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

Untuk mengetahui struktur organisasi dan koordinasi yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi instansi

Memberi sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mendukung aktivitas pencapaian tujuan yang ditetapkan.

2. Bagi penulis

Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan khususnya mengenai struktur organisasi dan pembagian kerja serta hubungan kerja yang terdapat di dalam

Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bagi pihak lain

D. Rencana Penulisan 1. Jadual Survei

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadual kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1 Jadual Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, penulis melakukan riset mulai tanggal 14 Oktober s/d 21 November 2010 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Rencana Isi

Sebagai gambaran singkat dari pembahasan dan penyusunan dengan memasukkan data yang relevan dalam skripsi ini, maka penulis mengemukakan sistematika dari pembahasan.

Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas ( job description ), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian organisasi, struktur dan bentuk organisasi, asas – asas organisasi, serta peran komunikasi dan koordinasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan. Hasil ini diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di masa mendatang.

BAB II PROFIL INSTANSI A Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai pemimpin fakultas/dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) kemudian memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, Fakultas Ekonomi Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

e Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan

dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya tujuan umum suatu yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada lampiran.

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas.

k Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c Melakukan administrasi akademik.

d Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.

f Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

f Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas,

pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c Melakukan urusan mutasi pegawai.

d Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan

jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

g Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

i Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

f Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai

dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang

baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

Pada tahun 2010 Fakultas Ekonomi mampu menampung mahasiswa baru sebanyak 1119 orang. Jurusan S1 Ekonomi Pembangunan jumlah mahasiswa sebanyak 177 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 94 orang, perempuan 83 orang. Jurusan S1 Manajemen jumlah mahasiswa sebanyak 224 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 113 orang, perempuan 111 orang. Jurusan S1 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 230 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 86 orang, perempuan 144 orang. Jurusan D3 Keuangan jumlah mahasiswa sebanyak 179 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 68 orang, perempuan 111 orang. Jurusan D3 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 206 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 76 orang, perempuan 130 orang. Jurusan D3 Kesekretariatan jumlah mahasiswa sebanyak 103 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 4 orang, perempuan 99 orang.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b Perkuliahan semester genap/ganjil.

c Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi 1. Pengertian Organisasi

Setiap organisasi hendaknya memiliki rencana strategis yang akan mengidentifikasi arah bisnis di masa yang akan datang. Tanggung jawab para pemimpin harus diatur agar dapat mencapai rencana strategis. Setiap instansi membentuk struktur organisasi guna mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan, dan hubungan antara posisi-posisi tersebut.

Organisasi berasal dari kata organum, yang artinya alat untuk membentuk bagian-bagian terintegrasi sedemikian rupa oleh hubungan-hubungan tertentu. Dari pengertian dasar organisasi tersebut para ahli mengembangangkan pengertian organisasi menurut elemen-elemen yang terkandung di dalamnya. Organisasi ialah bentuk setiap kerjasama manusia untuk pencapaian tujuan bersama.

Berikut ini terdapat pendapat yang berbeda dari beberapa para ahli. Hal ini terkait dengan perbedaan sudut pandang dan displin ilmu yang berlainan. Akan tetapi jika dilihat dari unsur-unsur yang terkandung di dalam masing-masing defenisi tersebut terdapat banyak persamaan.

Berikut adalah beberapa pendapat para ahli mengenai defenisi organisasi:

a. Chester I Bernand

Organisasi adalah suatu sistem kegiatan kerjasama dari dua orang atau lebih, sesuatu yang tidak terwujud dan tidak bersifat perseorangan sebagian besar mengenai hal hubungan-hubungan.

b. G.R. Terry

Organisasi berasal dari kata organisme, yaitu suatu struktur dengan bagian-bagian yang demikian diintegrasi hingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan. Jadi organisasi terdiri dari dua bagian pokok yaitu: (1) Bagian-bagian dan

(2) Hubungan-hubungan.

c. Jhon Pfifner dan S. Owen Lane

Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan terkoordinasi.

d. John M. Gaus

Organisasi adalah tata hubungan antara orang-orang untuk dapat memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab.

