Penerapan Efisiensi Kerja Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENERAPAN EFISIENSI KERJA PADA KANTOR TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

ENDA SORAYA HAMDINA

072103015

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ENDA SORAYA HAMDINA

NIM : 072103015

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN EFISIENSI KERJA PADA

KANTOR FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2010 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

NIP. 19621204 198903 2 003

NAMA : ENDA SORAYA HAMDINA

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 072103015

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN EFISIENSI KERJA PADA

KANTOR TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: Desember 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: Desember 2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENERAPAN EGISIENSI KERJA PADA KANTOR TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara

langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi

Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dra. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Nisrul Irawati, MBA selaku dosen pembimbing yang telah banyak

memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik

7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tuaku Azlan Hasbi (Ayahanda) dan

Sukasiani Damanik (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah

merupakan pendorong semangat bagi penulis.

9. Terima Kasih buat bapak Drs. Juni Siahaan (Om) yang telah memberikan

dukungan moril bagi penulis.

10. Buat yang spesial Bayu Riski Andika yang telah banyak memberikan

semangat dan dorongannya serta perhatiannya selama ini.

11.Buat anak-anak Kebas_Aventure dan MK.Community yang juga memberikan

suport dan motivasi pada penulis.

12.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Yulia Rostanti. Amd, Kristina Lestari, Lina Budiarti, Dian Pratiwi, Siska Pratama. Yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

13.Teman-teman seperjuangan selama magang : Putri, Andra, Indra, Reza,

Irham, Farel, Amad, Solah, Petok,Gandol, Wika, Yopi, dan Adi . Sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaatbagi kita semua, Amin.

Medan, Desember 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang ... 1

B.Perumusan Masalah ………. ... 5

C.Tujuan Penelitian ………. ... 5

D.Jadwal Kegiatan ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI……… 8

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU 8 B.Jenis Usaha / Kegiatan ... 11

C.Struktur Organisasi... 11

D.Job Desceription ... 17

E.Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 23

A. Penyusunan Efisiensi Kerja ... 23

1. Pengertian Efisiensi Kerja ... 23

2. Manfaat Efisiensi Kerja ... 24

3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja ... 25

4. Prinsip-prinsip yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ... 26

5. Sumber Efisiensi Kerja ... 27

6. Asas-asas Efisiensi Kerja ……….. 28

B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara……… ... 29

C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 33

A.Kesimpulan ... 40

B.Saran.……… ... 40

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 : Jadwal Kegiatan ... 7

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi ... 13 Gambar 3.1 : Sketsa Denah Kantor Tata Usaha ... 36

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.

Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang

didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu

efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari hsil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan

kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Kapasitas memori komputer pada ruang Tata Usaha sudah sangat tidak

memadai untuk penyimpanan data.

2. Pada kantor tata usaha hanya tersedia satu unit telephon yang hanya

terletak didepan ruangan pimpinan (PD II) dan telephon tersebut digunakan seluruh pegawai dan tidak ada yang bertanggung jawab (operator) penerimaan telephon apabila telephon berdering, sehingga mempersulit hubungan kerja apabila ada informasi dari luar kantor Tata Usaha.

Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Tata Tsaha maupun dari luar ruangan Tata Usaha. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap dan memadai dapat sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada kantor Tata Usaha.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ” Penerapan Efisiensi Kerja Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja dalam Pekerjaan Kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Penerapan Efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diterapkan pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Tata Usaha untuk

memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam

pekerjaan kantor khususnya pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Jadwal Penulisan

Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas akhir.

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan

No.

Kegiatan

Juli 2010

Agustus 2010

September 2010

Oktober 2010

November 2010 II III I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pengajuan

Judul

2. Pengajuan

dosen pembimbing

3. Pengumpulan

Data

4. Pengolahan

dan Analisis Data

5. Penyelesaian

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu DR. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara ( Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (Sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983,

Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan S-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen,yaitu:

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961 sampai dengan saat ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih menerima Mahasiswa.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahisawa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

b. Mengabdi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Keunggulan dari struktur organisasi, antara lain adanya pembagian tugas yang jelas, koordinasi dapat dilakukan dengan baik, dan keahlian khusus yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tertentu.

