Manajemen Proyek materi sth UTS

  

Manajemen Proyek

Analisa dan Perancangan

Sistem

  Obyektifitas

• Memahami bagaimana membuat manajemen proyek pada pengembangan sistem

  Definisi Kunci

Definisi Kunci

• • Manajemen proyek adalah proses

  perencanaan dan pengendalian pengembangan sistem dalam suatu jangka waktu tertentu dengan biaya minimum dan fungsionalitas yang tepat.

• • Manajer Proyek adalah orang yang paling

  bertanggung jawab untuk mengelola berbagai macam tugas dan peran yang harus dikoordinasi secara hati-hati

  Definisi Kunci

• • Manajer Proyek adalah orang yang paling

  bertanggung jawab untuk mengelola berbagai macam tugas dan peran yang harus dikoordinasi secara hati-hati

• • Salah satu contoh manajer proyek dalam

  kehidupan sehari-hari adalah wedding organizer. Wedding organizer mempunyai tanggung jawab untuk:
• – Mengirimkan undangan
• – Memilih menu makanan
• – Mengatur waktu dan budget
• – Mengatur pesta pernikahan
Definisi Kunci

• Teknik Kepemimpinan Manajer Proyek

  1. Motivasi: memberikan dorongan agar orang yang dimotivasi dapat menghasilkan sesuatu dengan kemampuan terbaiknya

  kemampuan mengorganisasikan orang-orang hingga sampai hasil akhir Definisi Kunci

• • Manajemen proyek sangat penting dalam

  memastikan bahwa sistem selesai tepat waktu, sesuai budget, dan dengan fungsi-fungsi yang dijanjikan

• • Manajemen Proyek merupakan salah satu

  komponen dalam perencanaan daur hidup sistem yang terdiri dari

  1. Mengidentifikasi ukuran proyek

  2. Membuat dan mengelola work plan (rencana kerja / jadwal kerja)

  3. Membuat susunan kepegawaian pada proyek

  4. Mengkoordinasi aktivitas proyek Karakteristik Tugas (proses) dalam manajemen proyek (1)

• – Understandibility : sejauh mana proses secara

  eksplisit ditentukan dan bagaimana kemudahan definisi proses itu dimengerti

• – Visibility

  : apakah aktivitas-aktivitas proses mencapai titik akhir dalam hasil yang jelas sehingga kemajuan dari proses tersebut dapat terlihat nyata/jelas

• – Supportability : sejauh mana aktivitas dari proses

  dapat didukung oleh CASE TOOL : apakah proses yang telah

• – Acceptability

  ditentukan oleh analis dapat diterima dan digunakan dan mampu bertanggung jawab selama pembuatan sistem Karakteristik Tugas (proses) dalam manajemen proyek (2)

• – Reliability: apakah proses didesain sedemikian rupa sehingga kesalahan proses dapat dihindari sebelum terjadi kesalahan pada produk
• – Robustness: dapatkah proses terus berjalan

  walaupun terjadi masalah yang tidak terduga

• – Maintainability: dapatkah proses berkembang untuk mengikuti kebutuhan atau perbaikan
• – Rapidity: bagaimana kecepatan proses pengiriman sistem dapat secara lengkap memenuhi spesifikasi

  Mengidentifikasi Ukuran Proyek Segitiga Keseimbangan Manajemen Proyek

  Manajemen proyek harus selalu seimbang, jika performa ingin ditambahkan, maka biaya dan jadwal akan bertambah

  Manajemen proyek harus selalu seimbang, jika performa ingin ditambahkan, maka biaya dan jadwal akan bertambah

Biaya Jadwal Performa / fungsi Project

  1. Gunakan waktu yang dihabiskan untuk perencanaan

  Metode Estimasi Proyek (1)

• Metode yang digunakan, salah satunya adalah standar industri.

  2. Hitung dengan persentase standar industri

  3. Estimasikan keseluruhan waktu untuk proyek Metode Estimasi Proyek (2)

Metode Estimasi Proyek (4) 33

  5 26.67 x

  0.2 analisa waktu   33 .

