Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi Menggunakan Kerangka PIECES
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) bukan suatu hal baru untuk diketahui,
namun SIM merupakan penerapan teknologi informasi di dalam organisasi atau
perusahaan dalam proses bisnis.
Menurut Pangestu (2003, 9), “SIM adalah kumpulan dari interaksi sistemsistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data
untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen”.
Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis dalam Jogiyanto
(2001,14),
“Sistem
manusia/mesin
yang
menyediakan
informasi
untuk
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu
organisasi".
Sedangkan menurut Kumorotomo dan Agus (1998, 13), “SIM ialah suatu
sistem yang disediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi”.
Berdasarkan uraian di atas diketahui bahwa SIM adalah kumpulan sari
interaksi sistem/manusia yang mengumpulkan dan mengelola data untuk
menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
2.2.
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Perpustakaan
Penerapan SIM pada perpustakaan dilakukan demi memberikan pelayanan
terbaik kepada pengguna. Penerapan SIM pada perpustakaan didukung oleh
5
Universitas Sumatera Utara
perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. Menurut
Saputra (2010), penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan
memerlukan
software
(perangkat
lunak)
yang
didesain
khusus
untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di
gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel
dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan
perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem
informasi manajemen perpustakaan.
Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan
erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian
dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian
berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi.
Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik
dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari
dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang
dikarang oleh Supriyanto dan Husin (2008, 23), “Tujuan penerapan TI adalah
untuk otomasi kerja perpustakaan yang pada dasarnya adalah membantu semua
pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat”.
Dalam
penerapannya
di
perpustakaan,
menurut
Bryson
(1990),
“Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan
dengan
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan
tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian”.
6
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa penerapan sistem informasi
manajemen pada perpustakaan untuk otomasi kerja perpustakaan yang
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, aplikasi perangkat lunak dan
sumber dana dengan memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan bagian yang tidak
dapat terpisah dari perpustakaan karena, dengan adanya SIM maka perpustakaan
dapat dikelola dengan baik.
Menurut Harefa (2009, 12), “SIM Perpustakaan ialah sebuah proses
pengolahan dengan bantuan teknologi informasi (TI). Sistem informasi
manajemen perpustakaan memanfaatkan TI untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan
dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem terkomputerisasi”.
Sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Royandiah (2007),
Suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau
informasi yang berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan.
Sistem informasi manajemen mendukung aktivitas manusia dalam
lingkungan organisasi seperti perpustakaan dengan menyajikan suatu data
secara efektif dalam waktu yang singkat sehingga memudahkan
pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan.
Sejalan dengan Royandiah sistem informasi manajemen perpustakaan
menurut Hakam (2006), adalah
Bisnis (business process) yang ada di perpustakaan, yang terintegrasi
mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka,
sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership,
pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting
aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Sistem ini
disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan dari bagian-bagian yang ada di
perpustakaan.
7
Universitas Sumatera Utara
Dari pernyataan di atas bahwa sistem informasi manajemen perpustakaan
dapat memberikan kemudahan bagi pustakawan untuk melakukan tugas-tugas
operasional dalam perpustakaan karena sudah terintegrasi dan terkomputerisasi.
2.2.2. Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Menurut Saputra (2010), “Penerapan sistem informasi manajemen pada
perpustakaan Diperlukan software (perangkat lunak) yang dirancang khusus untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di
gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel
dan user friendly”. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan
perpustakaan dapat
mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem
dalam perpustakaan.
Menurut Sutanta (2005, 20), “Perangkat lunak adalah serangkaian
instruksi dengan aturan tertentu untuk mengatur operasi perangkat keras”. Sejalan
dengan pendapat Sutanta, Komorotomo dan Margono (1999, 35), mendefenisikan
bahwa “Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh
perangkat keras pengolah data atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat
melaksanakan pemrosesan data sesuai dengan yang dikehendaki”.
Berdasarkan pendapat di atas, maka perangkat lunak yang digunakan
dalam
SIM
Perpustakaan
dapat
memenuhi
kebutuhan
pengguna
dan
mempermudah pustakawan dalam mengelolanya.
8
Universitas Sumatera Utara
Secara
umum,
perangkat
lunak
aplikasi
perpustakaan
dapat
dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak komersial dan
perangkat lunak gratis.
1. Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software)
Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) menurut Sonhaji
(2012), Perangkat lunak hak beli, karena mempunyai hak cipta. Setiap
orang yang bermaksud menginstalnya harus membelinya. Jika tidak
membayar berarti melakukan pembajakan. Perangkat lunak ini juga
disertai lisensi yang melarang pembeli menyalin perangkat lunak untuk
diberikan kepada orang lain ataupun untuk dijual kembali. Perangkat lunak
komersial terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah:
a. NCI BookMan.
b. Dynix.
c. IBRA Advance.
2. Perangkat Lunak Gratis
Perangkat Lunak Gratis menurut Sonhaji (2012), Perangkat lunak yang
digunakan tanpa perlu membayar sama sekali. Perangkat lunak tanpa kode
sumber dan bebas digunakan oleh siapa saja tanpa perlu membayar.
Perangkat lunak gratis terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah:
a. Senayan.
b. Athenaeum Light.
c. Igloo
d. X-Igloo
e. OpenBiblio
f. PhpMyLibrary
Menurut Salmi (2012) dalam pemilihan harus mempertimbangkan kriteria
sebagai berikut:
1. Kegunaan
Fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan
informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan
keputusan.
