Proses Tender Proyek Desain (1)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Proses desain, mungkin sudah dimengerti secara baik oleh mahasiswa
mahasiswi desain interior. Namun dalam proyek sesungguhnya, terkadang
banyak proses yang ternyata diluar dari pembelajaran yang didapatkan dari
universitas. Salah satunya adalah proses bagaimana memperebutkan suatu
proyek dan berkompetisi dengan desainer lainnya.
Mendesain untuk perusahaan besar dan perusahaan yang terbuka, harus
terlebih dahulu mengikuti seleksi atau yang dinamakan tender. Tanpa
pengetahuan
atau
pengalaman
terlebih
dahulu,
maka
tentu
akan
membingungkan untuk mengikuti proses tender tersebut.
Mengikuti tender adalah hal yang sangat penting dan harus betul-betul
dipahami seorang desainer. Karena proyek yang diperebutkan merupakan
proyek yang skalanya cukup besar, dan cukup dikenal. Apabila seorang
desainer tidak terlebih dahulu memiliki pengetahuan tentang proses tender,
maka belum tentu seorang desainer tersebut dapat mengikuti prosesnya
dengan baik. Padahal, pada masa kini tentu penting untuk seorang desainer
berkompetisi dengan desainer lainnya agar meningkatkan kemampuan dan
kreativitas, karena harus selalu memperbaharui diri agar lebih baik lagi.
1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dibuatnya laporan proses tender ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui prosedur yang tepat dalam suatu proses tender
2. Memahami time schedule suatu proses tender
3. Memahami dokumen apa saja yang perlu diteliti untuk tender
4. Memahami dokumen apa saja yang diperlukan untuk mengikuti tender
1
1.3 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data adalah sebagai berikut :
1. Studi literatur
Melakukan studi terlebih dahulu dari beberapa sumber pustaka.
2. Wawancara
Melakukan wawancara kepada pihak yang sering mengikuti
proses tender dan membandingkannya.
3. Observasi
Melihat secara langsung bagaimana pengerjaan dokumen untuk
proses tender.
1.4 Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan khusus ini terdiri dari beberapa bab dan
masing-masing bab berisi uraian singkat dan gambaran tentang kerja
profesi. Hal ini dimaksudkan agar pembahasan lebih spesifik sesuai
dengan topic. Laporan ini terdiri dari 4 bab , yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini terdiri dari latar belakang penulisan,
pengertian dan ruang lingkup penulisan, maksud dan tujuan penulisan,
metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN DATA
Bab ini berisi tentang tinjauan data tentang proses tender
yang baik dan benar seperti apa.
BAB III ANALISA MASALAH
Dalam bab ini berisi data dan analisis tentang proses tender
kantor PT.Pertamina
BAB IV PENUTUP
Bab terakhir ini berisi kesimpulan dan saran yang
diperlukan dalam pengembangan berikutnya.
2
BAB II
TINJAUAN DATA
2.1 TINJAUAN UMUM
A. Pengertian Tender
Tender atau pelelangan pekerjaan (bidding), adalah salah satu sistim
pengadaan barang atau jasa. Dalam kaitannya dengan jasa konstruksi,
pelelangan pekerjaan umumnya dilakukan untuk menyeleksi pelaksana
jasa konstruksi yang dilakukan oleh pemilik proyek (owner), untuk
memperoleh pelaksana jasa konstruksi yang mampu melaksanakan
pekerjaan sesuai persyaratan yang telah ditentukan dengan harga yang
dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi mutu maupun waktu
pelaksanaannya. Tender pekerjaan jasa konstruksi secara umum dapat
dibagi menjadi 2 (dua) berdasarkan kepemilikannya, yaitu proyek yang
dimiliki oleh Pemerintah, dan proyek yang dimiliki oleh swasta.
B. Jenis-jenis Tender
Tender pekerjaan jasa konstruksi secara umum dapat dibagi menjadi 2
(dua) berdasarkan kepemilikannya, yaitu proyek yang dimiliki oleh
Pemerintah, dan proyek yang dimiliki oleh swasta.
1. Tender Proyek Pemerintah
Tender proyek milik Pemerintah, harus mengacu pada Keputusan
Presiden (Keppres) No.18 Tahun 2000 mengenai Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Bahan/Jasa Instasi Pemerintah, yang secara umum dapat
dilakukan melalui 3 (tiga) cara, yaitu: Pelelangan umum, Pemilihan
langsung dan Penunjukan Langsung.
Pelelangan umum yang dimaksud dalam Keppres No.18 Tahun 2000
adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa
dengan cara menciptakan persaingan yang sehat di antara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata
3
cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihakyang terkait
secara taat asas sehingga terpilih penyedia barang/jasa terbaik.
Pemilihan langsung dan penunjukan langsung, dapat dilakukan apabila
pelelangan umum sulit dilaksanakan, seperti target waktu yang singkat
ataupun spesifikasi barang atau jasa yang hanya dapat dipenuhi oleh
sedikit pemasok.
Sumber pendanaan ada kalanya mempengaruhi cara tender yang dipilih,
misal untuk proyek-proyek yang didanai oleh pinjaman luar negeri
umumnya harus dilakukan International Competitive Biding (ICB) dan
harus melibatkan kontraktor internasional, atau walaupun pendanaan oleh
pinjaman luar negeri, namun pesertanya dibatasi hanya kontraktor dalam
negeri, atau yang dikenal sebagai Local Competitive Bidding (LCB).
Adapun proyek-proyek yang didanai oleh APBN, APBD atau instansi
BUMN, biasanya mengacu pada Keppres No.18 Tahun 2000 tersebut.
2. Tender Proyek Swasta
Ketentuan mengenai tender proyek milik swasta biasanya diatur sendiri
oleh masing-masing pemilik, meskipun demikian, ketentuan tersebut tetap
mengacu pada standar kontrak tertentu seperti Federation Internationale
Des Ingenieurs Conseils (FIDIC), Joint Contract Tribunal (JCT) dari
RIBA atau Article & Conditions of Building Contract (ACBC) dari
Singapore/Hong Kong Institute of Architech.
Ada kalanya pemilik (owner) mengundang terlebih dahulu beberapa
calon kontraktor untuk melakukan presentasi mengenai kemampuan dan
juga portfolio dari masing-masing kontraktor sebelum diundang untuk
mengikuti tender. Tahap ini sering disebut sebagai tahap pra-kualifikasi.
Berdasarkan cara pembukaan dokumen penawaran yang diajukan oleh
peserta, tender dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu tender terbuka, dimana
pembukaan dan bembacaan dokumen penawaran dari peserta tender
dilakukan di depan seluruh peserta, sehingga masing-masing mengetahui
4
harga penawaran pesaingnya. Sedangkan tender tertutup, adalah
kebalikannya.
Kejujuran, fairness, kehati-hatian dan kesetaraan (apple to apple)
adalah prinsip yang harus dipegang dalam penyelenggaraan lelang.
C. Tahap-tahap dalam Proses Tender (Dari sudut pandang bidder)
• Pemberitahuan/Undangan
Pengumuman
Tender
Penjelasan
Pekerjaan
Tender
Seleksi
Peserta
Tender
• Rapat Aanwizing
• Pengerjaan dokumen tender
• Proses Seleksi
• Presentasi
• Proses Seleksi akhir
• Kick Off meeting
Penetapan & • Pembuatan Dokumen Tender
Pembuatan
Dokumen
Skema 2.1 Tahap Proses dalam Tender
Sumber : Assaf, Sadi
1. Tahap Pengumuman Pelelangan/ Tender
Pengumuman lelang biasanya mudah ditemukan, sehingga para kontraktor dan
konsultan memiliki peluang yang sangat besar untuk mengikuti tender. Informasi
atau pengumuman tender bisa dilihat atau dicari melalui media masa, internet, dan
pengumuman langsung di instansi pemerintah atau bisa juga melalui undangan
atau telepon untuk metode pelelangan tertentu.
5
Berdasarkan surat Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas untuk tahun
2009 sampai 2010, koran harian umum media Indonesia menjadi surat kabar yang
mengumumkan pengadaan barang dan jasa pemerintah. Pada Rubrik "Info
Lelang", dapat ditemukan berbagai macam jenis tender yang ditawarkan oleh
pemerintah, di antaranya mengenai pembangunan gedung, pembangunan
jembatan, Pembangunan Jalan, pengawasan pembangunan, pengadaan barang,
pengadaan alat-alat, dan pengadaan barang serta jasa, pembangunan dan
pengawasan lainnya dari berbagai instansi pemerintah. Namun tidak menutup
kemungkinan peluang tender dapat ditemukan, dicari, dan dilihat di koran-koran
harian umum nasional atau daerah lainnya.
Selain melalui media masa, informasi melalui internet bisa dilihat di situs
milik pemerintah atau BUMN, juga dengan membuka situs layanan Pengadaan
secara elektronik Nasional di www.pengadaannasional-bappenas.go.id
Tujuan pengumuman lelang melalui internet adalah :
1. Memudahkan Souring, proses pengadaan, dan pembayaran.
2. Komunikasi Online antara buyers dengan vendors.
3. mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan.
4. Menghemat biaya dan mempercepat proses
Tahap Pendaftaran & Pengambilan Dokumen Tender
Setelah informasi tender tersebar, jika para kontraktor atau konsultan berminat
untuk mengikuti tender, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya :
1. Tender harus sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang ada.
2. Jangan membuang waktu tender yang tidak sesuai dengan kompetensi
pengadaan barang dan jasa yang dimiliki.
3. Tenggat waktu pendaftaran yang tidak mepet.
4. Kelengkapan dokumen sebagai syarat tender
5. Alamat Pendaftaran Tender yang harus diingat agar tidak salah alamat.
Untuk para Kontraktor atau konsultan yang berminat mengikuti tender
diwajibkan mendatangi tempat pendaftaran sesuai dengan pengumuman lelang,
baik tempat, waktu, dan tanggal, kecuali untuk para peserta pelelangan tertentu.
6
Panitia biasanya memberikan syarat-syarat pendaftaran, persyaratan
tersebut biasanya telah tercantum dalam pengumuman lelang, diantaranya :
1. Pendaftaran harus dilakukan langsung oleh pemimpin perusahan.
2. Surat kuasa jika diwakilakn
3. Akta pendirian perusahan dan perubahannya
4. Surat Izin Usaha
5. Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku.
6. Dan Persyaratan-persyaratan lainnya yang ditentukan oleh panitia tender.
Sebagai bukti bahwa perusahan telah terdaftar sebagai peserta tender, maka
ada formulir pendaftaran yang harus diisi. Selain itu, pendaftaran dapat dilakukan
dengan men-download di sebuah situs/website sesuai dengan pengumuman lelang
yang tersebar di media masa.
Mengikuti tender di Internet, kontraktor atau konsultan terlebih dahulu harus
mendaftarkan perusahannya secara online dan mengisi data-data yang diminta.
setelah itu, kontraktor atau konsultan akan menerima user-id atau password. Jika
pendaftaran disetujui, kontraktor atau konsultan bisa mengikuti pendaftaran dan
pengambilan dokumen melalui internet.
Namun ada juga owner yang memberikan undangan secara langsung kepada
perusahaan yang ditunjuk, misalnya 5 atau beberapa perusahaan untuk
dipertanyakan bersedia/ tidak untuk mengikuti tender, sehingga tidak dibuka
secara umum. Dalam hal ini, dokumen akan dikirimkan secara langsung kepada
konsultan.
2. Tahap Penjelasan Pekerjaan dalam Tender
Dokumen tender yang diterima pada saat pendaftaran, adalah dokumen yang
menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan ditenderkan. Didalamnya
menjelaskan perincian secara teknis dan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh para
kontraktor atau konsultan, di antaranya :
1. Metode Pengadaan
2. Cara penyampaian penawaran memakai satu sampul, dua sampul, atau dua
tahap.
7
3. Dokumen apa saja yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.
4. Acara Pembukaan dokumen tender
5. Metode evaluasi
6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran
7. Jenis kontrak yang digunakan
8. Ketentuan harga atas oenggunaan produk dalam ngeri.
9. Ketentuan dan cara subkontak sebagai pekerjaan kepada usaha kecil, termasuk
koperasi kecil.
10. Besaran, masa berlaku, dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan
penawaran.
Dokumen tender tersebut dapat diperoleh secara cuma-cuma atau dengan
membayar sesuai dengan harga yang telah ditentukan oleh panitia atau dengan
men-download di sebuah situs sesuai dengan pengumuman lelang yang tersebar di
media masa. selain itu, untuk pelelangan tertentu pengambilan dokumen tender
bisa dilakukan melalui surat undangan dari panitia pengadaan barang dan jasa.
Dokumen tender yang telah dimiliki akan dijelaskan oleh panitian pada
saat penjelasan dokumen tender ( Aanwijziing). penjelasan tender dilakukan di
tempat dan pada waktu yang telah ditentukan dan wajib di hadiri oleh para peserta
tender yang terdaftar dalam Daftar Peserta Lelang.
