UYIK ANASTASIA D1509091

commit to user

i

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD)

CABANG MANAHAN SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

UYIK ANASTASIA D1509091

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

commit to user

commit to user

iv MOTTO

@

Saya percaya selalu ada harapan yang lebih baik didepan sana,asalkan

kita tidak pernah berhenti untuk berusaha,bersyukur dan dilandasi

dengan doa. (penulis)

@

Ketika merasa lemah tak berdaya,ingatlah bahwa TUHAN menitipkan

kekuatan disetiap kelemahanmu (penulis)

@

Pengalamn hidup takkan berhenti ketika kita senantiasa berusaha

(penulis)

commit to user

v

PERSEMBAHAN

F

Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang

selalu memberikan semangat dan doa.

F

Kakak – kakaku yang senantiasa selalu

kusayangi dan memberikan dukungan.

F

Seseorang yg spesial ,Teman-teman dan

Sahabat-sahabatku.

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : UYIK ANASTASIA

NIM : D1509091

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2012 Yang membuat pernyataan,

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA “.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak DRS Rachman, selaku Kepala Bagian branch manajer dan Kepegawaian di PT.Kimia Farma trading and distribusion.

5. Bapak bayu, selaku Kepala Supervisor Bagian Kepegawaian, di PT.Kimia Farma trading and distribusion.

commit to user

viii

6. Staff bagian Organisasi dan Kepegawaian ,di PT.kimia Farma trading and distribusion.

7. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telahmemberdukungan moral maupun material.

8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 3 Mei 2012

commit to user

ix DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN... v

PERNYATAAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

ABSTRAK ... xiii

ABSTRACT ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. LatarBelakangMasalah ... 1

B. PerumusanMasalah ... 2

C. TujuanPengamatan ... 2

D. ManfaatPengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 4

1. TinjauanPustaka ... 4

A. Prosedur……….. ... 4

B. Penerimaanbarang ... 8

C. Prosedurpenerimaanbarangdagang ... 9

2. MetodePengamatan ... 9

A. LokasiPengamatan ... 9

B. JenisPengamatan ... 10

C. Sumber Data ... 10 Halaman

commit to user

x

D. TeknikPengumpulan Data ... 11

E. TeknikAnalisis Data ... 12

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 13

A. GambaranUmum ... 13

B. Visi, Misi, danTujuan... 14

C. Budaya Perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... D. Susunan Organisasi Bagian Penerimaan Barang PT. Kimia Farma Trading and Distribution ... 18

BAB IV PEMBAHASAN ... 19

A. SyaratpenerimaanBarang ... 20

B. ProsedurpenerimaanBarang ... 26

C. Diagram AlirProsedurPenerimaanBarang ... 28

BAB V PENUTUP ... A. Kesimpulan ... 29

B. Saran ... 30

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

commit to user

xiii ABSTRAK

UYIK ANASTASIA, D1509091, PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 30 halaman.

Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti memberikan pelayanan penerimaan barang dagang. Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan pelaksanaan Prosedur Penerimaan Barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur penerimaan barang dagang di PT. Kimia Farma yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian penerimaan barang dagang, prosedur penerimaan barang dagang yang meliputi 4 tahapan yaitu pemesanan barang, penerimaan dan pengecekan barang, mengentry penerimaan barang, penyimpanan barang, Dari hasil pengamatan prosedur penerimaan barang sudah berjalan lancar tetapi masih ada hambatan-hambatan seperti dalam pengecekan barang sering terjadi kesalahan terlambat dalam prngiriman dan no. Batch / ED tidak sesuai dengan kemasan master box.

Adapun saran yang diberikan penulis untuk mengatasi hambatan dalam prosedur penerimaan barang yaitu sebaiknya antara kantor cabang dengan kantor pusat tercipta kerjasama yang baik.

commit to user

xiv ABSTRAK

DYAH AYU ARTHARINI, D1509027, PROSEDUR KENAIKAN PAGKAT PEGAWAI NEGERI SIPIL DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 57 halaman.

PegawaiNegeriSipilmerupakanSumberDayaManusia, Aparatur Negara yang bertugasmemberikanpelayanankepadamasyarakatdanpemerintah.Untukdapatmew ujudkanPegawaiNegeriSipilyangberkualifikasibaikdanberdedikasitinggibagi

Negara,

makaperludibinadengansebaik-baiknyaberdasarkansistemjenjangkarierdansistemprestasikerjasepertipemberianke naikanpangkatsehinggamerekadapatbekerjadenganbaik. Dalamrangkameningkatkantertibadministrasidankualitaspelayananadministr asikepegawaian, perludidukungolehpenangananadministrasikenaikanpangkatPegawaiNegeriSipil yang efektifdanefisien.Untukmenunjangkelancaranpenangananadministrasikenaikanpan

gkatPegawaiNegeriSipil, perluditetapkanProsedurKenaikanPangkat yang

tertib.PenulisanLaporanTugasAkhirinibertujuanuntukmenggambarkanpelaksanaan

ProsedurKenaikanPangkatPegawaiNegeriSipil di Sekretariat Daerah

KabupatenKarangayar.

