Penerapan Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi dan Hubungan Interpersonal Terhadap Lingkungan Kerja Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP STRUKTUR ORGANISASI DAN HUBUNGAN INTERPERSONAL TERHADAP LINGKUNGAN

KERJA PEGAWAI BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

AZIZAH 112103043

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMTRA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : AZIZAH

NIM : 112103043

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP STRUKTUR

ORGANISASI DAN HUBUNGAN

INTERPERSONAL TERHADAP LINGKUNGAN KERJA PEGAWAI BAGIAN

KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Tanggal : Februari 2015 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP: 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)

Tanggal : Februari 2015 DEKAN

NIP. 19560407 198002 1001 (Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec, Ac,Ak)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : AZIZAH

NIM : 112103043

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP STRUKTUR

ORGANISASI DAN HUBUNGAN

INTERPERSONAL TERHADAP LINGKUNGAN KERJA PEGAWAI BAGIAN

KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Medan, Februari 2015 Menyetujui Pembimbing

NIP: 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikumWr.Wb

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat karunia dan ridho-Nya, serta shalawat beriringan salam kepada junjungan besar nabi Muhammad SAW yang telah memberikan kesempatan, kesehatan serta nikmat pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan.

Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Penerapan Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi dan Hubungan Interpersonal Terhadap Lingkungan Kerja Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara” yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatka narahan, bantuan, dan bimbingan dari berbagai pihak.Maka kesempatan ini penulis dengan hati yang tulus menyampaikan penghargaan dan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu,

ilmu, dan pengetahuan peneliti. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan trimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya, baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Dengan tulus penulis mengucap kanterima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. &H,M.Sc, (CTM),Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec,Akselaku Dekan Fakultas

Ekonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring SE,MM selaku Ketua Progaram

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. dan sekaligus Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena LL Sibarani,SE,Msi selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Kepada seluruh pegawai Wakil Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis

6. Para karyawan bagian KeuanganFakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi.

7. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua tercinta, Ayahanda M.Husin AR

dan Ibunda Faridah Nasution yang telah membesarkan dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat serta kesabaran sehinnga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah melimpahkan Kasih dan Berkah-Nya kepada mereka.

8. Kedua Kakak dan kedua adik penulis tersayang Maria Ulfah SE, Abdul Hadi, Nurul Aulia Dewi dan Azmi Ali Terimakasih atas dukungan dan doa yang menjadi semangat bagi penulis.

9. Buat sahabat-sahabat terbaik penulis (Yasser A Ritonga, Susi Sinaga, Indah Lestari dan Megawati Berutu) terima kasih atas dukungannya.

10.Seluruh teman-teman penulis Stambuk 2011 di Program Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

11.Teman-teman magang (Melinda Medya Sinar NST, Indah Ayu Pratiwi dan

Intan Mey Sari) tujuh Minggu kita lalui bersama, banyak suka duka yang kita lalui bersama yang tidak akan terlupakan.

12.Semua teman-teman kos (kak Helen, Ayu, Nia, Lola dan Wulan)terimakasi atas dukungannya.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Februari 2015 Penulis

(Azizah) 112103043

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR. ... i

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penulisan ... 3

D. Manfaat Penulisan ... 3

E. JadwalPenelitian ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II : PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ... 6

B. Jenis Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 9

D. Deskripsi Pekerjaan ... 13

E. Kinerja Organisasi ... 16

BAB III : PEMBAHASAN

A. Pengertian Struktur Organisasi ... 19

B. Tujuan Struktur Organisasi ... 29

C. Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi ... 30

D. Hubungan Interpersonal ... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

DAFTAR TABEL

NO. Judul Halaman

Tabel 1.1 JadwalKegiatan ... 4

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara ... 11

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas

Untuk mencapai tujuan, yang pertama harus di lakukan adalah pelaksanaan tugas-tugas kantor secara keseluruhan. manusia sebagai unsur pelaksanaan dalam memiliki kemampuan kerja yang terbatas baik fisik, pemikiran, pendidikan, dan faktor-faktor lain. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tesebut dibutuhkan satu kerja sama yang terkoordinir dalam struktur organisasi yang baik dan jelas, agar hubungan formal dalam organisasi au atu kantor dapat berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan. Dengan dibentuknya satu struktur organisasi dalam sebuah kantor, maka akan jelas hubungan dasar antara mereka yang berwewenang membuat keputusan dan

denganmereka yang wajib melaksanakan keputusan tersebut.

BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang

Untuk mencapai tujuan, yang pertama harus di lakukan adalah pelaksanaan tugas-tugas kantor secara keseluruhan. manusia sebagai unsur pelaksanaan dalam memiliki kemampuan kerja yang terbatas baik fisik, pemikiran, pendidikan, dan faktor-faktor lain. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tesebut dibutuhkan satu kerja sama yang terkoordinir dalam struktur organisasi yang baik dan jelas, agar hubungan formal dalam organisasi au atu kantor dapat berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan. Dengan dibentuknya satu struktur organisasi dalam sebuah kantor, maka akan jelas hubungan dasar antara mereka yang berwewenang membuat keputusan dan dengan mereka yang wajib melaksanakan keputusan tersebut.

Organisasi merupakan sekumpulan orang dalam suatu kelompok untuk mencapai tujuan secara bersama.Secara umum, Pengertian Organisasi dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari sekumpulan individu terhadap pembagian kerja kelompok dalam rangka mewujudkan tujuan yang telah diciptakan secara sistematis dan struktural.Dalam organisasi terdapat beberapa batasan yang dapat ditunjukkan pada sebuah organisasi tersebut.Selain itu, Pengertian Organisasi dapat diartikan sebagai tempat orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terorganisasi, terencana, terkendali dan terpimpin.

Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan.Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pemimpin harus memberikan perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai.

Organisasi merupakan kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Hubungan interpersonal adalah dimana ketika kita berkomunikasi, kita bukan sekedar menyampaikan isi pesan, tetapi juga menentukan kadar hubungan interpersonalnya. Jadi ketika kita berkomunikasi kita tidak hanya menentukan

content melainkan juga menentukan relationship.

Interpersonal adalah adanya komunikasi secara langsung atau face to face

communication pada waktu dan tempat yang sama .Interpersonal skill bukan

merupakan bagian dari karakter kepribadian yang bersifat bawaan, melainkan merupakan ketrampilan yang bisa dipelajari.Interpersonal skill yang baik dapat dibangun antara lain dari kemampuan mengembangkan perilaku dan komunikasi yang apektif. komunikasi yang dilakukan dengan orang lain sehingga tindak balas dan evaluasinya memerlukan orang lain.

B. Perumusan Masalah

Adapun masalah yang penulis hadapi dalam penelitian ini yaitu : “Bagaimana Penerapan Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi dan Hubungan Interpersonal Terhadap Lingkungan Kerja Pegawai Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.? ”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dalam penelitian ini yaitu mengetahui bagaimana Penerapan Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi dan Hubungan Interpersonal Terhadap Lingkungan Kerja Pegawai Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Dapat menambah wawasan penulis tentang penetapan struktur

organisasi pada bagian Wakil Dekan II

2. Dapat menjadikan tambahan pengetahuan bagi penulis tentang prinsip-prinsip struktur organisasi dan hubungan interpersonal terhadap lingkungan kerja pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Untuk memberikan manfaat dan berguna untuk peneliti selanjudnya, serta sebagai pertimbangan dan masukan dalam menyempurnakan peneliti-peneliti selanjudnya.

E. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan November Desember

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Konsultasi

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Sumber : Penulis (2015)

F. Sistematika Penulisan

Penelitian ini disajikan dalam beberapa bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi tentang uraian singkat mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini berisikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Struktur organissasi dan job description.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang Penera Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi dan Hubungan Interpersonal Terhadap Lingkungan Kerja Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang dihasilkan dari penelitian yang penulis lakukan di Bagian Wakil Dekan II Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntasnsi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan penelitian dan pengabdian

sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademik. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan

non-profit(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil

jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dantanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya

hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara

DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA

WAKIL DEKAN I

Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

WAKIL DEKAN II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

WAKIL DEKAN III

Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

Dra. Cut Nilawati

Kasubag Kepegawaian Zailiana, S.Sos Kasubag Kemahasiswaan Maslan, SE Kasubag Perlengkapan Sadali, SE Kasubag Keuangan dan Umum

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA

WAKIL DEKAN I

Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

WAKIL DEAKAN II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

WAKIL DEAKAN III

Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

Dra. Cut Nilawati

Kasubag Kepegawaian Zailiana, S.Sos Kasubag Kemahasiswaan Maslan, SE Kasubag Perlengkapan Sadali, SE Kasubag Keuangan dan Umum

Ahmad Fauzi, SE, M.Si

BPP Mulyadi, A.Md PBABP Santuso Siswant, SP Sugeng

D. Deskripsi Pekerjaan

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan,

pengarsipan.

b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai, Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) masing-masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran

Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara

menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat

Keterangan Naik Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.

e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai

setiap bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro pengarsipan.

f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai,

mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.

g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara

pengetikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.

2. Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang

pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan

perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan

pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.

h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

3. Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang

akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang

registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangan

di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.

g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan

pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusunan kalender akademik.

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi dan statistik mahasiswa.

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.

E. Kinerja Organisasi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai, Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa. b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik

serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan

belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi

akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan

pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi

pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya,

penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan, pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil

Tahun Ajaran 2014/2015.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) Semester Ganjil/Genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk

mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan

administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan

pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Struktur Organisasi

Struktur Organisasi pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi dan menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain.

Struktur organisasi adalah kerangka kerja di mana sebuah organisasi menentukan bagaimana penentuan tugas, penggunaan sumber daya dan menggordinasikan departemen-departemen. (Daft, 2010 :5)

Agar struktur organisasi Bagian Keuangan akan tampak jelas, mudah dilihat dan dimengerti oleh para pegawai, struktur organisasi yang digambarkan dalam sebuah gambaran grafis, gambaran grapis dari struktur organisasi dinamakan bagan organisasi. Bagan organisasi adalah gambaran struktur organisasi yang ditunjukan kotak-kotak atau garis-gais yang disusun menurut kedudukan yang asing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis saluran wewenang.

Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu para karyawan dalam mencapai tujuannya.Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya.Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan bagian-bagian yang tetapterhubungan. Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.Kerangka kerja organisasi disebut sebagai desain organisasi.Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi.

Agar sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik, semua orang harus mengetahui seberapa jauh akuntabilitas mereka dan setiap orang harus menerima tanggung jawab dan wewenang untuk menjalankan pekerjaan dengan akuntabilitasnya.( Def, 2010 :8).

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapakan dan diinginkan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan

antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Beberapa Teori Organisasi menurut 2009/11/-struktur-organisasi-dan.html), yaitu:

1. Organisasi menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi menurut James

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Organisasi menurut Chester

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Menurut (Deft, 2010 :5) struktur organisasi diartikan sebagai berikut, yaitu :

1. Seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan kepada individu dan

departemen.

2. Hubungan pelaporan pormal yang terdiri atas:

a. Wewenang adalah hak formal dan sah memiliki seorang atasan untuk

mengambil keputusan, memberikan perintah, dan mengalokasikan sumber daya untuk meraih hasil yang dikendali organisasi.

b. Tanggung jawab dalam pengambilan keputusan. c. Banyaknya tingkatan hierarkis.

3. Rencana sistem untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang struktur organisasi, Penulis mengutip pendapat beberapa para ahli antara lain :

1. Struktur organisasi merupakan hubungan formal maupun informal

antaranggota satu organisasi. (Gomez, 2004:17)

2. Struktur organisasi menjelaskan tentang bagaimana satu tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. (Robbins, 2004:17)

3. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi sangat tergantung pada strategi bisnis yang dipilih.(Strickland dan Thompson, 1993:17)

Menurut (Sukoco, 2007 :17) ada tujuh macam struktur organisasi yang bisa dijumpai dalam suatu organisasi, yaitu :

1. Struktur Garis

Struktur garis merupakan struktur organisasi yang paling tua dan sederhana, Diana kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas, melalui tingkat menegah, dan sampai tingkat bawah.

2. Struktur Garis dan Staf

Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas staf ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi.

3. Struktur Fungsional

Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau prusahaan yang mempunyai area spesialisasi sebangai dasar eksistensi sebuah departemen. 4. Struktur Produk

Struktur ini digunakan jika prusahaan memutuskan untuk menggunakan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapam atau pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan.

5. Struktur Komite

Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, Struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan.

Menurut (http:// tkampus. blogspot. Com /2012/03/ organisasi–formal-dan– informal .html

1. Organisasi Formal

) Oranisasi dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas.Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi).Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun.Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Ciri-Ciri Organisasi Formal

1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara

jabatan-jabatan.

2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas organisasi. Yang

disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi

3. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan.

4. Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis.

Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusan-keputusan-keputusannya sendiri.

5. Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan

secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

6. Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni,

peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.

7. Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan

bagian dari organisasi.

8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan

organisasi.

9. Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis,

alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

10. Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan

jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

2. Organisasi Informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut.

Organisasi informal dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks yaitu :

1. Organisasi Primer

organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya.

2. Organisasi Sekunder

organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual.

Dalam Pelaksanaan organisasi harus berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi, yaitu prinsip perumusan tujuan, prnsip pembagian kerja, prinsip pendelegasian kekuasaan atau wewenang, prinsip tingkat pengawasa, prinip rentan manajemen, prinsip kesatuan perintah, dan prinsip koordinasi.

Adapun Penjelasan Singkat Mengenai Prinsip Prinsip Organisasai menurut (http://artikelampuh.blogspot.com/2013/08/prinsip-prinsip-organisasi.html) yaitu :

1.Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi, badan, lembaga, dan langkah.hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi atau badan dan lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat harus sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2.Prinsip Pembagian Kerja

Dalam penata pelaksanaan kegiatan oragnisasi harus melakukan pembagian tugas, kerja, dan unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3.Prinsip Pendelegasian Kekuasaan dan Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan suatu unit harus diberi kekuasaan untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4.Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka, pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan.

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu diperhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif, efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6.Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi, seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan.Dari bos tersebutlah pegawai dapat menerima perintah dan kepada bos tersebutlah pegawai memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7.Prinsip Kordinasi

Prinsip kordinasi dan usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa disadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan.Untuk itu, koordinasi diperlukan agar dapat terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

B. Tujuan Struktur Organisasi

Tujuan struktur organisasi adalah keadaan atau situasi yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.Tujuan organisasi harus ditentukan bersama visi dan misi dari organisasi tersebut.

Beberapa fungsi dan tujuan struktur organisasi menurut blogspot.com/2013/03/fungsi-tujuan-dan-struktur-organisasi.html) yaitu:

1. Pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil akhir diwaktu yang akan datang. Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi. Dalam hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” untuk dilakukan atau dikerjakan.

2. Sumber legitimasi, tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran-pembenaran kegiatannya, disamping itu keberadaannya dikalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya. Pengakuan atas legitimasi ini akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.

3. Standar pelaksanaan, bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami dimana hal ini dipahami akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam bidang-bidang yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar, atau laba, derajat kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur.

4. Sumber motivasi, tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber

motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggotanya. Fenomena ini tampak paling jelas dalam organisasi yang menawarkan

bonus bagi pencapaian tingkat penjualan tertentu, dan sebagainya. Hal dikaitkan secara langsung dengan laba tahunan. Bisa juga dalam organisasi jenis lain, status dan prestasi sebagai anggota tim juara hampir selalu menjadi sumber motivasi yang kuat.

5. Dasar rasional

organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaa implementasi berbagai unsur perancangan organisasi seperti pola komunikasi, mekanisme pengawasan, departementasi, dan sebagainya.

C. Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi

Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik, dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau didalam menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa prinsip organisasi.

Menurut (Manulang, 2009 : 64-73) prinsip-prinsip organisasi pada umumnya adalah sebangai berikut:

1. Penentuan Tujuan yang Jelas

Bila kita melakukan suatu aktivitas, yang pertama harus jelas adalah apa yang menjadi tujuan aktivitas tersebut. Demikian pula bila kita mengorganisasi atau membuat suatu badan, maka yang pertama-tama harus jelas adalah apa hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara baik

berupa materi atau nonmateri dengan melakukan satu atau lebih kegiatan aktivitas.

Bagi suatu badan,Tujuan itu akan berperan sebangai: 1. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa 2. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan 3. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

2. Pembagian Kerja

Dalam sebuah organisasi, pembagian kerja adalah keharusan sebab tampa adanya pembagian kerja kemungkinan terjadinya tumpang tindih tugas amat besar. Pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing unsur sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian kerja yang segera dan dan jelas, maka setiap orang dalam organisasi akan mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab. Jadi masing-masing pihak mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab. Jadi masing-masing pihak mengetahui apa yang menjadi haknya. Tindakan pertama dalam mengorganisasi adalah departemental.Untuk pengertian ini berbagaiistilah dipergunakan orang.