  9 26.67 x

  0.35 desain waktu  

  66 ,

  26

  0.15

  4 n keseluruha waktu   4 n perencanaa waktu

  

  8 26.67 x

  0.3 si implementa waktu   Metode Estimasi Proyek (2)

• Waktu yang dihabiskan untuk tahap perencanaan
• – Rumusnya:

  waktu perencanaa n waktu keseluruha n 

  0.15

  

Metode Estimasi Proyek (3)

• Misal waktu yang kita butuhkan untuk perencanaan adalah 4 bulan, maka

  Jadi waktu yang dibutuhkan adalah 26,67 bulan = 27 bulan 67 ,

  26

  0.15

  4 n keseluruha waktu   Rencana Kerja

Work Plan (Rencana Kerja)

• • Work plan adalah jadwal yang dinamis yang

  menyimpan dan melacak semua tugas
• Tuliskan semua tugas beserta informasi penting:
• – Tanggal jatuh tempo
• – Orang yang bertanggung jawab (dalam tugas ini)
• – Daftar hal-hal yang akan dicari / dihasilkan

• • Tuliskan semua tugas menjadi bentuk hirarki angka

  (hal ini dinamakan WBS: work breakdown structure)
• Ada dua tahap dalam membuat work plan:

  

2. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

tiap tugas

Contoh Work Plan

  Informasi Rencana Kerja Contoh Nama Tugas

  Melakukan analisa kelayakan Tanggal dimulai

  1 Mei 2011 Tanggal selesai

  14 Mei 2011 Orang yang ditugaskan Ari, sponsor Hasil yang harus didapatkan Analisa biaya dan keuntungan

  (cost-benefit analysis) Status penyelesaian OPEN (belum dikerjakan) Sumber daya yang dibutuhkan spreadsheet Waktu estimasi

  16 Jam Waktu aktual

  14.5 Jam

Mengidentifikasi Tugas (1)

  Pendekatan dari atas ke bawah

  1. Mengidentifikasi tugas dengan level tertinggi

  3. Identifikasikan hal-hal yang dihasilkan, waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas

  

Mengidentifikasi Tugas (2)

  Dari tahapan daur hidup sistem

  1. Perencanaan

  1. System request

  2. Analisa kelayakan

  2. Analisa

  3. Desain

  4. Implementasi

  Network Planning (Jaringan Kerja) (1)

• • Network planning: Merupakan gambaran grafis

  terperinci yang memperlihatkan hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.
• Latar belakang penggunaan:
• – Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek
• – Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek
• – Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadwal penyelesaian proyek secara menyeluruh

Network Planning (Jaringan Kerja) (2)

• • Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek

  yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll)
• Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain.

• • Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih

  kegiatan

• • Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan

  pada jaringan kerja

• • Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari

  kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek

Simbol dalam network planning

  Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah sumber daya Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa (even). Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan Asumsi dalam Network (1)

  Asumsi dalam Network (2)

  Asumsi dalam Network (3)

Definisi Network

• Finish To Start (FS): penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain
• Start to Start (SS): awal sebuah tugas memicu awal tugas lain
• Finish to Finish (FF): dua tugas harus selesai pada waktu yang bersamaan
• Start to Finish (SF): awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas

• • Early Start (ES): dimulainya aktivitas sesuai jadwal

• Durasi : waktu yang dihabiskan

• • Early Finish (EF): selesainya aktivitas sesuai jadwal

• Late Start (LS): dimulainya suatu aktivitas tapi tidak sesuai jadwal
• Late Finish (LF): selesainya suatu aktivitas tapi tidak sesuai jadwal

  EF = ES + durasi - 1

E E A S F dura si L L

  LS = LF – durasi + 1

  F S

Critical Path Method (CPM)

• CPM: lintasan dimana terdapat aktivitas-aktivitas yang paling banyak memakan waktu, mulai dari permulaan dikerjakannya proyek sampai berakhirnya pekerjaan tersebut.
• CPM disebut juga jalur kritis

  Tujuan dari CPM

• • Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan

  seluruh proyek akan tertunda pula penyelesaiannya

• • Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya bila pekerjaan-

  pekerjaan yang terdapat di lintasan kritis dapat dipercepat pula

• • Pengawasan/pengontrolan hanya dipercepat pada lintasan

  kritis saja, maka pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis:

