Manual Aplikasi Pokja 3.5
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
MANUAL APLIKASI
KELOMPOK KERJA
Kelompok Kerja / Pokja mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam
melaksanakan paket pekerjaan lelang. Yang mana pokja telah dipilih oleh ULP untuk
sebuah paket pekerjaan, maka harus melaksanakan mulai awal setting data dan
dokumen lelang, sampai dengan penetapan pemenang.
Pokja mendapatkan akses login (username dan default password) dari ULP.
Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang,
maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari ULP,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Kemudian klik (
), sehingga akan muncul menu utama Pokja,
Pada menu utama Pokja, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :
1. Home
Pada menu ini, Pokja dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun
anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan
jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
2. Daftar Paket
Untuk melihat pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, dimana Pokja ini
telah dipilih oleh ULP untuk melaksanakan suatu paket
pekerjaan, maka Pokja melakukan akses pada menu
(
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh
ULP dan menjadi tanggung jawab Pokja yang bersangkutan untuk diproses
lebih lanjut.
Tugas awal yang harus dilakukan oleh Pokja adalah melakukan setting data
lelang dengan klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
pada menu buat lelang, Pokja melakukan setting terhadap data :
a) bidang
b) sub bidang
c) jenis pelelangan
d) metode
e) penetapan pemenang
f) jenis kontrak yang meliputi : cara pembayaran, pembebanan tahun anggaran
dan sumber pendanaan
g) syarat kualifikasi
h) jadwal lelang
i) dokumen lelang
j) untuk jenis pekerjaan prakualifikasi, selain isian data diatas, juga perlu
dilakukan setting terhadap data bobot yang mencakup prosentase bobot
teknis dan bobot biaya,
k) serta dokumen prakualifikasi yang dibedakan dari dokumen lelang, karena
yang dapat melihat dan mendownload dokumen lelang adalah penyedia jasa
konsultansi yang telah lulus evaluasi prakualifikasi,
Setelah semua data terisi, selanjutnya Pokja klik (
muncul dialog box,
SPSE 3.5 Surabaya
),
kemudian
akan
Page 4
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
klik (
) agar selanjutnya paket pekerjaan dicek oleh ULP, untuk
dapat disetujui dan diregisterkan ke suatu periode lelang.
Apabila paket pekerjaan sudah diregisterkan oleh ULP ke suatu periode
lelang, maka Pokja selanjutnya menyetujui pakta integritas sebagai bentuk
persetujuan pelaksanaan lelang,
Jika data dan dokumen sudah final, selanjutnya Pokja, klik (
)
sehingga akan muncul konfirmasi,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
selanjutnya Pokja klik (
),
Dan agar paket terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia
barang/jasa yang berminat, maka selanjutnya tugas PPKm untuk
mengumumkan paket pekerjaan.
Setelah lelang berjalan, sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan, maka
jika penyedia barang/jasa sudah melakukan register terhadap paket
pekerjaan, melihat dan mempelajari dokumen pengadaan.
AANWIZJING
/
pascakualifikasi)
PEMBERIAN
PENJELASAN
(prakualifikasi
dan
jika ada yang ditanyakan dari penyedia barang/jasa, maka dapat
disampaikan melalui aplikasi pada tahapan penjelasan dokumen
prakualifikasi (untuk pekerjaan yang menggunakan metode kualifikasi
prakualifikasi) atau pemberian penjelasan (untuk pekerjaan dengan metode
kualifikasi pascakualifikasi), yang selanjutnya dapat dijawab oleh Pokja
melalui menu daftar paket,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 6
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
klik (
) yang ada pada sebelah kanan atas,
maka akan muncul semua pertanyaan yang diajukan oleh penyedia
barang/jasa yang berminat terhadap paket pekerjaan tersebut. Dan untuk
menjawab pertanyaan tersebut, klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 7
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
jika ada dokumen yang ingin diupload untuk mendukung jawaban/penjelasan,
dapat dilakukan dengan klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
pilih file yang dibutuhkan, kemudian klik (
),
maka file akan menambah di attachment, kemudian klik (
),
maka jawaban/penjelasan dari Pokja akan masuk dalam bagian penjelasan,
serta dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang berminat/telah register
pada paket pekerjaan tersebut.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 9
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Dan jika jawaban dari Pokja dirasa belum jelas, maka penyedia barang/jasa
dapat memberikan pertanyaan lagi, selama masih dalam tahapan penjelasan
dokumen prakualifikasi atau pemberian penjelasan.
