SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Fungsi Sistem
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Fungsi Sistem Informasi sebagai Pendukung Proses Decisions Making, Planning,
dan Controlling pada Perusahaan
By
Delvi Agitya
1410532044
PENDAHULUAN
Informasi dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit kerjanya
dan pada tingkatannya masing-masing. Informasi yang dibutukan tersebut berasal
dari data yang telah dikumpulkan dan lalu diolah hingga berguna dalam
pengambilan keputusan (decision making). Dalam manajemen, pengambilan
keputusan memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang
diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan
oleh bawahannya. Hal ini penting karena menyangkut semua aspek didalam
perusahaan, menyangkut tentang kelangsungan operasional perusahaan, dan dapat
memperkirakan laba yang akan diperolah. Kesalahan dalam mengambil keputusan
bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian
uang. Keputusan seharusnya diambil oleh seorang manajer, karena pengambilan
keputusan tidak boleh dilakukan sembarangan. Selain untuk mengambil
keputusan (decisions making) informasi juga dibutuhkan dalam perencanaan dan
untuk pengontrol sistem, sehingga seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
perusahaan bisa berjalan sesuai rencana yang telah disusun.
INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
Mengenai Model Informasi Amsyah (2001:325) mengatakan sebagai
berikut :
Model Informasi adalah model-model paket aplikasi yang dapat dibeli di
pasaran, yang dibuat khusus untuk model-model kegiatan tertentu. Sejalan
dengan tingkat pekerjaan dalam organisasi, maka hirarki pekerjaan
informasi terdiri dari: (1) pengolahan transaksi pada tingkat paling bawah,
(2) perencanaan dan pengawasan operasional pada tingkat kedua, (3)
perencanaan dan pengawasan manajemen pada tingkat ketiga, dan (4)
perencanaan strategis pada tingkat puncak.
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
“Pada hakekatnya kegiatan pembuatan keputusan di latar belakangi oleh
adanya suatu masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu.
Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang
bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat
dilaksanakan secara baik dan efektif” (Sutrabi 2005, 132)
Siagian (2008:28) berpendapat bahwa dari teori kepemimpinan diketahui
bahwa manajemen suatu organisasi memainkan tiga kategori peranan, yaitu:
Pertama, peranan yang bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan
untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam
organisasi. Kedua, Peranan Informasional yang berarti bahwa dalam
kedudukannya selaku unsur pimpinan dalam organisasi, manajemen
menjadi pemantau arus informasi dalam organisasi disamping peranan
selaku penerima dan pembagi informasi. Ketiga, Peranan selaku
pengambil keputusan yang merupakan peranan yang timbul karena
manajemen meiliki wewenang untuk bertindak selaku wirausahawan,
peredam ketidaktenangan, penentu alokasi sarana, prasarana, sumberdaya
manusia dan dana, serta selaku perundingan.
Dari ketiga peranan di atas, yang memberikan dampak langsung terhadap
kegiatan operasional perusahaan merupakan peranan manajemen selaku
pengambil keputusan.
Hal ini bertentangan dengan pendapat Amsyah (2001:60) yang
menjelaskan bahwa “manajer secara dasar mengelola tiga elemen yaitu : (1) ide
(ideas), (2) barang (things), dan (3) manusia (people), dimana tiga elemen tersebut
identik dengan sumber daya 3M yaitu metode, material, dan manusia.”
Untuk mendukung pendapat Siaginan yang ketiga mengenai peranan
manajemen dalam sebuah organisasi yaitu manajemen selaku pengambil
keputusan, dijelaskan oleh Sutrabi (2005:130) bahwa proses dalam pengambilan
keputusan dapat dibagi menjadi tiga tahapan berdasarkan Model Simon, yaitu :
Tahap proses dalam
Penjelasan
pegambilan
keputusan
Pemahaman
Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan
keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan
diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat
menentukan masalahnya.
Perancangan
Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah
tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini
mengandung proses untuk memahami masalah untuk
menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah
cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.
Pemilihan
Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah
tindakan
yang
ada.
Pilihan
ditentukan
dan
dilaksanakan.