2. Ekonomis
Biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan perangkat lunak
sesuai dengan hasil yang didapatkan
3. Kehandalan
Mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekwensi besar dan terus
menerus.
4. Kapasitas
9
Universitas Sumatera Utara
Mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu
kembali yang cepat
5. Sederhana
Menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan
interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel
Dapat diaplikasikan dibeberapa jenis sistem operasi dan institusi serta
maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dalam memilih perangkat lunak, ada banyak faktor dan kriteria yang
sebaiknya dipertimbangkan oleh perpustakaan. Menurut Tedd (1993, 101-102)
ada 5 (lima) faktor dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih perangkat
lunak yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, yaitu:
1. Faktor Umum
Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih
perangkat lunak antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah
menggunakan perangkat lunak tersebut. Untuk ini perlu dilakukan
kunjungan ke perpustakaan yang telah menggunakannya kemudian
melakukan studi dan diskusi mendalam tentang cara kerja dan peralatan
sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan karena lokasi yang
berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti suratmenyurat untuk mengetahui keberadaan perangkat lunak tersebut.
Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan perangkat lunak
yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang
dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan
vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep
pemasaran yaitu promosi terhadap produknya.
2. Faktor Teknis
Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih
perangkat lunak, yaitu (1) apakah perangkat lunak tersebut dapat
melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat, (2)
apakah perangkat lunak tersebut dapat dijalankan pada perangkat keras
(hardware) yang tersedia, (3) apakah perangkat lunak tersebut dapat
dijalankan pada sistem operasi yang tersedia, (4) batasan data, berapa
jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records
dan sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan perangkat lunak
tersebut, dan (6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam
perangkat lunak.
3. Faktor Pendukung
10
Universitas Sumatera Utara
Faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih
perangkat lunak, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman
instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya.
Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk
memasang perangkat lunak, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrade)
sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru
dari perangkat lunak tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi
pengguna (user group) untuk perangkat lunak tersebut.Biasanya perangkat
lunak yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar-menukar
pengalaman menggunakannya.
Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada
kalanya menyelenggarakan seminar dan kegiatan lainnya.
4. Faktor Biaya
Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari perangkat
lunak yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu perangkat lunak
harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya.
Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung menjadi
semakin mahal.
Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan
kemampuan anggaran perpustakaan.
5. Faktor Hukum
Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli
perangkat lunak ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui
dalam faktor hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam
pembelian perangkat lunak tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli
perangkat lunak selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut
dapat berbeda satu dengan lainnya.
Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah
pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak
pemeliharaan sistem.
Berdasarkan uraian di atas, maka dalam pemilihan perangkat lunak yang
gratis ataupun berbayar disesuaikan dengan kriteria dan faktor-faktor yang
mempengaruhi pemilihan perangkat lunak.
2.2.3. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang
terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen,
dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan.
11
Universitas Sumatera Utara
Menurut Ishak (2008, 89), manfaat dari penerapan sistem informasi pada
perpustakaan diantaranya adalah:
1.
2.
3.
4.
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna.
Meningkatkan citra perpustakaan.
Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global.
Menurut Supriyadi (2013), Manfaat sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari
sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem.
8. Dalam organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Dari pendapat di atas bahwa manfaat sistem informasi manajemen
perpustakaan ialah efisiensi, layanan yang lebih baik, meningkatkan citra
perpustakaan dan pengembangan infrastruktur.
2.2.4. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono
(2006), Harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari
otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses,
12
Universitas Sumatera Utara
pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan
pelaporan.
1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username
dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di
database.
2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan,
penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan
security.
3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi
fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user,
mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga
mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang
diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta
penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan
data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses,
pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label
barcode, dan nomor punggung buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi
yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia
perpustakaan.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem
otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan
manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya.
8. Pelaporan (Reporting). Sistem reporting yang memudahkan pengelola
perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat
dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita
atur.
Berdasarkan pendapat di atas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan
harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri.
2.3.
Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
2.3.1. Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan
perpustakaan. Kegiatan pengadaan (acquisition) menurut Siregar (1997, 4),
13
Universitas Sumatera Utara
Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang
dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah.
Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order
bibliographic checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan
penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip
yang berhubungan dengan pengadaan
.
Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar (1997, 5) yaitu
“Pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan
penerimaan bahan pustaka baru”.
1. Pemilihan.
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti
katalog penerbit atau katalog penjual buku.
2. Pengecekan Bibliografi.
Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu
pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file
katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat
catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu
pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapatdalam
salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten
pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada
pustakawan.
3. Pemesanan.
Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari
prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir
kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut
dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia.
Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke
dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan.
4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan.
Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan.
Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan
cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan.
Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang
diterima.
Dari uraian di atas diketahui pengadaan adalah kegiatan yang berkaitan
dengan pemerolehan bahan pustaka dan dalam meningkatkan mutu koleksi bahan
14
Universitas Sumatera Utara
pustaka dilakukan pemilihan, pengecekan bibliografi, pemesanan, penerimaan dan
pengajuan tuntutan di dalam suatu perpustakaan.
2.3.2. Pengatalogan
Menurut Siregar (1997, 4), “Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka
mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan catalog yang
digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan”.
