Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi Menggunakan Kerangka PIECES
ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI
MENGGUNAKAN KERANGKA PIECES
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.sos) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Disusun oleh :
RAMSON SALMANDO SILALAHI
090709021
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Ramson S. Silalahi. 2016. Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Universitas Pembangunan Panca Budi Menggunakan Kerangka PIECES.
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya,
Universitas Sumatera Utara.
Penelitian dilakukan pada Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi manajemen
(SIM) pada Perpustakaan UNPAB yang menggunakan kerangka PIECES. Metode
penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif dengan menggunakan wawancara
dan observasi. Hasil penelitian ini menjelaskan secara deskriptif sistem informasi
manajemen perpustakaan dengan kerangka PIECES bahwa kinerja dilihat dari
waktu tanggap dan jumlah produksi mengalami peningkatan dan masih mengarah
padavisi perpustakaan UNPAB. Informasi yang dihasilkan belum sepenuhnya
akurat dikarenakan ketika mengkonversi data dari Ms.Excel terjadi error sehingga
validasi data dilakukan secara bertahap. Secara ekonomi terjadi penghematan
setelah penerapan sistem informasi manajemen. Pengendalian sudah teruji dengan
baik bahwa Perpustakaan UNPAB memiliki standart ISO dan diaudit oleh KJM,
namun masih melakukan validasi data meski sudah dua kali perubahan. Efisiensi
menjadi masalah yang perlu serius yaitu ketika padam listrik mengakibatkan
semua aktivitas perpustakaan berhenti. Layanan yang diberikan dapat memenuhi
kepuasan pengguna dengan adanya open acces,sistem pesan pinjam dan respon
terhadap kritik dan saran yang disediakan perpustakaan UNPAB.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Kerangka PIECES
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Terima kasih dan syukur yang mendalam peneliti ucapkan kepada Allah
pencipta langit dan bumi yang telah memberikan rahmat serta anugera-Nya
sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi
menggunakan kerangka PIECES”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu
persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.sos) dalam bidang Ilmu
Perpustakaan dan Informasi di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada
keluarga peneliti, Bapak Saludin Silalahi dan Alm. Ibu Sinur Serlina br.
Silitonga yang telah menanti dengan sabar, mendukung dalam doa, dan dengan
ketulusan untuk membantu peneliti. Kak Lilis Cori Pratiwi Silalahi dan Lae
Nainggolan (yang dikaruniai buah hati “jojo”) turut mendukung dalam doa dan
dana, serta tidak lupa sama adek peneliti Desi Fitri Silalahi, terima kasih buat
kehadirannya untuk terus bertanya akan proses yang sudah peneliti kerjakan.
Peneliti juga menyampaikan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah
membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun
tidak langsung, antara lain :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
USU.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, Selaku ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya serta sebagai Penguji I.
ii
Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Drs. A. Ridwan Siregar, SH, M.Lib selaku dosen Pembimbing I
yang telah meluangkan waktu membimbing Peneliti dalam menyelesaikan
skripsi ini.
4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang
telah meluangkan waktu serta kesabaran yang luar biasa dalam
membimbing Peneliti.
5. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku dosen penguji II yang
member saran dan masukan untuk menyelesaikan skripsi ini menjadi lebih
baik lagi.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah
mendidik Peneliti selama perkuliahan.
7. Abangda Yudhi selaku staf pegawai program studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi yang banyak membantu penyusunan berkas dan informasi.
8. Kepala Perpustakaan UNPAB Pak Sutarno, dan Staf Pustakawan
Perpustakaan UNPAB Kak Ellyana dan Kak Gita yang telah membantu
dan memberikan informasi yang dibutuhkan Peneliti dalam penelitian ini.
9. Buat kakak dan abang IMPUS angkatan 2007, 2008 rekan-rekan angkatan
2009 dan adik-adik 2010, 2011, 2012 dan sampai 2015. Makasih buat
semangatnya.