Setelah proses pemberian penjelasan selesai (penjelasan prakualifikasi dan
atau penjelasan lelang), maka selanjutnya Pokja melakukan upload
addendum pada menu yang telah disiapkan,
klik (
),memilih file yang dibutuhkan, kemudian klik
(
) dan atau (
), sehingga addendum
dokumen pengadaan akan dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang
telah register untuk paket pekerjaan dimaksud.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
PEMBUKAAN PENAWARAN
Setelah tahapan penjelasan selesai, selanjutnya masuk tahapan pemasukan
dokumen kualifikasi dan atau dokumen penawaran oleh penyedia
barang/jasa.
Dan Pokja melakukan pembukaan dokumen penawaran dan atau pembuktian
kualifikasi.
a) PRAKUALIFIKASI DUA SAMPUL / DUA FILE
Pada lelang dengan prakualifikasi, tahapan yang dilakukan adalah
pembuktian kualifikasi setelah penyedia jasa konsultansi mengirimkan
dokumen kualifikasi.
Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
)
Page 11
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian masuk pada “Evaluasi Kualifikasi”, melakukan evaluasi untuk
setiap peserta dengan klik pada nama perusahaan,
maka akan muncul persyaratan kualifikasi yang telah disetting awal oleh
Pokja, kemudian Pokja melihat data kualifikasi yang dikirim peserta dengan
cara klik (
) dan melakukan ceklist ada atau tidak
terpenuhinya persyaratan oleh peserta dengan memberikan tanda (
)
kemudian (
), sehingga hasil evaluasi kualifikasi dari setiap peserta
akan dapat dilihat, lulus atau tidaknya peserta tertentu, dan Pokja
mengisikan skor serta memberikan tanda apakah peserta lelang masuk
dalam daftar pendek ataukah tidak.
Jika peserta tidak lulus, maka Pokja harus mengisikan alasan pada kolom
“alasan”,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 12
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
), sampai ada keterangan hasil tersimpan.
Page 13
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Untuk peserta yang lulus evaluasi kualifikasi, maka selanjutnya Pokja
melakukan penetapan dan pengumuman hasil prakualifikasi.
Dengan melakukan klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 14
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Setelah hasil prakualifikasi diumumkan, maka selanjutnya penyedia jasa
konsultansi yang lulus prakualifikasi memasukkan sampul I yang berisi
dokumen administrasi dan teknis, serta sampul II yang berisi dokumen harga.
Pada tahapan pembukaan sampul I, terlebih dahulu Pokja melakukan
pembukaan dokumen penawaran sampul I dan II melalui aplikasi APENDO
panitia,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 15
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian Pokja melakukan evaluasi administrasi,
melakukan centang/cek pada peserta yang lulus dan mengisikan alasan bagi
peserta yang tidak lulus pada evaluasi, kemudian klik (
), sampai
muncul keterangan bahwa evaluasi telah tersimpan.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 16
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, maka selanjutnya
Pokja melakukan evaluasi teknis, untuk peserta yang lulus evaluasi
administrasi, dengan cara mengisikan skor teknis dan centang, jika lulus.
Kemudian klik (
telah tersimpan,
), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi
untuk selanjutnya ditetapkan dan diumumkan hasil evaluasi teknis, dengan
klik pada (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 17
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian, Pokja melakukan evaluasi sampul II (evaluasi harga) untuk peserta
yang lulus evaluasi sampul I (administrasi dan teknis),
mengisikan harga penawaran, harga terkoreksi, skor biaya dan centang jika
peserta lulus, serta isi alasan jika peserta tidak lulus, kemudian klik
(
), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi harga / evaluasi
biaya telah tersimpan.
Jika evaluasi harga telah selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja
melakukan evaluasi akhir. Pada evaluasi akhir ini, Pokja mengisikan skor
akhir dan urutan peserta, memilih peserta mana yang menjadi pemenang,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 18
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
).
kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring
terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP
melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali
pada tahap evaluasi akhir,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 19
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
),
melakukan konfirmasi OK (
), terhadap penetapan dan
pengumuman pemenang lelang,
Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,
kemudian klik (
),
“undangan telah dikirim”.
