Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara

ANALISIS PEMANFAATAN SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) PADA BANK SUMUT

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang Studi Perpustakaan dan Informasi

Oleh

Rr BTARY KEUMALA NADYA 100709014

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S-1 FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2014

ABSTRAK

Rr Btary Keumala Nadya, 2014. Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan pada pusat arsip Bank Sumut.Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut.Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem manajemen kearsipan belum sepenuhnya berjalan dan diterapkan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena karena kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip-arsip yang ada pada pusat arsip bank sumut, pengelolaan arsip yang belum terkelola dengan baik dan belum tertata rapi sesuai dengan prosedur yang ada sehingga agak sulit dalam penemuan kembali, kendala yang dihadapi oleh pusat arsip bank sumut adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki potensi dalam mengelola arsip-arsipnya, serta belum pernah dilakukan pendidikan maupun pelatihan bagi sumber daya manusia (SDM) pada pusat arsip bank sumut.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala kasih karunia, petunjuk dan rahmat- Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi sebagai tugas akhir penulis yang merupakan syarat dalam menyelesaikan pendidikan dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Adapun judul dari skripsi ini adalah “Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut.”

Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar – besarnya kepada orang tua Ayahanda dan Ibunda tercinta, R Bambang Soedjiartono,SH dan Ir.Hj Indriyani Nasution, yang telah mencurahkan kasih sayang, mendidik, mengarahkan, mendukung, mendoakan, serta memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Beserta adik-adik tercinta Rr Diajeng Fierza Amarya dan Rr Meidy Irzha Adewidya yang juga ikut serta dalam mendoakan dan menyemangati penulis.

Skripsi ini dapat selesai atas dukungan, arahan, dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenankanlah penulis menyampaikan rasa terimakasih sebesar – besarnya dengan ketulusan hati kepada :

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Irawati A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dra. Zaslina Zainudin, M.Pd selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dengan penuh kesabaran dan motivasi kepada penulis, serta meluangkan waktu sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

4. Bapak Ishak SS, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan saran dan petunjuk kepada penulis, dan bersedia meluangkan waktu sehingga skripsi ini dapat selsesai.

5. Ibu Hotlan Siahaan S.sos, M.I.Kom selaku penguji I yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.

6. Bapak Abdul Hafiz Harahap S.sos, M.I.Kom selaku penguji II yang telah banyak memberikan masukan lewat saran kepada penulis.

7. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku dosen pembimbing akademik yang memberikan dorongan dan masukan kepada penulis.

8. Kepada seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan.

9. Kepada Kepala dan staf pada pusat arsip Bank Sumut yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian ini terutama dalam hal pengambilan data.

10.Kepada Abangda Yudi Purnomo yang selaku staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang memberikan banyak bantuan kepada penulis.

11.Kepada seluruh keluarga yang telah memberikan banyak motivasi dan dukungan agar skripsi ini dapat diselesaikan dengan sebik-baiknya.

12.Kepada sahabat – sahabat penulis Jenny Rosalina Situmorang, Anggi Permata Sari, Nurul Pratiwi, Vinny Zega, Rizky Eka, Desi Barus, Nurul Utami, dan Yudika Stefany yang selalu memberikan dukungan, doa, waktu serta bantuan kepada penulis sampai penelitian ini berakhir.

13.Kepada teman – teman angkatan 2010 Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan dalam berbagai hal, baik dari hasil penulisan, penyajian, serta penguraian isinya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda, kepada pihak – pihak yang membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pihak – pihak yang membutuhkannya.

Medan,September 2014

Penulis

Rr Btary Keumala Nadya NIM 100709014

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1... Latar Belakang Masalah ... 1

1.2_... Rumusan Masalah ... 4

1.3 Tujuan Penelitian ... 4

1.4_... Manfaat Penelitian ... 5

1.5_... Ruang Lingkup Penelitian... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

2.1 Arsip ... 6

2.1.1 Jenis Arsip ... 7

2.1.2 Peranan Arsip ... 8

2.1.3 Fungsi Arsip ... 8

2.1.4 Alur Hidup ... 8

2.1.5 Klasifikasi Arsip ... 11

2.1.6 Penyusutan Arsip ... 12

2.1.7 Jadwal Retensi Arsip ... 12

2.2 Kearsipan ... 13

2.2.1 Tujuan Kearsipan ... 14

2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan ... 14

2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan ... 16

2.2.4 Sumber Daya Manusia... 16

2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia ... 17

2.3.1 Tugas Pokok ... 17

2.3.2 Kewenangan ... 18

2.3.3 Pemanfaatan ... 19

BAB III METODE PENELITIAN . ... 20

3.1 Metode Penelitian ... 20

3.2 Lokasi Penelitian ... 20

3.3 Proses Penelitian ... 21

3.3.1 Mengidentifikasi Informan ... 21

3.3.2 Menentukan Informan ... 21

3.4 Sumber Data ... 21

3.5 Analisis Data ... 22

3.6 Tekhnik Pengumpulan Data ... 23

3.6.1 Observasi ... 23

3.6.2 Wawancara ... 23

3.6.3 Dokumentasi ... 24

3.7 Keabsahan Data ... 25

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN. ... 26

4.1 Karakteristik Informan ... 26

4.2 Kategori ... 27

4.2.1 Sumber Arsip ... 27

4.2.2 Peranan Arsip ... 30

4.2.3 Proses Pengelolaan Arsip... 32

4.2.4 Penyusutan Arsip... 35

4.2.5 Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan...37

4.2.6 Sumber Daya Manusia………...……38

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian...41

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...42

5.1 Kesimpulan ... 42

5.2 Saran ... 42

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Siklus Hidup Arsip ...10

Gambar 2 Divisi Bank Sumut ...26

Gambar 3 Divisi Umum ...28

Gambar 4 Bentuk Arsip ...28

Gambar 5 Arsip yang belum dikelola ...30

Gambar 6 Standar Operasional Perusahaan ...32

Gambar 7 Tempat penyimpanan arsip ...33

Gambar 8 Arsip yang belum dimusnahan ...35

Gambar 9 Kepala Pusat Arsip Bank Sumut ...39

Gambar 10 Bersama Kepala Pusat Arsip ...39

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Karakteristik Informan………26

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara………44 Lampiran 2 Hasil Transkrip Wawancara………45 Lampiran 3 Sejarah Singkat Bank Sumut………..53

ABSTRAK

Rr Btary Keumala Nadya, 2014. Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan pada pusat arsip Bank Sumut.Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut.Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem manajemen kearsipan belum sepenuhnya berjalan dan diterapkan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena karena kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip-arsip yang ada pada pusat arsip bank sumut, pengelolaan arsip yang belum terkelola dengan baik dan belum tertata rapi sesuai dengan prosedur yang ada sehingga agak sulit dalam penemuan kembali, kendala yang dihadapi oleh pusat arsip bank sumut adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki potensi dalam mengelola arsip-arsipnya, serta belum pernah dilakukan pendidikan maupun pelatihan bagi sumber daya manusia (SDM) pada pusat arsip bank sumut.

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi adalah arsip, karena arsip merupakan dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. _{Arsip-arsip yang diolah dengan baik dan benar, saat dibutuhkan dapat dengan mudah,}

cepat, dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.

