2016 AFS SNI ISO 9001 2015 awareness Pusbindiklat

  REFORMASI BIROKRASI & SNI ISO 9001:2015 Agus Fanar Syukri, Ph.D

  Pusat Penelitian Sistem Mutu & Teknologi Pengujian LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Pusbindiklat Peneliti LIPI, Kamis, 09 Juni 2016 Perkenalan Singkat

• Agus Fanar Syukri, Ph.D
• Demak, 15 Sep 1969
• Alumni Program Beasiswa

  Habibie (STMDP-STAID) S1, S2, S3 di Jepang (1990-2005)

• Bidang keahlian: Manajemen:

  Mutu, Informasi, & Pengetahuan

• Bimtek: BUP, BKPI, P2G, P2B, dll
• Amanah:
• – Direktur Eksekutif Himpenindo – Kepala P2SMTP-LIPI

  Isi Presentasi S istem

  1. Pendahuluan: M anajemen

  M utu Manajemen Organisasi

  2. S M M SMM istem anajemen utu ( )

  2008

  3. Mengenal SNI ISO 9000:

  4. Mengenal SNI ISO 9000: 2015 & apa saja yang berubah?

  5. Langkah Sertifikasi & Migrasi

  6. Penutup

  organization organization

1. MANAJEMEN ORGANISASI

  PENDAHULUAN Era Globalisasi Kawasan Ekonomi Regional ↓

  ↓

Organisasi hasilkan produk/jasa bermutu

memuaskan pelanggan

  

↑

Terapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM)

berbasis ISO 9001:2008 2015

  

↓

Bagaimanakah meningkatkan mutu/kualitas organisasi

melalui sertifikasi ISO 9001: 2015 ?

  Tantangan Hidup Berorganisasi

  organization organization Manajemen Organisasi Kurang Baik

  organization organization organization organization

Manajemen Organisasi yang Baik

2. S

  ISTEM M ANAJEMEN M UTU

  

Q uality L evel Apakah SMM hanya ISO 9001? No Sistem

  Negara Pemakai

  1 ISO 9001 Internasional (173 negara*)

  2 Balanced Score Card Internasional

  3 Deming Prize Jepang

  4 Malcolm Baldrige Award Amerika Serikat

  5 European Quality Award Eropa

  6 Six Sigma (Motorola) High Tech Manufacture

  

Jumlah Sertifikat ISO 9001

  Kita Hidup dengan Standar http://youtube.com

  Nomor Standar ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu (INDUK/Generik)

  10000 Dokumentasi, Perencanaan Mutu, …

  14000 Sistem Manajemen Lingkungan 17000 Sistem Manajemen Lembaga Penilai

  Kesesuaian/Laboratorium/Kalibrasi 18000 Sistem Manajemen Keamanan & Keselamatan Kerja

  19000 Audit 22000 Sistem Manajemen Keamanan Pangan 26000 Tanggung Jawab Sosial (CSR) 27000 Sistem Manajemen Keamanan Informasi dst

  Relevan kah ISO 9001 di LIPI?

MEMBANGUN KEPERCAYAAN MASYARAKAT

  SESUAI DENGAN AREA REFORMASI BIROKRASI BERDASARKAN PERATURAN MENPAN&RB TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN

PERUBAHAN

  1. Struktur Organisasi Ruang Lingkup SMM

  2. Peraturan Perundang- Berbasis ISO 9001 undangan

  3. Tata Laksana

  1. Organisasi

  4. Manajemen SDM

  2. Tata Laksana dan

  5. Pengawasan Rencana Mutu

  6. Akuntabilitas Kinerja

  3. Sasaran Mutu

  7. Kualitas Pelayanan Publik

  4. Kepuasan Pelanggan

  8. Pola Pikir dan Budaya 5. e-Government

  Kerja

  

