Analisis Kontrol Manajemen Tingkat Atas pada Pusat Riset dan Pengembangan di PT. Telekomunikasi Bandung.

v

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Pusat riset dan pengembangan PT.Telkom adalah merupakan unit bisnis Pendukung PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk yang secara struktural bertanggung jawab langsung kepada Direktur jaringan dan solusi. Sejalan dengan perubahan pengorganisasian bisnis menuju pada model organisasi yang berfokus pada konsumen, fungsi riset dan pengembangan perusahaan lebih diberdayakan dan fokus pada peran membangun kemampuan perusahaan dalam mempersiapkan pengembangan servis dan produk unggulan serta dapat mengantisipasi tren perkembangan bisnis yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Untuk mengetahui kontrol yang sudah berjalan di riset dan pengembangan maka akan dilakukan analisis dengan menggunakan metode Ron Weber dengan berfokus pada kontrol manajemen tingkat atas. Adapun tahapan-tahapan dalam kontrol manajemen tingkat atas meliputi perencanaan, pengaturan, memimpin, dan mengontrol. Perencanaan Dengan adanya 4 metode ini maka diharapkan dapat membantu proses analisis untuk menemukan masalah serta akan didapat saran untuk perbaikan. Hasil analisis dari perencanaan akan didapat rencana jangka panjang dan jangka pendek Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom. Hasil dari pengaturan akan didapat prosedur dari penerimaan sampai pemecatan karyawan. Hasil dari memimpin akan diketahui gaya kepemimpinan pemimpinnya. Hasil dari mengontrol adalah untuk mengetahui seberapa baik pemeliharaan asset IT pada Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom.

Kata Kunci : Pusat riset dan pengembangan PT.Telkom, Ron Webber, Kontrol Manajemen Tingkat Atas.

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Research and development center is a business unit PT.TELKOM Supporting PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk, which is structurally responsible to the Director of the networks and solutions. In line with the business organized into model organizations that focus on consumer, corporate research and development function more empowered and focused on the role of building the company's ability to prepare the development of superior products and services and can anticipate the development trend of information technology-based business and communications. To know the controls already in research and development it will be analyzed using the method of Ron Weber, focusing on the top management control. As for the stages in the control of upper-level management includes planning, managing, directing, and controlling. 4 Planning With this method it is expected to assist in the analysis to find the problem and suggestions for improvement will be obtained. Analytical results will be obtained from planning long-term plans and short-term Research and Development Center PT.TELKOM. The results will be obtained from the setting procedure of admission to the dismissal of employees. The results will be known from the lead leader leadership style. Results of control is to find out how well the maintenance of IT assets at the Centre for Research and Development PT.TELKOM.

Keywords: research and development centers PT.TELKOM, Ron Webber, Top Management Control.