Fungsi utama pengatalogan menurut Siregar (1997, 10), mencakup
pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan
penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima.
1. Proses Pengatalogan
Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger
memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar
tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu katalog
yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur
penyiapan fisik. Jika bahan tersebut adalah suatu judul baru kataloger
melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alat bantu
pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep
kartu katalog dasar. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur
pengklasifikasian.
2. Pengklasifikasian
Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur
pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan
alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klasifikasi yang sesuai
diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor
panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf
petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari
judul dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu
katalog didalamnya, kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik.
3. Penyiapan Fisik
Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan
katalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan
informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu
standar, biasanya menggunakan lembar stensil dan alat duplikator.
Sejumlah kartu entri tambahan kemudian dihasilkan dari kartu-kartu
standar tersebut. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk
setiap bahan pustaka baru. Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka
yang diterima dari penjilidan. Label diketik, termasuk label untuk
punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian
15
Universitas Sumatera Utara
diteruskan ke sirkulasi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak
koleksi perpustakaan.
Dari
pernyataan
di
atas
bahwa
dalam
pengatalogan
mencakup
pengatalogan dan pengklasifikasian dan penyiapan fisik akhir bahan pustaka.
2.3.3. Pengawasan Sirkulasi
Manajemen sirkulasi adalah suatu upaya perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, serta pengendalian kegiatan suatu urutan kerja pada setiap kegiatan
sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pelayanan sirkulasi
yang ada pada perpustakaan yaitu:
1. Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan
tepat.
2. Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi
dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang
meminjam.
3. Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam
Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33),
mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman.
Sistem dapat memproses pengembalian.
Sistem dapat memproses perpanjangan.
Sistem dapat memproses denda.
Sistem dapat memproses reservasi.
Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman
singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam.
7. Sistem dapat memelihara file anggota.
8. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan.
9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan.
10. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari
Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan.
11. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik.
16
Universitas Sumatera Utara
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya
pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung
2.3.3.1.
Keanggotaan
Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mendaftarkan
diri menjadi anggota.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 257),
Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan
maka dia harus mengisi formulir keanggotaan, maka dikembalikan kepada
petugas sirkulasi disertai dengan kelengkapan lainnya. Kelengkapan
keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan,
ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotocopy tanda pengenal.
2.3.3.2.
Peminjaman
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Layanan peminjaman merupakan
salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu
proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan
pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi”.
Menurut Syihabuddin (2007, 224),
Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang
dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna
meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi
yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan
agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah
17
Universitas Sumatera Utara
dikontrol, pengguna koleksi mudah
pengembalian mudah diprediksi.
2.3.3.3.
diketahui
dan
batas
waktu
Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada
waktunya.Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan
pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing
perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan
baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang
dimiliki perpustakaan.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Pengembalian adalah kegiatan
pencatatan
bukti
bahwa
pengguna
telah
mengembalikan
koleksi
yang
dipinjamnya”.
2.3.3.4.
Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah
batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya.
Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh
ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat
memerlukan bahan tersebut.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Memperpanjang masa pinjam adalah
kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu
yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode
peminjaman”.
18
Universitas Sumatera Utara
2.3.3.5.
Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada
waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan
pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk
keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Kegiatan penagihan adalah
pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam
karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan
paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama
dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu
setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah
keterlambatan”.
2.3.3.6.
Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang
berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna
serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan
kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur
yang benar.
4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
19
Universitas Sumatera Utara
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 83),
dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna
antara lain:
1. Denda.
2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan
dalam waktu tertentu.
3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajarmengajar.
Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan
perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan
pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan
yang lain.
Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang
ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran
ialah sebagai berikut:
1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.
2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya.
3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut
peraturan perpustakaan.
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada
pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Dengan adanya prosedur pemberian sanksi di atas maka pengguna harus
berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian
sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas
perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya di antara
para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.
20
Universitas Sumatera Utara
2.3.3.7.
Bebas Pustaka
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota
yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna
yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang
kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna,
keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk:
1.
2.
3.
4.
Ujian akhir.
Yudisium.
Penerimaan ijazah.
Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 84),
prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘Bebas Pinjaman’ menyerahkan
tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera
pada tanggal pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada
kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
pinjaman distempel ‘Bebas pinjaman’.
5. Petugas mengisi tanda bukti ‘Bebas pinjaman’ dengan identitas pengguna.
Menurut Lasa (2007, 171), untuk menjaga keutuhan koleksi secara
keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk
keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini
untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum
2.3.3.8.
Statistik Pengunjung
Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai
bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat
gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung
perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya
21
Universitas Sumatera Utara
pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah
anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik
harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.
Menurut Rahayuningsih (2007, 98),
Statistik pengunjung adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi
sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan.
Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah
peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan.
Fungsi statistik pengunjung adalah:
1. Menyusun laporan tahunan perpustakaan.
2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan.
3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan
pengguna.
4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga.
Menurut Syihabuddin (2007, 224),
Pustakawan menggunakan statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk
menyusun laporan tahunan, mengukur efisiensi berbagai bagian
perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan, memperkuat
alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta
menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan.
Dari uraian-uraian di atas diketahui bahwa pengawasan sirkulasi meliputi
Keanggotaan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian
sanksi, bebas pustaka, dan statistik pengunjung.