Satker LIPI yang sudah

tersertifikasi SNI ISO 9001:2008

SNI ISO 9001:2008

SNI ISO 9001:2008

  3. Pusbindiklat (2011)

  13. BIT (2014)

  2. KRB (2011)

  18 /50 satker

  18. BOSDM (2014)

  17. P2Limnologi (2014)

  16. Pusinov (2014)

  15. Biomaterial (2014)

  14. P2M (2014)

  12. KRP (2014)

  4. BUP (2012)

  1. P2SMTP (2010)

  10. BKPI (2014)

  9. P2G (2013)

  8. P2B (2013)

  7. KRBedugul (2013)

  6. P2O (2013)

  5. KRC (2013)

  11. PDII (2014)

  Keuntungan Implementasi

SMM ISO 9001

   Kepercayaan pelanggan & stakeholders terhadap kinerja yang konsisten.

   Transparansi operasional di dalam organisasi.  Kesatuan & keselarasan proses untuk mencapai sasaran yang direncanakan.

   Kemampuan fokuskan usaha pada efektivitas dan efisiensi proses, dan sumber daya.

   Hasil meningkat, konsisten dan dapat diprediksi.  Dorongan keikut-sertaan semua karyawan dan kejelasan tanggung jawabnya.

  Manfaat Penerapan ISO 9001

• Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi

  1

  2

  3

  4

  1

• Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi

  2

• Meningkatkan pengawasan dan pembinaan terhadap pengelolaan

  3

• Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja

  4

  Keraguan Terhadap Manfaat Menerapkan ISO 9001

• Pembuatan Dokumen sulit

1 Birokrasi?

• Meningkatkan

  2

• Sertifikat adalah sasaran untuk mendapatkan

  3 pengakuan kinerja yang lebih baik

• Staf tidak dapat merasakan setiap keuntungan

  4 langsung

• Staf merasakannya sebagai beban

  5 sumber daya Input ^Output

  P E L A N G G A N

PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

SISTEM MANAJEMEN MUTU

P e r s y a r a t a n

  Tanggung jawab manajemen Pengukuran, analisis dan perbaikan

  Out put/ KInerja Realisasi kinerja

  P E L A N G G A N K e p u a s a n

BAGIAN III Pengelolaan

SISTEM MANAJEMEN MUTU

  

Model SMM berbasis Proses

(SNI ISO 9001:2008)

  PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Tanggung jawab manajemen

  P P P e

  E K r

  E s e L Pengelolaan Pengukuran, y

  L p a sumber daya analisis dan u A r

  A a perbaikan a

  N N t s a a G _Output G n _Input n G

  G Realisasi

  A A kinerja

  Out put/ N

  N KInerja

  Ket: Pertambahan nilai Aliran Informasi

8 Prinsip Manajemen Mutu

  (ISO 9001: 2008 )

  1. Fokus kepada Pelanggan

  2. Kepemimpinan (Leadership)

  3. Keterlibatan Karyawan

  4. Pendekatan Proses

  5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen

  6. Perbaikan Berkelanjutan (Continual Improvement)

  7. Pendekatan Fakta pada Pengambilan Keputusan

  8. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

1. Fokus Pada Pelanggan

   Lembaga tergantung pada stakeholders (pemangku kepentingan)-nya  Lembaga harus mengetahui kebutuhan stakeholders:

   saat ini maupun akan datang

 dengan memenuhi persyaratan pelanggan (ISO 9001), dan

 berusaha melampaui harapan stakesholders (ISO 9004)

  Q1: siapakah stakeholders organisasi Anda? Q2: siapakah pelanggan organisasi Anda?

  Pelanggan P2SMTP-LIPI

2. Kepemimpinan

  

 Para pemimpin harus membangun kesatuan tujuan dan

arah lembaga,

   dengan menciptakan dan memelihara lingkungan internal lembaga  di mana para karyawan dapat terlibat secara penuh  dalam mencapai sasaran lembaga.

  Q3: apakah Manajemen di organisasi Anda sudah berkomitmen untuk mengimplementasikan SMM?

