Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH

YESVIN FUJINTA BR BARUS

102103031

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : YESVIN FUJINTA BR BARUS

NIM : 102103031

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERE UTARA

Tanggal ... : Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM.) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal ... : Dekan Fakultas Ekonomi

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak) NIP.19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : YESVIN FUJINTA BR BARUS

NIM : 102103031

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERE UTARA

Medan, Disetujui Pembimbing

(Dra. Yulinda MSi) NIP. 19590926 198601 2 001

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan curahan rahmat, kesehatan dan keselamatan, pengetahuan kepada Penulis. Dan atas ridho-Nya yang telah memberikan kesempatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir yang berjudul

“PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Selama proses penulisan Tugas Akhir ini, Penulis banyak menemukan berbagai kendala dan kesulitan. Tetapi dengan bantuan, arahan dan bimbingan dari berbagai pihak baik yang berupa; materil, informasi, prosedur, moril, dan spiritual, maka kesulitan tersebut dapat diantisipasi oleh Penulis dengan baik dan proses penulisan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan baik. Untuk membalas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak pada kesempatan ini dengan ketulusan hati dan penuh rasa hormat, Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kepada Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM), Sp. Ak selaku rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Kepada Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac. Ak Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Kepada Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku ketua Program Studi Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

4. Kepada Ibu Dra. Yulinda Msi selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Kepada yang Teristimewa buat Ayahanda tercinta Royal Barus, dan ibunda tercinta Rosdiana Br Ginting yang dengan penuh kesadaran telah mendidik penulis dan memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupun materi, serta selalu mendoakan penulis di setiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis..

6. Kepada Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberi ilmu kepada penulis.

7. Kepada kakak dan Adik-adikku Yanna sari, Yeftria ulina, Yuni sri polin dari , dan ikhlas syah putra. Terima kasih atas dukungan dan doa yang menjadi semangat bagi penulis.

8. Kepada Sahabat-sahabat terdekat Pengarapen, ikha siska, afifa musa, asma, grace, rani, frima, ibnu, hakri, hasvi, nova, desi. Terima kasih buat

dukungan dan motivasi yang kalian berikan dan selalu setia mendengar keluh kesah penulis.

9. Kepada teman-teman seperjuangan di D-III Kesekretariatan ’10 Grup A dan B yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu Penulis.

10.Kepada Teman-teman seperjuangan selama magang Kelompok 01 : amin, cimun,ucii, ayu. Lebih dari sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Aku akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.

Akhirnya atas bantuan dan perhatian yang telah diberikan sekali lagi Penulis tuturkan banyak terima kasih. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi Penulis dan pembacanya. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan karunianya pada kita semua.

Medan, April 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR……….. vii

BAB I PENDAHULUAN ... . 1

A.Latar Belakang Masalah ... 1

B.Perumusan Masalah ... 4

C.Tujuan dan manfaat Penelitian ... 5

D.Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survei ... 6

2. Rencana Isi ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi ... 8

1. Visi Fakultas Ekonomi ... 9

2. Misi Fakultas Ekonomi ... 9

3. Tujuan Fakultas Ekonomi ... 10

B.Jenis Usaha / Kegiatan... 10

C.Struktur Organisasi ... 11

D.Kinerja Usaha Terkini ... 13

E. Rencana Kegiatan ... 14

BAB III PEMBAHASAN ... 15

A.Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi ... 16

B. Asas-Asas Organisasi ... 25

D.Koordinasi ... 38

1. Pengertian koordinasi ... 38

2. Bentuk – Bentuk Koordinasi ... 40

3. Sistem Koordinasi ... 41

E. Hambatan Dalam Koordinasi ... 43

F. Analisis dan Evaluasi ... 46

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49

A.Kesimpulan ... 49

B.Saran ... 50

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi ……… ... 12

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi ... 17

Gambar 3.2 : Organisasi Bentuk Garis ... 32

Gambar 3.3 : Organisasi Bentuk Garis dan Staf ... 34

Gambar 3.4 : Struktur Organisasi Fungsional ... 35

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi dengan tingkat persaingan semakin ketat, setiap perusahaan/organisasi dituntut untuk mampu mengelola perusahaan/organisasi agar dapat tumbuh, berkembang dan bertahan guna mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk dapat bersaing, perusahaan/organisasi harus mempunyai nilai yang lebih baik dalam hal pelayanan maupun produk. Maka perusahaan/organisasi harus beroperasi dan menggunakan sumber daya yang dimiliki dengan efektif dan efisien sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Manusia sebagai unsur pelaksana dalam perusahaan memiliki kemampuan kerja yang terbatas baik fisik, pemikiran, pendidikan dan faktor-faktor lain. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut dibutuhkan suatu kerja sama yang dibentuk dalam suatu wadah yaitu organisasi, guna mencapai tujuan bersama yang di rencanakan.