Dengan departemental dimaksud suatu proses mengkhususkan atau

mambagi-bagi kegiatan (tugas) pimpinan atau suatu prusahaan. Dasar-dasar departemental dapat dibeda-bedakan sebagai berikut :

1. Departemental atas dasar Teritorial

Departemental atas teritorial dimaksud membagi-bagikan kegiatan berdasarkan daerah geografi.Jadi, segala kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu daerah tertentu digolongkan sesuatu kesatuan yang diawasi oleh seorang atasan.

2. Departementasi atas dasar Fungsinya

Departementasi atau penggolongan aktivitas-aktivitas atas dasar fungsi terdapat dalam banyak prusahaan. Dasar ini adalah yang terbanyak dipergunakan sebagai dasar untuk mengorganisasikan aktivitas kantor, dan selalu dijumpai sedikit banyak dalam setiap struktur organisasi kantor.

3. Delegasi Kekuasaan

Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delegasi kekuasaan (pelimpah wewenang).Kekuasaan atau wewenang merupakan hak seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.Delegasi kekuasaan adalah saling berhubungan langsung antara struktur organisasi dengan pola pendelegasian.Karena struktur organisasi itu adalah mengenai penetapan diberbagai posisi, maka struktur tersebut memang memberikan kerangka untuk hubungan pendelegasian wewenang.

Hubungan dan tugas yang di tentukan oleh pembagian kerja dikomunikasikandan ditugaskan kepada orang-orang melalui pendelegasian, yang berarti pelimpahan tugas, wewenang, dan tanggung

jawab kepada orang lain. Masing-masing orang yang menerima penugasan itu kemudian menjadi “delegasi” pimpinan bertanggung jawab atas penugasan tersebut. Apabila penugasan tersebut tidak diterima, pendelegasian memungkinkan para pimpinan untuk memperluas pengaruh mereka diluar batas waktu,energi dan pengetahuan merdeka.

Secara rinci ada empat kegiatan yang terjadi ketika delegasi dilakukan, keempat kegiatan tersebut adalah:

1. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk

mencapai tujuan atau tugas.

2. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada

bawahan.

3. Penerimaan delegasi, baik implisit maupun eksplisit, menimbulkan

kewajiban atau tanggung jawab.

4. Pendelegasian menerima pertanggung jawaban bawahan untuk

hasil-hasil yang dicapai.

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian wewenang perlu dilakukan antara lai

1. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai

pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.

2. Memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan

3. Memungkinkan pimpinan memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4. Rentang Kekuasaan

Mengenai prinsip rentang kekuasaan, rentang kekuasaan yang di maksud beberapa jumlah bawahan seorang pemimpin sehingga pemimpin itu dapat memimpin dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.

Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan.Parameter dan tolok ukur harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kewenangan kekuasaan tersebut.

Untuk mengetahui prinsip-prinsip struktur organisasi yang dimiliki oleh Bagian Keuangan, penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala Kasubag Kepegawaian dan beberapa pegawai kantor Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Prinsip Otonomi, yaitu sikap dan kemampuan manusia untuk mengambil

keputusan dan bertindak berdasarkan kesadarnnya sendiri tentang apa yang dianggapnya baik untuk dilakukan. Orang yang otonom adalah orang yang sadar sepenuhnya akan apa yang menjadi kewajibannya dalam dunia kerja.

2. Prinsip Kejujuran, sekilas kedengarannya adalah aneh bahwa kejujuran

merupakan sebuah prinsip etika dalam sebuah pekerja.

3. Prinsip Keadilan, yaitu menuntut agar setiap pegawai diperlukan secara sama sesuai dengan aturan yang adil dan sesuai dengan kriteria yang rasional

objektif dan dapat dipertanggung jawabkan. Demikian pula, prinsip keadilan menuntut agar tidak ada pihak yang dirugikan, atau hak dan kepentingannya.

4. Prinsip Saling Menguntungkan, yaitu menuntut agar dijalankan struktur

organisasi sedemikian rupa sehingga menguntungkan semua pihak. Prinsip ini terutama mengakomodasi hakikat dan tujuan kerja. Maka dalam sebuah kantor yang kompetitif, prinsip ini menuntut agar para pegawai harus melahirkan suatu win-win solution.

