PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI PT. KARYA TERANG SEDATI SIDOARJO.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

DI PT. KARYA TERANG SEDATI

SIDOARJO

SKRIPSI

Disusun Oleh :

ALBRECHT PUTRA JUANANDA RANDA BUNGA

NPM : 0632010134

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR

ABSTRAKSI

Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di berbagai bidang.

PT. Karya Terang Sedati merupakan salah satu dari perusahaan industri manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan label paper, release liner dan packaging tape serta menerima pesanan label suatu produk.

PT. Karya Terang Sedati sebagai salah satu perusahaan skala nasional, dengan jumlah 239 namun sistem informasi Kepegawaian yang masih dilakukan belum optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data karyawan, proses absensi dan rekap absensi serta penyajian output berupa laporan data karyawan dan absensi secara manual serta belum terkomputerisasi.

Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi Manajemen yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Pengembangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen selama ini.

Pengembangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur kegiatan update, insert maupun delete dari data karyawan serta data absensi menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan secara manual serta mempercepat penyampaian informasi bidang kepegawaian yang ada sehingga prosedur manajemen menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari sistem manual menjadi sistem informasi manajemen terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen ( Microsoft Visual Basic.NET ),

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di berbagai bidang.

Di setiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai asset perusahaan turut memberikan peran. Masalah kepegawaian memerlukan adanya penyimpanan database yang baik seperti pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan pegawai baru, aktivitas kerja , masa kerja, sampai masa kerja karyawan tersebut berakhir. Permasalahan ini memerlukan suatu teknologi informasi yang didalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyampaikan informasi. Selain itu sistem informasi yang dapat dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah), meningkatkan layanan dan kepuasan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam

perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Sedangkan secara umum manfaat-manfaat sistem informasi tersebut dapat dikategorikan sebagai manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit).

PT. Karya Terang Sedati merupakan salah satu dari perusahaan industri manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan label paper, release liner dan packaging tape serta menerima pesanan label suatu produk.

PT. Karya Terang Sedati sebagai salah satu perusahaan skala nasional, dengan jumlah 239 namun sistem informasi Kepegawaian yang masih dilakukan belum optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data karyawan, proses absensi dan rekap absensi serta penyajian output berupa laporan data karyawan dan absensi secara manual serta belum terkomputerisasi. Dengan adanya kondisi demikian menyebabkan pihak manajemen tidak dapat tepat waktu dalam memberikan report sebagai pertanggungjawaban dan hal ini berpengaruh pula pada pengambilan kebijakan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Pada perusahaan ini, bagian yang masih dikerjakan secara manual dalam menentukan laju informasi adalah pencacatan data personal karyawan, data mutasi karyawan serta berbagai data yang menjadi report tiap bulan yang akan memperlambat arus informasi yang diinginkan oleh pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.

Melihat masalah tersebut diatas maka PT. KARYA TERANG SEDATI mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi berbagai masalah yang dihadapi

agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi yang tepat bagi PT. KARYA TERANG SEDATI agar dapat meningkatkan arus informasi di perusahaan.

Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian yang diharapkan dapat membantu masalah-masalah yang ada, sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang seperti yang telah diketahui diatas, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan : “Bagaimana mengembangkan suatu Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian sehingga memudahkan kinerja perusahaan untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat, relevan dan akurat?’’.

1.3. Batasan Masalah

Untuk memudahkan pemecahan masalah perlu dilakukan pembatasan masalah sehingga permasalahan menjadi lebih sederhana. Pembatasan masalah tersebut meliputi :

1. Tidak dilakukan analisa pengadaan biaya perangkat lunak.

3. Pembatasan hanya pada perancangan sistem informasi manajemen dan perancangan perangkat lunak sebagai pendukung sistem informasi tersebut.

1.4. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang efektif dan efisien untuk mempermudah pencarian data personal karyawan, dan data absensi sehingga didapat informasi yang cepat, akurat dan relevan.

1.5. Asumsi – asumsi

Asumsi-asumsi yang mendasari terhadap permasalahan dalam penelitian ini adalah :

1. Data berupa hasil wawancara dan report per bulan karyawan sudah

benar.

2. Sistem dan prosedur yang digunakan adalah yang berlaku di

perusahaan saat ini.

3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan

program aplikasi komputer.

