Manual Aplikasi ULP 3.5
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
MANUAL APLIKASI
UNIT LAYANAN PENGADAAN
Seperti aplikasi yang telah diimplementasikan sebelumnya, aplikasi
eProcurement Nasional, tetap melibatkan ULP sebagai penanggungjawab Kelompok
Kerja yang melaksanakan proses pengadaan.
ULP mendapatkan akses login (username dan default password) dari admin
agency (sub unit administrasi umum) LPSE Kota Surabaya. Setelah mendapatkan
akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka ULP membuka
alamat www.lpse.surabaya.go.id
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari admin agency LPSE,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
Kemudian
klik
(
), sehingga akan muncul menu utama ULP,
Pada menu utama ULP, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :
1. Home
Pada menu ini, ULP dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun
anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan
jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
2. Pegawai
ULP sebagai penanggungjawab Kelompok Kerja / Pokja yang nantinya
bertanggungjawab terhadap proses pelelangan setiap paket pekerjaan yang
diusulkan oleh Unit Kerja.
Pegawai yang diisikan oleh ULP adalah pegawai yang telah masuk pada SK
Kepala Daerah terkait ULP.
proses pengisian pegawai yang akan menjadi panitia dengan cara klik
(
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
kemudian diisikan data pegawai sesuai dengan data yang diminta oleh
sistem, dan klik (
), sehingga data pegawai yang baru akan masuk
pada daftar pegawai.
3. Panitia
Setelah mengisikan nama – nama calon panitia di menu pegawai, selanjutnya
ULP membuat Kelompok Kerja / Pokja melalui menu panitia,
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 4
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
mengisikan data Pokja yang diminta oleh sistem, kemudian klik (
).
Jika Pokja sudah dibuat, berikutnya ULP mengisikan nama – nama
personil/pegawai yang menjadi anggota Pokja tersebut, dengan klik
(
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
pilih personil dengan klik (
) dan klik (
),
sampai keluar keterangan bahwa anggota terpilih telah ditambahkan dalam
Pokja.
Jika personil yang menjadi anggota Pokja sudah dipilih, berikutnya ULP
melakukan setting terhadap jabatan ketua, sekretaris, dan anggota,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 6
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
dan klik (
), agar personil yang telah dipilih, menjadi anggota dari
Pokja tersebut. Dan selanjutnya jika Pokja tersebut dipilih oleh ULP sebagai
pelaksana lelang dari sebuah pekerjaan, maka semua anggota Pokja dapat
melakukan akses terhadap pekerjaan tersebut, kecuali persetujuan pakta
integritas, yang hanya dapat dilakukan oleh ketua pokja.
4. Daftar Paket
Pada menu daftar paket, ULP dapat melihat semua paket pekerjaan yang
diusulkan oleh Unit Kerja, yang telah melalui proses pemilihan oleh PA dan
pengisian HPS/OE oleh PPKm.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 7
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
Tahapan yang dilakukan oleh ULP pada menu daftar paket ini adalah
melakukan setting Pokja untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilelang,
dengan cara klik (
),
klik (
) untuk Pokja yang dipilih melaksanakan paket pekerjaan,
sehingga akan muncul dialog box,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
selanjutnya, klik (
telah tersimpan.
), sampai ada keterangan bahwa set pokja
Jika Pokja telah disetting, tugas berikutnya adalah diranah Pokja untuk
melakukan setting data dan dokumen pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya.
Setelah pokja melakukan setting data dan mengisikan kelengkapan dokumen
lelang,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 9
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
maka sebelum meregisterkan ke suatu periode lelang, ULP terlebih dahulu
melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen yang telah diisikan oleh
Pokja, dengan klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
konfirmasi dialog box dengan klik (
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
),
Page 11
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
dipilih periode lelang yang akan diikuti, kemudian klik (
), sehingga
paket pekerjaan tersebut akan terumumkan pada periode lelang yang telah
dipilih.
Selanjutnya, setelah ULP meregisterkan paket pekerjaan ke suatu periode
lelang, tugas kembali ke Pokja untuk “melaksanakan” pekerjaan, agar paket
pekerjaan dapat diumumkan oleh PPKm.
Monitoring pemenang
SPSE 3.5 Surabaya
Page 12
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
5. Log Akses
Melalui menu ini, ULP dapat melihat aktivitas user ULP dilakukan kapan dan
dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang ULP merasa tidak
melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
6. Ganti Password
Password default yang didapatkan PA dari admin agency LPSE, dapat diubah
setelah PA login pertama kali, dengan melalui menu (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 13
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki,
mengulang isian password baru, dan klik (
),
sehingga untuk proses
selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, ULP
menggunakan password yang baru.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 14
MANUAL APLIKASI
UNIT LAYANAN PENGADAAN
Seperti aplikasi yang telah diimplementasikan sebelumnya, aplikasi
eProcurement Nasional, tetap melibatkan ULP sebagai penanggungjawab Kelompok
Kerja yang melaksanakan proses pengadaan.