Kearsipan merupakan proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan arsip menurut sistem tertentu. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor dan atau perusahaan yang berguna untuk kelancaran operasional kantor/perusahaan tersebut. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Dari data kearsipan akan memudahkan kantor/perusahaan mencari warkat atau surat-surat dan dokumen untuk kepentingan pekerjaannya.

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik. Kemajuan teknologi modern membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang bahwa segala sesuatu tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu di dunia perusahaan, pemerintahan, atau swasta.

Seperti diketahui, dengan perkembangan era globalisasi di dunia membuat semua perubahan di berbagai bidang. Perubahan antara lain menyangkut penggunaan tehnologi informasi di berbagai bidang seperti kantor dan perusahaan. Baik untuk kepentingan bisnis dan atau pun kepentingan administrasi perkantoran. Salah satunya perubahan yang paling penting disini menyangkut sistem informasi kearsipan dan dokumen. Banyak perubahan yang dilakukan dari sistem yang berjalan dengan penggunaan secara manual menjadi sistem digital dan otomatisasi sistem perkantoran. Tentu saja, perubahan juga terjadi dalam pengelolaan kearsipan dan dokumen di perkantoran dan atau pun di perusahaan.

Bank Sumut adalah bank pembangunan daerah bersifat devisa yang didirikan pada tanggal 4 November 1961 oleh pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan pemerintah kabupaten/kota se Sumatera Utara. Bank Sumut dibentuk dengan status Perseroan Terbatas. Bank Sumut kemudian dialihkan menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) pada tahun 1965 sebelum dikembalikan statusnya sebagai Perseroan Terbatas pada tahun 1999. Bank Sumut termasuk dalam jajaran Bank Pembangunan Daerah yang memiliki aset terbesar, saat ini asetnya telah mencapai 27 triliun dengan dukungan 200 unit kantor yang terdiri dari Kantor Cabang Utama, Kantor Cabang, Cabang Pembantu, Cabang Unit Mikro serta payment point, dengan cakupan wilayah kerja hingga DKI Jakarta (Cabang Atrium Senen, Cabang Melawai dan Capem Tanah Abang. Bank Sumut merupakan salah satu bank yang memiliki arsip yang cukup banyak sehingga memerlukan wadah untuk mengelola, menyimpan, dan mengawasi sesuai dengan kegiatan kearsipan. Bank Sumut memiliki jumlah arsip sekitar 8.904 item pada kantor pusat dan 9.100 item per April 2014 pada kantor cabang. Arsip pada bank Sumut terbagi atas 2 yaitu, arsip aktif dan arsip inaktif. Adapun arsip yang ada pada Bank Sumut yaitu, Arsip Pegawai, Arsip Per Divisi/Bidang Pekerjaan, Arsip Nasabah.

Arsip Nasional Republik Indonesia yang dikenal dengan singkatan ANRI. ANRI merupakan lembaga yang berperan penting dalam membantu Bank Sumut untuk membenahi dan menangani seluruh arsipnya. Dari sistem yang masih manual menjadi sistem komputerisasi yang lebih praktis digunakan sejak tahun 2005. ANRI bekerja sama dengan Bank Sumut untuk membenahi kegiatan kearsipan yang sedang berjalan. ANRI memberikan satu aplikasi yang dirancang untuk mengatur, mengelola, menyimpan arsip, serta kegiatan arsip lainnya yang disebut dengan SIPA (Sistem Informasi Pusat Arsip). Perubahan yang terjadi meliputi

pengelolaan dari sistem manual menjadi sistem berbasis digital. ANRI menyimpan file yang bersifat nasional sebagai dokumen penting, baik sebagai dokumen arsip Negara, dan bagi perusahaan atau perkantoran sebagai dokumen arsip yang inheren dan urgen bagi perusahaan atau perkantoran.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut belum maksimal sepenuhnya, diduga karena kurangnya Sumber Daya Manusia dalam mengelola dan menangani arsip-arsip yang ada pada Bank Sumut,sehingga menghambat pengeloaan dokumen yang menyebabkan banyak dokumen-dokumen yang berserakan dan tidak tersusun rapi sesuai dengan prosedur yang ada. Padahal sebaiknya arsip-arsip tersebut tidak berserakan dan tersusun rapi sesuai prosedur yang ada agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali, dikarenakan arsip menjadi bagian yang sangat penting dan vital bagi sebuah organisasi/perusahaan.

Sebagai contoh, saat ini pengelolaan kearsipan yang dilakukan di Bank Sumut hanya menggunakan tenaga sebanyak 3 (tiga) orang saja. Satu orang sebagai pimpinan yang bertanggung jawab dalam mengelola dan 2 (dua) orang bertugas membantu pengelolaan sekitar 18.000 arsip yang ada pada pusat arsip, sehingga kegiatan kearsipan terbengkalai yang menyebabkan banyak dokumen-dokumen yang berserakan dan tidak tersusun rapi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Mengingat begitu pentingnya sistem manajemen kearsipan pada Bank Sumut, penulis tertarik untuk meneliti sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut. Selain itu, kurangnya tenaga sumber daya manusia (SDM) juga merupakan kendala dalam pengelolaan sistem manajemen kearsipan dan dokumen di Bank Sumut. Pemanfaatan disini bermakna sebagai penggunaan sistem kearsipan yang dilakukan dalam pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan secara global dari ribuan arsip Bank Sumut.

Alasan yang telah diuraikan di atas menjadikan motivasi dan keinginan kuat penulis untuk melakukan penelitian dan mengambil judul yang berhubungan dengan masalah kearsipan dan dokumen di Bank Sumut.

Seperti telah dikemukan sebelumnya tentang judul skripsi yaitu mengenai, “Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah sebagai berikut:

Bagaimanakah pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian dan penulisan ini adalah Untuk mengetahui Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut.

1.4. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi :

1. Bank Sumut, Sebagai bahan masukan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut.

2. Peneliti bahan acuan bagi penelitian dengan topik yang sama.

3. Penulis sebagai penambah wawasan dan pemahaman penulis tentang mengenai pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia pada Bank Sumut.

1.5. Ruang Lingkup

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis membatasi ruang lingkup studi ini untuk memudahkan proses pelaksanaan penelitian. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah analisis sistem manajemen kearsipan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia pada Bank Sumut meliputi, pengelolaan dokumen/arsip,sumber daya manusia.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip

Arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan suatu lembaga.

Istilah arsip meliputi tiga pengertian,yaitu:

a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan;

b. Gedung/ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen;

c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Barthos (2007:1) menyatakan bahwa:

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Menurut Martono (1990:10) bahwa pengertian “arsip pun bukan terbatas pada surat, tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc computer”.

Menurut Lasa HS (2009:316) bahwa “arsip merupakan berkas pranata umum maupu swasta yang perlu disimpan dengan sistem tertentu secara permanen”.

Arsip menurut Gie yang dikutip oleh Sutarto (1983:68) adalah “suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.

MenurutUU No. 43 tahun 2009 menyatakanbahwa:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan pendapat di atas bahwa definisi arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc komputer yang disimpan secara sistematis dengan sistem tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.

