T1_68200850_BAB II Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Studi Kasus: PT.Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Pattimura Ambon) T1 68200850 BAB II

Bab 2
Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu
Berbagai macam penelitian telah dilakukan tentang sistem informasi yang
membahas tentang sumber daya manusia oleh berbagai pihak, seperti Perancangan
Aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan Fitur DSS
Menggunakan Metode Topsis pada PT. X (Radiant Victor Imbar, Benny Setiadi
Hartanto).Dalam penelitian ini dilakukan penelitian terhadapPT. X yang
merupakan adalah sebuah perusahaan yangmemiliki tingkat penyerapan tenaga
kerja yang tinggi. Penyerapan tenaga kerjayang tinggi ini menjadi masalah
tersendiri ketika posisi yang ditawarkan relatifbanyak. Hal tersebut tentunya akan
disertai oleh membanjirnya data pelamar kerjauntuk memenuhi posisi yang
ditawarkan.Kondisi tersebut dapat menyebabkan produktivitas dari perusahaan
terganggudikarenakan kosongnya beberapa posisi.
Disamping itu, proses untuk memilah-milahpegawai yang dilakukan oleh
individu manusia sering kali mengalamikesalahan penempatan yang tidak sesuai
dengan kualifikasi dari pelamar itusendiri. Dan proses ini memerlukan banyak
biaya dalam pelaksanaannya denganhasil yang kurang memuaskan.Selain masalah
dalam hal recruitment, perusahaan juga mempunyai masalah dalamhal penggajian
dan absensi. Dikarenakan proses yang masih dilakukan secaramanual, perusahaan
memerlukan waktu yang cukup lama untuk menghitung gajipegawai, dimana

perusahaan harus menghitung dan mempertimbangkan berbagaifaktor.
Pada penelitian ini akan membahas mengenai perancangan dan implementasi
sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Angkasa Pura I (Persero)Bandar
Udara Pattimura Ambon. Pada penelitian Perancangan Aplikasi Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia dengan Fitur DSS Menggunakan Metode Topsis pada PT.
X mempunyai tujuan yang sama dengan pembangunan sistem ini yaitu merancang
sistem informasi yang diharapkan dapat menangani kendala atau permasalahan

yang dihadapi oleh departemen/bagian Human Resource (HR). Dan juga
diharapkan mampu mendukung kinerja dari perusahaan secara menyeluruh.
Pada penelitian di PT.X ini dirancang dengan menggunakan metode
Decission Support System(DSS) dan Technique for Order Preferences by
Similarity to Ideal Solution (TOPSIS), yang membantu pengambilan keputusan

dalam sistem rectuitment pegawai. dan mengunakan bahasa pemrograman C# dan
menggunakan SQL server 2008 databasenya.
Terdapat perbedaan dalam pemasalahan yang ada pada perusahaan masingmasing, pada penelitian yang dilakukan pada PT.X masalah dan kendala yang
dihadapi oleh perusahaan ialah prosesrecruitment karyawan, penanganan absensi
karyawan dan pengajian untuk karyawan. Sedangkan penelitian pada PT. Angkasa
Pura I Bandar Udara Pattimura Ambon, tidak menjelaskan masalah recruitment

karyawan dikarenakan sistem recruitment pegawai yang ada diperusahaan sudah
berjalan dengan baik.

Namun penganganan terhadap beberapa masalah

kepegawaian yang masih kurang begitu baik pada perusahaan seperti sistem cuti
pegawai yang masih manual sehingga menyulitkan pegawai dalam mengelolah
dan mengerjakannya, juga beberapa masalah lain seperti pengelolahan data
pegawai, absensi, simpan pinjam, premi, dan jaminan sosial pegawai yang sering
dilakukan manual dikarenakan sistem yang ada tidak terlalu mendukung dalam
pekerjaan ini.
Oleh sebab itu penelitian ini dirancang agar aplikasi sistem informasi dapat
mengelolah dan membantu perusahaan untuk melayani kebutuhan pegawai.
Berbeda dengan penelitian sebelumnya pada penelitian ini dirancang sistem yang
dapat mengelolah data kepegawaian, absensi pegawai, simpan pinjam pegawai,
jaminan sosial, pensiun pegawai, dan pembuatan tunjangan kelebihan jam kerja
pada pegawai. Peneliti membuat sistem ini dengan mengunakan metode
prototype, program yang digunakan ialah Visual Studio 2012 Express, dan