Kehadiran Kontraktor atau konsultan peserta tender pada penjelasan lelang
bertujuan untuk menciptakan persamaan persepsi dan menghindari kekeliruan
dalam pengajuan penawaran. Jika pada saat penjelasan tender kontraktor atau
konsultan tidak hadir, maka perusahan tersebut akan dianggap gagal dalam tender
tersebut.
Undangan penjelasan dokumen tender biasanya telah tercantum dalam
pengumuman lelang, pada waktu pendaftaran dan pengambilan dokumen tender
atau melalui undangan yang dikirim langsung.
Pada saat penjelasan dokumen tender, para kontraktor atau konsultan
tender diperbolehkan untuk menanyakan hal-hal yang belum dipahami atas
dokumen tender yang dimiliki, Maka diwajibkan bagi Kontraktor atau Konsultan
untuk mempelajari isi Dokumen tender tersebut terlebih dahulu, sebelum mengisi
8
atau melengkapi dokumen tender. Pengisian atau pelengkapan dokumen tender
dilakukan setelah acara penjelasan dokumen lelang dan pengumpulannyapun akan
diberitahu oleh panitia pada saar penjelasan dokumen tender.
Pertanyaan dan jawaban antara peserta tender dan panitian harus ditulis
pada sebuah kertas dan dituangkan dalam berita acara serta ditandatangani oleh
panitia dan wakil peserta yang hadir pada saat penjelasan dokumen tender.
hasilnya akan dibagikan kepada para peserta tender.
3. Tahap Seleksi Peserta Tender
Dalam tahap ini peserta tender akan mulai mengerjakan dokumen yang
dibutuhkan untuk tender, dan akan ada proses seleksi mana yang akan dipilih oleh
owner/panitia. Semua peserta yang tidak dapat menyelesaikan sesuai dengan
tenggat waktu akan dianggap gugur. Bidder yang terpilih harus melakukan
presentasi kepada owner.
4. Tahap Penetapan dan Pembuatan Dokumen.
Dalam tahap ini peserta tender yang terpilih akan mengikuti kick off
meeting dan mengikuti penjelasan lebih lanjut, sehingga dapat menyelesaikan
dokumen yang dibutuhkan
D. Tahap Evaluasi dalam menentukan pemenang Tender (Dari sudut
Owner)
D.1 Evaluasi penawaran peserta lelang proyek
Evaluasi penawaran harus dilakukan oleh panitia tender yang memiliki tugas
untuk memeriksa, menilai, dan melakukan analisis seluruh penawaran
(Administrasi, Teknis, dan harga) yang masuk, yang telah diusulkan oleh calon
kontraktor atau konsultan peserta tender.
Pada tahap awal, panitia tender dapat melakukan koreksi aritmatik
terhadap semua penawaran yang masuk dan melakukan evaluasi sekurangkurangnya tiga penawaran terendah setelah koreksi aritmatik.
9
Sistem atau metode penilaian yang dapat panitia pakai adalah :
1. Sistem Gugur
Sistem ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang dan jasa
pemborong atau jasa lainnya.
2. Sistem Nilai ( Merit Point System)
Sistem ini digunakan untuk pengadaan barang atau jasa pemborong atau jasa
lainnya yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya
(Mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis)
3. Sistem Penilaian Biaya selama Umur ekonomi ( Economi Life ycle cost.)
Sistem ini dilakukan untuk pengadaan barang yang memperhitungkan faktorfaktor umur ekonomi, harga, biaya operasional, dan pemeliharaan dalam
jangkan waktu operasi tertentu.
4. Berdasarkan kualitas
Sistem atau metode ini digunakan untuk pengadaan jasa konsultan yang
kompleks dan menggunakan teknologi tinggi. Kualitas usulan merupakan
faktor yang menentukan terhadap outcome secara keseluruhan dan lingkup
pekerjaan sulit ditetapkan dalam KAK.
5. Berdasarkan Kualitas Teknis dan Biaya
Evaluasi penilaian ini digunakan untuk pengadaan jasa Konsultasi yang
lingkup, output, waktu penugasan, dan lain-lainnya dapat diperkirakan dengan
baik di KAK, serta besar biaya dapat ditentukan dengan tepat.
6. Pagu anggaran
Evaluasi penawaran yang menggunakan metode pagu anggaran ini digunakan
untuk pengadaan jasa konsultasi yang pekerjaannya sederhana, dapat
10
didefinisikan, diperinci dengan tepat, dan anggarannya tidak melampui pagu
tertentu.
7. Biaya terendah
Pengadaan jasa konsultasi yang bersifat sederhana dan standar.
8. Penunjukan langsung
Metode ini digunakan untuk evaluasi yang hanya terdiri dari satu penawaran
jasa konsultasi berdasarkan kualitas teknis yang dapat dipertanggungjawabkan
dan memiliki pembiayaan yang wajar.
D.2 Evaluasi sistem penawaran
Dibawah ini akan membahas beberapa metode yang digunakan oleh Owner
untuk meng-evaluasi penawaran yang diajukan oleh para bidder dalam tender
proyek . Proyek diawali dengan proses tender yang dilakukan oleh Owner.
Ada beberapa cara untuk memilih peserta tender :
1. competitive bidding / tender terbuka
2. negotiated bidding / hanya kontraktor tertentu yang diundang
3. kombinasi dari kedua metode di atas Setelah melalui beberapa tahapan,
akhirnya Owner akan sampai pada evaluasi penawaran untuk menentukan
pemenang tender.
Berikut akan dibahas metode evaluasi penawaran dengan menggunakan sistem
lowest bid, non lowest bid dan sistem best value. Yang disebut terakhir baru
dikembangkan dua dasawarsa belakangan ini.
1. Lowest Bid System
Sesuai namanya, lowest bid system akan memenangkan bidder yang mengajukan
harga penawaran paling rendah. Sistem ini didasarkan pada asumsi bahwa para
bidder mengajukan penawaran terhadap detailed plan, spesifikasi, schedule dan
11
kondisi kontrak yang sama. Kadang begitu detailnya dokumen kontrak sehingga
tender dokumen tidak hanya memberi rincian apa yang harus di bangun, tetapi
juga memberi rincian bagaimana cara membangunnya. Dengan demikian, maka
penawaran komersial merupakan satu-satunya faktor yang perlu di-evaluasi oleh
Owner dari berbagai bid offer yang diterima.
Harga penawaran terendah menunjukkan bahwa bidder tersebut paling efektif
dan inovatif dalam mengelola biaya proyek dibanding bidder lain. Tetapi juga
dimungkinkan bahwa harga penawaran rendah disebabkan oleh faktor lain, seperti
keuntungan geografis dari bidder terhadap lokasi proyek, sehingga mobilisasi
lebih dekat dan lebih murah. Atau juga dimungkinkan ada bidder yang tim
proyek-nya sedang bekerja di lokasi, jika tender tersebut adalah untuk perluasan
fasilitas.
Keuntungan dari sistem lowest bid adalah :
1. Proses persiapan tender-nya relatif sederhana, walaupun butuh banyak waktu
untuk menyiapkan dan me-review dokumen tender yang lengkap.
2. Proses seleksinya sederhana, pemenang adalah penawar paling rendah.
3. Keputusan akhir tidak mudah di-protes oleh peserta tender.
Kerugian dari sistem ini adalah :
1. Keputusan pemenang tender murni berdasarkan penawaran harga, bukan
berdasar atas
pertimbangan kualitas.
2. Penawaran diajukan dengan asumsi bahwa design & spesifikasi dari Owner
sempurna.
3. Kontraktor pemenang tender akan bekerja untuk memenuhi kebutuhan
minimum yang diminta oleh Owner. Memberikan hasil kerja yang lebih baik
dari spesifikasi / waktu yang diminta, tidak akan memberikan keuntungan
apapun bagi Kontraktor.
4. Sistem ini bisa memenangkan bidder yang under estimate pekerjaan, atau
bidder yang “belanja pekerjaan / bid shopping ” dengan cara memberikan
harga penawaran rendah di berbagai tender. Resikonya, pada saat pelaksanaan
12
kerja bisa terjadi banyak perselisihan mengenai permintaan variation work /
pengajuan claim atau waktu penyelesaian proyek terlambat.
2. Non Lowest Bid System
Memperhatikan kelemahan sistem lowest bidder, terutama untuk menghindari
under estimate offer, maka dikembangkan sistem non lowest bid. Keputusan
pemenang tender masih tetap berdasarkan kepada penawaran komersial.
Ada berbagai sistem non lowest bid, dua diantaranya dibahas dibawah ini :
•
Nearest to the average of all bids received. Owner akan menghitung nilai
rata-rata dari seluruh penawaran yang diterima. Pemenang tender adalah
yang nilai penawarannya terdekat diatas nilai rata-rata.
•
Danish system.
Dalam sistem ini, Owner akan mencoret penawaran
terendah dan penawaran tertinggi. Kemudian dihitung nilai rata-rata dari
semua penawaran tersisa. Selanjutnya dihitung nilai rata-rata baru
berdasarkan persamaan berikut :
NA = ( NH+4A+NL) / 6
dimana :
NA : new average / nilai rata rata baru
NH : new highest offer / harga tertinggi dari penawaran tersisa
NL : new lowest offer / harga tertendah dari penawaran tersisa
A : average / nilai rata-rata dari penawaran tersisa
Pemenang tender adalah yang nilai penawarannya terdekat diatas nilai ratarata baru ini.
3. Best Value System.
Sistem ini dikembangkan tahun 1992 oleh US Army Corps of Engineers – Europe
District (EUD) untuk menggantikan system lowest bidder yang biasanya mereka
13
gunakan. Pengamatan terhadap 4 proyek bermasalah di Germany & Turkey
menunjukkan hal berikut :
1. semua proyek behind schedule
2. semua proyek melebihi nilai kontrak awal
3. kualitas pekerjaan menurun selama proses pekerjaan konstruksi
4. semua proyek dimenangkan oleh “marginal contractors” yang menawarkan
harga rendah.
Penelitian terhadap proses tender pada proyek-proyek bermasalah tersebut
menunjukkan bahwa kontraktor-kontraktor pemenang tender seharusnya bisa
dicoret dari daftar peserta, seandainya saja EUD menggunakan kriteria & strategi
bidding yang lebih tepat. Salah satu kontraktor bermasalah diketahui mempunyai
problem finansial dan dikenal sebagai bid shopper, walaupun secara teknis baik.
Kontraktor lain ternyata belum pernah mengerjakan proyek internasional. Juga
ditemui kontraktor yang over loaded, pekerjaan yang ditangani melebihi kapasitas
finansial dan management mereka.
EUD kemudian mengembangkan best value contracting system. Sistem yang
quality based ini memilih bidder yang memberikan penawaran paling
menguntungkan bagi Owner. Selain pertimbangan harga proyek, kriteria
pemilihan pemenang tender antara lain juga akan didasarkan pada hal berikut :
1. kemampuan teknis
2. kemampuan management
3. kemampuan finansial
4. kualifikasi personil
5. pengalaman di proyek sejenis
6. prestasi di proyek-proyek sebelumnya
7. jadwal penyelesaian proyek yang ditawarkan
14
8. aspek lain yang ditawarkan
9. resiko terhadap Owner.
Untuk mendukung keberhasilan sistem best value, Owner perlu melakukan hal
berikut :
1. Menentukan dari awal key parameter dari proyek Performance / kualitas
proyek, tanggal penyelesaian, security requirement ( jaminan keamanan), dst.
ditentukan secara dini.
2. Menyusun performance requirements. Owner hanya menyusun key project
criteria.
Dengan
meminimalkan
project
requirements,
bidder
yang
berpengalaman akan mendapat kesempatan untuk mengajukan usulan inovatif
atau pilihan alternatif yang menguntungkan.
3. Menyusun kriteria evaluasi tender Owner harus menyusun kriteria penilaian
pemenang yang mengacu pada hasil akhir proyek dan memberi kesempatan
untuk mengkalkulasikan antara keuntungan teknis yang didapat dengan biaya
proyek. Biaya proyek yang lebih tinggi harus memberikan nilai lebih kepada
proyek tersebut.
Keuntungan dari sistem best value :
1. Owner & Kontraktor memahami secara dini tentang kriteria penting dari
proyek yang akan dilaksanakan.
2. Hubungan kontraktual berfokus terhadap kualitas dan “nilai proyek”, tidak
sekedar mempertimbangkan biaya konstruksi.
3. Sistem ini memungkinkan bidder untuk memberikan usulan inovatif atau
menawarkan proposal alternatif.
4. Sistem ini memilih bidder yang paling mampu memenuhi requirements
Owner.
Kerugian dari sistem best value :
1. Persiapan dokumen tender butuh waktu lama dan usaha lebih banyak.
2. Proses evaluasi lebih rumit dan membutuhkan ketelitian.
15
3. Hasil keputusan mungkin mengundang protes dari peserta tender, sehingga
contract award (penyerahan kontrak) menjadi terlambat.
Untuk menghindari kemungkinan protes terhadap keputusan pemenang tender,
disarankan agar kriteria penilaian juga diketahui oleh peserta tender.
