Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi Menggunakan Kerangka PIECES

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang Penelitian
Perpustakaan merupakan salah satu bagian yang penting dalam dunia

pendidikan. Keberadaan perpustakaan merupakan salah satu instansi untuk
membantu mencerdaskan kehidupan bangsa. Dalam hal inilah perpustakaan terus
berkembang dari sistem manual menjadi sistem yang terautomasi. Dewasa ini
teknologi sangat pesat berkembang dan perpustakaan memanfaatkan teknologi
guna meningkatkan kualitas pelayanannya kepada pengguna. Penerapan teknologi
membawa pengaruh yang positif pada sistem informasi manajemen perpustakaan.
Sasaran sistem informasi adalah peningkatan kinerja, peningkatan
efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan pengawasan (control),
peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan pada pengguna. Penyimpangan
dari ke enam sasaran inilah yang kerap kali menimbulkan masalah pada sistem
informasi. Maka dari itu perlu adanya perhatian khusus terhadap sistem yang telah
diterapkan agar tidak terjadi penyimpangan seperti yang disebutkan di atas. Pada
perpustakaan sistem informasi manajemen rentan terkena masalah dikarenakan
sub sistem yang kompleks dalam menyajikan informasi langsung kepada

pengguna, maka dari itu teknologi komputer yang digunakan merupakan alat
bantu dalam pengolahan data, agar pelayanan cepat, tepat dan akurat kepada
pengguna, meskipun demikian tidak semua aktivitas di dalam perpustakaan
menggunakan teknologi komputer (automasi). Seperti halnya pada perpustakaan
perguruan tinggi, pada sistem pengatalogan masih didapati error data pada saat
melakukan peminjaman, pengecekan data bibliografi. Pada bagian sirkulasi sistem

1
Universitas Sumatera Utara

yang terhubung dengan sistem lain sehingga memakan waktu lama dalam proses
pelayanan seperti pendaftaran anggota perpustakaan dan bebas pustaka. Hal ini
menyebabkan keterlambatan pada proses pelayanan, seperti pada Perpustakaan
Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) yang menjadi lokasi penelitian
peneliti.
Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) merupakan
perpustakaan yang memenangkan Hibah Kompetisi PHKI DIKTI Tema A pada
tahun 2009 dan pada tahun 2010 memenangkan Hibah Kompetesi PHKI DIKTI
Tema B, sehingga mendapatkan sistem aplikasi perpustakaan dari DIKTI. Pada
2011 Perpustakaan UNPAB sistem informasi perpustakaan gtPustaka yang telah

dilengkapi sistem barcode dan sistem pengaman (sensor matic).
Salah satu Misi Perpustakaan UNPAB adalah “Turut Mencerdaskan
Kehidupan Berbangsa dan Bernegara”, menjadi gerak langkah dalam membuat
perpustakaan sebagai wadah untuk memberikan informasi kepada pengguna. Misi
ini tidak akan dapat dicapai jika sistem informasi yang diterapkan di Perpustakaan
UNPAB tidak berjalan dengan baik. Contohnya dari pengamatan peneliti, pada
bidang pengolahan dan pengadaan dikerjakan oleh 1 orang pustakawan dan
terkadang layanan sirkulasi dan bebas perpustakaan juga dikerjakan oleh
pustakawan yang sama. Sistem aplikasi terintegrasi dengan sistem keuangan,
penyuratan dan rektorat sehingga dapat memperlambat kinerja perpustakaan,
apabila terjadi hal-hal yang mengakibatkan sistem mati. Misalnya mati lampu atau
sistem keuangan rusak sehingga memperlambat mahasiswa dalam mengurus
bebas perpustakaan dan ketika melakukan perubahan pada sistem/penambahan

2
Universitas Sumatera Utara

fitur membebani sistem dalam melakukan perintah. Hal ini berkaitan dengan
aplikasi perangkat lunak yang digunakan di Perpustakaan UNPAB.
Saat ini Perpustakaan UNPAB menggunakan perangkat lunak gtPustaka.

Perangkat lunak gtPustaka merupakan salah satu aplikasi perpustakaan yang
dimenangkan oleh Perpustakaan UNPAB. Perangkat Lunak gtPustaka mempunyai
fitur-fitur umum seperti pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, dan OPAC tidak
sesuai dengan kebutuhan Perpustakaan UNPAB yang kompleks seperti pada
sistem sirkulasi yaitu: peminjaman, pengembalian, perpanjangan, bebas
perpustakaan. Atau pada sistem keanggotaan seperti mahasiswa, dosen dan
pegawai terintegrasi dengan sistem rektorat (data pengguna) dan bank (keuangan).
Oleh karena itu Perpustakaan UNPAB mengubah sendiri dan menjalankan sistem
yang dibuat/diperbaharui dengan perangkat lunak yang sama yakni gtPustaka.
Berdasarkan uraian di atas peneliti tertarik untuk melakukan penelitian
tentang sistem informasi manajemen Perpustakaan UNPAB. Oleh karena itu
peneliti memilih judul “Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Universitas Pembangunan Panca Budi Menggunakan Kerangka PIECES”
1.2.

Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan

permasalahan dalam penelitian yaitu Bagaimanakah SIM Perpustakaan UNPAB
di analisis menggunakan kerangka PIECES?

1.3.

Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Sistem

Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB dengan menggunakan kerangka
PIECES.

3
Universitas Sumatera Utara

1.4.

Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini untuk:

1. Perpustakaan UNPABsebagai pertimbangan menetapkan kebijakan dalam
menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan.
2. Peneliti ialah sebagai bahan masukan atau pemahaman peneliti lebih
tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan UNPAB

3. Peneliti lainnya sebagai khasanah Ilmu Pengetahuan tentang SIM
Perpustakaan dalam bidang Ilmu Perpustakaan.
1.5.

Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada Sistem Informasi Manajemen

(SIM) Perpustakaan UNPAB, dengan menggunakan kerangka PIECES yaitu
Performance (kinerja), Information (informasi), Economic (ekonomis), Control
(pengawasan), Efficiency (efisiensi) dan Service (layanan).

4
Universitas Sumatera Utara