Dari beberapa defenisi ini, dapat disimpulkan unsur-unsur dari suatu organisasi meliputi:

a. Adanya dua orang atau lebih sebagai kelompok.

b. Adanya maksud untuk kerjasama.

c. Adanya proses pembagian kerja.

d. Adanya pengaturan hubungan.

e. Adanya tujuan yang hendak dicapai.

Berdasarkan unsur – unsur tersebut akan dapat disusun defenisi yang lebih sederhana yaitu organisasi merupakan sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

2. Pengertian Struktur Organisasi

Dalam membahas struktur organisasi ada baiknya diketahui pengertian pengorganisasian karena mempunyai hubungan yang sangat erat dengan organisasi dan struktur organisasi.

Beberapa defenisi pengorganisasian secara luas adalah :

a. Pengorganisasian adalah proses panyesuaian struktur organisasi dengan tujuan

sumber daya dan lingkupnya. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian-bagian atau komponen dan posisi dalam suatu organisasi.

b. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal,

pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai.

Dari kedua pengertian ini dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan produk dari pengorganisasian itu. Struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan organisasi yang dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetapan hubungan di antara fungsi-sungsi, bagian-bagian, atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi.

B. Asas-Asas Organisasi

Menurut Sutarto ( 1998 : 43 ) Struktur organisasi yang akan dibentuk tentunya struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat sehat dan efisien . Struktur organisasi yang sehat berarti tiap – tiap satuan organisasi yang da dapat menjalankan peranannya atau tanggung jawabnya dengan tertib. Struktur organisasi efisien berarti dalam menjalankan peranannya tersebut masing-masing satuan organisasi dapat mencapai perbandingan terbaik antara uasaha dan hasil kerja. Agar dapat diperoleh struktur organisasi yang sehat dan efisien, pada waktu membentuk harus memprehatikan berbagai asas- asas organisasi.

Beberapa asas organisasi yang perlu diperhatikan dalam menganalisis struktur organisasi antara lain :

1. Asas Perumusan Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam bekerja. Tujuan yang jelas mempermudah pencapaian sasaran organisasi yang telah ditetapkan, karena tujuan

hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik, teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai atau karyawan.

2. Asas Departementasi

Departementasi adalah pengelompokan individi-individu kedalam departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai efisiensi kegiatan perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan tegas.

3. Asas Pembagian Kerja

Pembagian kerja dapat menciptakan keseimbangan terhadap tugas, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga setiap bagian mempunyai berban dan tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat pekerjaannya.

4. Asas Delegasi Kekuasaan

Delegasi merupakan penyerahan hak dalam mengambil keputusan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Pelimpahan wewenang atau kekuasaan harus dirumuskan secara tertulis dengan kata-kata yang mudah dipahami dan jelas sehingga pendelegasian wewenang menunjukkan isi materi dan batasan-batasan tugas sehingga tidak terjadi kesalah pahaman.

5. Asas Kesatuan Komando

Asas kesatuan komando adalah asas dimana perintah dan tanggung jawab barada pada keputusan pemimpin. Dengan tidak adanya kesatuan komando dapat menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.

6. Asas Koordinasi

Asas koordinasi adalah keselarasan melaksanakan aktivitas satuan, tugas dalam organisasi.

Adapun manfaat dari asas koordinasi adalah :

a. Menjamin kesatuan kebijaksanaan

b. Menjamin kesatuan sikap

c. Menjamin kesatuan pelaksanaan

d. Menghindari konflik

e. Menghindari kesalahaan dalam pekerjaan

f. Menghindari dalam perebutan fasilitas

g. Menghindari kekosongan dalam bekerja

Dari manfaat di atas dapat disimpulkan bahwa asas koordinasi sangat baik diterapkan dalam organisasi untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

7. Asas Rentang Kendali

Asas ini dimaksudkan agar pimpinan mudah dalam melakukan pengawasan atas perintah-perintah yang diberikan kepada bawahan secara tepat.