Dalam menciptakan kerja sama dalam suatu organisasi perlu dibentuk struktur organisasi. Menurut Durrant dalam Sutarto (1998 : 42) Organization Structure is the scheme of relationship and duties of person employed by organization particularly discharging managerial functions. Struktur organisasi adalah bagan hubungan dan tugas-tugas dan orang-orang yang digunakan oleh organisasi pelaksanaan fungsi manajerial.

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi juga menjelaskan

pembagian aktivitas tugas. Dengan adanya pembagian tugas dalam struktur organisasi maka akan menjadi jelas tujuan yang harus di capai untuk masing-masing bagian guna menopang tercapainya tujuan perusahaan/organisasi. Disamping ini, dengan adanya pembagian tugas akan menjadi jelas wewenang dan tanggung jawab tersebut maka akan dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta usaha memperbaikinya dan siapa yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut.

Struktur organisasi sangat perlu dalam sebuah perusahaan/organisasi dimana dengan adanya struktur organisasi ini memungkinkan kita dapat mengetahui bagaimana organisasi itu dibentuk. Dengan adanya struktur organisasi tersebut maka pemimpin dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas yang harus dilakukan serta apabila terdapat suatu masalah maka akan dapat diketahui kebagian mana harus menyelesaikannya.

Oleh karena itu, suatu struktur organisasi yang baik akan membawa pengaruh pada system pembagian kerja yang baik pula dan akhirnya memudahkan pengkoordinasian anggotan-anggota akan sangat membantu dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

Untuk mencapai tujuan perusahaan/organisasi perlu diciptakan suatu system koordinasi yang tepat dan efektif. koordinasi adalah pencapaian keselarasan usaha individu dalam usaha mencapai tujuan serta sasaran kelompok

Koontz dan O’Donnel dalam Sutarto (2002 : 144) Suatu system koordinasi kerja yang baik mutlak diperlukan agar pelaksanaan kegiatan tepat pada sasarannya. System kerja sama diantara para anggota perlu diatur dan diadakan

pembagian tugas sesuai bidang keahliannya masing-masing. Tanpa adanya pembagian tugas, maka akan berakibat adanya tumpang tindih antara satu bagian dengan bagian lain. Dan untuk melaksanakan koordinasi yang baik dan mengarah pada pencapain tujuan, diperlukan pula komunikasi yang baik antara bawahan dan atasan atau sebaliknya, untuk menyampaikan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Karena komunikasi merupakan kunci koordinasi yang paling efektif.

Agar struktur organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan hendaknya mengandung beberapa hal, yaitu bagaimana Cara (sistem) Pendelegasian Tugas dan Wewenang. Dalam Pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas memungkinkan tenaga kerja mengetahui tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan yang menjadi tanggung jawabnya. Tenaga kerja juga akan mengetahui ruang lingkup wewenang yang dimilikinya atau tugas-tugas yang akan dilaksanakannya. Dengan kondisi kerja tersebut tenaga kerja mengetahui sumber pemberi delegasi tugas dan tempat melaporkan hasilnya. Cara atau sistem pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas tidak akan menyebabkan dualisme dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan. Jika pendelegasian tugas dan wewenang sudah jelas maka keadaan tersebut harus diikuti oleh koordinasi, sebab setiap individu maupun bagian dalam organisasi perusahaan sudah mengetahui posisi, tugas, wewenang yang dimiliki. Dengan kata lain koordinasi diperlukan untuk mengatur kondisi tersebut. Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang bermanfaat untuk mendekatkan setiap tenaga kerja maupun kelompok kerja. Hal tersebut dimaksudkan untuk saling memberikan informasi antara tenaga kerja maupun kelompok kerja. Tanpa komunikasi akan terjadi kondisi yang

membingungkan dan tidak mendukung aktivitas-aktivitas dalam upaya pencapaian sasaran dari organisasi tersebut.

Hubungan kerja PD 1- Akademik dengan Ketua Prodi D3- Kesekretariatan antara lain mencakup dalam pengurusan KHS & KRS, masalah transkrip nilai, dan dalam pengurusan magang serta menentukan dosen pembimbing. Setiap pekerjaan ketua prodi tidak bekerja sendiri melainkan dibantu oleh pegawai yang ada di akademik. Hubungna kerja PD 11- Keuangan antara lain melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas, melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan. Sedangkan PD111- Kemahasiswaan hubungan kerjanya antara lain mengumpulkan dan mengelola data di bidang kemahasiswaan serta mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi, melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

Dengan adanya kerja sama yang baik dalam setiap bagian-bagian unit kerja yang telah ditentukan mampu saling melengkapi antara yang satu dengan yang lain dalam pelaksanaan pekerjaan.

