ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI M (1)
JURNAL
ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH
MENGGUNAKAN JIBAS
(STUDI KASUS : SMKN 1 CIKANDE)
Jurnal Dibuat untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Bisnis ICT
Dosen : DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA
Dibuat oleh:
AJAT DIDIK BUDIANSYAH
NIM : 55415120008
PROGRAM PASCASARJANA TEKNIK ELEKTRO
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2016
ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH MENGGUNAKAN JIBAS
(STUDI KASUS : SMKN 1 CIKANDE)
Oleh :
Ajat Didik Budiansyah (55415120008)
Mata Kuliah : Manajemen Bisnis ICT
Dosen : DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA
ABSTRAK
Teknologi ERP pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di dunia pendidikan. Makalah ini bertujuan
untuk menganalisis dan menerapkan sistem ERP pendidikan di SMKN 1 Cikande. Pengelolaan
administrasi dan manajemen sekolah di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang begitu baik,
sehingga diharapkan pada saat diterapkannya sistem ERP pendidikan, pengelolaan administrasi dan
manajemen di SMKN 1 Cikande akan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu sistem ERP
pendidikan yang dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu Sistem Informasi Manajemen Sekolah
(SIMS) Jibas. SIMS Jibas bersifat open source sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan
yang ada di organisasi pendidikan. Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1 Cikande dapat
terpenuhi oleh SIMS Jibas, karena masih dibutuhkan suatu analisis kebutuhan yang hasilnya akan
diperlukan untuk desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas dapat berjalan dengan optimal pada
saat penerapan di SMKN 1 Cikande. Pengujian SIMS Jibas ini meliputi pengujian availability,
pengujian compatibility, dan pengujian usability, pengujian response time, pengujian control. Hasil
pengujian availability sistem dapat beroperasi minimal 8 jam, Pengujian compatibility sistem yang
dibuat dapat berjalan pada 2 sistem operasi yaitu sistem operasi windows dan sistem operasi linux.
Hasil pengujian usability menunjukkan bahwa 85% pengguna merasa puas dengan kinerja sistem dan
100% pengguna memerlukan pelatihan untuk mengoperasikan sistem. Hasil pengujian response time
sistem dapat memberikan waktu respon kurang dari 3 detik, dan hasil dari pengujian control sistem
dapat membatasi hak akses pengguna.
Kata kunci : ERP, SIMS Jibas, open source, kustomisasi
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang
sangat cepat didorong oleh meningkatnya
kebutuhan informasi yang semakin kompleks di
berbagai aspek kehidupan. Sistem informasi
sebagai infrastruktur yang mampu menangani
pengelolaan data dan informasi menjadi sangat
penting dan keharusan di era globalisasi saat ini.
Untuk menjawab berbagai tantangan dan
kebutuhan sistem yang ada, sistem informasi
terintegrasi terus dikembangkan beberapa tahun
belakangan ini.
Sistem informasi terintegrasi adalah
sistem
yang
memungkinkan
organisasi
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan proses
bisnis yang mereka miliki. Ciri dari sistem
informasi terintegrasi adalah tingkat keterpaduan
(integrasi) yang tinggi untuk mengakomodasi
kebutuhan data dan informasi yang terpadu.
Perbandingan sistem informasi terintegrasi dan
sistem informasi tidak terintegrasi adalah sistem
informasi terintegrasi cepat dan akurat dalam
memperoleh informasi, karena di sistem
informasi terintegrasi integritas data antar modul
yang ditekankan.
Dalam dunia bisnis, salah satu sistem
informasi terintegrasi adalah sistem ERP
(Enterprise Resource Planning). Sistem ERP
berkembang pesat di perusahaan produksi
barang, namun seiring dengan perkembangan
zaman ERP dapat diimplementasikan pada
organisasi bisnis lain, misalnya pada organisasi
pendidikan yang disebut dengan ERP
pendidikan. Sistem ERP pada organisasi bisnis
mempunyai beberapa modul, misalnya modul
operasi, modul keuangan dan akuntansi, serta
modul sumber daya manusia. Modul yang
terdapat di ERP bisnis dapat dipetakan menjadi
modul ERP pendidikan. Teknologi ERP
1
pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di
dunia pendidikan.
Pengelolaan administrasi dan manajemen
di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang
begitu baik, sehingga dibutuhkan suatu sistem
informasi
yang
dapat
mengotomatisasi
administrasi dan manajemen di SMKN 1
Cikande. Terdapat beberapa unit di SMKN 1
Cikande antaralain unit akademik, unit
kesiswaan, unit kepegawaian, dan unit
perpustakaan. Keempat unit tersebut harus
mempunyai integritas data yang baik agar proses
bisnis yang ada dapat berjalan secara efektif dan
efisien, hal ini tidak didapatkan dalam sistem
informasi tradisional yang hanya mempunyai
satu aplikasi. Dibutuhkan beberapa aplikasi yang
saling terintegrasi dalam satu aplikasi besar, ini
merupakan salah satu konsep dari sistem ERP.
Oleh karena itu, Makalah ini bertujuan untuk
mengAnalisis dan menerapkan sistem ERP
pendidikan di SMKN 1 Cikande.
Salah satu sistem ERP pendidikan yang
dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu
Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS)
Jibas. SIMS Jibas memiliki beberapa apikasi
yang terintegrasi, seperti aplikasi akademik,
keuangan, perpustakaan, kepegawaian, dan
pelaporan. SIMS Jibas bersifat open source
sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan
kebutuhan yang ada di organisasi pendidikan.
Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1
Cikande dapat terpenuhi oleh SIMS Jibas, oleh
karena itu penulis melakukan suatu analisis
kebutuhan di SMKN 1 Cikande yang hasilnya
akan diperlukan untuk Analisis komponen dan
desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas
dapat berjalan dengan optimal pada saat
penerapan di SMKN 1 Cikande.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam
makalah ini adalah bagaimana menerapkan
konsep SIMS Jibas di SMKN 1 Cikande yang
meliputi aktivitas sebagai berikut :
a. Analisis kebutuhan Sistem Informasi
Manajemen SMKN 1 Cikande.
b. Perancangan dan Implementasi SIMS
Jibas di SMKN 1 Cikande.
c. Analisis Pengujian terhadap perangkat
lunak SIMS Jibas yang diterapkan di
SMKN 1 Cikande.
1.3 Tujuan dan Sasaran
Sesuai dengan latar belakang dan
rumusan masalah tersebut, maka tujuan
penulisan makalah ini adalah menganalisis dan
menerapkan sistem informasi manajemen yang
terintegrasi di organisasi pendidikan yakni SIMS
Jibas dengan menyesuaikan kebutuhan di SMKN
1 Cikande.
1.4 Manfaat
1. Dengan fasilitas sistem informasi
berbentuk website offline yang dibangun
dapat memudahkan pihak SMKN 1
Cikande untuk melaksanakan kegiatan –
kegiatan secara efektif dan efesien.
2. Menyediakan sarana informasi dan proses
bisnis yang kompleks bagi semua
pengguna.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Enterprise Resource Planning (ERP)
2.1.1. Pengertian
ERP adalah sebuah sistem informasi
perusahaan
yang
dirancang
untukmengkoordinasikan
semua
sumber
daya,informasi
dan
aktifitas
yang
diperlukanuntuk proses bisnis lengkap. Sistem
ERP didasarkan pada database padaumumnya
dan rancangan perangkat lunak modular.
ERP merupakan perangkat lunak yang
mengintegrasikan semua departemen danfungsi
suatu perusahaan ke dalam satu system komputer
yang
dapat
melayanisemua
kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan,
HRD, produksiatau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah
Integrasi. Integrasi yangdimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu
perangkat lunak dalamsatu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen
berbagi informasidan berkomunikasi.
Database yang ada dapat mengijinkan
setiap departemen dalamperusahaan untuk
menyimpan dan mengambil informasi secara
real-time.