Dengan demikian, proses pengambilan keputusan dapat dipandang sebagai
arus dari pemahaman sampai perancangan dan pemilihan, tetapi pada setiap tahap
hasilnya mungkin dikembalikan lagi ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi.
Sutrabi (2005:131) juga menjelaskan Model Simon yang memiliki
hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen. Hubungan ini diikhtisarkan
untuk ketiga tahap model Simon, yaitu:
Tahap proses
Hubungan dengan SIM
pengambilan
keputusan
Pemahaman
Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data
baik dengan cara yang telah ditentukan maupun
dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan
cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara
tersebut. Sistem informasi harus meneliti semua data
dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai
situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM
maupun
organisasi
harus
menyediakan
saluran
komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas
agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas
sehingga masalah tersebut dapat ditangani.
Perancangan
SIM harus engandung model keputusan untuk
mengolah
data
alternatif. Model
dan
memprakarsai
pemecahan
harus membantu menganalisis
alternatif.
Pemilihan
SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan
disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong
pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan
pemilihan,
peranan
SIM
berubah
menjadi
pengumpulan data untuk umpan balik dalam penilaian
kemudian.
Sedangkan menurut Sutrabi (2005:135), proses pengambilan keputusan
terdiri dari 7 tahapan, yaitu :
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah. Langkah dalam perumusan
masalah ini antara lain manajer secara sistematis menguji hubungan
sebab-akibat. Lalu manajer mencari penyimpangan atau perubahan
dari yang “normal”
2. Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Manajer pertama kali
harus menentukan data-data apa yang akan dibutuhkan untuk membuat
keputusan yang tepat dan kemudian mendapatkan informasi tersebut.
3. Pengembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima
alternatif pertama yang “feasibel” sering menghindarkan manajer dari
pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer.
4. Evaluasi Alternatif-Alternatif. Efektifitas dapat diukur dengan dua
kriteria: apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan
sumber daya organisasi dan seberapa baik alternatif akan membantu
pemecahan maslah.
5. Pemisahan Alternatif Terbaik. Pilihan Alternatif terbaik juga sering
merupakan suatu kompromi di antara berbagai faktor yang telah
dipertimbangkan.
6. Implementasi Keputusan. Implementasi keputusan menyangkut lebih
dari sekedar pemberian perintah. Manajer harus menetapkan anggaran
atau skedul kegiatan, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya
yang di perlukan serta menugaskan tanggung jawab dan wewenang
pelaksanaan tugas tertentu.
7. Evaluasi Hasil-Hasil Keputusan. Manajer harus mengevaluasi apakah
implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan
hasil yang diinginkan.
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan menurut seorang
teknik informatika :
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas usaha penyelidikan
lingkungan yangmemancing keputusan dan pengakuan adanya masalah.2.
Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha
penemuan alternatif solusi, pengembangan alternatif solusi, dan analisis
arah tindakan.3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan
masalah. (Sutanta, Edhy, 2005, Dukungan Sistem Informasi Manajemen
(SIM)
dalam
Kegiatan
Manajemen,
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_ManajerialDukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
Dalam setiap pengambilan keputusan tentu harus ada dasar yang kuat dan
model yang mendukung decisions making, agar segala keputusan bisa
memberikan dampak yang bagus terhadap perusahaan. Amsyah (2001:341)
menjelaskan:
Model Pendukung Keputusan (MPK) yang merupakan fasilitas pangkalan
komputer interaktif untuk keperluan dukungan pembuatan keputusan
manusia. Model Pendukung Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah
pada basis pengolahan khusus. Variasi program pendukung MPK terdiri
dari program-program spreadsheet, sistem manajemen database pribadi,
paket pengolah kata, alat pembuat grafik, paket statistik, dan lain-lain
program-program khusus.
“Sistem peranti lunak DSS (DSS software system) berisi peranti lunak
yang digunakan untuk menganalisis data. Ini dapat berisi berbagai perangkat
OLAP, perangkat penggalian data, atau sekumpulan model matematis dan
analitis” (Laudon, 2008,156).