vii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah... 1

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 5

1.6 Sistematika Penyajian ... 5

BAB II KAJIAN TEORI ... 6

2.1 Pengertian Teknologi Informasi ... 6

2.2 Pengertian Informasi ... 6

2.3 Audit Sistem Informasi ... 7

viii

Universitas Kristen Maranatha

2.4.1 Evaluasi Fungsi Perencanaan ... 7

2.4.2 Evaluasi Fungsi Pengaturan ... 13

2.4.3 Evaluasi Fungsi Memimpin ... 14

2.4.4 Evaluasi Fungsi Mengontrol ... 16

BAB III ANALISIS ... 22

3.1 Sekilas Tentang Pusat Riset dan Pengembangan ... 22

3.2 Perencanaan ... 25

3.2.1 Rencana Jangka Panjang ... 26

3.2.2 Rencana Jangka Pendek ... 33

3.3 Pengaturan... 37

3.4 Memimpin ... 48

3.5 Mengontrol ... 51

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 60

4.1 Simpulan ... 60

4.2 Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 62

ix

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi ... 22

Gambar 2 PMBOK ... 26

Gambar 3 Fitur-fitur E-Proman ... 27

Gambar 4 Project Iniating ... 28

Gambar 5 Project Iniating Screen Shoot ... 28

Gambar 6 Project Planning ... 29

Gambar 7 Screen Shoot Project Planning ... 29

Gambar 8 Sceen Shoot Project Planning – Task ... 30

Gambar 9 Screen ShootProject Planning – Calendar ... 30

Gambar 10 Screen Shoot Project Planning – Gantt chart ... 31

Gambar 11 Project Executing ... 31

Gambar 12 Project Controlling ... 32

Gambar 13 Screen Shoot Performance Report ... 32

Gambar 14 Project Closing ... 33

Gambar 15 2 Harddisk yang rusak pada server ... 34

Gambar 16 Gantt chart ... 35

Gambar 17 Server ... 44

Gambar 18 Server ... 45

Gambar 19 Pemeliharaan infrastruktur ... 53

Gambar 20 Detail Hijau ... 54

Gambar 21 Detail hijau-kuning ... 55

x

Universitas Kristen Maranatha Gambar 23 Detail merah ... 57 Gambar 24 availtime server dan aplikasi ... 58

xi

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel I Tipe Perusahaan ... 10

Tabel II Tipe Organisasi ... 11

Tabel III Tipe Status ... 17

Tabel IV Tipe Standar ... 19

Tabel V Nilai Transfer ... 20

Tabel VI Deskripsi Pekerjaan IT ... 35

xii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A ... A-1 Lampiran B ... B-1 Lampiran C ... C-1 Lampiran D ... D-1 Lampiran E ... E-1 Lampiran F ... F-1

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan Perseroan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) merupakan Badan Usaha Milik Negara dan penyedia layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan layanan InfoComm, telepon kabel tidak bergerak (fixed wireline) dan telepon nirkabel tidak bergerak (fixed wireless), layangan telepon seluler, data dan Internet, serta jaringan dan interkoneksi, baik secara langsung maupun melalui anak perusahaan. Dalam menghadapi persaingan maka dibutuhkan suatu usaha perubahan. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan cara menganalisis kinerja pada perusahaan tersebut.

Manajemen tingkat atas (manajer) mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap sistem informasi yang berjalan di suatu perusahaan.

Perkembangan teknologi hardware dan software yang terus berkembang harus

dapat dipergunakan oleh manajemen tingkat atas untuk mendukung proses kerja di perusahaannya. Karena itu, peran manajemen tingkat atas dalam suatu perusahaan sangat penting, sebab sangat berpengaruh dalam menentukan bagaimana perusahaan akan berjalan dengan baik atau sebaliknya. Oleh

karena itu maka dilakukanlah analisis top management controls ini, dengan

menggunakan framework ron weber.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan pada bagian 1.1 maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Apakah fungsi perencanaan di pusat riset dan pengembangan PT. Telekomunikasi sudah berjalan dengan baik?

2

2. Apakah fungsi pengaturan di pusat riset dan pengembangan PT. Telekomunikasi sudah berjalan dengan baik?

3. Apakah fungsi memimpin di pusat riset dan pengembangan PT. Telekomunikasi sudah berjalan dengan baik?

4. Apakah fungsi mengontrol di pusat riset dan pengembangan PT. Telekomunikasi sudah berjalan dengan baik?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah yang disampaikan pada bagian 1.2 maka tujuan pembahasan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui seberapa baik fungsi perencanaan yang berjalan di

pusat riset dan pengembangan.

2. Untuk mengetahui seberapa baik fungsi pengaturan yang berjalan di

pusat riset dan pengembangan.

3. Untuk mengetahui seberapa baik fungsi memimpin yang berjalan di pusat

riset dan pengembangan.

4. Untuk mengetahui seberapa baik fungsi mengontrol yang berjalan di

pusat riset dan pengembangan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Analisis dilakukan pada pusat riset dan pengembangan PT.Telekomunikasi ini

menggunakan framework Ron Weber dengan berfokus pada metode top

management controls. Adapun tahapan-tahapan dalam metode top

management controls meliputi : 1. Perencanaan

Membahas rencana apa saja yang sedang direncanakan perusahaan. Mempersiapkan 2 tipe perencanaan sistem informasi untuk fungsi sistem informasi yaitu rencana strategi dan rencana operasional.