Untuk melihat gambaran struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diketahui pada lampiran.

Rektor : Prof. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc.(CTM), SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir, Zulkifli Nasution, MSc.,Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Prof. Eddy Marlinto, MSc

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH. Mli

Sekertaris Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunte, Mcc. Ac

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak

Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.

ANGGOTA

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS.

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, Msi.

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc

Prof. Drs. Robinson Tarigan,MRP.

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.

Ami Dilham, SE, MSi.

Drs. Arifin Akhmad, Msi,Ak

Drs. Bongsu Hutagalung, Msi.

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, Msi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

b. Menghimpun dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan

laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah dilingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan

pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem inoformasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan Kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian

4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

d. Melaksanakan uruan mutasi pegawai.

Tetap/ Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyususun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni.

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan adminstrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas.

f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

g. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan

h. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan system informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap organisasi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas Ekonomi dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

organisasi dalam hal ini Fakultas Ekonomi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas Ekonomi, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kerja

Rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ ganjil. 2. Perkuliahan semester genap / ganjil.

3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

A. Penyusunan Efisiensi Kerja 1. Pengertian Efisiensi Kerja

Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun pada gejala yang dapat merugikan. Efisiensi dalam prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan. Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuan yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendak jaraknya.

Dalam penerapan efisiensi kerja harus memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa efisiensi kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Maksudnya adalah unsur output dan input, dimana unsur output adalah hasil pekerjaan yang telah dikerjakan oleh para pegawai, sedangkan unsur input adalah biaya yang diperlukan dan dikeluarkan untuk kelancaran pekerjaan. Fleksibilitas maksudnya bahwa pekerjaan yang terlaksana tidak kaku dan dapat dikerjakan lebih luwes. Meja kerja dan lemari penyimpanan arsip (filling cabinet) tidak berjauhan agar pekerjaan yang berkaitan dengan arsip-arsip dan file lebih cepat dan mudah pengerjaannya saat dibutuhkan.

mudah, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu. Oleh karena itu cara bekerja yang efisien hendaknya perlu dipraktekkan dan diterapkan agar jiwa efisiensi benar-benar dapat dimilik.

2. Manfaat Efisiensi Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari efisiensi kerja adalah :

a. Efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan kerja yang nyata.

b. Melalui Efisiensi Kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana

dengan stabil dan fleksibel.

c. Efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang

berkepentingan dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi setiap ruang kantor.

Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja

Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah di uaraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sabagai berikut :

a. Berhasil guna atau efektif

untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

b. Ekonomis

untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan,waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya.

c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

Yakni untuk membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepa-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.

d. Pembagian kerja yang nyata

Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

Jangan sampai terjadi pegawai mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya (W>T), sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.

f. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.

4. Prinsip-prinsip yang mempengaruhi efisiensi kerja

a. Bentuk dan susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan

baik agar dapat membantu untuk tidak terlalu merasa lelah, dapat menghemat waktu, tenaga dan usaha. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L dan U dengan tempat mesin tik yang atau komputer sebelah kiri.

b. Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berputar dan mempunyai

sandaran tegak, agar dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.

c. Letakkan benda-benda yang sering dipergunakan diatas meja, dan

yang tidak diperlukan lagi, agar demikian meja tetapkelihatan rapi dan dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya

Berkenaan dengan prinsip efisiensi tersebut, maka semua bidang pekerjaan harus dapat menerapkan prinsip efisiensi tersebut dan harus dilaksanakan dengan baik dan menghasilkan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya diterapkan pada pimpinan saja tetapi juga meliputi pada pekerjanya.