5. Prinsip Integritas Moral, yaitu prinsip yang menghayati tuntutan internal dalam berprilaku bekerja atau menjalankan struktur organisasi dengan tetap menjaga nama baik. Dengan kata lain, prinsip ini merupakan tuntutan dan dorongan dari dalam diri pegawai dan kantor untuk menjadi yang terbaik dan dibanggakan.

Penerapkan prinsip-prinsip organisasi tadi secara tepat sesuai dengan keperluan atau kebutuhan dalam operasionalnya. Sehingga, dengan penerapan prinsip-prinsip organisasi yang tepat ke suatu kantor, yang pertama terbentuk tentu akan terbangun budaya kerja bagi pegawai Bagian Keuangan yang pembudayaan atau pembiasaan dan penghayatan nilai-nilai, norma atau prinsip moral yang dianggap sebagai inti kekuatan dari sebuah perusahaan yang sekaligus juga membedakannya dengan struktur organisasi yang lain.

Wujud dari penerapan prinsip-prinsip organisasi, bisa dalam bentuk pengutamaan mutu, pelayanan, disiplin,kejujuran, tanggung jawab, perlakuan yang baik tanpa adanya diskriminasi dan seterusnya.

Menurut (Sukonco, 2007 :15) ada enam prinsip penting yang harus di perhatikan dalam mendesain struktur organisasi, yaitu :

1. Spesialisasi Pekerjaan yaitu mendefenisikan sabangai derajat di mana tugas dalam organisasi di bagi menjadi beberapa pekerjaan.

2. Departementalisasi yaitu merupakan dampak dari penerapan spesialisasi

pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam suatu departemen.

3. Rantai Komando yaitu menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas pekerjaan akan dilaporkan.

4. Rentang Pengawasan yaitu mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang

dapat di kelola acara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi yaitu suatu unsur yang bekaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi.

6. Formalisasi yaitu unsur yang didefinisikan oleh Mejia Gomez dik (2004 ) sebangai dokumen tulisan yang mengindentifikasikan dan mendefenisikan pekerjaan dalam tugas, tanggu jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan.

D. Hubungan Interpersonal

Hubungan interpersonal adalah dimana ketika kita berkomunikasi, kita bukan sekedar menyampaikan isi pesan, tetapi juga menentukan kadar hubungan interpersonalnya. Jadi ketika kita berkomunikasi kita tidak hanya menentukan content melainkan juga menentukan relationship.

Dari segi psikologi komunikasi, penulis dapat menyatakan bahwa makin baik hubungan interpersonal, makin terbuka para pegawai untuk mengungkapkan dirinya, makin cermat persepsinya tentang orang lain dan persepsi dirinya, sehingga makin efektif komunikasi yang berlangsung diantara para pegawai. Komunikasi yang efektif ditandai dengan hubungan interpersonal yang baik.

Ada beberapa teori yang menjelaskan mengenai hubungan interpersonal menurut yaitu:

1. Model Pertukaran Sosial

Model ini memandang hubungan interpersonal sebagai suatu transaksi. Orang berhubungan dengan orang lain karena mengharapkan sesuatu untuk memenuhi kebutuhannya.

Pemuka dari teori ini menyimpulkan model pertukaran sosial sebagai berikut: “Asumsi dasar yang mendasari seluruh analisis penulis adalah bahwa setiap individu secara sukarela memasuki dan tinggal dalam hubungan sosial hanya selama hubungan tersebut cukup memuaskan ditinjau dari segi ganjaran dan biaya.”

Ganjaran yang dimaksud adalah setiap akibat yang dinilai positif yang diperoleh seseorang dari suatu hubungan. Ganjaran dapat berupa uang,penerimaan sosial, atau dukungan terhadap nilai yang dipegangnya. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya adalah akibat yang negatif yang terjadi dalam suatu hubungan.Biaya itu dapat berupa waktu, usaha, konflik, kecemasan, dan

keruntuhan harga diri dan kondisi-kondisi lain yang dapat menimbulkan efek-efek tidak menyenangkan.

2. Model Peranan

Model peranan menganggap hubungan interpersonal sebagai panggung sandiwara.Disini setiap orang harus memerankan peranannya sesuai

dengan naskah yang telah dibuat oleh para karyawan.Hubungan interpersonal berkembang baik bila setiap karyawan bertidak sesuai dengan perannya. 3. Model Interaksional

Model ini memandang hubungan interpersonal sebagai suatu sistem. Setiap sistem memiliki sifat-sifat strukural, integratifdan medan. Semua sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang saling tergantung dan bertindak bersama sebagai suatu kesatuan.Selanjutnya, semua sistem mempunyai kecenderungan untuk memelihara dan mempertahankan kesatuan. Bila ekuilibrium dari sistem terganggu, segera akan diambil tindakannya. Setiap hubungan interpersonal harus dilihat dari tujuan bersama, metode komunikasi, ekspektasi dan pelaksanaan peranan.