10. Buat Army ada kak Junita, Samuel dan Risanty..kalian selalu dihati.
11. Buat keluarga Harmonika 76 ada Bg Bonar, Bg Baga, Yolanda (Olan),
Tommy, Admiron, Yuki, dan Lela. Makasih buat hidup, semangat doa dan
pengajarannya.
iii
Universitas Sumatera Utara
12. Buat Koordinasi FIB yang dulu dan sekarang entah siapapun yang
termasuk didalamnya (banyak kali), thanks ya teman-teman buat
dukungannya yang gak bisa Peneliti balas.
13. Buat FT (Evan, Rianto, Ovit, Hans, Hendrik dll), FKG (Dewi, Faber,
Simon, Rika, Ribka dll), FKep (Fajar, Siska, Elvis, dll) FEB (Sinta, Friska,
Dody, Iman, Herbet, Pebriyanti, Yohana, Fitri, Rayati dll), FH ( Sarah,
Adven dll), FISIP (kak Juni, kak Maria, Elisabeth, dll ) dan semua UP
yang lain. Thanks buat doa dan selalu mengingatkan Peneliti dalam
mengerjakan skripsi.
14. Buat teman-teman Lorsem Bg Fendi (Dosen MIPA), Izen, Sule, Usman
dll) makasih buat semangat dan dorongannya, itu sangat berarti bagi
Peneliti.
Peneliti berharap dan berdoa untuk semua pihak agar diberkati dalam
segala hal dan semakin dekat dengan Tuhan. Peneliti menyadari sepenuhnya
bahwa di dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh
karena itu. Peneliti mengharapkan adanya masukan yang positif untuk
memperbaiki skripsi ini selanjutnya. Semoga dapat bermanfaat bagi pembaca.
Medan,
April 2016
Ramson S Silalahi
090709021
iv
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................v
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1
1.1. Latar Belakang Penelitian .........................................................................1
1.2. Rumusan Masalah .....................................................................................3
1.3. Tujuan Penelitian .......................................................................................3
1.4. Manfaat Penelitian .....................................................................................4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian .........................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................5
2.1. Sistem Informasi Manajemen ....................................................................5
2.2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Perpustakaan ...................5
2.2.1.Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ..........................7
2.2.2.Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan................8
2.2.3.Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ...........................11
2.2.4.Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ........................12
2.3. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan..................................................13
2.3.1.Pengadaan ..............................................................................................13
2.3.2.Pengatalogan ..........................................................................................15
2.3.3.Pengawasan Sirkulasi ............................................................................16
2.3.4.Pengawasan Serial .................................................................................22
2.3.5.Katalog Talian........................................................................................23
2.3.6.Statistik ..................................................................................................23
2.4. Kerangka PIECES ( framework ) ............................................................23
BAB III METODE PENELITIAN.........................................................................27
3.1. Gambaran Umum Perpustakaan UNPAB ...............................................27
3.2. Lokasi Penelitian .....................................................................................28
3.3. Pendekatan dan Metode yang Digunakan ...............................................28
3.4. Data dan Sumber Data .............................................................................29
3.5. Prosedur Pengumpulan Data ...................................................................29
3.5. Instrumen Penelitian ................................................................................31
3.6. Analisis Data ...........................................................................................31
3.7. Keabsahan Data .......................................................................................32
BAB IV ..................................................................................................................34
HASIL DAN PEMBAHASAN ..............................................................................34
4.1. Data .........................................................................................................34
4.1.1.Deskripsi Data........................................................................................34
4.1.2.Temuan Penelitian .................................................................................35
4.2. Hasil Analisis ..........................................................................................36
4.2.1.Performance (Kinerja) ...........................................................................36
4.2.2.Information (Informasi) .........................................................................36
4.2.3.Economy (Ekonomi) ..............................................................................40
4.2.4.Control (Pengendalian) ..........................................................................42
4.2.5.Efficiency (Efisiensi) ..............................................................................43
v
Universitas Sumatera Utara
4.2.6.Service (Layanan) ..................................................................................46
BAB V....................................................................................................................47
KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................................47
5.1. Kesimpulan ..............................................................................................47
5.2. Saran ........................................................................................................48
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................50
LAMPIRAN I ........................................................................................................53
LAMPIRAN II .......................................................................................................57
LAMPIRAN III ......................................................................................................68
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan Perpustakaan UNPAB
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
vii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Tampilan OPAC Perpustakaan UNPAB
viii
Universitas Sumatera Utara
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI
MENGGUNAKAN KERANGKA PIECES
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.sos) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Disusun oleh :
RAMSON SALMANDO SILALAHI
090709021
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
Ramson S. Silalahi. 2016. Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Universitas Pembangunan Panca Budi Menggunakan Kerangka PIECES.