database yang digunakan SQL server 2008, dengan desain sistem mengunakan

UML (Unifed Modeling Language) menggunakan Rasional Rose.

2.1 Konsep Human Resource Department (HRD)

Human resource department (HRD) atau departemen sumber daya

manusia adalah suatu bagian atau unit yang biasanya menangani berbagai
masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai buruh, manajer dan tenaga
kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan
demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2.1.1 Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Sumber
Daya Manusia
1. Perencanaan
Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and
selection) dalam proses persiapan, dilakukan perencanaan kebutuhan

akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan
yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah melakukan
perkiraan atau forecast akan pekerjaan, lowongan, jumlahnya,
waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan

dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah
kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada,
dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan,
kondisi para tenaga kerja, dan lain sebagainya.
2. Rekrutmen dan seleksi
a. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. Rekrutmen adalah suatu
proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan,
buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi
kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini
diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi
pekerjaan/job description dan juga spesifikasi pekerjaan/job
specification.

b. Seleksi tenaga kerja/Selection. Seleksi tenaga kerja adalah suatu
proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak
kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan
setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat
hidup/cv/curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv

pelamar dilakukan penyortiran yang akan dipanggil dengan yang

gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah
memanggil kandidat terpilih lalu berikutnya adalah memanggil
kandidat terpilih untuk dilakukan ujian tes tertulis, wawancara
kerja/interview dan proses seleksi lainya.
3. Pelatihan, Pengembangan dan Penilaian Prestasi
a. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and
evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau

perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan
tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar
tenaga kerja yang dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya
masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.
b.Memberikan

kompensasi

dan

proteksi

pada

pegawai

(compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas
kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau
perusahaan. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang
ada dapat menyebabkan masalah ketenagakerjaan dikemudian
hari ataupun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau
perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar
dapat melaksanakan pekerjaanya dengan tenang sehingga kinerja
dan kontribusi pekerjaan tersebut dapat tetap maksimal dari waktu
ke waktu.
c. Setelah memberikan pelatihan, selanjutnya yang perlu dilakukan
oleh seorang pemimpin untuk mengetahui baik tidaknya hasil
pekerjaan yang dilakukan seorang karyawan adalah menilai
pelaksanaan pekerjaan tersebut.
Dikatakan bahwa sistem penilaian pelaksanaan pekerjaan
yang baik tidak hanya dapat mengukur dengan pelaksanaan
pekerjaan seorang karyawan, tetapi juga memiliki mekanisme

untuk menambah kekuatan yang bersangkutan, mengenali
kekurangan dan dapat memberi umpan balik pada karyawan,

sehingga mendorong mereka untuk memperbaiki prestasi kerja
yang jauh lebih baik.
Oleh sebab itu, penilaian pelaksanaan pekerjaan mencakup
faktor-faktor antara lain :
1. Pengamatan, yang merupakan proses menilai perilaku yang
ditentukan oleh sistem pekerjaan.
2. Ukuran, yang dipakai untuk mengukur prestasi kerja seorang
karyawan dibandingkan dengan uraian pekerjaan yang telah
ditetapkan untuk karyawan tersebut.
3. Pengembangan, yang bertujuan untuk memotivasi karyawan
mengatasi kekurangannya dan mendorong yang bersangkutan
untuk mengembangkan kemampuan dan potensi yang ada pada
dirinya.
Penilaian pelaksanaan pekerjaan ini perlu dilakukan antara lain
untuk :
1. Mengenali sumber daya manusia yang perlu dilakukan
pembinaan.