Pelaksanaanpengamatanini,

menggunakanjenispenelitiandeskriptifkualitatifyaitudenganmenggambarkanpelaks

anaanProsedurKenaikanPangkatPegawaiNegeriSipildi Sekretariat Daerah

KabupatenKarangayar yang

dituangkandalambentukkalimat-kalimatdanberdasarkanfakta-fakta.Sumberdata yangdiperolehberdasarkandariinforman,

peristiwaatauaktivitaskemudianjugadarigambar. Teknikpengumpulan data yang

digunakanadalahObservasi (Pengamatan), Interview (Wawancara),

danRisetPustakasehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Setda Karangayar, penulis menyimpulkan bahwa Prosedur Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan dilakukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan pengurusan kenaikan pangkat kurang optimal. Hal ini disebabkan karena faktor-faktor penghambat antara lain : Berkas

commit to user

xv

Tidak Lengkap (BTL), Surat Edaran BKD dan Nota Persetujuan dari BKN terlambat turun.

Hasil dari pengamatan ini disimpulkan bahwa pelaksanaanprosedur kanaikan pangkat di Sekretariat Daerah Karanganyar sudah cukup baik dan tertib administrasi ( memenuhi syarat-syarat ), serta telah mengacu pada PP Nomor 99 Tahun 2000. Adapun saran yang diberikan penulis untuk mengatasi hambatan dalam prosedur kenaikan pangkat yaitu sebaiknya antara pemohon Kenaikan Pangkat, Bagian Organisai dan Kepegawaian, dan BKD tercipta koordinasi yang baik.

commit to user

commit to user

1 B A B I

P E N D A H U L U A N

A. Latar Belakang

Paska krisis moneter banyak perusahaan yang gulung tikar karena di PHK tapi saat ini perusahaan mulai tumbuh kembali melalui produksi salah satunya perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD adalah perusahaan publik sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berkomitmen penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik sebagai suatu kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan Undang-undang No. 19 Tahun 2003 tentang BUMN yang bergerak di bidang produksi dan distribusi.

Perusahaan ini mempunyai beberapa anak cabang,salah satunya adalah PT.kimia Farma trading and distribusian cabang Surakarta. adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibagian distribusi barang yang mendistribusikan bermacam obat, seperti Amoxilin, Ambroxol, Antalgin, Acyclovir, Captopril, Cotrimoksazole, Ethambutol, Ketonazole, Meloxicam, Nifedipine, Piroxicam, Rifampicin, dsb. Selain memproduksi, PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) juga mendistribusikan obat – obat tersebut ke beberapa apotek yang berada di sekitar surakarta dan luar Surakarta.

Demi kelancaran dalam pendistribusian barang PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) tergantug dalam penerimaan barang yaitu menerima barang dari pusat ke cabang melalui pendistribusian barang. Jika penerimaan barang tidak lancar maka akan terjadi kemacetan dalam penerimaan barang. Maka dari itu perlu didukung penerimaan barang yang baik sesuai dengan prosedur penerimaan barang dagang.

Pentingnya penerimaan barang dagang ini didalam PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yaitu sebagai pedoman dalam penerimaan

commit to user

barang produk KF yang penerimaanya sering terjadi keterlambatan agar kualitas penerimaan barang di cabang terjamin dan para konsumen bisa lebih puas dengan produk KF.

Dalam pengurusan penerimaan barang, diperlukan prosedur yang dilakukan secara sistematis untuk mewujudkan kepuasaan para pelanggan atau konsumen. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling berkesinambungan.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir yang berjudul “ Prosedur penerimaan barang dagang Produk PT. Kimia Farma Trading and Distribution ”

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas disini adalah :

Bagaimana prosedur penerimaan barang dagangan pada PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution?

C. Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan – tujuan tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur penerimaan barang dagangan PT. KIMIA FARMA Trading and Distribusion.

2. Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca, maupun bagi PT. KIMIA FARMA Trading and Distribusion, baik sebagai pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur penerimaan barang dagangan di perusahaan tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.

commit to user

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md) pada program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan langsung

dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku kuliah. 2. Untuk mengetahui prosedur penerimaan barang dagangan di PT. KIMIA

FARMA Trading and Distribusion Cabang manahan surakarta.

