Manual Aplikasi PPKm 3.5
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
MANUAL APLIKASI
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Aplikasi eProcurement Nasional / SPSE yang telah diimplementasikan di
Pemerintah Kota Surabaya mulai bulan Mei tahun 2012, mengalami beberapa
pengembangan dan penyesuaian dengan regulasi yang ada, dengan versi 3.5.
tetapi dalam aplikasi update terbaru ini tetap melibatkan beberapa pihak di Unit
Kerja selain di ULP sebagai pelaksana pekerjaan. Di jajaran satuan kerja,
keterlibatan proses pengadaan barang/jasa setelah dilakukan proses awal oleh
Pengguna Anggaran (PA), selanjutnya proses dilakukan oleh Pejabat Pembuat
Komitmen (PPKm).
PPKm mendapatkan akses login (username dan default password) dari PA.
Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang,
maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari PA,
Kemudian klik (
), sehingga akan muncul menu utama PPKm,
Pada menu utama PPKm, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :
1. Home
Pada menu ini, PPKm dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun
anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode
SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan
jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
2. Daftar Paket
Untuk melihat pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, dimana PPKm ini
telah dipilih oleh PA untuk melaksanakan suatu paket
pekerjaan, maka PPKm melakukan akses pada menu
(
),
sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh PA
dan menjadi tanggung jawab PPKm yang bersangkutan untuk diproses lebih
lanjut.
Tugas awal yang harus dilakukan oleh PPKm adalah mengisikan nilai total
HPS/OE, dengan cara klik (
), isian nilai HPS dilakukan dengan menulis
angka
saja,
tanpa
penanda titik (.), koma (,) atau Rp.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Selain itu, isian HPS harus lebih kecil sama dengan nilai pagu paket. Jika nilai
HPS/OE lebih besar dari nilai pagu paket, maka akan muncul keterangan
bahwa nilai HPS melebihi nilai pagu yang telah ditetapkan, dan PPKm tidak
bisa melakukan penyimpanan data,
tetapi jika nilai HPS yang diisikan sudah sesuai dengan format pengisian,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 4
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
kemudian klik (
berhasil disimpan.
),maka akan ada keterangan bahwa nilai HPS
Setelah proses pengisian HPS selesai, selanjutnya PPKm melakukan
persetujuan terhadap paket pekerjaan, agar selanjutnya paket dapat diproses
lelang oleh ULP.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Proses persetujuan paket oleh PPKm dengan cara klik (
muncul dialog box,
),kemudian
agar selanjutnya dapat diproses oleh ULP,maka PPKm melakukan
persetujuan
(
)
sehingga akan muncul keterangan bahwa paket pekerjaan telah disetujui,
dan tanda setujui ( ) akan hilang dari menu daftar paket.
Selain tugas awal untuk mengisikan nilai HPS/OE dan melakukan persetujuan
agar paket dapat diproses lebih lanjut oleh ULP, pada saat lelang akan
diumumkan, PPKm mempunyai tugas untuk menyetujui pakta integritas
sebagai bentuk persetujuan lelang diumumkan, setelah paket pekerjaan
diproses oleh Pokja dan ULP,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 6
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
PPKm juga dapat melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen lelang
dari paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Jika sudah melakukan pengecekan, agar paket terumumkan ke publik, maka
PPKm klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 7
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
kemudian klik (
),
sehingga paket telah terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia
barang/jasa yang berminat.
Setelah lelang terumumkan, selanjutnya PPKm dapat melakukan pemantauan
proses lelang melalui menu daftar paket, “view lelang”. Dari sini, maka PPKm
akan tahu, sampai pada tahapan apa proses lelang paket pekerjaan,
kemudian akan dapat melihat hasil evaluasi serta pemenang yang ditetapkan
oleh Pokja.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Pada saat proses lelang sudah selesai, maka PPKm dapat mengisikan Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa,
dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 9
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
mengisikan nomor, tanggal buat dan file pendukung, kemudian klik (
)
sehingga SPPBJ dapat dilihat oleh pemenang lelang.
Selain mengisikan data SPPBJ, PPKm juga dapat mengisikan data kontrak
pada menu ini,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
kemudian klik (
),
mengisikan nomor kontrak, nomor rekening, nilai kontrak, tanggal kontrak,
masa berlaku kontrak, dan file kontrak, kemudian klik (
).
SPSE 3.5 Surabaya
Page 11
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
3. Penyedia
Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam
perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik
“Penyedia”, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam
daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/NPWP/email,
kemudian klik nama perusahaan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 12
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
selanjutnya klik (
),
setelah isian yang wajib diisikan, maka PPKm klik (
usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA.