2.1.1 Jenis Arsip

Arsip memiliki penggolongan yang berbeda-beda sesuai dengan fungsinya. Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda.Menurut Widjaja (1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai

menurun.

c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.1.2 Peranan Arsip

Setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut:

a. Alat utama ingatan organisasi

b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

Dari pendapat di atas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pada setiap kegiatan organisasi atau instansi.

2.1.3 Fungsi Arsip

Wursanto (1991:28) menyebutkan fungsi dan kegunaan arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:

d. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. e. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai

menurun.

f. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.1.4 Alur Hidup Arsip

Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja.

Bukan hanya manusia dan mahluk hidup lainnya saja memiliki daur hidup, arsip pun memiliki daur hidup yang menjelaskan tentang siklus arsip tersebut bagi organisasi. Seperti diketahui bahwa arsip memegang peranan penting dalam kelancaran kegiatan organisasi/lembaga/institusi yaitu sebagai informasi dan sebagai pusat ingatan.

Martono (1990 : 10) menyebutkan pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Tahap tersebut ialah, tahap penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement).

1. Tahap Penciptaan

Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi. Semakin beragam atau kompleks tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi akan semakin beragam pula data dan informasi yang terkandung di dalamnya. Data dan informasinya akan mencerminkan tindakan tersebut. Ini

menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisasi.

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan

Pada tahap kedua ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan. Data dan informasi yang terkandung di dalam arsip diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan kepentingan lainnya. Agar arsip dapat digunakan, arsip yang terdiri dari bermacam-macam tipe dan jenisnya itu perlu dikelola dengan baik dan benar. Arsip perlu diorganisir secara logis dan sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan. Pada tahap kedua ini ada beberapa proses kegiatan yang dilakukan agar arsip dapat disediakan sewaktu-waktu diperlukan. Kegiatan yang dimaksud meliputi: pengurusan surat (mail handling), penataan berkas dan penemuan kembali (filing and retrieval).

3. Tahap Istirahat

Pada tahap istirahat arsip sudah mulai jarang diperlukan organisasi sebagai berkas kerja. Arsip tidak lagi secara terus menerus digunakan, karena urusannya telah selesai. Arsip diperlukan hanya sekali waktu. Pada tahap inilah arsip mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya, agar tidak memiliki nilai kegunaan atau menyimpan arsip secara permanen dengan menyerahkan kepada Arsip Nasional.

Tujuan penyusutan arsip antara lain untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan ruangan, peralatan dan tenaga. Tujuan lain adalah:

a. Pendayagunaan arsip sebagai berkas kerja

b. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi

c. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

Selanjutnya menurut Sedarmayanti (1992:17) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu:

a. Tahap penciptaan arsip. Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.

b. Tahap pengurusan dan pengendalian. Merupakan tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

c. Tahap referensi. Merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

d. Tahap penyusutan. Merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.

e. Tahap pemusnahan. Merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.

f. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip in-aktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

g. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

Gambar 1. Siklus Hidup Arsip Sumber: Sedarmayanti (1992:17)

2.1.5 Klasifikasi Arsip

Menurut Sulistyo-Basuki (1992:88) bahwa klasifikasi adalah deskripsi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas documenter yang digunakan.

Widjaja (1986:133) menyatakan bahwa klasifikasi atau penggolongan merupakan pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat

sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah saat dibutuhkan.

2.1.6 Penyusutan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipandalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

Menurut Martono (1994:35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Angka pemakaian b) Jadwal retensi c) Nilai kegunaan arsip d) Pemindahan arsip e) Pemusnahan arsip

Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.

2.1.7 Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip merupakan kegiatan pemusnahan arsip yang dilakukan dalam memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut berguna atau tidaknya. Menurut Sedarmayanti (2003:103) jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif)

2.Jangka waktu penyimpanan masing-masing/ sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.

Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah:

1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

2.2 Kearsipan

Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Menurut Wursanto (1991:216) mengemukakan bahwa:

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.

Sedangkan Menurut Sedarmayanti (2003) “kearsipan adalah sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perorangan, badan swasta, atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di kemudian hari”.

Berdasarkan kedua pendapat di atas bahwa Kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di

2.2.1 Tujuan Kearsipan

Kearsipan mempunyai andil yang cukup penting bagi setiap kantor atau lembaga. Disampig sebaai pusat informasi, kearsipan diperlukan dalam rangka pengawasan kegiatan.

Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

2. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat

3. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan. 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip. 6. Untuk menjaga kelestarian arsip.

7. Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan.

Barthos (2007:12) menyatakan bahwa “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintahan”.

2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan

Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola, menyusun, menjaga, merawat arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan memori/”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan. Baik organisasi publik maupun swasta perlu atau sangat dianjurkan untuk mengelola, mengatur arsip ( baik berupa tulisan, film, rekaman, gambar, dan lain sebagainya) yang mereka terima ataupun yang mereka keluarkan selama kegiatan keorganisasian tersebut berlangsung.

Amsyah (1992:4) mengemukakan bahwa:

Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.

Pendapat lain dikemukakan oleh Suraja (2006:62) bahwa:

Manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.

Sedangkan menurut Patricia dalam Martono (1997:23) bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate disposition or permanent storage of a records” (pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanen).

Proses dari sistem manajemen kearsipan itu semua menunjukkan daur hidup arsip. Selama fase proses, input (data, informasi, arsiparis, perlengkapan, uang) diproses melalui sistem dan memberikan output yang berupa arsip.

Selanjutnya Menurut Ricks (1992:14) “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (life cycle of a records)”.

Berdasarkan pendapat di atas bahwa manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip.

2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan

Manajemen arsip memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip relevan dan tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan

pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:

a. Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien. b. Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang

mahal ke tempat yang lebih murah.

c. Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.

Menurut Wursanto(1991:16) Kearsipan adalah “proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.

2.2.4 Sumber Daya Manusia

Suatu instansi/organisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi instansi/perusahaannya. Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya.

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Bank Sumut No.333/2005, untuk mengelola dokumen/arsip perusahaan secara cepat, tepat, dan bertanggung jawab diperlukan sumber daya manusia dengan persyaratan sebagai berikut:

a. Pendidikan Diploma Asip/Umum yang pernah mengikuti Diklat Kearsipan/minimal SMA b. Berbadan Sehat

c. Memiliki dedikasi dan loyalitas terhadap tugas

d. Memiliki motivasi untuk menjadi arsiparis/petugas kearsipan e. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumen/arsip. Adapun tugas pokok pengelola dokumen/arsip adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan kegiatan penataan dokumen/arsip b. Melaksanakan pengolahan dokumen/arsip c. Melaksanakan penyimpanan dokumen/arsip d. Melaksanakan kegiatan layanan dokumen/arsip

e. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi pengelolaan dokumen/arsip f. Memberikan teguran bag yang tidak melaksanakan pengelolaan dokumen

Tanggung jawab pengelola dokumen/arsip

a. Menjamin terselengaranya kegiatan pengelolaan dokumen/arsip perusahaan secara baik dan benar

b. Bertanggungjawab terhadap keamanan dokumen/arsip baik fisik maupun kebocoran informasi

Pembinaan sumber daya manusia

Untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber daya manusia dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan,maka perlu adanya pendidikan dan pelatihan di bidang kearsipan bagi sumber daya manusia keasipan di lingkungan PT. Bank Sumut

2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat: ANRI) merupakan salah sat Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian diubah menjadi 43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan ini karena itu ANRI juga berperan sebagai pembina Kearsipa dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatka pertanggungjawaban hilangnya berbudaya.

Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggung jawab kepada Presiden”.

2.3.1 Tugas Pokok

ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan ini karen

Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dan sebagai bukti sejarah perjuangan bangsa”.

2.3.2 Kewenangan

Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa:

1. Penyusunan rencan

2. Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan pembangunan secara makro

3. Penetapan sistem

4. Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

2.3.3 Manfaat

ANRI sangatlah berperan penting guna membina dan membenahi kearsipan yang berada pada organisasi/instansi. ANRI memiliki fungsi menyelamatkan dan melestarikan arsip sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi/ instansi.

Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai manfaat sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional;

b. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis;

c. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan;

d.Menampung, menyimpan, dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dan Badan-badan lainnya; e. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari

badan-badan swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional;

f. Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan,penelitian, dan kepentingan umum;

g. Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badan-badan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.

BAB III

METODE PENELITIAN

Menurut Sugiyono (2009 : 6) Metode penelitian “merupakan suatu metode yang digunakan untuk meyelidiki suatu masalah yang dibuktikan secara alamiah untuk memperoleh data dan untuk mengetahui hasil akhir dari sebuah penelitian”. Metode penelitian dapat diartikan sebagai cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid dengan tujuan dapat ditemukan, dikembangkan, dapat dibuktikan suatu pengetahuan tertentu sehingga pada gilirannya dapat digunakan untuk memahami, memecahkan, dan mengantisipasi masalah.

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Nazir (2011:54) “Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang”. Pendekatan kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Dalam penilitian ini peneliti hanya menggambarkan keadaan atau suasana yang sebenarnya terjadi pada saat sekarang, dalam hal ini mekanisme sebuah proses berdasarkan survei yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.

3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Pelaksanaan Penelitian

Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Bank Sumut yang beralamat di Jl. Imam Bonjol No.18 Medan. Sedangkan waktu pengambilan data dilakukan pada bulan April 2014.

3.3 Proses Penelitian

Adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

3.3.1. Mengidentifikasi Informan

Informan merupakan orang yang benar-benar mengetahui permasalahan yang akan diteliti dan bersedia memberikan informasi kepada peneliti. Dalam penelitian kualitatif, informan sangat memiliki posisi terpenting sebagai nara sumber dalam penelitian. Informan merupakan

tumpuan pengumpulan data bagi peneliti dalam mengungkap permasalahan penelitian (Sutopo 2002, 50).

Informan dalam penelitian ini adalah petugas yang mengelola arsip yang ada pada Pusat Arsip Bank Sumut.

3.3.2. Menentukan Informan

Penentuan informan dalam penelitian ini adalah memilih informan yang dianggap mengetahui dan mampu memberikan keterangan terhadap masalah yang diteliti. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif. Purposive sampling adalah “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu (Sugiyono, 2006, 61).’’ Maka informan dalam penelitian ini adalah para pegawai adalah 3 orang pegawai di Pusat Arsip Bank Sumut.

3.4 Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian adalah :

a. Data primer, data yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara kepada pegawai di Pusat Arsip Bank Sumut

b. Data sekunder, data yang mendukung data primer yang bersumber dari jurnal, buku, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah penelitian.

3.5 Analisis Data

Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain. Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan diantara adalah sebagai berikut:

1. Reduksi data

Reduksi data menurut Miles dan Huberman ( 1992, 16) sebagaimana ditulis Malik diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyerdehanaan, pengabstrakan, dan transformasi data ”kasar” yang muncul dari catatan-catatan tertulis dilapangan.

2. Display Data

Display data diartikan sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Dengan penyajian data, penulis akan dapat memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan berdasarkan pemahaman tentang penyajian data. Pada penelitian ini penulis mengumpulkan data dari informan di Pusat Arsip Bank Sumut, setelah mengumpulkan data tersebut, penulis kemudian mencoba memahami data yang telah didapat dari informan tersebut, kemudian penulis menyajikan data yang telah didapat dari informan, yang dimana datanya berupa kegiatan sistem manajemen kearsipan pada Bank Sumut.

3. Mengambil Kesimpulan dan verifikasi

Sejak semula peneliti berusaha mencari makna data yang dikumpulkannya. Untuk itu ia mencari pola, tema, hubungan, persamaan, hal-hal yang sering timbul, hipotesis, dan sebagainya. Jadi dari data yang diperolehnya dapat mencoba mengambil kesimpulan. Kesimpulan itu mula-mula masih sangat tentative, kabur dan diragukan, akan tetapi dengan bertambahnya data, maka kesimpulan itu lebih berkembang. Jadi kesimpulan senantiasa harus diverifikasi selama penelitian berlangsung. Pada penelitian ini penulis menarik kesipulan dari hasil observasi dan wawancara terhadap informan, kemudian untuk lebih menguji kebenaran dari data tersebut, maka data tersebut di verifikasi sehingga penulis mendapatkan data yang akurat dan interpretasi data yang jelas.

3.6 Teknik Pengumpulan data

Pengumpulan data merupakan langkah yang sangat penting dalam suatu penelitian.Metode pengumpulan data merupakan bagian instrument pengumpulan data yang sangat menentukan keberhasilan atau tidaknya suatu penelitian. Dalam pengumpulan data penelitian, teknik yang digunakan adalah observasi,wawancara,dan dokumentasi.

3.6.1 Observasi

Sugiono (2009 : 203) mengemukakan bahwa:

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan

kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.

Observasi yang dimaksud adalah peneliti mencatat informasi yang dilihat selama penelitian berlangsung. Observasi yang dilakukan adalah pengamatan yang dilakukan di Pusat Arsip Bank Sumut.

3.6.2 Wawancara

Salah satu teknik pengumpulan data ialah dengan wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Menurut Sugiono (2009 : 194) mengemukakan bahwa:

Wawancara adalah teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi”.

Selanjutnya menurut Sugiono (2009 : 138), wawancara dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Wawancara Tersruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Oleh karena itu dalam melakukan wawancara, pengumpulan data telah menyiapkan insetrument penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan.

2. Wawancara Tidak Terstruktur

Wawancara tidak terstuktur adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk mengumpulkan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.

Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini adalah wawancara mendalam melalui wawancara terstruktur yaitu dengan menggunakan wawancara menggunakan pedoman wawancara yang tersusun secara sistematis dan lengkap untuk mengumpulkan datanya. Wawancara akan dilakukan dengan pegawai di Pusat Arsip Bank Sumut.

3.6.3 Dokumentasi

Menurut Gulo (2002, 123) Dokumentasi adalah metode pengumpulan data dengan cara mencatat berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. Peneliti melakukan pencatatan informasi di Pusat Arsip Bank Sumut yang di dapatkan dari informan pada saat observasi dan wawancara berlangsung, serta penulis melengkapi dengan foto-foto yang diambil pada Pusat Arsip Bank Sumut.

3.7 Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Menurut Patton (2002:555) yang dikutip oleh Pawito (2007:99) ) “jenis teknik triangulasi, yaitu triangulasi data/triangulasi sumber, triangulasi metode, triangulasi teori, dan triangulasi peneliti.’’

Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil observasi. Peneliti dalam hal ini mewawancarai informan yakni kepala pengelola pusat arsip Bank Sumut serta para pegawai fungsional di Bank Sumut tersebut untuk mendapatkan data yang lebih lengkap. 2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel, jurnal, dan buku.

3. Triangulasi Metode

Triangulasi metode, yaitu menggunakan 2 strategi; (1) pengecekan terhadap derajat kepercayaan penemuan hasil penelitian dengan beberapa teknik pengumpulan data, penulis melakukan wawancara dan observasi terhadap informan di pusat arsip Bank Sumut, (2) pengecekan derajat kepercayaan beberapa sumber data dengan metode yang sama.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan

Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Pusat Arsip Bank Sumut dan Staf di bagian Pusat Arsip Bank Sumut. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 : Karakteristik Informan

Informan pertama (I1) adalah responden yang berhasil diwawancarai dengan perkenalan

pendekatan terlebih dahulu, begitu juga dengan responden I2 dan I3. Kemudian diminta waktu

dan kesediaannya untuk diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan pada penelitian dan yang dilakukan melalui wawancara. Setelah perkenalan barulah dilakukan wawancara. Wawancara berlangsung secara informal, dimana wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan wawancara secara mendalam. Suasana dan kondisi wawancara bersifat alamiah artinya apa adanya dan tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan tidak formal (informal). Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.

Untuk informan selanjutnya, penulis terus berusaha untuk mencari keterangan yang lebih jelas dan lengkap. Informan yang akan diwawancarai selanjutnya adalah hasil dari pengembangan wawancara sebelumnya yang merekomendasikan penulis untuk menemui informan yang lainnya untuk mendapatkan hasil yang lebih mendalam.

Kode Status

I1 Kepala Pusat Arsip Bank Sumut

I2 Staf

4.2. Kategori

Setelah melakukan wawancara peneliti menyusun kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori sebagai berikut:

4.2.1 Sumber Arsip

Sumber arsip merupakan asal arsip itu bermula, dari dalam perusahaan. Pada Pusat Arsip Bank Sumut arsip itu sendiri berasal dari setiap bagian/divisi yang ada di perusahaan. Bentuk arsip yang diserahkan adalah dalam format tercetak. Hal ini sesuai dengan pernyataan beberapa informan sebagai berikut :

I1 : “Semua arsip nya berasal dari setiap divisi/bidang yang ada pada Bank Sumut.

Gambar 2. Divisi Bank Sumut

Berdasarkan pernyataan informan pertama (I1) diatas dapat dijelaskan bahwa arsip-arsip

yang dikelola oleh Pusat Arsip Bank Sumut adalah arsip yang berasal/bersumber dari setiap divisi/bidang dari perusahaan tersebut.

I2 : “Arsip yang masuk disini adalah arsip yang berasal dari setiap divisi/bidang seperti,

arsip nasabah, arsip pegawai, arsip keuangan, arsip produk dan jasa bank,dsb. I3 : “Memang benar arsip nya berasal dari setiap divisi/bidang yang ada disini.Semuanya

dalam bentuk tercetak”

Berdasarkan beberapa pernyataan informan diatas, terlihat bahwa arsip-arsip yang dikelola oleh Pusat Arsip Bank Sumut adalah arsip yang berasal/bersumber dari setiap divisi/bidang. Arsip-arsip diserahkan oleh divisi/bidang kepada Pusat Arsip Bank Sumut untuk dikelola.Pada Bank Sumut terdapat beberapa divisi/bidang pekerjaan yaitu,

a. Divisi Umum,

b. Divisi Sumber Daya Manusia, c. Divisi Administrasi dan Keuangan, d. Divisi Kepatuhan,

e. Divisi Treasury, f. Divisi Pengawasan,

g. Divisi Perencanaaan dan Pengembangan YDKK BPDSU, h. Divisi Kredit,

i. Divisi Penyelamatan Kredit, j. Divisi Usaha Syariah.

Gambar 3. Salah satu Bank Sumut, Divisi Umum

Bentuk arsip yang ada pada pusat arsip Bank Sumut meliputi arsip nasabah, arsip keuangan, arsip produk dan jasa bank, arsip sumber daya manusia, arsip pengawasan, arsip treasury,dsb.

Gambar 4. Bentuk Arsip

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi atau instansi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak baik akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi.

I1 : “Arsip disini kurang begitu diperhatikan,terkadang malah dibiar-

biarkan saja, tanpa dikelola.”

I2 : Ya,memang benar arsip memiliki peranan penting bagi bank

sumut, cuman kesadaran pentingnya arsip yang tidak ada,sehingga pekerjaannya amburadul.”

I3 : “Arsip memang penting disini,tapi nyatanya begini kurang

diperhatikan dan masih belum ada kesadaran tentang pentingnya arsip sehingga masih ada yang menumpuk disana-sini.”

Gambar 5. Arsip yang belum dikelola

Berdasarkan pernyataan diatas pegawai pada pusat arsip Bank Sumut kurang memperhatikan keadaan arsipnya, kesadaran dan kepedulian terhadap arsip-arsip yang ada masih sangat rendah dan masih sangat dipinggirkan atau diabaikan bahkan ditelantarkan sehingga kegiatan kearsipannya tidak terkontrol dan tidak dikelola dengan sebaik-baiknya yang menyebabkan penumpukan arsip kesulitan dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4.2.3 Proses Pengelolaan Arsip

Proses pengelolaan arsip merupakan cara-cara yang harus ditempuh dalam pengelolaan arsip, agar arsip tersebut dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali. Berikut proses pengelolaan arsip menurut para informan.

I1 : “Pada pusat arsip bank sumut hanya ada 2 orang karyawan yang bekerja di pusat

arsip. Karyawan tersebut memiliki tugas pokok masing-masing dalam pengelolaan dokumen/arsip. Arsip yang ada pada Bank Sumut adalah arsip dalam bentuk tercetak. Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan standart operasional perusahaan yang berlaku.”

I2 : “Arsip yang masuk dari setiap divisi/bidang diperiksa untuk

mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip tersebut dikelompokkan/diklasifikasi berdasarkan abjad nama divisi/bidang.”

Berdasarkan pernyataan informan pertama (I1) dan kedua (I2) diatas dapat dijelaskan bahwa

arsip yang masuk diklasifikasikan berdasarkan abjad divisi/bidang. Pada pusat arsip bank sumut prosedur pengelolaan arsip telah ditentukan berdasarkan standar operasional prosedur arsip dari perusahaan. Hal ini memudahkan temu kembali arsip yang akan diperlukan lebih tepat dan cepat.

Gambar 6. Standar Operasional Perusahaan

I3 : “Setelah itu datanya diinput ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan

dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak arsip.Terkadang pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada disini ,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali.”

Gambar 7. Tempat Penyimpanan Arsip

Berdasarkan pernyataan informan (I3) diatas dapat dijelaskan bahwa arsip yang telah

diperiksa dan diklasifikasi selanjutnya adalah menginput data dan memasukkan arsip kedalam kotak dan menyusun arsip pada rak yang ada. Pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali. Dalam pengelolaan arsip tentunya terdapat proses peminjaman arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut:

I1 : “Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja, masyarakat umum

lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku tamu/ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam.”