1.6. Manfaat Penelitian

Manfaat dari pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

- Menyederhanakan dan memudahkan prosedur yang berlaku

- Meningkatkan tanggung jawab dan wewenang

b. Bagi Perguruan Tinggi

Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa lain dimasa yang akan datang.

c. Bagi Mahasiswa

- Sebagai bahan perbandingan antara teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis dimasa yang akan datang

- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya

didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek yang nyata.

1.7. Sistematika Penulisan

Pada dasarnya sistematika penyusunan berisikan mengenai uraian yang akan dibahas pada masing-masing bab, sehingga dalam setiap bab akan mempunyai pembahasan topik tersendiri.

Adapun sistematika penulisan dari tugas akhir ini adalah : BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisikan penjelasan mengenai latar belakang penulisan tugas akhir ini yang menguraikan tentang perusahaan, masalah yang terdapat diperusahaan, batasan masalah, asumsi, maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini mengemukakan dasar-dasar teori yang yang berhubungan dan berkenaan dengan topic yang dibahas dan akan dipakai sebagai dasar dalam menganalisa dan memecahkan masalah

BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini berisi lokasi dan waktu penelitian, langkah – langkah penelitian, langkah – langkah analisa sistem, dan langkah – langkah perancangan sistem.

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan penjelasan mengenai identifikasi permasalahan, analisa formulir dan dokumen yang digunakan, analisa sistem dan prosedur yang diterapkan serta analisa kebutuhan informasi, juga membahas mengenai perancangan sistem yang terdiri dari diagram perancangan input dan output dari program.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini mengemukakan kesimpulan dari pemecahan masalah dan memberikan saran terhadap perbaikan sistem yang digunakan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 1)

Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih

menekankan pada urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neusehel sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 1)

Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.

Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,2005: 2)

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan dan siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya, didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sistem sebagai berikut ini: (HM. Jogiyanto, 2005: 2)

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu.

Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai berikut:(Mecleod, 2001: 11)

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang ingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntasi atau

sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

(HM. Jogiyanto,2005: 3)

1. Komponen sistem (Component)

Komponen sistem (Component) adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah

komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa satuan sub sistem atau bagian-bagian dari sistem

2. Batas sistem (Boundary)

Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem (Environment)

Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem (Interface)

Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (Input)

Masukan (Input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran sistem (Output)

Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasian menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah sistem (Process)

Pengolah sistem adalah suatu sistem yang mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan jadi keluaran.

8. Sasaran sistem (Objectives)

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem

fisik (Physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tak tentu (probabilitas system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 6)

Sub Sistem Sub

Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

Inpu

Boundary

Interface Lingkungan luar

Boundary Boundary

output Pengolah

2.2 Konsep dasar Informasi

Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem dimana informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 8)

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.2.1 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input. Diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).

Siklus ini disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Proses (Model) basis data Output (information) Input (data) Hasil tindakan Data (ditangkap) Penerimaan Keputusan tindakan

Gambar 2.2 Siklus Informasi

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 9)

2.2.2 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 10)

1. Informasi harus akurat (accurate)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang dtunjang oleh tiga buah pilar.

Akurat Te

p

at Wak

tu

Relevan

Kualitas Informasi

Gambar. 2.3 Pilar kualitas informasi

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

2.2.3 Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya..

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information Systems) atau disebut juga dengan processing systems atau

information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.

Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 11)

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (buiding block), yaitu :(HM. Jogiyanto, 2005: 12)

Pemakai Pemakai

Input Model Output

Teknologi Dasar data Kendali

Pemakai Pemakai

Gambar 2.4 Blok sistem informasi yang berinteraksi

Pemakai Pemakai

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

a. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika an model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupaan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saing berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

f. Blok Kendali

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering dikenal dengan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Definisi dari beberapa ahli mengenai SIM (sistem informasi manajemen) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 14)

Menurut George M.Scott

Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang

menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajeral maupun kebutuhan informasi.

Menurut Barry E. Cushing

Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di

dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajeman di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Menurut Frederick H.Wu

Suatu SIM adalah merupakan kumpulan dari sistem yang menyediakan

informasi untuk mendukung manajemen. Menurut Gordon B.Davis

Suatu SIM adalah manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk

mendukung operasi manajemen dan fungsi pengembalian keputusan dari suatu organisasi.

Dari beberapa definisi SIM yang dijelaskan dari beberapa para ahli, dapat disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari

sistem-sistem informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi yang tergantung dari besar kecilnya organisasi, yaitu antara lain terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 15)

1. Sistem informasi akutansi (Accounting Information System), menyediakan

informasi dari transaksi keuangan.

2. Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System), menyediakan

kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan hal lain yang berhubungan dengan permasalahan.

3. Sistem informasi manajemen persediaan (Inventory Management Information

System)

4. Sistem informasi Personalia (Personel Information System)

5. Sistem informasi distribusi (Distribution Information System)

6. Sistem informasi pembelian (Purchasing Information System)

7. Sistem informasi kekayaan (Treasure Information System)

8. Sistem informasi analisis kredit (Credit Information System)

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (Research and Development

Information System)

10.Sistem informasi teknik (Engineering Information System)

Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)

1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)

Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)

Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.

3. Menejemen tingkat atas (top level management)

Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan datang.

Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen

(Sumber : Jagianto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 16 ) Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi dirancang bertujuan untuk: (HM. Jogiyanto, 2005: 24)

Direktur Wakil Direktur

Manajemen tingkat atas Eksekutif lain

Kepala Divisi Manajemen tingkat

menengah Kepala Cabang

Supervisor Manajemen tingkat bawah

1. Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa

2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial

3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram

4. Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.

2.5 Organisasi dan Informasi

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.

Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen – departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.

Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangnya pesatnya alat pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan internasional. Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisaitidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. Terutama untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.

Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi

(Sumber : Jogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22 )

Tujuan Manajemen Informasi Data

2.6 Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau

diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto,

2005: 35)

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang

lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

a. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi.

b. Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.

3. Adanya instruksi-instuksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun dari luar (peraturan pemerintah).

Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu :

- Laporan yang tidak tepat waktunya

- Isi laporan yang sering salah

- Pengiriman barang yang sering tertunda

- Kegiatan yang tumpah tindih

- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi

- File-file yang kurang teratur

- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien

- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya

persediaan barang)

Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada memenuhi kesempatan yang diberikan.

Permasalahan kesempatan instruksi

Pengembangan sistem Sistem

yang ada

Memecahkan masalah meraih kesempatan memenuhi instruksi

Sistem yang baru

Gambar 2.7 Pengembangan sistem

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)

Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38) 1. Performance (kinerja)

Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan

response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan

suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

2. Information (informasi)

Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy (ekonomis)

Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4. Control (pengendalian)

Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5. Efficiency (efisiensi)

Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana

sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

6. Services (pelayanan)

Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem

Ada beberapa pendekatan umum yang digunakan dalam perancangan dan

pengembangan sistem. Pendekatan-pendekatan tersebut antara lain, yaitu:

(B.Davis. Gordon, 1988: 229)

1. Metode Bottom up (pendekatan dari bawah ke atas)

Metode bottom up merupakan pengembangan sistem informasi manajemen yang melihat bahwa pengolahan transaksi dan peremajaan file adalah merupakan unsur dasar sebagai pendukung suatu informasi. Jadi pengembangan menyeluruh diawali dengan penganalisaan terhadap aktivitas peremajaan naik ke level lebih atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi yang ada. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:

a. Rencana sistem terdiri atas aplikasi terpisah

b. Integrasi file

c. Model keputusan dan model perencanaan

d. Model yang diikuti suatu integrasi model kedalam suatu model base

e. Data perencanaan strategik dan model perencanaan strategik ditambahkan

2. Metode Top down (pendekatan dari atas ke bawah)

Metode ini memulai perancangan dengan mencoba menganalisis level bagian atas organisasi kemudian turun ke bawah. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:

a. Melakukan analisis tujuan

b. Identifikasi kegiatan (fungsi dan tujuan)

c. Identifikasi keputusan dan tindakan

d. Identifikasi fungsi informasi yang diperlukan untuk tiap keputusan

e. Kelompok keputusan dan syarat informasi yang diperlukan dalam

subsistem organisasi

f. Pengembangan database untuk memperoleh informasi

3. Metode Kombinasi

Walaupun sudah dikemukakan dua pendekatan sebagai alternatif namun terbuka kemungkinan untuk memakai suatu kombinasi dari keduanya. Metode Bottom Up dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur menyeluruh, tetapi logika dari metode Top Down dapat dipakai dalam penetapan prioritas dan pengembangan serta pelaksanaan sistem secara perlahan. Metode ini biasanya digunakan untuk pengembangan sistem informasi manajemen yang besar dan kompleks. Didalam prakteknya kedua pendekatan diatas digunakan secara bersamaan.