  Perjalanan panjang menuju sertifikasi

  ISO 9001:2008 di P2SMTP-LIPI 2010

  2008 Sertifikat ISO

  Surat tugas

Dokumen ISO

9001:2008

  Tim ISO 9001 9001:2000 (23/4/10)

  1999 disahkan (1/10/’08)

  Pustan PSSM Migrasi dokumen (99-01) (01-05) Ke ISO 9001:2008 Perjalanan pendek menuju sertifikasi

  ISO 9001:2008 di P2G-LIPI 2014.01

  2013.07 Sertifikat ISO

  Surat tugas

Dokumen ISO

9001:2008

  Tim ISO 9001 9001:2000 2013.03 disahkan

implementasi

(1/10/’14)

  Perjalanan pendek menuju sertifikasi

  ISO 9001:2008 di Pusinov LIPI 2014.08

  2014.03 Sertifikat ISO

  Surat tugas

Dokumen ISO

9001:2008

  Tim ISO 9001 9001:2000 2014.03 disahkan

implementasi

(1/03 /’14)

  Komitmen Manajemen P2SMTP

  Pelajaran penting dari MP

• Manajemen Puncak harus menjalankan fungsi POAC secara sistematis, simultan, continual
• Memperhatikan unsur soft dan hard organisasi

  Hard: (1) sinergisitas kebijakan pemenuhan persyaratan

  ISO 9001 dengan regulasi; (2) pengaturan anggaran yang cermat Soft:

  (1) Manajemen Puncak sbg role model, (2) kepemilikan personel thd ISO 9001, (3) personel menjadi agent of change, sbg perpanjangan manajemen.

  Komitmen Manajemen BUP Komitmen Manajemen P2M

  Komitmen Manajemen KRC Komitmen Manajemen BKPI

  Komitmen Manajemen P2G

  

Komitmen Manajemen Pusinov

3. Keterlibatan Karyawan

   Karyawan di semua tingkatan merupakan inti dari organisasi  keterlibatan mereka secara penuh  memungkinkan kemampuannya  digunakan untuk keuntungan organisasi.

  Q: apakah semua karyawan sudah dilibatkan dan diberdayakan untuk keuntungan organisasi?

  

Keterlibatan Karyawan P2SMTP

  

Keterlibatan Karyawan BUP

  

Keterlibatan Karyawan BKPI

  

Keterlibatan Karyawan KRB

  

Keterlibatan Karyawan P2G

  Manajemen)? * Iya, siapa ya? Saya sudah sangat sibuk nih! *

  

Keterlibatan Karyawan BIT

Siapa ya yang akan Jadi WM (Wakil

  Siapa pun WM- nya, update status dulu ah!

• AFS

  

Keterlibatan Karyawan P2B

  

Keterlibatan Sivitas Pusinov

  

Keterlibatan Sivitas P2O LIPI

4. Pendekatan Proses

   bila sumber daya dan kegiatan terkait diatur sebagai sebuah proses   hasil yang diinginkan dapat dicapai dengan lebih efisien Q: apa sajakah proses di organisasi Anda?

  5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen  Identifikasi, pengertian dan pengaturan suatu sistem dari proses  yang saling berhubungan untuk suatu tujuan  akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari organisasi Q: apakah organisasi Anda sudah menggunakan sistem manajemen?

  

Model Sistem Manajemen Mutu

PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

  Tanggung jawab manajemen P P

  P e

  E K r

  E s e L Pengelolaan Pengukuran, y

  L p a sumber daya analisis dan u A r

  A a perbaikan a

  N N t s a a G _Output G n _Input n G

  G Realisasi

  A A kinerja

  Out put/ N

  N KInerja

  Ket: Pertambahan nilai Aliran Informasi

6. Perbaikan Berkelanjutan

   Penyempurnaan yang berkesinambungan  harus menjadi sasaran tetap dari organisasi

STANDAR MUTU

  ISO 9001

  ISO 9001 PERBAIKAN BERKELANJUTAN D A C P D A C P

  7. Pendekatan Fakta untuk Pengambilan Keputusan  Keputusan yang efektif  didasarkan pada hasil analisis  data dan informasi Q: apakah di organisasi Anda saat mengambil keputusan selalu berdasarkan fakta?