8. Asas Organisasi

Yang dimaksud asas organisasi adalah tingkatan-tingkatan suatu organisasi yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan ke bawahan dalam fungsi tertentu.

Asas ini membantu organisasi dalam menyelesaikan organisasi dengan melihat perubahan dari lingkungan internal atau eksternal organisasi.

10.Asas Kelangsungan

Dalam membentuk organisasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan, oleh karena itu sebelum membentuk organisasi para pembentuk harus menyediakan sarana yang ada dalam menunjang aktivitas operasional organisasi secara baik dan terus-menerus.

11. Asas Perumusan Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam bekerja. Tujuan yang jelas mempermudah pencapaian sasaran organisasi yang telah ditetapkan, karena tujuan hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik, teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai

.

12. Asas Departementasi

Departementasi adalah pengelompokan individi-individu kedalam departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai efisiensi kegiatan perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan tegas.

C. Bentuk - Bentuk Struktur Organisasi

Menurut J. Sudarsono ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu:

1. Spesialisasi aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).

2.Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menuju kelayakdugaan

(predictability) aktivitas-aktivitasnya.

3.Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.

Menurut Mintzberg, mekanisme standardisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola unit.

4.Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu kelompok

kerja.

Bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu Organiasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf Organization), Organisasi Fungsional serta Organisasi Fungsional dan Staf.

1. Organisasi Garis (Line Organization)

Bentuk ini merupakan tipe organisasi tertua, paling banyak terdapat dan paling banyak dipakai, terutama pada perusahaan yang relatif kecil. Bentuk tata hubungannya masih sederhana, sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada jenis organisasi garis, kekuasaan dan tanggungjawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari tingkat

teratas sampai tingkat yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing memberi pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan atau pimpinan tersebut. Di sini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu orang pimpinan saja. Oleh karena itu setiap pimpinan dituntut dalam memiliki kemampuan dan pengetahuan yang multi karena pelaksanaan pekerjaan tidak memiliki pembantu ahli.

Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Bentuknya sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil.

b. Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.

c. Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang.

d. Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.

e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan hubungan

kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.

f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan

organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks. g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih sederhana. i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah.

j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.

k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung menurut garis

komando.

Kebaikan organisasi garis antara lain: a. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah

b. Pengambilan keputusan lebih cepat c. Solidaritas karyawan tinggi

d. Biayanya rendah

Kelemahan organisasi gari Kelemahan organisasi garis, antara lain :

a. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia tidak

mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut

b. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis

c. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas.

Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.1 Organisasi Bentuk Garis Sumber : Wursanto (2003 : 102)

2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization)

Bentuk organisasi garis dan staf adalah suatu sistem yang dikemukakan oleh

Emerson (Amerika) kemudian diperdalam oleh Fayol (Prancis) yang menurutnya dalam

Manajer

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

mengatasi keburukan sistem garis maupun fungsional dengan dibentuk staf yang terdiri dari tenaga ahli.

Dengan demikian untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam memberi pelayanan, nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak

c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah.

2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.

d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya

tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota. Kelebihan organisasi garis dan staf antara lain :

a. Relevan untuk perusahaan besar

b. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli

Kelemahan organisasi garis dan staf antara lain : a. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan

b. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak

sehingga mereka tidak saling mengenal

c. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi.

Gambar 3. 1 Organisasi Bentuk Garis dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : 107)

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional bermula diciptakan oleh F. W Taylor, dimana setiap atasa berwewenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan.

Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : Manajer

Staf

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga

b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian fungsi.

c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi

yang ada dibawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi

tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing

d. Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan.

e. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan perintah.

f. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua

pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural.