4. Model permainan

Model menggunakan pendekatan analisis transaksional.Model ini menerangkan bahwa dalam berhubungan pegawai ke pegawai terlibat dalam bermacam permaianan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang penulis tulis, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Prinsip-prinsip struktur organisasi berdasarkan penentuan tujuan yang di tentukan oleh sebuah tim kerja yang khusus yang merupakan gabungan dari setiap bidang.

2. Proses pendelegasian wewenang pada Bagian Keuangan Fakultas

Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara bergerak secara bertahap, mulai dari tahapan yang paling tinggi sampai tahapan yang paling rendah dengan garis komando yang sangat jelas.

3. Prinsip penentuan yang jelas, pembagian kerja, delegasi kekuasaan, dan tanggung jawab. Sudah cukup memadai untuk diterapkan pada bagian Keuanngan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Pada prinsip pembagian kerja terlihat jobdescriptiondimasing-masing bidang mempunyai fungsi, batasan-batasan wewenang, dan bagian kerja yang dapat mempermudah para pegawai untuk mengetahui struktur organisasi bagian keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

B. Saran

1. Sebaiknya struktur organisasi pada Bagian Keuangan Fakultas

Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus lebih diterapkan lagi struktur organisasinya, yang sesuai dengan kebetuhan dan bedasarkan kondisi serta tujuan dari Bagian Keuangan.

2. Sebaiknya penerapan prinsip-prinsip struktur organisasi Bagian

Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus diperjelas lagi, supaya dapat mempermudah dalam melaksanakan tugas-tugas para pegawai.

3. Untuk memperlancar pelaksanaan pekerjaan dan mendapat hasil

pekerjaan yang maksimal perlu ditingkatkan lagi prinsip penentuan yang jelas, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

4. Sebaiknya Kepala Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara harus meningkatkan job discription para pegawai, agar dapat mempelancar pekerjaan para pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Deft, Richard L. 2010.Era Baru Manajemen.Jakarta : Salemba Empat

Sukoco, Badri Munir. 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran

Modren.Surabaya : Erlangga

Manulang, M. 2009. Dasar-Dasat Manajemen.Yogyakarta : Gajah mada

University Press

Hhtp://kampus.blogspot.com./2012/03/organisasi-formal-dan-informasi.html.

http://artikelampuh.blogspot.com/2013/08/prinsip-prinsip-organisasi-html.

Menurut (Sukonco, 2007 :15) ada enam prinsip penting yang harus di perhatikan dalam mendesain struktur organisasi, yaitu :

1. Spesialisasi Pekerjaan yaitu mendefenisikan sabangai derajat di mana tugas dalam organisasi di bagi menjadi beberapa pekerjaan.

2. Departementalisasi yaitu merupakan dampak dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam suatu departemen.

3. Rantai Komando yaitu menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas pekerjaan akan dilaporkan.

4. Rentang Pengawasan yaitu mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat di kelola acara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi yaitu suatu unsur yang bekaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi.

6. Formalisasi yaitu unsur yang didefinisikan oleh Mejia Gomez dik (2004 ) sebangai dokumen tulisan yang mengindentifikasikan dan mendefenisikan pekerjaan dalam tugas, tanggu jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan.

D. Hubungan Interpersonal

Hubungan interpersonal adalah dimana ketika kita berkomunikasi, kita bukan sekedar menyampaikan isi pesan, tetapi juga menentukan kadar hubungan interpersonalnya. Jadi ketika kita berkomunikasi kita tidak hanya menentukan content melainkan juga menentukan relationship.

Dari segi psikologi komunikasi, penulis dapat menyatakan bahwa makin baik hubungan interpersonal, makin terbuka para pegawai untuk mengungkapkan dirinya, makin cermat persepsinya tentang orang lain dan persepsi dirinya, sehingga makin efektif komunikasi yang berlangsung diantara para pegawai. Komunikasi yang efektif ditandai dengan hubungan interpersonal yang baik.