8. Hubungan saling

  menguntungkan dg pemasok antara organisasi dengan pemasok

   Hubungan (supplier) memiliki ketergantungan timbal balik  saling menguntungkan kedua belah pihak

 yang meningkatkan kemampuan kedua belah pihak

Q1: Siapa sajakah pemasok organisasi Anda? Q2: apakah saling menguntungkan kedua belah pihak?

  Konsekwensi Melanggar Prinsip http://youtube.com

PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

  SISTEM MANAJEMEN MUTU Tanggung jawab manajemen P

  P P e

  E K r

  E s e L Pengelolaan Pengukuran, y

  L p a sumber daya analisis dan u A

  A r a perbaikan a

  N N s t a a G _{Output G} n _Input n G

  G Realisasi

  A A kinerja

  Out put/ N

  N KInerja

BAGIAN IV SEKILAS SNI ISO 9001:2008 - SISTEM MANAJEMEN MUTU - PERSYARATAN

  Klausul SNI ISO 9001: 2008

  1. Ruang Lingkup

  2. Acuan Normatif

  3. Istilah dan Definisi

  4. Sistem Manajemen Mutu (SMM)

  5. Tanggungjawab Manajemen

  6. Manajemen Sumber Daya

  7. Realisasi Produk (Barang/Jasa)

  8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

  Drop Diagram ISO 9001:2008

  4. SMM

  5. Tgjawab

  6. Manajemen

  7. Realisasi

  8. Pengukuran, Manajemen Sumberdaya Produk Analisis & Peningkatan Persyaratan Komitmen Penyediaan PerencRealProd Umum Umum Manajemen Sumber Daya Pemantauan & ProsesTerkPlgan Pengukuran Fokus kpd SDM Persyaratan

  

Pelanggan Desain &Pengembangan

Dokumentasi Infrastruktur

  Pengendalian Produk Kebijakan yang tidak sesuai Pembelian Lingk Kerja Mutu AnalisisData Produksi & Perencanaan Penyediaan Jasa Peningkatan Tgjwb, Wew, Berkelanjutan Komunikasi PengendPeralatan Pemantauan & Kaji Ulang Pengukuran Manajemen

BAGIAN V SEKILAS ISO 9001: 2015 - SISTEM MANAJEMEN MUTU - PERSYARATAN

  Quality Management Principles

  ISO 9001: 2015

  6. Informed decision making

  5. Improvement

  4. Process approach

  3. Engagement of people

  2. Leadership

  1. Customer focus

  8. Mutually beneficial supplier relationships

  ISO 9001:2008

  7. Factual approach to decision making

  6. Continual improvement

  5. System approach to management

  4. Process approach

  3. Involvement of people

  2. Leadership

  1. Customer focus

  7. Relationship management

  

Major Differences

  ISO 9001:2008

  ISO 9001: 2015 Products Products and services Supplier

  External provider Documentation and records Documented information

  Work environment Environment for the operation of processes Purchased product Externally provided products and services Exclusions

  Term not used Term not used Management representative

  Term not used Documented procedure Quality manual

  Term not used Preventive action Term not used

  Term not used Leadership

  Term not used Risk

  ISO 9001: 2015 clauses SNI ISO 9001:2008

  2. Normatif References

  9. Performance Evaluation

  8. Operation

  7. Support

  6. Planning

  5. Leadership

  4. Context of the Organization

  3. Terms and Definition

  1. Scope

  1. Ruang Lingkup

  8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

  7. Realisasi Produk (Barang/Jasa)

  6. Manajemen Sumber Daya

  5. Tanggungjawab Manajemen

  4. Sistem Manajemen Mutu (SMM)

  3. Istilah dan Definisi

  2. Acuan Normatif

  10. Improvement Drop Diagram ISO 9001: 2015 (1/2)

  4. Context

  5. Leadership 6. Planning

  7. Support

  8. Operation Needs & expectations Org context L & commit- ments Quality Policy Roles, Responsibilites & Authorities Risks & opportunities Objectives & planning Planning Of changes Resources Competences Awareness Communication Documented Information Planning & Control Determination of requirements Design & Dev Control of Externaly provider Provision QMS scope QMS & processes Release Control of NC Drop Diagram ISO 9001: 2015 (2/2)