2.3.4. Pengawasan Serial
Kegiatan pengawasan serial (serial control) menurut Siregar (1997, 4),
“Semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan
22
Universitas Sumatera Utara
dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan
(claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial”.
Berdasarkan pendapat di atas, semua kegiatan yang berhubungan dengan
pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan
(routing), pengajuan tuntutan (claims), peminjaman dan penjilidan terbitan
berkala atau serial.
2.3.5. Katalog Talian
Katalog talian merupakan sistem temu kembali informasi berbasis
komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu
perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 5), “Katalog talian (online public access
catalogue = OPAC) adalah penyediaan fasilitas temu-balik koleksi perpustakaan
melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan”.
Berdasarkan pernyataan di atas, mengataka bahwa OPAC adalah suatu alat
bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan dan
sarana untuk memeriksa status bahan pustaka.
2.3.6. Statistik
Kegiatan statistik menurut Hasugian (2009, 171),
Pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan
pustaka , jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan,
jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang
dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan
sebagainya.
2.4.
Kerangka PIECES ( framework )
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan
pelanggan. Panduan ini dikenal dengan kerangka PIECES (performance,
23
Universitas Sumatera Utara
Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya
didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul
dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
(Al-Fatta 2007, 51).
Adapun beberapa indikator yang digunakan untuk mengidentifikasi
masalah adalah sebagai berikut:
1. Kinerja (Performance)
Menurut definisi konseptual, kinerja adalah suatu kemampuan sistem
dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera
tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang
digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).
a. Jumlah Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada
bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang
dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan
orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses
1 bahan pustaka yang masuk kepada perpustakaan dibutuhkan berapa
jam sehingga siap untuk dilayankan kepada pengguna. Kemudian hal
ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau
perlu ada peningkatan kinerja.
b. Waktu Tanggap – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan
dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini
dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi
ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut
direspons untuk diproses. Misalnya jika pengguna ingin mencari buku,
berapa lama menggunakan sistem informasi perpustakaan untuk
menentukan apakah buku tersebut ada / tidak dan dipinjam.
2. Informasi (Information)
Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan
keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Menurut Jogiyanto
(2005), Kriteria kualitas informasi adalah :
a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari
sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak
terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi
tersebut.
b. Tepat waktu (timeliness), berrti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan
mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam
pengambilan keputusan.
24
Universitas Sumatera Utara
c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat
untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu
dengan yang lainnya berbeda.
3. Ekonomi (Economy)
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah suatu sistem itu tepat
diterapkan pada suatu lembaga informasi khususnya perpustakaan dilihat dari
segi financial dan biaya yang dikeluarkan. Hal ini sangat penting karena untuk
menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan
manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya.
Untuk sebuah perpustakaan yang berorientasi non provit-oriented maka
penghitungan biaya pada sistem informasi menurut Al-Fatta (2007, 53), yang
digunakan yaitu:
a. Biaya tidak diketahui.
b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber.
c. Biaya terlalu tinggi.
4. Pengendalian (Control)
Dalam suatu sistem perlu diadakan sebuah kontrol atau pengendalian agar
sistem itu berjalan dengan baik. Analisa ini digunakan untuk mengetahui
sejauh mana pengendalian yang dilakukan agar sistem tersebut berjalan
dengan baik. Sebuah sistem perlu dilakukan kontrol yang baik pula dalam
upaya untuk memberikan rasa aman dan nyaman kepada pengguna ketika
menggunakan sistem tersebut. Dalam penelitian ini peneliti ingin menguji
sistem informasi manajemen perpustakaan dengan hal-hal yang mungkin
terjadi seperti dibawah ini.
Pengendalian terlalu lemah, yaitu:
a. Input data tidak diedit dengan cukup.
b. Kejahatan terhadap data.
c. Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau
informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai
wewenang.
d. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau
database-database yang berbeda.
e. Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)
f. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)
g. Error pembuatan keputusan terjadi
Pengendalian berlebihan, yaitu:
a. Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem
b. Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan
c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
5. Efisiensi (Eficiency)
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana
data yang secara berlebihan dimasukkan dan diproses juga informasi yang
dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak efisien dalam
25
Universitas Sumatera Utara
penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa sumberdaya prosesor,
memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses
sistem yang berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem
tersebut, bagaimana proses efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh
sistem saat ini.
Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa :
a. Data secara berlebihan dimasukan atau disalin
b. Data secara berlebihan diproses
c. Informasi secara berlebihan dihasilkan
6. Layanan (Services)
Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki
kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Pada bagian
ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem
yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah
teridentifikasi di bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab
kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut
terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi :
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya.
d. Sistem tidak mudah dipelajari.
e. Sistem tidak mudah digunakan.
f. Sistem canggung untuk digunakan.
g. Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum.
h. Sistem tidak fleksibel untuk berubah.
i. Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.
Hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen dengan kerangka PIECES
menurut Al Fatta (2007, 62), kerangka PIECES menitikberatkan pada bagaimana
mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada Sistem Informasi Manajemen.
Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan
kerangka PIECES yang menguraikan kedalam 6 fokus yaitu kinerja, informasi,
ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan layanan. Hasilnya adalah dokumen
kelemahan SIM dan akan menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang
harus dibuat pada SIM yang akan dikembangkan.