Menyadari manfaat struktur organisasi bagi setiap perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan koordinasi maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas mengenai “ Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara”.

B . Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: Apakah struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara dapat meningkatkan koordinasi kerja para pegawai ?

C . Tujuan Penilitian dan Manfaat Penelitian

Adapun penelitian ini adalah :

Untuk mengetahui struktur organisasi dan koordinasi yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi instansi

Memberi sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Sumatra Utara dalam mendukung aktivitas pencapaian tujuan yang ditetapkan.

2. Bagi penulis

Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan khususnya mengenai struktur organisasi dan pembagian kerja serta hubungan kerja yang terdapat di dalam Fakultas Ekonomi Sumatra Utara.

3. Bagi pihak lain

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembaca

1. Jadwal Survei

Penilitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Sumatra Utara JL. T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatra Utara ( USU ) medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:

Table 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

Maret April

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

Sumber : Penulis (2013)

Dalam kegiatan pengumpulan Data, penulis melakukan riset Maret s/d April 2013 di Fakultas Ekonomi Sumatra Utara.

Sebagai gambaran singkat dari pembahasan dan penyusunan dengan memasukkan data yang relavan dalam tugas akhir ini, maka penulis mengemukakan sistematis dari pembahasan.

Adapun urairannya adalah sebagi berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini duiraikan tentang latar belakang, permasalahan,tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematis penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (job description), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Sumatra Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian organisasi, struktur dan bentuk organisasi, asas-asas organisasi, serta peran komunikasi dan koordinasi di Fakultas Ekonomi Sumatra Utara.

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan. Hasil ini diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Sumatra Utara di masa mendatang.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh) dan sebagai pemimpin fakultas/dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatra Utara sendiri pada waktu itu berada di kota medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memaka nama bahwa panji Universitas Sumatra Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional berada di kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatra Utara (istilah untuk nama pimpinan pasa waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) kemudian memisahkan diri dari Universitas Sumatra Utara dan bergabung dengan Universitas Syariahkuala, Fakultas Ekonomi Sumatra Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatra Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatra Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.

131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi.

Universitas Sumatara Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Dapartemen , yaitu : Dapartemen Ekonomi Pembangunan, Dapartemen Manajemen dan Dapartemen Akuntansi. Program Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatra Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terdapat perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembina civitas akademik. Fakultas Ekonomi Sumatra Utara merupakan sebuah

instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorentasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Sumatra Utara lebih berorentasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Tinggi : penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara adalah lulusan yang memepunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tangung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya tujuan umum suatu yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical melalui saluran

Rektor dan Pembantu Rektor Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Kepala bagian Tata Usaha Ketua Program Studi Inter Departemen Unit Penunjang Fakultas Ketua Lab/Studio /bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen Ketua

Program Studi Intra

tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Sumatra Utara dapat dilihat pada table 2.1

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU(2013)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang aharus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatere Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadapmahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-peneltian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti parayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, DLL) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidupo, serta selalu bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara lain :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi dan struktur organisasi 1. Pengertian Organisasi

Organisasi adalah sekelompok manusia yang dengan sengaja dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Di samping itu organisasi dapat juga dipandang sebagai suatu system dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan dalam rangka pencapaia tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien.

Organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, yang artinya alat. Satu alat saja belum lagi menimbulkan organisasi baru dengan penyatuan dengan alat-alat lain timbullah keharusan akan kerja sama rasional (efisien) untuk mencapai hasil atau sasaran tertentu maka timbullah organisasi.

Untuk mengetahui arti dan defenisi organisasi tersebut, berikut terdapat beberapa defenisi organisasi: Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan dikoordinasikan (Pfiffner dan Lane dalam Supardi dan Anwar, 2002:4). Organisasi adalah alat yang digunakan orang-orang secara individu maupun kelompok untuk mencapai

beberapa tujuan. Organisasi menggabungkan pengetahuan kolektif, nilai, dan visi orang-orang yang secara sadar (dan kadang tidak sadar) berusaha untuk memperoleh sesuatu yang mereka inginkan ( Wisnu dan Nurhasanah, 2005:3)

2. Pengertian struktur organisasi

Dalam membahas struktur organisasi ada baiknya diketahui pengertian pengorganisasian karena mempunyai hubungan yang sangat erat dengan organisasi dan struktur organisasi.Beberapa defenisi pengorganisasian secara luas adalah :

Menurut Sondang (2007:28), Pengorganisasian adalah suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian-bagian atau komponen dan posisi dalam suatu organisasi.