• – Perlu adanya pengawasan ketat agar tidak tertunda penyelesaiannya

• – Kemungkinan dengan melakukan crash program dapat

  mempersingkat penyelesaian dengan resiko biaya akan bertambah

• • Kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan-pekerjaan yang

  tidak dilalui lintasan kritis. Hal ini memungkinkan bagi manajer untuk merealokasikan / memindahkan pegawai, alat-alat dan biaya pekerjaan-pekerjaan pada lintasan kritis demi efisiensi

  Latihan Network(1) Nama Durasi Hal yang mendahului

  2

• A B

  3 A C

  5 A D

  3 B E

  3 C F

  7 D;E

  1. BUAT JALUR NETWORKNYA

  2. CARI JALUR TERPANJANG / CRITICAL PATHNYA

  2 B

  3 D

  3 F

A

  7 C

  5 E

  3 ABDF = 15

  ACEF = 17 Latihan Network(2) Nama Durasi Hal yang mendahului

  3

• A B

  2 A C

  4 A D

  5 B;c E

  2 C F

  3 D;E

  1. BUAT JALUR NETWORKNYA

  2. CARI JALUR TERPANJANG / CRITICAL PATH

  B D

  2

  5 A F

  3

  3 C E

  4

  2 ABDF = 13 ACDF = 15 ACEF = 12

  Contoh wbs

  Margin of Error dalam estimasi waktu dan biaya Phase Deliverable Estimasi margin of error Biaya (%) Waktu (%)

  Planning System Request 400

  60 Project Plan 100

  25 Analisis System

  50

  15 Proposal Desain System

  25

  10 Specification

  

Bagaimana jika waktu task (tugas)

ternyata melebihi dari estimasi?

• Sesuaikan jadwal
• – Tetap biarkan tugas tetap berjalan, tapi tanggal penyelesaian tetap tidak berubah
Contoh template aktivitas proyek

Aktivitas Komponen aktivitas dura Hal yg

Proyek si mendahul ui

  Planning

  1. Investigasi awal

  2. Perencanaan proyek

  3. Analisa kelayakan

  1. Analisa kelayakan teknis

  2. Analisa kelayakan ekonomis

  3. Analisa kelayakan organisasi

  4. Analisa biaya dan keuntungan (cost & benefit)

  5. Laporan inisiasi proyek Spesifikasi

  1. Analisa sistem

  2. Spesifikasi kebutuhan

  3. Me review dan me revisi spesifikasi kebutuhan

  4. Desain arsitektur

  5. Me review dan me revisi desain arsitektur Desain

  1. Desain fungsional / eksternal

  2. Membuat desain fisik / internal

  3. Me review dan me revisi desain Build

  1. Membuat program

  2. Me review dan me revisi program

  

Mengatur Scope (ruang lingkup)

• Scope creep: penyebab utama dalam masalah pengembangan sistem
• Scope creep terjadi karena new requirement (kebutuhan baru) ditambahkan ke proyek setelah lingkup proyek asli (awal) telah didefinisikan (telah disetujui)
• Untuk menghindari scope creep:
• – Identifikasi requirement (analisa kebutuhan) sebaik mungkin
• – Gunakan dokumen persetujuan perubahan formal
• Ini digunakan agar orang kesulitan dalam meminta perubahan
• – Kenakan biaya untuk perubahan
• Ini digunakan agar orang tidak jadi meminta perubahan
• Kalau scope creep dipaksakan
• – Tetap jangan dilayani, buat jadi sistem versi 2, dan buat proposal baru, karena waktu telah berjalan, kalau sistem tidak jadi tepat waktu, pengembang akan terkena penalti
Timeboxing (1)

• Merupakan teknik manajemen scope
• Timeboxing dapat dilakukan saat tanggal deadline hampir mendekati tapi sistem masih belum selesai banyak
• Maka timeboxing menggunakan cara:
• – Selesaikan fungsi-fungsi yang penting dulu
• – Fungsi-fungsi yang level rendah dibuat selama delivery produk
Timeboxing (2)

• Alasan yang mendasari timeboxing
• – Coba kita pakai Ms. Word, fitur apa yang sering kita pakai?