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PERENCANAAN
Perencanaan dapat didefinisikan sebagai “pengambil keputusan sekarang
tentang hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu di masa
depan” perencanaan merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan
(Siagian 2008, 36)
Sedangkan menurut Ellitan dan Anata (2009:235) perencanaan manajemen
sistem informasi merupakan:
Perencanaan arsitektur sistem informasi yang meliputi data, sistem
jaringan, dan teknologi informasi lainnya dalam sebuah perusahaan harus
memperhatikan dan mempertimbangkan berbagai faktor seperti perubahan
bisnis, keseimbangan antara sentralisasi dan desentra-lisasi, dan kesiapan
dalam mengakomodasi perkembangan teknologi baru.
Seorang teknik informatika menjelaskan dukungan SIM pada proses
perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan model perencanaan, dukungan yang disediakan oleh SIM
adalah analisis dalam pengembangan struktur dan persamaan model, data
historis untuk analisis hubungan, peramalan, serta penggerak model
perencanaan untuk dijalankan pada komputer.
2. Data masukan, data historis ditambah analisis dan manipulasi data
untuk membangkitkan data masukan berdasarkan data historis.
3. Manipulasi
model, dukungan yang disediakan oleh SIM adalah
penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model, dan manipulasi
data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. (Sutanta,
Edhy, 2005, Dukungan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dalam
Kegiatan
Manajemen,
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_ManajerialDukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PENGAWASAN
Siagian (2008:61) menjelaskan mengenai pengertian dari pengawasan
dimana :
Pengawasan merupakan kegiatan yang sistematis untuk memantau
penyelenggaraan kegiatan operasional untuk melihat apakah tingkat
efesiensi, efektivitas, dan produktivitas yang diharapkan terwujud atau
tidak. Pengawasan diperlukan karena dua pertimbangan utama. Pertama:
dalam menyelenggarakan seluruh kegiatan operasional, para anggota
organisasi tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan
juga mungkin kekhikafan dan kesalahan. Kedua : Tuntutan efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas tidak terpnuhi karena mungkin ada anggota
organisasi yang menampilkan perilaku yang negatif dengan berbagai
alasan penyebabnya. Pengawasan seharusnya bersifat edukatif dan tidak
punitif. Artinya, tujuan dalam melakukan pengawasan adalah untuk
membantu para anggota organisasi mengatasi berbagai kelemahan yang
terdapat dalam diri masing-masing dan memberikan bimbingan sehingga
terjadi modifikasi perilaku yang negatif tersebut.
Sedangkan Sutrabi (2005:61) mendefinisikan sistem pengawasan yang
berbeda dimana:
Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti
sistem tersebut meliputi semua aspek pengoperasian organisasi.
Perlunya sistem total ini ialah karena fungsi manajemen adalah
memastikan semua bagian operasi berada dalam keadaan seimbang
antara satu dengan lainnya. Agar dapat memastikan keseimbangan
tersebut, manajemen membutuhkan informasi mengenai setiap
bagian. Sistem pengawasan manajemen adalah (atau seharusnya)
merupakan sistem yang terkoordinasi dan terintegrasi, yaitu
meskipun data yang dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin
berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat
dipadukan satu sama lain.
Dukungan SIM dalam controlling menurut seorang teknik informatika
adalah :
1). analisis perbedaan prestasi denganstandar prestasi, 2). analisis lain
yang membantu pemahaman perbedaan, dan 3). arah tindakanyang akan
memperbaiki prestasi pada masa mendatang. (Sutanta, Edhy, 2005,
Dukungan Sistem Informasi
Manajemen,
Manajemen (SIM) dalam Kegiatan
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_Manajerial-
Dukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
Dalam
suatu
sistem
tentu
harus
ada
langkah-langkah
dalam
pelaksanaannya, agar terstruktur dan tepat. Sutrabi (2005:62) menjelaskan
pembagian fungsi pengawasan menurut Raplh Currier Davis dan C. Filley yang
dibagi menjadi 8 subfungsi, yaitu :
A. Perencanaan
rutin
(routine
planning).
Perencanaan
rutin
merupakan penerapan rencana-rencana teknis berdasarkan rencana
menyeluruh.