Secara
umum, kriteria penilaian akan dipusatkan pada :
1. technical evaluation
2. project execution plan
3. commercial evaluation
Biasanya evaluasi teknis dan komersial dilakukan terpisah. Evaluasi teknis
dilakukan terlebih dahulu, agar anggota tim evaluasi tidak terpengaruh dengan
harga penawaran yang diajukan. Weight factor yang diterapkan untuk setiap item
akan tergantung pada kondisi spesifik proyek. Pemenang tender adalah bidder
yang meraih skor tertinggi.
D.3 Hal penting dalam proses tender yang perlu diingat owner
Saat ini masih banyak panitia lelang atau Pokja ULP ( Kelompok Kerja Unit
Layanan Pengadaan) yang belum memahami tata cara evaluasi penawaran. Panitia
lelang atau Pokja ULP yang demikian paling sering menggugurkan penawaran
peserta lelang karena kesalahan-kesalahan yang tidak substansial. Bagi mereka,
semua kesalahan akan menggugurkan. Padahal, yang benarnya tidak demikian.
Terhadap kesalahan atau penyimpangan, ketentuannya masih diberikan toleransi,
asalkan kesalahan tersebut tidak bersifat substansial.
16
Lampiran III Perpres 54/2010 menyebutkan:
Ketentuan umum dalam melakukan evaluasi sebagai berikut :
Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan
ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran
bersyarat. Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat
adalah penyimpangan dari Dokumen Pemilihan yang mempengaruhi lingkup,
kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan.
Jika penyimpangan atau kesalahan yang ditemukan pada saat evaluasi
dokumen penawaran, yang ketentuan tentang penyimpangan tersebut cukup jelas
dinyatakan
dalam
peraturan
perundang-undang,
penyimpangan
yang
demikian merupakan penyimpangan yang bersifat penting/pokok, meskipun
penyimpangan tersebut tidak mempengaruhi lingkup, kualitas dan hasil/kinerja
pekerjaan. Sifat penting/pokok tersebut karena terkait dengan asas kepastian
hukum.
Berikut ini merupakan penyimpangan yang bersifat penting/pokok karena
menyimpang dari ketentuan Perpres 54/2010:
Pada Tahap Evaluasi Administrasi:
1. Terkait dengan surat penawaran:
1. Surat penawaran ditanda tangani oleh orang yang namanya tidak
disebutkan dalam akte pendirian atau perubahannya;
2.
Jangka waktu berlakunya surat penawaran kurang dari waktu yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
3. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan melebihi jangka
waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
4. Surat penawaran tidak ada tanggal.
2. Terkait dengan jaminan penawaran:
1. Surat jaminan penawaran diterbitkan oleh bukan bank umum atau
diterbitkan oleh perusahaan asuransi yang tidak mempunyai program
17
asuransi kerugian
(suretyship)
yang
sebagaimana
ditetapkan
oleh Menteri Keuangan;
2. Masa laku surat jaminan penawaran kurang dari waktu yang ditetapkan
dalam Dokumen Pemilihan;
3. Nama peserta tidak sama dengan nama yang tercantum dalam surat
Jaminan Penawaran;
4. Nilai Jaminan Penawaran kurang dari nilai jaminan yang ditetapkan
dalam Dokumen Pemilihan;
5. Besaran nilai Jaminan Penawaran tidak dicantumkan angka, atau tidak
dicantumkan huruf;
6. Nama ULP yang menerima Jaminan Penawaran tidak sama dengan
nama ULP yang mengadakan pelelangan; dan
7. Paket pekerjaan yang dijamin tidak sama dengan paket pekerjaan yang
dilelangkan.
Pada Tahap Evaluasi Teknis:
1. Metode
pelaksanaan
pekerjaan
yang
ditawarkan tidak
memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan,
atau tidak
menggambarkan penguasaan
dalam
penyelesaian pekerjaan;
2. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan melampaui
batas waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
3. Jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan minimal yang
disediakan tidak sesuai dengan yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan;
4. Spesifikasi teknis tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam
Dokumen Pemilihan;
5. personil inti yang akan ditempatkan secara penuh tidak sesuai dengan
persyaratan
yang
posisinya
dalam
ditetapkan
dalam
manajemen
Dokumen Pemilihan,
pelaksanaan pekerjaan
atau
tidak
sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan;
18
6. Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan tidak sesuai dengan
persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.
Pada Tahap Evaluasi Harga:
1. Ditemukan harga yang tidak wajar pada dokumen penawaran peserta
yang menawar di bawah 80% HPS (Harga Perkiraan Sendiri) .
Pada Tahap Evaluasi Kualifikasi:
1. Formulir isian kualifikasi ditandatangani oleh orang yang namanya
tidak disebutkan dalam akte pendirian atau perubahannya;
2. Izin
usaha
pekerjaan
konstruksi tidak
sesuai dengan
peraturan perundang-undangan;
3. Tidak
menyampaikan pernyataan/pengakuan
tertulis
bahwa
perusahaan yang bersangkutan dan manajemennya tidak dalam
pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak sedang dihentikan
kegiatan usahanya;
4. Salah satu dan/atau semua pengurus atau badan usahanya atau peserta
perorangan masuk dalam Daftar Hitam;
5. Tidak memiliki NPWP atau tidak memenuhi kewajiban perpajakan
tahun pajak terakhir (SPT Tahunan), atau 3 (tiga) bulan terakhir tidak
melaporankan pajak bulanan PPh atau PPN (bagi Pengusaha Kena
Pajak);
6. Tidak memperoleh pekerjaan sebagai penyedia dalam kurun waktu 4
(empat) tahun terakhir. Ketentuan ini dikecualikan bagi perusahaan
baru yang belum mencapai 3 (tiga) tahun;
7. Tidak
memiliki
kemampuan pada
sub
bidang pekerjaan
yang
sesuai untuk usaha non kecil, atau tidak memiliki kemampuan pada
bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil;
8. Tidak memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan
serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;
9. Sedang mengerjakan pekerjaan tetapi tidak menyampaikan daftar
perolehan pekerjaan yang sedang dikerjakan;
19
10. Tidak
memiliki surat
keterangan
dukungan
keuangan dari
untuk
mengikuti
pengadaan
bank pemerintah/swasta
pekerjaan konstruksi;
11. Peserta tidak mempunyai perjanjian Kerja Sama Operasi/kemitraan,
sementara peserta tersebut melakukan kemitraan;
12. Tidak memiliki Kemampuan Dasar (KD) pada pekerjaan yang
sejenis dan kompleksitas yang setara bagi usaha non kecil.
Jika
dalam
evaluasi
dokumen
penawaran
Pokja
ULP
menemukan
penyimpangan atau kesalahan seperti yang tersebut diatas, maka dokumen
penawaran yang demikian akan dinyatakan gugur. Selain itu, bila menyimpang
dari ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dari Perpres
54/2010, dokumen penawarannya juga dinyatakan gugur.
Sementara penyimpangan dari ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen
pemilihan
selain
yang
disebutkan
diatas, tidak
akan
menggugurkan
penawarannya, kecuali jika penyimpangan tersebut akan mempengaruhi lingkup,
kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan.
D. Penyimpangan yang tidak substansif/pokok
Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan
ketentuan, syarat-syarat dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran
bersyarat. Dengan demikian peserta tidak dinyatakan gugur jika penyimpangan
yang dilakukan bukan merupakan penyimpangan yang substantif (penting/pokok).
1. Peserta yang tidak menyampaikan data yang sudah disampaikan pada
dokumen kualifikasi tidak perlu diminta kembali sebagai persyaratan
teknis. Hal itu bukan merupakan penyimpangan yang substantif karena
tidak mempengaruhi pencapaian output dari pekerjaan itu. Karena
menggunakan sistem satu sampul, semua dokumen dimaksud menjadi satu
kesatuan.
20
2. Kesalahan penulisan nomor atau hal yang kurang jelas dapat diklarifikasi
dengan tidak merubah substansi penawaran. Misalnya kekeliruan
penulisan nomor pengumuman di surat penawaran didukung dengan data
lain pada dokumen penawaran yang dapat digunakan untuk memperjelas
maksud penawaran tersebut.
3. Salah ketik tanggal pengumuman pada surat penawaran bukan
penyimpangan yang substansial bila data lainnya mendukung maksud
penawaran
4. Kesalahan lokasi paket pekerjaan pada lampiran surat penawaran (pada
jadwal pelaksanaan) tetapi benar pada dokumen lainnya, dapat dilakukan
klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.
5. Kekurangan dalam penulisan data penyedia pada sampul luar dokumen
penawaran bukan merupakan penyimpangan yang substantif mengenai tata
cara evaluasi penawaran. Demikian pula halnya dengan peserta yang tidak
melakukan pemisahan antara dokumen rekaman dan dokumen asli,
maupun peserta yang hanya memasukkan dokumen asli. Kedua hal
tersebut tidak menggugurkan penawaran, namun bila dokumen yang
disampaikan semuanya adalah rekaman tanpa disertai dokumen asli, maka
penawaran dinyatakan gugur.
6. Dalam hal Penyedia menjadikan rumah menjadi kantor bukan merupakan
pelanggaran yang substansial yang dapat menggugurkan, sepanjang ijin
usaha yang berlokasi pada alamat tersebut sudah diterbitkan oleh instansi
yang berwenang.
7. Jika peserta yang mengirimkan dokumen yang salah alamat tersebut sudah
mendaftar dan hadir pada saat pembukaan penawaran, maka Panitia dapat
membuka amplop tersebut dan mengecek, apakah penawaran tersebut
memang ditujukan kepada Panitia yang bersangkutan. dengan demikian
kesalahan penulisan alamat pada amplop luar dapat dikategorikan sebagai
penyimpangan yang tidak substantif.
8. Jika perbedaan penulisan alamat ULP dalam surat penawaran tersebut
tidak signifikan, maka peserta dimaksud tidak digugurkan. Mengingat
21
penawaran tersebut sudah diterima oleh ULP, meskipun terdapat
perbedaan alamat.
9. Kesalahan penulisan angka/huruf dalam jaminan penawaran bukan
merupakan
hal
yang
substantif.
Mengingat
kesalahan
tersebut
kemungkinan dilakukan oleh penerbit jaminan. Oleh karena itu Pokja ULP
melakukan klarifikasi kepada penerbit jaminan terhadap hal yang kurang
jelas dan meragukan tersebut. Jika penerbit jaminan bersedia memberikan
jaminan sesuai dengan ketentuan dokumen pengadaan, maka penawaran
tidak dinyatakan gugur.
10. Penulisan nama APIP (Aparat Pengawas Internal Pemerintah) dalam Pakta
Integritas seharusnya diisi oleh Pokja ULP dalam format Pakta Integritas
yang terdapat dalam dokumen pengadaan. Penyedia yang salah dalam
menuliskan nama APIP untuk tempat penyampaian sanggah banding tidak
dinyatakan gugur, karena bukan merupakan penyimpangan yang
substantif.
11. Apakah peserta seleksi yang tidak mencantumkan nama paket pekerjaan
dan nama panitia seleksi pada surat penawaran dapat dinyatakan gugur?
Jika penawaran tersebut disertai dengan surat jamninan penawaran yang
sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan dokumen lainnya yang dapat
memperjelas maksud pertanyaan, maka evaluasi administrasi dapat
dilanjutkan kepada tahap berikutnya. Namun jika jaminan penawaran tidak
sesuai dengan ketentuan yang berlaku (tidak sah), maka penawaran
dinyatakan gagal.
12. Jika persyaratan peralatan tetentu merupakan persyaratan yang wajib
dipenuhi dan berpengaruh terhadap pencapaian output pekerjaan nantinya,
maka persyaratan tersebut harus dipenuhi oleh peserta jika sudah
dicantumkan dalam dokumen pengadaan.
13. Dalam hal penawaran peserta terdapat hal yang kurang jelas, maka pokja
ULP dapat melakukan klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.
Penyedia yang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai ketentuan dalam
kontrak dikenai sanksi sesuai ketentuan pasal 93 ayat (2), setelah terlebih dahulu
dilakukan pemutusan kontrak.
22
2.2 Tinjauan Khusus
Proses Tender Desain Interior PT. Pertamina Office (Sumber : Bpk. Donny
Wenas, Manager Divisi Interior PT.Tetra Desaindo) adalah sebagai berikut :
1. Pemberitahuan dan undangan untuk perusahaan terpilih untuk
mengikuti tender
Perusahaan yang merupakan Tbk atau perusahaan terbuka, pasti akan
membuka tender, agar keputusan siapa yang akan mendesain dapat diputus
secara adil, tidak hanya ditentukan oleh salah satu pihak saja, yang akan
merugikan para investornya. Berbeda halnya dengan perusahaan kecil,
yang dapat menunjuk desainer secara langsung tanpa melalui proses tender
terlebih dahulu. Bidders atau perusahaan yang mengikuti tender, biasanya
jumlahnya terbatas , dalam kasus desain PT. Pertamina Office, owner
mengundang 6 perusahaan salah satunya adalah PT.Tetra Desaindo. Surat
undangan untuk tender diberikan melalui email , dan desainer perlu untuk
memberikan tanda tangan untuk di fax kembali kepada PT.Pertamina
sebagai tanda bersedia mengikuti tender. Dan saat PT. Tetra menyetujui
untuk mengikuti mengikuti proses tender tersebut, maka PT.Tetra
Desaindo otomatis perlu untuk mengikuti rapat aanwizing dengan jadwal
yang ditentukan oleh procurement committee , atau orang-orang yang
mengurus proses tender secara langsung, dan bertanggung jawab untuk
menghubungi serta mengatur jadwal pertemuan dengan bidders.