3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan memnyempurnakan kegiatan penerimaan barang dagangan agar dapat memajukan perkembangan instansi yang bersangkutan.

commit to user

4 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1. TINJAUAN PUSTAKA A. PROSEDUR

1. Pengertian prosedur

Prosedur tidak hanya melibatkan aspek finansial saja,tetapi aspek langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan dan aktifitas, sehingga dapat tercapai tujuan yang di harapkan secara efektif dan efisien serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah perinci menurut waktu yang telah di tetapkan.untuk memberikan gambaran yang lebih jelas perlu menggemukakan beberapa pendapat tentang pengertian prosedur diantaranya pengertian yang di kemukakan Mulyadi mendifisikan prosedur sebagai berikut :

“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan,biasanya melibatkan

beberapa orang dalam suatu kegiatan atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang” (2001 : 195)

Sedangkan pengertian prosedur menurut Azhar Susanto menjelaskan bahwa “ Prosedur adalah rangkaian aktifasi atau kegiatan yang dilakukan secara berulang dengan cara yang sama” (2000 : 195)

Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengertian prosedur adalah suatu urutan tugas dan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan.

2. Karakteristik Prosedur

Beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah : 1. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi

2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan mengunakanbiaya yang seminimal mungkin

commit to user

3. `Prosedur menunjukan urutan-urutan uyang logis dan sederhana

4. `Prosedur menunjukan adanya penenapan keputusan dan tanggung jawab

5. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan

6. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti para anggota-anggota organisasi

7. Mencegah terjadinya penyimpangan

8. Membantu efisiensi,efektifitas dan produktifitas kerja dari satu unit organisasi

9. Manfaat prosedur

Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajerial pada setiap devisi.

Manfaat prosedur antara lain : a. Planning – controling

1. Mempermudah dalam mencapai tujuan.

2. Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

3. Menghindari pemborosan atau mempermudah penghematan

biaya.

4. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal

yang seharusnya dilakukan dan sudah dilakukan, menilai apakah pelaksaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak.

Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang membangun.

commit to user

b. Organizing

1. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan, mengenai :

a. Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-masing devisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.

b. Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.

2. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

3. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baikdan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing – leading

1. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi yang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain.

2. Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang

bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab

ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat

memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi perusahaan.

10. Prinsip dan Pentingnya Prosedur

Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga

commit to user

memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan.

Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik dan tentu hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur harus sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. Artinya, prosedur harus memperhatikan arus pekerjaan.

Prosedur dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnyaa mendesk.

B. BARANG DAGANG

Barang dagangan pada dasarnya adalah barang yang disediakan untuk dijual. Penyedianya bisa melalui pembelian,dalam arti barang dibeli,disimpan sementara,kemudian dijual tanpa mengadakan perubahan lebih dulu terhadap sifat barang yang bersangkutan.bisa juga penyedianya melalui proses produksi,dimulai dari pembelian barang baku,kemudian diolah sehingga menjadi produk yang siap untuk dijual.dalam hal demikian,barang yang dijual adalah barang yang di produksi sendiri.

C. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG

Dalam perusahan dagang,barang dagang yang diterima berasal dari barang pembelian.transaksi pembelian dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian.artinya tidak ada transaksi pembelian

commit to user

barang tanpa permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang yang bersangkutan.permintaan pembelian barang dagangan dibuat oleh bagian penjualan atau bagian gudang.dalam perusahan dagang,bagian gudang berada dibawah pengawasan bagian penjualan.

Barang yang dikirim pemasok (penjual) sesuai dengan surat order pembelian,diterima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang meliputi hal - hal sebagai berikut:

- Pelanggan diwajibkan untuk cek fisik dan kelengkapan produk dibagian penerimaan barang

Barang dagang yang diterima berasal dari bagian pembelian. dilakukan oleh bagian pembelian agar bisa megecek barang dibagian penerimaan barang dagang. apakah barang tersebut sudah memenuhu persyaratan yang ada dan kelengkapanya

- Pelanggan disarankan untuk cek spesifkasi barang kwalitas dan kondisi barang

Pelanggan diwajibkan megecek barang dagangan untuk megetahui bagaimana kondisi dan kwalitas spesifikasi barang dagangan. Tersebut - Jika ditemukan kekurangan kelengkapan ataupun fungsi produk tidak

berjalan dengan lancar pada bagian penerimaan barang dagang

Tahap-tahap penerimaan Barang: 1. Pemesanan Barang

2. Penerimaan Barang dan Pengecekan Barang

3. Tahap 3 Konfirmasi (Mengentry penerimaan barang)

commit to user

2. Metode Pengamatan

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur penerimaan barang dagangan pada PT. KIMIA FARMA Trading and Distribusion Cabang manahan surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain :

1. Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di PT. KIMIA FARMA Trading and Distribusion Cabang Manahan Surakarta.

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut : a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.

b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur penerimaan barang dagangan yang akan dikaji dalam pengamatan ini.

c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang deskriptif kualitatif , yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa mengunakan rumus-rumusstatistik,tetapi

mengunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara kuanlitatif (HB Sutopo, 2002 :37 )

commit to user

3. Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari : a. Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang kita miliki. Adapun informannya adalah :

- Kepala Bagian Organisasi PT.KIMIA FARMA.