B. Penjadwalan (schedulling). Fungsi penjadwalan dalam pengawasan
adalah menentukan kapan fase-fase penting dari suatu rencana
harus diselesaikan dalam waktu yang telah di tetapkan.
C. Persiapan (preparation). Fungsi persiapan ini memberi kepastian
kepada pengawas bahwa segalanya sudah siap digunakan kapan
dan dimana serta jenis yang tepat yang dibutuhkan.
D. Pengabaran (dispatching). Fungsi ini adalah mengawasi pekerjaan
para petugas untuk memastikan bahwa penyelesaian pekerjaan
tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
E. Pengarahan (direction). Pengarahan adalah fungsi yang mengatur
kegiatan dengan jalan memberi instruksi dan penjelasan kepada
bawahan mengenai kebutuhan-kebutuhan bagi suatu rencana.
F. Pemeriksaan (supervision). Fungsi supervisi adalah memastikan
apakah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan rencana dan
instruksi atau tidak.
G. Pembandingan
(comparasion).
penyimpangan-penyimpangan
Pembandingan
pekerjaan
yang
mencatat
direncanakan,
mencari sebab-sebab penyimpangan tersebut.
H. Pembetulan
(corrective
action).
Yakni
fungsi
pembetulan
penyimpangan-penyimpangan dari pekerjaan yang direncanakan.
Menurut Sutrabi (2005:74), ada tiga tingkatan kegiatan manajemen
yang dapat diidentifikasi, yakni perencanaan strategis, pengendalian
manajemen, dan pengendalian operasional. Setiap kegiatan ini mempunyai
kebutuhan rencananya sendiri, seperti pada tabel di bawah ini.
Tingkat Kegiatan
Perencanaan Straregis
Alasan Perencanaan
Penetapan sasaran organisasi.
Pendefinisian hambatan sumber daya.
Pengendalian Manajemen Pengalokasian sumber daya.
(perencanaan taktis)
Bagaimana sumber daya akan diperolah,
diorganisir, dan dipakai, misalnya:
- anggaran pengeluaran untuk barang
modal.
- rencana sumber daya manusia untuk 3
tahun.
Pengendalian Operasional
Efisiensi prestasi.
Penjadwalan kegiatan hari demi hari.
Penentuan harga, tingkat produksi, tingkat
persediaan.
KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen sangat membantu kegiatan operasional
perusahaan. Keberadaan SIM dalam perusahaan dapat memberikan dukungan
yang sangat bermanfaat, diantaranya: (1) dukungan pada perencanaan operasional,
(2) dukungan pada pengendalian atas tindakan yang telah atau sedang dilakukan
oleh perusahaan, (3) dukungan terhadap pengambilan keputusan perusahaan.
Untuk memenuhi ketiga hal diatas, maka SIM harus dikembangkan
dengan tujuan utama untuk: (1) memenuhi kebutuhan informasi pada setiap
tingkatan manajemen yaitu perencanan strategis, pengendalian manajemen, dan
pengendalian operasional. (2) bisa mengolah data mentah menjadi informasi yang
bermanfaat bagi perusahaan.
Dengan adanya SIM, perusahaan bisa mendapatkan informasi yang benar
dan akurat, sehingga kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan dengan lancar
dan dapat memberikan keuntungan yang tinggi terhadap perusahaan. Karena
dengan adanya informasi yang akurat, perusahaan bisa meminimalisir weakness
dan meningkatkan strength dan opportunity sehingga bisa merancang strategic
planning yang sangat berguna bagi pihak manajerial.
DAFTAR RUJUKAN
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama .
Ellitan, Lena dan Lina Anatan. 2009. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Praktis. Bandung: Alfabeta
Laudon, C. Kenneth dan Jane P. Laudon. 2008. “Management Information
System Managing The Digital Firm”. Sistem Informasi Manajemen
Mengelola Perusahaan Digital Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
Siagian, P. Sondang. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Sutanta, Edhy. 2005. Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
Kegiatan Manajemen.
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_ManajerialDukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men. diakses tanggal 25 Maret 2016.
Sutrabi, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Andi.
