Peran Sekertaris Dalam Menciptakan Efisiensi Kerja Pada Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat berpengaruh terhadap
kemajuan dunia bisnis sekarang. Setiap perusahaan swasta, instansi pemerintah
maupun industri didirikan untuk melakukan berbagai macam kegiatan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sumber daya manusia merupakan salah
satu
faktor
pendukung
sekaligus
penentu
keberhasilan
suatu
instansi.
Bagaimanapun baiknya sebuah perusahaan/instansi, lengkapnya sarana dan
fasilitas kerja, semuanya tidak akan mempunyai arti tanpa kehadiran sosok
manusia
yang
menjadi
pusat
sumber
inspirasi
dari
aktivitas
suatu
perusahaan/instansi pemerintahan.
Dalam sebuah perusahaan/instansi, sekretaris merupakan suatu profesi
yang telah berkembang dengan baik sehingga menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh perusahaan atau organisasi. Baik dalam ruang
lingkup kegiatan yang masih sederhana sampai kepada perusahaan atau industri
raksasa
Praktik kesekretarisan tidak dapat diartikan lagi hanya semata-mata
sebagai clerical work atau paper work. Tetapi peranan dan fungsi sekretaris dari
hari ke hari semakin luas dan kompleks bidang tugas dan pelayanannya. Oleh
karena itu, sekretaris dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar dalam
menghadapi rintangan, mampu bersikap dewasa, memiliki pengetahuan yang
sangat luas mengenai tugas – tugas tersebut dan mengikuti perkembangan yang
1
2
ada agar sekretaris dapat menyesuaikan dengan lingkungan kerja dan lebih efektif
dan efisien dalam mendukung kelancaran tugas.
Sekretaris dituntut tidak hanya untuk membantu tugas pimpinan, namun
turut berpartisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta
meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan/instansi.Seketaris harus mampu
menjadi sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, tanggung jawab, pelanjut keinginan
pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas dan alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. Seketaris
juga harus mampu menjadi faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan bagi bawahan.
Untuk meningkatkan efisiensi kerja, seorangseketaris harus mampu
memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
berjalan lancar dan berhasil baik, memberikan rasa bangga dan puas kepada
pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya, menerima pendapat dan usul
bawahan dalam berbagai masalah dan mampu melakukan pendekatan kepada
pegawai bawahan untuk mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak
pegawai bawahan.
Perkembangan teknologi yang cukup pesat menyebabkan pola berpikir
manusia pun mengalami perubahan. Hal ini tentu dipengaruhi oleh keadaan,
situasi dan dimana tempat itu berada. Kondisi perubahan perilaku ini didasari oleh
ilmu pengetahuan dan pengalaman oleh setiap individu. Individu atau manusia
merupakan salah satu faktor produksi, suatu instansi pemerintahan dikatakan
efektif dan efisiensi jika setiap individu yang berada di dalamnya mempunyai
kinerja baik dalam melaksanakan tugasnya.
3
Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang
dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan
tenaga, maka seorang sekretaris dapat dikatakan bekerja dengan efisiensi dan
memperoleh hasil yang memuaskan. Sekretaris yang efisien tidak akan mengeluh
walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak
efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Oleh karena itu,
penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus-menerus agar
jiwa efisiensi benar-benar terbentuk dalam diri seorang sekretaris profesional.
Bagian tata usaha Kantor Kejaksaan Tinggi sumut merupakan salah satu
tempat umum yang melayani masyarakat, segala sesuatu atau urusan yang
menyangkut masyarakat bahkan segala persuratan harus melalui tata usaha.
Disanalah peran sekertaris tata usaha melayani masyarakat dengan baik, dan harus
menggunakan etika yang sudah ditetapkan di kantor tersebut. Selain itu diterapkan
juga jadwal untuk tamu berkunjung ke Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan
Tinggi Sumut yaitu pada hari senin sampai Hari Jumat, untuk menjaga
kedisiplinan bagi tamu yang berkunjung pada instansi. Kemudian pada ruangan
AC tidak diperbolehkan untuk merokok guna menjaga kenyamanan dan
kebersihan ruangan.
