Fail Meja Persatuan Kelab doc
FAIL MEJA KELAB DAN PERSATUAN
1. OBJEKTIF
1.1
Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai
Penyelaras Kelab dan Persatuan
1.2
Membolehkan Penyelaras Kelab dan Persatuan mengamalkan satu
kaedah pengurusan yang efektif dan sistematik
1.3
Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut
prosedur yang jelas
1.4
Menggerakkan pengurusan Kelab dan Persatuan ke arah
kecemerlangan
48
2.
CARTA ORGANISASI
PENGERUSI
Pengetua
NAIB PENGERUSI
GPK KoKurikulum
SETIAUSAHA
KOKURIKULUM
PENYELARAS KELAB DAN
PERSATUAN
KELAB/PERSATUAN
AKADEMIK
GURU
PENASIHAT
KELAB/PERSATUAN
BUKAN AKADEMIK
GURU
PENASIHAT
GURU
PENASIHAT
GURU
PENASIHAT
GURU
PENASIHAT
49
GURU
PENASIHAT
3.
SENARAI TUGAS
3.1 Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan
3.2 Mengatur dan menyelia perjalanan Kelab dan Persatuan
3.3 Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan dan mesyuarat
3.4 Menyelaraskan semua aktiviti
3.5 Menyediakan borang kebenaran ibu bapa/penjaga untuk pelajar
memasuki Kelab dan Persatuan
3.6 Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit Mesyuarat Agung
direkod dan difailkan
3.7 Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan AJK diadakan setiap
tahun pada tarikh yang ditetapkan
3.8 Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum:
3.8.1
3.8.2
Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada
guru untuk diedarkan kepada semua pelajar
Mengutip kembali daripada guru pada akhir
tahun untuk simpanan dan rekod di bilik
GPK Kokurikulum
3.9 Menyediakan borang/buku yang diperlukan untuk aktiviti:
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.9.4
Borang memasuki persatuan
Borang senarai AJK dan ahli
Buku Laporan Kegiatan
Fail-fail yang diperlukan
3.10
Mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun untuk edaran,
rujukan dan rekod
3.11Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan untuk edaran,
rujukan dan rekod
3.12
Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang aktiviti dan
pencapaian Kelab dan Persatuan sekolah
50
4. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai
Atasan Yang
Ada Hubungan
Pengetua
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas PegawaiPegawai Lain Yang
Ada Hubungan Serta
Jenis Hubungan
1. Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan
Menentukan aktiviti
GPK Kokurikulum
2. Mengatur dan menyelia perjalanan persatuan
dan kelab
Mengatur dan mengawal
Penyelaras
Kelab/Persatuan
4. Menyelaraskan semua aktiviti
Mengatur aktiviti
GPK Kokurikulum
5. Menyediakan borang kebenaran ibu
bapa/penjaga untuk pelajar memasuki
persatuan/kelab
Kebenaran
membawa/penglibatan
pelajar
GPK Kokurikulum/
Guru Penasihat
6. Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit
Mesyuarat Agung direkod dan difailkan
Memilih,menyedia
surat/simpan rekod
Setiausaha
7. Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan
AJK diadakan setiap tahun pada tarikh yang
ditetapkan
Menentukan mesyuarat
8. Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum:
8.1 Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada
guru untuk diedarkan keopada semua
pelajar
Mengedar buku dan kad
kokurikulum
3. Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan
dan mesyuarat
51
Penyelaras
Kelab/Persatuan
8.2 Mengutip kembali daripada guru pada
akhir tahun untuk simpanan dan rekod
di bilik Penolong Kanan Kokurikulum
Mengumpul dan
menyimpan
Penyelaras
Kelab/Persatuan
9. Menyediakan borang/buku yang diperlukan
untuk aktivitti:
9.1 Borang memasuki persatuan
9.2 Borang senarai AJK dan ahli
9.3 Buku Laporan Kegiatan
9.4 Fail-fail yang diperlukan
Menyediakan borang dan
mengawal
GPK Kokurikulum/
Penyelaras
10 mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun
untuk edaran, rujukan dan rekod
Mengumpul/menyelaras/
Menyelenggara
Penyelaras
Kelab/Persatuan
Menyedia laporan
Penyelaras
Kelab/Persatuan
11. Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan
untuk edaran, rujukan dan rekod
12. Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang
aktiviti dan pencapaian Kelab dan Persatuan
sekolah
52
5.
