Penerapan Tata Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENERAPAN TATA KERJA DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

GUSTI MERIANI SIREGAR 072103017

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : GUSTI MERIANI SIREGAR

NIM : 072103017

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN TATA KERJA DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ………….… 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP. 19620513 199203 2 001

Tanggal: ...2010 D e k a n

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : GUSTI MERIANI SIREGAR

NIM : 072103017

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN TATA KERJA DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2010 Menyetujui, Dosen Pembimbing

(Dra. Yulinda, MSi)

KATA PENGANTAR

Bismilllairrohmanirrohim

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Solawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE,MSi, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekertariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Yulinda, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak

memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Bapak/ Ibu selaku Kasubbag Tata Usaha beserta pegawai yang telah berkenan

memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.

7. Ayahanda Alm. Kali Jungjung dan Ibunda Hotnida hrp Spd selaku orang tua yang penulis sayangi. Buat kakanda Riswan Efendi Srg, Irpan Junaedi Srg, Irma Suryani Srg, dan spesial buat adikku tersayang Arman Syahyudi Srg selaku saudara penulis. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini.

8. Terima kasih special buat to love my sister Rabiatul Adawiyah yang selalu memberikan semangat, dukungan dan motivasi kepada penulis..

9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

10. Buat sahabatku selama di kampus, Dedy, Jeni, Malina, Candra, Rani, Irma, Lia, dan Desi terimakasih atas dukungannya, juga buat temen-temen penulis yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu Thank for all.

11. Terima kasih buat teman-teman magang kelompok 3 Desi, Tika, Lina, Siti, dan Irma yang telah memberikan semangat dan kerja samanya.

12. Buat Agung, Iwan dan lain-lain yang telah membantu penulis ketika ada kesusahan.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, Juni 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi... 10

D. Job Desceription ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III PEMBAHASAN ... 22

A. Penyusunan Tata Kerja ... 22

1. Pengertian Tata Kerja………. ... 22

2. Manfaat Tata Kerja……… ... 23

3. Prinsip – prinsip penyusunan Tata Kerja……… ... 23

4. Asas Penyusunan Tata Kerja……… ... 25

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi... ... 26

B. Penerapan Tata Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara……… ... 27

C. Ruang Lingkup Tata Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 37

D. Pelaksanaan Tata Kerja dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai……… ... 39

E. Hambatan- Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja……… ... 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran.……… ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 44

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 : Jadwal Kegiatan ... 6

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka penerapan tata kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134) penerapan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

Penerapan tata kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Penerapa tata kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan penerapan tata kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan

pengendalian kerja dengan tepat. Sedemikian besarnya penerapan tata kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Penerapan tata kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Untuk penerapan tata kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, penerapan tata kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

Penerapan tata kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya penerapan tata kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan penerapan tata kerja, selalu berorientasi pada efisiensi. Pengertian efisiensi menurut Sedarmayanti (2001:112) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.

Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Setiap pegawai yang tidak menyukai penghamburan akan bekerja dengan efisien. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus- menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap pegawai.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing- masing pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur- unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya. Namun untuk lebih meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka di buatlah peraturan – peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di perusahaan. Jika penerapan tata kerja telah diterapkan maka diharapkan setiap pegawai wajib mematuhi tata keja tersebut, karena jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan dikenakan sanksi. Jadi dapat disimpulkan, dalam meningkatkan efisiensi kerja disuatu perusahaan atau organisasi yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk

menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Mengingat pentingnya penerapan tata kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “PENERAPAN TATA KERJA DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana penerapan tata kerja, pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui fungsi penerapan tata kerja, dalam meningkatkan kinerja pegawai pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan ke 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan

pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan

tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

_ _ _ _ _ _

Gambar 2.1 : Stuktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007-2008 Rektor dan

Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, ME Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs M. Lian Dalimunte, MEc. Acc, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Raja Bongsu Hutagalung, SE, Msi Dr. Murni Daulay, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, Msi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap

mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Penyusunan Tata Kerja 1. Pengertian Tata Kerja

Menurut Sedarmayanti, (2001 : 134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

Dalam tata kerja, harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa tata kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan tata kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa tata kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi

beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

2. Manfaat Tata Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :

a. Tata Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

b. Melalui tata kerja yang dibuat dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat

c. Tata kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

3. Prinsip-Prinsip Penyusunan Tata Kerja

Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. Penyusunan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan tata kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.