2.6.2 Tahap-tahap Pengembangan Sistem

Ada beberapa tahapan utama dalam pengembangan sistem informasi, antara lain: (HM. Jogiyanto, 2005: 52)

1. Survei

Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan serta melakukan studi pendahuluan mengenai tujuan dan masalah organisasi kelayakan sumber daya dan kesempatan yang dimiliki, kemampuan peralatan komputer yang ada serta usulan untuk studi sistem informasi manajemen.

2. Analisis

Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Identifikasi kebutuhan informasi dan melakukan pengumpulan data sesuai dengan kebutuhan.

3. Desain

Tahapan ini bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Mendesain keputusan, sasaran dan merancang bangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen.

4. Pembuatan

Pada tahap ini akan dibuat sistem baru baik hardware maupun software, menginstall hardware dan software sistem, pembuatan program membangun data test dan mengetest file/basis data, serta menulis dan mengetest program yang dibuat.

5. Aplikasi

Tahapan ini bertujuan untuk mengaplikasikan sistem yang baru, melakukan pelatihan personel operasi, mempersiapkan tempat, menyeleksi program dan peralatan serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah diaplikasikan.

6. Pemeliharaan

Tahapan ini bertujuan untuk merawat agar sistem dapat berjalan secara optimal. Melakukan perawatan dan perbaikan serta peningkatan terhadap sistem.

2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus dari Pegembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama pengembangan siklus hidup sistem terdiri dari :

1.Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan 2. Menetukan syarat – syarat informasi

3. Menganalisis kebutuhan sistem

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem

7 Tahap Siklus Pengembangan Sistem dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

(Sumber : Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, 1990, hal 11)

Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Menetukan syarat – syarat informasi

Menganalisis kebutuhan sistem

Merancang sistem yang direkomendasikan

Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Menguji dan mempertahankan sistem

Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem

Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem itu sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

2.6.3.2Tahap Analisa Sistem

Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 129)

Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat diusulkan perbaikannya.

Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design). Tahap analisa sistem merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 130)

a. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan ini tidak muncul dengan sendirinya

dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.

c. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut.sebagaai dasar identifikasi titik keputusan ini dapat digunakan suatu sistem bagan alir formulir, bila dokumen ini dimiliki oleh perusahaan.

d. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat identifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya perlu diidentifikasi personil-personil kunci, baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.

e. Memahami Kerja Dari Sistem yang Ada

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian yang dilakukan oleh analis sistem. Dalam menganalisa suatu sistem perlu

mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya.

f. Menganalisa Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan. Menganalisa hasil penelitian dilakukan untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut.

g. Membuat Laporan Hasil Analisa

Setelah proses analisa selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah membuat laporan hasil analisa. Laporan ini selanjutnya akan diteruskan ke pihak manajemen dengan tujuan:

1. Meluruskan kesalah-pengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis

oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

2. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.

3. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

selanjutnya.

2.6.4 Alat-alat Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dan terstruktur maka diperlukan alat atau teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan daam suatu pengembangan sistem berupa suatu gambar, grafik atau diagram. Penggunaan gambar atau grafik ini dipandang lebih mengena.dan lebih mudah dimengerti. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada

pengembangan sistem terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum yaitu berupa suatu bagan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini :

(HM. Jogiyanto, 2005: 62)

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)

a. Bagan alir sistem (systems flowchart)

b. Bagan alir program (program flowchart)

- Bagan alir logika program (program logic flowchart)

- Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program

flowchart)

c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) atau disebut juga dengan

bagan alir formulir (form flowchart)

d. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart)

e. Bagan alir proses (process flowchart)

f. Gantt chart

2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)

3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship

charting)

a. Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)

b. Bagan organisasi (organization chart)

2.6.5 Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)

a. Simbol Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer

b. Simbol Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual

c. Simbol Simpanan Offline

Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor (numerical)

N

A Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf

(alfabetical)

C Adalah file non-komputer yang diarsip urut tanggal

(cronological)

d. Simbol Proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer

e. Simbol Hard disk

Adalah simbol yang menunjukkan input atau output menggunakan hard disk.

f. Simbol Diskette

Menunjukkan input atau output menggunakan diskette

g. Simbol Keyboard

Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard

h. Simbol Penjelasan

Menunjukkan penjelasan dari suatu proses

i. Simbol Penghubung

Menunjukkan penghubung yang masih menjadi satu halaman

Menunjukkan penghubung ke halaman lain

j. Simbol Keputusan

Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi

k. Simbol Display

Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor

l. Simbol Garis Alir

m. Simbol Titik Terminal

Menunjukkan awal dan akhir suatu proses

Gambar 2.9 Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

2.7 Alat-Alat Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem dibutuhkan alat-alat untuk dapat melaksanakannya berupa suatu gambar, diagram atau grafik.