Informasi tersebut harus dapat dipercaya,
dapat diakses dan mudahdisebarluaskan.
Rancangan perangkat lunak modular harus
berarti bahwa sebuah bisnisdapat memilih
modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan
2
dan disesuaikandari vendor yang berbeda, dan
dapat menambahkan modul baru untuk
meningkatkan unjuk kerja bisnis.
2.1.2. Tujuan dan Peranannya ERP dalam
Organisasi
Tujuan sistem ERP adalah untuk
mengkoordinasikan
bisnis
organisasisecara
keseluruhan.
ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
· Otomatisasi dan integrasi banyak proses
bisnis
· Membagi database yang umum dan
praktek bisnis melaluienterprise
· Menghasilkan informasi yang real-time
· Memungkinkan
perpaduan
proses
transaksi dan kegiatanperencanaan
Berikut beberapa contoh bagus mengenai
penerapan ERP di berbagai perusahaan.
Enterprise Resource Planning membantu
sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat
penjualannya di tengah industri yang sedang
menurun. Wakil presiden bidang penjualan
menjelaskan, "Kita berhasil menangkap bisnis
dari saingan-saingan kita. Berkat ERP, kini kita
dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat
waktu”.
"Enterprise
Resource
Planning
membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam
mencapai penghematan biaya yang sangat besar
dan mendapatkankeunggulan daya saing yang
signifikan”. Wakil presiden bidang logistik
menyatakan, "ERP menyediakan kunci untuk
menjadi perusahaan global”.
Keputusan dapat diambil dengan data
yang akurat dan dengan proses yang
menghubungkan demand dan supply di berbagai
belahan dunia. Perubahan ini bernilai miliaran
bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia."
Sistem ERP dibagi atas beberapa subsistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi,
sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan
sistem Human Resource.
Industri analis TI seperti Gartner Group
dan AMR Research telah sejakawal tahun 90-an
memantau dan menganalisis paket-paket aplikasi
yang tergolong dalam sistem ERP. Contoh paket
ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,
Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics
SL (Solomon).
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP
sebuah industri dapat dijalankan secara optimal
dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional
yang tidak efisienseperti biaya inventory (slow
moving part, dll.), biaya kerugian akibat
'machinefault' dll. Di negara-negara maju yang
sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan
konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala
sumberdaya untuk produksi benar-benar
disediakan hanya pada saat diperlukan (fast
moving). Termasuk juga penyedian suku cadang
untuk maintenance, jadwal perbaikan (service)
untuk mencegah terjadinya machine fault,
inventory, dsb.
2.2. JIBAS
JIBAS singkatan dari Jaringan Informasi
Bersama Antar Sekolah. JIBAS lahir dari
visi"Kebersamaan untuk Kemajuan Pendidikan
Indonesia".
Misi JIBAS adalah membangun jaringan
informasi dan komunitas pendidikan yang
bisa mewadahi interaksi dan aktifitas setiap
elemen pendidikan dari siswa, guru, orang tua,
sekolah, yayasan, pemerintah dan masyarakat
umum.
2.1.3. Konsep Dasar ERP
Sistem ERP adalah sebuah terminologi
yang secara de facto telah diberikan kepada
perangkat lunak aplikasi yang dapat mendukung
transaksi atau operasi sehari-hari yang
berhubungan dengan pengelolaan sumber daya
sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin,
suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
3
III. METODOLOGI
Feature
Dapodik
Padamu
Perbandingan antara Jibas, Dapodik dan
Padamu. Padamu pernah dipakai sebagai SIM
Sekolah seluruh Indonesa. Dan Dapodik
merupakan SIM Sekolah yang pakai saat ini.
Matrik Perbandingan Jibas, Dapodik dan
Padamu
Jibas
Singkat kata, jaringan yang dibentuk
JIBAS akan menggabungkan fitur dan layanan
berupa komunitas + konten + informasi +
hiburan, mirip gabungan Facebook + Google +
Yahoo + Wikipedia tetapi khusus untuk
pendidikan Indonesia.
Jaringan ini bersifat terbuka dan tumbuh mandiri.
Terbuka artinya, berbagai pihak dapat ikut serta
mengembangkan dan menyediakan layanan
pendidikan bagi komunitas yang terbentuk.
Tumbuh mandiri maksudnya, jaringan komunitas
ini berkembang dari aktifitas dan interaksi dari
setiap anggotanya.
Salah satu wujud JIBAS yaitu sistem
informasi manajemen sekolah yang membantu
operasional sekolah mulai dari akademik,
keuangan, perpustakaan, pelaporan dan interaksi
guru-siswa. Diharapkan, sistem ini dapat
membantu sekolah mengatur, mengelola dan
merapikan datanya. Dengan demikian, data ini
menjadi informasi yang mengalir dan bermanfaat
bagi berbagai pihak yang berkepentingan.
Tentunya, hal ini dapat menjadi salah satu nilai
tambah dari layanan komunitas pendidikan yang
dibentuk. Karena Yahoo, Facebook, Google dan
Wikipedia, dan berbagai layanan yang diberikan
situs lainnya berasal dari kerapihan dan
keteraturan data.
Profil Sekolah
Data Murid
Data GTK
Sapras
Keuangan
Perpustakaan
Rombongan
Belajar
Informasi Murid
Informasi GTK
Pelaporan
Software
Aplikasi
Website
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Dalam penelitian ini, metode yang
digunakan adalah metode deskriptif. Dalam
melakukan proses penelitian ini sumber data
yang digunakan adalah sumber data primer yaitu
sumber data yang diperoleh melalui proses
pengamatan
(observasi)
disertai
dengan
wawancara tanya jawab, dan juga dengan
menggunakan sumber data sekunder yaitu
dokumentasi dari hasil pendataan yang ada pada
SMKN 1 Cikande.
Sistem ini dipasang secara lokal di
sekolah jadi memudahkan sekolah untuk
menggunakannya.
Secara
berkala,
data
operasional sekolah ini ditransfer secara online
atau offline ke basis data JIBAS pusat. Jadi, bagi
sekolah yang berada di daerah atau belum
memiliki fasilitas Internet memadai, masih dapat
terhubung ke jaringan JIBAS. Dari basis data
JIBAS pusat inilah kemudian dibentuk layanan
komunitas, informasi sekolah dan konten
pendidikan yang dapat diakses oleh berbagai
elemen pendidikan, dari mulai siswa, guru, orang
tua, sekolah, yayasan, pemerintah dan
masyarakat umum.
3.1 Sumber Data Primer
a. Pengamatan Langsung / Observasi
(Observation)
Merupakan teknik dalam pengumpulan
data yang dilakukan melalui sebuah aktivitas
dengan maksud untuk memahami secara
langsung terhadap fenomena yang sedang terjadi
pada sebuah instansi maupun perusahaan. Dalam
penelitian ini, penulis melakukan pengamatan
langsung (observasi) di salah satu sekolah yaitu
SMKN 1 Cikande yang beralamat di Jl. Raya
Serang - Jakarta Km. 23 Cikande Serang Banten
42186. Dalam proses observasi, peneliti
4
mengamati langsung alur kerja pendataan siswa
yang dilakukan oleh staf tata usaha dimana
mereka mengumpulkan data-data siswa berupa
dokumen dan berkas siswa tersebut yang diambil
dari formulir pendaftaran serta persyaratan yang
dikumpulkan siswa. Peneliti juga mengamati
proses pembagian kelas yang dilakukan secara
manual, dimana pengklasifikasiannya masih
berdasarkan data siswa yang berasal dari berkasberkas siswa tersebut. Peneliti juga mengamati
proses pembuatan jadwal pelajaran yang
dilakukan secara manual dengan menentukan
dan mencocokan data jadwal dengan guru yang
bersangkutan. Selain itu peneliti juga mengamati
proses
penilaian,
dimana
para
guru
mengumpulkan dan menulis nilai para siswa
kedalam berkas maupun buku penilaian guru
secara manual.