SPSE 3.5 Surabaya
sehingga
akan
muncul
keterangan
bahwa
Page 20
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file
dalam bentuk .pdf, melalui (
).
b) PASCAKUALIFIKASI SATU SAMPUL / SATU FILE
Pada lelang dengan metode pascakualifikasi, tahapan yang dilakukan oleh
Pokja setelah peserta memasukkan dokumen penawaran adalah,
Membuka dokumen kualifikasi, dengan klik “tabel kualifikasi”
SPSE 3.5 Surabaya
Page 21
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
sehingga akan tampil dokumen kualifikasi peserta,
setelah melakukan pembukaan dokumen kualifikasi, selanjutnya Pokja
melakukan pembukaan penawaran melalui APENDO panitia,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 22
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
dengan mendownload file “penawaran.rhs” dan disimpan pada suatu folder.
User id dan password yang digunakan pada aplikasi APENDO, berbeda
dengan user id dan password yang digunakan untuk login pada SPSE.
Untuk login pada aplikasi APENDO panitia, menggunakan user id default
lpselkpp dan password panitialpse.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 23
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada halaman ini, ada beberapa field yang harus diisi oleh Pokja, antara lain :
user id adalah user id baru yang dikehendaki;
password lama adalah password lama dari akses login APENDO;
password baru adalah isian password baru yang dikehendaki (minimal 8
karakter);
konfirmasi adalah isian untuk memasukkan ulang password baru;
jika anda lupa password atau user id adalah fasilitas untuk mendapatkan
kembali user id dan password APENDO, dengan cara memilih pertanyaan 1,
pertanyaan 2, pertanyaan 3 beserta jawabannya untuk mengkonfigurasi lupa
user id dan password APENDO.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 24
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Proses pembukaan penawaran melalui APENDO, dilakukan dengan memilih
file yang mempunyai ekstensi *.rhs
klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 25
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada APENDO 3.1 dapat melakukan dekripsi lebih dari 1 file,
untuk menghapus file yang akan didekripsi, Pokja terlebih dahulu memilih file
yang akan dihapus, kemudian klik (
)
kemudian, untuk melanjutkan proses dekripsi, Pokja klik (
sehingga sistem akan meminta kunci private dokumen,
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 26
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kunci private lelang dicopy dari menu detil paket pekerjaan, dimana 1 kunci
private dokumen dapat digunakan untuk membuka penawaran lebih dari 1
penawar.
Kemudian dipaste pada APENDO,
dan klik (
lelang,
SPSE 3.5 Surabaya
), sehingga akan muncul konfirmasi dekripsi dokumen
Page 27
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
dan informasi peserta yang mengirimkan dokumen penawaran,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 28
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Hasil dekripsi dokumen penawaran, otomatis akan tersimpan pada folder
dimana file *.rhs disimpan.
Setelah pembukaan penawaran melalui APENDO selesai dilakukan, maka
selanjutnya Pokja masuk pada tahapan “memasukkan harga penawaran” di
SPSE, berdasarkan dokumen penawaran peserta,
klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 29
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
fasilitas isian harga penawaran dan harga terkoreksi belum akan aktif (bisa
diisi), sebelum Pokja mengupload SPH semua penawar yang muncul pada
tahapan pemasukan penawaran.
Pokja kemudian klik (
klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
) untuk tiap – tiap penawar, kemudian klik (
),
Page 30
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
jika semua penawar sudah diupload dan kirim SPH, kemudian klik (
)
mengisikan harga penawaran dan harga penawaran terkoreksi untuk
penawar, dan selanjutnya klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 31
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
sampai muncul keterangan bahwa “data harga penawaran peserta telah
tersimpan”, dan otomatis urutan penawar dari harga penawaran terendah.
Pada aplikasi ini, peserta yang tidak memasukkan penawaran, tidak akan
muncul pada halaman pemasukan harga penawaran.
Setelah proses memasukkan harga penawaran selesai dilakukan oleh Pokja,
maka selanjutnya Pokja melakukan evaluasi terhadap dokumen peserta
lelang dengan urutan : evaluasi administrasi, evaluasi teknis, evaluasi
biaya/harga, evaluasi kualifikasi dan evaluasi akhir.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 32
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada evaluasi administrasi, Pokja melakukan centang (V) jika peserta lulus
evaluasi, dan mengisikan alasan jika peserta tidak lulus evaluasi, kemudian
klik (
)
Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, selanjutnya Pokja
melakukan evaluasi teknis.
