307742491 Perencanaan Kebutuhan Karyawan Dan Perekrutan Calon Karyawan

MAKALAH
PERENCANAAN KEBUTUHAN KARYAWAN DAN PEREKRUTAN
CALON KARYAWAN
TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Disusun Oleh :
Adam Ilham Ahmeda Arma

F0214001

Algi Yuliana Sari

F0214011

Arifin

F0214020

Guntur Agung S

F0214051

Mar’atus Sholihah

F0214072

M. Syafrizal I

F0214080

Windi Astuti

F0214110

PROGRAM S1 MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016

A. ULASAN MATERI

Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan proses serta upaya untuk
merekrut, mengembangkan, memotivasi, serta mengevaluasi keseluruhan sumber daya
manusia yang diperlukan perusahaan dalam pencapaian tujuannya.
Sumber daya manusia atau sebut saja dengan tenaga kerja, memiliki beberapa
Job Description atau uraian pekerjaan masing-masing. Untuk itu dibutuhkan
pengetahuan yang mendalam mengenai perencanaan dan perekrutan tenaga kerja
dalam usaha yang akan kita bangun.
1. Perencanaan Kebutuhan Calon Karyawan
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan
tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan,
kekosongan-kekosongan dapat

dihindarkan

dan

semua

pekerjaan

dapat

dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada
informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan.
Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan:
a. Jumlah Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan
banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin
banyak produksi yang akan dihasilkan maka akan semakin banyak pula
b.

tenaga kerja yang dibutuhkan.
Ramalan-ramalan Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus
usaha yang menyangkut ketidakpastian di masa yang akan datang, baik

c.

dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Perluasan Perusahaan

Perencanaan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh rencana perluasan
perusahaan di masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar

d.

maka perekrutan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga
kerja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang
menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan sedikit. Hal inilah yang harus diperhitungkan agar

e.

dikemudian hari tidak terjadi PHK.
Pasaran Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja haruslah diperhatikan sebab jika penawaran
lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.
Dalam hal ini perusahaan harus menghitung manakah yang paling

menguntungkan, apakah dengan labor intensive atau capital intensive.
Sehingga hal tersebut akan mempengaruhi kebijaksanaan kebutuhan
f.

tenaga kerja.
Perencanaan Karier Tenaga Kerja
Kemungkinan promosi di kemudian hari akan ikut mempengaruhi
kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan di kemudian hari,
maka calon karyawan/tenaga kerja yang dibutuhkan harus dengan
spesifikasi yang lebih banyak lagi.

2. Perekrutan Calon Karyawan
Rekrutmen pada hakekatnya merupakan proses menentukan dan menarik
pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Proses ini
dimulai ketika para pelamar dicari dan berakahir ketika lamaran mereka
diserahkan/dikumpulkan. Hasilnya adalah merupakan sekumpulan pelamar atau
calon karyawan baru untuk diseleksi dan dipilih.

Rekrutmen

dapat

juga

diartikan sebagai proses untuk mendapatkan sejumlah SDM (karyawan) yang
berkualitas

untuk

menduduki

suatu

jabatan

atau pekerjaan dalam suatu

perusahaan
Proses rekrutmen dimuali ketika recuiter mengidentifikasi lowongan
pekerjaan melalui perencanaan SDM dan permintaan manajer. Rencana SDM

berfungsi untuk menunjukan lowongan saat ioni dan dimasa mendatang yang
akan datang sehingga recruiter akan menjadi produktif. Ketika lowongan
pekerjaan telah teridentifikasi, maka para recruiter akan mempelajari dan
menemukan persyaratan yang cocok dengan mereview informasi analisis
pekerjaan yang juga diinformasikan kepada manajer. Ketika telah diketahui
persyaratannya maka akan dapat diidentifikasi metode tepat yang bisa digunakan
untuk dapat memperoleh calon pelamar yang sesuai dengan kebutuhan.
Berikut adalah prinsi-prinsip yang menjadi acuan dalam proses rekrutmen :
a. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan
yang diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. Untuk itu

b.