I3 :“Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan diperusahaan

disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.”

Berdasarkan pernyataan kedua informan diatas, menjelaskna bahwa arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan saja dan maksimal 3 hari batas peminjamannya.

Pengelolaan arsip dimulai dari arsip yang masuk dari setiap divisi/bidang diperiksa untuk mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip-arsip tersebut dikelompokkan/diklasifikasi berdasarkan abjad nama divisi/bidang. Setelah itu datanya diinput ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak arsip.Terkadang pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada disini ,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali. Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja, masyarakat umum lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku tamu/ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.

4.2.4 Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip

dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip. Penyusutan arsip dapat dilakukan

apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan dan nilai guna arsip tersebut sudah berkurang sesuai dengan pedoman yang berlaku.

I2 : “Disini kegiatan penyusutan dilakukan sesuai dengan standart

operasional prosedur yang berlaku pada bank sumut.”

I3 : “Disini pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 2 tahun sesuai

dengan pedoman jadwal standart operational prosedur retensi arsip yang berlaku.”

Gambar 8. Arsip yang belum dimusnahkan

Berdasarkan pernyataan para informan diatas dapat dijelaskan bahwa dokumen yang nilai guna nya sudah berkurang dilakukan penyusutan arsip sesuai dengan standart operational prosedur yang berlaku.pemusnahan dilakukan 2 tahun sekali.

4.2.5 Pemanfaatan Sistem manajemen kearsipan

Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola, menyusun, menjaga, merawat,memusnahkan arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan memori/”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya sistem manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan. Akan tetapi jika tidak dikelola dengan baik menyebabkan arsip tidak tertata dengan baik. Berikut pernyataan informan dibawah:

I1 : “Sistem manajemen kearsipan pada bank sumut belum maksimal

sepenuhnya dimanfaatkan dengan baik dikarenakan minimnya sumber daya manusia daya yang ahli dalam menangani volume arsip yang begitu banyak, sehingga menghambat proses

pengelolaannya.

I2 : "Kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan

baik oleh pusat arsip bank sumutini.”

I3 : "Sama dengan pernyataan abang diatas, kalau sistem manajemen

kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik sehingga kegiatannya agak terbengkalai disini.”

Berdasarkan pernyataan diatas, sistem manajemen kearsipan pada pusat arsip bank sumut memang belum sepenuhnya maksimal dan belum diterapkan dengan baik, minimnya sumber daya manusia dan pengetahuan tentang arsip yang mengakibatkan terbengkalainya kegiatan kearsipan dalam menangani seluruh arsip yang ada pada Pusat Arsip Bank Sumut.

4.2.6 Sumber Daya Manusia

Suatu instansi/organisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi instansi/perusahaannya. Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya.Sumber Daya Manusia merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah perusahaan dalam menjalankan kegiatan demi mewujudkan visi dan misi perusahaan tersebut. Berikut hasil wawancara yang dikutip dari para informan.

I1 : “Sumber daya manusia inilah kendala utama kami, belum ada yang

menanganinya dengan baik.”

I2 : “Hanya ada 2 orang yang bertugas menangani ribuan arsip yang ada,

Kalau memadai mungkin belum ya,karena disini kami mengelola 18.000 arsip yang berasal dari setiap divisi/bidang maupun cabang- cabang yang ada.Terkadang pun pekerjaan kami terbengkalai dek, sumber daya manusia merupakan salah satu kendala dalam

pengelolaan arsip disini.”

I3 : “Karyawan yang menangani ribuan arsip disini hanya 2 orang

saja. Sehingga dalam manajemen kearsipanya sangat terbengkalai dan menyebabkan arsip menumpuk dan belum dikelola dengan baik. Sebenarnya kami tidak sanggup mengelola ribuan arsip yang ada pada pusat arsip karena jumlah sumber daya manusia yang tidak _{memadai dan tidak memiliki kemampuan di bidang kearsipan.”}

Didalam mengelola arsip sebaiknya haruslah orang yang betul-betul mengerti tentang kearsipan dan mengetahui bagaimana mengelola arsip dengan baik serta mendapatkan pembinaan dan pelatihan di bidang kearsipan. Dalam hal ini biasa disebut seorang Arsiparis, tapi di Pusat Arsip Bank Sumut tidak memiliki staf khusus yang disebut seorang Arsiparis. Hal ini diungkapkan oleh informan sebagai berikut:

I2 : “Disini tidak ada seorang pun pegawai lulusan kearsipan kami

hanya karyawan yang dipindahkan dari divisi lain,kami juga bukan karyawan tetap disini sehingga kami tidak begitu memahami tentang kearsipan.Serta belum ada pembinaan dan pelatihan kearsipan disini.”

I3 : “Tidak ada....karena saya yang mengelola arsip disini bukan lulusan

kearsipan. Kami juga tidak pernah mendapatkan dan mengikuti pembinaan/pelatihan yang berkaitan dengan kearsipan seperti yang disebutkan tadi.”

Berdasarkan pernyataan beberapa informan menyatakan bahwa pusat arsip bank sumut tidak memiliki staf khusus lulusan kearsipan untuk mengelola arsip, pegawai tidak pernah mendapatkan pembinaan/pendidikan kearsipan dan jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dalam mengelola arsip yang ada. Padahal seharusnya setiap instansi atau organisasi harus mempunyai arsiparis atau yang betul-betul memahami bagaimana cara mengelola kearsipan yang baik dan benar .

Gambar 9. Kepala Pusat Arsip Bank Sumut

4.3. Rangkuman Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori dari adalah sebagai berikut:

Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian

No Kategori Indikator

1 Sumber Arsip Seluruh divisi/bidang yang ada pada Bank Sumut

2 Peranan Arsip Belum ada kesadaran pentingnya arsip

3 Pengelolaan Arsip Belum dikelola seacara maksimal

4 Penyusutan Arsip Belum terlaksana dengan baik

5 Sistem Manajemen Kearsipan Belum maksimal sepenuhnya

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan

Berdasarkan data yang diperoleh dan pembahasan yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa :

Sistem Manajemen Kearsipan yang dirancang oleh ANRI pada Bank Sumut belum maksimal sepenuhnya dilakukan dan diterapkan sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Kurangnya kesadaran akan pentingnya suatu arsip bagi pusat arsip Bank Sumut. 2. Pengelolaan arsip yang belum dikelola dengan baik dan belum tertata rapi sesuai

dengan standar operasioal prosedur yang berlaku sehingga agak sulit dalam penemuan kembali.

3. Kendala yang dihadapi oleh pusat arsip bank sumut adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki potensi dalam mengelola arsip-arsipnya.

4. Tidak pernah dilakukan pendidikan maupun pelatihan bagi sumber daya manusia (SDM) pada pusat arsip bank sumut.

Sistem Manajemen Kearsipan pada pusat arsip Bank Sumut belum dapat dikatakan baik karena belum ditunjang oleh SDM yang baik.

.