b. Wawancara (Interview)
Dalam mendapatkan informasi mengenai
kebutuhan-kebutuhan perancangan perangkat
lunak, penulis melakukan wawancara secara
langsung maupun tidak langsung kepada pihakpihak sekolah SMKN 1 Cikande. Proses
wawancara ini, dilakukan langsung kepada
Kepala Sekolah Bapak Drs. H. Ahdi Saefudin,
M.Pd. untuk mengetahui informasi tentang
Sistem Informasi yang dipakai di sekolah
tersebut, kelebihan maupun kekurangan sistem
yang sedang berjalan dalam pengolahan data
akademik sekolah. Selain kepada beliau,
wawancara ini juga dilakukan kepada Bapak
Martinus Sukirno, S.Pd, selaku Wakasek
Kurikulum SMKN 1 Cikande dan Bapak
Siswadi, S.Pd, selaku Wakasek Sarana dan
Bapak Ilin Romli, S.Pd, selaku Bendahara untuk
mengetahui lebih jelas tentang sistem informasi
yang dipakai beserta harapan sistem yang
diinginkan seperti apa dan harus bagaimana.
Tidak lupa juga penulis juga melakukan
wawancara langsung terhadap siswa untuk
mengetahui apa kelebihan dan kekurangan
mengenai sistem informasi yang dipakai oleh
sekolah dalam sarana informasi bagi siswa itu
sendiri, serta harapan dan keinginan siswa
sebagai alat untuk pemenuhan kebutuhan
informasi sekolah yang seharusnya dan
dibutuhkan.
c. Studi kepustakaan
Informasi itu dapat diperoleh dari bukubuku ilmiah, laporan penelitian, karangankarangan ilmiah, peraturan-peraturan, ketetapanketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan
sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun
elektronik lain seperti mencari informasi tentang
SMKN 1 Cikande dengan mengakses website
sekolah
tersebut
adalah
www.smakn1cikande.sch.id
Salah satu studi kepustakaan yang
dilakukan peneliti adalah mengamati laporan
penelitian
seseorang
yang
sebelumnya
melakukan penelitian di SMA Negeri 1
Margahayu Bandung yakni laporan yang dibuat
Andriansyah Budiman, seorang mahasiswa
Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Aryanti
Bandung dimana penelitian tersebut tentang
Proses Pengolahan Data Akademik dengan
Menggunakan Sistem JIBAS (Jaringan Informasi
Bersama Antar Sekolah) di SMA Negeri 1
Margahayu Bandung yang dilakukan pada tahun
2012.
3.2 Sumber Data Sekunder
Suatu teknik pengumpulan data-data dan
informasi yang diperlukan yang diperoleh dari
sekolah bersangkutan yaitu SMKN 1 Cikande
yang tentunya disertai izin dari pihak yang
bersangkutan. Selain itu juga mengumpulkan
data-data yang memiliki keterkaitan dengan
pemecahan masalah dari sumber lainnya.
Adapun data yang berasal dari sumber
data sekunder diperoleh dengan teknik
dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik
pengumpulan data dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
objek penelitian. Dalam hal ini, dokumendokumen yang diperoleh dianalisis sehingga
diperoleh data-data yang sesuai untuk kegiatan
pengembangan sistem informasi, yaitu :
1. Data Siswa
2. Data Guru
3. Data Mata pelajaran
4. Data Keuangan
5. Data Buku
6. Data Pegawai
7. Data Sarana
5
IV. HASIL ANALISIS
Tampilan menu utama Jibas akan muncul
jika masuk ke url http://localhost/jibas pada
komputer utama atau Server, dan jika masuk ke
url http://ipaddressserver/jibas pada komputer
Client.
4.1.2. Aplikasi Sistem Informasi Keuangan
SIMKEU (Sistem Informasi Keuangan
Sekolah) adalah aplikasi untuk membantu
mengelola
data-data
keuangan
sekolah.
Keuangan sekolah dikelola berdasarkan proses
akuntansi sederhana. Pengolahan data-data
keuangan
sekolah
meliputi
pencatatan
penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah,
pembuatan berbagai laporan keuangan akuntansi
seperti: laporan transaksi keuangan, laporan audit
perubahan data keuangan, laporan buku besar,
laporan rugi laba, laporan neraca percobaan,
laporan neraca, laporan perubahan modal dan
laporan arus kas.
Gambar 1. Tampilan Menu Utama JIBAS
Community Versi 3.8
Jibas Community Versi 3.8 dilengkapi
beberapa
aplikasisistem
informasi
yaitu
Akademik,
Keuangan,
Perpustakaan,
Kepegawaian, Pelaporan, Anjungan, Info Guru,
Info Siswa, SMS Gateway, Auto Response,
Photo Take, SPT Fingerprint, Letter Store dan
beberapa link.
4.1. Aplikasi- Aplikasi Sistem Informasi Jibas
4.1.1. Aplikasi Sistem Informasi Akademik
SIMAKA (Sistem Informasi Akademik
Sekolah) adalah aplikasi untuk membantu
mengelola data-data akademik sekolah. Mulai
dari penerimaan siswa baru, pendataan guru dan
pelajaran, pendataan siswa dan kelas,
penyusunan jadwal mengajar dan kalender
akademik, periwayatan kehadiran siswa dan
guru, pendataan nilai ujian, perhitungan nilai
rapor, kenaikan kelas, pendataan alumni dan
pengelolaan mutasi siswa.
Gambar 2. Tampilan Sistem Informasi Akademik
Gambar 3. Tampilan Sistem Informasi Keuangan
4.1.3. Aplikasi
Sistem
Informasi
Perpustakaan
SIMTAKA
(Sistem
Informasi
Perpustakaan)
merupakan
aplikasi
yang
membantu
sekolah
untuk
mengelolaperpustakaannya, mulai dari mendata
barang-barang pustaka, mengelola peminjaman
dan pengembalian oleh anggota, menyusun
berbagai laporan serta mencatat berbagai
kegiatan perpustakaan.
Gambar 4. Tampilan Sistem Informasi
Perpustakaan
6
4.1.4. Aplikasi
Sistem
Informasi
Kepegawaian
SIMPEG
(Sistem
Informasi
Kepegawaian)
merupakan
aplikasi
yang
membantu
sekolah
untuk
mengelola
kepegawaian (pendidik dan non pendidik),
struktur organisasi kepegawaian, daftar urut
kepegawaian, jadwal agenda kepegawaian dan
statistik kepegawaian.
4. Jadwal mengajar setiap Guru
5. Jadwal belajar setiap Kelas
6. Struktur jabatan pegawai di Sekolah
Gambar 7. Tampilan Sistem Informasi Anjungan
4.1.7
Gambar 5. Tampilan Aplikasi Sistem Informasi
Kepegawaian
4.1.5. Aplikasi Sistem Informasi Pelaporan
EMA (Executive Summary Report) Pelaporan Eksekutif merupakan aplikasi yang
menampilkan berbagai laporan terpadu bagi para
eksekutif sekolah, seperti: pihak yayasan, kepala
sekolah, pejabat dinas pendidikan atau donatur
sekolah. Contoh laporan yang ditampilkan
seperti laporan data siswa, laporan penilaian
siswa, laporan kepegawaian, laporan penerimaan
dan pengeluaran keuangan, laporan transaksi
keuangan harian, laporan arus kas sekolah dan
laporan lainnya.
Aplikasi Sistem Informasi InfoGuru
InfoGuru merupakan aplikasi yang
menyediakan media informasi dan komunikasi
antara guru dengan siswa di lingkungan sekolah.
Guru dapat mengakses berbagai data akademik,
seperti: data presensi dan nilai siswa serta jadwal
mengajar.