Ada beberapa teori yang menjelaskan mengenai hubungan interpersonal menurut yaitu:

1. Model Pertukaran Sosial

Model ini memandang hubungan interpersonal sebagai suatu transaksi. Orang berhubungan dengan orang lain karena mengharapkan sesuatu untuk memenuhi kebutuhannya.

Pemuka dari teori ini menyimpulkan model pertukaran sosial sebagai berikut: “Asumsi dasar yang mendasari seluruh analisis penulis adalah bahwa setiap individu secara sukarela memasuki dan tinggal dalam hubungan sosial hanya selama hubungan tersebut cukup memuaskan ditinjau dari segi ganjaran dan biaya.”

Ganjaran yang dimaksud adalah setiap akibat yang dinilai positif yang diperoleh seseorang dari suatu hubungan. Ganjaran dapat berupa uang,penerimaan sosial, atau dukungan terhadap nilai yang dipegangnya. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya adalah akibat yang negatif yang terjadi dalam

keruntuhan harga diri dan kondisi-kondisi lain yang dapat menimbulkan efek-efek tidak menyenangkan.

2. Model Peranan

Model peranan menganggap hubungan interpersonal sebagai panggung sandiwara.Disini setiap orang harus memerankan peranannya sesuai

dengan naskah yang telah dibuat oleh para karyawan.Hubungan interpersonal berkembang baik bila setiap karyawan bertidak sesuai dengan perannya. 3. Model Interaksional

Model ini memandang hubungan interpersonal sebagai suatu sistem. Setiap sistem memiliki sifat-sifat strukural, integratifdan medan. Semua sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang saling tergantung dan bertindak bersama sebagai suatu kesatuan.Selanjutnya, semua sistem mempunyai kecenderungan untuk memelihara dan mempertahankan kesatuan. Bila ekuilibrium dari sistem terganggu, segera akan diambil tindakannya. Setiap hubungan interpersonal harus dilihat dari tujuan bersama, metode komunikasi, ekspektasi dan pelaksanaan peranan.

4. Model permainan

Model menggunakan pendekatan analisis transaksional.Model ini menerangkan bahwa dalam berhubungan pegawai ke pegawai terlibat dalam bermacam permaianan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang penulis tulis, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Prinsip-prinsip struktur organisasi berdasarkan penentuan tujuan yang di tentukan oleh sebuah tim kerja yang khusus yang merupakan gabungan dari setiap bidang.

2. Proses pendelegasian wewenang pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara bergerak secara bertahap, mulai dari tahapan yang paling tinggi sampai tahapan yang paling rendah dengan garis komando yang sangat jelas.

3. Prinsip penentuan yang jelas, pembagian kerja, delegasi kekuasaan, dan tanggung jawab. Sudah cukup memadai untuk diterapkan pada bagian Keuanngan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Pada prinsip pembagian kerja terlihat jobdescriptiondimasing-masing bidang mempunyai fungsi, batasan-batasan wewenang, dan bagian kerja yang dapat mempermudah para pegawai untuk mengetahui struktur organisasi bagian keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

B. Saran

1. Sebaiknya struktur organisasi pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus lebih diterapkan lagi struktur organisasinya, yang sesuai dengan kebetuhan dan bedasarkan kondisi serta tujuan dari Bagian Keuangan.

2. Sebaiknya penerapan prinsip-prinsip struktur organisasi Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus diperjelas lagi, supaya dapat mempermudah dalam melaksanakan tugas-tugas para pegawai.

3. Untuk memperlancar pelaksanaan pekerjaan dan mendapat hasil pekerjaan yang maksimal perlu ditingkatkan lagi prinsip penentuan yang jelas, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

4. Sebaiknya Kepala Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus meningkatkan job discription para pegawai, agar dapat mempelancar pekerjaan para pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Deft, Richard L. 2010.Era Baru Manajemen.Jakarta : Salemba Empat

Sukoco, Badri Munir. 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modren.Surabaya : Erlangga

Manulang, M. 2009. Dasar-Dasat Manajemen.Yogyakarta : Gajah mada University Press

Hhtp://kampus.blogspot.com./2012/03/organisasi-formal-dan-informasi.html. http://artikelampuh.blogspot.com/2013/08/prinsip-prinsip-organisasi-html.

http://sinikesini.blogspot.com/2011/01/wewenang-tanggung-jawab-dan.html