Kebaikan organisasi fungsional antara lain : a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin

c. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya sehingga

terdapat keserasian antara tugas dan keahlian Kelemahan organisasi fungsional antara lain :

a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari

beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan

b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama karena

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Wursanto (2003 : 114)

4. Organisasi Fungsional dan Staf

Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

Manajer

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

:

Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf antara lain : a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks

d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan

Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf antara lain :

a. Sukar mengadakan mutasi

b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi

c. Kurangnya solidaritas sesama karyawan karena tidak saling mengenal.

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : 116)

Direktur

Staf Penasehat

Produksi Perdagangan Personalia Keuangan

D. Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi pada dasarnya merupakan kegiatan intern di dalam organisasi. Pimpinan organisasi membutuhkan informasi yang cepat dan tepat. Oleh karena itu, komunikasi merupakan satuan bidang yang sangat penting dalam organisasi.

Istilah komunikasi (bahasa Inggris : Communication), mempunyai banyak arti. Menurut kata (etimologi) istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu cummunis, yang berarti sama (common). Dari kata cummunis berubah menjadi kata kerja

communicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak

lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Proses komunikasi merupakan rangkaian dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam pengiriman informasi.

Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu : 1. Dari segi sifat dapat dibedakan menjadi 2 (dua) , yaitu :

a. Komunikasi Lisan

Komunikasi melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa-apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya.

b. Komunikasi Tertulis

Komunikasi dengan menggunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode yang mengandung arti tertulis dan dapat dimengerti pihak lain.

2. Menurut arahnya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi ke atas

Komunikasi langsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi rendah dengan suatu organisasi yang tertinggi.

b. Komunikasi ke bawah

Komunikasi yang berlangsung dari suatu bagian yang lebih tinggi kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya.

c. Komunikasi Dialog ke atas

Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih rendah dengan jabatan atau pimpinan yang lebih tinggi.

d. Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih tinggi dengan jabatan

atau pimpinan yang lebih rendah.

e. Komunikasi Horizontal

Komunikasi antara pimpinan atau jabatan yang setingkat dalam suatu organisasi.

f. Komunikasi Satu Arah

Komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi.

g. Komunikasi Dua Arah

Komunikasi yang berlangsung secara timbal balik.

3. Menurut Lawan Komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Satu Lawan

Komunikasi antar pribadi damana dapat terjadi antara pimpinan dan bawahan, antara pimpinan dan pimpinan yang setingkat dan bawahan ke bawahan.

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak

Komunikasi antar kelompok dengan satu orang.

c. Komunikasi Kelompok Lawan Saturda

Komunikasi dengan beberapa orang dalam satu kelompok.

d. Komunikasi Lawan Kelompok

Komunikasi antar sekelompok pegawai/karyawan dengan kelompok pegawai lain.

4. Menurut keresmiannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Formal

Komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi, yang secara tegas diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.

b. Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

E. Koordinasi

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan

prinsip organisasi yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi, keuangan dan lain-lain.

Untuk mengelola bagia-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.

Melaksanakan departemenisasi dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpang dari tujuan perusahaan keseluruhan.

Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang :

a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu

bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan material.

b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada yang

lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termasuk dalam ruang lingkup tugasnya.

c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan

petugas nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.

Untuk menghindari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.

Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antar lain :

a. Leonard D. White

Koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberiakan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan.

b. Dalton E. Mcfarland

Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.

c. William R. Spriegel

Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal waktu dan urutan pelaksanaan.

Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu :

a. Koordinasi Vertikal

Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam memcapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling mengisi.

3. Sistem Koordinasi

Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :

Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha bersama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.

Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.

b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antara para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu.

c. Doktrin

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting

dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :

a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.

b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat dalam

memecahkan masalah.

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar pejabat.

e. Dengan adanya koordinasi dapat dihindari kemungkinan timbulnya pertentangan

antarsatuan organisasi.

F. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi , dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya dapat menghambat kelancaran aktifitas dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tidak dapat tercapai.

Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain :

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terhadap penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman kerja yang baik.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan

perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Perbekalan

Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.

7. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

G. Tinjauan Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi USU

Organisasi dan manajemen mempunyai hubungan yang erat. Organisasi adalah salah satu dari alat manajemen untuk mencapai tujuan sedangkan manajemen adalah cara untuk mencapai tujuan dengan mempergunakan sumber daya yang ada. Manajemen dan organisasi yang baik akan memberikan pendelegasian dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas masing – masing bagian yang terlibat dalam perusahaan. Hal ini membawa efek yang positif terhadap organisasi karena di dalam pelaksanaan kinerja organisasinya dalam mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh pembagian tugas yang baik. Dengan mengetahui wewenang dan tanggung tanggung jawabnya setiap individu atau pegawai akan dapat melaksanakan kewajiban dengan tepat dan terkoordinir. Struktur organisasi merupakan kerangka dasar yang menunjukkan hirarki organisasi dan batasan wewenang serta hubungan antara unit-unit organisasi dalam suatu organisasi. Di dalam struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas-tugas kedalam satuan – satuan organisasi. Pembagian tugas – tugas ini terdiri dari tugas-tugas yang telah dirumuskan kedalam suatu uraian tugas. Nantinya satuan – satuan organisasi ini dikoordinir dengan mengisi orang – orang kebagian organisasi berdasarkan keahlian serta mampu bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya. Jadi struktur organisasi akan memudahkan seorang pegawai mengetahui kedudukannya, apa tugasnya, apa wewenangnya, apa tanggung jawabnya, apa kewajibannya, apa fungsinya dan kepada siapa akan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Struktur organisasi akan membantu membantu kelancaran jalannya pelaksanaan organisasi itu sendiri. Sehingga dengan sendirinya tercipta koordinasi kerja.

Koordinasi kerja tidak dapat berjalan tanpa adanya komunikasi. Koordinasi yang baik dalam suatu organisasi tidak lepas dari kemampuan pimpinan dalam bekerja sama dengan orang lain, untuk meneruskan ide dan saran guna pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi secara garis besar dibedakan atas dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi kebawah, misanya pimpinan organisasi memberikan informasi dalam upaya mengarahkan, menginstruksikan dan mengevaluasi kinerja setiap bawahannya. Komunikasi keatas misalnya kepala bawahan memberikan informasi kepada kepala bagian organisasi dalam hal laporan kegiatan kerja. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antar sesama pegawai atau sesama rekan sekerja. Maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.

Jika ditinjau dari bentuk organisasinya, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menganut struktur organisasi fungsional dan staf, dimana dalam organisasi ini wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan – satuan kerja dibawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan memintah pertangunggjawaban dari semua kepala bagian. Dalam bentuk organisasi ini juga Fakultas Ekonomi USU mengangkat pejabat yang tidak memiliki kewenangan langsung dengan aktivitas yang dijalankan fakultas, melainkan hanya dapat memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan fakultas, misalnya dalam pembukaan jurusan baru mereka memberi nasehat dan pertimbangan.

Dekan bertugas memimpin fakultas ekonomi dalam pencapaian visi dan misinya. Mengingat kompleksnya tugas yang harus dijalankan oleh dekan tidak mungkin

dilaksanakan sendiri. Untuk itu dekan sebagai pimpinan puncak melakukan pembagian kerja atas dasar fungsi dan bagiannya ( spesialisasi ). Pembagian tugas ini diiringi dengan pendelegasian wewenang agar setiap fungsi atau bagian yang diserahi tugas dapat melaksanakan tindakan-tindakan untuk kelancaran tugasnya. Selain melakukan spesialisasi Fakultas Ekonomi USU melakukan rotasi pekerjaan, dimana rotasi pekerjaan ini dilakukan dengan memberikan kesempatan sejumlah pegawai untuk mengalami berbagai macam variasi tanggung jawab dan menentukan kualifikasi pekerjaan, misalnya pegawai bagian pendidikan dirotasi kebagian mahasiswa.

Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dibantu oleh pembantu-pembantunya, yaitu pembantu dekan satu ( PD I ), pembantu dekan dua ( PD II ), dan pembantu dekan tiga ( PD III ). Pembantu dekan satu ( PD I ) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bagian akademik, Pembantu dekan satu membawahi kepala sub bagian pendidikan. Pembantu dekan dua ( PD II ) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kepegawaian. Pembantu dekan dua ini membawahi sub bagian kepegawaian. Pembantu dekan tiga ( PD III ) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kemahasiswaan. Pembantu dekan dua ini membawahi sub bagian kemahasiswaan Sub bagian - bagian ini bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan pembantu dekan. Dari pembagian satuan – satuan orgnanisasi ini terlihat bahwa organisasi Fakultas Ekonomi USU telah terkoordinir dengan baik.

Dalam prakteknya komunikasi sangat penting untuk memberikan arahan, perintah, pesan dan penyampaian ide-ide dari atasan kepada bawahannya. Dalam hal ini Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal upaya mengarahkan, menginstruksi, mengevaluasi hasil kerja para bawahannya/pembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan yang akan dibuat dekan sewaktu – waktu. Dalam hal komunikasi horizontal miasalnya komunikasi sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.

Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas – tugas kedalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya, tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas – tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing – masing.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi

berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia berdasarkan fungsinya dan ditambah dengan staf yang tidak memiliki wewenang terhadap aktivitas fakultas melainkan hanya sebagai dewan pertimbangan/pemberi keputusan terhadap masalah yang berhubungan dengan fakultas. Pimpinan organisasi dalam hal ini dekan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian sebagai satuan pelaksanaan yang ada, sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

2. Struktur organisasi yang diterapkan dalam Fakultas Ekonomi USU dapat

dikatakan baik karena sudah ada uraian tugas/job description disetiap bagian – bagian organisasi. Pembagian tugas sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai keefisienan pekerjaan .

3. Pembagian tugas – tugas yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU disesuaikan

Pekerjaan yang dikerjakan menjadi terkoordinir. Sehinnga aktivitas yang dijalankan Fakultas Ekonomi itu terlaksana secara terarah.

4. Peran komunikasi juga penting dalam menunjang koordinasi kerja. Fakultas

Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Dalam prakteknya dekan sudah mampu mengarahkan, mengevaluasi kerja dan menginstruksikan bawahannya/pembantu dekan. Dalam komunikasi horizontal pun dilakukan misalnya komunikasi sub bagian pendidikan dan sub bagian kemahasiswaan.

5. Secara keseluruhan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan

Fakultas Ekonomi USU bisa dikatakan dapat meningkatkan koordinasi kerja para pegawainya. Hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing – masing.

B. Saran

1. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan tidak

ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan orang lain yang berhak melakukannya.

2. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin dengan

pegawai atau pegawai dengan pegawai perlu dipelihara hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh bawahan,

dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Diharapkan tidak dilakukannya rotasi kerja terhadap pegawai karena akan

membuat pekerjaan menjadi tidak efisien karena ditangani oleh orang yang berbeda setiap minggunya.

DAFTAR PUSTAKA

Sutarto, Dasar-Dasar Organisasi, Cetakan Ke-18, Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

Soeprihanto Jhon, Syaiful Anwar , Pengantar Bisnis, Cetakan Ke-I, Liberty Yogyakarta. Wursanto.2003. Dasar – Dasar Organisasi. BPFE UGM. Yogyakarta.

Supardi. 2002. Dasar-Dasar Prilaku Organisasi, Cetakan Ke-I, UII Press.Yogyakarta. Winardi J. 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Rajagrafindo Persada. Jakarta. Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen. BPFE UGM. Yogyakarta.