Guru
dapat
menyebarkan
pengumuman dan berbagi informasi dengan
mengunggah berkas-berkas dan menulis berbagai
berita. Guru juga dapat berkomunikasi dengan
mengirim pesan kepada sesama guru atau siswa.
Gambar 8. Tampilan Sistem Informasi InfoGuru
4.1.8
Gambar 6. Tampilan Sistem Informasi Pelaporan
4.1.6. Aplikasi Sistem Informasi Anjungan
Layanan ini dapat digunakan oleh siswa
atau orangtua siswa untuk mengetahui:
1. Berita-berita terkini mengenai sekolah
2. Informasi Kegiatan Belajar Siswa di
sekolah
3. Kalender Akademik
Aplikasi Sistem Informasi InfoSiswa
InfoSiswa merupakan aplikasi yang
menyediakan media informasi dan komunikasi
antara siswa dengan guru di lingkungan sekolah.
Siswa dapat membaca dan melihat berbagai
informasi dan laporan akademik miliknya,
seperti: data nilai dan presensi, informasi jadwal
dan kalender. Siswa dapat menulis berbagai
berita yang bisa dibaca dan dikomentari rekanrekannya. Siswa juga dapat berkomunikasi
dengan mengirim pesan dengan sesama siswa
dan guru di sekolah.
7
4.3.2
Analisis Pengujian Integrasi
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
integrasi dilakukan dengan melihat kesesuaian
beberapa unit fungsi yang menyusun satu blok
fungsi dalam perangkat lunak jibas modifikasi.
Berdasarkan hal tersebut, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa integrasi dari beberapa unit
modul dari program sudah memenuhi kebutuhan
fungsional yang telah dirancang pada tahap
perancangan.
Gambar 8. Tampilan Sistem Informasi InfoSiswa
4.3.3
4.2. Arsitektur Penerapan SIMS JIbas
Arsitektur Penerapan SIMS Jibas terdiri
dari Server, Hub atau Switch, Access Point dan
Client. Client bisa berbentuk Komputer atau
gadget lainnya yang terhubung dengan kabel
atau nirkabel. Instalasi di client hanya
membutuhkan web browser karena menerapkan
konsep thin client, semua proses pengolahan data
dilakukan di server. Kabel UTP dan hub atau
switch digunakan untuk penghubung komunikasi
data antara server dan client yang memiliki
ethernet card. Dan Access Point digunakan
untuk penghubung komunikasi data antara server
dan client yang memiliki wireless card.
Analisis Pengujian Validasi
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
validasi dilakukan dengan melihat konformitas
antara hasil kinerja sistem dengan daftar
kebutuhan. Berdasarkan hasil pengujian validasi
dapat disimpulkan bahwa implementasi dan
fungsionalitas perangkat lunak Jibas modifikasi
telah memenuhi kebutuhan yang telah dijabarkan
pada tahap Analisis kebutuhan.
4.3.4
Analisis Pengujian Availability
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
availability dilakukan dengan melihat hasil
kinerja sistem yang bekerja minimal 8 jam.
Berdasarkan hasil pengujian availability dapat
disimpulkan bahwa SIMS Jibas dapat berjalan
secara normal selama 8 jam sesuai dengan
kebutuhan non-fungsional
4.3.5
Analisis Pengujian Compatibility
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
compatibility dilakukan dengan melihat hasil
kinerja sistem yang dilakukan terhadap 2 sistem
operasi.
Berdasarkan
hasil
pengujian
compatibility
dapat
disimpulkan
bahwa
perangkat lunak jibas modifikasi dapat berjalan
secara normal pada 2 sistem operasi tersebut.
Gambar 9.Arsitektur Penerapan SIMS Jibas
4.3.6
4.3. Analisis Pengujian Sistem
4.3.1 Analisis Pengujian Unit
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
unit dilakukan dengan melihat kesesuaian fungsi
dari implementasi unit fungsi yang diuji dengan
hasil perancangan perangkat lunak yang telah
dirancang sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut,
maka dapat diambil kesimpulan bahwa unit
fungsi dari program sudah memenuhi kebutuhan
fungsional yang telah dirancang pada tahap
perancangan.
Analisis Pengujian Usability
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
kuisioner dilakukan dengan melihat hasil
kuisioner yang diberikan ke staf SMKN 1
Cikande. Berdasarkan hasil pengujian kuisioner
dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak jibas
modifikasi dapat dioperasionalkan di SMKN 1
Cikande dengan memberikan pelatihan terlebih
dahulu kepada semua pengguna.
4.3.7
Analisis Pengujian Response Time
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
response time dilakukan dengan melihat
8
response
yang
diberikan
oleh
sistem.
Berdasarkan hasil pengujian response time dapat
disimpulkan bahwa SIMS Jibas dapat
memberikan response kurang dari 3 detik pada
saat melakukan operasional sistem.
4.3.8
Analisis Pengujian Control
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
control dilakukan dengan melihat pembatasan
akses pengguna perangkat lunak Berdasarkan
hasil pengujian control dapat disimpulkan bahwa
SIMS Jibas dapat memberikan batasan terhadap
pengguna sesuai dengan kebutuhan nonfungsional.
V. PENUTUP
5.1. Kesimpulan
1. Untuk menganalisis kebutuhan sistem,
dilakukan survei langsung pada SMKN 1
Cikande dalam menyusun administrasi dan
manajemen yang ada pada saat itu. Dari hasil
Analisis tersebut dibuat desain perancangan
untuk proses kustomisasi SIMS Jibas.
2. Implementasi SIMS Jibas dilakukan setelah
mengalami kustomisasi SIMS Jibas sesuai
dengan kebutuhan di SMKN 1 Cikande.
3. Berdasarkan hasil pengujian unit, pengujian
integrasi, dan pengujian validasi sistem telah
memenuhi kebutuhan fungsional yang
dispesifikasikan.
4. Berdasarkan pengujian compatibility sistem
yang dibuat dapat berjalan pada 2 platform
yaitu platform Windows dan platform Linux.
5. Berdasarkan hasil kuisioner didapatkan bahwa
85% pengguna berpendapat, bahwa sistem
dapat membantu meringankan kinerja
pengguna dalam proses administrasi dan
manajemen sehari-hari dan 100% pengguna
memerlukan
pelatihan
untuk
pengoperasionalan sistem.
5.2. Saran
1. Untuk pengembang versi lebih lanjut
sebaiknya source code yang digunakan
berbasis
OOP
(Object
Oriented
Programming), karena OOP mempunyai nilai
tambah dari pada prosedural untuk
pengembangan perangkat lunak. namun
dengan catatan tidak mengubah organisasi
penidikan yang terlanjur menggunakan SIMS
Jibas.
2. Dalam pengembangan OOP disarankan
dikembangkan juga kerangka kerja MVC
(Model-View-Controller)
untuk
mempermudah arsitektur pengembangan
dalam melakukan kustomisasi.