5.2. Saran

Berdasarkan pembahasan dari hasil wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan saran. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan solusi kepada Pusat Arsip Bank Sumut agar lebih peduli terhadap arsip-arsipnya. Adapun saran yang dapat peneliti berikan adalah:

1. Pusat Arsip Bank Sumut diharapkan lebih memperhatikan keadaan arsipnya sehingga arsip-arsipnya tertata rapi sesuai dengan prosedur yang ada.

2. Pusat Arsip Bank Sumut hendaknya menambah sumber daya manusia yang memiliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi

instansi/perusahaannya serta tenaga ahli atau sumber daya manusia (SDM) yang berspesifikasi mengelola arsip di Bank Sumut.

3. Pusat Arsip Bank Sumut hendaknya mengikuti pendidikan dan pelatihan bagi SDM agar sistem manajemen kearsipannya dapat berjalan dengan baik.

4. Pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI oleh Bank Sumut dapat diperbaiki, agar tercipta pengelolaan yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah,Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. 2010.

---2002. Prosedur Penelitian: suatu pendekatan praktik. Ed 6. Jakarta : Rineka Cipta

Barthos, B. (2007). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Hasugian, J. Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU. 2003.

Indonesia (2009). Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan.

Indonesia (2007). Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Nasional.

Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2005). Edisi ke-3. Jakarta : Balai Pustaka.

Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.

Martono, B. (1990). Sistem Kearsipan Praktis (Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip). Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Moleong, L. J. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda Karya Nazir, Moh. (2011) Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.

Pawito, P. (2007) Penelitian Komunikasi Kualitatif. Yogyakarta: LKis Pelangi Aksara,.

Ricks, Betty R.(CRM), Ann J. Swafford, Kay F. Gow. (1992) Information and Image Management a Records Systems Approach (3rd ed). Cincinnati, Ohio, USA: South-Western Publishing Co.

Sedarmayanti. (1992). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran Suatu

Pengantar. Bandung: CV. Mandar Maju.

---(2003). Tata Kearsipan dengan Memenfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

Sulistyo-Basuki (1992). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma Universitas Terbuka (2011).

Materi Modul Mata Kuliah Otomasi dalam Kearsipan. Retrieved April 30, 2014 from http://arsipilmu04936.blogspot .com/2011/03/materi-modul-mata-kuliah-otomasi-dalam.html

Wallace, Patricia E., et al., Records Management Intregated Information System, New Jersey: Prentice Hall Inc. (1992).

Widjaja, A. W. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar . Jakarta: Rajawali Press. 1986. Wursanto (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

LAMPIRAN I

Daftar Pertanyaan :

PEDOMAN PERTANYAAN WAWANCARA

a. Dari mana sumber arsip berasal pusat arsip Bank Sumut b. Bagaimana peranan arsip bagi pusat arsip Bank Sumut

c. Bagaimana proses pengelolaan arsip yang dilakukan di Bank Sumut d. Bagaimana penyusutan arsip pada pusat arsip Bank Sumut

e. Apakah manajemen arsip yang dilakukan di Bank Sumut sudah sesuai dengan prosedur

f. Bagaimana pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut

g. Berapa jumlah tenaga ahli atau sumber daya manusia (SDM) yang bertugas mengelola arsip di Bank Sumut

h. Apakah SDM sudah memadai atau cukup signifkan antara jumlah tenaga dengan jumlah arsip yang dilakukan dalam mengelola kearsipan di Bank Sumut?

i. Apakah SDM mendapatkan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan?

LAMPIRAN III 1. Sejarah Singkat Bank Sumut

Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 Nopember 1961 dengan sebutan BPSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara maka pada tahun 1962 bentuk usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar pada saat itu sebesar Rp.100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara. Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU dirubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara atau disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, JL. Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank, di tahun yang sama modal dasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar.

Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan perkembangan yang sangat signifikan diliat dari kinerja dan prestasi yang di peroleh dari tahun ke tahun, tercatat total asset Bank Sumut mencapai 10,75 Trilyun pada taun 2009 dan menjadi 12,76 Trilyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi Bank Profesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkanya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan peryertaan saham dari pemerintah daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lai seperti penerbitan obligasi, untuk itu modal dasar Bank Sumut kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Trilyun pada tahun 2008 menjadi Rp. 2 Trilyun pada tahun 2011 dengan total asset meningkat menjadi 18,95 Trilyun.

Visi & Misi Visi Bank Sumut

Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat.

Misi Bank Sumut

Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance.

4.2. Struktur Organisasi

Struktur organiasasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterpakan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Bank Sumut dapat dilihat pada gambar berikut ini :

LAMPIRAN I

Daftar Pertanyaan :

PEDOMAN PERTANYAAN WAWANCARA

j. Dari mana sumber arsip berasal pusat arsip Bank Sumut k. Bagaimana peranan arsip bagi pusat arsip Bank Sumut

l. Bagaimana proses pengelolaan arsip yang dilakukan di Bank Sumut m. Bagaimana penyusutan arsip pada pusat arsip Bank Sumut

n. Apakah manajemen arsip yang dilakukan di Bank Sumut sudah sesuai dengan prosedur

o. Bagaimana pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut

p. Berapa jumlah tenaga ahli atau sumber daya manusia (SDM) yang bertugas mengelola arsip di Bank Sumut

q. Apakah SDM sudah memadai atau cukup signifkan antara jumlah tenaga dengan jumlah arsip yang dilakukan dalam mengelola kearsipan di Bank Sumut?

r. Apakah SDM mendapatkan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan?

LAMPIRAN II

HASIL TRANSKRIP WAWANCARA

1. Hasil Transkrip Wawancara Informan I

Wawancara ini diambil pada tanggal 2 September 2014 Pada pukul 10.00 wib. Bertempat di pusat arsip Bank Sumut. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan pertama disimbolkan dengan I1.

P: “Assalamualaikum…selamat pagi bang?” I1: “Waalaikumsalam..dek,selamat pagi juga.”

P: “Sebelumnya saya mengganggu waktunya sebentar bang.” I1: “Oiya gapapa dek,silahkan..”

P: “Nama saya tary bang,saya mau tanya-jawab bang disini,apakah boleh? Oiyaa nama abang siapa ya?”

I1: “Boleh dek,silahkan saja.Nama saya Devri”

P: “Jadi begini bang, maksud kedatangan saya kemari mau bertanya tentang arsip disini sekalian ambil data untuk penelitian skripsi.”

I1: “Oh, memangnya skripsi kamu tentang apa? Judulnya apa?”

P: “Skripsi saya tentang sistem manajemen kearsipan bang, judulnya Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan ANRI pada Bank Sumut. Jadi saya mau nanya-nanya tentang sistem manajemen arsip yang berjalan disini.”

P: “Sebelumnya saya minta maaf bang udah ganggu waktunya, saya mau wawancara sebentar aja kok mengenai sistem manajemen arsip disini. Jadi bagaimana mengelola arsip disini bang?”

I1: “Iya benar sekali. Disini pengelolaan arsipnya sudah terautomasi. Abang input datanya

ke aplikasi yang dirancang ANRI.”

P: “Oh begitu. Arsip apa saja yang masuk disini bang?”

I1: “Semua arsip nya berasal dari setiap divisi/bidang yang ada pada Bank Sumut.”

P: “Dalam format apa saja arsip yang masuk bang?”