sebelumnya perlu dibuat :
 Analisis pekerjaan
 Deskripsi pekerjaan, dan
 Spesifikasi pekerjaan
Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang
tersedia. Untuk mendapatkan karyawan tersebut perlu dilakukan :
 Peramalan kebutuhan tenaga kerja, dan

 Analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja

c. Biaya yang diperlukan diminimumkan
d. Perencanaan dan keputusan keputusan strategis tentang perrekrutan
e. Fleksibility
f. Pertimbangan pertimbangan hukum
Ragam pilihan strategik dalam rekrutmen dan seleksi karyawan baru :
a. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis fokus pada
b.

pendekatan jender dan lingkungan sosial;
Perusahaan dapat memilih atau membeli karyawan baru (menyewa)

c.

tenaga kerja kurang terlatih atau yang terlatih dan profesional;
Perusahaan membuat keputusan dengan memperhatikan anggaran

d.

yang tersedia untuk rekrutmen dan seleksi karyawan;
Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis untuk mencari

e.

sumber tenaga kerja yang belum dimanfaatkan;
Perusahaan membuat keputusan strategis dengan memperhatikan

f.

kecanggihan teknologi dari cara baru rekrutmen dan seleksi;
Perusahaan dapat memilih cara yang terbaik, yaitu apakah merekrut

dan menyeleksi karyawan dari dalam dan atau dari luar perusahaan.
Berikut adalah beberapa metode dalam proses rekrutmen :
a. Rekrutmen Internal
 Penempatan pekerjaan
 Inventarisasi keahlian
 Penawaran pekerjaan
 Rekomendasi karyawan

b. Rekrutmen Eksternal
 Institusi pendidikan
 Iklan
 Agen pemerintah
 Agen swasta
 Perusahaan pencari tenaga eksekutif
c. Daya Tarik Rekrutmen
 Preview pekerjaan realistik
 Kesempatan pengembangan karir
Keunggulan dan kelemahan rekrutmen karyawan internal :
a. Keunggulan
 Karyawan telah familiar dengan perusahaan
 Biaya rekrutmen dan pelatihan lebih rendah
 Meningkatkan moral dan motivasi karyawan
 Peluang berhasil, karena penilaian kemampuan dan keahlian
lebih tepat.
Kelemahan
 Konflik politik promosi posisi
 Tidak berkembang.
 Masalah moral tidak dipromosikan

Keunggulan dan Kelemahan Rekrutmen Karyawan Eksternal
a. Keunggulan
b.




Memiliki gagasan dan pendekatan baru
Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan



spesifikasi pengalaman.
Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan

yang sekarang.
b. Kelemahan
 Keterbatasan keteraturan antara karyawan dan perusahaan.
 Moral dan komitmen karyawan rendah
 Periode penyesuaian yang lama.
Untuk mengurangi dampak negatif dari sistem penempatan kerja, perlu
dipertimbangkan :
a. Prosedur penempatan kerja harus ditentukan secara jelas dan
diberitahukan

secara

langsung

dan

terbuka

kepada

seluruh

c.
d.
e.
f.

karyawan, dan jadwal waktunya harus jelas dan tepat.
Harus dinyatakan tentang spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
Semakin banyak spesifikasi yang dibutuhkan diduga semakin sedikit
jumlah pelamar, akan memudahkan proses seleksi.
Persyaratan aturan main dan kriteria keputusan penerimaan harus

g.

diketahui pelamar secara jelas dan terbuka.
Hasilnya
harus segera diumumkan sesuai dengan jadwal waktu

yang telah ditentukan sebelumnya.
Rekomendasi Karyawan
Penerapan metode ini harus ekstra hati-hati karena memiliki kelemahan :
a. Dapat terjadi fenomena kolusi dan nepotisme serta cenderung
diskriminatif
Menimbulkan kekecewaan karyawan yang direkomendasikan oleh

b.

seseorang, tetapi ditolak. Selanjutnya akan menyebabkan timbulnya
perasaan sakit hati.
Timbul kelompok klik yang cenderung dapat menciptakan konflik

c.