3. Untuk pengembangan versi lebih lanjut
sebaiknya mengikutsertakan phpmyadmin
pada saat instalasi program agar pengembang
dapat memahami lebih dalam tentang basis
data SIMS Jibas atau memberikan keterangan
tentang phpmyadmin di dokumentasi teknis.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloa
ds/files/12220/ENTERPRISE+RES
OURCE+PLANNING+(ERP).pdf
[2]. http://www.erpweaver.com/index.php?op
tion=com_content&view=article&id=12:
enterpriseresourceplanning&catid=1:latest&Itemid
=2
[3]. http://www.diditpermana.blogspot.com/2
006/03/bagian-1-konsep-dasarerp.html
[4]. Manual Jibas
[5]. http://dapo.dikmen.kemdikbud.go.id/port
al/web/
[6]. http://padamu.siap.web.id/
9
ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH
MENGGUNAKAN JIBAS
(STUDI KASUS : SMKN 1 CIKANDE)
Jurnal Dibuat untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Bisnis ICT
Dosen : DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA
Dibuat oleh:
AJAT DIDIK BUDIANSYAH
NIM : 55415120008
PROGRAM PASCASARJANA TEKNIK ELEKTRO
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2016
ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH MENGGUNAKAN JIBAS
(STUDI KASUS : SMKN 1 CIKANDE)
Oleh :
Ajat Didik Budiansyah (55415120008)
Mata Kuliah : Manajemen Bisnis ICT
Dosen : DR. Ir. Iwan Krisnadi, MBA
ABSTRAK
Teknologi ERP pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di dunia pendidikan. Makalah ini bertujuan
untuk menganalisis dan menerapkan sistem ERP pendidikan di SMKN 1 Cikande. Pengelolaan
administrasi dan manajemen sekolah di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang begitu baik,
sehingga diharapkan pada saat diterapkannya sistem ERP pendidikan, pengelolaan administrasi dan
manajemen di SMKN 1 Cikande akan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu sistem ERP
pendidikan yang dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu Sistem Informasi Manajemen Sekolah
(SIMS) Jibas. SIMS Jibas bersifat open source sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan
yang ada di organisasi pendidikan. Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1 Cikande dapat
terpenuhi oleh SIMS Jibas, karena masih dibutuhkan suatu analisis kebutuhan yang hasilnya akan
diperlukan untuk desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas dapat berjalan dengan optimal pada
saat penerapan di SMKN 1 Cikande. Pengujian SIMS Jibas ini meliputi pengujian availability,
pengujian compatibility, dan pengujian usability, pengujian response time, pengujian control. Hasil
pengujian availability sistem dapat beroperasi minimal 8 jam, Pengujian compatibility sistem yang
dibuat dapat berjalan pada 2 sistem operasi yaitu sistem operasi windows dan sistem operasi linux.
Hasil pengujian usability menunjukkan bahwa 85% pengguna merasa puas dengan kinerja sistem dan
100% pengguna memerlukan pelatihan untuk mengoperasikan sistem. Hasil pengujian response time
sistem dapat memberikan waktu respon kurang dari 3 detik, dan hasil dari pengujian control sistem
dapat membatasi hak akses pengguna.
Kata kunci : ERP, SIMS Jibas, open source, kustomisasi
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang
sangat cepat didorong oleh meningkatnya
kebutuhan informasi yang semakin kompleks di
berbagai aspek kehidupan. Sistem informasi
sebagai infrastruktur yang mampu menangani
pengelolaan data dan informasi menjadi sangat
penting dan keharusan di era globalisasi saat ini.
Untuk menjawab berbagai tantangan dan
kebutuhan sistem yang ada, sistem informasi
terintegrasi terus dikembangkan beberapa tahun
belakangan ini.
Sistem informasi terintegrasi adalah
sistem
yang
memungkinkan
organisasi
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan proses
bisnis yang mereka miliki. Ciri dari sistem
informasi terintegrasi adalah tingkat keterpaduan
(integrasi) yang tinggi untuk mengakomodasi
kebutuhan data dan informasi yang terpadu.
Perbandingan sistem informasi terintegrasi dan
sistem informasi tidak terintegrasi adalah sistem
informasi terintegrasi cepat dan akurat dalam
memperoleh informasi, karena di sistem
informasi terintegrasi integritas data antar modul
yang ditekankan.
Dalam dunia bisnis, salah satu sistem
informasi terintegrasi adalah sistem ERP
(Enterprise Resource Planning). Sistem ERP
berkembang pesat di perusahaan produksi
barang, namun seiring dengan perkembangan
zaman ERP dapat diimplementasikan pada
organisasi bisnis lain, misalnya pada organisasi
pendidikan yang disebut dengan ERP
pendidikan. Sistem ERP pada organisasi bisnis
mempunyai beberapa modul, misalnya modul
operasi, modul keuangan dan akuntansi, serta
modul sumber daya manusia. Modul yang
terdapat di ERP bisnis dapat dipetakan menjadi
modul ERP pendidikan. Teknologi ERP
1
pendidikan dapat dimanfaatkan lebih lanjut di
dunia pendidikan.
Pengelolaan administrasi dan manajemen
di SMKN 1 Cikande masih manual dan kurang
begitu baik, sehingga dibutuhkan suatu sistem
informasi
yang
dapat
mengotomatisasi
administrasi dan manajemen di SMKN 1
Cikande. Terdapat beberapa unit di SMKN 1
Cikande antaralain unit akademik, unit
kesiswaan, unit kepegawaian, dan unit
perpustakaan. Keempat unit tersebut harus
mempunyai integritas data yang baik agar proses
bisnis yang ada dapat berjalan secara efektif dan
efisien, hal ini tidak didapatkan dalam sistem
informasi tradisional yang hanya mempunyai
satu aplikasi. Dibutuhkan beberapa aplikasi yang
saling terintegrasi dalam satu aplikasi besar, ini
merupakan salah satu konsep dari sistem ERP.
Oleh karena itu, Makalah ini bertujuan untuk
mengAnalisis dan menerapkan sistem ERP
pendidikan di SMKN 1 Cikande.
Salah satu sistem ERP pendidikan yang
dapat diterapkan di SMKN 1 Cikande yaitu
Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIMS)
Jibas. SIMS Jibas memiliki beberapa apikasi
yang terintegrasi, seperti aplikasi akademik,
keuangan, perpustakaan, kepegawaian, dan
pelaporan. SIMS Jibas bersifat open source
sehingga dapat dikustomisasi sesuai dengan
kebutuhan yang ada di organisasi pendidikan.
Namun tidak semua kebutuhan di SMKN 1
Cikande dapat terpenuhi oleh SIMS Jibas, oleh
karena itu penulis melakukan suatu analisis
kebutuhan di SMKN 1 Cikande yang hasilnya
akan diperlukan untuk Analisis komponen dan
desain kustomisasi SIMS Jibas, agar SIMS Jibas
dapat berjalan dengan optimal pada saat
penerapan di SMKN 1 Cikande.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang akan dibahas dalam
makalah ini adalah bagaimana menerapkan
konsep SIMS Jibas di SMKN 1 Cikande yang
meliputi aktivitas sebagai berikut :
a. Analisis kebutuhan Sistem Informasi
Manajemen SMKN 1 Cikande.
b. Perancangan dan Implementasi SIMS
Jibas di SMKN 1 Cikande.
c. Analisis Pengujian terhadap perangkat
lunak SIMS Jibas yang diterapkan di
SMKN 1 Cikande.
1.3 Tujuan dan Sasaran
Sesuai dengan latar belakang dan
rumusan masalah tersebut, maka tujuan
penulisan makalah ini adalah menganalisis dan
menerapkan sistem informasi manajemen yang
terintegrasi di organisasi pendidikan yakni SIMS
Jibas dengan menyesuaikan kebutuhan di SMKN
1 Cikande.
1.4 Manfaat
1. Dengan fasilitas sistem informasi
berbentuk website offline yang dibangun
dapat memudahkan pihak SMKN 1
Cikande untuk melaksanakan kegiatan –
kegiatan secara efektif dan efesien.
2. Menyediakan sarana informasi dan proses
bisnis yang kompleks bagi semua
pengguna.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Enterprise Resource Planning (ERP)
2.1.1. Pengertian
ERP adalah sebuah sistem informasi
perusahaan
yang
dirancang
untukmengkoordinasikan
semua
sumber
daya,informasi
dan
aktifitas
yang
diperlukanuntuk proses bisnis lengkap. Sistem
ERP didasarkan pada database padaumumnya
dan rancangan perangkat lunak modular.
ERP merupakan perangkat lunak yang
mengintegrasikan semua departemen danfungsi
suatu perusahaan ke dalam satu system komputer
yang
dapat
melayanisemua
kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan,
HRD, produksiatau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah
Integrasi. Integrasi yangdimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu
perangkat lunak dalamsatu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen
berbagi informasidan berkomunikasi.