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya,
Universitas Sumatera Utara.
Penelitian dilakukan pada Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi manajemen
(SIM) pada Perpustakaan UNPAB yang menggunakan kerangka PIECES. Metode
penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif dengan menggunakan wawancara
dan observasi. Hasil penelitian ini menjelaskan secara deskriptif sistem informasi
manajemen perpustakaan dengan kerangka PIECES bahwa kinerja dilihat dari
waktu tanggap dan jumlah produksi mengalami peningkatan dan masih mengarah
padavisi perpustakaan UNPAB. Informasi yang dihasilkan belum sepenuhnya
akurat dikarenakan ketika mengkonversi data dari Ms.Excel terjadi error sehingga
validasi data dilakukan secara bertahap. Secara ekonomi terjadi penghematan
setelah penerapan sistem informasi manajemen. Pengendalian sudah teruji dengan
baik bahwa Perpustakaan UNPAB memiliki standart ISO dan diaudit oleh KJM,
namun masih melakukan validasi data meski sudah dua kali perubahan. Efisiensi
menjadi masalah yang perlu serius yaitu ketika padam listrik mengakibatkan
semua aktivitas perpustakaan berhenti. Layanan yang diberikan dapat memenuhi
kepuasan pengguna dengan adanya open acces,sistem pesan pinjam dan respon
terhadap kritik dan saran yang disediakan perpustakaan UNPAB.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Kerangka PIECES
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Terima kasih dan syukur yang mendalam peneliti ucapkan kepada Allah
pencipta langit dan bumi yang telah memberikan rahmat serta anugera-Nya
sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi
menggunakan kerangka PIECES”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu
persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.sos) dalam bidang Ilmu
Perpustakaan dan Informasi di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada
keluarga peneliti, Bapak Saludin Silalahi dan Alm. Ibu Sinur Serlina br.
Silitonga yang telah menanti dengan sabar, mendukung dalam doa, dan dengan
ketulusan untuk membantu peneliti. Kak Lilis Cori Pratiwi Silalahi dan Lae
Nainggolan (yang dikaruniai buah hati “jojo”) turut mendukung dalam doa dan
dana, serta tidak lupa sama adek peneliti Desi Fitri Silalahi, terima kasih buat
kehadirannya untuk terus bertanya akan proses yang sudah peneliti kerjakan.
Peneliti juga menyampaikan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah
membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun
tidak langsung, antara lain :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
USU.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, Selaku ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya serta sebagai Penguji I.
ii
Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Drs. A. Ridwan Siregar, SH, M.Lib selaku dosen Pembimbing I
yang telah meluangkan waktu membimbing Peneliti dalam menyelesaikan
skripsi ini.
4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang
telah meluangkan waktu serta kesabaran yang luar biasa dalam
membimbing Peneliti.
5. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku dosen penguji II yang
member saran dan masukan untuk menyelesaikan skripsi ini menjadi lebih
baik lagi.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah
mendidik Peneliti selama perkuliahan.
7. Abangda Yudhi selaku staf pegawai program studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi yang banyak membantu penyusunan berkas dan informasi.
8. Kepala Perpustakaan UNPAB Pak Sutarno, dan Staf Pustakawan
Perpustakaan UNPAB Kak Ellyana dan Kak Gita yang telah membantu
dan memberikan informasi yang dibutuhkan Peneliti dalam penelitian ini.
9. Buat kakak dan abang IMPUS angkatan 2007, 2008 rekan-rekan angkatan
2009 dan adik-adik 2010, 2011, 2012 dan sampai 2015. Makasih buat
semangatnya.
10. Buat Army ada kak Junita, Samuel dan Risanty..kalian selalu dihati.
11. Buat keluarga Harmonika 76 ada Bg Bonar, Bg Baga, Yolanda (Olan),
Tommy, Admiron, Yuki, dan Lela. Makasih buat hidup, semangat doa dan
pengajarannya.
iii
Universitas Sumatera Utara
12. Buat Koordinasi FIB yang dulu dan sekarang entah siapapun yang
termasuk didalamnya (banyak kali), thanks ya teman-teman buat
dukungannya yang gak bisa Peneliti balas.