UR Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Desain, Universitas Muhammadiyah Malang, Malang, 2005.

LAMPIRAN

STRUKTUR ORGANISASI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Sumber : Fakultas Ekonomi Sumatera Utara ( 2010 ) Rektor dan Pembantu rektor Dekan dan Pembantu dekan Dewan pertimbangan fakultas Kepala dan sekretaris studi intra departemen

Kepala bagian tata usaha fakultas Unit penunjang fakultas Ketua lab/studio/bengkel Ketua program studi intra departemen Ketua program studi inter departemen

Kepala sub bagian tata usaha departemen

Kepala sub bagian tata usaha fakultas

Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal upaya mengarahkan, menginstruksi, mengevaluasi hasil kerja para bawahannya/pembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan yang akan dibuat dekan sewaktu – waktu. Dalam hal komunikasi horizontal miasalnya komunikasi sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.

Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas – tugas kedalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya, tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas – tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing – masing.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia berdasarkan fungsinya dan ditambah dengan staf yang tidak memiliki wewenang terhadap aktivitas fakultas melainkan hanya sebagai dewan pertimbangan/pemberi keputusan terhadap masalah yang berhubungan dengan fakultas. Pimpinan organisasi dalam hal ini dekan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian sebagai satuan pelaksanaan yang ada, sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

2. Struktur organisasi yang diterapkan dalam Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik karena sudah ada uraian tugas/job description disetiap bagian – bagian organisasi. Pembagian tugas sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai keefisienan pekerjaan .

3. Pembagian tugas – tugas yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU disesuaikan dengan kemampuan pegawai dalam pemberian wewenang pekerjaan kepadanya.

Pekerjaan yang dikerjakan menjadi terkoordinir. Sehinnga aktivitas yang dijalankan Fakultas Ekonomi itu terlaksana secara terarah.

4. Peran komunikasi juga penting dalam menunjang koordinasi kerja. Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Dalam prakteknya dekan sudah mampu mengarahkan, mengevaluasi kerja dan menginstruksikan bawahannya/pembantu dekan. Dalam komunikasi horizontal pun dilakukan misalnya komunikasi sub bagian pendidikan dan sub bagian kemahasiswaan.

5. Secara keseluruhan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU bisa dikatakan dapat meningkatkan koordinasi kerja para pegawainya. Hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing – masing.

B. Saran

1. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan orang lain yang berhak melakukannya.

2. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin dengan pegawai atau pegawai dengan pegawai perlu dipelihara hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh bawahan, hendaknya pemimpin terlebih dahulu memberikan instruksi atau arahan yang

dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Diharapkan tidak dilakukannya rotasi kerja terhadap pegawai karena akan membuat pekerjaan menjadi tidak efisien karena ditangani oleh orang yang berbeda setiap minggunya.

DAFTAR PUSTAKA

Sutarto, Dasar-Dasar Organisasi, Cetakan Ke-18, Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

Soeprihanto Jhon, Syaiful Anwar , Pengantar Bisnis, Cetakan Ke-I, Liberty Yogyakarta. Wursanto.2003. Dasar – Dasar Organisasi. BPFE UGM. Yogyakarta.

Supardi. 2002. Dasar-Dasar Prilaku Organisasi, Cetakan Ke-I, UII Press.Yogyakarta. Winardi J. 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Rajagrafindo Persada. Jakarta. Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen. BPFE UGM. Yogyakarta.

UR Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Desain, Universitas Muhammadiyah Malang, Malang, 2005.

LAMPIRAN

STRUKTUR ORGANISASI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Rektor dan Pembantu rektor Dekan dan Pembantu dekan Dewan pertimbangan fakultas Kepala dan sekretaris studi intra departemen

Kepala bagian tata usaha fakultas Unit penunjang fakultas Ketua lab/studio/bengkel Ketua program studi intra departemen Ketua program studi inter departemen

Kepala sub bagian tata usaha departemen

Kepala sub bagian tata usaha fakultas