2.7.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram atau DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design) yang menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow Diagram):

(HM. Jogiyanto, 2005: 700)

Kesatuan luar merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa barang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dan dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas sebagai berikut :

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu anak panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.

3. Proses

Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses.

Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.

Gambar 2.10 Notasi proses di DAD Atau

Identifikasi

nama Proses

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :

1. Identifikasi proses, umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor

2. Nama proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses di simbol proses.

3. Pemroses, menunjukkan proses manual yaitu siapa atau dimana proses

dilakukan dan ditulis dibawah nama proses.

4. Simpanan Data (Data Store)

Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya. Simpanan data hanya berhubungan dengan proses menunjukan proses up-date terhadap data yang tersimpan di simpanan data, sedangkan arus data yang berasal dari simpanan data menunjukkan bahwa proses menggunakan data yang tersimpan di dalam simpanan data.

Nama simpan data Media

Gambar 2.11 Simbol simpanan data di DAD

2.7.2 Bentuk Diagram Arus Data (DAD)

Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)

1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)

Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem yang ada alan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja.

2. Diagram Arus Data Logika (DADL)

Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses-proses-proses secara komputer saja.

Contoh diagram context adalah sebagai berikut :

Contoh diagram arus data adalah sebagai berikut :

Gambar 2.13 DAD Level nol

2.7.3 Diagram ER (Entity Relationship)

Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entiti dan relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara

obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut:

(Mecleod,Jr, 2000: 393)

a. Berupa obyek banyak data (Entity)

Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.

Gambar 2.14 Entity

b. Attribut

Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan entity yang lain. Sebuah attribute juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity.

Gambar 2.15 Attribut Nama Atribut

c. Relationship

Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Relasi antar entiti digambarkan dengan menghubungkan dua diagram entiti dengan satu garis.

d. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity dan himpunan entity dengan attributnya.

Gambar 2.17 Garis

e. Cardinality dan Relationship

Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entiti adalah: (Mecleod,Jr, 2000: 394)

1. One-To-One (1:1) Realtionship

Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.

2. One-To-Many (1:M) Relationship

Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua.

3. Many-to-many (M:M) Relationship

Hubungan ini menunjukkan bahwa satu atau lebih baris data pada tabe pertama dapat dikoneksian ke satu atau lebih baris data pada tabe kedua.

4. Many-to-many (N:M)

Hubungan antar dua entity adalah banyak – banyak dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu yang dapat dijadikan hubungan 1-n dan m-1 dengan menambahkan satu buah entity (file) diantaranya.

2.8 HIPO (Hierarki Plus Input –Proses-Output )

HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akam tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap – tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO mempunyai sasaran utama sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi – fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi – fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statemen – statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing – masing fungsi pada tiap – tiap tingkatan dari diagram HIPO.

4.Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan pemakai.

Contoh diagram HIPO adalah sebagai berikut :

2.9 Desain Sistem secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain secar terinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem dilakukan dan analisis disetujui oleh manajemen.

2.9.1 Desain Data Base secara Umum

Basis data (data base) merupakan umpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diluar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Data base merupakan salah satu komponen yang penting disistem informasi., karena berfungi sebagai basis penyedia informasi bagi pemakainya. Penerapan data base dalam sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam – macam didalam organisasi.

Data base dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, diantaranya adalah :

1. File induk (master file)

Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidupnya sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi :

a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya.

b. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari record – recordnya seiring berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari transaksi.

2. File transaksi (transaction file)

File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu tarnsaksi yang terjadi. 3. File laporan (report file)

File ini disebut juga dengan nama file output, yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan.

4. File sejarah

File sejarah disebut juga file arsip, yaitu file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.

5. File pelindung

File pelindung merupakan salinan dari file – file yang masih aktif di data base pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file data base yang aktif rusak atau hilang.

6. File kerja (working file)

File kerja ini disebut juga dengan file sementara atau scrath file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.