kepentingan sehingga lingkungan kerja menjadi tidak nyaman.
Karena kecenderungan pilihan sangat terbatas, maka tidak tertutup
peluang terjadinya proses seleksi yang kurang didasarkan pada persaingan dan
manfaat.
Keunggulan Iklan Sebagai Media Rekrutmen :
a. Jangkauan sasaran sangat sangat luas, mencakup segmen pasar yang
sangat beragam, seperti pelamar dari kalangan perguruan tinggi,
pembaca/pendengar
b.

yang

menganggur,

profesional

dan

eksekutif, dst.
Informasi relatif cepat diterima dan segera direspon oleh segmen
pasar,terutama kondisi ekonomi sedang kritis.

Seleksi

para

Proses seleksi merupakan rangkaian tahap tahap khusus yang digunakan
untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Proses tersebut dimulai
ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan.
Proses seleksi merupakan proses pengambilan keputusan bagi calon
pelamar untuk diterima atau ditolak. Banyak pertimbangan yang diperlukan
untuk memilih orang yang tepat. Pedoman pokok dalam mengadakan seleksi
ialah spesifikasi jabatan, karena dari situlah diketahui kualitas SDM yang
dibutuhkan.
Seleksi adalah kegiatan dalam MSDM yang dilakukan setelah proses
rekrutmen dilaksanakan. Apabila dilaksanakan sesuai prinsip prinsip MSDM
yang wajar, maka proses seleksi akan dapat menhasilkan pilihan karyawan
yang dapat diharapkan memberikan kontribusi yang positif dan baik.
Proses seleksi tergantung pada 3 masukan yang bermanfaat, yaitu
analisis pekerjaan, perencanaan SDM dan rekrutmen.
a. Proses Penyeleksian
 Tujuan perusahaan
 Rancangan pekerjaan
 Kriteria keberhasilan pekerjaan
 Spesifikasi pekerjaan
 Instrumen seleksi
b. Langkah-langkah Proses Penyeleksian
 Pemeriksaan awal
 Pengisian Formulir Lamaran
 Penggunaan Formulir Lamaran
 Testing
c. Kriteria Teknik Seleksi
 Validitas
 Reliabilitas
 Biaya
 Kemudahan pelaksanaan
d. Beberapa Jenis Tes
 Tes kepribadian dan minat
 Tes prestasi
 Tes bakat
 Tes pengetahuan
e. Tes Kepribadian dipakai untuk mengukur motivasi individu dalam
bidang tertentu. Tes kepribadian mengukur :
 Kecenderungan emosi,
 Kemandirian,
 Ketertutupan dan keterbukaan,
 Kemampuan berintegrasi sosial dan kepercayaan diri serta
 Kejujuran.
f. Jenis tes ini jarang digunakan dengan alasan :



Tes kepribadian umumnya kurang handal dan absah dari



prediksi tentang kinerja pekerjaan.
Tes ini mengasumsikan para pelamar memiliki pandangan yang



lengkap untuk memahami dirinya.
Dalam hal keinginan untuk melakukan sesuatu dengan baik, para
pelamar mungkin memberikan respon keliru untuk menghasilkan



skor tes yang baik, padahal kenyataannya tidak demikian.
Tes minat umumnya dirancang untuk mengukur preferensi kegiatan



individual.
Tes minat dapat juga untuk memperkirakan jenis pekerjaan atau



jabatan yang cocok.
Tes bakat dipakai untuk menilai kapasitas seseorang untuk belajar,
sedangkan tes prestasi untuk mengetahui derajat seseorang yang
telah belajar. Karena tes prestasi mengukur perilaku yang sedang
berjalan, maka tes tersebut merupakan prediktor



terbaik

untuk

perubahan perilaku calon karyawan di masa depan.
Oleh karena itu, departemen SDM dapat menggunakan tes
prestasi untuk mengukur apakah seseorang calon dapat dilatih



untuk melaksanakan pekerjaan atau tidak.
Tes bakat memiliki ciri-ciri hampir sama dengan tes kepribadian dan



minat.
Tes pengetahuan
pengetahuan

digunakan

untuk

mengetahui

tingkat

seorang pelamar dalam bidang keahlian tertentu.