5. Sumber Efisiensi Kerja

Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal dan fikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah :

a.Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

b. Keahlian

Sesuatu dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada sesuatu itu dikerjakan oleh oarang yang bukan ahli. Unsur keahlian dalam efisiensi melekat juga pada manusia sama halnya dengan unsur kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu didukung dengan

dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan selancar seperti kelengkapan fasilitas.

c. Disiplin

Kedua unsur termaksud belum menjamin akan hasil kerja yang baik, apabila tidak disertai dengan kedisiplinan. Oleh karena itu, efisiensi termasuk dalam faktor waktu, sedangkan disiplin mengandung faktor waktu, maka antara efisiensi dan disiplin jelas sangat erat hubungannya. Karena itu, maka disiplin adalah suatu unsur penting dalam efisiensi. Karena ketiga unsur tersebut harus menyertai manusia dalam kegiatan usahanya.

6. Asas-asas Efisensi Kerja

Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut :

a.Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

b. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudan dan ringan.

c.Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah, pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal.

d. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

e. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya adalah suatu tujuan pokok. Menurut Sedarmayanti (2001:136) merumuskan pengertian tata usaha sabagai berikut : “Tata Usaha meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan, pengolahan data, urusan persuratan, pelaksanaan administrasi, perencanaan dan penyimpanan dokumen sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan”.

Tata Usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam kegiatan, yaitu :

keterangan yang belum ada atau berserakan bilamana diperlukan dan dipergunakan.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan yang menulis atau mencatat dengan memprgunakan alat tulis yang diperlukan sehingga dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah

Yaitu kegiatan yang mengerjakan keterangan-keterangan dan menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Mengganda

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

6. Menyimpan

Yaitu ke dan giatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit Tata Usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baikdan dalam Tata Usaha, sehingga Tata Usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah :

1. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

2. Menghimpun dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti

pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa & pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan Fakultas Ekonomi yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan Fakultas Ekonomi

untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

3. Membantu kelancaran perkembangan Fakultas Ekonomi sebagai suatu

dan perkembangan Fakultas Ekonomi secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pada pembahasan ini ruang lingkup efisisensi kerja dibahas dalam 2 cakupan efisiensi yaitu, efisiensi waktu dan efisiensi tata ruang. Dimana dua pembahasan tersebut saling berhubungan dalam penerapan efisiensi kerja pada bagian tata usaha.

1. Efisiensi Waktu

Pemakaian waktu pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari penyusunan rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal. Dan kedisiplinan kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti peraturan yang menjadi tanggung jawab setiap pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006:6).

Prosedur disiplin pada Fakultas Ekonomi USU adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang telah dirancang sedemikan rupa agar para pegawai taat pada peraturan yang ada. Apabila prosedur yang telah ada tidak

08.15 wib sampai pukul 14.00 wib. Prosedur jam masuk kerja pegawai telah ditetapkan Fakultas Ekonomi USU adalah mengenai absensi pegawai, dimana setiap pegawai diharuskan menandatangani daftar hadir yang berada dibagian kepegawaian untuk menbantu pimpinan mengetahui apakah pegawainya (bawahannya) hadir dan mengikuti prosedur yang ada. Apabila setelah pukul 08.15wib masih ada pegawai yang belum hadir ataupun tidak menandatangani daftar hadir, maka absensi sudah berada diruangan pimpinan (PD II), dan selesai jam kerja pegawai pada pukul 14.00wib, pegawai juga harus menandatangani absensi keluar, maka dari absensi tersebut pimpinan dapat mengetahui siapa pegawainya yang terlambat dan yang tidak hadir. Dan bagi pegawai yang tidak hadir secara berturut hari maksimal 3 hari berturut, maka pimpinan memberikan sanksi terhadap pegawainya yaitu mengirimkan surat panggilan terhadap pegawainnya, agar segera menghadap pimpinan untuk memberikan penjelasan terhadap ketidakhadirannya. Karena absensi kehadiran setiap pegawai sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai.