Menurut Handoko (2000:45), Pengorganisasian adalah sesuatu yang digambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan. Dari kedua pengertian ini dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan produk dari pengorganisasian itu. Struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan organisasi yang dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetapan hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi.

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc. Ac. Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M,Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Program Studi Stara-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Keuangan

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SE,CN Kasub. Personalia : Kammariyah, SE Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan dan Pembantu Dekan

Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.

2. Kepala Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

3. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakuka urusa kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakuka urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan data dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperaikan system informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Melaksanakan proses pengangkatan pegawai. c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

d. Menyerifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusunan kerja dan anggaran kerja (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengilah data perlengkapan. c. mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. d. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

e. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

g. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

h. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

B.Asas-asas Organisasi

Menurut Sutarto (2002 : 43) Struktur organisasi yang akan dibentuk tentunya struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat sehat dan efisien. Struktur organisasi yang sehat berarti tiap-tiap satuan organisasi yang dapat menjalankan peranannya atau tanggung jawabnya dengan

tertib. Struktur organisasi efisien berarti dalam menjalankan peranannya tersebut masing-masing satuan organisasi dapat mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasil kerja. Agar dapat diperoleh struktur organisasi yang sehat dan efisien, pada waktu membentuk harus memperhatikan berbagai asas-asas organisasi.

Menurut Sutarto (2002:45), terdapat asas-asas organisasi yang perlu diperhatikan dalam menganalisis struktur organisasi antara lain :

1. Asas Perumusan Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aklivitas sehari-hari dalam bekerja. Tujuan yang jelas mempennudah pencapaian sasaran organisasi yang telah ditetapkan, karena tujuan hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik, teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai atau karyawan.

2. Asas Departementasi

Departementasi adalah pengelompokan individi-individu ke dalam departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai efisiensi kegiatan perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan tegas.

Pembagian kerja dapat menciptakan keseimbangan terhadap tugas, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga setiap bagian mempunyai beban dan tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat pekerjaannya.

4. Asas Delegasi Kekuasaan

Delegasi merupakan penyerahan hak dalam mengambil keputusan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Pelimpahan wewenang atau kekuasaan harus dirumuskan secara tertulis dengan kata-kata yang mudatr dipahami dan jelas sehingga pendelegasian wewenang menunjukkan isi materi dan batasan-batasan tugas sehingga tidak terjadi kesalah pahaman.

5. Asas Kesatuan Komando

Asas kesatuan komando adalah asas dimana perintah dan tanggung jawab barada pada keputusan pemimpin. Dengan tidak adanya kesatuan komando dapat menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.

6. Asas Koordinasi

Asas koordinasi adalah keselarasan melaksanakan aktivitas satuan, tugas dalam organisasi.

Adapun manfaat dari asas koordinasi adalah:

a. Menjamin kesatuan kebijaksanaan b. Menjamin kesatuan sikap

c. Menjamin kesatuan pelaksanaan d. Menghindari konflik

f. Menghindari dalam perebutan fasilitas g. Menghindari kekosongan dalam bekerja

Dari manfaat di atas dapat disimpulkan bahwa asas koordinasi sangat baik diterapkan dalam organisasi untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

7. Asas Rentang Kendali

Asas ini dimaksudkan agar pimpinan mudah dalam melakukan pengawasan atas perintah-perintah yang diberikan kepada bawahan secara tepat.

8. Asas Organisasi

Yang dimaksud asas organisasi adalah tingkatan-tingkatan suatu organisasi yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan ke bawahan dalam fungsi tertentu.

9. Asas Fleksibelitas

Asas ini membantu organisasi dalam menyelesaikan organisasi dengan melihat perubahan dari lingkungan internal atau eksternal organisasi.

10.Asas Kelangsungan

Dalam membentuk organisasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan, oleh karena itu sebelum membentuk organisasi para pembentuk harus menyediakan sarana yang ada dalam menunjang aktivitas operasional organisasi secara baik dan terus-menerus.

Dalam pelaksanaan asas-asas organisasi,Fakultas Ekonomi telah menjalankan asas-asas tersebut dengan baik,dilihat dari asas perumusan tujuan dengan adanya

pembagian tugas sehari-hari akan membuat tujuan dari pekerjaan tiap bidang-bidang pada Fakulas Ekonomi akan berjalan dengan baik.Tujuan pada sub-sub bagian akan membuat satu-kesatuan besar dalam mencapai tujuan bersama.Dilihat dari asas departementasi dan pembagian kerja Fakultas Ekonomi telah mengelompokkan individu-individu dalam departementasi yang akan membuat batasan-batas kerja yang jelas.