2. Rapat Aanwizing
Rapat Aanwizing merupakan rapat untuk semua bidders agar mengetahui
secara rinci informasi yang diperlukan untuk pembuatan konsep
selanjutnya. Semua hal yang diperlukan untuk pembuatan konsep desain
akan diinfokan pada rapat ini. TOR atau Term of Reference diberikan
langsung dalam bentuk hard copy dan dibagikan kepada semua bidders.
Semua informasi seperti struktur organisasi, desain yang diinginkan,
semua akan diinfokan di meeting ini. Meeting diadakan pada tanggal 20
Maret 2014 dan dihadiri oleh Pertamina Company Representatives. Semua
23
klarifikasi, atau pertanyaan bisa ditanyakan maksimal 5 hari setelah rapat,
dan akan dijawab oleh owner 1 hari sesudah batas waktu pertanyaan. Pada
rapat ini, beberapa hal yang dipresentasikan representatives adalah :
a. Pertamina commitment to HSE
b. Code of conduct
c. Pedoman tata kelola perusahaan
d. Etika perusahaan dengan penyedia barang dan jasa
e. Sanction
f. Meeting rules and etiquette
g. General instructions for bidders
h. Scope of Service
i. Building location and condition
j. Building Layout
k. HSSE for interior design
l. Design objective
m. Technical requirement
3. Pengerjaan dan pengiriman Konsep dan Quotation
Pengerjaan konsep diberi waktu selama 2 minggu, dan harus selesai
sebelum batas waktu yang ditentukan, yaitu tanggal 3 April 2014, paling
lambat pukul 2 siang. Konsep yang sudah selesai, di email kepada
procurement, untuk dinilai. Konsep terdiri dari image of reference,
furniture concept, zoning, layout, 3D beberapa ruangan penting. Quotation
juga harus dikirimkan agar owner dapat mengetahui berapa biaya yang
perlu dikeluarkan. Quotation menggunakan perhitungan lump sump dan
harus menggunakan rupiah. Apabila melewati tenggat waktu yang
ditentukan, bidder tidak dapat menyelesaikan konsep , bidder dianggap
mundur.
4. Proses Seleksi.Awal
4 hari setelah waktu pengumpulan, owner memberikan pengumuman
bidder yang lolos seleksi, dan akan ada beberapa bidder yang gugur. Ada 6
24
perusahaan yang mengikuti tender, dan ada proses seleksi pengurangan
jumlah bidder menjadi 3. Setelah itu adiseleksi menjadi 1 bidder saja.
Bidder yang gagal diberi fee sekitar 5 juta rupiah untuk fee pembuatan
konsep.
5. Presentasi Konsep
PT.Tetra Desaindo selaku bidder menyediakan konsep dalam bentuk panel
A3, sesuai dengan tanggal yang disepakati oleh bidder dan procurement,
untuk bidder mempresentasikan konsepnya secara langsung. Presentasi ini
merupakan penilaian dan bagi bidder yang konsepnya dinilai kurang
memuaskan, atau memiliki harga yang terlalu tinggi, akan gugur.
6. Proses Seleksi Lanjutan
Setelah beberapa bidder gugur dalam proses seleksi awal dan
presentasi, dan tersisa 3 company yang diundang presentasi, maka
PT.Tetra Desaindo akhirnya terpilih, dan tepat 3 hari setelah presentasi,
owner mengirimkan invitation untuk PT.Tetra Desaindo.
7. Kick Off Meeting
Setelah terpilih bidder terbaik, akan diadakan kick off meeting untuk
menyamakan persepsi semua pihak terkait, dan merupakan tanda sebuah
proyek dimulai. Pada kick off meeting akan dibahas hal-hal mengenai:
a. Garis besar tujuan proyek
b. Organisasi dan matriks tanggung jawab
c. Prosedur Komunikasi
d. Prosedur Approval
e. Time Schedule
f. Report
g. Perijinan
h. Procedure Delivery Material
i. Garis besar aspek teknis
j. Quality Plan
25
Dalam kick off meeting tersebut, dihadiri oleh tim inti , yaitu pemilik
proyek, pengelola proyek, kontraktor, sub-kontraktor.
8. Penyempurnaan Konsep
Setelah proyek dimulai, maka konsep diperbaiki kembali agar benar benar
matang dan sesuai keinginan owner.
9. Pembuatan Drawing for Tender
Setelah konsep matang, dibuat Drawing for tender, apabila sudah selesai,
diikuti dengan drawing for construction, dan terakhir diikuti dengan shop
drawing saat sudah ada di tangan kontraktor. Pembangunan dilaksanakan
sekitar bulan September atau 6 bulan setelah proses tender dimulai.
26
BAB III
ANALISA DATA
Berdasarkan data diatas, maka perlu dilakukan analisa apakah proses tender
PT.Pertamina Office sudah sesuai dengan tahap dan ketentuan yang ada. Berikut
adalah analisanya :
Tabel 3.1 Analisa Tahap Tender PT.Pertamina Office
NO
1
NAMA
TAHAP
TAHAP
TENDER
(SECARA
PT.PERTAMINA
TEORITIS)
OFFICE
ANALISA
Tahap
1. Pemberitahuan
Proses tender PT.Pertamina office
Pengumuman
dan undangan
tidak diumumkan secara public
Tender
untuk perusahaan
melalui media Koran, dan lain-lain
terpilih
namun hanya mengundang 6
perusahaan untuk mengikuti proses
tender karena PT.Pertamina
merupakan perusahaan tbk. Proses
tahap awal ini sudah sesuai dengan
proses yang tertera di teori, karena
ini merupakan tahap awal yang
penting sebelum tender dimulai.
2
Tahap
2. Rapat
Pada tahap ini, Tender
Penjelasan
Aanwizing
PT.Pertamina Office sudah masuk
Pekerjaan
dalam tahap rapat aanwizing , dan
dalam tender
sudah sesuai dengan teori, karena
bidder terlebih dahulu harus
memahami bagaimana desain yang
harus dibuat, ketentuan apa saja
yang perlu diperhatikan, layout ,
27
luas dan kondisi bangunan, serta
berbagai hal lain yang diperlukan
informasinya sebagai data untuk
membuat dokumen yang nantinya
diperlukan. Tahap ini sangat
diperlukan sebelum memulai
tender.
3
Tahap seleksi
3. Pengerjaan dan
Pada tahap ini, sebanyak 1 tahap
peserta tender
Pengiriman
pada teori sudah mencakup 4 tahap
Konsep dan
tender PT.Pertamina Office, dan
Quotation
sudah sesuai secara teoritis. Tahap
4. Proses Seleksi
ini adalah tahap penentuan dimana
Awal
dokumen dibuat, dan akan diseleksi
5.Presentasi
oleh pembuka tender. Proses ini
Konsep
yang akan menentukan konsultan
6.Proses Seleksi
mana yang berhak untuk
Lanjutan
mendapatkan proyek PT.Pertamina
Office.
4
Tahap
7. Kick Off
Setelah semua proses seleksi
penetapan dan
meeting
dilewati, maka berarti konsultan
pembuatan
8.Penyempurnaan
sudah terpilih, dan akan masuk ke
dokumen
Konsep
tahap terakhir yaitu tahap dimana
9. Pembuatan
proyek akan jatuh ke pada
Drawing for
konsultan, dan harus kembali
tender
menyesuaikan konsep yang telah
ada, agar kemudian lebih dirinci
secara detail dan disesuaikan
dengan permasalahan dan
ketentuan yang ada. Setelah
melakukan kick off meeting, dan
melakukan berbagai
penyempurnaan dalam desain,
28
maka kemudian akan dibuat
dokumen untuk tender, yang
nantinya akan diberi tenggat waktu.
Dalam hal ini, proses juga sudah
benar secara teoritis.
Selain menganalisa proses tender dari sisi bidder, diperlukan juga analisa
evaluasi oleh owner. Berdasarkan analisis secara teoritis, dari sudut pandang
owner / representatives perlu juga dipahami mengapa tender ini dimenangkan
oleh PT.Tetra Desaindo, agar sebagai desainer, dapat mengerti apa yang menjadi
pertimbangan owner dalam memilih bidder terbaik. Berikut adalah evaluasinya :
Tabel 3.2 Analisa Evaluasi Tender PT.Pertamina Office
NO
TAHAP
EVALUASI PT.TETRA DESAINDO
EVALUASI
1
Administrasi
1. Surat penawaran ditanda tangani oleh orang
yang namanya
disebutkan dalam
akte
pendirian atau perubahannya;
2.
Jangka
waktu
penawaran tidak
berlakunya
kurang dari
waktu
surat
yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
3. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang
ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
4. Surat penawaran mencantumkan tanggal
5. Surat-surat dan dokumen yang dibutuhkan
terbukti benar dan tidak palsu.
29
2
Teknis
1. Metode
pelaksanaan
pekerjaan
ditawarkan memenuhi persyaratan
yang
substantif
yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan,
atau tidak menggambarkan penguasaan dalam
penyelesaian pekerjaan
2. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang
ditawarkan tidak melampaui batas waktu yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
3. Jenis,
kapasitas,
peralatan
komposisi
dan
minimal yang
sesuai dengan
jumlah
disediakan
yang
ditetapkan
dalam Dokumen Pemilihan;
4. Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
5. Personil inti yang akan ditempatkan secara
penuh
sesuai dengan
persyaratan
yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, atau
posisinya
dalam
pelaksanaan pekerjaan
manajemen
tidak
sesuai dengan
organisasi pelaksanaan yang diajukan;
6. Bagian
pekerjaan
disubkontrakkan
yang
akan
sesuai dengan persyaratan
yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
3
Harga
1. Tidak adanya kecurangan dan harga tidak
wajar
2. Tidak ada harga yang hanya berdasarkan
perkiraan sendiri
3. Harga masuk dengan kriteria
4
Kualifikasi
1. Formulir
oleh orang
isian
kualifikasi
ditandatangani
yang namanya
juga
disebutkan dalam akte pendirian.
2. Izin usaha pekerjaan desain sesuai dengan
30
peraturan perundang-undangan
3. Tidak ada satupun personil yang masuk dalam
Daftar Hitam
4. Memiliki
perpajakan
NPWP dan
memenuhi kewajiban
tahun pajak
terakhir
(SPT
Tahunan), atau 3 (tiga) bulan terakhir.
5. Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas
dan peralatan serta personil yang diperlukan
untuk pelaksanaan pekerjaan
6. Memiliki kemampuan dan portfolio yang baik
dalam bidang desain interior
7. Hasil desain untuk tender baik dan sesuai
dengan semua ketentuan, dan gaya yang
diinginkan.
Berdasarkan factor-faktor diatas, maka PT.Tetra Desaindo dapat menjadi
bidder terpilih dalam proses tender tersebut. Dari segi bidder, semua tahap sudah
dilewati dengan proses yang sesuai dan teratur, serta menepati peraturan dan
jangka waktu yang ada. Dari segi evaluasi penyelenggara pun, dapat dilewati
dengan baik karena semua factor penilaian sudah dilaksanakan.
31
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Proses tender PT.Pertamina Office yang dilakukan oleh PT.Tetra
Desaindo sudah memenuhi ketentuan , syarat dan melalui tahap yang
sudah sesuai. Terpilihnya PT.Tetra Desaindo sebagai konsultan desain
interior untuk proyek tersebut, juga dikarenakan banyak factor yang
menjadi nilai tambah di mata penyelenggara. Proses tender yang diikuti
dengan baik dan benar, dan mengikuti semua ketentuan yang ada, akan
membuat bidder menjadi pertimbangan kuat oleh penyelenggara.
B. SARAN
Sebagai seorang desainer, penting untuk juga memahami bukan
sekadar proses tender semata, namun juga evaluasi apa yang dilakukan
oleh owner sehingga dapat membuat peluang bidder memenangkan proyek
tersebut menjadi lebih besar.
32
DAFTAR PUSTAKA
Assaf, Sadi & Bubshait, Abdulaziz, Bid Awarding Systems : An Overview, Cost
Engineering, 1998
Chen, Mark T., Selecting the Right Engineer, Contractor and Supplier, AACE
Transactions, 2000
Gransberg, Douglas & Ellicot, Michael E., Best Value Contracting : Breaking the
Low Bid Paradigm, AACE Transactions, 1996
http://www.konsultasi.lkpp.go.id/index.php?mod=browseP&pid=34 diakses pada
tanggal 2 Desember 2015.