2.9.1.1. Langkah – langkah Desain Data Base secara Umum

Untuk tahap desain data base secara umum, yang perlu dilakukan oleh analisis adalah megidentifikasikan terlebih dahulu file – file yang diperlukan oleh sistem informasi. File – file data base yang diperlukan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah – langkah desain data base secara umum adalah sebagi berikut :

1. Menentukan kebutuhan file data base untuk sistem baru.

File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. 2. Menentukan parameter dari file data base

Setelah file – file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- Tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain

sebagainya.

- Media file : hard disk, disket, atau pita magnetic.

- Organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau

file akses langsung) atau organisasi data base (struktur berjenjang, jaringan atau hubungan).

- Field kunci dari file

2.9.2 Desain Input secara Umum

Bila anda berfikir tentang input, biasanya anda juga berfikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu alat input langsung (online input device) dan alat input tidak langsung (offline input

dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key – to - card), KTT (key – to - tape) dan KTD (key

– to – disk).

a. Proses Input

Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan dara entry.

1. Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi kedalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.

2. Penyimpanan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah ditangkap kedalam bentuk yang dibaca oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetic atau disket magnetik).

3. Pemasukan data (data entry) merupakan proses membacakan atau memasukan data kedalam komputer.

b. Tipe Input

Input dapat dikelompokkan kedalam 2 tipe, yaitu input ekstern (eksternal

input) dan input intern (internal input). Input ekstern adalah input yang berasal

dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi – kwitansi seperti misalya faktur penjualan, order penjualan dan lain – lainnya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.

c. Langkah – langkah Desain Input secara Umum

Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen adalah dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode – kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input dialat output. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu diperhatikan analisis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input – input yang akan didesain secara terinci tersebut. Langkah – langkah ini adalah disebut sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah

dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input dialat input data yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.

2. Menentukan parameter dari input

Setelah input yang akan didesain selesai, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dialat input

(dialog layar terminal)

- Sumber input

- Jumlah tembusan input berupa dokumen dasar atau distribusinya

- Alat input yang digunakan

- Volume input

2.9.3 Desain Output secara Umum

Output (keluaran) adalah produk dari sistem yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang – kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari

macam – macam jenis. Output dapat berupa hasil dimedia keras (seperti misalnya kertas atau microfilm) atau hasil dimedia lunak (berupa tampilan dilayar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan disuatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan dimedia keras atau layar video.

a. Tipe Output

Output dapat diklasifikasikan kedalam beberapa tipe, yaitu output intern

(internal ouyput) dan output ekstern (eksternal output). Output intern adalah

output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan

tetap tinggal didalam perusahaan dan akan tersimpan sebagai arsip atau akan dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output ini dapat berupa laporan – laporan ringkasan atau lainnya. Output ekstern adalah output yang akan didstribusikan kepada pihak luar yang mebutuhkan. Banyak output ekstern ini dibuat formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian – bagian tertentu yang masih harus diisi.

b. Format Output

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan – keterangan (narrative), table atau grafik. Yang banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk table. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer

yang dapat menampilkan grafik, maka output berupa grafik mulai banyak dihasilkan, terutama output untuk keperluan manajemen tingkat menengah.

c. Langkah – langkah Desain Output secara Umum

Desain output secara umum dapat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru

Output yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah

dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.

2. Menentukan parameter dari output

Setelah output – output yang didesain dapat ditentukan, maka parameter dari

output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari output, formatnya, media yang digunakan, jumlah tebusannya, distribusinya

dan periode output.

2.10 Manajemen Data Base

Sistem informasi manajemen menggambarkan suatu ketersediaan data yang cukup lengkap yang disimpan untuk mendapatkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh semua pihak manajemen dalam membantu pengambilan keputusan.

Data – data yang ada tersebut dihimpun dalam suatu file – file khusus yang kemudian akan membentuk suatu rangkaian file data yang disebut dengan data base. Data base inilah yang kemudian dikelola untuk menjadi suatu informasi yang berarti dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan

untuk dapat menciptakan, membaca, mengadakan perubahan, memberikan definisi, memelihara serta memberikan suatu perlindungan terhadap suatu data base. Sistem ini disebut dengan Sistem Manajemen Data Base (DBMS atau Data

Base Mangemen System) yang mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan 2. Memudahkan pengaksesan data

3. Memungkinkan respon yang segera atas permintaan pemakai data 4. Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada sistem data base 5. Menghapus data yang berlebihan