- Kepala Sub Bagian Kepegawaian PT. KIMIA FARMA

- Kepala Sub Ketatausahaan

- Kepala Sub Gudang

· Informasi dapat berkembang seiring dengan prosedur yasng

ada.

b. Dokumen

Diperoleh mencatat data – data yaitu mengenai prosedur penerimaan barang untuk mengetahui keluar masuknya barang di PT KIMIA FARMA. sesuai dengan persyaratan yang ada untuk mendukung kajian pengolaan data.

c. Tempat Diketemukannya Data

Tempat diketemukannya data adalah di PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dengan responden.

b. Dokumentasi

Dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek pengamatan tertentu yang diperoleh di PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

commit to user

c. Observasi

Suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung objek pengamatan.

Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur penerimaan barang dagangan PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

5. Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini,pengamat mengunakan Teknik Analisis Data Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dan mendalam dengan sasaran obyek penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang menyangkut tentang topic pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang diperoleh.

a. Reduksi Data

Reduksi Data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan tranformasi data yang muncul dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menajamkan analisis,menggolongkan atau pengkategorisasian ke dalam tiap masalah uraian singkat, mengarah, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan di verifikasikan. Adapun data yang direduksikan antara lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing bagian tersebut dikelompokan menurut sistemnya.

b. Sajian Data

Setelah data reduksi,langkah selanjutnya adalah penyajian ( display ) data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom.

commit to user

c. Penarikan simpulan / verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

menahami makna/arti,keteraturan,pola-pola,penjelasan,alur sebab

akibat atau prosisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah sebagian dari suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau kesimpulan dapt ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang

diuji kebenaranya,kekokohanya,dan kecocokanya yaitu yang

merupakan validitasnya.Padasaat menarik kesimpulan awal,biasnya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data berikutnya.

Bagan 1.1

Model Analisis Interaktif ( HB .rachman , 2002 : 96 ) PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULAN / VERIFIKASI

commit to user

13 B A B III DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S. H . Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01 TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. KFTD sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang.

Tabel 1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010

Uraian 2007 2008 2009 2010

Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %

HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %

Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %

Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %

Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan yang bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat

commit to user

kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dengan 43 cabang, kinerja PT. KFTD dipandang masih belum optimal (rendahnya rasio laba terhadap penjualan) dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham (Shareholder Value) lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. KFTD perlu melakukan transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.

Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah : “ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and

distribution company ) “

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah:

· Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik

commit to user

· Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar

institusi.

· Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau private

label.

3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan tujuan yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

• Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015; • Memiliki 4 portofolio produk ( farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan

diagnostika );

• Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012; • Memiliki supply chain yang efisien dan efektif;

• Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun;

• Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % ( 2011 – 2013 ) dan < 87 % ( 2014 – 2015 );

• Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % ( 2014 – 2015 );

• Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 % ( 2014 – 2015 )

commit to user

C. Susunan Organisasi Bagian Penerimaan Barang PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan

1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Penerimaan Barang

Bagian Penerimaan Barang mempunyai tugas pokok dan fungsi untuk membantu para konsumen dalam menerima barang dagangan agar lebih teliti .

2. Susunan Organisasi Bagian Penerimaan Barang

a. Kepala Cabang / Branch Manager

· Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang

dipimpin;

· Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana

seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan; · Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh

perusahaan. b. Asman Logistik

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas pendistribusian barang yang diterima dari perusahaan lain dan barang yang akan didistribusikan ke perusahaan lain;

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas-aktivitas, seperti: Pengiriman dan

penerimaan barang, pendistribusian barang dan

pendistribusian barang baik daerah solo maupun luar solo; · Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti perbaikan operasi

commit to user

· Bertanggung jawab terhadap seluruha proses penerimaan

pendistribusian ke bagian processing dan proses pengiriman, pendistribusian barang;

· Membuat laporan periodik Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Mengelola sumber daya Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan pengawasan melekat pada Sub Bagian Distribusi

Terima dan kirim;

· Membuat dan menandatangani pembukuan/neraca harian Sub

Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer

Distribusi. c. Supervisor Logistik

· Menyimpan barang yang akan dikembalikan dari outlet yang akan dikembalikan oleh cabang dilaporkan ke ULS dengan memakai Form Pengembalian Barang (FPB).

d. Supervisor Transito In

· Menerima barang pengembalian dan mencocokkan dengan FPB.

· Bila sudah cocok, mengkonfirmasikan ke cabang bahwa barang telah diterima.

e. Supplier

· Menyediakan barang yang di perlukan oleh customernya.