I1: “Semua arsip yang masuk kesini dalam bentuk format tercetak”

P: “Bagaimana dengan peranan arsip disini bang?”

I1: “Arsip disini kurang begitu diperhatikan,terkadang malah dibiar-

biarkan saja, tanpa dikelola.”

P: “Oya bang, apakah prosedur pengelolaan arsip disini sesuai dengan standar opersional prosedur?”

I1: “Sudah sesuai standar operasional prosedur yang ada di bank sumut dek.”

P: “Bagaimana pengelolaan arsip disini bang?”

I1: “Pada pusat arsip bank sumut hanya ada 2 orang karyawan yang bekerja di pusat

arsip. Karyawan tersebut memiliki tugas pokok masing-masing dalam pengelolaan dokumen/arsip. Dokumen/arsip yang ada pada Bank Sumut adalah dokumen dalam bentuk tercetak. Pengelolaan dokumen dilakukan sesuai dengan standart operasional prosedur yang berlaku.”

P: “Ok bang. Jadi bagaimana proses peminjaman arsipnya bang?”

I1: “Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja, masyarakat umum

lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam.”

I2: “Kalau memadai mungkin belum ya,karena disini kami mengelola 18.000 arsip yang berasal dari setiap divisi/bidang maupun cabang- cabang yang ada.Terkadang pun pekerjaan kami terbengkalai dek.” P : “Banyak ya bang arsip yang dikelola?”

I2 : “Yagitula dek,namanya juga tugas.”

P: “Baikla bang kalau begitu,terima kasih banyak atas waktu luangnya.” I2: “Iya dek gapapa kok,sama sama senang saya bisa membantu kamu.”

P: “Ok deh bang…” I2: “Ok dek.”

3. Hasil Transkrip Wawancara Informan III

Wawancara ini diambil pada tanggal 04 Maret 2013 Pada pukul 10.00 wib. Bertempat di PUP I tepatnya di gedung sentral arsip. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan ketiga disimbolkan dengan I3.

P: “Permisi bang, selamat pagi…..”

I3: “Pagi. Ini dengan siapa ya? Dan ada perlu apa kemari?”

P: “Nama saya tary bang. Saya mahasiswa Universitas Sumatera Utara sedang melakukan penelitian skripsi. Maksud kedatangan saya kemari ingin melakukan wawancara untuk melengkapai data-data yang saya butuhkan bang.”

I3: “Oh begitu, iya silahkan saja. Semoga saya bisa bantu kamu dalam melengkapi data tersebut.”

P: “Terimakasih bang, sebelumnya maaf saya udah ganggu waktunya. Nama Abang siapa?”

I3: “Nama saya Indra.”

P: “Baik bang, makasih. Pertama saya mau nanya apa saja jenis arsip yang ada disini bang?”

I3: “Ada 2 jenis,yaitu : arsip aktif dan arsip in-aktif.”

P: “Arsip disini berasal dari setiap divisi/bidang ya bang?”

I3: “Memang benar arsip nya berasal dari setiap divisi/bidang yang ada disini.Semuanya dalam bentuk tercetak”

P: “Bagaimana dengan peranan arsip disini bang?”

I3: “Arsip memang penting tapi disini,tapi nyatanya begini kurang

diperhatikan dan masih belum ada kesadaran tentang pentingnya arsip sehingga masih ada yang menumpuk disana-sini.”

P: “Bagaimana proses pengelolaan arsip disini ya bang?”

I3: “Arsip yang masuk pertama-tama dilakukan pemilahan, penjilidan, Setelah itu datanya diinput ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak

dokumen/arsip.Terkadang pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada disini

sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali.” dan kemudian dimasukkan kedalam kotak dan

kemudian disusun ke rak.”

P: “Bagaimana dengan proses peminjamannya bang?”

I3: “Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan diperusahaan disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.”

P: “Oh begitu. Tugas abang disini apa ya?”

I3: “Disini Abang menangani arsip yang sudah dipilah atau dikelompokkan berdasar tanggal masuk dan kemudian Abang lakukan penjilidan serta menuliskan no. dokumen, nama vendor dan tanggal masuk pada jilid arsip. Setelah bang Wawan yang akan input datanya dan Abang lagi yang menyusunnya ke rak.”

P: “Bagaimana dengan penyusutan arsip disini bang?”

I3: “Disini pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 2 tahun sesuai dengan pedoman jadwal retensi arsip yang berlaku.”

P: “Bagaimana pemanfaatan sistem manajamen kearsipan disini bang? I3 : “Sama dengan pernyataan abang diatas, kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik sehingga

kegiatannya agak terbengkalai disini.”

P: “Berapa jumlah karyawan disini bang, apakah sudah memadai?”

I3: “Karyawan yang menangani ribuan arsip disini hanya berjumlah 2 orang saja. Sehingga dalam manajemen kearsipanya sangat

terbengkalai dan menyebabkan arsip menumpuk dan belum dikelola dengan baik.Sebenarnya kami tidak sanggup mengelola ribuan arsip yang ada pada pusat arsip karena jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dan tidak memiliki kemampuan di bidang kearsipan.” P : “Apakah SDM disni merupakan lulusan kearsipan?”

bukan lulusan kearsipan.”

P: “Apakah SDM pernah mengikuti pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan latihan?”

I3: Kami juga tidak pernah mengikuti pembinaan/pelatihan seperti yang disebutkan tadi.”

P: “Ok bang kalau begitu. Terimakasih banyak atas waktunya ya bang.” I3 : “ Ok dek,sama-sama.

LAMPIRAN III 1. Sejarah Singkat Bank Sumut

Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 Nopember 1961 dengan sebutan BPSU. Sesuai dengan ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah Tingkat I Sumatera Utara maka pada tahun 1962 bentuk usaha dirubah menjadi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dengan modal dasar pada saat itu sebesar Rp.100 Juta dengan sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara. Pada tahun 1999, bentuk hukum BPDSU dirubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara atau disingkat PT. Bank Sumut yang berkedudukan dan berkantor pusat di Medan, JL. Imam Bonjol No. 18 Medan. Modal dasar pada saat itu menjadi Rp. 400 Milyar yang selanjutnya dengan pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan Bank, di tahun yang sama modal dasar kembali ditingkatkan menjadi Rp. 500 Milyar.

Laju pertumbuhan Bank Sumut kian menunjukkan perkembangan yang sangat signifikan diliat dari kinerja dan prestasi yang di peroleh dari tahun ke tahun, tercatat total asset Bank Sumut mencapai 10,75 Trilyun pada taun 2009 dan menjadi 12,76 Trilyun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi Bank Profesional dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkanya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD Regional Champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan peryertaan saham dari pemerintah daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lai seperti penerbitan obligasi, untuk itu modal dasar Bank Sumut kembali ditingkatkan dari Rp. 1 Trilyun pada tahun 2008 menjadi Rp. 2 Trilyun pada tahun 2011 dengan total asset meningkat menjadi 18,95 Trilyun.

Visi & Misi

Visi Bank Sumut

Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat.

Misi Bank Sumut

Mengelola dana pemerintah dan masyarakat secara professional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance.

4.2. Struktur Organisasi

Struktur organiasasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterpakan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Bank Sumut dapat dilihat pada gambar berikut ini :