4. Asas Penyusunan Tata Kerja

Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan tata kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada

semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan

kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta

menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

B. Penerapan Tata Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Uiversitas Sumatera Utara.

Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok. Menurut Sedarmayanti, (2001: 136) merumuskan pengertian tata usaha sebagai berikut: “Tata usaha meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan, pengolahan data, urusan persuratan, pelaksanaan administrasi perencanaan dan penyimpanan dokumen sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan”.

Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Mengganda

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Sistem Pengelolaan Arsip

Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) bidang, yaitu bidang akademik, bidang umum dan keuangan, bidang kepegawaian, bidang kemahasiswaan dan bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya sebagai berikut:

1. Bagian Akademik

Salah satu tugas Bagian Akademik diantaranya adalah melakukan Administrasi Akademik.

Dalam penerapan tata kerja Bagian Akademik berlaku peraturan bahwa setiap dosen harus menyerahkan soal ujian kepada Bagian Akademik seminggu sebelum ujian dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar para pegawai Bagian Akademik dapat mengerjakan tugasnya secara efisien yaitu para pegawai dapat mengetik dan memperbanyak soal ujian sebanyak yang dibutuhkan mahasiswa, sehingga soal – soal ujian tersebut dapat selesai tepat pada waktunya, dan ujian dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Dalam hal ini para pegawai Bagian Akademik telah bekerja dengan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat dikatakan bahwa efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja. Efisiensi kerja dari pegawai Bagian Akademik ini dapat terlaksana karena adanya kerjasama yang baik antara dosen dengan pegawai Bagian Akademik. Seandainya dosen terlambat menyerahkan soal ujian pada Bagian Akademik, maka para pegawai Bagian Akademik akan kewalahan dalam mempersiapkan soal – soal ujian, dan dikhawatirkan soal – soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan, sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.

2. Bagian Umum dan Keuangan

Tugas dari Bagian Umum dan Keuangan diantaranya adalah mengumpulkan dan mengolah data Keuangan.

Menurut penerapan tata kerja pada Bagian Umum dan Keuangan saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium maka setiap pegawai yang akan mengambil gaji bulanan wajib untuk menandatangani bukti serah terima gaji. Hal ini dimaksudkan agar data administrasi dan data keuangan tercatat dan dapat

diolah dengan baik, sehingga apabila sewaktu – waktu data tersebut diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa, maka data itu dapat diserahkan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dari sini dapat dikatakan para pegawai talah bekerja dengan efisien, karena mengumpulkan dan mengolah data dengan akurat. Jadi efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja dibutuhkan ketelitian dari pegawai dalam mencatat, mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data dengan akurat. Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan maka bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadi kesalahan data atau penghitungan, karena data yang dimiliki tidak akurat.

3. Bagian Kepegawaian

Tugas Bagian Kepegawaian antara lain memproses pelanggaran dan disiplin pegawai.

Dalam penerapan tata kerja pegawai harus mematuhi jam kerja yang ditetapkan yaitu waktu bekerja delapan jam sehari, mulai pukul 08:00 pagi hingga pukul 17:00 sore. Manfaatnya adalah agar setiap pegawai dapat bekerja menurut disiplin waktu yang ditetapkan, sehingga para pegawai diharapkan dapat bekerja dengan baik dan efisien dalam mengerjakan tugas – tugas pada Bagian Kepegawaian.Jika pegawai telah melaksanakan disiplin waktu dalam penerapan

tata kerja maka para pegawai telah melaksanakan efisiensi kerja dengan baik. Untuk itu dalam meningkatkan disiplin kerja maka bagi pegawai yang tidak mematuhi penerapan tata kerja akan diproses dan dikenakan sanksi. Misalnya bagi para pegawai yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja akan diproses dan dikenakan sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan. Dari contoh kasus di atas maka dapat dikatakan penerapan tata kerja dapat terlaksana dengan adanya efisiensi kerja yang baik dari pegawai, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja maka dibutuhkan kesadaran dan kedisiplinan dari para pegawai itu sendiri untuk memanfaatkan jam kerja dan bekerja sebaik mungkin.