Supplier membeli barang dari 1 atau lebih produsen yg kemudian disalurkannya pada customernya.

commit to user

f. Pelaksana Gudang

· Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang

yang dipesan

· Memelihara barang – barang dengan sebaiknya

· Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya sesuai dengan stok barang masuk dan barang keluar

· Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan

Tugas dan kegiatan utama bagian gudang : a. Koordinator gudang:

· Bertanggung jawab kepada kepala cabang

· Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang · Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang · Bertanggung jawab terhadap keamanan barang

b. Petugas Gudang :

· Bertanggung jawab terhadap koordinator gudang

. Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari coordinator gudang

commit to user

19 BAB IV PEMBAHASAN

Industri farmasi indonesia merupakan industri yang tidak terlalu berpengaruh besar dalam industri farmasi di dunia,dimana kontribusi industri farmasi di indonesia kurang dari satu persen terhadap total produksi farmasi di

dunia.konsumsi perkapita penduduk indonesia terhadap farmasi US$

3,9pertahun.jumlah tersebut masih sangat rendah mengingat indonesia tergolong negara memiliki jumlah penduduk terbesar ke empat di dunia.Diharapkan industri ini memiliki potensi yang sangat besar untuk tumbuh di masa depan.

Berbeda seperti dinegara maju,industri informasi indonesia tidak

mengintensifkan RESEARCH & DEVELOPMENT (R&D).mayoritas industri farmasi memproduksi obat yang telah ditemukan sebelumnya,yaitu dengan membeli lisensi paten dari produsen lain terutama dari negara maju.Di indonesia (R&D) dalam industri farmasi kebanyakan hanya melarutkan riset terhadap formula obat yang baru.sehingga dapat diduga bahwa jenis jenis produk yang dihasilkan tidak terlalu luas.Hal diatas menyebabkan perusahaan tidak dibebani dengan biaya pengembangan dan riset yang besar.lemahnya riset tersebut ditakutkan di masa depan akan mengakibatkan produsen yang unggul dalam riset saja yang maju dan meninggalkan produsen lain ketika sumber daya mulai langka. Disini saya akan membahas salah satu farmasi di indonesia yaitu.

PT KIMIA FARMA (trading & distribusion).Merupakan perusahaan farmasi milik negara indonesia BUMN yang pertama .awalnya PT KIMIA FARMA perusahaan milik belanda yang bergerak dibidang distribusi barang dan pengadaan barang baku obat. kemudian dinasionalisasikan oleh pemerintah indonesia.didalam industri farmasi PT KIMIA FARMA( persero) bersaing dengan produsen milik BUMN maupun produsen non-BUMN dan asing.

PT. KIMIA FARMA. Tbk merupakan sebuah perusahaan pelayanan kesehatan yang intregasi, bergerak dari dulu sampai sekarang,yaitu industri marketing ,distribusi,ritel,laboratorium klinik dan klinik kesehatan.

commit to user

Barang dagangan pada dasarnya adalah barang yang disediakan untuk dijual.penyediaan bisa melalui pembelian.dalam arti barang dibeli,disimpan sementara,kemudian dijual tanpa mengadakan perubahan lebih dulu terhadap sifat barang yang bersangkutan.bisa juga penyediaan melalui proses produksi,dimulai dari pembeliaaan barang baku.kemudiian di olah sehingga menjadi produk siap untuk jual.dalam hal demikian,barang yang dijual adalah barang hasil produksi sendiri. dalam perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang,sebagian besar kekayaan perusahaan pada umumnya tertanam dalam sediaan.oleh karena itu pengelolaannya harus dilakukan dengan prosedur yang memadai,

Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, maka persaingan antar perusahaan juga semakin kuat dimana setiap perusahaan akan berusaha semaksimal mungkin menghasilkan dan memasarkan produknya agar lebih baik dibandingkan pesaingnya. Perusahaan juga akan berusaha agar produk yang dipasarkannya disukai dan dibeli oleh konsumen serta dapat memuaskan

A. Syarat –Syarat penerimaan barang dagang Di PT.Kimia Farma.

1. Pelanggan diwajibkan untuk cek fisik dan kelengkapan produk dibagian penerimaan barang

Barang dagang yang diterima berasal dari bagian pembelian. dilakukan oleh bagian pembelian agar bisa megecek barang dibagian penerimaan barang dagang. apakah barang tersebut sudah memenuhu persyaratan yang ada dan kelengkapanya

2. Pelanggan disarankan untuk cek spesifkasi barang kwalitas dan kondisi barang

Pelanggan diwajibkan megecek barang dagangan untuk megetahui bagaimana kondisi dan kwalitas spesifikasi barang dagangan. Tersebut 3. Jika ditemukan kekurangan kelengkapan ataupun fungsi produk tidak

commit to user

Barang dagangan yang diterima sering terjadi kekurangan dan kelengkapan disarankan megecek barang agar tidak terjadi penundaan agar barang berjalan dengan lancar

B. Prosedur Penerimaan Barang Dagang

Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur penerimaan barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur penerimaan barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Secara umum prosedur penerimaan barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pemesanan barang

Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah supplier mengirim surat pesanan.dapat melalui fax atau telepon yang berada dikantor pusat akan mengirimkan barang yang sesuai pesanan oleh PT.Kimia Farma. Trading and Distribution (KFTD) berdasarkan SP/SKB/CA. Dalam penerimaan barang.surat pesanan (SP) diperoleh dari kunjungan rutin salesmen.karena selesman bertanggung jawab untuk menawarkan barang kepada pelanggan dan menerima surat pesanan (SP) dari pembeli. kemudian diserahkan ke bagian fakturis selain dari salesmen pesanan dapat dilayani melalui fax dan telepon.Didalam penerimaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Dalam Penerimaan SKB ( Surat kirim Barang ) dalam penerimaan

SKB ( surat kirim barang ) setelah mengetry data yang ada pada surat pesanan (SP) Kedalam aplikasi IT pembuatan faktur dan menjadi SO (surat orderan) dalam penerimaan adalah mencetak (SKB) surat kirim barang setelah mencetak tugas fakturis selanjutnya adalah menulis

commit to user

data dan jenis penerimaan barang dari SKB yaitu nama barang yang dipesan ,nama apotik yang menerima serta jumlah pesanan kedalam buku pegeluaran barang setelah itu SKB ini digunakan untuk diserahkan kepada supervisor logistik beserta buku pengeluaran barang.

2. Penerimaan barang dan pengecekan barang

Setelah barang dikirim ke PT.Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD), bagian supervisor transito In gudang akan menerima dan mengecek barang dagangan yang telah dikirim oleh supplier sesuai dengan surat pesanan yang meliputi nama barang,dan tkemasan, jumlah, no.batch/ED, CA barang dengan mencocokan fisik barang tersebut dengan SKB dari supplier dan menimbang sesuai dengan berat yang tercantum pada master BOX asli.\

Dan barang diterima berasal dari barang pembelian dan dilakukan berdasarkan surat pembelian. Berdasarkan surat permintaan pembelian. artinya tidak ada transaksi pembelian barang tanpa permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang yang bersangkutan. berdasarkan permintaan pembelian barang dagang dibuat oleh bagian penjualan atau bagian gudang.dalam penerimaan barang dagang,bagian gudang berada dibawah pengawasan bagian penjualan.barang yang dikirim pemasok ( penjual )sesuai dengan surat order pembelian di terima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang. Barang yang dikirim pemasok (penjual) sesuai dengan surat order pembelian,diterima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang meliputi hal - hal sebagai berikut:

- Pemeriksaan terhadap kecocokan data pengirim,artinya apakah surat pengantar barang oleh pemasok dengan alamat yang sesuai dengan nama yang tercantum dalam surat order pembelian.

commit to user

- Pemeriksaan terhadap fisik barang,meliputi pemeriksaan spesifikasi barang(nama,jenis,type,ukuran),penghitungan

kwantitas,pemeriksaan kualitas dan kondisi barang.

- Membuat laporan penerimaan barang yang memuat informasi hasil

pemeriksaan yang benar – benar dilakukan.untuk kepentingan Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini seringkali terjadi kendala yaitu terlambat dalam pengiriman dan no batch/ED tidak sesuai

dengan kemasan master box.karena kurang telitinya dalam

pemnerimaan barang dagang

3. Konfirmasi ( Mengentry penerimaan barang ).

Pada tahap ini, setelah barang diterima dan dicek oleh supervisor transito In kemudian barang tsb akan dientry dalam penerimaan barang. Barang akan dientry apabila :

Bila barang dan semua dokumen lengkap Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di Penerimaan barang dari pemasok , namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang

mengatur, maka bisa dipastikan akan menganggu. dalam

penerimaan.dan dalam mengentry penerimaan ini harus melalui surat order dan bukti tanda terima barang sebagai berikut :

· Surat Order (Purchase Order)

Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

commit to user

· Bukti Tanda Terima Barang

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan

dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan djadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, Berikut beberapa alasan menurut saya :

- Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.

- Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan penerimaan barang

Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat

melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan

menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.

commit to user

4. Penyimpanan barang ( gudang )

Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan di bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut sesuai dengan prosedur penerimaan barang.

Dalam perusahaan selalu berusaha untuk mempertahankan kontuinitas kegiatan usahanya.untuk kepentingan tersebut,sediaan barang harus diamankan dari kemungkinan terjadinya pencurian, kebakaran,kerusakan dan tindakan – tindakan yang harus dilakukan yang dapat menggangu keamanan sendiri.Dalam hubungan dengan penerimaan barang dagang kegiatan yang harus dilakukan bagian gudang adalah sebagai berikut:

- Mempersiapkan tempat untuk menyimpan barang yang akan

diterima dengan mempergatikan sifat barang (mudah rusak,tahan lama dalam,kepekaan tergadap suhu udara ) kegiatanya ini dilakukan setelah menerima surat tembusan surat order pembelian bagian pembelian.