33
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Proses desain, mungkin sudah dimengerti secara baik oleh mahasiswa
mahasiswi desain interior. Namun dalam proyek sesungguhnya, terkadang
banyak proses yang ternyata diluar dari pembelajaran yang didapatkan dari
universitas. Salah satunya adalah proses bagaimana memperebutkan suatu
proyek dan berkompetisi dengan desainer lainnya.
Mendesain untuk perusahaan besar dan perusahaan yang terbuka, harus
terlebih dahulu mengikuti seleksi atau yang dinamakan tender. Tanpa
pengetahuan
atau
pengalaman
terlebih
dahulu,
maka
tentu
akan
membingungkan untuk mengikuti proses tender tersebut.
Mengikuti tender adalah hal yang sangat penting dan harus betul-betul
dipahami seorang desainer. Karena proyek yang diperebutkan merupakan
proyek yang skalanya cukup besar, dan cukup dikenal. Apabila seorang
desainer tidak terlebih dahulu memiliki pengetahuan tentang proses tender,
maka belum tentu seorang desainer tersebut dapat mengikuti prosesnya
dengan baik. Padahal, pada masa kini tentu penting untuk seorang desainer
berkompetisi dengan desainer lainnya agar meningkatkan kemampuan dan
kreativitas, karena harus selalu memperbaharui diri agar lebih baik lagi.
1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dibuatnya laporan proses tender ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui prosedur yang tepat dalam suatu proses tender
2. Memahami time schedule suatu proses tender
3. Memahami dokumen apa saja yang perlu diteliti untuk tender
4. Memahami dokumen apa saja yang diperlukan untuk mengikuti tender
1
1.3 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data adalah sebagai berikut :
1. Studi literatur
Melakukan studi terlebih dahulu dari beberapa sumber pustaka.
2. Wawancara
Melakukan wawancara kepada pihak yang sering mengikuti
proses tender dan membandingkannya.
3. Observasi
Melihat secara langsung bagaimana pengerjaan dokumen untuk
proses tender.
1.4 Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan khusus ini terdiri dari beberapa bab dan
masing-masing bab berisi uraian singkat dan gambaran tentang kerja
profesi. Hal ini dimaksudkan agar pembahasan lebih spesifik sesuai
dengan topic. Laporan ini terdiri dari 4 bab , yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini terdiri dari latar belakang penulisan,
pengertian dan ruang lingkup penulisan, maksud dan tujuan penulisan,
metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN DATA
Bab ini berisi tentang tinjauan data tentang proses tender
yang baik dan benar seperti apa.
BAB III ANALISA MASALAH
Dalam bab ini berisi data dan analisis tentang proses tender
kantor PT.Pertamina
BAB IV PENUTUP
Bab terakhir ini berisi kesimpulan dan saran yang
diperlukan dalam pengembangan berikutnya.
2
BAB II
TINJAUAN DATA
2.1 TINJAUAN UMUM
A. Pengertian Tender
Tender atau pelelangan pekerjaan (bidding), adalah salah satu sistim
pengadaan barang atau jasa. Dalam kaitannya dengan jasa konstruksi,
pelelangan pekerjaan umumnya dilakukan untuk menyeleksi pelaksana
jasa konstruksi yang dilakukan oleh pemilik proyek (owner), untuk
memperoleh pelaksana jasa konstruksi yang mampu melaksanakan
pekerjaan sesuai persyaratan yang telah ditentukan dengan harga yang
dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi mutu maupun waktu
pelaksanaannya. Tender pekerjaan jasa konstruksi secara umum dapat
dibagi menjadi 2 (dua) berdasarkan kepemilikannya, yaitu proyek yang
dimiliki oleh Pemerintah, dan proyek yang dimiliki oleh swasta.
B. Jenis-jenis Tender
Tender pekerjaan jasa konstruksi secara umum dapat dibagi menjadi 2
(dua) berdasarkan kepemilikannya, yaitu proyek yang dimiliki oleh
Pemerintah, dan proyek yang dimiliki oleh swasta.
1. Tender Proyek Pemerintah
Tender proyek milik Pemerintah, harus mengacu pada Keputusan
Presiden (Keppres) No.18 Tahun 2000 mengenai Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Bahan/Jasa Instasi Pemerintah, yang secara umum dapat
dilakukan melalui 3 (tiga) cara, yaitu: Pelelangan umum, Pemilihan
langsung dan Penunjukan Langsung.
Pelelangan umum yang dimaksud dalam Keppres No.18 Tahun 2000
adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa
dengan cara menciptakan persaingan yang sehat di antara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata
3
cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihakyang terkait
secara taat asas sehingga terpilih penyedia barang/jasa terbaik.
Pemilihan langsung dan penunjukan langsung, dapat dilakukan apabila
pelelangan umum sulit dilaksanakan, seperti target waktu yang singkat
ataupun spesifikasi barang atau jasa yang hanya dapat dipenuhi oleh
sedikit pemasok.
Sumber pendanaan ada kalanya mempengaruhi cara tender yang dipilih,
misal untuk proyek-proyek yang didanai oleh pinjaman luar negeri
umumnya harus dilakukan International Competitive Biding (ICB) dan
harus melibatkan kontraktor internasional, atau walaupun pendanaan oleh
pinjaman luar negeri, namun pesertanya dibatasi hanya kontraktor dalam
negeri, atau yang dikenal sebagai Local Competitive Bidding (LCB).
Adapun proyek-proyek yang didanai oleh APBN, APBD atau instansi
BUMN, biasanya mengacu pada Keppres No.18 Tahun 2000 tersebut.
2. Tender Proyek Swasta
Ketentuan mengenai tender proyek milik swasta biasanya diatur sendiri
oleh masing-masing pemilik, meskipun demikian, ketentuan tersebut tetap
mengacu pada standar kontrak tertentu seperti Federation Internationale
Des Ingenieurs Conseils (FIDIC), Joint Contract Tribunal (JCT) dari
RIBA atau Article & Conditions of Building Contract (ACBC) dari
Singapore/Hong Kong Institute of Architech.
Ada kalanya pemilik (owner) mengundang terlebih dahulu beberapa
calon kontraktor untuk melakukan presentasi mengenai kemampuan dan
juga portfolio dari masing-masing kontraktor sebelum diundang untuk
mengikuti tender. Tahap ini sering disebut sebagai tahap pra-kualifikasi.
Berdasarkan cara pembukaan dokumen penawaran yang diajukan oleh
peserta, tender dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu tender terbuka, dimana
pembukaan dan bembacaan dokumen penawaran dari peserta tender
dilakukan di depan seluruh peserta, sehingga masing-masing mengetahui
4
harga penawaran pesaingnya. Sedangkan tender tertutup, adalah
kebalikannya.
Kejujuran, fairness, kehati-hatian dan kesetaraan (apple to apple)
adalah prinsip yang harus dipegang dalam penyelenggaraan lelang.
C. Tahap-tahap dalam Proses Tender (Dari sudut pandang bidder)
• Pemberitahuan/Undangan
Pengumuman
Tender
Penjelasan
Pekerjaan
Tender
Seleksi
Peserta
Tender
• Rapat Aanwizing
• Pengerjaan dokumen tender
• Proses Seleksi
• Presentasi
• Proses Seleksi akhir
• Kick Off meeting
Penetapan & • Pembuatan Dokumen Tender
Pembuatan
Dokumen
Skema 2.1 Tahap Proses dalam Tender
Sumber : Assaf, Sadi
1. Tahap Pengumuman Pelelangan/ Tender
Pengumuman lelang biasanya mudah ditemukan, sehingga para kontraktor dan
konsultan memiliki peluang yang sangat besar untuk mengikuti tender. Informasi
atau pengumuman tender bisa dilihat atau dicari melalui media masa, internet, dan
pengumuman langsung di instansi pemerintah atau bisa juga melalui undangan
atau telepon untuk metode pelelangan tertentu.
5
Berdasarkan surat Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas untuk tahun
2009 sampai 2010, koran harian umum media Indonesia menjadi surat kabar yang
mengumumkan pengadaan barang dan jasa pemerintah. Pada Rubrik "Info
Lelang", dapat ditemukan berbagai macam jenis tender yang ditawarkan oleh
pemerintah, di antaranya mengenai pembangunan gedung, pembangunan
jembatan, Pembangunan Jalan, pengawasan pembangunan, pengadaan barang,
pengadaan alat-alat, dan pengadaan barang serta jasa, pembangunan dan
pengawasan lainnya dari berbagai instansi pemerintah. Namun tidak menutup
kemungkinan peluang tender dapat ditemukan, dicari, dan dilihat di koran-koran
harian umum nasional atau daerah lainnya.
Selain melalui media masa, informasi melalui internet bisa dilihat di situs
milik pemerintah atau BUMN, juga dengan membuka situs layanan Pengadaan
secara elektronik Nasional di www.pengadaannasional-bappenas.go.id
Tujuan pengumuman lelang melalui internet adalah :
1. Memudahkan Souring, proses pengadaan, dan pembayaran.
2. Komunikasi Online antara buyers dengan vendors.
3. mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan.
4. Menghemat biaya dan mempercepat proses
Tahap Pendaftaran & Pengambilan Dokumen Tender
Setelah informasi tender tersebar, jika para kontraktor atau konsultan berminat
untuk mengikuti tender, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya :
1. Tender harus sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang ada.
2. Jangan membuang waktu tender yang tidak sesuai dengan kompetensi
pengadaan barang dan jasa yang dimiliki.
3. Tenggat waktu pendaftaran yang tidak mepet.
4. Kelengkapan dokumen sebagai syarat tender
5. Alamat Pendaftaran Tender yang harus diingat agar tidak salah alamat.
Untuk para Kontraktor atau konsultan yang berminat mengikuti tender
diwajibkan mendatangi tempat pendaftaran sesuai dengan pengumuman lelang,
baik tempat, waktu, dan tanggal, kecuali untuk para peserta pelelangan tertentu.
6
Panitia biasanya memberikan syarat-syarat pendaftaran, persyaratan
tersebut biasanya telah tercantum dalam pengumuman lelang, diantaranya :
1. Pendaftaran harus dilakukan langsung oleh pemimpin perusahan.
2. Surat kuasa jika diwakilakn
3. Akta pendirian perusahan dan perubahannya
4. Surat Izin Usaha
5. Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku.
6. Dan Persyaratan-persyaratan lainnya yang ditentukan oleh panitia tender.
Sebagai bukti bahwa perusahan telah terdaftar sebagai peserta tender, maka
ada formulir pendaftaran yang harus diisi. Selain itu, pendaftaran dapat dilakukan
dengan men-download di sebuah situs/website sesuai dengan pengumuman lelang
yang tersebar di media masa.
Mengikuti tender di Internet, kontraktor atau konsultan terlebih dahulu harus
mendaftarkan perusahannya secara online dan mengisi data-data yang diminta.
setelah itu, kontraktor atau konsultan akan menerima user-id atau password. Jika
pendaftaran disetujui, kontraktor atau konsultan bisa mengikuti pendaftaran dan
pengambilan dokumen melalui internet.
Namun ada juga owner yang memberikan undangan secara langsung kepada
perusahaan yang ditunjuk, misalnya 5 atau beberapa perusahaan untuk
dipertanyakan bersedia/ tidak untuk mengikuti tender, sehingga tidak dibuka
secara umum. Dalam hal ini, dokumen akan dikirimkan secara langsung kepada
konsultan.
2. Tahap Penjelasan Pekerjaan dalam Tender
Dokumen tender yang diterima pada saat pendaftaran, adalah dokumen yang
menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan ditenderkan. Didalamnya
menjelaskan perincian secara teknis dan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh para
kontraktor atau konsultan, di antaranya :
1. Metode Pengadaan
2. Cara penyampaian penawaran memakai satu sampul, dua sampul, atau dua
tahap.
7
3. Dokumen apa saja yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.
4. Acara Pembukaan dokumen tender
5. Metode evaluasi
6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran
7. Jenis kontrak yang digunakan
8. Ketentuan harga atas oenggunaan produk dalam ngeri.
9. Ketentuan dan cara subkontak sebagai pekerjaan kepada usaha kecil, termasuk
koperasi kecil.
10. Besaran, masa berlaku, dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan
penawaran.
Dokumen tender tersebut dapat diperoleh secara cuma-cuma atau dengan
membayar sesuai dengan harga yang telah ditentukan oleh panitia atau dengan
men-download di sebuah situs sesuai dengan pengumuman lelang yang tersebar di
media masa. selain itu, untuk pelelangan tertentu pengambilan dokumen tender
bisa dilakukan melalui surat undangan dari panitia pengadaan barang dan jasa.
Dokumen tender yang telah dimiliki akan dijelaskan oleh panitian pada
saat penjelasan dokumen tender ( Aanwijziing). penjelasan tender dilakukan di
tempat dan pada waktu yang telah ditentukan dan wajib di hadiri oleh para peserta
tender yang terdaftar dalam Daftar Peserta Lelang.