26
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) bukan suatu hal baru untuk diketahui,
namun SIM merupakan penerapan teknologi informasi di dalam organisasi atau
perusahaan dalam proses bisnis.
Menurut Pangestu (2003, 9), “SIM adalah kumpulan dari interaksi sistemsistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data
untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen”.
Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis dalam Jogiyanto
(2001,14),
“Sistem
manusia/mesin
yang
menyediakan
informasi
untuk
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu
organisasi".
Sedangkan menurut Kumorotomo dan Agus (1998, 13), “SIM ialah suatu
sistem yang disediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi”.
Berdasarkan uraian di atas diketahui bahwa SIM adalah kumpulan sari
interaksi sistem/manusia yang mengumpulkan dan mengelola data untuk
menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
2.2.
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Perpustakaan
Penerapan SIM pada perpustakaan dilakukan demi memberikan pelayanan
terbaik kepada pengguna. Penerapan SIM pada perpustakaan didukung oleh
5
Universitas Sumatera Utara
perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. Menurut
Saputra (2010), penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan
memerlukan
software
(perangkat
lunak)
yang
didesain
khusus
untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di
gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel
dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan
perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem
informasi manajemen perpustakaan.
Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan
erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian
dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian
berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi.
Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik
dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari
dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang
dikarang oleh Supriyanto dan Husin (2008, 23), “Tujuan penerapan TI adalah
untuk otomasi kerja perpustakaan yang pada dasarnya adalah membantu semua
pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat”.
Dalam
penerapannya
di
perpustakaan,
menurut
Bryson
(1990),
“Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan
dengan
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan
tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian”.
6
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa penerapan sistem informasi
manajemen pada perpustakaan untuk otomasi kerja perpustakaan yang
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, aplikasi perangkat lunak dan
sumber dana dengan memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan bagian yang tidak
dapat terpisah dari perpustakaan karena, dengan adanya SIM maka perpustakaan
dapat dikelola dengan baik.
Menurut Harefa (2009, 12), “SIM Perpustakaan ialah sebuah proses
pengolahan dengan bantuan teknologi informasi (TI). Sistem informasi
manajemen perpustakaan memanfaatkan TI untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan
dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem terkomputerisasi”.
Sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Royandiah (2007),
Suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau
informasi yang berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan.
Sistem informasi manajemen mendukung aktivitas manusia dalam
lingkungan organisasi seperti perpustakaan dengan menyajikan suatu data
secara efektif dalam waktu yang singkat sehingga memudahkan
pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan.
Sejalan dengan Royandiah sistem informasi manajemen perpustakaan
menurut Hakam (2006), adalah
Bisnis (business process) yang ada di perpustakaan, yang terintegrasi
mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka,
sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership,
pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting
aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Sistem ini
disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan dari bagian-bagian yang ada di
perpustakaan.
7
Universitas Sumatera Utara
Dari pernyataan di atas bahwa sistem informasi manajemen perpustakaan
dapat memberikan kemudahan bagi pustakawan untuk melakukan tugas-tugas
operasional dalam perpustakaan karena sudah terintegrasi dan terkomputerisasi.
2.2.2. Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Menurut Saputra (2010), “Penerapan sistem informasi manajemen pada
perpustakaan Diperlukan software (perangkat lunak) yang dirancang khusus untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di
gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel
dan user friendly”. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan
perpustakaan dapat
mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem
dalam perpustakaan.
Menurut Sutanta (2005, 20), “Perangkat lunak adalah serangkaian
instruksi dengan aturan tertentu untuk mengatur operasi perangkat keras”. Sejalan
dengan pendapat Sutanta, Komorotomo dan Margono (1999, 35), mendefenisikan
bahwa “Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh
perangkat keras pengolah data atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat
melaksanakan pemrosesan data sesuai dengan yang dikehendaki”.
Berdasarkan pendapat di atas, maka perangkat lunak yang digunakan
dalam
SIM
Perpustakaan
dapat
memenuhi
kebutuhan
pengguna
dan
mempermudah pustakawan dalam mengelolanya.
8
Universitas Sumatera Utara
Secara
umum,
perangkat
lunak
aplikasi
perpustakaan
dapat
dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak komersial dan
perangkat lunak gratis.
1. Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software)
Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) menurut Sonhaji
(2012), Perangkat lunak hak beli, karena mempunyai hak cipta. Setiap
orang yang bermaksud menginstalnya harus membelinya. Jika tidak
membayar berarti melakukan pembajakan. Perangkat lunak ini juga
disertai lisensi yang melarang pembeli menyalin perangkat lunak untuk
diberikan kepada orang lain ataupun untuk dijual kembali. Perangkat lunak
komersial terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah:
a. NCI BookMan.
b. Dynix.
c. IBRA Advance.
2. Perangkat Lunak Gratis
Perangkat Lunak Gratis menurut Sonhaji (2012), Perangkat lunak yang
digunakan tanpa perlu membayar sama sekali. Perangkat lunak tanpa kode
sumber dan bebas digunakan oleh siapa saja tanpa perlu membayar.
Perangkat lunak gratis terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah:
a. Senayan.
b. Athenaeum Light.
c. Igloo
d. X-Igloo
e. OpenBiblio
f. PhpMyLibrary
Menurut Salmi (2012) dalam pemilihan harus mempertimbangkan kriteria
sebagai berikut:
1. Kegunaan
Fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan
informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan
keputusan.