4. Bagian Kemahasiswaan

Salah satu tugas Bagian Kemahasiswaan adalah melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

Dalam penerapan tata kerja Bagian Kemahasiswaan bertugas untuk mengumumkan tanggal libur dan tanggal masuk kuliah kembali, tanggal pembayaran uang kuliah, jadwal pengisian KRS, jadwal Perubahan KRS, Pengumuman pendaftaran wisuda, Pengumuman seminar atau acara – acara yang diadakan Fakultas, dan lain- lain. Manfaatnya agar informasi – informasi yang dibutuhkan mahasiswa dapat cepat disampaikan dengan baik. Sehingga keinginan Fakultas dapat diketahui mahasiswa, dan komunikasi antara mahasiswa dan Bagian Kemahasiswaan dapat berjalan dengan baik dan menghindari terjadinya kesalahan informasi. Jika informasi- informasi telah tepat guna sampai pada mahasiswa maka dapat dikatakan bahwa bagian kemahasiswaan telah bekerja

secara efisien dalam menyampaikan informasi. Misalnya pada pengumuman pendaftaran wisuda, para mahasiswa yang ingin mendaftar dapat mengetahui dengan pasti informasinya, yaitu berkas – berkas apa saja yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, kapan batas tanggal pendaftaran terakhir, sehingga mahasiswa lebih cepat dalam menyelesaikan dan menyegerakan diri untuk mempersiapkan berkas – berkas yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, sehingga dapat mendaftar tepat waktu dan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat disimpulkan untuk melaksanakan penerapan tata kerja diperlukan efisiensi kerja yang baik, dalam hal ini efisiensi kerja dapat dicapai dengan adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang baik antara Bagian Kemahasiswaan dengan mahasiswa. Dan dibutuhkan pula kedisiplinan mahasiswa dalam mematuhi dan menjalankan setiap pengumuman yang disampaikan.

5. Bagian Perlengkapan

Salah satu tugas Bagian Perlengkapan adalah melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

Menurut penerapan tata kerja setiap adanya barang masuk dan barang keluar harus disertai tanda bukti atau pencatatan data. Misalnya pencatatan data untuk setiap pembelian barang – barang perlengkapan kantor seperti; spidol, kertas, tinta, dan lain – lain. Setiap adanya transaksi pembelian atau pemasukan barang – barang kantor dan barang – barang perlengkapan kantor yang keluar harus disertai pencatatan data, gunanya agar data – data yang dibutuhkan dapat tercatat, terkumpul, di olah dan tersimpan dengan baik, sehingga apabila sewaktu

– waktu dilakukan pemeriksaan data oleh pimpinan, semua data dan berkas – berkas yang diperlukan telah tersedia. Jika pencatatan dan pengumpulan data barang – barang perlengkapan telah dilakukan dapat dikatakan bahwa pegawai Bagian Perlengkapan telah bekerja secara efisien. Dari contoh kasus di atas kelemahan penerapan tata kerja dalam hal pencatatan data adalah apabila ada sebuah atau beberapa barang masuk/barang keluar yang kelupaan atau tidak tercatat, maka pada saat data diperlukan akan sulit dicari dimana terjadinya kesalahan data atau kesalahan perhitungan karena data tidak lengkap dan tidak akurat. Dalam hal ini untuk penerapan tata kerja perlu efisiensi kerja yang baik yaitu dibutuhkan ketelitian pegawai dalam mencatat, mengumpulkan dan mengolah data barang masuk/barang keluar untuk perlengkapan kantor.

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa & pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan

dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.

C. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Bagian Tata Usaha Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih tenaga kerja yang baik, untuk meningkatkan efisiensi bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.

Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan profesional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.

Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map

5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Brankas

9. Buku ekspedisi 10. Alat tulis kantor

11. Box file/filing cabinet dan lain-lain

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional. Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan

pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak, Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.

D. Pelaksanaan Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

Tata kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan tata kerja instansi juga harus memperhatikan langkah-langkah dalam penyelesaian masalah instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada penggunaan mesin.

Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar kinerja pegawai bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kinerja

tata usaha. Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

E. Hambatan-Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja

Bagian Tata Usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Hambatan- hambatan dari 5 (lima) bidang tersebut antara lain: 1. Bagian Akademik

Seandainya dosen terlambat menyerahkan soal ujian pada Bagian Akademik, maka mengakibatkan terjadinya para pegawai Akademik akan

kewalahan dalam mempersiapkan soal- soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan, sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.