Kehadiran Kontraktor atau konsultan peserta tender pada penjelasan lelang
bertujuan untuk menciptakan persamaan persepsi dan menghindari kekeliruan
dalam pengajuan penawaran. Jika pada saat penjelasan tender kontraktor atau
konsultan tidak hadir, maka perusahan tersebut akan dianggap gagal dalam tender
tersebut.
Undangan penjelasan dokumen tender biasanya telah tercantum dalam
pengumuman lelang, pada waktu pendaftaran dan pengambilan dokumen tender
atau melalui undangan yang dikirim langsung.
Pada saat penjelasan dokumen tender, para kontraktor atau konsultan
tender diperbolehkan untuk menanyakan hal-hal yang belum dipahami atas
dokumen tender yang dimiliki, Maka diwajibkan bagi Kontraktor atau Konsultan
untuk mempelajari isi Dokumen tender tersebut terlebih dahulu, sebelum mengisi
8
atau melengkapi dokumen tender. Pengisian atau pelengkapan dokumen tender
dilakukan setelah acara penjelasan dokumen lelang dan pengumpulannyapun akan
diberitahu oleh panitia pada saar penjelasan dokumen tender.
Pertanyaan dan jawaban antara peserta tender dan panitian harus ditulis
pada sebuah kertas dan dituangkan dalam berita acara serta ditandatangani oleh
panitia dan wakil peserta yang hadir pada saat penjelasan dokumen tender.
hasilnya akan dibagikan kepada para peserta tender.
3. Tahap Seleksi Peserta Tender
Dalam tahap ini peserta tender akan mulai mengerjakan dokumen yang
dibutuhkan untuk tender, dan akan ada proses seleksi mana yang akan dipilih oleh
owner/panitia. Semua peserta yang tidak dapat menyelesaikan sesuai dengan
tenggat waktu akan dianggap gugur. Bidder yang terpilih harus melakukan
presentasi kepada owner.
4. Tahap Penetapan dan Pembuatan Dokumen.
Dalam tahap ini peserta tender yang terpilih akan mengikuti kick off
meeting dan mengikuti penjelasan lebih lanjut, sehingga dapat menyelesaikan
dokumen yang dibutuhkan
D. Tahap Evaluasi dalam menentukan pemenang Tender (Dari sudut
Owner)
D.1 Evaluasi penawaran peserta lelang proyek
Evaluasi penawaran harus dilakukan oleh panitia tender yang memiliki tugas
untuk memeriksa, menilai, dan melakukan analisis seluruh penawaran
(Administrasi, Teknis, dan harga) yang masuk, yang telah diusulkan oleh calon
kontraktor atau konsultan peserta tender.
Pada tahap awal, panitia tender dapat melakukan koreksi aritmatik
terhadap semua penawaran yang masuk dan melakukan evaluasi sekurangkurangnya tiga penawaran terendah setelah koreksi aritmatik.
9
Sistem atau metode penilaian yang dapat panitia pakai adalah :
1. Sistem Gugur
Sistem ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang dan jasa
pemborong atau jasa lainnya.
2. Sistem Nilai ( Merit Point System)
Sistem ini digunakan untuk pengadaan barang atau jasa pemborong atau jasa
lainnya yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya
(Mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis)
3. Sistem Penilaian Biaya selama Umur ekonomi ( Economi Life ycle cost.)
Sistem ini dilakukan untuk pengadaan barang yang memperhitungkan faktorfaktor umur ekonomi, harga, biaya operasional, dan pemeliharaan dalam
jangkan waktu operasi tertentu.
4. Berdasarkan kualitas
Sistem atau metode ini digunakan untuk pengadaan jasa konsultan yang
kompleks dan menggunakan teknologi tinggi. Kualitas usulan merupakan
faktor yang menentukan terhadap outcome secara keseluruhan dan lingkup
pekerjaan sulit ditetapkan dalam KAK.
5. Berdasarkan Kualitas Teknis dan Biaya
Evaluasi penilaian ini digunakan untuk pengadaan jasa Konsultasi yang
lingkup, output, waktu penugasan, dan lain-lainnya dapat diperkirakan dengan
baik di KAK, serta besar biaya dapat ditentukan dengan tepat.
6. Pagu anggaran
Evaluasi penawaran yang menggunakan metode pagu anggaran ini digunakan
untuk pengadaan jasa konsultasi yang pekerjaannya sederhana, dapat
10
didefinisikan, diperinci dengan tepat, dan anggarannya tidak melampui pagu
tertentu.
7. Biaya terendah
Pengadaan jasa konsultasi yang bersifat sederhana dan standar.
8. Penunjukan langsung
Metode ini digunakan untuk evaluasi yang hanya terdiri dari satu penawaran
jasa konsultasi berdasarkan kualitas teknis yang dapat dipertanggungjawabkan
dan memiliki pembiayaan yang wajar.
D.2 Evaluasi sistem penawaran
Dibawah ini akan membahas beberapa metode yang digunakan oleh Owner
untuk meng-evaluasi penawaran yang diajukan oleh para bidder dalam tender
proyek . Proyek diawali dengan proses tender yang dilakukan oleh Owner.
Ada beberapa cara untuk memilih peserta tender :
1. competitive bidding / tender terbuka
2. negotiated bidding / hanya kontraktor tertentu yang diundang
3. kombinasi dari kedua metode di atas Setelah melalui beberapa tahapan,
akhirnya Owner akan sampai pada evaluasi penawaran untuk menentukan
pemenang tender.
Berikut akan dibahas metode evaluasi penawaran dengan menggunakan sistem
lowest bid, non lowest bid dan sistem best value. Yang disebut terakhir baru
dikembangkan dua dasawarsa belakangan ini.
1. Lowest Bid System
Sesuai namanya, lowest bid system akan memenangkan bidder yang mengajukan
harga penawaran paling rendah. Sistem ini didasarkan pada asumsi bahwa para
bidder mengajukan penawaran terhadap detailed plan, spesifikasi, schedule dan
11
kondisi kontrak yang sama. Kadang begitu detailnya dokumen kontrak sehingga
tender dokumen tidak hanya memberi rincian apa yang harus di bangun, tetapi
juga memberi rincian bagaimana cara membangunnya. Dengan demikian, maka
penawaran komersial merupakan satu-satunya faktor yang perlu di-evaluasi oleh
Owner dari berbagai bid offer yang diterima.
Harga penawaran terendah menunjukkan bahwa bidder tersebut paling efektif
dan inovatif dalam mengelola biaya proyek dibanding bidder lain. Tetapi juga
dimungkinkan bahwa harga penawaran rendah disebabkan oleh faktor lain, seperti
keuntungan geografis dari bidder terhadap lokasi proyek, sehingga mobilisasi
lebih dekat dan lebih murah. Atau juga dimungkinkan ada bidder yang tim
proyek-nya sedang bekerja di lokasi, jika tender tersebut adalah untuk perluasan
fasilitas.
Keuntungan dari sistem lowest bid adalah :
1. Proses persiapan tender-nya relatif sederhana, walaupun butuh banyak waktu
untuk menyiapkan dan me-review dokumen tender yang lengkap.
2. Proses seleksinya sederhana, pemenang adalah penawar paling rendah.
3. Keputusan akhir tidak mudah di-protes oleh peserta tender.
Kerugian dari sistem ini adalah :
1. Keputusan pemenang tender murni berdasarkan penawaran harga, bukan
berdasar atas
pertimbangan kualitas.
2. Penawaran diajukan dengan asumsi bahwa design & spesifikasi dari Owner
sempurna.
3. Kontraktor pemenang tender akan bekerja untuk memenuhi kebutuhan
minimum yang diminta oleh Owner. Memberikan hasil kerja yang lebih baik
dari spesifikasi / waktu yang diminta, tidak akan memberikan keuntungan
apapun bagi Kontraktor.
4. Sistem ini bisa memenangkan bidder yang under estimate pekerjaan, atau
bidder yang “belanja pekerjaan / bid shopping ” dengan cara memberikan
harga penawaran rendah di berbagai tender. Resikonya, pada saat pelaksanaan
12
kerja bisa terjadi banyak perselisihan mengenai permintaan variation work /
pengajuan claim atau waktu penyelesaian proyek terlambat.
2. Non Lowest Bid System
Memperhatikan kelemahan sistem lowest bidder, terutama untuk menghindari
under estimate offer, maka dikembangkan sistem non lowest bid. Keputusan
pemenang tender masih tetap berdasarkan kepada penawaran komersial.
Ada berbagai sistem non lowest bid, dua diantaranya dibahas dibawah ini :
•
Nearest to the average of all bids received. Owner akan menghitung nilai
rata-rata dari seluruh penawaran yang diterima. Pemenang tender adalah
yang nilai penawarannya terdekat diatas nilai rata-rata.
•
Danish system.
Dalam sistem ini, Owner akan mencoret penawaran
terendah dan penawaran tertinggi. Kemudian dihitung nilai rata-rata dari
semua penawaran tersisa. Selanjutnya dihitung nilai rata-rata baru
berdasarkan persamaan berikut :
NA = ( NH+4A+NL) / 6
dimana :
NA : new average / nilai rata rata baru
NH : new highest offer / harga tertinggi dari penawaran tersisa
NL : new lowest offer / harga tertendah dari penawaran tersisa
A : average / nilai rata-rata dari penawaran tersisa
Pemenang tender adalah yang nilai penawarannya terdekat diatas nilai ratarata baru ini.
3. Best Value System.
Sistem ini dikembangkan tahun 1992 oleh US Army Corps of Engineers – Europe
District (EUD) untuk menggantikan system lowest bidder yang biasanya mereka
13
gunakan. Pengamatan terhadap 4 proyek bermasalah di Germany & Turkey
menunjukkan hal berikut :
1. semua proyek behind schedule
2. semua proyek melebihi nilai kontrak awal
3. kualitas pekerjaan menurun selama proses pekerjaan konstruksi
4. semua proyek dimenangkan oleh “marginal contractors” yang menawarkan
harga rendah.
Penelitian terhadap proses tender pada proyek-proyek bermasalah tersebut
menunjukkan bahwa kontraktor-kontraktor pemenang tender seharusnya bisa
dicoret dari daftar peserta, seandainya saja EUD menggunakan kriteria & strategi
bidding yang lebih tepat. Salah satu kontraktor bermasalah diketahui mempunyai
problem finansial dan dikenal sebagai bid shopper, walaupun secara teknis baik.
Kontraktor lain ternyata belum pernah mengerjakan proyek internasional. Juga
ditemui kontraktor yang over loaded, pekerjaan yang ditangani melebihi kapasitas
finansial dan management mereka.
EUD kemudian mengembangkan best value contracting system. Sistem yang
quality based ini memilih bidder yang memberikan penawaran paling
menguntungkan bagi Owner. Selain pertimbangan harga proyek, kriteria
pemilihan pemenang tender antara lain juga akan didasarkan pada hal berikut :
1. kemampuan teknis
2. kemampuan management
3. kemampuan finansial
4. kualifikasi personil
5. pengalaman di proyek sejenis
6. prestasi di proyek-proyek sebelumnya
7. jadwal penyelesaian proyek yang ditawarkan
14
8. aspek lain yang ditawarkan
9. resiko terhadap Owner.
Untuk mendukung keberhasilan sistem best value, Owner perlu melakukan hal
berikut :
1. Menentukan dari awal key parameter dari proyek Performance / kualitas
proyek, tanggal penyelesaian, security requirement ( jaminan keamanan), dst.
ditentukan secara dini.
2. Menyusun performance requirements. Owner hanya menyusun key project
criteria.
Dengan
meminimalkan
project
requirements,
bidder
yang
berpengalaman akan mendapat kesempatan untuk mengajukan usulan inovatif
atau pilihan alternatif yang menguntungkan.
3. Menyusun kriteria evaluasi tender Owner harus menyusun kriteria penilaian
pemenang yang mengacu pada hasil akhir proyek dan memberi kesempatan
untuk mengkalkulasikan antara keuntungan teknis yang didapat dengan biaya
proyek. Biaya proyek yang lebih tinggi harus memberikan nilai lebih kepada
proyek tersebut.
Keuntungan dari sistem best value :
1. Owner & Kontraktor memahami secara dini tentang kriteria penting dari
proyek yang akan dilaksanakan.
2. Hubungan kontraktual berfokus terhadap kualitas dan “nilai proyek”, tidak
sekedar mempertimbangkan biaya konstruksi.
3. Sistem ini memungkinkan bidder untuk memberikan usulan inovatif atau
menawarkan proposal alternatif.
4. Sistem ini memilih bidder yang paling mampu memenuhi requirements
Owner.
Kerugian dari sistem best value :
1. Persiapan dokumen tender butuh waktu lama dan usaha lebih banyak.
2. Proses evaluasi lebih rumit dan membutuhkan ketelitian.
15
3. Hasil keputusan mungkin mengundang protes dari peserta tender, sehingga
contract award (penyerahan kontrak) menjadi terlambat.
Untuk menghindari kemungkinan protes terhadap keputusan pemenang tender,
disarankan agar kriteria penilaian juga diketahui oleh peserta tender.