SPSE 3.5 Surabaya
) agar selanjutnya
Page 13
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
4. Log Akses
Melalui menu ini, PPKm dapat melihat aktivitas user PPKm dilakukan kapan
dan dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang PPKm merasa tidak
melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
5. Ganti Password
Password default yang didapatkan PPKm dari PA, dapat diubah
PPKm login pertama kali, dengan melalui menu (
SPSE 3.5 Surabaya
setelah
),
Page 14
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki,
mengulang isian password baru, dan klik (
),
sehingga untuk proses
selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, PPKm
menggunakan password yang baru.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 15
MANUAL APLIKASI
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Aplikasi eProcurement Nasional / SPSE yang telah diimplementasikan di
Pemerintah Kota Surabaya mulai bulan Mei tahun 2012, mengalami beberapa
pengembangan dan penyesuaian dengan regulasi yang ada, dengan versi 3.5.
tetapi dalam aplikasi update terbaru ini tetap melibatkan beberapa pihak di Unit
Kerja selain di ULP sebagai pelaksana pekerjaan. Di jajaran satuan kerja,
keterlibatan proses pengadaan barang/jasa setelah dilakukan proses awal oleh
Pengguna Anggaran (PA), selanjutnya proses dilakukan oleh Pejabat Pembuat
Komitmen (PPKm).
PPKm mendapatkan akses login (username dan default password) dari PA.
Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang,
maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari PA,
Kemudian klik (
), sehingga akan muncul menu utama PPKm,
Pada menu utama PPKm, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :
1. Home
Pada menu ini, PPKm dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun
anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode
SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan
jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
2. Daftar Paket
Untuk melihat pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, dimana PPKm ini
telah dipilih oleh PA untuk melaksanakan suatu paket
pekerjaan, maka PPKm melakukan akses pada menu
(
),
sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh PA
dan menjadi tanggung jawab PPKm yang bersangkutan untuk diproses lebih
lanjut.
Tugas awal yang harus dilakukan oleh PPKm adalah mengisikan nilai total
HPS/OE, dengan cara klik (
), isian nilai HPS dilakukan dengan menulis
angka
saja,
tanpa
penanda titik (.), koma (,) atau Rp.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Selain itu, isian HPS harus lebih kecil sama dengan nilai pagu paket. Jika nilai
HPS/OE lebih besar dari nilai pagu paket, maka akan muncul keterangan
bahwa nilai HPS melebihi nilai pagu yang telah ditetapkan, dan PPKm tidak
bisa melakukan penyimpanan data,
tetapi jika nilai HPS yang diisikan sudah sesuai dengan format pengisian,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 4
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
kemudian klik (
berhasil disimpan.
),maka akan ada keterangan bahwa nilai HPS
Setelah proses pengisian HPS selesai, selanjutnya PPKm melakukan
persetujuan terhadap paket pekerjaan, agar selanjutnya paket dapat diproses
lelang oleh ULP.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Proses persetujuan paket oleh PPKm dengan cara klik (
muncul dialog box,
),kemudian
agar selanjutnya dapat diproses oleh ULP,maka PPKm melakukan
persetujuan
(
)
sehingga akan muncul keterangan bahwa paket pekerjaan telah disetujui,
dan tanda setujui ( ) akan hilang dari menu daftar paket.
Selain tugas awal untuk mengisikan nilai HPS/OE dan melakukan persetujuan
agar paket dapat diproses lebih lanjut oleh ULP, pada saat lelang akan
diumumkan, PPKm mempunyai tugas untuk menyetujui pakta integritas
sebagai bentuk persetujuan lelang diumumkan, setelah paket pekerjaan
diproses oleh Pokja dan ULP,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 6
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
PPKm juga dapat melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen lelang
dari paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Jika sudah melakukan pengecekan, agar paket terumumkan ke publik, maka
PPKm klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 7
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
kemudian klik (
),
sehingga paket telah terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia
barang/jasa yang berminat.
Setelah lelang terumumkan, selanjutnya PPKm dapat melakukan pemantauan
proses lelang melalui menu daftar paket, “view lelang”. Dari sini, maka PPKm
akan tahu, sampai pada tahapan apa proses lelang paket pekerjaan,
kemudian akan dapat melihat hasil evaluasi serta pemenang yang ditetapkan
oleh Pokja.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Pada saat proses lelang sudah selesai, maka PPKm dapat mengisikan Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa,
dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 9
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
mengisikan nomor, tanggal buat dan file pendukung, kemudian klik (
)
sehingga SPPBJ dapat dilihat oleh pemenang lelang.
Selain mengisikan data SPPBJ, PPKm juga dapat mengisikan data kontrak
pada menu ini,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
kemudian klik (
),
mengisikan nomor kontrak, nomor rekening, nilai kontrak, tanggal kontrak,
masa berlaku kontrak, dan file kontrak, kemudian klik (
).
SPSE 3.5 Surabaya
Page 11
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
3. Penyedia
Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam
perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik
“Penyedia”, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam
daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/NPWP/email,
kemudian klik nama perusahaan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 12
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
selanjutnya klik (
),
setelah isian yang wajib diisikan, maka PPKm klik (
usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA.
SPSE 3.5 Surabaya
) agar selanjutnya
Page 13
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
4. Log Akses
Melalui menu ini, PPKm dapat melihat aktivitas user PPKm dilakukan kapan
dan dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang PPKm merasa tidak
melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
5. Ganti Password
Password default yang didapatkan PPKm dari PA, dapat diubah
PPKm login pertama kali, dengan melalui menu (
SPSE 3.5 Surabaya
setelah
),
Page 14
Manual Aplikasi Pejabat Pembuat Komitmen/ PPKm
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki,
mengulang isian password baru, dan klik (
),
sehingga untuk proses
selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, PPKm
menggunakan password yang baru.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 15