2. Bagian Umum dan Keuangan

Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan, maka akan mengakibatkan terjadinya bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadinya kesalahan dana atau penghitungan, karna data yang dimliki tidak akurat. 3. Bagian Kepegawaian

Misalnya bagi pegawai yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja, maka mengakibtakan terjadinya proses dan dikenaka sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan.

4. Bagian Kemahasiswaan

Apabila bagian kemahasiswaan terlambat mengumumkan tanggal libur dan tanggal masuk kuliah kembali, tamggal pembayaran uang kuliah, jadwal pengisian KRS (Kartu Rencana Studi), Jadwal perubahan KRS (Kartu Rencana Studi). Pengumuman pendaftaran wisuda, pengumuman seminar atau acara- acara yang diadakan Fakultas, dan lain- lain, maka akan mengakibatkan terjadinya kekecawaan dan kerusuhan mahasiswa terhadap pegawai- pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumetara Utara.

Apabila ada barang masuk/barang keluar yag kelupaan atau tidak tercatat, maka mengakibatkan terjadinya pada saat data diperlukan aka sulit dicari dimana terjadinya kesalahan data atau kesalahan perhitungan karna data tidak lengkap dan tidak akurat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja dari pegawai.

2. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karna dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien, unsur- unsur efisien itu adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama yang baik dalam ruang lingkup pekerjaanya.

3. Hambatan – hambatan yang dialami tenaga kerja pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain kurangnya sarana dan perlengkapan yang tersedia, ruangan kerjanya kurang kondusif, sehingga mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai- pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada waktu jam kerja berlangsung.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja,tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang menerapkan tata kerja yang efesien agar terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing- masing, dan kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan, USU Press

Reza, Muhammad, 2009. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

Penerbit Erlangga, Jakarta

Warsidi, Adi, 1986. Administrasi Perkantoran, Penerbit Universitas Terbuka, Jakarta.s

tata usaha. Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha, maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup tata kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

E. Hambatan-Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja

Bagian Tata Usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Hambatan- hambatan dari 5 (lima) bidang tersebut antara lain: 1. Bagian Akademik

Seandainya dosen terlambat menyerahkan soal ujian pada Bagian Akademik, maka mengakibatkan terjadinya para pegawai Akademik akan

kewalahan dalam mempersiapkan soal- soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan, sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.

2. Bagian Umum dan Keuangan

Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan, maka akan mengakibatkan terjadinya bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadinya kesalahan dana atau penghitungan, karna data yang dimliki tidak akurat. 3. Bagian Kepegawaian

Misalnya bagi pegawai yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja, maka mengakibtakan terjadinya proses dan dikenaka sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan.

4. Bagian Kemahasiswaan

Apabila bagian kemahasiswaan terlambat mengumumkan tanggal libur dan tanggal masuk kuliah kembali, tamggal pembayaran uang kuliah, jadwal pengisian KRS (Kartu Rencana Studi), Jadwal perubahan KRS (Kartu Rencana Studi). Pengumuman pendaftaran wisuda, pengumuman seminar atau acara- acara yang diadakan Fakultas, dan lain- lain, maka akan mengakibatkan

Apabila ada barang masuk/barang keluar yag kelupaan atau tidak tercatat, maka mengakibatkan terjadinya pada saat data diperlukan aka sulit dicari dimana terjadinya kesalahan data atau kesalahan perhitungan karna data tidak lengkap dan tidak akurat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja dari pegawai.

2. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karna dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien, unsur- unsur efisien itu adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama yang baik dalam ruang lingkup pekerjaanya.

3. Hambatan – hambatan yang dialami tenaga kerja pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain kurangnya sarana dan perlengkapan yang tersedia, ruangan kerjanya kurang kondusif, sehingga mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai- pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada waktu jam

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja,tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanaan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang menerapkan tata kerja yang efesien agar terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing- masing, dan kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan, USU Press

Reza, Muhammad, 2009. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Medan

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

Penerbit Erlangga, Jakarta

Warsidi, Adi, 1986. Administrasi Perkantoran, Penerbit Universitas Terbuka, Jakarta.s