Peserta yang masuk ke dalam evaluasi teknis, hanya peserta yang lulus pada
evaluasi administrasi
setelah dilakukan evaluasi teknis terhadap peserta yang lulus dengan
memberi tanda centang (V), dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak
lulus, kemudian klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 33
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Selanjutnya, dilakukan evaluasi harga/evaluasi biaya. Hanya peserta yang
lulus pada evaluasi teknis yang masuk pada evaluasi biaya/evaluasi harga,
pada evaluasi harga, Pokja memberikan tanda centang (V) untuk peserta
yang lulus evaluasi dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak lulus
evaluasi, kemudian klik (
).
selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara evaluasi penawaran,dengan
klik (
) kemudian klik (
)
SPSE 3.5 Surabaya
Page 34
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Setelah evaluasi harga Pokja melakukan evaluasi kualifikasi,
Evaluasi kualifikasi, berbeda dengan evaluasi yang lain. Pada evaluasi
kualifikasi, Pokja melakukan ceklist terhadap persyaratan kualifikasi yang
telah ditetapkan pada awal proses lelang, untuk masing – masing penawar,
dengan klik pada nama perusahaan, misalnya klik (
),
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
).
Page 35
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Jika tahapan evaluasi administrasi sampai evaluasi kualifikasi sudah selesai
dilakukan, maka selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara hasil
pelelangan,klik (
) kemudian klik (
).
pada tahapan penetapan pemenang, Pokja melakukan evaluasi akhir,dengan
menentukan urutan peserta serta menetapkan pemenang,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 36
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
),
kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring
terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP
melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali
pada tahap evaluasi akhir,
klik (
penetapan pemenang,
selanjutnya klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),sehingga muncul konfirmasi
)
Page 37
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,
kemudian klik (
),
“undangan telah dikirim”.
sehingga
akan
muncul
keterangan
bahwa
Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file
dalam bentuk .pdf, melalui (
).
Jika proses lelang sudah selesai sampai dengan penetapan dan pengumuman
pemenang, berikutnya wewenang Pokja adalah menjawab sanggahan.
Sanggahan yang dimaksud adalah :
➢ sanggahan terhadap hasil prakualifikasi (untuk metode 2 sampul/2 file);
➢ sanggahan terhadap pemenang (untuk merode 1 sampul/1 file).
Dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
) pada menu view lelang,
Page 38
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian akan muncul,
mengisikan
(
SPSE 3.5 Surabaya
uraian
balasan, upload
) dan klik (
file pendukung
).
dengan
klik
Page 39
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Membatalkan lelang dan mengulang lelang, dapat dilakukan jika proses
lelang yang telah selesai mendapatkan kendala dalam pelaksanaan
selanjutnya.
Dengan cara klik (
mengisikan
(
(
),
alasan
pembatalan
paket
pekerjaan,
kemudian
klik
) untuk membatalkan paket pekerjaan atau klik
) jika akan mengulang paket pekerjaan ke periode lelang
berikutnya. Nama paket yang dibatalkan, akan muncul pada filter lelang
dibatalkan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 40
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
dan status paket pekerjaan adalah “lelang ditutup”
Jika ada permintaan dilakukan evaluasi ulang dari SKPD atau adanya
sanggahan yang terbukti benar dan mengharuskan dilakukan evaluasi ulang,
dan setelah Pokja klik (
),yang
otomatis
Pokja
akan
diarahkan pada halaman ubah jadwal, karena Pokja harus menyusun kembali
jadwal mulai evaluasi penawaran sampai dengan penandatanganan kontrak.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 41
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
3. Penyedia
Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam
perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik
“Penyedia”, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam
daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/NPWP/email,
kemudian klik nama perusahaan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 42
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
selanjutnya klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 43
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
setelah isian yang wajib diisikan, maka Pokja klik (
usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA.
) agar selanjutnya
4. Log Akses
Melalui menu ini, Pokja dapat melihat aktivitas user Pokja dilakukan kapan
dan dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang Pokja merasa tidak
melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
5. Ganti Password
Password default yang didapatkan Pokja dari ULP, dapat diubah setelah
Pokja login pertama kali, dengan melalui menu (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 44
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki,
mengulang isian password baru, dan klik (
),
sehingga untuk proses
selanjutnya dalam pengadaan barang/jasa, Pokja
menggunakan password yang baru.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 45
MANUAL APLIKASI
KELOMPOK KERJA
Kelompok Kerja / Pokja mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam
melaksanakan paket pekerjaan lelang. Yang mana pokja telah dipilih oleh ULP untuk
sebuah paket pekerjaan, maka harus melaksanakan mulai awal setting data dan
dokumen lelang, sampai dengan penetapan pemenang.
