Penerapan Efisiensi Kerja Dalam Pekerjaan Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENERAPAN EFISIENSI KERJA DALAM PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH: LINA BUDIARTI

072103006

PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : LINA BUDIARTI

NIM : 072103006

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN EFISIENSI KERJA DALAM

PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Juni 2010 Ketua Program Studi

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi

Tanggal : Juni 2010 Dekan

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : LINA BUDIARTI

NIM : 072103006

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN EFISIENSI KERJA DALAM

PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2010

Menyetujui Pembimbing

NIP. 19591013 198601 2 003 Dr. Prihatin Lumban Raja, SE, MSi

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.

Alhamdulillahi Rabbil Alamin, dengan segenap kerendahan hati, penulis mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti ujian akhir semester pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih kurang sempurna yang disebabkan oleh keterbatasan kemampuan dan kurangnya pengalaman penulis, sehingga dengan besar hati penulis sangat mengharapkan segala kritik dan saran yang bersifat membangun penulisan laporan yang lebih baik lagi.

Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua Program studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku sekretaris Program studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Prihatin Lumban Raja, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, dan yang telah membimbing penulis dengan sabar sehingga Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan tepat waktu.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi. 6. Ibu Sofia Anita selaku pimpinan Tata Usaha.

7. Teristimewa untuk Ayahanda dan Ibunda yang telah susah payah untuk membesarkan, mendidik, memotivasi dan tiada hentinya memberikan dukungan dan doa kepada penulis, (terima kasih atas cinta dan kasih sayang yang tiada duanya).

8. Kedua abang penulis beserta Istrinya, bang Dedi/ mbak Lina dan Bang Jhony/ kak Misni yang selalu memberikan perhatiannya yang cukup kepada penulis. 9. Kedua Keponakan Penulis, Egy Herdinata dan Famela Salsabila (Semoga

kalian menjadi anak yang berbakti pada orang tua, dan Negara).

10. Seseorang yang selalu memotivasi dan memberikan pelajaran hidup serta memberikan cintanya kepada penulis. Semoga impian kita dapat dikabulkan Allah Swt.

11. Teman-teman kos yang senantiasa memberi semangat pada penulis, khususnya Tita (sahabat dan sodara yang paling baik dan pengertian), Habsah (si cengeng yang suka merajuk), kak Noer (kakak kos yang paling sabar dan

selalu memberi arahan kepada penulis), Dian, Tina, Maya. Tanpa semangat dari kalian, tugas ini belum tentu selesai sesingkat ini. Dan buat temen-temen kos 12 lainnya yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, terima kasih ya atas dukungan kalian semua.

12. Teman-teman Grup A khususnya Enda, Yulia, dan Tina, semoga kita bisa saling mengingatkan satu sama lain. Teman-teman magang group 2 (Arni, Ega, Citra, Ratih, Imam, dan Zulham), kita sudah berhasil membuat TIM kerja yang kompak. Dan buat teman-teman lainnya yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Akhirnya kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Setiap perbuatan akan kembali kepada siapa yang melakukan perbuatan.

Wassalamualaikum Wr.Wb

Medan, Juni 2010

Penulis,

NIM. 072103006 Lina Budiarti

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 7

D. Jadwal Kegiatan ... 7

E. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... A. Sejarah Ringkas ... 10

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 13

C. Struktur Organisasi ... 14

D. Job Description ... 18

E. Kinerja Usaha Terkini ... 24

F. Rencana Kegiatan ... 25

BAB III PEMBAHASAN ... A. Segi Usaha ... 26

B. Prestasi Kerja Pegawai ... 32

C. Sistem Kearsipan ... 34

D. Fasilitas kerja ... 38

E. Azas-Azas Efisiensi ... 43

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... A. Kesimpulan ... 46

B. Saran ... 48

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 15 Gambar 3.1. Unsur Sistem Kearsipan ... 38

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 8

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.

Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.

Dari uraian tersebut di atas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.

Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang

didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

Tujuan Efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan

cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Kurangnya mesin printer pada bagian Tata Usaha menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Tata Usaha.

Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan ”atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling ”bawah”.

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.

Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur didalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali ”diidentifikasikan” dengan efisiensi kerja yang rendah. Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Peningkatan kualitas erat kaitannya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas faktor-faktor yang terkait, yaitu : sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.

Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil

lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).

Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.

Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa ”Kantor” adalah:

2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengelolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Pengertian kantor menurut Sastradipoera (2001), kantor merupakan keseluruhan ruang tempat berlangsungnya kegiatan pengolahan data agar menjadi informasi untuk pembuatan keputusan dan perawatan aktiva. Kantor, dalam arti statis adalah ruang sebagai tempat kegiatan berlangsung, sedangkan kantor, dalam arti dinamis adalah kegiatan yang berlangsung yang merupakan ”unsur kerja” yang ada dalam suatu organisasi.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Penerapan Efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian a. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Tata Usaha untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

b. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diterapkan pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Bagian Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang

berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

FEBRUARI 2010, MINGGU KE

1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I . PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang

Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.

BAB II . PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas , Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perkantoran.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ). Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan Acting, dengan kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum). Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman, yaitu:

a. Jurusan Ekonomi Sosial (sekarang jurusan studi pembangunan) b. Jurusan Ekonomi Perusahaan (sekarang jurusan manajemen) 2) Masalah sistem pengajaran dan ujian.

3) Pada waktu itu penerimaan mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dikhususkan untuk siswa SMA B (jurusan IPA sekarang). 4) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut:

a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah c. Drs. T. M. H. L. Tobing d. Drs. T. Mustafa

e. Drs. Aziz Siregar f. Drs. M. A. T. Sihaloho g. A. T. Baros

h. B. P. Hasibuan

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Jenis Usaha/ Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

Mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi; penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegitan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1.

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Panduan 2007 Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Program Studi Inter

Ketua Program Studi

Ketua Lab/ Studio/ bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, MSi

Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo.SE,M.Ec

Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis.SE.M.SocSe

Manajemen

Ketua : Prof.Dr.Ritha F.Dalimunthe,SE,MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA

Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak

Diploma Keuangan

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi

Diploma Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi,Ak

Sekretaris : Iskandar Muda,SE,MSi

Diploma Kesekretariatan

Ketua : Dr.Endang Sulistya Rini,SE,MSi

Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaiti Lubis,SE,MBA

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE

Kasub.Personalia : Kamariah,SE

Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE

Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE.MSi

Kasub Akademik : Fepti Aniar,SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos

Bendaharawan Gaji : Maslan,SE

Lembaga-Lembaga Penunjang

Puslitbank

Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec

Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak.

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : O. K. Raffii, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha

dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan keaarsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan strukturak dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disisplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan kari dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidan kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan

Tugasnya adalah:

1. Controller

a. Inventaris Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

2. Laporan

a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

b. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,

staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai

dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya gar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan

Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a M’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau aktivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari:

A.Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah: 1. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain lain.

b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kator bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya. d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Tata Usaha Fakultas

Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. 2. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

a. Setiap pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diantaranya: komputer.

b. Pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa menggerakkan badan atau tanpa gerakan yang berlebihan.

c. Setiap pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.

3. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

a. Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

b. Disiplin.

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, karena

apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1) Masuk kerja pukul 08.15

2) Pulang kerja pukul 14.00

Para pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja bermalas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kinerja tersebut dapat membantu

meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka akan mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : “ untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur ” ( Subekti, 2008 ).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang malas.

c. Pegawai lebih semangat dalam bekerja karena adanya peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin dengan baik.

4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tersebut dapat dilihat dari:

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) . Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.

Pada umumnya di ruangan Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU setiap computer diletakkan di atas meja kerja pegawai dan lemari untuk tempat berkas-berkas atau warkat diletakkan disamping meja kerja atau dibelakang meja kerja.

b. Berkas atau file-file yang tidak dipakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

5. Pemakaian Benda Termasuk Uang

Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari:

a. Setiap pembuatan warkat pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-sungguh/benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material.

b. Dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain.

c. Pemakaian telepon dan faximile dilakukan setepat mungkin.

B. Prestasi Kerja Pegawai

Prestasi kerja adalah “ hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu / kegiatan selama tempo waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang dipengaruhi oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan “ ( Bernardin, 1993 : 378 ). Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian prestasi kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya dengan para pegawai ( Robert, 2002 : 81).

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : 1. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut:

a. Teguran lisan.

b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.

c. Jika tidak datang maka absen kerja di coret oleh Pembantu Dekan II. d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.

2. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

3. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasi ke pekerjaaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yang lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

C. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai (NIP), perubahan data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangannya yaitu:

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.

6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparisnya itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolekan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang mebutuhkan arsip, tidak dipetkenankan membawa pulng arsip hanya boleh difotocopy dan dengan segera mengembalikannya. 3. Guna Arsip

Pada Kantor Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

1. Untuk Keperluan Administrasi. 2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo (

PROSES KEARSIPAN

Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan,

Penyimpanan, dan

Penyusutan

TUJUAN

Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip

OUT PUT

D. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi.Fakultas Ekonomi USU:

Adapun Fasilitas Sarana Kantor yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut:

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat 55 P.C Unit komputer, yang berada diruangan Dekan dan Sekretaris, pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), Pembantu Dekan III, (Kemahasiswaan), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendaharawan, ruang jurusan DIII, ruang dosen, ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan. Yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.

Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain:

a) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

b) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui iinternet.

c) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain:

1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

2. Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada didalam komputer cepat panas.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya

Pada fakultas Ekonomi USU terdapat 30 unit Printer yang berada diruangan Dekan dan Sekretaris, Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II 9Tata Usaha), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendahara, Ruang Jurusan DIII, Ruang Dosen, Ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan.

c. Faksimile

Faksimile adalah alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak. Faksimile sangat berperan penting bagi karyawan untuk mengerjakan aktivitas kantor yang berhubungan dengan pengiriman data.

Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat 2 Unit Faksimile menurut jumlah administrasi. Yang berada di Ruang Pembantu Dekan II dan Ruang Dekan. Faksimile digunakan dalam hal penyampaian informasi berupa data-data atau dokumen-dokumen penting dari suatu instansi maupun organisasi lain atau dari kantor pusat kekantor cabang. Faksimile merupakan Photo Copy jarak jauh serta dapat berfungsi juga sebagai telepon.

d. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung karyawan dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh. Fakultas Ekonomi USU memiliki 2 Unit Telepon menurut daftar inventaris. Yang berada diruang Tata Usaha dan Ruang Dekan.

e. Mesin Fotokopi

Mesin Fotokopi merupakan mesin yang dapat dipergunakan untuk menggandakan warkat/surat dan data-data dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo, dan sebagainya. Untuk itu mesin Fotokopi sangat penting dalam menggandakan suatu data karena hal tersebut sering dilakukan suatu Perguruan Tinggi Negri.

Karena banyak data yang digandakan maka Fakultas Ekonomi USU menyediakan fasilitas mesin fotokopi bagi karyawan yang memerlukannya.

f. In Foccus

In Foccus merupakan alat bantu untuk menampilkan data yang berasal dari komputer. Tampilan data yang dihasilkan In foccus ditampilkan pada layer. In foccus sangat penting dalam pelaksanaan aktivitas kantor yang berhubungan dengan penyampaian dan pemaparan suatu data.

Fakultas Ekonomi USU mempunyai 5 unit In foccus. Yang berada diruang Rapat, Manajemen, Aula, dan Ruang Seminar. Yang digunakan pada saat mengadakan rapat dan seminar serta memudahkan peserta rapat memahami pemaparan materi rapat yang akan didiskusikan sehingga pengambilan keputusan akan lebih mudah dan cepat tercapai tujuannya.

g. Filling Cabinet

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm.

Di Fakultas Ekonomi USU terdapat 89 Filling Cabinet yang digunakan untuk menyimpan data/file-file penting. Yang berada diruangan Dekan dan Sekretaris, Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan), Ruang Kepegawaian, Ruang Bendaharawan, ruang jurusan DIII, ruang Dosen, Ruang Manajemen, Akuntansi dan Ekonomi Pembangunan.

E. Azas-Azas Efisiensi

Dalam bab pembahasan ini penulis juga melakukan analisis mengenai penerapan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor pada kantor Bagian Tata Usaha USU guna mendukung penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU. Analisis yang dilakukan penulis berhubungan dengan azas-azas efisiensi dan penilaian prestasi dalam pekerjaan kantor antara lain:

Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/tenaga pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dilihat dari penyediaan jasa pendukung administrasi/teknik perkantoran/tenaga honor, penyediaan jasa perbaikan peralatan kerja, dan lain lain guna mendukung peningkatan efisiensi kerja. Selain itu, guna mendukung efisiensi kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU juga diusahakan menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahliannya.

Efisiensi kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin. Dan Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain. 6. Kehadiran dari pegawai.

7. Kerajinan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :

2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Pembantu Dekan III 5. Personalia

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

3. Efisiensi kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.

4. komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain lain.

6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan dibawah ini.

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah:

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan Surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Asas-Asas Menejemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.

Efisiensi kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin. Dan Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain. 6. Kehadiran dari pegawai.

7. Kerajinan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai penilai prestasi kerja pegawai adalah :

2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Pembantu Dekan III 5. Personalia

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

3. Efisiensi kerja pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.

4. komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain lain.

6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan dibawah ini.

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah:

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan Surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Tata Usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Asas-Asas Menejemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.