  10. Improvement

9. Performance Evaluation Monitoring, General measurement, analysis & evaluation NC & corrective action Internal Audit Continual Management improvement Review

  

Perubahan (1): Dokumentasi

  ISO 9001:2008 Quality Manual, Procedures, Forms

  ISO 9001:2015 Documented Information http://sertifikasiiso.wordpress.com http://linkedin.com

QMS ISO 9001: 2015

  

Proses Tunggal Perubahan (2): Konteks Organisasi

• • Organisasi harus menentukan isu eksternal dan

  

internal yang relevan dengan tujuan dan arah

strategis dan yang mempengaruhi kemampuan untuk meraih hasil yang diharapkan dari sistem manajemen mutunya.

• • Organisasi harus memantau dan mengkaji ulang

  informasi tentang isu eksternal dan internal tersebut.

  Perubahan (2): Konteks Organisasi CATATAN 1 Isu dapat termasuk yang berupa faktor atau kondisi positif dan negatif yang diperhitungkan.

  CATATAN 2 Memahami konteks eksternal dapat difasilitasi dengan memperhitungkan isu yang timbul dari lingkungan hukum, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, masyarakat dan ekonomi, apakan bersifat internasional, nasional, regional maupun lokal.

  

CATATAN 3 Memahami konteks internal dapat difasilitasi dengan

memperhitungkan isu yang terkait dengan nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja organisasi.

  Perubahan (3): Perencanaan Organisasi harus merencanakan:

  a) tindakan yang ditujukan pada risiko dan peluang;

  b) cara untuk 1) mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem manajemen mutunya (lihat 4.4); 2) mengevaluasi efektivitas tindakan.

  Tindakan yang diarahkan pada risiko dan peluang harus sebanding dengan dampak potensial pada kesesuaian produk dan jasa.

  Perubahan (3): Manajemen Risiko

• Agar sesuai dengan Standar ISO 9001:2015, organisa si perlu merencanakan dan

  menerapkan tindakan untuk mengelola risiko

dan peluang. (klausul 0.3.2. Pemikiran Berbasis

Risiko)

• Risiko adalah akibat ketidakpastian dan ketidakpastian apapun yang sedemikian sehingga dapat berakibat positif atau negatif.

  ISO 31000 Manajemen Risiko

  Perubahan (4): Manajemen Pengetahuan (7.1.6)

• Organisasi harus menetapkan pengetahuan yang

  diperlukan untuk operasional proses-prosesnya dan

  untuk mencapai kesesuaian produk dan jasanya.
• Pengetahuan ini harus dipelihara dan tersedia sejauh yang diperlukan.
• Ketika mengelola kebutuhan perubahan dan

  kecenderungan, organisasi harus mempertimbangkan

  

pengetahuan terkininya dan menetapkan cara untuk

mendapatkan atau mengakses pengetahuan tambahan apapun dan pemutakhiran yang diperlukan.

  Perubahan (4): Manajemen Pengetahuan (7.1.6)

  CATATAN 1 Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan yang khusus bagi organisasi; umumnya diperoleh melalui pengalaman.

  Hal ini merupakan informasi yang digunakan dan dibagi (shared) untuk mencapai sasaran organisasi.