PROSES KERJA
Bil
Proses Kerja
Pegawai Yang
Dirujuk/Tindakan
1
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum
Pengetua
2
Melantik Guru-Guru Penasihat serta menetapkan
Kelab dan Persatuan
Pengetua
3
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
PK Kokurikulum
4
Mendaftarkan ahli mengikut kuota yang ditetapkan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
5
Mengadakan mesyuarat melantik AJK
PK Kokurikulum
6
Merancang Kegiatan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
7
Menjalankan Kegiatan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
8
Menyediakan Laporan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
53
UndangUndang/
Peraturan
5. CARTA ALIRAN KERJA
Mengadakan mesyuarat Jawatan
Kuasa Kokurikulum
Melantik Guru-Guru Penasihat dan
menetapkan Kelab dan Persatuan
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
Mendaftarkan ahli
Mengadakan mesyuarat melantik AJK
Menguruskan pendaftaran pelajar
Merancang kegiatan tahunan
Menjalankan kegiatan
Terlaksana?
Tidak
Ya
Menyediakan laporan
54
7. SENARAI SEMAK
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Mesyuarat JK Kokurikulum
2.
Melantik Guru-Guru Penasihat Kelab dan Persatuan
3.
Mesyuarat Penyelarasan
4.
Mendaftarkan Ahli
5.
Mesyuarat melantik AJK
6.
Merancang kegiatan
7.
Menjalankan kegiatan
8.
Menyediakan laporan
55
CATATAN
8.
SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
i. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 2/1986 – Rekod Kedatangan dan
Laporan Gerak Kerja Kokurikulum Pelajar
ii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1986 – Penyelarasan Pelaksanaan
Kurikulum “Pengenalan Kepada Komputer” dan Kegiatan Kelab
Komputer Sekolah
iii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1988 – Panduan Penubuhan dan
Pengurusan Kelab Perekacipta Sekolah
iv. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4/1992 – Panduan Penubuhan dan
Pengurusan dan Pengurusan Persatuan Silat Sekolah
v. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1999 – Garis Panduan
Pengendalian Aktiviti Sokongan Bahasa Inggeris Di Sekolah
vi. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/1999 – Penubuhan Kelab
Pencegahan Jenayah Di Sekolah Menengah
vii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 8/2000 – Panduan Penubuhan dan
Pengurusan Kelab Komputer/Teknologi Maklumat Sekolah
viii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 17/2000 – Penubuhan Kelab Rukun
Negara Di Sekolah-Sekolah
ix. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 20/2000 – Panduan Penubuhan
Persatuan Agama Bukan Islam Di Sekolah-Sekolah
56
9. NORMA KERJA
BIL JENIS KERJA
MASA YANG
DIAMBIL
JUMLAH UNIT
YANG BOLEH
DIJALANKAN
DALAM
SEMINGGU
1
Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum
2 Jam
Semua Unit
2
Melantik Guru-Guru Penasihat dan
Menetapkan Kelab dan Persatuan
1 Jam
Semua Unit
1 Jam
Semua Unit
2 Jam
Semua Unit
2 Jam
Semua Unit
1 Jam
Semua Unit
2 Jam
Semua Unit
1 Jam
Semua Unit
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
3
Mendaftar ahli
4
Mesyuarat pelantikan AJK
5
Merancang kegiatan
6
Menjalankan kegiatan
7
Menyediakan laporan
8
57
1. OBJEKTIF
1.1
Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai
Penyelaras Kelab dan Persatuan
1.2
Membolehkan Penyelaras Kelab dan Persatuan mengamalkan satu
kaedah pengurusan yang efektif dan sistematik
1.3
Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut
prosedur yang jelas
1.4
Menggerakkan pengurusan Kelab dan Persatuan ke arah
kecemerlangan
48
2.