Pengetahuan yang dimiliki merupakan modal untuk keberhasilan
dalam mencapai kinerja.

B. KASUS
PDAM Tirta Intan Garut Kelebihan Karyawan
PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum) Tirta Intan Kabupaten Garut, hingga kini
kelebihan jumlah karyawan sekitar 150 orang dari sebanyak 426 pegawai.
Hal tersebut dibenarkan Doni Suryadi, Direktur PDAM Tirta Intan setempat.
Menurutnya, PD (Perusahaan Daerah) yang ia kelola memiliki jumlah pelanggan
sebanyak 40.525 sambungan.
“Fengan jumlah pelanggan tersebut, cukup ditangani sekitar 276 orang pegawai,”
terang Doni di ruang kerjanya, Jalan Raya Bayongbong Km 4, Bayongbong-Garut,
Rabu (04/06/2014).
Dia menyatakan tidak akan mengurangi jumlah pegawai. Hanya saja tak akan
menerima karyawan baru lagi. Selain itu, dia memahami gaji yang diterima/diperoleh
karyawan saat ini masih di bawah standar PNS (Pegawai Negeri Sipil).

“Terkait hal tersebut, kendati jumlahnya tidak banyak, saya memberikan tunjangan
kehadiran bagi seluruh karyawan. Tunjangan itu diharapkan menjadi motivasi
peningkatan kinerja mereka,” pungkas Doni. (Wdj)

C. PEMBAHASAN KASUS
Dalam PDAM Tirta Intan Garut Kelebihan Karyawan telah terjadi kesalahan
dalam proses penempatan dan perekrutan karyawan, dimana jumlah karyawan dengan
kebutuhan karyawan perusahaan tidak sesuai. Sehingga banyak karyawan yang
kosong, dalam artian karyawan tidak memiliki beban kerja dan pemberian upah
dibawah standar Pegawai Negeri Sipil.
Dalam proses penataan serta perekrutan perusahaan PDAM Tirta Intan Garut
seharusnya melakukan 7 step dibawah ini :
Step 1. Analisis sasaran strategik perusahaan
Tujuan dari step 1. adalah mempelajari dan memetakan sasaran yang ingin
dicapai perusahaan dalam jangka panjang. Tim yang ditunjuk akan
melakukan workshop dengan Senior Management untuk memahami
Step 2.

business plan, tujuan, dan sasaran perusahaan dalam jangka panjang.
Analisis pengaruh lingkungan dan organisasi
Tujuan dari Step 2. adalah memahami dan memetakan pengaruh eksternal
(pengarung lingkungan bisnis, sosial, dan politik) dan pengaruh organisasi
saat ini (struktur organisasi, kebijakan SDM, KPI) terhadap kinerja
perusahaan saat ini. Tim yang ditunjuk akan menggali informasi dari Senior
Management baik yang ada di Kantor Pusat maupun di Unit Usaha.

Step 3.

Analisis job structure/design & job competency
Tujuan dari Step 3. adalah memahami dan memetakan pengaruh perubahan
teknologi dan masukan dari manajer lini terkait dengan perlu adanya

Step 4.

jabatan baru, perubahan jabatan dan level kompetensi pemegang jabatan.
Gap analysis
Tujuan dari Step 4. adalah menghitung kekurangan dan kelebihan jumlah
karyawan berdasarkan kebutuhan yang harus dipenuhi dengan jumlah yang
tersedia saat ini. Step ini juga akan mengembangkan alternatif solusi jika
ternyata terjadi kelebihan atau kekurangan karyawan. Selain itu juga akan
dirumuskan upaya-upaya untuk memenuhi tingkat kompetensi baru yang

Step 5.