Pokja mendapatkan akses login (username dan default password) dari ULP.
Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang,
maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari ULP,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Kemudian klik (
), sehingga akan muncul menu utama Pokja,
Pada menu utama Pokja, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :
1. Home
Pada menu ini, Pokja dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun
anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan
jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
2. Daftar Paket
Untuk melihat pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, dimana Pokja ini
telah dipilih oleh ULP untuk melaksanakan suatu paket
pekerjaan, maka Pokja melakukan akses pada menu
(
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh
ULP dan menjadi tanggung jawab Pokja yang bersangkutan untuk diproses
lebih lanjut.
Tugas awal yang harus dilakukan oleh Pokja adalah melakukan setting data
lelang dengan klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
pada menu buat lelang, Pokja melakukan setting terhadap data :
a) bidang
b) sub bidang
c) jenis pelelangan
d) metode
e) penetapan pemenang
f) jenis kontrak yang meliputi : cara pembayaran, pembebanan tahun anggaran
dan sumber pendanaan
g) syarat kualifikasi
h) jadwal lelang
i) dokumen lelang
j) untuk jenis pekerjaan prakualifikasi, selain isian data diatas, juga perlu
dilakukan setting terhadap data bobot yang mencakup prosentase bobot
teknis dan bobot biaya,
k) serta dokumen prakualifikasi yang dibedakan dari dokumen lelang, karena
yang dapat melihat dan mendownload dokumen lelang adalah penyedia jasa
konsultansi yang telah lulus evaluasi prakualifikasi,
Setelah semua data terisi, selanjutnya Pokja klik (
muncul dialog box,
SPSE 3.5 Surabaya
),
kemudian
akan
Page 4
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
klik (
) agar selanjutnya paket pekerjaan dicek oleh ULP, untuk
dapat disetujui dan diregisterkan ke suatu periode lelang.
Apabila paket pekerjaan sudah diregisterkan oleh ULP ke suatu periode
lelang, maka Pokja selanjutnya menyetujui pakta integritas sebagai bentuk
persetujuan pelaksanaan lelang,
Jika data dan dokumen sudah final, selanjutnya Pokja, klik (
)
sehingga akan muncul konfirmasi,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
selanjutnya Pokja klik (
),
Dan agar paket terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia
barang/jasa yang berminat, maka selanjutnya tugas PPKm untuk
mengumumkan paket pekerjaan.
Setelah lelang berjalan, sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan, maka
jika penyedia barang/jasa sudah melakukan register terhadap paket
pekerjaan, melihat dan mempelajari dokumen pengadaan.
AANWIZJING
/
pascakualifikasi)
PEMBERIAN
PENJELASAN
(prakualifikasi
dan
jika ada yang ditanyakan dari penyedia barang/jasa, maka dapat
disampaikan melalui aplikasi pada tahapan penjelasan dokumen
prakualifikasi (untuk pekerjaan yang menggunakan metode kualifikasi
prakualifikasi) atau pemberian penjelasan (untuk pekerjaan dengan metode
kualifikasi pascakualifikasi), yang selanjutnya dapat dijawab oleh Pokja
melalui menu daftar paket,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 6
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
klik (
) yang ada pada sebelah kanan atas,
maka akan muncul semua pertanyaan yang diajukan oleh penyedia
barang/jasa yang berminat terhadap paket pekerjaan tersebut. Dan untuk
menjawab pertanyaan tersebut, klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 7
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
jika ada dokumen yang ingin diupload untuk mendukung jawaban/penjelasan,
dapat dilakukan dengan klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
pilih file yang dibutuhkan, kemudian klik (
),
maka file akan menambah di attachment, kemudian klik (
),
maka jawaban/penjelasan dari Pokja akan masuk dalam bagian penjelasan,
serta dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang berminat/telah register
pada paket pekerjaan tersebut.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 9
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Dan jika jawaban dari Pokja dirasa belum jelas, maka penyedia barang/jasa
dapat memberikan pertanyaan lagi, selama masih dalam tahapan penjelasan
dokumen prakualifikasi atau pemberian penjelasan.