LAMPIRAN
Fungsi Sistem Informasi sebagai Pendukung Proses Decisions Making, Planning,
dan Controlling pada Perusahaan
By
Delvi Agitya
1410532044
PENDAHULUAN
Informasi dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit kerjanya
dan pada tingkatannya masing-masing. Informasi yang dibutukan tersebut berasal
dari data yang telah dikumpulkan dan lalu diolah hingga berguna dalam
pengambilan keputusan (decision making). Dalam manajemen, pengambilan
keputusan memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang
diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan
oleh bawahannya. Hal ini penting karena menyangkut semua aspek didalam
perusahaan, menyangkut tentang kelangsungan operasional perusahaan, dan dapat
memperkirakan laba yang akan diperolah. Kesalahan dalam mengambil keputusan
bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian
uang. Keputusan seharusnya diambil oleh seorang manajer, karena pengambilan
keputusan tidak boleh dilakukan sembarangan. Selain untuk mengambil
keputusan (decisions making) informasi juga dibutuhkan dalam perencanaan dan
untuk pengontrol sistem, sehingga seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
perusahaan bisa berjalan sesuai rencana yang telah disusun.
INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
Mengenai Model Informasi Amsyah (2001:325) mengatakan sebagai
berikut :
Model Informasi adalah model-model paket aplikasi yang dapat dibeli di
pasaran, yang dibuat khusus untuk model-model kegiatan tertentu. Sejalan
dengan tingkat pekerjaan dalam organisasi, maka hirarki pekerjaan
informasi terdiri dari: (1) pengolahan transaksi pada tingkat paling bawah,
(2) perencanaan dan pengawasan operasional pada tingkat kedua, (3)
perencanaan dan pengawasan manajemen pada tingkat ketiga, dan (4)
perencanaan strategis pada tingkat puncak.
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
“Pada hakekatnya kegiatan pembuatan keputusan di latar belakangi oleh
adanya suatu masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu.
Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang
bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat
dilaksanakan secara baik dan efektif” (Sutrabi 2005, 132)
Siagian (2008:28) berpendapat bahwa dari teori kepemimpinan diketahui
bahwa manajemen suatu organisasi memainkan tiga kategori peranan, yaitu:
Pertama, peranan yang bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan
untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam
organisasi. Kedua, Peranan Informasional yang berarti bahwa dalam
kedudukannya selaku unsur pimpinan dalam organisasi, manajemen
menjadi pemantau arus informasi dalam organisasi disamping peranan
selaku penerima dan pembagi informasi. Ketiga, Peranan selaku
pengambil keputusan yang merupakan peranan yang timbul karena
manajemen meiliki wewenang untuk bertindak selaku wirausahawan,
peredam ketidaktenangan, penentu alokasi sarana, prasarana, sumberdaya
manusia dan dana, serta selaku perundingan.
Dari ketiga peranan di atas, yang memberikan dampak langsung terhadap
kegiatan operasional perusahaan merupakan peranan manajemen selaku
pengambil keputusan.
Hal ini bertentangan dengan pendapat Amsyah (2001:60) yang
menjelaskan bahwa “manajer secara dasar mengelola tiga elemen yaitu : (1) ide
(ideas), (2) barang (things), dan (3) manusia (people), dimana tiga elemen tersebut
identik dengan sumber daya 3M yaitu metode, material, dan manusia.”
Untuk mendukung pendapat Siaginan yang ketiga mengenai peranan
manajemen dalam sebuah organisasi yaitu manajemen selaku pengambil
keputusan, dijelaskan oleh Sutrabi (2005:130) bahwa proses dalam pengambilan
keputusan dapat dibagi menjadi tiga tahapan berdasarkan Model Simon, yaitu :
Tahap proses dalam
Penjelasan
pegambilan
keputusan
Pemahaman
Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan
keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan
diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat
menentukan masalahnya.
Perancangan
Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah
tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini
mengandung proses untuk memahami masalah untuk
menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah
cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.
Pemilihan
Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah
tindakan
yang
ada.
Pilihan
ditentukan
dan
dilaksanakan.