2. Menentukan kriteria tingkat pemberian kompensasi.
3. Mengenali

sumber

daya

manusia

yang

pantas

untuk

dikembangkan lebih lanjut.
4. Bahan pembuatan program sumber daya manusia masa datang
5. Memperoleh umpan balik atas hasil prestasi karyawan.
4. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan
a. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan

kembali seorang pegawai pada posisi yang kemungkinan besar
diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak
dan kesempatanyang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut
transfer ke bawah, adalah sebuah jenis transfer meliputi
pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan.
b. Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut
downsizinh, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif

seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk
mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan
keuangan perusahaan semakin serius.
c. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai
dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena
tidak menunjukan kinerja yang cukup.
d.Pemberhentiaan

sukarela

adalah

pemisahan

pegawai

dari

organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai yang
telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau
umumnya dikenal dengan istilah pensiun.

2.2 Konsep Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi Sumber daya manusia sebagai basis data yang berfungsi
sebagai penyimpan informasi dan sebagai alat bantu untuk membuat
keputusan secara efektif, sehingga mengurangi jumlah kertas yang digunakan
oleh bagian sumber daya manusia dan menghimpun berbagai data yang
dibutuhkan agar informasi dapat disimpan dengan mudah (Bogardus, 2004).
Sistem informasi sumber daya manusia memberikan sarana pengumpulan,
peringkasan, dan analisa data yang berhubungan erat dengan manajemen
sumber daya manusia dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang
berhubungan dengan fungsi-fungsi sumber daya manusia sangatlah banyak.

Sebagai contoh penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatancatatan tentang para pegawai yang ada diseluruh perusahaan.
Aktifitas-aktifitas

rekrutmen,

seleksi,

pelatihan,

pengembangan,

manajemen karier, kompensasi dan hubungan pegawai juga menuntut
informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan, jika
informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis bisnis perusahaan,
maka informasi tersebut tidak dimasukan dalam sistem informasi sumber
daya manusia (Armstrong, 2009).
Sistem informasi sumber daya manusia (Human resource information
system) adalah setiap pendekatan yang tertata dan sistematis untuk

memperoleh informasi yang relevan dan tepat waktu sebagai dasar untuk
mengambil keputusan di bidang sumber daya manusia (Marwansyah, 2010).

2.2.1 Proses Sistem informasi Sumber Daya Manusia
Dalam sistem informasi kepegawaian (SISDM) terdapat suatu
bentuk model data yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang
berhubungan dengan hal berikut :


Perencanaan sumber daya manusia yang merupakan suatu proses
analisis dan simulasi kebutuhan sumber daya manusia yang sesuai
dengan data rekapitulasi kekuatan sumber daya manusia yang
dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan



aktifitas departemen masa mendatang.
Administrasi personalia merupakan proses yang paling dasar dalam
pengumpulan

informasi

yang

berhubungan

dengan

sistem

kepegawaian dalam proses ini dilakukan pengumpulan informasi
yang berhubungan dengan kelengkapan atau perlengkapan dari
proses umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun
proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data
umum

kepegawaian

seperti

:

biodata

pegawai,

sejarah

kepangkatan, sejarah jabatan, sejarah pendidikan formal, sejarah
pendidikan penjenjengan, sejarah pendidikan subtansial, keahlian
berbahasa asing, penggunaan fasilitas ruangan, sejarah kunjungan
keluar kota atau luar negeri, daftar keluarga, sejarah hukum dan
penghargaan yang diperoleh, memo khusus. Pada sistem ini telah
dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung yang mengacu
pada


standar

pengkodean

yang

ditetapkan

untuk

sistem

kepegawaian di Indonesia.
Kompensasi dan benefit
1. Proses penentuan gaji dan transaksi, yang termasuk dalam hal
ini adalah proses pengumuman merit payment dalam hal
penentuan gaji dan juga tambahan seperti lembur, uang makan,

uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan
sejenisnya.
2. Proses

pemberian

fasilitas

yang

berhubungan

dengan

kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk
memberikan jaminan rasa aman selama bekerja di perusahaan,


seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.
Evaluaasi kinerja personel, sistem penilaian yang baik dalam
menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik.
Dalam menentukan pengkajian digunakan kriteria-kriteria dasar
yang ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Selain itu juga
berdasarkan kajian yang umumnya dilakukan oleh sistem informasi
manajemen. Hal ini dapat diinformasikan dan didiskusikan
bersama dengan personel tersebut, apresiasi lebih lanjut mengenai
cara pengkajian dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan.
Diharapkan dengan adanya sistem kepegawaian, dapat diperoleh
suatu sistem evaluasi yang lebih objektif, yang mengacu pada



fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendidikan dan pelatihan, merupakan suatu rangka keberhasilan
personel

dalam

menunjang

strategi

departemen

di

unit

organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem
kepegawaian ini adalah :
1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan
pendidikan yang diselenggarakan oleh organisasi.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, yang berhubungan dengan
rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang
berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang
berhubungan dengan kesetaraan personel pada pendidikan yng


diikutinya.
Pemutusan Hubungan kerja atau pensiun

Diperlukan sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal
yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personel, baik
secara normal ataupun lainnya. Sistem ini menangani penyimpanan
informasi dari seluruh personel yang pernah bekerja pada
perusahaan, sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon
dan sebagainya.

2.2.2 Manfaat dan Fungsi SISDM Berbasis Komputer
Manfaat sistem informasi sumber daya manusia berbasis komputer
menurut (Marwnsyah, 2010) adalah :
a. Meningkatkan akses terhadap data sumber daya manusia.
b. Melancarkan dan membakukan proses – proses.
c. Menyediakan data yang lebih konsisten dan akurat.
d. Menciptakan profil internal yang lebih baik bagi departemen sumber
daya manusia.
Sedangkan fungsi sistem informasi sumber daya manusia berbasis
komputer adalah ;
1. Menyimpan rincian pribadi karyawan, termasuk riwayat karir atau
pekerjaan,

kualifikasi

dan

kompetensi,

catatan

cuti

dan

ketidakhadiran.
2. Menyimpan rincian data tentang pekerjaan karyawan, termasuk
perangkat/jenjang jabatan, gaji dan maslahat, jam kerja, lokasi uraian
jabatan atau defenisi peran.
3. Membuat laporan yang meringkas berbagai aspek informasi di atas.
4. Pencatatan analisis ketidakhadiran, kehadiran, dan perputaran tenaga
kerja, yang bisa mencakup perbandingan diantara berbagai pekerjaan
dan lokasi yang berbeda dan membuat data tentang trend.
5. Administrasi rekrutmen pelatihan
6. Evaluasi jabatan

7. Perangkat permodelan yang canggih untuk kegiatan-kegiatan seperti
perencanaan sumber daya manusia dan manajemen imbalan, yang
memungkinkan pengguna sistem informasi sumber daya manusia
untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
8. Koneksi ke internet (misalnya sebagai bagian dari sistem rekrutmen
lewat internet) atau jaringan internet (internal).

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi
kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya
manusia perusahaan. Human resource information system (HRIS)
sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengelolah data
sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer dan
non komputer.

Tiap perusahaan memiliki sistem untuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya
manusia (Human resource information system) atau HRIS. Sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah
bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber
daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang
terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan

atau

enterprise

resource

planning

(ERP).

Secara

keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem
basisdata yang bersifat universal. Ketertarikan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama

merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan
aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturanaturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam sistem informasi
sumber daya manusia adalah :
a. Timely (tepat waktu)
b. Accurate (akurat)
c. Concise (ringkas)
d. Relevant (relevan)
e. Complete (lengkap)