dibutuhkan pada level jabatan.
Perumuskan kebijakan strategik SDM
Tujuan dari Step 5. adalah dapat dirumuskan kebijakan strategik SDM
untuk mengatasi kelebihan atau kekurangan SDM serta pemenuhan level

kompetensi yang baru. Program-program rightsizing (golden shake hand,
Step 6.

mutasi, promosi) akan dibahas dalam tahapan ini
Perumusan rencana implementasi
Tujuan dari Step 6. adalah dapat dirumuskan rencana implementasi
kebijakan SDM dalam dalam selurh aktivitas SDM seperti; rekrut dan

Step 7.

seleksi, pelatihan, mutasi dsb.
Penyerahan hasil
Tujuan dari Step 7. Adalah mempresentasikan hasil dari penataan SDM dan

menyerahkan hasilnya kepada manajemen.
Jika dalam proses perekrutan karyawan dan penataan pekerjaan mengikuti 7 langkah
tersebut peristiwa kelebihan jumlah karyawan pada PDAM Tirta Intan Garut tidak
akan terjadi. Dikarenakan kejadian tersebut sudah terjadi maka penulis menyarankan
PDAM Tirta Intan Garut untuk :
1. Pengangkatan Karyawan Terbatas
Perusahaan yang menerapkan kebijakan pengangkatan karyawan terbatas berarti
mengurangi angkatan kerjanya dengan tidak mengisi kembali jabatan yang telah
ditinggalkan oleh pemegang jabatan/pekerjaannya. Pengangkatan tenaga kerja
baru hanya akan dilakukan ketika kinerja organisasi secara keseluruhan dapat
dipengaruhi. Contoh, bagian pengendalian kualitas yang terdiri dari 5 inspektor
dimana satu diantaranya keluar pindah ke perusahaan lain, maka perusahaan tidak
mengganti orang tersebut. Namun demikian, jika semua inspketor keluar maka
perusahaan perlu mengganti beberapa diantaranya, paling tidak untuk menjaga
keberlangsungan kegiatan.
2. Mengurangi Jam Kerja
Peruasahaan juga dapat mengurangi tuntutan beban kerja dengan mengurangi
jumlah

jam kerja total. Daripadamelanjutkan 40 jam kerja per minggu,

manajemen dapat memotong jam kerja setiap karyawan menjadi, misalnya 30 jam
per minggu. Pemotongan jam kerja ini umumnya hanya untuk karyawan yang
bekerja atas dasar jam-jaman, sedangkan untuk manajemen dan professional lain
umumnya adalah karyawan bebas yang dibayar tidak berdasarkan jam-jaman
3. Pensiun Dini
Pemensiunan dini beberapa karyawan yang ada pada saat ini adalah cara lain
untukmengurangi jumlah pekerja. Ada sebagian karyawan yang merasa senang
menerima pensiun lebih awal, tetapi sebagian yang lain merasa enggan. Untuk kar
yawan yangenggan, barangkali akan rela menerima pensiun dini jika mendapat
paket pensiun secaratotal cukup menarik.
4. Perampingan (Downsizing)

Perampingan(downsizing) adalah pengurangan terencana besarnya jumlah
personalia dengan tujuan meningkatkan kemampuan bersaing organisasi (Noe,et
al., 2007).

D. DAFTAR PUSTAKA
Bamandhityo. 2015. Perencanaan dan Perekrutan Tenaga Kerja Untuk Wirausaha.
https://bamandhityo.wordpress.com/2015/11/03/perencanaan-dan-perekrutantenaga-kerja-untuk-wirausaha/
Anonim. 2013. Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja SDM.
http://tipsmotivasihidup.blogspot.co.id/2013/03/perencanaan-kebutuhan-tenagakerja-sdm.html
Rsdkt, Urdal. 2015. Rekrutmen Karyawan. http://id.scribd.com/doc/277660100
Jabar, Fokus. 2014. PDAM Tirta Intan Garut Kelebihan Karyawan.
http://fokusjabar.com/2014/06/04/pdam-tirta-intan-garut-kelebihan-karyawan