2. Ekonomis
Biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan perangkat lunak
sesuai dengan hasil yang didapatkan
3. Kehandalan
Mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekwensi besar dan terus
menerus.
4. Kapasitas
9
Universitas Sumatera Utara
Mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu
kembali yang cepat
5. Sederhana
Menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan
interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel
Dapat diaplikasikan dibeberapa jenis sistem operasi dan institusi serta
maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dalam memilih perangkat lunak, ada banyak faktor dan kriteria yang
sebaiknya dipertimbangkan oleh perpustakaan. Menurut Tedd (1993, 101-102)
ada 5 (lima) faktor dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih perangkat
lunak yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, yaitu:
1. Faktor Umum
Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih
perangkat lunak antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah
menggunakan perangkat lunak tersebut. Untuk ini perlu dilakukan
kunjungan ke perpustakaan yang telah menggunakannya kemudian
melakukan studi dan diskusi mendalam tentang cara kerja dan peralatan
sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan karena lokasi yang
berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti suratmenyurat untuk mengetahui keberadaan perangkat lunak tersebut.
Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan perangkat lunak
yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang
dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan
vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep
pemasaran yaitu promosi terhadap produknya.
2. Faktor Teknis
Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih
perangkat lunak, yaitu (1) apakah perangkat lunak tersebut dapat
melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat, (2)
apakah perangkat lunak tersebut dapat dijalankan pada perangkat keras
(hardware) yang tersedia, (3) apakah perangkat lunak tersebut dapat
dijalankan pada sistem operasi yang tersedia, (4) batasan data, berapa
jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records
dan sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan perangkat lunak
tersebut, dan (6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam
perangkat lunak.
3. Faktor Pendukung
10
Universitas Sumatera Utara
Faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih
perangkat lunak, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman
instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya.
Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk
memasang perangkat lunak, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrade)
sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru
dari perangkat lunak tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi
pengguna (user group) untuk perangkat lunak tersebut.Biasanya perangkat
lunak yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar-menukar
pengalaman menggunakannya.
Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada
kalanya menyelenggarakan seminar dan kegiatan lainnya.
4. Faktor Biaya
Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari perangkat
lunak yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu perangkat lunak
harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya.
Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung menjadi
semakin mahal.
Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan
kemampuan anggaran perpustakaan.
5. Faktor Hukum
Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli
perangkat lunak ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui
dalam faktor hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam
pembelian perangkat lunak tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli
perangkat lunak selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut
dapat berbeda satu dengan lainnya.
Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah
pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak
pemeliharaan sistem.
Berdasarkan uraian di atas, maka dalam pemilihan perangkat lunak yang
gratis ataupun berbayar disesuaikan dengan kriteria dan faktor-faktor yang
mempengaruhi pemilihan perangkat lunak.
2.2.3. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang
terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen,
dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan.
11
Universitas Sumatera Utara
Menurut Ishak (2008, 89), manfaat dari penerapan sistem informasi pada
perpustakaan diantaranya adalah:
1.
2.
3.
4.
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna.
Meningkatkan citra perpustakaan.
Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global.
Menurut Supriyadi (2013), Manfaat sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari
sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem.
8. Dalam organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Dari pendapat di atas bahwa manfaat sistem informasi manajemen
perpustakaan ialah efisiensi, layanan yang lebih baik, meningkatkan citra
perpustakaan dan pengembangan infrastruktur.
2.2.4. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono
(2006), Harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari
otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses,
12
Universitas Sumatera Utara
pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan
pelaporan.
1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username
dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di
database.
2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan,
penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan
security.
3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi
fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user,
mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga
mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang
diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta
penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan
data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses,
pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label
barcode, dan nomor punggung buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi
yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia
perpustakaan.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem
otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan
manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya.
8. Pelaporan (Reporting). Sistem reporting yang memudahkan pengelola
perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat
dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita
atur.
Berdasarkan pendapat di atas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan
harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri.
2.3.
Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
2.3.1. Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan
perpustakaan. Kegiatan pengadaan (acquisition) menurut Siregar (1997, 4),
13
Universitas Sumatera Utara
Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang
dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah.
Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order
bibliographic checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan
penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip
yang berhubungan dengan pengadaan
.
Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar (1997, 5) yaitu
“Pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan
penerimaan bahan pustaka baru”.
1. Pemilihan.
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti
katalog penerbit atau katalog penjual buku.
2. Pengecekan Bibliografi.
Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu
pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file
katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat
catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu
pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapatdalam
salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten
pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada
pustakawan.
3. Pemesanan.
Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari
prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir
kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut
dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia.
Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke
dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan.
4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan.
Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan.
Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan
cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan.
Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang
diterima.
Dari uraian di atas diketahui pengadaan adalah kegiatan yang berkaitan
dengan pemerolehan bahan pustaka dan dalam meningkatkan mutu koleksi bahan
14
Universitas Sumatera Utara
pustaka dilakukan pemilihan, pengecekan bibliografi, pemesanan, penerimaan dan
pengajuan tuntutan di dalam suatu perpustakaan.
2.3.2. Pengatalogan
Menurut Siregar (1997, 4), “Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka
mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan catalog yang
digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan”.