Contohnya mahasiswa tidak perlu dihadapkan dengan kebingungan untuk mencari informasi pendidikannya,karena sudah ada pembagian-pembagian pekerjaan karyawan sesuai dengan departemen-departemennya masing-masing.Dalam asas delegasi kekuasaan dan asas kesatuan komando pada Fakultas Ekonomi saat ini masih terjadi ketidakpastian pada siapa perintah,tanggung jawab dan keputusan akan dilaksanakan, oleh karena itu ketidakpastian ini dapat menimbulkan kebingungan,keraguan dari karyawan ke pimpinan maupun dari mahasiswa kepada karyawan.

Pada dasarnya asas rentang kendali,asas organisasi,asas fleksibilitas pada Fakultas Ekonomi telah berjalan baik,tetapi pada saat ini asas organisasi dan asas fleksibilitas yang dilakukan Fakultas Ekonomi tidak sesuai dengan keadaan Fakultas Ekonomi.Penerapan asas fleksibilias yang salah contohnya adanya rotasi pekerjaan yang tidak disesuaikan pada perubahan internal dan eksternal Fakultas Ekonomi.

Asas-asas yang dikemukakan diatas berfungsi untuk menganalisa struktur organisasi.Struktur yang di gunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara akan berjalan dengan baik jika memperhatikan asas-asas tersebut dalam struktur organisasinya.

C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Menurut Winardi (2003:201) ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu: 1. Spesialis aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan

kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).

2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menuju kelayak dugaan (predictability) aktivitas-akltivitasnya.

3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.

Menurut Mintzberg, mekanisme srandardisasi akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola unit.

4. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu kelompok kerja.

Menurut Supardi dalam buku Dasar-Dasar Perilaku Organisasi (2002:20) bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu Organiasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf Organization), Organisasi Fungsional serta Organisasi Fungsional dan Staf.

Bentuk ini merupakan tipe organisasi tertua, paling banyak terdapat dan paling banyak dipakai, terutama pada perusahaan yang relatif kecil. Bentuk tata hubungannya masih sederhana sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada jenis organisasi garis, kekuasaan dan tanggungjawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari tingkat teratas sampai tingkat yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing memberi pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan atau pimpinan tersebut. Di sini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu orang pimpinan saja. Oleh karena itu setiap pimpinan dituntut dalam memiliki kemampuan dan pengetahuan yang multi karena pelaksanaan pekerjaan tidak memiliki pembantu ahli.

Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1) Bentuknya sederhana dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil.

2) Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.

3) Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang. 4) Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.

5) Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.

6) Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.

7) Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

9) Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. 10)Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.

11)Dari pucuk pimpinan sampai ke bawah segala sesuatu berlangsung menurut garis komando.

Kebaikan organisasi garis antara lain:

a. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah b. Pengambilan keputusan lebih cepat c. Solidaritas karyawan tinggi

d. Biayanya rendah

Kelemahan organisasi garis, antara lain :

a. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut b. Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis

c. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas.

Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Garis Sumber : Wursanto (2003 : 102)

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan

Manajer Manajer

2. Organisasi Garis dan staf (Line Staf Organization)

Bentuk organisasi garis dan staf adalatr suatu sistem yang dikemukakan oleh Emerson (Amerika) kemudian diperdalam oleh Fayol (Prancis) yang menurutnya dalam mengatasi keburukan sistem garis maupun fungsional dengan dibentuk staf yang terdiri dari tenaga ahli.

Dengan demikian untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam member pelayanan nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak

c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

1) Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah.

2) Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf, Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.

d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota.

Kelebihan organisasi garis dan staf antara lain : a. Relevan untuk perusahaan besar

b. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli

c. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” Kelemahan organisasi garis dan staf antara lain :

a. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan

b. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga mereka tidak saling mengenal

c. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi.

Gambar 3.3 Organisasi Bentuk Garis dan Staf Sumber: Wursanto (2003 : 107)

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional bermula diciptakan oleh F. W Taylor, dimana setiap atas berwewenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan

Manajer

hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan.

Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga

b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian fungsi.

c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya dan pimpinan dari setiap organisasi tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing

d. Seorang hwahan dapat menerima perintah dmi beberapa orang pimpinan. e. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan perintah. f. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua

pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural. Kebaikan organisasi fungsional antara lain :Pembagian tugas jelas

a. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin

b. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian

Kelemahan organisasi fungsional antara lain :

a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan

b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama karena masing-masing merasa bidang spesialisasinya yang terpenting

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Wursanto (2003 : 114)

4. Organisasi Fungsional dan Staf

Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf antara lain : a. Pembagian tugas jelas

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan Manajer

b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan

Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf antara lain : a. Sukar mengadakan mutasi

b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi

c. Kurangnya solidaritas sesarna karyawan karena tidak saling mengenal.