  CATATAN 2 Pengetahuan organisasi dapat didasarkan pada:

  a) sumber internal (misalnya: hak milik intelektual, pengetahuan yang bertambah dari pengalaman, pelajaran yang diperoleh dari proyek yang gagal dan sukses; menangkap dan berbagi

pengetahuan dan pengalaman yang tidak didokumentasikan;

hasil peningkatan dalam proses, produk dan jasa);

  b) sumber eksternal (misalnya: standar; akademis; konferensi; pengumpulan pengetahuan dari pelanggan dan penyedia eksternal).

  Perubahan (5): Komunikasi

Organisasi harus menentukan komunikasi internal

dan eksternal yang relevan terhadap sistem manajemen mutu, termasuk:

  a) apa yang akan dikomunikasikan;

  b) kapan berkomunikasi;

  c) dengan siapa berkomunikasi;

  d) bagaimana cara berkomunikasi; e) siapa yang berkomunikasi.

  

Knowledge Management

  Di mana TIK berperan?

• QMS Efficiency  TIK
• QMS effectiviness  TIK
• Documented

  Information  TIK

• Knowledge

  Management  TIK

• Communications  TIK
• Processes  TIK
• System  TIK

   TIK

• …

BAGIAN VII

10 LANGKAH SERTIFIKASI

  ISO 9001:2015

10 LANGKAH UNTUK MEMPEROLEH SERTIFIKAT ISO

  Sosialisasi SMM ISO Penerapan Sistem

  6

  1

  Context

  8 Audit Eksternal

  9

  7 Tinjauan Manajemen

  5

  Penyusunan Dok SMM MR dan Tim ISO

  

4

  3

  2

  Koreksi

  SERTIFIKAT Temuan Tindakan

  Pelatihan Audit Internal Audit Internal

  Pelatihan

Dok SMM

Komitmen Manajemen

10 Understanding

  

10 langkah sertifikasi ISO 9001

  (2014) Contoh Perubahan Organisasi

  X Terbuka thd Perubahn Peran Model Terima Kelemahan

  Lakukan Perbaikan Ukur kesuksesan Hargai Perbaikan Hargai sukses

  Akui kesalahan Hilangkan Non-value Ukur sasaran Tingkatan Pengetahuan

  Tingkatkan Ketrampilan Dokumentasi Proses _{0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%}

  (2015) Contoh Perubahan Organisasi

  X Terbuka thd Perubahn Role Model Terima Kelemahan

  Lakukan Perbaikan Ukur kesuksesan Hargai Perbaikan Hargai sukses

  Akui kesalahan Hilangkan Non-value Ukur sasaran Tingkatan Pengetahuan

  Tingkatkan Ketrampilan Dokumentasi Proses _{0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%} http://zulfikaramin.wordpress.com

BAGIAN VIII LANGKAH MIGRASI ISO 9001: 2008 KE ISO 9001: 2015

  Langkah Migrasi ke ISO 9001:2015 Ubah Dokumen SMM berbasis ISO 9001:2008 ke

  ISO 9001:2015 dengan menambahkan:

  

a) prosedur manajemen risiko (dapat berbasis ISO

31000) b) hitungan risiko pada seluruh proses

  c) dokumen konteks organisasi

  d) dokumen manajemen pengetahuan

e) Prosedur komunikasi

  ^{http://seribupeluang.blogspot.com}

KENDALA-KENDALA IMPLEMENTASI

  Kendala Implementasi SMM berbasis SNI ISO 9001:2008

  1. lemahnya komitmen manajemen, 2. rendahnya budaya mutu pegawai, 3. persepsi negatif pegawai, dan 4. kurangnya komunikasi.

  Ref: ANALISIS KENDALA-KENDALA DALAM PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3 WONOSARI KABUPATEN GUNUNGKUDUL

BAGIAN X PENUTUP

  ISO 9001 bukan tujuan!

P2SMTP-LIPI

  

Mitra Anda Meningkatkan Kinerja Terima kasih atas perhatian & kerja sama Anda.

  Mohon maaf atas segala kekurangan, kesalahan.

  Dengan SMM ISO 9001:2008 semua proses akan lebih TRANSPARAN!

  0815-114-24-114