Fungsi utama pengatalogan menurut Siregar (1997, 10), mencakup
pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan
penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima.
1. Proses Pengatalogan
Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger
memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar
tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu katalog
yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur
penyiapan fisik. Jika bahan tersebut adalah suatu judul baru kataloger
melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alat bantu
pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep
kartu katalog dasar. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur
pengklasifikasian.
2. Pengklasifikasian
Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur
pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan
alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klasifikasi yang sesuai
diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor
panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf
petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari
judul dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu
katalog didalamnya, kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik.
3. Penyiapan Fisik
Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan
katalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan
informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu
standar, biasanya menggunakan lembar stensil dan alat duplikator.
Sejumlah kartu entri tambahan kemudian dihasilkan dari kartu-kartu
standar tersebut. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk
setiap bahan pustaka baru. Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka
yang diterima dari penjilidan. Label diketik, termasuk label untuk
punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian
15
Universitas Sumatera Utara
diteruskan ke sirkulasi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak
koleksi perpustakaan.
Dari
pernyataan
di
atas
bahwa
dalam
pengatalogan
mencakup
pengatalogan dan pengklasifikasian dan penyiapan fisik akhir bahan pustaka.
2.3.3. Pengawasan Sirkulasi
Manajemen sirkulasi adalah suatu upaya perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, serta pengendalian kegiatan suatu urutan kerja pada setiap kegiatan
sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pelayanan sirkulasi
yang ada pada perpustakaan yaitu:
1. Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan
tepat.
2. Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi
dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang
meminjam.
3. Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam
Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33),
mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman.
Sistem dapat memproses pengembalian.
Sistem dapat memproses perpanjangan.
Sistem dapat memproses denda.
Sistem dapat memproses reservasi.
Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman
singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam.
7. Sistem dapat memelihara file anggota.
8. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan.
9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan.
10. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari
Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan.
11. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik.
16
Universitas Sumatera Utara
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya
pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung
2.3.3.1.
Keanggotaan
Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mendaftarkan
diri menjadi anggota.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 257),
Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan
maka dia harus mengisi formulir keanggotaan, maka dikembalikan kepada
petugas sirkulasi disertai dengan kelengkapan lainnya. Kelengkapan
keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan,
ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotocopy tanda pengenal.
2.3.3.2.
Peminjaman
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Layanan peminjaman merupakan
salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu
proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan
pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi”.
Menurut Syihabuddin (2007, 224),
Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang
dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna
meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi
yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan
agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah
17
Universitas Sumatera Utara
dikontrol, pengguna koleksi mudah
pengembalian mudah diprediksi.
2.3.3.3.
diketahui
dan
batas
waktu
Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada
waktunya.Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan
pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing
perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan
baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang
dimiliki perpustakaan.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Pengembalian adalah kegiatan
pencatatan
bukti
bahwa
pengguna
telah
mengembalikan
koleksi
yang
dipinjamnya”.
2.3.3.4.
Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah
batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya.
Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh
ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat
memerlukan bahan tersebut.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Memperpanjang masa pinjam adalah
kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu
yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode
peminjaman”.
18
Universitas Sumatera Utara
2.3.3.5.
Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada
waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan
pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk
keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96), “Kegiatan penagihan adalah
pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam
karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan
paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama
dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu
setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah
keterlambatan”.
2.3.3.6.
Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang
berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna
serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan
kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur
yang benar.
4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
19
Universitas Sumatera Utara
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 83),
dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna
antara lain:
1. Denda.
2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan
dalam waktu tertentu.
3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajarmengajar.
Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan
perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan
pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan
yang lain.
Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang
ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran
ialah sebagai berikut:
1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.
2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya.
3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut
peraturan perpustakaan.
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada
pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Dengan adanya prosedur pemberian sanksi di atas maka pengguna harus
berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian
sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas
perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya di antara
para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.
20
Universitas Sumatera Utara
2.3.3.7.
Bebas Pustaka
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota
yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna
yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang
kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna,
keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk:
1.
2.
3.
4.
Ujian akhir.
Yudisium.
Penerimaan ijazah.
Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 84),
prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘Bebas Pinjaman’ menyerahkan
tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera
pada tanggal pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada
kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
pinjaman distempel ‘Bebas pinjaman’.
5. Petugas mengisi tanda bukti ‘Bebas pinjaman’ dengan identitas pengguna.
Menurut Lasa (2007, 171), untuk menjaga keutuhan koleksi secara
keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk
keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini
untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum
2.3.3.8.
Statistik Pengunjung
Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai
bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat
gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung
perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya
21
Universitas Sumatera Utara
pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah
anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik
harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.
Menurut Rahayuningsih (2007, 98),
Statistik pengunjung adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi
sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan.
Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah
peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan.
Fungsi statistik pengunjung adalah:
1. Menyusun laporan tahunan perpustakaan.
2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan.
3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan
pengguna.
4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga.
Menurut Syihabuddin (2007, 224),
Pustakawan menggunakan statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk
menyusun laporan tahunan, mengukur efisiensi berbagai bagian
perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan, memperkuat
alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta
menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan.
Dari uraian-uraian di atas diketahui bahwa pengawasan sirkulasi meliputi
Keanggotaan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian
sanksi, bebas pustaka, dan statistik pengunjung.