Database yang ada dapat mengijinkan
setiap departemen dalamperusahaan untuk
menyimpan dan mengambil informasi secara
real-time.
Informasi tersebut harus dapat dipercaya,
dapat diakses dan mudahdisebarluaskan.
Rancangan perangkat lunak modular harus
berarti bahwa sebuah bisnisdapat memilih
modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan
2
dan disesuaikandari vendor yang berbeda, dan
dapat menambahkan modul baru untuk
meningkatkan unjuk kerja bisnis.
2.1.2. Tujuan dan Peranannya ERP dalam
Organisasi
Tujuan sistem ERP adalah untuk
mengkoordinasikan
bisnis
organisasisecara
keseluruhan.
ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
· Otomatisasi dan integrasi banyak proses
bisnis
· Membagi database yang umum dan
praktek bisnis melaluienterprise
· Menghasilkan informasi yang real-time
· Memungkinkan
perpaduan
proses
transaksi dan kegiatanperencanaan
Berikut beberapa contoh bagus mengenai
penerapan ERP di berbagai perusahaan.
Enterprise Resource Planning membantu
sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat
penjualannya di tengah industri yang sedang
menurun. Wakil presiden bidang penjualan
menjelaskan, "Kita berhasil menangkap bisnis
dari saingan-saingan kita. Berkat ERP, kini kita
dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat
waktu”.
"Enterprise
Resource
Planning
membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam
mencapai penghematan biaya yang sangat besar
dan mendapatkankeunggulan daya saing yang
signifikan”. Wakil presiden bidang logistik
menyatakan, "ERP menyediakan kunci untuk
menjadi perusahaan global”.
Keputusan dapat diambil dengan data
yang akurat dan dengan proses yang
menghubungkan demand dan supply di berbagai
belahan dunia. Perubahan ini bernilai miliaran
bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia."
Sistem ERP dibagi atas beberapa subsistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi,
sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan
sistem Human Resource.
Industri analis TI seperti Gartner Group
dan AMR Research telah sejakawal tahun 90-an
memantau dan menganalisis paket-paket aplikasi
yang tergolong dalam sistem ERP. Contoh paket
ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,
Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics
SL (Solomon).
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP
sebuah industri dapat dijalankan secara optimal
dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional
yang tidak efisienseperti biaya inventory (slow
moving part, dll.), biaya kerugian akibat
'machinefault' dll. Di negara-negara maju yang
sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan
konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala
sumberdaya untuk produksi benar-benar
disediakan hanya pada saat diperlukan (fast
moving). Termasuk juga penyedian suku cadang
untuk maintenance, jadwal perbaikan (service)
untuk mencegah terjadinya machine fault,
inventory, dsb.
2.2. JIBAS
JIBAS singkatan dari Jaringan Informasi
Bersama Antar Sekolah. JIBAS lahir dari
visi"Kebersamaan untuk Kemajuan Pendidikan
Indonesia".
Misi JIBAS adalah membangun jaringan
informasi dan komunitas pendidikan yang
bisa mewadahi interaksi dan aktifitas setiap
elemen pendidikan dari siswa, guru, orang tua,
sekolah, yayasan, pemerintah dan masyarakat
umum.
2.1.3. Konsep Dasar ERP
Sistem ERP adalah sebuah terminologi
yang secara de facto telah diberikan kepada
perangkat lunak aplikasi yang dapat mendukung
transaksi atau operasi sehari-hari yang
berhubungan dengan pengelolaan sumber daya
sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin,
suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
3
III. METODOLOGI
Feature
Dapodik
Padamu
Perbandingan antara Jibas, Dapodik dan
Padamu. Padamu pernah dipakai sebagai SIM
Sekolah seluruh Indonesa. Dan Dapodik
merupakan SIM Sekolah yang pakai saat ini.
Matrik Perbandingan Jibas, Dapodik dan
Padamu
Jibas
Singkat kata, jaringan yang dibentuk
JIBAS akan menggabungkan fitur dan layanan
berupa komunitas + konten + informasi +
hiburan, mirip gabungan Facebook + Google +
Yahoo + Wikipedia tetapi khusus untuk
pendidikan Indonesia.
Jaringan ini bersifat terbuka dan tumbuh mandiri.
Terbuka artinya, berbagai pihak dapat ikut serta
mengembangkan dan menyediakan layanan
pendidikan bagi komunitas yang terbentuk.
Tumbuh mandiri maksudnya, jaringan komunitas
ini berkembang dari aktifitas dan interaksi dari
setiap anggotanya.
Salah satu wujud JIBAS yaitu sistem
informasi manajemen sekolah yang membantu
operasional sekolah mulai dari akademik,
keuangan, perpustakaan, pelaporan dan interaksi
guru-siswa. Diharapkan, sistem ini dapat
membantu sekolah mengatur, mengelola dan
merapikan datanya. Dengan demikian, data ini
menjadi informasi yang mengalir dan bermanfaat
bagi berbagai pihak yang berkepentingan.
Tentunya, hal ini dapat menjadi salah satu nilai
tambah dari layanan komunitas pendidikan yang
dibentuk. Karena Yahoo, Facebook, Google dan
Wikipedia, dan berbagai layanan yang diberikan
situs lainnya berasal dari kerapihan dan
keteraturan data.
Profil Sekolah
Data Murid
Data GTK
Sapras
Keuangan
Perpustakaan
Rombongan
Belajar
Informasi Murid
Informasi GTK
Pelaporan
Software
Aplikasi
Website
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Dalam penelitian ini, metode yang
digunakan adalah metode deskriptif. Dalam
melakukan proses penelitian ini sumber data
yang digunakan adalah sumber data primer yaitu
sumber data yang diperoleh melalui proses
pengamatan
(observasi)
disertai
dengan
wawancara tanya jawab, dan juga dengan
menggunakan sumber data sekunder yaitu
dokumentasi dari hasil pendataan yang ada pada
SMKN 1 Cikande.
Sistem ini dipasang secara lokal di
sekolah jadi memudahkan sekolah untuk
menggunakannya.
Secara
berkala,
data
operasional sekolah ini ditransfer secara online
atau offline ke basis data JIBAS pusat. Jadi, bagi
sekolah yang berada di daerah atau belum
memiliki fasilitas Internet memadai, masih dapat
terhubung ke jaringan JIBAS. Dari basis data
JIBAS pusat inilah kemudian dibentuk layanan
komunitas, informasi sekolah dan konten
pendidikan yang dapat diakses oleh berbagai
elemen pendidikan, dari mulai siswa, guru, orang
tua, sekolah, yayasan, pemerintah dan
masyarakat umum.
3.1 Sumber Data Primer
a. Pengamatan Langsung / Observasi
(Observation)
Merupakan teknik dalam pengumpulan
data yang dilakukan melalui sebuah aktivitas
dengan maksud untuk memahami secara
langsung terhadap fenomena yang sedang terjadi
pada sebuah instansi maupun perusahaan. Dalam
penelitian ini, penulis melakukan pengamatan
langsung (observasi) di salah satu sekolah yaitu
SMKN 1 Cikande yang beralamat di Jl. Raya
Serang - Jakarta Km. 23 Cikande Serang Banten
42186. Dalam proses observasi, peneliti
4
mengamati langsung alur kerja pendataan siswa
yang dilakukan oleh staf tata usaha dimana
mereka mengumpulkan data-data siswa berupa
dokumen dan berkas siswa tersebut yang diambil
dari formulir pendaftaran serta persyaratan yang
dikumpulkan siswa. Peneliti juga mengamati
proses pembagian kelas yang dilakukan secara
manual, dimana pengklasifikasiannya masih
berdasarkan data siswa yang berasal dari berkasberkas siswa tersebut. Peneliti juga mengamati
proses pembuatan jadwal pelajaran yang
dilakukan secara manual dengan menentukan
dan mencocokan data jadwal dengan guru yang
bersangkutan. Selain itu peneliti juga mengamati
proses
penilaian,
dimana
para
guru
mengumpulkan dan menulis nilai para siswa
kedalam berkas maupun buku penilaian guru
secara manual.