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : I 16)

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian

Manajer

Staff

Keuangan Personalia

Perdagangan Produksi

Proyek B

personalia berdasarkan fungsi dan staf yang tidak memiliki wewenang terhadap aktivitas fakultas melainkan hanya sebagai dewan pertimbangan/pemberi keputusan terhadap masalah yang berhubungan dengan fakultas. Pimpinan organisasi dalam hal ini Dekan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian sebagai satuan pelaksanaan yang ada, sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dibantu oleh pembantu-pembantunya, yaitu Pembantu Dekan Satu (PD I), Pembantu Dekan Dua (PD II), dan Pembantu Dekan Tiga (PD III). Pembantu Dekan Satu (PD I) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bagian akademik. Pembantu Dekan Satu membawahi kepala sub bagian pendidikan. Pembantu Dekan Dua (PD II) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang keuangan dan kepegawaian. Pembantu Dekan Tiga (PD III) bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kemahasiswaan. Dari pembagian satuan-satuan orgnanisasi ini terlihat bahwa organisasi Fakultas Ekonomi USU telah terkoordinir dengan baik.

Struktur organisasi yang diterapkan dalam Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik karena sudah ada uraian tugas/job description disetiap bagian-bagian organisasi. Pembagian-bagian tugas sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai keefisienan pekerjaan.

D. Koordinasi

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisai unuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-Individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisai. Mereka akan mulai mengajar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapain tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksudnya diadakan spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua factor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.

Melaksanakan departemen dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpan dari tujuan perusahaan keseluruhan.

Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang :

a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termaksuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam

pelaksanaan suatu pekerjaan yang memborong tenaga, waktu dan material.

b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termaksuk dalam ruang lingkup tugasnya.

c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancer karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas Nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dipergunakan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.

Untuk menyadari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.

Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antara lain :

Menurut White dalam Sutarto (2002:141) Koordinasi adalah penyesuian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengajaran bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberikan sumbangan yang maksimal pada hasil secara keseluruhan.

Menurut Mcfarland dalam Sutarto (2002:142) Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.

Menurut Spriegel dalam Sutarto (2002:144) Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal wakt dan urutan pelaksanaan.

2. Bentuk-bentuk Koordinasi

Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bahwa, menunjukkan orang yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal

Koordinasi vertical adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam pencapain tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahan saling mengisi.

3. Sistem Koordinasi

Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :

a. Authority

Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha bersama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertical maupun horizontal dalam pencapain tujuan secara keseluruhan. Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.

b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antar para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujubnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerja dan saling membantu.

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping membuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seuruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :

a. Para pejabat dan satuan- satuan organisasi merasa satu dalam organisasi. b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat

dalam memecahkan masalah.

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antara pejabat.

e. Dengan adanya koordinasi dapat dihindari kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi.

Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat

pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam Fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing-masing.

E. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organiasai, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan serta kedudukannya tertentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi, dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya dapat menghambat kelancaran aktivitas dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tidak dapat tercapai.

Adanya beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain :

1. Dalam Bidang Organisasi

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasrkan atas factor diluar administrasi, seperti factor politil, social, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadilkan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab

pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perihal pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berarti karena pegawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda. 2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam mengerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidak beranian dalam melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terdapat penyimpanan yang dilakukan bahwa, belum tertanamnya pedoman kerja yang baik.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, member perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negative, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancer.

5. Dalam Bidang Tata Keungan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukan standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggung jawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Perbekalan

Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi pimpinan yang tidak sesuai dengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.

7. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

Dalam hal ini hambatan-hambatan yang terjadi pada pelaksanaan sistem pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlalu membuat sistem menjadi buruk,tetapi saat ini hambatan terbesar pada bidang organisasi. Pada saat belum diangkatnya Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka diangkatlah Pembantu Dekan PLT II sebagai Dekan. Adapun hambatan yang dihadapi oleh PLT II yaitu dalam hal penanda tanganan ijazah yang harus di tanda tangani oleh oleh PR II. Tetapi sekarang sudah disahkan Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sehingga tidak ada lagi hambatan-hambatan yang dihadapi. Kekosongan juga terjadi pada beberapa struktur seperti belum diangkatnya Ketua Program Studi D3-Keuangan, sehingga sekretarisnya yang merangkap semua pekerjaan. Sekretaris Ketua Program Studi D3-Kesekretariatan yang belum ditetapkan sehingga ketua prodi merangkap tugas sekretris sehingga bertambah beban ketua prodi D3-Kesekretariatan.