Setelah proses pemberian penjelasan selesai (penjelasan prakualifikasi dan
atau penjelasan lelang), maka selanjutnya Pokja melakukan upload
addendum pada menu yang telah disiapkan,
klik (
),memilih file yang dibutuhkan, kemudian klik
(
) dan atau (
), sehingga addendum
dokumen pengadaan akan dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang
telah register untuk paket pekerjaan dimaksud.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
PEMBUKAAN PENAWARAN
Setelah tahapan penjelasan selesai, selanjutnya masuk tahapan pemasukan
dokumen kualifikasi dan atau dokumen penawaran oleh penyedia
barang/jasa.
Dan Pokja melakukan pembukaan dokumen penawaran dan atau pembuktian
kualifikasi.
a) PRAKUALIFIKASI DUA SAMPUL / DUA FILE
Pada lelang dengan prakualifikasi, tahapan yang dilakukan adalah
pembuktian kualifikasi setelah penyedia jasa konsultansi mengirimkan
dokumen kualifikasi.
Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
)
Page 11
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian masuk pada “Evaluasi Kualifikasi”, melakukan evaluasi untuk
setiap peserta dengan klik pada nama perusahaan,
maka akan muncul persyaratan kualifikasi yang telah disetting awal oleh
Pokja, kemudian Pokja melihat data kualifikasi yang dikirim peserta dengan
cara klik (
) dan melakukan ceklist ada atau tidak
terpenuhinya persyaratan oleh peserta dengan memberikan tanda (
)
kemudian (
), sehingga hasil evaluasi kualifikasi dari setiap peserta
akan dapat dilihat, lulus atau tidaknya peserta tertentu, dan Pokja
mengisikan skor serta memberikan tanda apakah peserta lelang masuk
dalam daftar pendek ataukah tidak.
Jika peserta tidak lulus, maka Pokja harus mengisikan alasan pada kolom
“alasan”,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 12
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
), sampai ada keterangan hasil tersimpan.
Page 13
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Untuk peserta yang lulus evaluasi kualifikasi, maka selanjutnya Pokja
melakukan penetapan dan pengumuman hasil prakualifikasi.
Dengan melakukan klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 14
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Setelah hasil prakualifikasi diumumkan, maka selanjutnya penyedia jasa
konsultansi yang lulus prakualifikasi memasukkan sampul I yang berisi
dokumen administrasi dan teknis, serta sampul II yang berisi dokumen harga.
Pada tahapan pembukaan sampul I, terlebih dahulu Pokja melakukan
pembukaan dokumen penawaran sampul I dan II melalui aplikasi APENDO
panitia,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 15
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian Pokja melakukan evaluasi administrasi,
melakukan centang/cek pada peserta yang lulus dan mengisikan alasan bagi
peserta yang tidak lulus pada evaluasi, kemudian klik (
), sampai
muncul keterangan bahwa evaluasi telah tersimpan.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 16
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, maka selanjutnya
Pokja melakukan evaluasi teknis, untuk peserta yang lulus evaluasi
administrasi, dengan cara mengisikan skor teknis dan centang, jika lulus.
Kemudian klik (
telah tersimpan,
), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi
untuk selanjutnya ditetapkan dan diumumkan hasil evaluasi teknis, dengan
klik pada (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 17
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian, Pokja melakukan evaluasi sampul II (evaluasi harga) untuk peserta
yang lulus evaluasi sampul I (administrasi dan teknis),
mengisikan harga penawaran, harga terkoreksi, skor biaya dan centang jika
peserta lulus, serta isi alasan jika peserta tidak lulus, kemudian klik
(
), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi harga / evaluasi
biaya telah tersimpan.
Jika evaluasi harga telah selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja
melakukan evaluasi akhir. Pada evaluasi akhir ini, Pokja mengisikan skor
akhir dan urutan peserta, memilih peserta mana yang menjadi pemenang,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 18
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
).
kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring
terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP
melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali
pada tahap evaluasi akhir,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 19
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
),
melakukan konfirmasi OK (
), terhadap penetapan dan
pengumuman pemenang lelang,
Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,
kemudian klik (
),
“undangan telah dikirim”.