2.3.4. Pengawasan Serial
Kegiatan pengawasan serial (serial control) menurut Siregar (1997, 4),
“Semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan
22
Universitas Sumatera Utara
dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan
(claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial”.
Berdasarkan pendapat di atas, semua kegiatan yang berhubungan dengan
pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan
(routing), pengajuan tuntutan (claims), peminjaman dan penjilidan terbitan
berkala atau serial.
2.3.5. Katalog Talian
Katalog talian merupakan sistem temu kembali informasi berbasis
komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu
perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 5), “Katalog talian (online public access
catalogue = OPAC) adalah penyediaan fasilitas temu-balik koleksi perpustakaan
melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan”.
Berdasarkan pernyataan di atas, mengataka bahwa OPAC adalah suatu alat
bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan dan
sarana untuk memeriksa status bahan pustaka.
2.3.6. Statistik
Kegiatan statistik menurut Hasugian (2009, 171),
Pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan
pustaka , jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan,
jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang
dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan
sebagainya.
2.4.
Kerangka PIECES ( framework )
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan
pelanggan. Panduan ini dikenal dengan kerangka PIECES (performance,
23
Universitas Sumatera Utara
Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya
didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul
dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
(Al-Fatta 2007, 51).
Adapun beberapa indikator yang digunakan untuk mengidentifikasi
masalah adalah sebagai berikut:
1. Kinerja (Performance)
Menurut definisi konseptual, kinerja adalah suatu kemampuan sistem
dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera
tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang
digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).
a. Jumlah Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada
bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang
dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan
orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses
1 bahan pustaka yang masuk kepada perpustakaan dibutuhkan berapa
jam sehingga siap untuk dilayankan kepada pengguna. Kemudian hal
ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau
perlu ada peningkatan kinerja.
b. Waktu Tanggap – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan
dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini
dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi
ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut
direspons untuk diproses. Misalnya jika pengguna ingin mencari buku,
berapa lama menggunakan sistem informasi perpustakaan untuk
menentukan apakah buku tersebut ada / tidak dan dipinjam.
2. Informasi (Information)
Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan
keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Menurut Jogiyanto
(2005), Kriteria kualitas informasi adalah :
a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari
sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak
terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi
tersebut.
b. Tepat waktu (timeliness), berrti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan
mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam
pengambilan keputusan.
24
Universitas Sumatera Utara
c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat
untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu
dengan yang lainnya berbeda.
3. Ekonomi (Economy)
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah suatu sistem itu tepat
diterapkan pada suatu lembaga informasi khususnya perpustakaan dilihat dari
segi financial dan biaya yang dikeluarkan. Hal ini sangat penting karena untuk
menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan
manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya.
Untuk sebuah perpustakaan yang berorientasi non provit-oriented maka
penghitungan biaya pada sistem informasi menurut Al-Fatta (2007, 53), yang
digunakan yaitu:
a. Biaya tidak diketahui.
b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber.
c. Biaya terlalu tinggi.
4. Pengendalian (Control)
Dalam suatu sistem perlu diadakan sebuah kontrol atau pengendalian agar
sistem itu berjalan dengan baik. Analisa ini digunakan untuk mengetahui
sejauh mana pengendalian yang dilakukan agar sistem tersebut berjalan
dengan baik. Sebuah sistem perlu dilakukan kontrol yang baik pula dalam
upaya untuk memberikan rasa aman dan nyaman kepada pengguna ketika
menggunakan sistem tersebut. Dalam penelitian ini peneliti ingin menguji
sistem informasi manajemen perpustakaan dengan hal-hal yang mungkin
terjadi seperti dibawah ini.
Pengendalian terlalu lemah, yaitu:
a. Input data tidak diedit dengan cukup.
b. Kejahatan terhadap data.
c. Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau
informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai
wewenang.
d. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau
database-database yang berbeda.
e. Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)
f. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)
g. Error pembuatan keputusan terjadi
Pengendalian berlebihan, yaitu:
a. Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem
b. Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan
c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
5. Efisiensi (Eficiency)
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana
data yang secara berlebihan dimasukkan dan diproses juga informasi yang
dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak efisien dalam
25
Universitas Sumatera Utara
penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa sumberdaya prosesor,
memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses
sistem yang berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem
tersebut, bagaimana proses efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh
sistem saat ini.
Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa :
a. Data secara berlebihan dimasukan atau disalin
b. Data secara berlebihan diproses
c. Informasi secara berlebihan dihasilkan
6. Layanan (Services)
Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki
kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Pada bagian
ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem
yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah
teridentifikasi di bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab
kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut
terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi :
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya.
d. Sistem tidak mudah dipelajari.
e. Sistem tidak mudah digunakan.
f. Sistem canggung untuk digunakan.
g. Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum.
h. Sistem tidak fleksibel untuk berubah.
i. Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.
Hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen dengan kerangka PIECES
menurut Al Fatta (2007, 62), kerangka PIECES menitikberatkan pada bagaimana
mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada Sistem Informasi Manajemen.
Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan
kerangka PIECES yang menguraikan kedalam 6 fokus yaitu kinerja, informasi,
ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan layanan. Hasilnya adalah dokumen
kelemahan SIM dan akan menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang
harus dibuat pada SIM yang akan dikembangkan.
26
Universitas Sumatera Utara