Secara
umum, kriteria penilaian akan dipusatkan pada :
1. technical evaluation
2. project execution plan
3. commercial evaluation
Biasanya evaluasi teknis dan komersial dilakukan terpisah. Evaluasi teknis
dilakukan terlebih dahulu, agar anggota tim evaluasi tidak terpengaruh dengan
harga penawaran yang diajukan. Weight factor yang diterapkan untuk setiap item
akan tergantung pada kondisi spesifik proyek. Pemenang tender adalah bidder
yang meraih skor tertinggi.
D.3 Hal penting dalam proses tender yang perlu diingat owner
Saat ini masih banyak panitia lelang atau Pokja ULP ( Kelompok Kerja Unit
Layanan Pengadaan) yang belum memahami tata cara evaluasi penawaran. Panitia
lelang atau Pokja ULP yang demikian paling sering menggugurkan penawaran
peserta lelang karena kesalahan-kesalahan yang tidak substansial. Bagi mereka,
semua kesalahan akan menggugurkan. Padahal, yang benarnya tidak demikian.
Terhadap kesalahan atau penyimpangan, ketentuannya masih diberikan toleransi,
asalkan kesalahan tersebut tidak bersifat substansial.
16
Lampiran III Perpres 54/2010 menyebutkan:
Ketentuan umum dalam melakukan evaluasi sebagai berikut :
Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan
ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran
bersyarat. Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat
adalah penyimpangan dari Dokumen Pemilihan yang mempengaruhi lingkup,
kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan.
Jika penyimpangan atau kesalahan yang ditemukan pada saat evaluasi
dokumen penawaran, yang ketentuan tentang penyimpangan tersebut cukup jelas
dinyatakan
dalam
peraturan
perundang-undang,
penyimpangan
yang
demikian merupakan penyimpangan yang bersifat penting/pokok, meskipun
penyimpangan tersebut tidak mempengaruhi lingkup, kualitas dan hasil/kinerja
pekerjaan. Sifat penting/pokok tersebut karena terkait dengan asas kepastian
hukum.
Berikut ini merupakan penyimpangan yang bersifat penting/pokok karena
menyimpang dari ketentuan Perpres 54/2010:
Pada Tahap Evaluasi Administrasi:
1. Terkait dengan surat penawaran:
1. Surat penawaran ditanda tangani oleh orang yang namanya tidak
disebutkan dalam akte pendirian atau perubahannya;
2.
Jangka waktu berlakunya surat penawaran kurang dari waktu yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
3. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan melebihi jangka
waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
4. Surat penawaran tidak ada tanggal.
2. Terkait dengan jaminan penawaran:
1. Surat jaminan penawaran diterbitkan oleh bukan bank umum atau
diterbitkan oleh perusahaan asuransi yang tidak mempunyai program
17
asuransi kerugian
(suretyship)
yang
sebagaimana
ditetapkan
oleh Menteri Keuangan;
2. Masa laku surat jaminan penawaran kurang dari waktu yang ditetapkan
dalam Dokumen Pemilihan;
3. Nama peserta tidak sama dengan nama yang tercantum dalam surat
Jaminan Penawaran;
4. Nilai Jaminan Penawaran kurang dari nilai jaminan yang ditetapkan
dalam Dokumen Pemilihan;
5. Besaran nilai Jaminan Penawaran tidak dicantumkan angka, atau tidak
dicantumkan huruf;
6. Nama ULP yang menerima Jaminan Penawaran tidak sama dengan
nama ULP yang mengadakan pelelangan; dan
7. Paket pekerjaan yang dijamin tidak sama dengan paket pekerjaan yang
dilelangkan.
Pada Tahap Evaluasi Teknis:
1. Metode
pelaksanaan
pekerjaan
yang
ditawarkan tidak
memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan,
atau tidak
menggambarkan penguasaan
dalam
penyelesaian pekerjaan;
2. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan melampaui
batas waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
3. Jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan minimal yang
disediakan tidak sesuai dengan yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan;
4. Spesifikasi teknis tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam
Dokumen Pemilihan;
5. personil inti yang akan ditempatkan secara penuh tidak sesuai dengan
persyaratan
yang
posisinya
dalam
ditetapkan
dalam
manajemen
Dokumen Pemilihan,
pelaksanaan pekerjaan
atau
tidak
sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan;
18
6. Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan tidak sesuai dengan
persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.
Pada Tahap Evaluasi Harga:
1. Ditemukan harga yang tidak wajar pada dokumen penawaran peserta
yang menawar di bawah 80% HPS (Harga Perkiraan Sendiri) .
Pada Tahap Evaluasi Kualifikasi:
1. Formulir isian kualifikasi ditandatangani oleh orang yang namanya
tidak disebutkan dalam akte pendirian atau perubahannya;
2. Izin
usaha
pekerjaan
konstruksi tidak
sesuai dengan
peraturan perundang-undangan;
3. Tidak
menyampaikan pernyataan/pengakuan
tertulis
bahwa
perusahaan yang bersangkutan dan manajemennya tidak dalam
pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak sedang dihentikan
kegiatan usahanya;
4. Salah satu dan/atau semua pengurus atau badan usahanya atau peserta
perorangan masuk dalam Daftar Hitam;
5. Tidak memiliki NPWP atau tidak memenuhi kewajiban perpajakan
tahun pajak terakhir (SPT Tahunan), atau 3 (tiga) bulan terakhir tidak
melaporankan pajak bulanan PPh atau PPN (bagi Pengusaha Kena
Pajak);
6. Tidak memperoleh pekerjaan sebagai penyedia dalam kurun waktu 4
(empat) tahun terakhir. Ketentuan ini dikecualikan bagi perusahaan
baru yang belum mencapai 3 (tiga) tahun;
7. Tidak
memiliki
kemampuan pada
sub
bidang pekerjaan
yang
sesuai untuk usaha non kecil, atau tidak memiliki kemampuan pada
bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil;
8. Tidak memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan
serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;
9. Sedang mengerjakan pekerjaan tetapi tidak menyampaikan daftar
perolehan pekerjaan yang sedang dikerjakan;
19
10. Tidak
memiliki surat
keterangan
dukungan
keuangan dari
untuk
mengikuti
pengadaan
bank pemerintah/swasta
pekerjaan konstruksi;
11. Peserta tidak mempunyai perjanjian Kerja Sama Operasi/kemitraan,
sementara peserta tersebut melakukan kemitraan;
12. Tidak memiliki Kemampuan Dasar (KD) pada pekerjaan yang
sejenis dan kompleksitas yang setara bagi usaha non kecil.
Jika
dalam
evaluasi
dokumen
penawaran
Pokja
ULP
menemukan
penyimpangan atau kesalahan seperti yang tersebut diatas, maka dokumen
penawaran yang demikian akan dinyatakan gugur. Selain itu, bila menyimpang
dari ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dari Perpres
54/2010, dokumen penawarannya juga dinyatakan gugur.
Sementara penyimpangan dari ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen
pemilihan
selain
yang
disebutkan
diatas, tidak
akan
menggugurkan
penawarannya, kecuali jika penyimpangan tersebut akan mempengaruhi lingkup,
kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan.
D. Penyimpangan yang tidak substansif/pokok
Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan
ketentuan, syarat-syarat dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam Dokumen
Pemilihan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran
bersyarat. Dengan demikian peserta tidak dinyatakan gugur jika penyimpangan
yang dilakukan bukan merupakan penyimpangan yang substantif (penting/pokok).
1. Peserta yang tidak menyampaikan data yang sudah disampaikan pada
dokumen kualifikasi tidak perlu diminta kembali sebagai persyaratan
teknis. Hal itu bukan merupakan penyimpangan yang substantif karena
tidak mempengaruhi pencapaian output dari pekerjaan itu. Karena
menggunakan sistem satu sampul, semua dokumen dimaksud menjadi satu
kesatuan.
20
2. Kesalahan penulisan nomor atau hal yang kurang jelas dapat diklarifikasi
dengan tidak merubah substansi penawaran. Misalnya kekeliruan
penulisan nomor pengumuman di surat penawaran didukung dengan data
lain pada dokumen penawaran yang dapat digunakan untuk memperjelas
maksud penawaran tersebut.
3. Salah ketik tanggal pengumuman pada surat penawaran bukan
penyimpangan yang substansial bila data lainnya mendukung maksud
penawaran
4. Kesalahan lokasi paket pekerjaan pada lampiran surat penawaran (pada
jadwal pelaksanaan) tetapi benar pada dokumen lainnya, dapat dilakukan
klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.
5. Kekurangan dalam penulisan data penyedia pada sampul luar dokumen
penawaran bukan merupakan penyimpangan yang substantif mengenai tata
cara evaluasi penawaran. Demikian pula halnya dengan peserta yang tidak
melakukan pemisahan antara dokumen rekaman dan dokumen asli,
maupun peserta yang hanya memasukkan dokumen asli. Kedua hal
tersebut tidak menggugurkan penawaran, namun bila dokumen yang
disampaikan semuanya adalah rekaman tanpa disertai dokumen asli, maka
penawaran dinyatakan gugur.
6. Dalam hal Penyedia menjadikan rumah menjadi kantor bukan merupakan
pelanggaran yang substansial yang dapat menggugurkan, sepanjang ijin
usaha yang berlokasi pada alamat tersebut sudah diterbitkan oleh instansi
yang berwenang.
7. Jika peserta yang mengirimkan dokumen yang salah alamat tersebut sudah
mendaftar dan hadir pada saat pembukaan penawaran, maka Panitia dapat
membuka amplop tersebut dan mengecek, apakah penawaran tersebut
memang ditujukan kepada Panitia yang bersangkutan. dengan demikian
kesalahan penulisan alamat pada amplop luar dapat dikategorikan sebagai
penyimpangan yang tidak substantif.
8. Jika perbedaan penulisan alamat ULP dalam surat penawaran tersebut
tidak signifikan, maka peserta dimaksud tidak digugurkan. Mengingat
21
penawaran tersebut sudah diterima oleh ULP, meskipun terdapat
perbedaan alamat.
9. Kesalahan penulisan angka/huruf dalam jaminan penawaran bukan
merupakan
hal
yang
substantif.
Mengingat
kesalahan
tersebut
kemungkinan dilakukan oleh penerbit jaminan. Oleh karena itu Pokja ULP
melakukan klarifikasi kepada penerbit jaminan terhadap hal yang kurang
jelas dan meragukan tersebut. Jika penerbit jaminan bersedia memberikan
jaminan sesuai dengan ketentuan dokumen pengadaan, maka penawaran
tidak dinyatakan gugur.
10. Penulisan nama APIP (Aparat Pengawas Internal Pemerintah) dalam Pakta
Integritas seharusnya diisi oleh Pokja ULP dalam format Pakta Integritas
yang terdapat dalam dokumen pengadaan. Penyedia yang salah dalam
menuliskan nama APIP untuk tempat penyampaian sanggah banding tidak
dinyatakan gugur, karena bukan merupakan penyimpangan yang
substantif.
11. Apakah peserta seleksi yang tidak mencantumkan nama paket pekerjaan
dan nama panitia seleksi pada surat penawaran dapat dinyatakan gugur?
Jika penawaran tersebut disertai dengan surat jamninan penawaran yang
sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan dokumen lainnya yang dapat
memperjelas maksud pertanyaan, maka evaluasi administrasi dapat
dilanjutkan kepada tahap berikutnya. Namun jika jaminan penawaran tidak
sesuai dengan ketentuan yang berlaku (tidak sah), maka penawaran
dinyatakan gagal.
12. Jika persyaratan peralatan tetentu merupakan persyaratan yang wajib
dipenuhi dan berpengaruh terhadap pencapaian output pekerjaan nantinya,
maka persyaratan tersebut harus dipenuhi oleh peserta jika sudah
dicantumkan dalam dokumen pengadaan.
13. Dalam hal penawaran peserta terdapat hal yang kurang jelas, maka pokja
ULP dapat melakukan klarifikasi tanpa mengubah substansi penawaran.
Penyedia yang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai ketentuan dalam
kontrak dikenai sanksi sesuai ketentuan pasal 93 ayat (2), setelah terlebih dahulu
dilakukan pemutusan kontrak.
22
2.2 Tinjauan Khusus
Proses Tender Desain Interior PT. Pertamina Office (Sumber : Bpk. Donny
Wenas, Manager Divisi Interior PT.Tetra Desaindo) adalah sebagai berikut :
1. Pemberitahuan dan undangan untuk perusahaan terpilih untuk
mengikuti tender
Perusahaan yang merupakan Tbk atau perusahaan terbuka, pasti akan
membuka tender, agar keputusan siapa yang akan mendesain dapat diputus
secara adil, tidak hanya ditentukan oleh salah satu pihak saja, yang akan
merugikan para investornya. Berbeda halnya dengan perusahaan kecil,
yang dapat menunjuk desainer secara langsung tanpa melalui proses tender
terlebih dahulu. Bidders atau perusahaan yang mengikuti tender, biasanya
jumlahnya terbatas , dalam kasus desain PT. Pertamina Office, owner
mengundang 6 perusahaan salah satunya adalah PT.Tetra Desaindo. Surat
undangan untuk tender diberikan melalui email , dan desainer perlu untuk
memberikan tanda tangan untuk di fax kembali kepada PT.Pertamina
sebagai tanda bersedia mengikuti tender. Dan saat PT. Tetra menyetujui
untuk mengikuti mengikuti proses tender tersebut, maka PT.Tetra
Desaindo otomatis perlu untuk mengikuti rapat aanwizing dengan jadwal
yang ditentukan oleh procurement committee , atau orang-orang yang
mengurus proses tender secara langsung, dan bertanggung jawab untuk
menghubungi serta mengatur jadwal pertemuan dengan bidders.