F. Analisis & Evaluasi

Organisasi dan manajemen mempunyai hubungan yang erat. Organisasi adalah salah satu dari alat manajemen untuk mencapai tujuan sedangkan manajemen adalah cara untuk mencapai tujuan dengan mempergunakan sumber daya yang ada. Manajemen dan organisasi yang baik akan memberikan pendelegasian dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas masing-masing bagian yang terlibat dalam perusahaan. Hal ini membawa efek yang positif terhadap organisasi karena di dalam pelaksanaan kinerja organisasinya dalam mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh pembagian tugas yang baik. Dengan

mengetahui wewenang dan tanggung tanggung jawabnya setrap individu atau pegawai akan dapat melaksanakan kewajiban dengan tepat dan terkoordinir.

Struktur organisasi merupakan kerangka dasar yang menunjukkan hirarki organisasi dan batasan wewenang serta hubungan antara unit-unit organisasi dalam suatu organisasi. Di dalam struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas-tugas kedalam satuan-satuan organisasi. Pembagian tugas-tugas ini terdiri dari tugas-tugas yang telah dirumuskan kedalam suatu uraian tugas. Nantinya satuan-satuan organisasi ini dikoordinir dengan mengisi orang-orang kebagian organisasi berdasarkan keahlian serta mampu bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya.

Jadi struktur organisasi akan memudahkan seorang pegawai mengetahui kedudukannya, apa tugasnya, apa wewenangnya, apa tanggung jawabnya, apa kewajibanya, apa fungsinya dan kepada siapa akan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Struktur organisasi akan membantu kelancaran jalannya pelaksanaan organisasi itu sendiri. Sehingga dengan sendirinya tercipta koordinasi kerja. Namun ada beberapa hal yang menghambat disetiap pembagian-pembagian kerja misalnya saat pembagian KRS & KHS yang lama pada hal waktu ujian telah dekat. Saat pengambilan transkrip nilai mahasiswa harus menunggu lama untuk mendapatkan transkrip nilai, dan saat mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi mahasiswa harus memenuhi persyaratan yang telah di tentukan, serta dalam melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa selalu terjadi ketidakadilan dalam

mendapatkan beasiswa dimana ada beberapa mahasiswa yang kurang mampu tidak mendapatkan beasiswa.

Dalam hal ini Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal upaya mengarahkan, menginstruksi, mengevaluasi hasil kerja para bawahannya/pembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan yang akan dibuat Dekan sewaktu-waktu. Dalam hal komunikasi horizontal misalnya komunikasi sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.

Walaupun demikian ada bagian prodi yang belum ada ketua dan sekretaris, seperti belum diangkatnya Ketua prodi program D3-Keuangan sehingga sekretarisnya yang merangkap semua pekerjaan. Sekretaris ketua progran studi D3-Kesekretariatan belum ditetapkan sehingga semua pekerjaan sekretaris dirangkap oleh ketua prodi D3-Kesekretariatan. Hambatan lain seperti lambatnya PD 1 dalam mengeluarkan nilai sehingga mahasiswa tidak dapat melihat nilai secara online dan lama dalam penyusunan KRS. Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat bedalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan

orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam Fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing-masing.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan struktur organisasi ini sangat penting dalam mewujudkan hubungan kerjasama dengan baik dan hubungan wewenang maupun tanggung jawab baik secara vertical dan horizontal yang menunjukkan bagian-bagian maupun fungsi-fungsi dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan.

2. Struktur organisasi yang digunakan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berbentuk fungsional dan staf yang merupakan pembagian personalia dari suatu bagian-bagian tertentu, dalam struktur organisasi tersebut pimpinan organisasi melimpahkan suatu pekerjaan pada bawahannya menurut bagian-bagiannya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan organisasi dapat meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan masing-masing bagian yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk suatu pengawasan, pengarahan, mengendalikan, dan menyalurkan para anggota untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.

B. Saran

1. Dalam pengkoordinasian perlu adanya suatu komunikasi yang jelas antara pimpinan dan bawahannya agar tidak ada suatu pekerjaan yang terhambat.

2. Sebaiknya dilakukan pengangkatan jabatan dengan segera bagi ketua program studi D3-Keuangan dan pengangkatan sekretaris bagi ketua program studi D3-Kesekretariatan agar tidak semua pekerjaan terbeban kepada mereka.

3. PD 1 lebih ditingkatkan kinerja dalam mengeluarkan nilai agar mahasiswa tidak terburu-buru dalam penyusunan KRS.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen, BPFE UGM, Yogyakarta.

Supardi, 2002, Dasar-Dasar Perilaku Organisasi, Cetakan Ke-1, UII Press, Yogyakarta.

Sutarto, 2002, Dasar-Dasar Organisasi, Cetakan Ke-18, Gadjah Mada University Press.

