Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN I
Daftar Pertanyaan :PEDOMAN PERTANYAAN WAWANCARA
a.Dari mana sumber arsip berasal pusat arsip Bank Sumut b.
Bagaimana peranan arsip bagi pusat arsip Bank Sumut c. Bagaimana proses pengelolaan arsip yang dilakukan di Bank Sumut d.
Bagaimana penyusutan arsip pada pusat arsip Bank Sumut e. Apakah manajemen arsip yang dilakukan di Bank Sumut sudah sesuai dengan prosedur f.
Bagaimana pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut g. Berapa jumlah tenaga ahli atau sumber daya manusia (SDM) yang bertugas mengelola arsip di Bank Sumut h.
Apakah SDM sudah memadai atau cukup signifkan antara jumlah tenaga dengan jumlah arsip yang dilakukan dalam mengelola kearsipan di Bank Sumut? i. Apakah SDM mendapatkan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan?
LAMPIRAN III
1. Sejarah Singkat Bank Sumut
Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 Nopember 1961 dengan sebutan BPSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara maka pada tahun 1962 bentuk usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar pada saat itu sebesar Rp.100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara. Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU dirubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara atau disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, JL. Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank, di tahun yang sama modal dasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar.
Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan perkembangan yang sangat signifikan diliat dari kinerja dan prestasi yang di peroleh dari tahun ke tahun, tercatat total asset Bank Sumut mencapai 10,75 Trilyun pada taun 2009 dan menjadi 12,76 Trilyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi Bank Profesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkanya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan peryertaan saham dari pemerintah daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lai seperti penerbitan obligasi, untuk itu modal dasar Bank Sumut kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Trilyun pada tahun 2008 menjadi Rp. 2 Trilyun pada tahun 2011 dengan total asset meningkat menjadi 18,95 Trilyun.
Visi & Misi
Visi Bank Sumut Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat. Misi Bank Sumut
Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance.
4.2. Struktur Organisasi
Struktur organiasasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterpakan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Bank Sumut dapat dilihat pada gambar berikut ini :
LAMPIRAN I
Daftar Pertanyaan :PEDOMAN PERTANYAAN WAWANCARA
j.Dari mana sumber arsip berasal pusat arsip Bank Sumut k.
Bagaimana peranan arsip bagi pusat arsip Bank Sumut l. Bagaimana proses pengelolaan arsip yang dilakukan di Bank Sumut m.
Bagaimana penyusutan arsip pada pusat arsip Bank Sumut n. Apakah manajemen arsip yang dilakukan di Bank Sumut sudah sesuai dengan prosedur o.
Bagaimana pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut p. Berapa jumlah tenaga ahli atau sumber daya manusia (SDM) yang bertugas mengelola arsip di Bank Sumut q.
Apakah SDM sudah memadai atau cukup signifkan antara jumlah tenaga dengan jumlah arsip yang dilakukan dalam mengelola kearsipan di Bank Sumut? r. Apakah SDM mendapatkan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan?
LAMPIRAN II HASIL TRANSKRIP WAWANCARA
1. Hasil Transkrip Wawancara Informan I Wawancara ini diambil pada tanggal 2 September 2014 Pada pukul 10.00 wib.
Bertempat di pusat arsip Bank Sumut. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan pertama disimbolkan dengan I
1. P: “Assalamualaikum…selamat pagi bang?”
I 1: “Waalaikumsalam..dek,selamat pagi juga.” P: “Sebelumnya saya mengganggu waktunya sebentar bang.” I 1: “Oiya gapapa dek,silahkan..” P: “Nama saya tary bang,saya mau tanya-jawab bang disini,apakah boleh? Oiyaa nama abang siapa ya?” I “Boleh dek,silahkan saja.Nama saya Devri”
1:
P: “Jadi begini bang, maksud kedatangan saya kemari mau bertanya tentang arsip disini sekalian ambil data untuk penelitian skripsi.” I 1: “Oh, memangnya skripsi kamu tentang apa? Judulnya apa?” P: “Skripsi saya tentang sistem manajemen kearsipan bang, judulnya Analisis
Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan ANRI pada Bank Sumut. Jadi saya mau nanya-nanya tentang sistem manajemen arsip yang berjalan disini.” I 1: “Iya.Jadi apa yang bisa Abang bantu nih ?” P: “Sebelumnya saya minta maaf bang udah ganggu waktunya, saya mau wawancara sebentar aja kok mengenai sistem manajemen arsip disini. Jadi bagaimana mengelola arsip disini bang?”