Tujuan utama menaati segala peraturan yang telah di tentukan adalah
untuk memenuhi segala kebutuhan sarana dan prasarana untuk meningkatkan
koordinasi dan efektivitas kinerja karyawan. Untuk mencapai tujuan tujuan
tersebut, maka diperlukan seorang sekertaris yang memiliki disiplin kerja terhadap
kinerja karyawan yang baik pada Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi
Sumut.
4
1.2 Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan masalah yang akan di
bahas dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Peran Sekertaris Dalam
Menciptakan Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha di Kantor Kejaksaan
Tinggi Sumut?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui :
1. Mengetahui peran sekertaris dalam menciptakan efisiensi kerja pada
Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut
2. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Tata Usaha Kejaksaan Tinggi Sumut
Untuk
memberi
saran
dan
masukan
yang
bermanfaat
bagi
perusahaan/instansi dalam menjaga disiplin untuk mempertahankan
prestasi kerja
2. Bagi penulis
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang sekretaris terutama
mengenai bagaimana sekretaris mampu menciptakan efisiensi kerja di
dalam sebuah perusahaan/instansi demi kelancaran dan tercapainya tujuan
suatu perusahaan/instansi.
5
3. Bagi Universitas
Dapat memberikan sumbangan berupa bahan pustaka yang berguna bagi
program studi (prodi) sekrtari khususnya para pembaca pada umumnya.
1.5 Sistematika Penelitian
1.5.1 Jadwal Penelitian
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi
yang dibuat untuk mempermudah bagi peneliti dalam menyusun tugas akhir ini.
Penelitian ini dilakuksan sejak bulan Mei sampai dengan bulan Juni 2016.
Penelitian dilakukan di Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
1.
Persiapan Judul
Tugas Akhir
2.
Pengumpulan
data
3.
Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2016)
April
Mei
IV
I
II
Juni
III IV I
II
Juli
III IV I
6
1.5.2 Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagiatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain:
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab
ini
berisikan
Latar
Belakang
Masalah,
Perumusan
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal
Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi , Struktur Organisasi, Job
Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha Terkini dan
Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut Medan yang
berkaitan dengan Peran Sekertaris Dalam Menciptakan Efisiensi
Kerja Di Bagian Tata Usaha.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut
Medan dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian hari.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat berpengaruh terhadap
kemajuan dunia bisnis sekarang. Setiap perusahaan swasta, instansi pemerintah
maupun industri didirikan untuk melakukan berbagai macam kegiatan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sumber daya manusia merupakan salah
satu
faktor
pendukung
sekaligus
penentu
keberhasilan
suatu
instansi.
Bagaimanapun baiknya sebuah perusahaan/instansi, lengkapnya sarana dan
fasilitas kerja, semuanya tidak akan mempunyai arti tanpa kehadiran sosok
manusia
yang
menjadi
pusat
sumber
inspirasi
dari
aktivitas
suatu
perusahaan/instansi pemerintahan.
Dalam sebuah perusahaan/instansi, sekretaris merupakan suatu profesi
yang telah berkembang dengan baik sehingga menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh perusahaan atau organisasi. Baik dalam ruang
lingkup kegiatan yang masih sederhana sampai kepada perusahaan atau industri
raksasa
Praktik kesekretarisan tidak dapat diartikan lagi hanya semata-mata
sebagai clerical work atau paper work. Tetapi peranan dan fungsi sekretaris dari
hari ke hari semakin luas dan kompleks bidang tugas dan pelayanannya. Oleh
karena itu, sekretaris dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar dalam
menghadapi rintangan, mampu bersikap dewasa, memiliki pengetahuan yang
sangat luas mengenai tugas – tugas tersebut dan mengikuti perkembangan yang
1
2
ada agar sekretaris dapat menyesuaikan dengan lingkungan kerja dan lebih efektif
dan efisien dalam mendukung kelancaran tugas.
Sekretaris dituntut tidak hanya untuk membantu tugas pimpinan, namun
turut berpartisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta
meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan/instansi.Seketaris harus mampu
menjadi sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, tanggung jawab, pelanjut keinginan
pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas dan alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. Seketaris
juga harus mampu menjadi faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan bagi bawahan.
Untuk meningkatkan efisiensi kerja, seorangseketaris harus mampu
memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
berjalan lancar dan berhasil baik, memberikan rasa bangga dan puas kepada
pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya, menerima pendapat dan usul
bawahan dalam berbagai masalah dan mampu melakukan pendekatan kepada
pegawai bawahan untuk mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak
pegawai bawahan.