Untuk itu para pegawai hendaknya menerapkan jiwa kedisiplinan pada dirinya agar setiap pekerjaan yang dikerjakan mencapai hasil yang maksimal. Karena tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja,dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.

Manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah : a. Membantu pekerjaan jadi lebih cepat terselesaikan.

b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang bermalas-malasan. 2. Efisiensi Tata Ruang

Pemakaian ruang selalu berkaitan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan dikantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Tata ruang adalah ”penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran biaya yang layak” (Terry,1973).

Pada ruang kantor terdapat beberapa macam Tata Ruang Kantor, yang pada dasarnya terdiri dari 4 macam yaitu,

a. Tata ruang kantor berkamar (cubicle Type Offices) b. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan offices) c. Tata ruang kantor berhias (Landscape Offices).

d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang

kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. b a C a a a b b b b a c a a a b b b b b c a b b b a b b b b b b d a a a c c b b b b b b a c e a a e b b b b I III IV II V

Berikut ini sketsa Tata Ruang Kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

e

e

Sumber : Ruang Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Berikut keterangan dari sketsa Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

I = Ruang Pimpinan PD II II = Ruang Kantor Tata Usaha

III = Sub bagian Akademik dan Kepegawaian IV = Sub Bagian Keuangan

V = Sub Bagian Perlengkapan a = Meja Kerja

b = Filling Cabinet c = Meja Komput er d = Meja Telephon e = Pintu

Dari Gambar 1 denah Ruang Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU bahwa Ruang Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU menggunakan 2 (dua) konsep Tata Ruang yaitu Tata Ruang Kantor Berkamar dan Tata ruang Kantor Terbuka. Tata Ruang Kantor Berkamar adalah Tata Ruang untuk bekerja dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja sehingga konsentrasi kerja lebih terjamin dan pekerjaan yang bersifat rahasia lebih terjamin dan terlindungi. dan Tata ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama- sama diruangan tersebut tanpa penyekat.

kegiatan apabila suatu arsip di butuhkan secara cepat dan menjadikan gerak pegawai dalam bekerja menjadi lebih luwes dan fleksibel dalam melakukan kegiatan karena jarak meja kerja memberikan ruang gerak yang cukup bagi pegawai. Setiap meja kerja dilengkapi kursi sebagai pendamping meja kerja agar kegiatan yang dikerjakan pegawai menjadi lebih nyaman untuk melakukan setiap kegiatannya. Jenis kursi yang digunakan untuk ruang kantor Tata Usaha adalah jenis kursi yang berputar dan beroda, untuk mempermudah gerak pegawai dalam pada setiap kegiatannya.

Pada tiap Sub bagian dilengkapi dengan filling cabinet. Masing-masing Sub bagian dilengkapi 5 (lima) filling cabinet, antaranya pada Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Kepegawaian, dan Sub Bagian Perlengkapan sedangkan pada ruang pimpinan hanya terdapat 3 (tiga) filling cabinet dan pada ruang Kepala Tata Usaha terdapat 4 (empat) filling cabinet. Isi dari filling cabinet tersebut adalah arsip-arsip penting mahasiswa dan pegawai. Setiap arsip diklasifikasikan berdasarkan stambuk, NIM / NIP, dan program studi.

Pada Kantor Tata Usaha hanya terdapat 5 (lima) komputer yang terletak pada tiap-tiap Sub Bagian. Komputer dipergunakan untuk pengolahan data dan penyimpanan data yang berkaitan pada Fakultas Ekonomi USU.

Kantor Tata Usaha dilengkapi dengan satu unit telephon yang terletak didepan ruangan pimpinan PD II. Telephon dipergunakan untuk kepentingan kerja pada Ruang Kantor Tata Usaha apabila ada pekerjaan yang sangat penting dari luar Kantor Tata Usaha. Satu unit telephon yang tersedia ini tidak dapat dipergunakan setiap pegawai kecuali pegawai mendapat izin untuk mempergunakannya karena akan menghambat pekerjaan pada Kantor Tata Usaha.