I
1 : “Iya benar sekali. Disini pengelolaan arsipnya sudah terautomasi. Abang input datanya
ke aplikasi yang dirancang ANRI.” P: “Oh begitu. Arsip apa saja yang masuk disini bang?” I 1: “Semua arsip nya berasal dari setiap divisi/bidang yang ada pada Bank Sumut.” P: “Dalam format apa saja arsip yang masuk bang?” I : “Semua arsip yang masuk kesini dalam bentuk format tercetak”
1 P: “Bagaimana dengan peranan arsip disini bang?”
I
1 : “Arsip disini kurang begitu diperhatikan,terkadang malah dibiar-
biarkan saja, tanpa dikelola.” P: “Oya bang, apakah prosedur pengelolaan arsip disini sesuai dengan standar opersional prosedur?” I 1: “Sudah sesuai standar operasional prosedur yang ada di bank sumut dek.” P: “Bagaimana pengelolaan arsip disini bang?” I “Pada pusat arsip bank sumut hanya ada 2 orang karyawan yang bekerja di pusat
1:
arsip. Karyawan tersebut memiliki tugas pokok masing-masing dalam pengelolaan dokumen/arsip. Dokumen/arsip yang ada pada Bank Sumut adalah dokumen dalam bentuk tercetak. Pengelolaan dokumen dilakukan sesuai dengan standart operasional prosedur yang berlaku.”
P: “Ok bang. Jadi bagaimana proses peminjaman arsipnya bang?”
I
1 : “Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja, masyarakat umum
lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam.” P: “Berapa lama arsip boleh dipinjam bang?.”
I
1 : “Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih
diperlukan lagi bisa diperpanjang.” P: “Bagaimana pemanfaatan sistem manajamen kearsipan disini bang? I : “Sistem manajemen kearsipan pada bank sumut belum maksimal
1
sepenuhnya dimanfaatkan dengan baik dikarenakan minimnya sumber daya manusia daya yang ahli dalam menangani volume arsip yang begitu banyak,sehingga menghambat proses pengelolaannya.
P: “Bagaimana dengan SDM disini bang? I “Sumber daya manusia inilah kendala utama kami,belum ada yang
1 :
mampu menangani dengan baik.” P: “Baiklah bang kalo begitu. Saya mau nanya lagi nih sedikit dengan karyawan lainnya yang ada disini berkenaan dengan judul skripsi saya.”
I
1 : “Ok dek. Kalau ada lagi yang mau ditanya hubungin Abang aja ya.”
P: “Oke bang. Terimakasih banyak ya bang.”
I
1 : “Iya dek, sama-sama.”
2. Hasil Transkrip Wawancara Informan II Wawancara ini diambil pada tanggal 3 September 2014 Pada pukul 10.00 wib.
Bertempat di pusat arsip Bank Sumut. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan kedua disimbolkan dengan I
2. P: “Siang bang ….”
I 2: “Siang…dek,ada apa ya,ada yang bisa saya bantu?” P: “Iya bang saya mau wawancara sebentar bang untuk melengkapi data penelitian skripsi?” I : “Boleh dek,apa itu yang mau ditanya?”
2 P: “Arsip-arsip yang masuk mulai dari tahun berapa bang ?”
I
2 : “Arsip yang masuk mulai tahun 2005-sekarang.”
P: “Arsip apa saja yang masuk disini bang?” I :“Arsip yang masuk disini adalah arsip yang berasal dari setiap divisi/bidang seperti,
2 arsip nasabah, arsip pegawai, arsip keuangan, arsip produk dan jasa bank,dsb.
P: “Oooo begitu ya bang, Bagaimana dengan peranan arsip disini bang?”
:
I Ya,memang benar arsip memiliki peranan penting bagi bank
2
sumut, cuman kesadaran pentingnya arsip yang tidak ada,sehingga pekerjaannya amburadul.” P: “Begini bang,bagaimana pengelolaan arsip disini bang?”
I
2 : “Arsip yang masuk dari setiap divisi/bidang diperiksa untuk
mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip- arsip tersebut dikelompokkan/diklasifikasi berdasarkan abjad nama divisi/bidang.” P: “Oh… begitu ya bang, bagaimana dengan penyusutan arsipnya bang?” I : “Disini kegiatan penyusutan dilakukan sesuai dengan standart
2 operasional prosedur yang berlaku pada bank sumut”.
P: “Bagaimana pemanfaatan sistem manajamen kearsipan disini bang?
I
2 : “Kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan
baik oleh pusat arsip bank sumut ini.” P: “Berapa jumlah karyawan yang menangani arsip disini bang?”
I
2 : “Hanya ada 2 orang yang bertugas menangani ribuan arsip yang ada
disini,sumber daya manusia merupakan salah satu kendala dalam pengelolaan arsip disini.” P: “Oh begitu ya bang, apakah karyawan disini lulusan kearsipan bang?” I 2: “Disini tidak ada seorang pun karyawan lulusan kearsipan kami hanya karyawan yang dipindahkan dari divisi/bidang lain, kami juga bukan karyawan tetap disini sehingga kami tidak begitu memahami tentang kearsipan. Belum ada pembinaan dan pelatihan kearsipan disini” P: “Apakah SDM sudah memadai atau cukup signifkan antara jumlah tenaga dengan jumlah arsip yang dilakukan dalam mengelola kearsipan di Bank Sumut?”