Dengan demikian, proses pengambilan keputusan dapat dipandang sebagai
arus dari pemahaman sampai perancangan dan pemilihan, tetapi pada setiap tahap
hasilnya mungkin dikembalikan lagi ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi.
Sutrabi (2005:131) juga menjelaskan Model Simon yang memiliki
hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen. Hubungan ini diikhtisarkan
untuk ketiga tahap model Simon, yaitu:
Tahap proses
Hubungan dengan SIM
pengambilan
keputusan
Pemahaman
Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data
baik dengan cara yang telah ditentukan maupun
dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan
cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara
tersebut. Sistem informasi harus meneliti semua data
dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai
situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM
maupun
organisasi
harus
menyediakan
saluran
komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas
agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas
sehingga masalah tersebut dapat ditangani.
Perancangan
SIM harus engandung model keputusan untuk
mengolah
data
alternatif. Model
dan
memprakarsai
pemecahan
harus membantu menganalisis
alternatif.
Pemilihan
SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan
disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong
pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan
pemilihan,
peranan
SIM
berubah
menjadi
pengumpulan data untuk umpan balik dalam penilaian
kemudian.
Sedangkan menurut Sutrabi (2005:135), proses pengambilan keputusan
terdiri dari 7 tahapan, yaitu :
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah. Langkah dalam perumusan
masalah ini antara lain manajer secara sistematis menguji hubungan
sebab-akibat. Lalu manajer mencari penyimpangan atau perubahan
dari yang “normal”
2. Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Manajer pertama kali
harus menentukan data-data apa yang akan dibutuhkan untuk membuat
keputusan yang tepat dan kemudian mendapatkan informasi tersebut.
3. Pengembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima
alternatif pertama yang “feasibel” sering menghindarkan manajer dari
pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer.
4. Evaluasi Alternatif-Alternatif. Efektifitas dapat diukur dengan dua
kriteria: apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan
sumber daya organisasi dan seberapa baik alternatif akan membantu
pemecahan maslah.
5. Pemisahan Alternatif Terbaik. Pilihan Alternatif terbaik juga sering
merupakan suatu kompromi di antara berbagai faktor yang telah
dipertimbangkan.
6. Implementasi Keputusan. Implementasi keputusan menyangkut lebih
dari sekedar pemberian perintah. Manajer harus menetapkan anggaran
atau skedul kegiatan, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya
yang di perlukan serta menugaskan tanggung jawab dan wewenang
pelaksanaan tugas tertentu.
7. Evaluasi Hasil-Hasil Keputusan. Manajer harus mengevaluasi apakah
implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan
hasil yang diinginkan.
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan menurut seorang
teknik informatika :
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas usaha penyelidikan
lingkungan yangmemancing keputusan dan pengakuan adanya masalah.2.
Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha
penemuan alternatif solusi, pengembangan alternatif solusi, dan analisis
arah tindakan.3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan
masalah. (Sutanta, Edhy, 2005, Dukungan Sistem Informasi Manajemen
(SIM)
dalam
Kegiatan
Manajemen,
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_ManajerialDukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
Dalam setiap pengambilan keputusan tentu harus ada dasar yang kuat dan
model yang mendukung decisions making, agar segala keputusan bisa
memberikan dampak yang bagus terhadap perusahaan. Amsyah (2001:341)
menjelaskan:
Model Pendukung Keputusan (MPK) yang merupakan fasilitas pangkalan
komputer interaktif untuk keperluan dukungan pembuatan keputusan
manusia. Model Pendukung Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah
pada basis pengolahan khusus. Variasi program pendukung MPK terdiri
dari program-program spreadsheet, sistem manajemen database pribadi,
paket pengolah kata, alat pembuat grafik, paket statistik, dan lain-lain
program-program khusus.
“Sistem peranti lunak DSS (DSS software system) berisi peranti lunak
yang digunakan untuk menganalisis data. Ini dapat berisi berbagai perangkat
OLAP, perangkat penggalian data, atau sekumpulan model matematis dan
analitis” (Laudon, 2008,156).