ULP mendapatkan akses login (username dan default password) dari admin
agency (sub unit administrasi umum) LPSE Kota Surabaya. Setelah mendapatkan
akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka ULP membuka
alamat www.lpse.surabaya.go.id
Kemudian klik (
), memasukkan username dan password yang
telah didapatkan dari admin agency LPSE,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 1
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
Kemudian
klik
(
), sehingga akan muncul menu utama ULP,
Pada menu utama ULP, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :
1. Home
Pada menu ini, ULP dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun
anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan
jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 2
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
2. Pegawai
ULP sebagai penanggungjawab Kelompok Kerja / Pokja yang nantinya
bertanggungjawab terhadap proses pelelangan setiap paket pekerjaan yang
diusulkan oleh Unit Kerja.
Pegawai yang diisikan oleh ULP adalah pegawai yang telah masuk pada SK
Kepala Daerah terkait ULP.
proses pengisian pegawai yang akan menjadi panitia dengan cara klik
(
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 3
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
kemudian diisikan data pegawai sesuai dengan data yang diminta oleh
sistem, dan klik (
), sehingga data pegawai yang baru akan masuk
pada daftar pegawai.
3. Panitia
Setelah mengisikan nama – nama calon panitia di menu pegawai, selanjutnya
ULP membuat Kelompok Kerja / Pokja melalui menu panitia,
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 4
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
mengisikan data Pokja yang diminta oleh sistem, kemudian klik (
).
Jika Pokja sudah dibuat, berikutnya ULP mengisikan nama – nama
personil/pegawai yang menjadi anggota Pokja tersebut, dengan klik
(
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 5
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
pilih personil dengan klik (
) dan klik (
),
sampai keluar keterangan bahwa anggota terpilih telah ditambahkan dalam
Pokja.
Jika personil yang menjadi anggota Pokja sudah dipilih, berikutnya ULP
melakukan setting terhadap jabatan ketua, sekretaris, dan anggota,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 6
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
dan klik (
), agar personil yang telah dipilih, menjadi anggota dari
Pokja tersebut. Dan selanjutnya jika Pokja tersebut dipilih oleh ULP sebagai
pelaksana lelang dari sebuah pekerjaan, maka semua anggota Pokja dapat
melakukan akses terhadap pekerjaan tersebut, kecuali persetujuan pakta
integritas, yang hanya dapat dilakukan oleh ketua pokja.
4. Daftar Paket
Pada menu daftar paket, ULP dapat melihat semua paket pekerjaan yang
diusulkan oleh Unit Kerja, yang telah melalui proses pemilihan oleh PA dan
pengisian HPS/OE oleh PPKm.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 7
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
Tahapan yang dilakukan oleh ULP pada menu daftar paket ini adalah
melakukan setting Pokja untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilelang,
dengan cara klik (
),
klik (
) untuk Pokja yang dipilih melaksanakan paket pekerjaan,
sehingga akan muncul dialog box,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 8
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
selanjutnya, klik (
telah tersimpan.
), sampai ada keterangan bahwa set pokja
Jika Pokja telah disetting, tugas berikutnya adalah diranah Pokja untuk
melakukan setting data dan dokumen pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya.
Setelah pokja melakukan setting data dan mengisikan kelengkapan dokumen
lelang,
SPSE 3.5 Surabaya
Page 9
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
maka sebelum meregisterkan ke suatu periode lelang, ULP terlebih dahulu
melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen yang telah diisikan oleh
Pokja, dengan klik (
),
SPSE 3.5 Surabaya
Page 10
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
konfirmasi dialog box dengan klik (
kemudian klik (
SPSE 3.5 Surabaya
),
),
Page 11
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
dipilih periode lelang yang akan diikuti, kemudian klik (
), sehingga
paket pekerjaan tersebut akan terumumkan pada periode lelang yang telah
dipilih.
Selanjutnya, setelah ULP meregisterkan paket pekerjaan ke suatu periode
lelang, tugas kembali ke Pokja untuk “melaksanakan” pekerjaan, agar paket
pekerjaan dapat diumumkan oleh PPKm.
Monitoring pemenang
SPSE 3.5 Surabaya
Page 12
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
5. Log Akses
Melalui menu ini, ULP dapat melihat aktivitas user ULP dilakukan kapan dan
dari mana.
Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang ULP merasa tidak
melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.
6. Ganti Password
Password default yang didapatkan PA dari admin agency LPSE, dapat diubah
setelah PA login pertama kali, dengan melalui menu (
SPSE 3.5 Surabaya
),
Page 13
Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki,
mengulang isian password baru, dan klik (
),
sehingga untuk proses
selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, ULP
menggunakan password yang baru.
SPSE 3.5 Surabaya
Page 14