CARTA ORGANISASI
PENGERUSI
Pengetua
NAIB PENGERUSI
GPK KoKurikulum
SETIAUSAHA
KOKURIKULUM
PENYELARAS KELAB DAN
PERSATUAN
KELAB/PERSATUAN
AKADEMIK
GURU
PENASIHAT
KELAB/PERSATUAN
BUKAN AKADEMIK
GURU
PENASIHAT
GURU
PENASIHAT
GURU
PENASIHAT
GURU
PENASIHAT
49
GURU
PENASIHAT
3.
SENARAI TUGAS
3.1 Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan
3.2 Mengatur dan menyelia perjalanan Kelab dan Persatuan
3.3 Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan dan mesyuarat
3.4 Menyelaraskan semua aktiviti
3.5 Menyediakan borang kebenaran ibu bapa/penjaga untuk pelajar
memasuki Kelab dan Persatuan
3.6 Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit Mesyuarat Agung
direkod dan difailkan
3.7 Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan AJK diadakan setiap
tahun pada tarikh yang ditetapkan
3.8 Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum:
3.8.1
3.8.2
Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada
guru untuk diedarkan kepada semua pelajar
Mengutip kembali daripada guru pada akhir
tahun untuk simpanan dan rekod di bilik
GPK Kokurikulum
3.9 Menyediakan borang/buku yang diperlukan untuk aktiviti:
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.9.4
Borang memasuki persatuan
Borang senarai AJK dan ahli
Buku Laporan Kegiatan
Fail-fail yang diperlukan
3.10
Mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun untuk edaran,
rujukan dan rekod
3.11Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan untuk edaran,
rujukan dan rekod
3.12
Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang aktiviti dan
pencapaian Kelab dan Persatuan sekolah
50
4. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai
Atasan Yang
Ada Hubungan
Pengetua
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas PegawaiPegawai Lain Yang
Ada Hubungan Serta
Jenis Hubungan
1. Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan
Menentukan aktiviti
GPK Kokurikulum
2. Mengatur dan menyelia perjalanan persatuan
dan kelab
Mengatur dan mengawal
Penyelaras
Kelab/Persatuan
4. Menyelaraskan semua aktiviti
Mengatur aktiviti
GPK Kokurikulum
5. Menyediakan borang kebenaran ibu
bapa/penjaga untuk pelajar memasuki
persatuan/kelab
Kebenaran
membawa/penglibatan
pelajar
GPK Kokurikulum/
Guru Penasihat
6. Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit
Mesyuarat Agung direkod dan difailkan
Memilih,menyedia
surat/simpan rekod
Setiausaha
7. Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan
AJK diadakan setiap tahun pada tarikh yang
ditetapkan
Menentukan mesyuarat
8. Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum:
8.1 Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada
guru untuk diedarkan keopada semua
pelajar
Mengedar buku dan kad
kokurikulum
3. Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan
dan mesyuarat
51
Penyelaras
Kelab/Persatuan
8.2 Mengutip kembali daripada guru pada
akhir tahun untuk simpanan dan rekod
di bilik Penolong Kanan Kokurikulum
Mengumpul dan
menyimpan
Penyelaras
Kelab/Persatuan
9. Menyediakan borang/buku yang diperlukan
untuk aktivitti:
9.1 Borang memasuki persatuan
9.2 Borang senarai AJK dan ahli
9.3 Buku Laporan Kegiatan
9.4 Fail-fail yang diperlukan
Menyediakan borang dan
mengawal
GPK Kokurikulum/
Penyelaras
10 mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun
untuk edaran, rujukan dan rekod
Mengumpul/menyelaras/
Menyelenggara
Penyelaras
Kelab/Persatuan
Menyedia laporan
Penyelaras
Kelab/Persatuan
11. Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan
untuk edaran, rujukan dan rekod
12. Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang
aktiviti dan pencapaian Kelab dan Persatuan
sekolah
52
5.