2. Rapat Aanwizing
Rapat Aanwizing merupakan rapat untuk semua bidders agar mengetahui
secara rinci informasi yang diperlukan untuk pembuatan konsep
selanjutnya. Semua hal yang diperlukan untuk pembuatan konsep desain
akan diinfokan pada rapat ini. TOR atau Term of Reference diberikan
langsung dalam bentuk hard copy dan dibagikan kepada semua bidders.
Semua informasi seperti struktur organisasi, desain yang diinginkan,
semua akan diinfokan di meeting ini. Meeting diadakan pada tanggal 20
Maret 2014 dan dihadiri oleh Pertamina Company Representatives. Semua
23
klarifikasi, atau pertanyaan bisa ditanyakan maksimal 5 hari setelah rapat,
dan akan dijawab oleh owner 1 hari sesudah batas waktu pertanyaan. Pada
rapat ini, beberapa hal yang dipresentasikan representatives adalah :
a. Pertamina commitment to HSE
b. Code of conduct
c. Pedoman tata kelola perusahaan
d. Etika perusahaan dengan penyedia barang dan jasa
e. Sanction
f. Meeting rules and etiquette
g. General instructions for bidders
h. Scope of Service
i. Building location and condition
j. Building Layout
k. HSSE for interior design
l. Design objective
m. Technical requirement
3. Pengerjaan dan pengiriman Konsep dan Quotation
Pengerjaan konsep diberi waktu selama 2 minggu, dan harus selesai
sebelum batas waktu yang ditentukan, yaitu tanggal 3 April 2014, paling
lambat pukul 2 siang. Konsep yang sudah selesai, di email kepada
procurement, untuk dinilai. Konsep terdiri dari image of reference,
furniture concept, zoning, layout, 3D beberapa ruangan penting. Quotation
juga harus dikirimkan agar owner dapat mengetahui berapa biaya yang
perlu dikeluarkan. Quotation menggunakan perhitungan lump sump dan
harus menggunakan rupiah. Apabila melewati tenggat waktu yang
ditentukan, bidder tidak dapat menyelesaikan konsep , bidder dianggap
mundur.
4. Proses Seleksi.Awal
4 hari setelah waktu pengumpulan, owner memberikan pengumuman
bidder yang lolos seleksi, dan akan ada beberapa bidder yang gugur. Ada 6
24
perusahaan yang mengikuti tender, dan ada proses seleksi pengurangan
jumlah bidder menjadi 3. Setelah itu adiseleksi menjadi 1 bidder saja.
Bidder yang gagal diberi fee sekitar 5 juta rupiah untuk fee pembuatan
konsep.
5. Presentasi Konsep
PT.Tetra Desaindo selaku bidder menyediakan konsep dalam bentuk panel
A3, sesuai dengan tanggal yang disepakati oleh bidder dan procurement,
untuk bidder mempresentasikan konsepnya secara langsung. Presentasi ini
merupakan penilaian dan bagi bidder yang konsepnya dinilai kurang
memuaskan, atau memiliki harga yang terlalu tinggi, akan gugur.
6. Proses Seleksi Lanjutan
Setelah beberapa bidder gugur dalam proses seleksi awal dan
presentasi, dan tersisa 3 company yang diundang presentasi, maka
PT.Tetra Desaindo akhirnya terpilih, dan tepat 3 hari setelah presentasi,
owner mengirimkan invitation untuk PT.Tetra Desaindo.
7. Kick Off Meeting
Setelah terpilih bidder terbaik, akan diadakan kick off meeting untuk
menyamakan persepsi semua pihak terkait, dan merupakan tanda sebuah
proyek dimulai. Pada kick off meeting akan dibahas hal-hal mengenai:
a. Garis besar tujuan proyek
b. Organisasi dan matriks tanggung jawab
c. Prosedur Komunikasi
d. Prosedur Approval
e. Time Schedule
f. Report
g. Perijinan
h. Procedure Delivery Material
i. Garis besar aspek teknis
j. Quality Plan
25
Dalam kick off meeting tersebut, dihadiri oleh tim inti , yaitu pemilik
proyek, pengelola proyek, kontraktor, sub-kontraktor.
8. Penyempurnaan Konsep
Setelah proyek dimulai, maka konsep diperbaiki kembali agar benar benar
matang dan sesuai keinginan owner.
9. Pembuatan Drawing for Tender
Setelah konsep matang, dibuat Drawing for tender, apabila sudah selesai,
diikuti dengan drawing for construction, dan terakhir diikuti dengan shop
drawing saat sudah ada di tangan kontraktor. Pembangunan dilaksanakan
sekitar bulan September atau 6 bulan setelah proses tender dimulai.
26
BAB III
ANALISA DATA
Berdasarkan data diatas, maka perlu dilakukan analisa apakah proses tender
PT.Pertamina Office sudah sesuai dengan tahap dan ketentuan yang ada. Berikut
adalah analisanya :
Tabel 3.1 Analisa Tahap Tender PT.Pertamina Office
NO
1
NAMA
TAHAP
TAHAP
TENDER
(SECARA
PT.PERTAMINA
TEORITIS)
OFFICE
ANALISA
Tahap
1. Pemberitahuan
Proses tender PT.Pertamina office
Pengumuman
dan undangan
tidak diumumkan secara public
Tender
untuk perusahaan
melalui media Koran, dan lain-lain
terpilih
namun hanya mengundang 6
perusahaan untuk mengikuti proses
tender karena PT.Pertamina
merupakan perusahaan tbk. Proses
tahap awal ini sudah sesuai dengan
proses yang tertera di teori, karena
ini merupakan tahap awal yang
penting sebelum tender dimulai.
2
Tahap
2. Rapat
Pada tahap ini, Tender
Penjelasan
Aanwizing
PT.Pertamina Office sudah masuk
Pekerjaan
dalam tahap rapat aanwizing , dan
dalam tender
sudah sesuai dengan teori, karena
bidder terlebih dahulu harus
memahami bagaimana desain yang
harus dibuat, ketentuan apa saja
yang perlu diperhatikan, layout ,
27
luas dan kondisi bangunan, serta
berbagai hal lain yang diperlukan
informasinya sebagai data untuk
membuat dokumen yang nantinya
diperlukan. Tahap ini sangat
diperlukan sebelum memulai
tender.
3
Tahap seleksi
3. Pengerjaan dan
Pada tahap ini, sebanyak 1 tahap
peserta tender
Pengiriman
pada teori sudah mencakup 4 tahap
Konsep dan
tender PT.Pertamina Office, dan
Quotation
sudah sesuai secara teoritis. Tahap
4. Proses Seleksi
ini adalah tahap penentuan dimana
Awal
dokumen dibuat, dan akan diseleksi
5.Presentasi
oleh pembuka tender. Proses ini
Konsep
yang akan menentukan konsultan
6.Proses Seleksi
mana yang berhak untuk
Lanjutan
mendapatkan proyek PT.Pertamina
Office.
4
Tahap
7. Kick Off
Setelah semua proses seleksi
penetapan dan
meeting
dilewati, maka berarti konsultan
pembuatan
8.Penyempurnaan
sudah terpilih, dan akan masuk ke
dokumen
Konsep
tahap terakhir yaitu tahap dimana
9. Pembuatan
proyek akan jatuh ke pada
Drawing for
konsultan, dan harus kembali
tender
menyesuaikan konsep yang telah
ada, agar kemudian lebih dirinci
secara detail dan disesuaikan
dengan permasalahan dan
ketentuan yang ada. Setelah
melakukan kick off meeting, dan
melakukan berbagai
penyempurnaan dalam desain,
28
maka kemudian akan dibuat
dokumen untuk tender, yang
nantinya akan diberi tenggat waktu.
Dalam hal ini, proses juga sudah
benar secara teoritis.
Selain menganalisa proses tender dari sisi bidder, diperlukan juga analisa
evaluasi oleh owner. Berdasarkan analisis secara teoritis, dari sudut pandang
owner / representatives perlu juga dipahami mengapa tender ini dimenangkan
oleh PT.Tetra Desaindo, agar sebagai desainer, dapat mengerti apa yang menjadi
pertimbangan owner dalam memilih bidder terbaik. Berikut adalah evaluasinya :
Tabel 3.2 Analisa Evaluasi Tender PT.Pertamina Office
NO
TAHAP
EVALUASI PT.TETRA DESAINDO
EVALUASI
1
Administrasi
1. Surat penawaran ditanda tangani oleh orang
yang namanya
disebutkan dalam
akte
pendirian atau perubahannya;
2.
Jangka
waktu
penawaran tidak
berlakunya
kurang dari
waktu
surat
yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
3. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang
ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
4. Surat penawaran mencantumkan tanggal
5. Surat-surat dan dokumen yang dibutuhkan
terbukti benar dan tidak palsu.
29
2
Teknis
1. Metode
pelaksanaan
pekerjaan
ditawarkan memenuhi persyaratan
yang
substantif
yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan,
atau tidak menggambarkan penguasaan dalam
penyelesaian pekerjaan
2. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang
ditawarkan tidak melampaui batas waktu yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
3. Jenis,
kapasitas,
peralatan
komposisi
dan
minimal yang
sesuai dengan
jumlah
disediakan
yang
ditetapkan
dalam Dokumen Pemilihan;
4. Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan;
5. Personil inti yang akan ditempatkan secara
penuh
sesuai dengan
persyaratan
yang
ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan, atau
posisinya
dalam
pelaksanaan pekerjaan
manajemen
tidak
sesuai dengan
organisasi pelaksanaan yang diajukan;
6. Bagian
pekerjaan
disubkontrakkan
yang
akan
sesuai dengan persyaratan
yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan
3
Harga
1. Tidak adanya kecurangan dan harga tidak
wajar
2. Tidak ada harga yang hanya berdasarkan
perkiraan sendiri
3. Harga masuk dengan kriteria
4
Kualifikasi
1. Formulir
oleh orang
isian
kualifikasi
ditandatangani
yang namanya
juga
disebutkan dalam akte pendirian.
2. Izin usaha pekerjaan desain sesuai dengan
30
peraturan perundang-undangan
3. Tidak ada satupun personil yang masuk dalam
Daftar Hitam
4. Memiliki
perpajakan
NPWP dan
memenuhi kewajiban
tahun pajak
terakhir
(SPT
Tahunan), atau 3 (tiga) bulan terakhir.
5. Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas
dan peralatan serta personil yang diperlukan
untuk pelaksanaan pekerjaan
6. Memiliki kemampuan dan portfolio yang baik
dalam bidang desain interior
7. Hasil desain untuk tender baik dan sesuai
dengan semua ketentuan, dan gaya yang
diinginkan.
Berdasarkan factor-faktor diatas, maka PT.Tetra Desaindo dapat menjadi
bidder terpilih dalam proses tender tersebut. Dari segi bidder, semua tahap sudah
dilewati dengan proses yang sesuai dan teratur, serta menepati peraturan dan
jangka waktu yang ada. Dari segi evaluasi penyelenggara pun, dapat dilewati
dengan baik karena semua factor penilaian sudah dilaksanakan.
31
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Proses tender PT.Pertamina Office yang dilakukan oleh PT.Tetra
Desaindo sudah memenuhi ketentuan , syarat dan melalui tahap yang
sudah sesuai. Terpilihnya PT.Tetra Desaindo sebagai konsultan desain
interior untuk proyek tersebut, juga dikarenakan banyak factor yang
menjadi nilai tambah di mata penyelenggara. Proses tender yang diikuti
dengan baik dan benar, dan mengikuti semua ketentuan yang ada, akan
membuat bidder menjadi pertimbangan kuat oleh penyelenggara.
B. SARAN
Sebagai seorang desainer, penting untuk juga memahami bukan
sekadar proses tender semata, namun juga evaluasi apa yang dilakukan
oleh owner sehingga dapat membuat peluang bidder memenangkan proyek
tersebut menjadi lebih besar.
32
DAFTAR PUSTAKA
Assaf, Sadi & Bubshait, Abdulaziz, Bid Awarding Systems : An Overview, Cost
Engineering, 1998
Chen, Mark T., Selecting the Right Engineer, Contractor and Supplier, AACE
Transactions, 2000
Gransberg, Douglas & Ellicot, Michael E., Best Value Contracting : Breaking the
Low Bid Paradigm, AACE Transactions, 1996
http://www.konsultasi.lkpp.go.id/index.php?mod=browseP&pid=34 diakses pada
tanggal 2 Desember 2015.
33