3

Universitas Kristen Maranatha 2. Pengaturan

Membahas mengenai tahapan - tahapan yang akan dilakukan agar rencana yang telah direncanakan di planning dapat berjalan dengan baik. a. Evaluasi Fungsi Pengaturan

Mencapai hasil dan tujuan untuk sistem informasi dalam perusahaan. b. Fungsi Sistem Informasi untuk Kepegawaian

Susunan kepegawaian fungsi sistem informasi melibatkan 3 aktivitas utama :

i. Akusisi karyawan

ii. Pengembangan karyawan iii. Pemecatan karyawan

c. Sentralisasi dan Desentralisasi dalam Fungsi Sistem Informasi

Auditor harus mempertimbangkan apakah konfigurasi sentralisasi atau desentralisasi yang dipilih untuk fungsi sistem informasi dalam perusahaan konsisten dengan sejarah perusahaan, lingkungan perusahaan, budaya perusahaan, dan struktur perusahaan.

d. Organisasi Internal dari Fungsi Sistem Informasi

Auditor dapat memperhatikan apakah setiap user department mempunyai posisi pekerjaan tetap atau tidak dan struktur report dan tanggung jawab yang memungkinkan informasi diproses efektif dan efisien.

3. Memimpin

Membahas mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengatur dan berkomunikasi dengan karyawan.

4

a. Memotivasi Karyawan

Auditor memeriksa status karyawan apakah pekerjaanya dapat diselesaikan dengan baik atau tidak, berapa kali absen, berhasil atau tidaknya projek yang dikerjakan.

b. Gaya Kepemimpinan yang sesuai dengan Karyawan dan

Pekerjaannya

Cara memimpin, tipe kepemimpinan, gaya kepemimpinan seorang manajer.

c. Komunikasi secara Efektif dengan Karyawan

Auditor dapat menggunakan sumber yang formal dan tidak formal

untuk mengevaluasi sebaik apa top manager berkomunikasi dengan

bawahannya.

4. Mengontrol

Membahas mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengontrol jalannya kegiatan rutin di perusahaan.

a. Mengendalikan Keseluruhan Fungsi Sistem Informasi

Memeriksa kontrol keseluruhan dari fungsi sistem informasi. b. Pengendalian Kegiatan Sistem Informasi

Top manager dapat melihat kontrol yang telah dicapai dari aktivitas yang telah dilakukan oleh karyawan sistem informasi terutama melalui penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan standar.

c. Kontrol atas Para Pengguna Jasa Sistem Informasi

Top manager harus membuat kebijakan dan mengimplementasi

prosedur yang memberikan insentif untuk pengguna untuk

5

Universitas Kristen Maranatha

1.5 Sumber Data

Sumber data perusahaan di ambil secara langsung dari Pusat Riset dan Pengembangan PT. Telekomunikasi berupa hasil wawancara secara langsung dengan pihak yang bersangkutan, dan kuisioner. Sumber data teori di ambil dari

buku Ron Weber, dan hasil browsing di Internet mengenai artikel mengenai

audit dan teori - teori yang berhubungan.

1.6 Sistematika Penyajian

Intisari dari setiap bab yang terdapat dalam laporan tugas akhir adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab I membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sumber data.

BAB II KAJIAN TEORI

Bab II membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun Internet. Materi penulisan adalah mengenai top management controls.