- Menerima barang beserta tembusan Menerima laporan penerima barang dagangan dari bagian penerima,kemudian megecek kecocokan data laporan peneriman barang dengan tembusan surat order pembelian

a. Menyimpan barang dengan penataan yang baik yang dengan

memperhatikan urutan keluar masuknya barang.

b. Mengeluarkan barang sesuai dengan surat bukti permintaan

dan pengeluaran barang gudang.artinya tidak ada

pengeluaran barang gudang tanpa ada barang bukti permintaan dan pengeluaran barang.

c. Mencatat kuantitas barang yang diterima dan yang

dikeluarkan dalam kartu gudang.dan Kegiatan bagian gudang pada dasarnya adalah menerima, menyimpan,

commit to user

mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat laporan penerimaan barang gudang

Kelengkapan administrasi gudang biasanya meliputi dokumen atau bukti pendukung dan kelengkapan lain yang diperlukan pengeloloan administrasi gudang yaitu tembusan surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian biasanya laporan Penerimaan bagian barang yang diterima harus dari Bagian Penerimaan barang yang bersangkutan dan Prosedur penerimaan gudang

Dalam hubungan dengan aktifitas penerimaan barang kegiatan yang dilakukan bagian gudang ialah.Menerima tembusan surat order pembelian dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan untuk mempersiapkan tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan.dan menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan Serta memeriksa kecocokan data laporan penerimaan barang dengan data surat order pembelian dan mencatat barang yang diterima dalam kartu gudang yang ada.

C. Diagram Alir prosedur Penerimaan barang dagang

Untuk lebih lanjut prosedur penerimaan barang di PT.Kimia Farma dapat dijelaskan dengan bagan sebagai berikut :

commit to user

Prosedur Penerimaan Barang Dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Diagram Alir Supplier SPV.Transito in Gudang SPV. Logistik (Cabang) Petugas Gudang

Asman Pengadaan / SPV. Logistik

Mulai SPK/SP

Cabang SKB SP CA SKB CA Konfirmasi Konfirmasi Konfirmasi Simpan Barang Selesai Tolak Brg SP Brg Sesuai/ tidak sesuai

Y/T Y

commit to user

Keterangan :

SKB : Surat Kirim Barang SP : Surat Pesanan CA : Certifikat Analisa Y/T : Ya/Tidak

commit to user

29 BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil pengamatan, Prosedur penerimaan barang dagang di PT.Kimia Farma meliputi 4 tahap yaitu meliputi :

· Prosedur Pemesanan Barang Dagang

1. Pemesanan barang

Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah supplier mengirim surat pesanan. Dapat melalui fax atau telepon yang berada dikantor pusat akan mengirimkan barang yang sesuai pesanan oleh PT. Kimia Farma. Trading and Distribution (KFTD) berdasarkan SP/SKB/CA.

2. Penerimaan barang dan pengecekan barang

Setelah barang dikirim ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD), bagian supervisor transito In gudang akan menerima dan mengecek barang dagangan yang telah dikirim oleh supplier sesuai dengan surat pesanan yang meliputi nama barang, dan kemasan, jumlah, no. batch/ED, CA barang dengan mencocokan fisik barang tersebut dengan SKB dari supplier dan menimbang sesuai dengan berat yang tercantum pada master BOX asli

3. Tahap 3 Konfirmasi ( Mengentry penerimaan barang )

Pada tahap ini, setelah barang diterima dan dicek oleh supervisor Transito In kemudian barang tersebut akan dientry dalam penerimaan barang. Barang akan dientry apabila semua dokumen lengkap dalam penerimaan barang dagang

4. Tahap 4 Penyimpanan barang ( gudang )

Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan di bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut sesuai dengan prosedur penerimaan barang dengan mempersiapkan tempat untuk meyimpan kebagian gudang serta menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dagang.

commit to user

B. SARAN

Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur penerimaan barang dagangan.

Adapun saran-saran tersebut yaitu :

ü Dalam prosedur penerimaan barang dagangan di PT. Kimia Farma sudah berjalan baik, namun terlepas dari sumber daya manusia ( karyawan ) yang menangani, terkadang kurang aktif dan teliti dalam menangani penerimaan barang tersebut, seperti menunda-nunda untuk memeriksa berkas penerimaan maupun dalam pengiriman barang pada PT Kimia Farma. Oleh sebab itu, sebaiknya petugas lebih aktif dan teliti dalam menangani prosedur penerimaan barang agar semua berjalan dengan baik.

commit to user

4. Penyimpanan barang ( gudang )

Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan di bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut sesuai dengan prosedur penerimaan barang.

Dalam perusahaan selalu berusaha untuk mempertahankan kontuinitas kegiatan usahanya.untuk kepentingan tersebut,sediaan barang harus diamankan dari kemungkinan terjadinya pencurian, kebakaran,kerusakan dan tindakan – tindakan yang harus dilakukan yang dapat menggangu keamanan sendiri.Dalam hubungan dengan penerimaan barang dagang kegiatan yang harus dilakukan bagian gudang adalah sebagai berikut:

- Mempersiapkan tempat untuk menyimpan barang yang akan

diterima dengan mempergatikan sifat barang (mudah rusak,tahan lama dalam,kepekaan tergadap suhu udara ) kegiatanya ini dilakukan setelah menerima surat tembusan surat order pembelian bagian pembelian.