13. Buat FT (Evan, Rianto, Ovit, Hans, Hendrik dll), FKG (Dewi, Faber,
Simon, Rika, Ribka dll), FKep (Fajar, Siska, Elvis, dll) FEB (Sinta, Friska,
Dody, Iman, Herbet, Pebriyanti, Yohana, Fitri, Rayati dll), FH ( Sarah,
Adven dll), FISIP (kak Juni, kak Maria, Elisabeth, dll ) dan semua UP
yang lain. Thanks buat doa dan selalu mengingatkan Peneliti dalam
mengerjakan skripsi.
14. Buat teman-teman Lorsem Bg Fendi (Dosen MIPA), Izen, Sule, Usman
dll) makasih buat semangat dan dorongannya, itu sangat berarti bagi
Peneliti.
Peneliti berharap dan berdoa untuk semua pihak agar diberkati dalam
segala hal dan semakin dekat dengan Tuhan. Peneliti menyadari sepenuhnya
bahwa di dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh
karena itu. Peneliti mengharapkan adanya masukan yang positif untuk
memperbaiki skripsi ini selanjutnya. Semoga dapat bermanfaat bagi pembaca.
Medan,
April 2016
Ramson S Silalahi
090709021
iv
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................v
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1
1.1. Latar Belakang Penelitian .........................................................................1
1.2. Rumusan Masalah .....................................................................................3
1.3. Tujuan Penelitian .......................................................................................3
1.4. Manfaat Penelitian .....................................................................................4
1.5. Ruang Lingkup Penelitian .........................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................5
2.1. Sistem Informasi Manajemen ....................................................................5
2.2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Perpustakaan ...................5
2.2.1.Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ..........................7
2.2.2.Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan................8
2.2.3.Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ...........................11
2.2.4.Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ........................12
2.3. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan..................................................13
2.3.1.Pengadaan ..............................................................................................13
2.3.2.Pengatalogan ..........................................................................................15
2.3.3.Pengawasan Sirkulasi ............................................................................16
2.3.4.Pengawasan Serial .................................................................................22
2.3.5.Katalog Talian........................................................................................23
2.3.6.Statistik ..................................................................................................23
2.4. Kerangka PIECES ( framework ) ............................................................23
BAB III METODE PENELITIAN.........................................................................27
3.1. Gambaran Umum Perpustakaan UNPAB ...............................................27
3.2. Lokasi Penelitian .....................................................................................28
3.3. Pendekatan dan Metode yang Digunakan ...............................................28
3.4. Data dan Sumber Data .............................................................................29
3.5. Prosedur Pengumpulan Data ...................................................................29
3.5. Instrumen Penelitian ................................................................................31
3.6. Analisis Data ...........................................................................................31
3.7. Keabsahan Data .......................................................................................32
BAB IV ..................................................................................................................34
HASIL DAN PEMBAHASAN ..............................................................................34
4.1. Data .........................................................................................................34
4.1.1.Deskripsi Data........................................................................................34
4.1.2.Temuan Penelitian .................................................................................35
4.2. Hasil Analisis ..........................................................................................36
4.2.1.Performance (Kinerja) ...........................................................................36
4.2.2.Information (Informasi) .........................................................................36
4.2.3.Economy (Ekonomi) ..............................................................................40
4.2.4.Control (Pengendalian) ..........................................................................42
4.2.5.Efficiency (Efisiensi) ..............................................................................43
v
Universitas Sumatera Utara
4.2.6.Service (Layanan) ..................................................................................46
BAB V....................................................................................................................47
KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................................47
5.1. Kesimpulan ..............................................................................................47
5.2. Saran ........................................................................................................48
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................50
LAMPIRAN I ........................................................................................................53
LAMPIRAN II .......................................................................................................57
LAMPIRAN III ......................................................................................................68
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan Perpustakaan UNPAB
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
vii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Tampilan OPAC Perpustakaan UNPAB
viii
Universitas Sumatera Utara