6. Memungkinkan penggunaan secara serentak oleh beberapa pemakai 7. Melindungi data dari kerusakan fisik dan pemakai tidak terorientasi

2.10.1 Hirarki Data

Agar pengolahan terhadap data yang ada dalam suatu organisasi dapat berlangsung dengan baik dan efisien, harus diadakan pengorganisasian terhadap data – data dengan tujuan mempermudah pencarian data dalam proses pengolahan. Pengorganisasian ini terdiri dari empat tingkatan :

a. Data item, merupakan tingkat paling rendah didalam struktur data, yaitu

kumpulan fakta – fakta yang dicatat dan disimpan. Misalnya unsure data, data nomor mahasiswa dan lain – lain.

b. Record merupakan kumpulan dari data item yang menyatakan karakteristik

dari suatu objek yang diolah datanya.

c. File dari sekumpulan record – record yang sejenis dan berkaitan secara logis.

2.10.2 Operasi Data

Agar data dapat berguna bagi penerimanya, maka beberapa kombinasi operasi harus dilakukan. Kombinasi operasi data ini dilakukan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Operasi – operasi ini adalah :

a. Capturing, merupakan pencatatan data dari suatu peristiwa /

kejadian atau transaksi dalam bentuktertentu. Operasi ini merupakan operasi dasar dalam penangkapan data.

b. Verifying, adalah operasi pengecekan data untuk menjamin agar

data tersebut diperoleh dan dicatat dengan benar.

c. Classifying, adalah operasi penempatan unsur – unsur data kedalam

kategori – kategori yang memberikan arti bagi pemakainya.

d. Arranging, merupakan penyusunan data dalam suatu urutan

tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.

e. Summarizing, merupakan penggabungkan unsur – unsur data

kedalam bentuk matematis atau logika.

f. Calculating, adalah pengoperasian data secara aritmatik atau

logika.

g. Storing, adalah operasi penempatan data kedalam suatu media

penyimpanan seperti kertas, microfilm, disket dan lain – lain. Data yang disimpan dijaga dan harus dapat dengan mudah diambil kembali pada saat yang dibutuhkan.

h. Retrieving, yaitu merupakan proses pencarian kembali data – data

i. Reproducing, adalah operasi untuk memperbanyak data dari suatu

media ke media lain atau dari suatu posisi yang lain dalam suatu media yang sama.

j. Communicating, adalah operasi pemindahan data dari suatu tempat

yang lain dengan tujuan untuk berkomunikasi.

2.10.3 Normalisasi

Suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen berulang – ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang – ulang ini disebut dengan normalisasi. Normalisasi juga banyak dilakukan dengan merubah bentuk database struktur pohon atas struktur jaringan menjadi struktur hubungan.

2.11 Manajemen Personalia

Tugas manajemen personalia adalah mempelajari dan mengembangkan cara – cara agar manusia dapat secara efektif diintegrasikan kedalam berbagai organisasi guna mencapai tujuan – tujuannya. Manajemen personalia digunakan dalam banyak organisasi untuk memahami departemen yang menangani kegiatan seperti rekrutment, seleksi, pemberian kompensasi dan pelatuhan karyawan.

Kegiatan – kegiatan yang umumnya tercakup dalam lingkup manajemen personalia adalah :

1. Rancangan organisasi

2. Staffing Sistem Reward, tunjangan – tunjangan dan pematuhan. 3. Manajemen performasi.

4. Pengembangan pekerja dan organisasi. 5. Komunikasi dan relasi public.

Pada Staffing System Reward terdapat sistem pemberian kompensasi /

penggajian, insentif dan bonus, juga terdapat punishment. Kompensasi merupakan segala sesuatu yang diterima oleh pekerja sebagai balas jasa atas kerja mereka, masalah kompensasi berkaitan dengan factor internal (berkaitan dengan konsep penggajian relatif dalam organisasi) dan factor eksternal (berkaitan dengan tingkat struktur penggajian diluar organisasi).

Pada faktor internal yang mempengaruhi adalah :

- Kemampuan perusahaan.

- Eksistensi serikat buruh

- Karakteristik pekerja

- Karakteristik pekerjaan

Sedangkan pada faktor eksternal, yang mempengaruhi adalah :

- Kondisi pasar tenaga kerja (prinsip Supply - Demand).

- Biaya hidup.

- Peraturan pemerintah.

Pada pemberian insentif / upah perangsang, dipengaruhi oleh faktor :

- Perangsang supaya bekerja lebih giat

- Tidak bias diberikan untuk semua jenis pekerjaan.