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PERENCANAAN
Perencanaan dapat didefinisikan sebagai “pengambil keputusan sekarang
tentang hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu di masa
depan” perencanaan merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan
(Siagian 2008, 36)
Sedangkan menurut Ellitan dan Anata (2009:235) perencanaan manajemen
sistem informasi merupakan:
Perencanaan arsitektur sistem informasi yang meliputi data, sistem
jaringan, dan teknologi informasi lainnya dalam sebuah perusahaan harus
memperhatikan dan mempertimbangkan berbagai faktor seperti perubahan
bisnis, keseimbangan antara sentralisasi dan desentra-lisasi, dan kesiapan
dalam mengakomodasi perkembangan teknologi baru.
Seorang teknik informatika menjelaskan dukungan SIM pada proses
perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan model perencanaan, dukungan yang disediakan oleh SIM
adalah analisis dalam pengembangan struktur dan persamaan model, data
historis untuk analisis hubungan, peramalan, serta penggerak model
perencanaan untuk dijalankan pada komputer.
2. Data masukan, data historis ditambah analisis dan manipulasi data
untuk membangkitkan data masukan berdasarkan data historis.
3. Manipulasi
model, dukungan yang disediakan oleh SIM adalah
penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model, dan manipulasi
data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. (Sutanta,
Edhy, 2005, Dukungan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dalam
Kegiatan
Manajemen,
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_ManajerialDukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PENGAWASAN
Siagian (2008:61) menjelaskan mengenai pengertian dari pengawasan
dimana :
Pengawasan merupakan kegiatan yang sistematis untuk memantau
penyelenggaraan kegiatan operasional untuk melihat apakah tingkat
efesiensi, efektivitas, dan produktivitas yang diharapkan terwujud atau
tidak. Pengawasan diperlukan karena dua pertimbangan utama. Pertama:
dalam menyelenggarakan seluruh kegiatan operasional, para anggota
organisasi tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan
juga mungkin kekhikafan dan kesalahan. Kedua : Tuntutan efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas tidak terpnuhi karena mungkin ada anggota
organisasi yang menampilkan perilaku yang negatif dengan berbagai
alasan penyebabnya. Pengawasan seharusnya bersifat edukatif dan tidak
punitif. Artinya, tujuan dalam melakukan pengawasan adalah untuk
membantu para anggota organisasi mengatasi berbagai kelemahan yang
terdapat dalam diri masing-masing dan memberikan bimbingan sehingga
terjadi modifikasi perilaku yang negatif tersebut.
Sedangkan Sutrabi (2005:61) mendefinisikan sistem pengawasan yang
berbeda dimana:
Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti
sistem tersebut meliputi semua aspek pengoperasian organisasi.
Perlunya sistem total ini ialah karena fungsi manajemen adalah
memastikan semua bagian operasi berada dalam keadaan seimbang
antara satu dengan lainnya. Agar dapat memastikan keseimbangan
tersebut, manajemen membutuhkan informasi mengenai setiap
bagian. Sistem pengawasan manajemen adalah (atau seharusnya)
merupakan sistem yang terkoordinasi dan terintegrasi, yaitu
meskipun data yang dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin
berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat
dipadukan satu sama lain.
Dukungan SIM dalam controlling menurut seorang teknik informatika
adalah :
1). analisis perbedaan prestasi denganstandar prestasi, 2). analisis lain
yang membantu pemahaman perbedaan, dan 3). arah tindakanyang akan
memperbaiki prestasi pada masa mendatang. (Sutanta, Edhy, 2005,
Dukungan Sistem Informasi
Manajemen,
Manajemen (SIM) dalam Kegiatan
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_Manajerial-
Dukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
Dalam
suatu
sistem
tentu
harus
ada
langkah-langkah
dalam
pelaksanaannya, agar terstruktur dan tepat. Sutrabi (2005:62) menjelaskan
pembagian fungsi pengawasan menurut Raplh Currier Davis dan C. Filley yang
dibagi menjadi 8 subfungsi, yaitu :
A. Perencanaan
rutin
(routine
planning).
Perencanaan
rutin
merupakan penerapan rencana-rencana teknis berdasarkan rencana
menyeluruh.