  Page layout Halaman Image Table Save Print Rata teks Font Page break

• – Dapat disimpulkan, kita memakai Ms.Word hanya menggunakan sebesar 30% fitur
• – Tingkah laku ini sama dalam penggunaan sistem, fungsi sistem hanya akan dipakai sekitar 30%, jadi hanya fungsi-fungsi yang penting saja yang dibuat dulu, sisanya menyusul

Langkah-langkah timeboxing

• Tetap perhatikan tanggal pengiriman sistem
• Prioritaskan fitur yang paling penting
• Bangun sistem inti

• • Tunda fungsi-fungsi yang belum selesai (yang

  prioritas lebih rendah)

• • Kirim sistem dengan sistem yang sudah ada fitur-

  fitur penting

• • Selama masa instalasi dan training pengguna

  sistem, masukkan fungsi-fungsi yang tadi ditunda (yang berarti fungsi tersebut sudah selesai)

  Susunan Kerja Pada

Proyek

(Staffing the project)

Definisi Kunci

• • Susunan kerja pada proyek menjelaskan

  tipe-tipe orang yang bekerja pada proyek

• • Project charter (dokumen otorisasi)

  menjelaskan obyektif dan peraturan- peraturan dalam proyek

• • Pemimpin fungsional mengelola

  kelompok analis

• • Pemimpin teknis mengawasi kemajuan

  dari programer dan staff teknis

  Cara memotivasi pegawai

• • Berikan penghargaan berupa uang

  (bonus, ini tidak disarankan)
• Berikan penghargaan lain:
• – Pengakuan – Prestasi – Responsibility – Kenaikan pangkat
• – Berikan kesempatan untuk belajar ilmu lebih lanjut (disekolahkan atau diikutkan ke pelatihan)

Cara menghindari konflik

• • Definisikan dengan jelas peran dari masing-

  masing pegawai

• • Definisikan dengan jelas rencana proyek (jadwal

  proyek)

• • Tetap pertahankan pegawai yang bisa

  bertanggung jawab

• • Project charter memuat norma dan peraturan

  yang harus ditaati
• Mengembangkan komitmen pada waktu

• • Perkirakan prioritas lain yang dapat

  mempengaruhi proyek

  Reporting Structures

  Atribut susunan pegawai

• • Perkirakan orang yang dibutuhkan dalam

  proyek

• • Sebisa mungkin jangan tambahkan orang

  setelah proyek dimulai
• – Karena jika kita menambahkan pegawai baru, maka kita harus mengajari dari awal, memberitahu skema proyek,dll (waktu akan terbuang banyak)
• – Pegawai yang lain harus menyesuaikan dengan pegawai baru (ini akan mengganggu)
Standarisasi

• Digunakan agar tim proyek dapat bekerja lebih efisien
• Membantu memastikan kualitas
• Contoh:
• – Pemberian nama files
• – Buat form yang mengindikasikan goal yang telah dicapai
Mengelola Resiko (1)

• Beberapa penyebab resiko
• – Personel yang lemah
• sering sakit,
• proyek ini menggunakan bahasa pemprograman baru yang belum dikuasai tim
• – Scope creep (penambahan requirement setelah proyek berjalan)
• – Desain yang jelek
• Desain program
• Analisa yang jelek
• – Terlalu optimistis pada estimasi waktu
Mengelola Resiko (2)

• Buatlah dokumen resiko yang melacak:
• – Resiko potensial
• – Kemungkinan terjadi (likelihood)
• – Dampak potensial terhadap proyek
• – Aksi yang harus dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya likelihood

Contoh template manajemen resiko

  Risk Assesment Document Risk 1 Pengembangan sistem ini sepertinya akan lambat karena programer kita belum familiar dengan Java

  Likelihood of risk Probabilitas resiko sangat tinggi Potential impact pada proyek

  Resiko ini, kemungkinan akan meningkatkan waktu penyelesaian proyek sebesar 50%

  Cara Mengatasi Resiko ini

  1. Rekrut programer java sebelum proyek dimulai

  2. Kirim programer kita untuk pelatihan sebelum proyek dimulai