b. Wawancara (Interview)
Dalam mendapatkan informasi mengenai
kebutuhan-kebutuhan perancangan perangkat
lunak, penulis melakukan wawancara secara
langsung maupun tidak langsung kepada pihakpihak sekolah SMKN 1 Cikande. Proses
wawancara ini, dilakukan langsung kepada
Kepala Sekolah Bapak Drs. H. Ahdi Saefudin,
M.Pd. untuk mengetahui informasi tentang
Sistem Informasi yang dipakai di sekolah
tersebut, kelebihan maupun kekurangan sistem
yang sedang berjalan dalam pengolahan data
akademik sekolah. Selain kepada beliau,
wawancara ini juga dilakukan kepada Bapak
Martinus Sukirno, S.Pd, selaku Wakasek
Kurikulum SMKN 1 Cikande dan Bapak
Siswadi, S.Pd, selaku Wakasek Sarana dan
Bapak Ilin Romli, S.Pd, selaku Bendahara untuk
mengetahui lebih jelas tentang sistem informasi
yang dipakai beserta harapan sistem yang
diinginkan seperti apa dan harus bagaimana.
Tidak lupa juga penulis juga melakukan
wawancara langsung terhadap siswa untuk
mengetahui apa kelebihan dan kekurangan
mengenai sistem informasi yang dipakai oleh
sekolah dalam sarana informasi bagi siswa itu
sendiri, serta harapan dan keinginan siswa
sebagai alat untuk pemenuhan kebutuhan
informasi sekolah yang seharusnya dan
dibutuhkan.
c. Studi kepustakaan
Informasi itu dapat diperoleh dari bukubuku ilmiah, laporan penelitian, karangankarangan ilmiah, peraturan-peraturan, ketetapanketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan
sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun
elektronik lain seperti mencari informasi tentang
SMKN 1 Cikande dengan mengakses website
sekolah
tersebut
adalah
www.smakn1cikande.sch.id
Salah satu studi kepustakaan yang
dilakukan peneliti adalah mengamati laporan
penelitian
seseorang
yang
sebelumnya
melakukan penelitian di SMA Negeri 1
Margahayu Bandung yakni laporan yang dibuat
Andriansyah Budiman, seorang mahasiswa
Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Aryanti
Bandung dimana penelitian tersebut tentang
Proses Pengolahan Data Akademik dengan
Menggunakan Sistem JIBAS (Jaringan Informasi
Bersama Antar Sekolah) di SMA Negeri 1
Margahayu Bandung yang dilakukan pada tahun
2012.
3.2 Sumber Data Sekunder
Suatu teknik pengumpulan data-data dan
informasi yang diperlukan yang diperoleh dari
sekolah bersangkutan yaitu SMKN 1 Cikande
yang tentunya disertai izin dari pihak yang
bersangkutan. Selain itu juga mengumpulkan
data-data yang memiliki keterkaitan dengan
pemecahan masalah dari sumber lainnya.
Adapun data yang berasal dari sumber
data sekunder diperoleh dengan teknik
dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik
pengumpulan data dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
objek penelitian. Dalam hal ini, dokumendokumen yang diperoleh dianalisis sehingga
diperoleh data-data yang sesuai untuk kegiatan
pengembangan sistem informasi, yaitu :
1. Data Siswa
2. Data Guru
3. Data Mata pelajaran
4. Data Keuangan
5. Data Buku
6. Data Pegawai
7. Data Sarana
5
IV. HASIL ANALISIS
Tampilan menu utama Jibas akan muncul
jika masuk ke url http://localhost/jibas pada
komputer utama atau Server, dan jika masuk ke
url http://ipaddressserver/jibas pada komputer
Client.
4.1.2. Aplikasi Sistem Informasi Keuangan
SIMKEU (Sistem Informasi Keuangan
Sekolah) adalah aplikasi untuk membantu
mengelola
data-data
keuangan
sekolah.
Keuangan sekolah dikelola berdasarkan proses
akuntansi sederhana. Pengolahan data-data
keuangan
sekolah
meliputi
pencatatan
penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah,
pembuatan berbagai laporan keuangan akuntansi
seperti: laporan transaksi keuangan, laporan audit
perubahan data keuangan, laporan buku besar,
laporan rugi laba, laporan neraca percobaan,
laporan neraca, laporan perubahan modal dan
laporan arus kas.
Gambar 1. Tampilan Menu Utama JIBAS
Community Versi 3.8
Jibas Community Versi 3.8 dilengkapi
beberapa
aplikasisistem
informasi
yaitu
Akademik,
Keuangan,
Perpustakaan,
Kepegawaian, Pelaporan, Anjungan, Info Guru,
Info Siswa, SMS Gateway, Auto Response,
Photo Take, SPT Fingerprint, Letter Store dan
beberapa link.
4.1. Aplikasi- Aplikasi Sistem Informasi Jibas
4.1.1. Aplikasi Sistem Informasi Akademik
SIMAKA (Sistem Informasi Akademik
Sekolah) adalah aplikasi untuk membantu
mengelola data-data akademik sekolah. Mulai
dari penerimaan siswa baru, pendataan guru dan
pelajaran, pendataan siswa dan kelas,
penyusunan jadwal mengajar dan kalender
akademik, periwayatan kehadiran siswa dan
guru, pendataan nilai ujian, perhitungan nilai
rapor, kenaikan kelas, pendataan alumni dan
pengelolaan mutasi siswa.
Gambar 2. Tampilan Sistem Informasi Akademik
Gambar 3. Tampilan Sistem Informasi Keuangan
4.1.3. Aplikasi
Sistem
Informasi
Perpustakaan
SIMTAKA
(Sistem
Informasi
Perpustakaan)
merupakan
aplikasi
yang
membantu
sekolah
untuk
mengelolaperpustakaannya, mulai dari mendata
barang-barang pustaka, mengelola peminjaman
dan pengembalian oleh anggota, menyusun
berbagai laporan serta mencatat berbagai
kegiatan perpustakaan.
Gambar 4. Tampilan Sistem Informasi
Perpustakaan
6
4.1.4. Aplikasi
Sistem
Informasi
Kepegawaian
SIMPEG
(Sistem
Informasi
Kepegawaian)
merupakan
aplikasi
yang
membantu
sekolah
untuk
mengelola
kepegawaian (pendidik dan non pendidik),
struktur organisasi kepegawaian, daftar urut
kepegawaian, jadwal agenda kepegawaian dan
statistik kepegawaian.
4. Jadwal mengajar setiap Guru
5. Jadwal belajar setiap Kelas
6. Struktur jabatan pegawai di Sekolah
Gambar 7. Tampilan Sistem Informasi Anjungan
4.1.7
Gambar 5. Tampilan Aplikasi Sistem Informasi
Kepegawaian
4.1.5. Aplikasi Sistem Informasi Pelaporan
EMA (Executive Summary Report) Pelaporan Eksekutif merupakan aplikasi yang
menampilkan berbagai laporan terpadu bagi para
eksekutif sekolah, seperti: pihak yayasan, kepala
sekolah, pejabat dinas pendidikan atau donatur
sekolah. Contoh laporan yang ditampilkan
seperti laporan data siswa, laporan penilaian
siswa, laporan kepegawaian, laporan penerimaan
dan pengeluaran keuangan, laporan transaksi
keuangan harian, laporan arus kas sekolah dan
laporan lainnya.
Aplikasi Sistem Informasi InfoGuru
InfoGuru merupakan aplikasi yang
menyediakan media informasi dan komunikasi
antara guru dengan siswa di lingkungan sekolah.