B. Penjadwalan (schedulling). Fungsi penjadwalan dalam pengawasan
adalah menentukan kapan fase-fase penting dari suatu rencana
harus diselesaikan dalam waktu yang telah di tetapkan.
C. Persiapan (preparation). Fungsi persiapan ini memberi kepastian
kepada pengawas bahwa segalanya sudah siap digunakan kapan
dan dimana serta jenis yang tepat yang dibutuhkan.
D. Pengabaran (dispatching). Fungsi ini adalah mengawasi pekerjaan
para petugas untuk memastikan bahwa penyelesaian pekerjaan
tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
E. Pengarahan (direction). Pengarahan adalah fungsi yang mengatur
kegiatan dengan jalan memberi instruksi dan penjelasan kepada
bawahan mengenai kebutuhan-kebutuhan bagi suatu rencana.
F. Pemeriksaan (supervision). Fungsi supervisi adalah memastikan
apakah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan rencana dan
instruksi atau tidak.
G. Pembandingan
(comparasion).
penyimpangan-penyimpangan
Pembandingan
pekerjaan
yang
mencatat
direncanakan,
mencari sebab-sebab penyimpangan tersebut.
H. Pembetulan
(corrective
action).
Yakni
fungsi
pembetulan
penyimpangan-penyimpangan dari pekerjaan yang direncanakan.
Menurut Sutrabi (2005:74), ada tiga tingkatan kegiatan manajemen
yang dapat diidentifikasi, yakni perencanaan strategis, pengendalian
manajemen, dan pengendalian operasional. Setiap kegiatan ini mempunyai
kebutuhan rencananya sendiri, seperti pada tabel di bawah ini.
Tingkat Kegiatan
Perencanaan Straregis
Alasan Perencanaan
Penetapan sasaran organisasi.
Pendefinisian hambatan sumber daya.
Pengendalian Manajemen Pengalokasian sumber daya.
(perencanaan taktis)
Bagaimana sumber daya akan diperolah,
diorganisir, dan dipakai, misalnya:
- anggaran pengeluaran untuk barang
modal.
- rencana sumber daya manusia untuk 3
tahun.
Pengendalian Operasional
Efisiensi prestasi.
Penjadwalan kegiatan hari demi hari.
Penentuan harga, tingkat produksi, tingkat
persediaan.
KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen sangat membantu kegiatan operasional
perusahaan. Keberadaan SIM dalam perusahaan dapat memberikan dukungan
yang sangat bermanfaat, diantaranya: (1) dukungan pada perencanaan operasional,
(2) dukungan pada pengendalian atas tindakan yang telah atau sedang dilakukan
oleh perusahaan, (3) dukungan terhadap pengambilan keputusan perusahaan.
Untuk memenuhi ketiga hal diatas, maka SIM harus dikembangkan
dengan tujuan utama untuk: (1) memenuhi kebutuhan informasi pada setiap
tingkatan manajemen yaitu perencanan strategis, pengendalian manajemen, dan
pengendalian operasional. (2) bisa mengolah data mentah menjadi informasi yang
bermanfaat bagi perusahaan.
Dengan adanya SIM, perusahaan bisa mendapatkan informasi yang benar
dan akurat, sehingga kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan dengan lancar
dan dapat memberikan keuntungan yang tinggi terhadap perusahaan. Karena
dengan adanya informasi yang akurat, perusahaan bisa meminimalisir weakness
dan meningkatkan strength dan opportunity sehingga bisa merancang strategic
planning yang sangat berguna bagi pihak manajerial.
DAFTAR RUJUKAN
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama .
Ellitan, Lena dan Lina Anatan. 2009. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Praktis. Bandung: Alfabeta
Laudon, C. Kenneth dan Jane P. Laudon. 2008. “Management Information
System Managing The Digital Firm”. Sistem Informasi Manajemen
Mengelola Perusahaan Digital Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
Siagian, P. Sondang. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Sutanta, Edhy. 2005. Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
Kegiatan Manajemen.
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_ManajerialDukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje
men. diakses tanggal 25 Maret 2016.
Sutrabi, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Andi.
LAMPIRAN