BAB III ANALISIS

Bab III membahas mengenai analisis berdasarkan top management controls

pada Pusat Riset dan Pengembangan di PT Telekomunikasi Bandung.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

60

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan di bab III, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Perencanaan : Rencana jangka pendek dan jangka panjang yang telah

direncanakan Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom sudah tercapai. Rencana jangka pendek yaitu membangun infrakstruktur jaringan dan

memperbaiki cara backup data telah dapat mencapai misi IT yaitu

menyediakan layanan sistem informasi dan infrakstruktur. Sementara rencana jangka panjang yaitu pengimplementasian aplikasi E-Proman telah dapat mendukung visi perusahaan yaitu menyediakan layanan IT untuk mendukung proses riset dan proses bisnis Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom.

2. Pengaturan : Pengaturan di Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom telah mempunyai kriteria yang jelas untuk merekrut karyawan. SDM yang dapat membantu untuk mendukung berjalannya perencanaan yang ada. Secara keseluruhan, sumber daya yang ada dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

3. Memimpin : Kepemimpinan di Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom secara garis besar telah dapat berjalan dengan baik.

4. Mengontrol : Fungsi mengontrol di Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom sudah berjalan baik karena telah adanya pendokumentasian, pemeliharaan jaringan, server, dan aplikasi.

61

Universitas Kristen Maranatha

4.2 Saran

Berikut saran yang dapat diberikan pada Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom :

1. Dilakukannya backup data diluar server (backup manual), jadi apabila

terjadi crash maka data perusahaan tidak hilang.

2. Top Management lebih tegas dalam memberi sanksi pada karyawan yang suka datang terlambat masuk kerja.

62

DAFTAR PUSTAKA

Ahira, Ane (2000). Pengertian Teknologi Informasi dari Para Pakar. Retrieved August 27, 2011 from http://www.anneahira.com/pengertian-teknologi-informasi.htm

Hall, James A. (2001). Information Systems Audit (third edition). USA: South Western College Publishing.

James A. O’Brien and George Marakas.(2005).Management Information Systems.diterjemahkan Devi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, 2005,( p29).

Prakosa, Bambang Kesit (2009, January). Bagaimana Audit Sistem Informasi

Dilakukan. Retrieved August 27, 2011, from

http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/16/bagaimana-audit-sistem-informasi-dilakukan/

Raymond Mcleod (2001). Management Information System (9th edition). New Jersey: prentice-Hall, Inc.

Webber, R. (1998). Information System Control And Audit. USA : Prentice-Hall,

2. Pengaturan

Membahas mengenai tahapan - tahapan yang akan dilakukan agar rencana yang telah direncanakan di planning dapat berjalan dengan baik. a. Evaluasi Fungsi Pengaturan

Mencapai hasil dan tujuan untuk sistem informasi dalam perusahaan. b. Fungsi Sistem Informasi untuk Kepegawaian

Susunan kepegawaian fungsi sistem informasi melibatkan 3 aktivitas utama :

i. Akusisi karyawan

ii. Pengembangan karyawan iii. Pemecatan karyawan

c. Sentralisasi dan Desentralisasi dalam Fungsi Sistem Informasi

Auditor harus mempertimbangkan apakah konfigurasi sentralisasi atau desentralisasi yang dipilih untuk fungsi sistem informasi dalam perusahaan konsisten dengan sejarah perusahaan, lingkungan perusahaan, budaya perusahaan, dan struktur perusahaan.

d. Organisasi Internal dari Fungsi Sistem Informasi

Auditor dapat memperhatikan apakah setiap user department mempunyai posisi pekerjaan tetap atau tidak dan struktur report dan tanggung jawab yang memungkinkan informasi diproses efektif dan efisien.

3. Memimpin

Membahas mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengatur dan berkomunikasi dengan karyawan.

a. Memotivasi Karyawan

Auditor memeriksa status karyawan apakah pekerjaanya dapat diselesaikan dengan baik atau tidak, berapa kali absen, berhasil atau tidaknya projek yang dikerjakan.

b. Gaya Kepemimpinan yang sesuai dengan Karyawan dan Pekerjaannya

Cara memimpin, tipe kepemimpinan, gaya kepemimpinan seorang manajer.

c. Komunikasi secara Efektif dengan Karyawan

Auditor dapat menggunakan sumber yang formal dan tidak formal untuk mengevaluasi sebaik apa top manager berkomunikasi dengan bawahannya.