Perkembangan teknologi yang cukup pesat menyebabkan pola berpikir
manusia pun mengalami perubahan. Hal ini tentu dipengaruhi oleh keadaan,
situasi dan dimana tempat itu berada. Kondisi perubahan perilaku ini didasari oleh
ilmu pengetahuan dan pengalaman oleh setiap individu. Individu atau manusia
merupakan salah satu faktor produksi, suatu instansi pemerintahan dikatakan
efektif dan efisiensi jika setiap individu yang berada di dalamnya mempunyai
kinerja baik dalam melaksanakan tugasnya.
3
Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang
dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan
tenaga, maka seorang sekretaris dapat dikatakan bekerja dengan efisiensi dan
memperoleh hasil yang memuaskan. Sekretaris yang efisien tidak akan mengeluh
walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak
efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Oleh karena itu,
penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus-menerus agar
jiwa efisiensi benar-benar terbentuk dalam diri seorang sekretaris profesional.
Bagian tata usaha Kantor Kejaksaan Tinggi sumut merupakan salah satu
tempat umum yang melayani masyarakat, segala sesuatu atau urusan yang
menyangkut masyarakat bahkan segala persuratan harus melalui tata usaha.
Disanalah peran sekertaris tata usaha melayani masyarakat dengan baik, dan harus
menggunakan etika yang sudah ditetapkan di kantor tersebut. Selain itu diterapkan
juga jadwal untuk tamu berkunjung ke Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan
Tinggi Sumut yaitu pada hari senin sampai Hari Jumat, untuk menjaga
kedisiplinan bagi tamu yang berkunjung pada instansi. Kemudian pada ruangan
AC tidak diperbolehkan untuk merokok guna menjaga kenyamanan dan
kebersihan ruangan.
Tujuan utama menaati segala peraturan yang telah di tentukan adalah
untuk memenuhi segala kebutuhan sarana dan prasarana untuk meningkatkan
koordinasi dan efektivitas kinerja karyawan. Untuk mencapai tujuan tujuan
tersebut, maka diperlukan seorang sekertaris yang memiliki disiplin kerja terhadap
kinerja karyawan yang baik pada Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi
Sumut.
4
1.2 Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan masalah yang akan di
bahas dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Peran Sekertaris Dalam
Menciptakan Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha di Kantor Kejaksaan
Tinggi Sumut?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui :
1. Mengetahui peran sekertaris dalam menciptakan efisiensi kerja pada
Bagian Tata Usaha Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut
2. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Tata Usaha Kejaksaan Tinggi Sumut
Untuk
memberi
saran
dan
masukan
yang
bermanfaat
bagi
perusahaan/instansi dalam menjaga disiplin untuk mempertahankan
prestasi kerja
2. Bagi penulis
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang sekretaris terutama
mengenai bagaimana sekretaris mampu menciptakan efisiensi kerja di
dalam sebuah perusahaan/instansi demi kelancaran dan tercapainya tujuan
suatu perusahaan/instansi.
5
3. Bagi Universitas
Dapat memberikan sumbangan berupa bahan pustaka yang berguna bagi
program studi (prodi) sekrtari khususnya para pembaca pada umumnya.
1.5 Sistematika Penelitian
1.5.1 Jadwal Penelitian
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi
yang dibuat untuk mempermudah bagi peneliti dalam menyusun tugas akhir ini.
Penelitian ini dilakuksan sejak bulan Mei sampai dengan bulan Juni 2016.
Penelitian dilakukan di Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
1.
Persiapan Judul
Tugas Akhir
2.
Pengumpulan
data
3.
Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2016)
April
Mei
IV
I
II
Juni
III IV I
II
Juli
III IV I
6
1.5.2 Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagiatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain:
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab
ini
berisikan
Latar
Belakang
Masalah,
Perumusan
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal
Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi , Struktur Organisasi, Job
Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha Terkini dan
Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut Medan yang
berkaitan dengan Peran Sekertaris Dalam Menciptakan Efisiensi
Kerja Di Bagian Tata Usaha.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Kantor Kejaksaan Tinggi Sumut
Medan dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian hari.