PROSES KERJA
Bil
Proses Kerja
Pegawai Yang
Dirujuk/Tindakan
1
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum
Pengetua
2
Melantik Guru-Guru Penasihat serta menetapkan
Kelab dan Persatuan
Pengetua
3
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
PK Kokurikulum
4
Mendaftarkan ahli mengikut kuota yang ditetapkan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
5
Mengadakan mesyuarat melantik AJK
PK Kokurikulum
6
Merancang Kegiatan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
7
Menjalankan Kegiatan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
8
Menyediakan Laporan
PK Kokurikulum/
Penyelaras
Kelab/Persatuan
53
UndangUndang/
Peraturan
5. CARTA ALIRAN KERJA
Mengadakan mesyuarat Jawatan
Kuasa Kokurikulum
Melantik Guru-Guru Penasihat dan
menetapkan Kelab dan Persatuan
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
Mendaftarkan ahli
Mengadakan mesyuarat melantik AJK
Menguruskan pendaftaran pelajar
Merancang kegiatan tahunan
Menjalankan kegiatan
Terlaksana?
Tidak
Ya
Menyediakan laporan
54
7. SENARAI SEMAK
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Mesyuarat JK Kokurikulum
2.
Melantik Guru-Guru Penasihat Kelab dan Persatuan
3.
Mesyuarat Penyelarasan
4.
Mendaftarkan Ahli
5.
Mesyuarat melantik AJK
6.
Merancang kegiatan
7.
Menjalankan kegiatan
8.
Menyediakan laporan
55
CATATAN
8.
SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
i. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 2/1986 – Rekod Kedatangan dan
Laporan Gerak Kerja Kokurikulum Pelajar
ii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1986 – Penyelarasan Pelaksanaan
Kurikulum “Pengenalan Kepada Komputer” dan Kegiatan Kelab
Komputer Sekolah
iii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1988 – Panduan Penubuhan dan
Pengurusan Kelab Perekacipta Sekolah
iv. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4/1992 – Panduan Penubuhan dan
Pengurusan dan Pengurusan Persatuan Silat Sekolah
v. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1999 – Garis Panduan
Pengendalian Aktiviti Sokongan Bahasa Inggeris Di Sekolah
vi. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/1999 – Penubuhan Kelab
Pencegahan Jenayah Di Sekolah Menengah
vii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 8/2000 – Panduan Penubuhan dan
Pengurusan Kelab Komputer/Teknologi Maklumat Sekolah
viii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 17/2000 – Penubuhan Kelab Rukun
Negara Di Sekolah-Sekolah
ix. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 20/2000 – Panduan Penubuhan
Persatuan Agama Bukan Islam Di Sekolah-Sekolah
56
9. NORMA KERJA
BIL JENIS KERJA
MASA YANG
DIAMBIL
JUMLAH UNIT
YANG BOLEH
DIJALANKAN
DALAM
SEMINGGU
1
Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum
2 Jam
Semua Unit
2
Melantik Guru-Guru Penasihat dan
Menetapkan Kelab dan Persatuan
1 Jam
Semua Unit
1 Jam
Semua Unit
2 Jam
Semua Unit
2 Jam
Semua Unit
1 Jam
Semua Unit
2 Jam
Semua Unit
1 Jam
Semua Unit
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
3
Mendaftar ahli
4
Mesyuarat pelantikan AJK
5
Merancang kegiatan
6
Menjalankan kegiatan
7
Menyediakan laporan
8
57