4. Mengontrol

Membahas mengenai seberapa baik pemimpin dapat mengontrol jalannya kegiatan rutin di perusahaan.

a. Mengendalikan Keseluruhan Fungsi Sistem Informasi

Memeriksa kontrol keseluruhan dari fungsi sistem informasi. b. Pengendalian Kegiatan Sistem Informasi

Top manager dapat melihat kontrol yang telah dicapai dari aktivitas yang telah dilakukan oleh karyawan sistem informasi terutama melalui penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan standar.

c. Kontrol atas Para Pengguna Jasa Sistem Informasi

Top manager harus membuat kebijakan dan mengimplementasi prosedur yang memberikan insentif untuk pengguna untuk menggunakan servis sistem informasi secara efektif dan efisien.

1.5 Sumber Data

Sumber data perusahaan di ambil secara langsung dari Pusat Riset dan Pengembangan PT. Telekomunikasi berupa hasil wawancara secara langsung dengan pihak yang bersangkutan, dan kuisioner. Sumber data teori di ambil dari buku Ron Weber, dan hasil browsing di Internet mengenai artikel mengenai

audit dan teori - teori yang berhubungan.

1.6 Sistematika Penyajian

Intisari dari setiap bab yang terdapat dalam laporan tugas akhir adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab I membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sumber data.

BAB II KAJIAN TEORI

Bab II membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun Internet. Materi penulisan adalah mengenai top management controls.

BAB III ANALISIS

Bab III membahas mengenai analisis berdasarkan top management controls

pada Pusat Riset dan Pengembangan di PT Telekomunikasi Bandung.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan di bab III, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Perencanaan : Rencana jangka pendek dan jangka panjang yang telah

direncanakan Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom sudah tercapai. Rencana jangka pendek yaitu membangun infrakstruktur jaringan dan memperbaiki cara backup data telah dapat mencapai misi IT yaitu menyediakan layanan sistem informasi dan infrakstruktur. Sementara rencana jangka panjang yaitu pengimplementasian aplikasi E-Proman telah dapat mendukung visi perusahaan yaitu menyediakan layanan IT untuk mendukung proses riset dan proses bisnis Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom.

2. Pengaturan : Pengaturan di Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom telah mempunyai kriteria yang jelas untuk merekrut karyawan. SDM yang dapat membantu untuk mendukung berjalannya perencanaan yang ada. Secara keseluruhan, sumber daya yang ada dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

3. Memimpin : Kepemimpinan di Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom secara garis besar telah dapat berjalan dengan baik.

4. Mengontrol : Fungsi mengontrol di Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom sudah berjalan baik karena telah adanya pendokumentasian, pemeliharaan jaringan, server, dan aplikasi.

4.2 Saran

Berikut saran yang dapat diberikan pada Pusat Riset dan Pengembangan PT.Telkom :

1. Dilakukannya backup data diluar server (backup manual), jadi apabila terjadi crash maka data perusahaan tidak hilang.

2. Top Management lebih tegas dalam memberi sanksi pada karyawan yang suka datang terlambat masuk kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Ahira, Ane (2000). Pengertian Teknologi Informasi dari Para Pakar. Retrieved August 27, 2011 from http://www.anneahira.com/pengertian-teknologi-informasi.htm

Hall, James A. (2001). Information Systems Audit (third edition). USA: South Western College Publishing.

James A. O’Brien and George Marakas.(2005).Management Information

Systems.diterjemahkan Devi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, 2005,( p29).

Prakosa, Bambang Kesit (2009, January). Bagaimana Audit Sistem Informasi

Dilakukan. Retrieved August 27, 2011, from

http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/16/bagaimana-audit-sistem-informasi-dilakukan/

Raymond Mcleod (2001). Management Information System (9th edition). New Jersey: prentice-Hall, Inc.

Webber, R. (1998). Information System Control And Audit. USA : Prentice-Hall, Inc.