SPSE 3.5 Surabaya
sehingga
akan
muncul
keterangan
bahwa
Page 20
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file
dalam bentuk .pdf, melalui (
).
b) PASCAKUALIFIKASI SATU SAMPUL / SATU FILE
Pada lelang dengan metode pascakualifikasi, tahapan yang dilakukan oleh
Pokja setelah peserta memasukkan dokumen penawaran adalah,
Membuka dokumen kualifikasi, dengan klik “tabel kualifikasi”
SPSE 3.5 Surabaya
Page 21
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
sehingga akan tampil dokumen kualifikasi peserta,
setelah melakukan pembukaan dokumen kualifikasi, selanjutnya Pokja
melakukan pembukaan penawaran melalui APENDO panitia,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 22
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
dengan mendownload file “penawaran.rhs” dan disimpan pada suatu folder.
User id dan password yang digunakan pada aplikasi APENDO, berbeda
dengan user id dan password yang digunakan untuk login pada SPSE.
Untuk login pada aplikasi APENDO panitia, menggunakan user id default
lpselkpp dan password panitialpse.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 23
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada halaman ini, ada beberapa field yang harus diisi oleh Pokja, antara lain :
user id adalah user id baru yang dikehendaki;
password lama adalah password lama dari akses login APENDO;
password baru adalah isian password baru yang dikehendaki (minimal 8
karakter);
konfirmasi adalah isian untuk memasukkan ulang password baru;
jika anda lupa password atau user id adalah fasilitas untuk mendapatkan
kembali user id dan password APENDO, dengan cara memilih pertanyaan 1,
pertanyaan 2, pertanyaan 3 beserta jawabannya untuk mengkonfigurasi lupa
user id dan password APENDO.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 24
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Proses pembukaan penawaran melalui APENDO, dilakukan dengan memilih
file yang mempunyai ekstensi *.rhs
klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 25
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada APENDO 3.1 dapat melakukan dekripsi lebih dari 1 file,
untuk menghapus file yang akan didekripsi, Pokja terlebih dahulu memilih file
yang akan dihapus, kemudian klik (
)
kemudian, untuk melanjutkan proses dekripsi, Pokja klik (
sehingga sistem akan meminta kunci private dokumen,
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 26
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kunci private lelang dicopy dari menu detil paket pekerjaan, dimana 1 kunci
private dokumen dapat digunakan untuk membuka penawaran lebih dari 1
penawar.
Kemudian dipaste pada APENDO,
dan klik (
lelang,
SPSE 3.5 Surabaya
), sehingga akan muncul konfirmasi dekripsi dokumen
Page 27
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
dan informasi peserta yang mengirimkan dokumen penawaran,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 28
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Hasil dekripsi dokumen penawaran, otomatis akan tersimpan pada folder
dimana file *.rhs disimpan.
Setelah pembukaan penawaran melalui APENDO selesai dilakukan, maka
selanjutnya Pokja masuk pada tahapan “memasukkan harga penawaran” di
SPSE, berdasarkan dokumen penawaran peserta,
klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 29
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
fasilitas isian harga penawaran dan harga terkoreksi belum akan aktif (bisa
diisi), sebelum Pokja mengupload SPH semua penawar yang muncul pada
tahapan pemasukan penawaran.
Pokja kemudian klik (
klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
) untuk tiap – tiap penawar, kemudian klik (
),
Page 30
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
jika semua penawar sudah diupload dan kirim SPH, kemudian klik (
)
mengisikan harga penawaran dan harga penawaran terkoreksi untuk
penawar, dan selanjutnya klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 31
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
sampai muncul keterangan bahwa “data harga penawaran peserta telah
tersimpan”, dan otomatis urutan penawar dari harga penawaran terendah.
Pada aplikasi ini, peserta yang tidak memasukkan penawaran, tidak akan
muncul pada halaman pemasukan harga penawaran.
Setelah proses memasukkan harga penawaran selesai dilakukan oleh Pokja,
maka selanjutnya Pokja melakukan evaluasi terhadap dokumen peserta
lelang dengan urutan : evaluasi administrasi, evaluasi teknis, evaluasi
biaya/harga, evaluasi kualifikasi dan evaluasi akhir.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 32
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada evaluasi administrasi, Pokja melakukan centang (V) jika peserta lulus
evaluasi, dan mengisikan alasan jika peserta tidak lulus evaluasi, kemudian
klik (
)
Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, selanjutnya Pokja
melakukan evaluasi teknis.