Guru dapat mengakses berbagai data akademik,
seperti: data presensi dan nilai siswa serta jadwal
mengajar.
Guru
dapat
menyebarkan
pengumuman dan berbagi informasi dengan
mengunggah berkas-berkas dan menulis berbagai
berita. Guru juga dapat berkomunikasi dengan
mengirim pesan kepada sesama guru atau siswa.
Gambar 8. Tampilan Sistem Informasi InfoGuru
4.1.8
Gambar 6. Tampilan Sistem Informasi Pelaporan
4.1.6. Aplikasi Sistem Informasi Anjungan
Layanan ini dapat digunakan oleh siswa
atau orangtua siswa untuk mengetahui:
1. Berita-berita terkini mengenai sekolah
2. Informasi Kegiatan Belajar Siswa di
sekolah
3. Kalender Akademik
Aplikasi Sistem Informasi InfoSiswa
InfoSiswa merupakan aplikasi yang
menyediakan media informasi dan komunikasi
antara siswa dengan guru di lingkungan sekolah.
Siswa dapat membaca dan melihat berbagai
informasi dan laporan akademik miliknya,
seperti: data nilai dan presensi, informasi jadwal
dan kalender. Siswa dapat menulis berbagai
berita yang bisa dibaca dan dikomentari rekanrekannya. Siswa juga dapat berkomunikasi
dengan mengirim pesan dengan sesama siswa
dan guru di sekolah.
7
4.3.2
Analisis Pengujian Integrasi
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
integrasi dilakukan dengan melihat kesesuaian
beberapa unit fungsi yang menyusun satu blok
fungsi dalam perangkat lunak jibas modifikasi.
Berdasarkan hal tersebut, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa integrasi dari beberapa unit
modul dari program sudah memenuhi kebutuhan
fungsional yang telah dirancang pada tahap
perancangan.
Gambar 8. Tampilan Sistem Informasi InfoSiswa
4.3.3
4.2. Arsitektur Penerapan SIMS JIbas
Arsitektur Penerapan SIMS Jibas terdiri
dari Server, Hub atau Switch, Access Point dan
Client. Client bisa berbentuk Komputer atau
gadget lainnya yang terhubung dengan kabel
atau nirkabel. Instalasi di client hanya
membutuhkan web browser karena menerapkan
konsep thin client, semua proses pengolahan data
dilakukan di server. Kabel UTP dan hub atau
switch digunakan untuk penghubung komunikasi
data antara server dan client yang memiliki
ethernet card. Dan Access Point digunakan
untuk penghubung komunikasi data antara server
dan client yang memiliki wireless card.
Analisis Pengujian Validasi
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
validasi dilakukan dengan melihat konformitas
antara hasil kinerja sistem dengan daftar
kebutuhan. Berdasarkan hasil pengujian validasi
dapat disimpulkan bahwa implementasi dan
fungsionalitas perangkat lunak Jibas modifikasi
telah memenuhi kebutuhan yang telah dijabarkan
pada tahap Analisis kebutuhan.
4.3.4
Analisis Pengujian Availability
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
availability dilakukan dengan melihat hasil
kinerja sistem yang bekerja minimal 8 jam.
Berdasarkan hasil pengujian availability dapat
disimpulkan bahwa SIMS Jibas dapat berjalan
secara normal selama 8 jam sesuai dengan
kebutuhan non-fungsional
4.3.5
Analisis Pengujian Compatibility
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
compatibility dilakukan dengan melihat hasil
kinerja sistem yang dilakukan terhadap 2 sistem
operasi.
Berdasarkan
hasil
pengujian
compatibility
dapat
disimpulkan
bahwa
perangkat lunak jibas modifikasi dapat berjalan
secara normal pada 2 sistem operasi tersebut.
Gambar 9.Arsitektur Penerapan SIMS Jibas
4.3.6
4.3. Analisis Pengujian Sistem
4.3.1 Analisis Pengujian Unit
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
unit dilakukan dengan melihat kesesuaian fungsi
dari implementasi unit fungsi yang diuji dengan
hasil perancangan perangkat lunak yang telah
dirancang sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut,
maka dapat diambil kesimpulan bahwa unit
fungsi dari program sudah memenuhi kebutuhan
fungsional yang telah dirancang pada tahap
perancangan.
Analisis Pengujian Usability
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
kuisioner dilakukan dengan melihat hasil
kuisioner yang diberikan ke staf SMKN 1
Cikande. Berdasarkan hasil pengujian kuisioner
dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak jibas
modifikasi dapat dioperasionalkan di SMKN 1
Cikande dengan memberikan pelatihan terlebih
dahulu kepada semua pengguna.
4.3.7
Analisis Pengujian Response Time
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
response time dilakukan dengan melihat
8
response
yang
diberikan
oleh
sistem.
Berdasarkan hasil pengujian response time dapat
disimpulkan bahwa SIMS Jibas dapat
memberikan response kurang dari 3 detik pada
saat melakukan operasional sistem.
4.3.8
Analisis Pengujian Control
Proses Analisis terhadap hasil pengujian
control dilakukan dengan melihat pembatasan
akses pengguna perangkat lunak Berdasarkan
hasil pengujian control dapat disimpulkan bahwa
SIMS Jibas dapat memberikan batasan terhadap
pengguna sesuai dengan kebutuhan nonfungsional.
V. PENUTUP
5.1. Kesimpulan
1. Untuk menganalisis kebutuhan sistem,
dilakukan survei langsung pada SMKN 1
Cikande dalam menyusun administrasi dan
manajemen yang ada pada saat itu. Dari hasil
Analisis tersebut dibuat desain perancangan
untuk proses kustomisasi SIMS Jibas.
2. Implementasi SIMS Jibas dilakukan setelah
mengalami kustomisasi SIMS Jibas sesuai
dengan kebutuhan di SMKN 1 Cikande.
3. Berdasarkan hasil pengujian unit, pengujian
integrasi, dan pengujian validasi sistem telah
memenuhi kebutuhan fungsional yang
dispesifikasikan.
4. Berdasarkan pengujian compatibility sistem
yang dibuat dapat berjalan pada 2 platform
yaitu platform Windows dan platform Linux.
5. Berdasarkan hasil kuisioner didapatkan bahwa
85% pengguna berpendapat, bahwa sistem
dapat membantu meringankan kinerja
pengguna dalam proses administrasi dan
manajemen sehari-hari dan 100% pengguna
memerlukan
pelatihan
untuk
pengoperasionalan sistem.
5.2. Saran
1. Untuk pengembang versi lebih lanjut
sebaiknya source code yang digunakan
berbasis
OOP
(Object
Oriented
Programming), karena OOP mempunyai nilai
tambah dari pada prosedural untuk
pengembangan perangkat lunak. namun
dengan catatan tidak mengubah organisasi
penidikan yang terlanjur menggunakan SIMS
Jibas.
2. Dalam pengembangan OOP disarankan
dikembangkan juga kerangka kerja MVC
(Model-View-Controller)
untuk
mempermudah arsitektur pengembangan
dalam melakukan kustomisasi.
3. Untuk pengembangan versi lebih lanjut
sebaiknya mengikutsertakan phpmyadmin
pada saat instalasi program agar pengembang
dapat memahami lebih dalam tentang basis
data SIMS Jibas atau memberikan keterangan
tentang phpmyadmin di dokumentasi teknis.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloa
ds/files/12220/ENTERPRISE+RES
OURCE+PLANNING+(ERP).pdf
[2]. http://www.erpweaver.com/index.php?op
tion=com_content&view=article&id=12:
enterpriseresourceplanning&catid=1:latest&Itemid
=2
[3]. http://www.diditpermana.blogspot.com/2
006/03/bagian-1-konsep-dasarerp.html
[4]. Manual Jibas
[5]. http://dapo.dikmen.kemdikbud.go.id/port
al/web/
[6]. http://padamu.siap.web.id/
9