I “Kalau memadai mungkin belum ya,karena disini kami mengelola
2:
18.000 arsip yang berasal dari setiap divisi/bidang maupun cabang- cabang yang ada.Terkadang pun pekerjaan kami terbengkalai dek.” P : “Banyak ya bang arsip yang dikelola?”
I
2 : “Yagitula dek,namanya juga tugas.”
P: “Baikla bang kalau begitu,terima kasih banyak atas waktu luangnya.” I 2: “Iya dek gapapa kok,sama sama senang saya bisa membantu kamu.” P: “Ok deh bang…”
I
2 : “Ok dek.”
3. Hasil Transkrip Wawancara Informan III Wawancara ini diambil pada tanggal 04 Maret 2013 Pada pukul 10.00 wib.
Bertempat di PUP I tepatnya di gedung sentral arsip. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan ketiga disimbolkan dengan I
3. P: “Permisi bang, selamat pagi…..”
I 3: “Pagi. Ini dengan siapa ya? Dan ada perlu apa kemari?” P: “Nama saya tary bang. Saya mahasiswa Universitas Sumatera Utara sedang melakukan penelitian skripsi. Maksud kedatangan saya kemari ingin melakukan wawancara untuk melengkapai data-data yang saya butuhkan bang.”
I 3: “Oh begitu, iya silahkan saja. Semoga saya bisa bantu kamu dalam melengkapi data tersebut.” P: “Terimakasih bang, sebelumnya maaf saya udah ganggu waktunya. Nama Abang siapa?”
I
3 : “Nama saya Indra.”
P: “Baik bang, makasih. Pertama saya mau nanya apa saja jenis arsip yang ada disini bang?” I : “Ada 2 jenis,yaitu : arsip aktif dan arsip in-aktif.”
3 P: “Arsip disini berasal dari setiap divisi/bidang ya bang?”
I
3 : “Memang benar arsip nya berasal dari setiap divisi/bidang yang ada disini.Semuanya
dalam bentuk tercetak” P: “Bagaimana dengan peranan arsip disini bang?”
I
3 : “Arsip memang penting tapi disini,tapi nyatanya begini kurang
diperhatikan dan masih belum ada kesadaran tentang pentingnya arsip sehingga masih ada yang menumpuk disana-sini.” P: “Bagaimana proses pengelolaan arsip disini ya bang?”
I
3 : “Arsip yang masuk pertama-tama dilakukan pemilahan, penjilidan,
Setelah itu datanya diinput ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak dokumen/arsip.Terkadang pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada disini sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali.” dan kemudian dimasukkan kedalam kotak dan kemudian disusun ke rak.”
P: “Bagaimana dengan proses peminjamannya bang?”
I
3 : “Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan diperusahaan
disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.” P: “Oh begitu. Tugas abang disini apa ya?”
I
3 : “Disini Abang menangani arsip yang sudah dipilah atau dikelompokkan berdasar tanggal masuk dan kemudian Abang lakukan penjilidan serta menuliskan no.
dokumen, nama vendor dan tanggal masuk pada jilid arsip. Setelah bang Wawan yang akan input datanya dan Abang lagi yang menyusunnya ke rak.” P: “Bagaimana dengan penyusutan arsip disini bang?”
I
3 : “Disini pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 2 tahun sesuai
dengan pedoman jadwal retensi arsip yang berlaku.” P: “Bagaimana pemanfaatan sistem manajamen kearsipan disini bang?
I
3 : “Sama dengan pernyataan abang diatas, kalau sistem manajemen
kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik sehingga kegiatannya agak terbengkalai disini.” P: “Berapa jumlah karyawan disini bang, apakah sudah memadai?”
I
3 : “Karyawan yang menangani ribuan arsip disini hanya berjumlah 2
orang saja. Sehingga dalam manajemen kearsipanya sangat terbengkalai dan menyebabkan arsip menumpuk dan belum dikelola dengan baik.Sebenarnya kami tidak sanggup mengelola ribuan arsip yang ada pada pusat arsip karena jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dan tidak memiliki kemampuan di bidang kearsipan.”
P : “Apakah SDM disni merupakan lulusan kearsipan?” I “ Tidak ada....karena saya yang mengelola arsip di pusat arsip bank
3 : bukan lulusan kearsipan.”
P: “Apakah SDM pernah mengikuti pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan latihan?”
Kami juga tidak pernah mengikuti pembinaan/pelatihan seperti yang
I
3 : disebutkan tadi.”
P: “Ok bang kalau begitu. Terimakasih banyak atas waktunya ya bang.” I 3 : “ Ok dek,sama-sama.