Winardi J, 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Soeprihanto Jhon dan Anwar Syaiful, 2003 . Pengantar Bisnis. Liberty

Yogyakarta.

UR Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah. 2005. Teori Organisasi Struktur dan Desain.

mengetahui wewenang dan tanggung tanggung jawabnya setrap individu atau pegawai akan dapat melaksanakan kewajiban dengan tepat dan terkoordinir.

Struktur organisasi merupakan kerangka dasar yang menunjukkan hirarki organisasi dan batasan wewenang serta hubungan antara unit-unit organisasi dalam suatu organisasi. Di dalam struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas-tugas kedalam satuan-satuan organisasi. Pembagian tugas-tugas ini terdiri dari tugas-tugas yang telah dirumuskan kedalam suatu uraian tugas. Nantinya satuan-satuan organisasi ini dikoordinir dengan mengisi orang-orang kebagian organisasi berdasarkan keahlian serta mampu bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya.

Jadi struktur organisasi akan memudahkan seorang pegawai mengetahui kedudukannya, apa tugasnya, apa wewenangnya, apa tanggung jawabnya, apa kewajibanya, apa fungsinya dan kepada siapa akan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Struktur organisasi akan membantu kelancaran jalannya pelaksanaan organisasi itu sendiri. Sehingga dengan sendirinya tercipta koordinasi kerja. Namun ada beberapa hal yang menghambat disetiap pembagian-pembagian kerja misalnya saat pembagian KRS & KHS yang lama pada hal waktu ujian telah dekat. Saat pengambilan transkrip nilai mahasiswa harus menunggu lama untuk mendapatkan transkrip nilai, dan saat mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi mahasiswa harus memenuhi persyaratan yang telah di tentukan, serta dalam melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa selalu terjadi ketidakadilan dalam

mendapatkan beasiswa dimana ada beberapa mahasiswa yang kurang mampu tidak mendapatkan beasiswa.

Dalam hal ini Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal upaya mengarahkan, menginstruksi, mengevaluasi hasil kerja para bawahannya/pembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan yang akan dibuat Dekan sewaktu-waktu. Dalam hal komunikasi horizontal misalnya komunikasi sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.

Walaupun demikian ada bagian prodi yang belum ada ketua dan sekretaris, seperti belum diangkatnya Ketua prodi program D3-Keuangan sehingga sekretarisnya yang merangkap semua pekerjaan. Sekretaris ketua progran studi D3-Kesekretariatan belum ditetapkan sehingga semua pekerjaan sekretaris dirangkap oleh ketua prodi D3-Kesekretariatan. Hambatan lain seperti lambatnya PD 1 dalam mengeluarkan nilai sehingga mahasiswa tidak dapat melihat nilai secara online dan lama dalam penyusunan KRS. Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat bedalan lancar tanpa ada tumpang tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugas/pekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan

orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam Fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing-masing.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan struktur organisasi ini sangat penting dalam mewujudkan hubungan kerjasama dengan baik dan hubungan wewenang maupun tanggung jawab baik secara vertical dan horizontal yang menunjukkan bagian-bagian maupun fungsi-fungsi dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan.

2. Struktur organisasi yang digunakan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berbentuk fungsional dan staf yang merupakan pembagian personalia dari suatu bagian-bagian tertentu, dalam struktur organisasi tersebut pimpinan organisasi melimpahkan suatu pekerjaan pada bawahannya menurut bagian-bagiannya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan organisasi dapat meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan masing-masing bagian yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk suatu pengawasan, pengarahan, mengendalikan, dan menyalurkan para anggota untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.

B. Saran

1. Dalam pengkoordinasian perlu adanya suatu komunikasi yang jelas antara pimpinan dan bawahannya agar tidak ada suatu pekerjaan yang terhambat.

2. Sebaiknya dilakukan pengangkatan jabatan dengan segera bagi ketua program studi D3-Keuangan dan pengangkatan sekretaris bagi ketua program studi D3-Kesekretariatan agar tidak semua pekerjaan terbeban kepada mereka.

3. PD 1 lebih ditingkatkan kinerja dalam mengeluarkan nilai agar mahasiswa tidak terburu-buru dalam penyusunan KRS.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen, BPFE UGM, Yogyakarta.

Supardi, 2002, Dasar-Dasar Perilaku Organisasi, Cetakan Ke-1, UII Press, Yogyakarta.

Sutarto, 2002, Dasar-Dasar Organisasi, Cetakan Ke-18, Gadjah Mada University Press.

Winardi J, 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Soeprihanto Jhon dan Anwar Syaiful, 2003 . Pengantar Bisnis. Liberty

Yogyakarta.

UR Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah. 2005. Teori Organisasi Struktur dan Desain.