- Menerima barang beserta tembusan Menerima laporan penerima

barang dagangan dari bagian penerima,kemudian megecek kecocokan data laporan peneriman barang dengan tembusan surat order pembelian

a. Menyimpan barang dengan penataan yang baik yang dengan

memperhatikan urutan keluar masuknya barang.

b. Mengeluarkan barang sesuai dengan surat bukti permintaan

dan pengeluaran barang gudang.artinya tidak ada

pengeluaran barang gudang tanpa ada barang bukti permintaan dan pengeluaran barang.

c. Mencatat kuantitas barang yang diterima dan yang

dikeluarkan dalam kartu gudang.dan Kegiatan bagian gudang pada dasarnya adalah menerima, menyimpan,

commit to user

mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat laporan penerimaan barang gudang

Kelengkapan administrasi gudang biasanya meliputi dokumen atau bukti pendukung dan kelengkapan lain yang diperlukan pengeloloan administrasi gudang yaitu tembusan surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian biasanya laporan Penerimaan bagian barang yang diterima harus dari Bagian Penerimaan barang yang bersangkutan dan Prosedur penerimaan gudang

Dalam hubungan dengan aktifitas penerimaan barang kegiatan yang dilakukan bagian gudang ialah.Menerima tembusan surat order pembelian dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan untuk mempersiapkan tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan.dan menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan Serta memeriksa kecocokan data laporan penerimaan barang dengan data surat order pembelian dan mencatat barang yang diterima dalam kartu gudang yang ada.

C. Diagram Alir prosedur Penerimaan barang dagang

Untuk lebih lanjut prosedur penerimaan barang di PT.Kimia Farma dapat dijelaskan dengan bagan sebagai berikut :

commit to user

Prosedur Penerimaan Barang Dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Diagram Alir

Supplier

SPV.Transito in Gudang SPV. Logistik

(Cabang)

Petugas Gudang

Asman Pengadaan / SPV. Logistik

Mulai SPK/SP

Cabang

SKB SP CA SKB

CA

Konfirmasi

Konfirmasi

Konfirmasi

Simpan Barang

Selesai Tolak

Brg

SP

Brg

Sesuai/ tidak sesuai

Y/T Y

commit to user

Keterangan :

SKB : Surat Kirim Barang

SP : Surat Pesanan

CA : Certifikat Analisa

Y/T : Ya/Tidak

commit to user

29

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil pengamatan, Prosedur penerimaan barang dagang di PT.Kimia Farma meliputi 4 tahap yaitu meliputi :

· Prosedur Pemesanan Barang Dagang

1. Pemesanan barang

Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah supplier mengirim surat pesanan. Dapat melalui fax atau telepon yang berada dikantor pusat akan mengirimkan barang yang sesuai pesanan oleh PT. Kimia Farma. Trading and Distribution (KFTD) berdasarkan SP/SKB/CA.

2. Penerimaan barang dan pengecekan barang

Setelah barang dikirim ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD), bagian supervisor transito In gudang akan menerima dan mengecek barang dagangan yang telah dikirim oleh supplier sesuai dengan surat pesanan yang meliputi nama barang, dan kemasan, jumlah, no. batch/ED, CA barang dengan mencocokan fisik barang tersebut dengan SKB dari supplier dan menimbang sesuai dengan berat yang tercantum pada master BOX asli

3. Tahap 3 Konfirmasi ( Mengentry penerimaan barang )

Pada tahap ini, setelah barang diterima dan dicek oleh supervisor Transito In kemudian barang tersebut akan dientry dalam penerimaan barang. Barang akan dientry apabila semua dokumen lengkap dalam penerimaan barang dagang

4. Tahap 4 Penyimpanan barang ( gudang )

Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan di bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut sesuai dengan prosedur penerimaan barang dengan mempersiapkan tempat untuk meyimpan kebagian gudang serta menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dagang.

commit to user

B. SARAN

Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur penerimaan barang dagangan.

Adapun saran-saran tersebut yaitu :

ü Dalam prosedur penerimaan barang dagangan di PT. Kimia Farma sudah

berjalan baik, namun terlepas dari sumber daya manusia ( karyawan ) yang menangani, terkadang kurang aktif dan teliti dalam menangani penerimaan barang tersebut, seperti menunda-nunda untuk memeriksa berkas penerimaan maupun dalam pengiriman barang pada PT Kimia Farma. Oleh sebab itu, sebaiknya petugas lebih aktif dan teliti dalam menangani prosedur penerimaan barang agar semua berjalan dengan baik.