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai.

2. Tata ruang pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan

sarana yang mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang

berhubungan dnegan pekerjaan.Seharusnya tiap pegawai mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan

kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya

Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

... Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Yogyakarta

Terry, George R, 1973. Managing Office Service,Bombay, Tarapurevala Publishing Industries Private Ltd.

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan secara tertib dan lancar. Sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

b a C a a a b b b b a c a a a b b b b b c a b b b a b b b b b b d a a a c c b b b b b b a c e a a e b b b b I III IV II V

Berikut ini sketsa Tata Ruang Kantor pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

e

Berikut keterangan dari sketsa Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

I = Ruang Pimpinan PD II II = Ruang Kantor Tata Usaha

III = Sub bagian Akademik dan Kepegawaian IV = Sub Bagian Keuangan

V = Sub Bagian Perlengkapan a = Meja Kerja

b = Filling Cabinet c = Meja Komput er d = Meja Telephon e = Pintu

Dari Gambar 1 denah Ruang Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU bahwa Ruang Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU menggunakan 2 (dua) konsep Tata Ruang yaitu Tata Ruang Kantor Berkamar dan Tata ruang Kantor Terbuka. Tata Ruang Kantor Berkamar adalah Tata Ruang untuk bekerja dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja sehingga konsentrasi kerja lebih terjamin dan pekerjaan yang bersifat rahasia lebih terjamin dan terlindungi. dan Tata ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama- sama diruangan tersebut tanpa penyekat.

Penyusunan meja kerja dan filling cabinet pada Ruang Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU berjarak ±150cm sehingga mempercepat pelaksanaan kegiatan apabila suatu arsip di butuhkan secara cepat dan menjadikan gerak pegawai dalam bekerja menjadi lebih luwes dan fleksibel dalam melakukan kegiatan karena jarak meja kerja memberikan ruang gerak yang cukup bagi pegawai. Setiap meja kerja dilengkapi kursi sebagai pendamping meja kerja agar kegiatan yang dikerjakan pegawai menjadi lebih nyaman untuk melakukan setiap kegiatannya. Jenis kursi yang digunakan untuk ruang kantor Tata Usaha adalah jenis kursi yang berputar dan beroda, untuk mempermudah gerak pegawai dalam pada setiap kegiatannya.

Pada tiap Sub bagian dilengkapi dengan filling cabinet. Masing-masing Sub bagian dilengkapi 5 (lima) filling cabinet, antaranya pada Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Kepegawaian, dan Sub Bagian Perlengkapan sedangkan pada ruang pimpinan hanya terdapat 3 (tiga) filling cabinet dan pada ruang Kepala Tata Usaha terdapat 4 (empat) filling cabinet. Isi dari filling cabinet tersebut adalah arsip-arsip penting mahasiswa dan pegawai. Setiap arsip diklasifikasikan berdasarkan stambuk, NIM / NIP, dan program studi.

Pada Kantor Tata Usaha hanya terdapat 5 (lima) komputer yang terletak pada tiap-tiap Sub Bagian. Komputer dipergunakan untuk pengolahan data dan penyimpanan data yang berkaitan pada Fakultas Ekonomi USU.

Kantor Tata Usaha dilengkapi dengan satu unit telephon yang terletak didepan ruangan pimpinan PD II. Telephon dipergunakan untuk kepentingan kerja pada Ruang Kantor Tata Usaha apabila ada pekerjaan yang sangat penting dari luar Kantor Tata Usaha. Satu unit telephon yang tersedia ini tidak dapat dipergunakan setiap pegawai kecuali pegawai mendapat izin untuk mempergunakannya karena akan menghambat pekerjaan pada Kantor Tata Usaha.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai.

2. Tata ruang pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan sarana yang mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dnegan pekerjaan.Seharusnya tiap pegawai mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

... Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press,

Medan.

Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Yogyakarta

Terry, George R, 1973. Managing Office Service,Bombay, Tarapurevala Publishing Industries Private Ltd.