Peserta yang masuk ke dalam evaluasi teknis, hanya peserta yang lulus pada
evaluasi administrasi
setelah dilakukan evaluasi teknis terhadap peserta yang lulus dengan
memberi tanda centang (V), dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak
lulus, kemudian klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 33
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Selanjutnya, dilakukan evaluasi harga/evaluasi biaya. Hanya peserta yang
lulus pada evaluasi teknis yang masuk pada evaluasi biaya/evaluasi harga,
pada evaluasi harga, Pokja memberikan tanda centang (V) untuk peserta
yang lulus evaluasi dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak lulus
evaluasi, kemudian klik (
).
selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara evaluasi penawaran,dengan
klik (
) kemudian klik (
)
SPSE 3.5 Surabaya
Page 34
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Setelah evaluasi harga Pokja melakukan evaluasi kualifikasi,
Evaluasi kualifikasi, berbeda dengan evaluasi yang lain. Pada evaluasi
kualifikasi, Pokja melakukan ceklist terhadap persyaratan kualifikasi yang
telah ditetapkan pada awal proses lelang, untuk masing – masing penawar,
dengan klik pada nama perusahaan, misalnya klik (
),
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
).
Page 35
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Jika tahapan evaluasi administrasi sampai evaluasi kualifikasi sudah selesai
dilakukan, maka selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara hasil
pelelangan,klik (
) kemudian klik (
).
pada tahapan penetapan pemenang, Pokja melakukan evaluasi akhir,dengan
menentukan urutan peserta serta menetapkan pemenang,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 36
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian klik (
),
kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring
terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP
melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali
pada tahap evaluasi akhir,
klik (
penetapan pemenang,
selanjutnya klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),sehingga muncul konfirmasi
)
Page 37
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,
kemudian klik (
),
“undangan telah dikirim”.
sehingga
akan
muncul
keterangan
bahwa
Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file
dalam bentuk .pdf, melalui (
).
Jika proses lelang sudah selesai sampai dengan penetapan dan pengumuman
pemenang, berikutnya wewenang Pokja adalah menjawab sanggahan.
Sanggahan yang dimaksud adalah :
➢ sanggahan terhadap hasil prakualifikasi (untuk metode 2 sampul/2 file);
➢ sanggahan terhadap pemenang (untuk merode 1 sampul/1 file).
Dengan cara klik (
SPSE 3.5 Surabaya
) pada menu view lelang,
Page 38
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
kemudian akan muncul,
mengisikan
(
SPSE 3.5 Surabaya
uraian
balasan, upload
) dan klik (
file pendukung
).
dengan
klik
Page 39
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Membatalkan lelang dan mengulang lelang, dapat dilakukan jika proses
lelang yang telah selesai mendapatkan kendala dalam pelaksanaan
selanjutnya.
Dengan cara klik (
mengisikan
(
(
),
alasan
pembatalan
paket
pekerjaan,
kemudian
klik
) untuk membatalkan paket pekerjaan atau klik
) jika akan mengulang paket pekerjaan ke periode lelang
berikutnya. Nama paket yang dibatalkan, akan muncul pada filter lelang
dibatalkan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 40
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
dan status paket pekerjaan adalah “lelang ditutup”
Jika ada permintaan dilakukan evaluasi ulang dari SKPD atau adanya
sanggahan yang terbukti benar dan mengharuskan dilakukan evaluasi ulang,
dan setelah Pokja klik (
),yang
otomatis
Pokja
akan
diarahkan pada halaman ubah jadwal, karena Pokja harus menyusun kembali
jadwal mulai evaluasi penawaran sampai dengan penandatanganan kontrak.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 41
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
3. Penyedia
Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam
perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik
“Penyedia”, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam
daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/NPWP/email,
kemudian klik nama perusahaan,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 42
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
selanjutnya klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 43
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
setelah isian yang wajib diisikan, maka Pokja klik (
usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA.
) agar selanjutnya
4. Log Akses
Melalui menu ini, Pokja dapat melihat aktivitas user Pokja dilakukan kapan
dan dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang Pokja merasa tidak
melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
5. Ganti Password
Password default yang didapatkan Pokja dari ULP, dapat diubah setelah
Pokja login pertama kali, dengan melalui menu (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 44
Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki,
mengulang isian password baru, dan klik (
),
sehingga untuk proses
selanjutnya dalam pengadaan barang/jasa, Pokja
menggunakan password yang baru.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 45