Sedangkan pada pemberian bonus, biasanya diberikan pada jenis pekerjaan yang mempunyai suatu target tertentu. Misalnya pada pemasaran yang mempunyai suatu target penjualan produk 100 unit, maka mendapatkan bonus sebesar, sekian atau sejumlah perjalanan ke beberapa tempat.

Pada punishment merupakan tindakan disiplin yang dipakai organisasi untuk menghukum para pekerja karena pelanggaran atas aturan – aturan kerja atau harapan organisasi. Tindakan disiplin ini dapat berupa teguran (reprimands), penskorsan (suspension), penurunan pangkat atau gaji (reduction in rank or pay) dan pemecatan (firing).

2.13 Visual Basic.NET 2005

Sejarah Visual Basic diawali dari pengembangan bahasa BASIC (Beginner

All Purpose Symbolic Instruction Code) di Darmouth College Amerika Serikat

pada awal tahun 1960-an. Sejak semula Basic memang dirancang untuk udah dipelajari. Begitu sederhananya hingga nyaris semua pakar pemrograman menggunakan Basic sebagai bahasa pemrogramannya.

Pada tahun 1982, PC diperkenalkan pada masyarakat. Maka microsoftpun membuat sistem operasi MS DOS untuk komputer ini yang didalamnya disediakan pula bahasa Basic yang dikenalkan sebagai Quick Basic (Q Basic). Pada tahun 1990-an era DOS digantikan dengan cara WINDOWS. Tampilan grafis Windows yang sangat bagus dan lebih interaktif mengubah pemrograman menjadi lebih dikenal dengan Microsoft Visual Basic.

Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windos yang berbasis grafis (GUI-Graphical User Interface).Visual Basic memungkinkan pembuatan aplikasi Graphical User

Interface (GUI) atau pemrograman yang menggunakan tampilan grafis sebagai

alat komunikasi dengan pemakainya.

Pembuatan tampilan user interface yang mewah tersebut relatif mudah dilakukan karena hanya perlu meletakkan kontrol-kontrol ke lembar form yang telah disediakan berkat Basic. Dengan menggunakan objeck OLE (Object Linking

and Emmheding) dapat merangkaikan hubungan antara bagian fungsi atau seluruh

aplikasi lain dengan program buatan kita.

Jenis aplikasi yang dapat dibuat Microsoft Visual Basic diantaranya :

(Yadi, abdul, 2002:5)

1. Aplikasi database terbaru dengan format yang paling popular dapat dibuat

dengan memanfaatkan data Access.

2. Active X Document, yaitu aplikasi yang digunakan dalam dunia internet

dimana pemakainnya hanya bisa menggunakan browser internet

3. Aplikasi yang memanfaatkan fasilitas dan aplikasi komputer seperti pengolah

kata MS Word, Spread Sheet Mikro Exce, dan perancang proyek bisnis Microsoft Project dapat dibuat dengan menggunakan fasilitas OLE

4. Aplikasi yang menggunakan run time dynamic link library

5. Active X Control, yaitu file kontrol yang digunakan dalam dunia

pengembangan software

7. Komponen-komponen pada Visual Basic yang digunakan untuk membuat program aplikasi adalah: (Andi, 2002: 3)

a. Project

Project adalah sekumpulan modul dari program aplikasi itu sendiri b.Form

Form adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program

aplikasi c.Toolbox

Toolbox adalah kotak alat yang berisi icon-icon untuk memasukkan objek

tertentu kedalam jendela foem. d.Properties

Properti digunakan untuk menentukan setting suatu objek.

e. Kode program

Kode program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu objek dijalankan.

f. Event

Event adalah peristiwa atau kejadian yang diterima oleh suatu objek.

g. Metoda (Method),

Metoda adalah suatu set perintah seperti halnya fungsi dan prosedur, tetapi sudah tersedia didalam suatu objek.

h. Module, yang berisikan kode-kode program atau procedure yang dapat

2.14 Microsoft SQL Server

SQL Server adalah sebuah database realsional yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsitektu client/server, dimana database terdapat pada komputer pusat yang disebut server, dan informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam komputer lokalnya yang disebut dengan client.

Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang tinggi, karena semua user bekerja dengan informasi yang sama. Melalui aturan-aturan bisnis, kendali diterapkan kepada semua user bekerja dengan informasi yang ditambahkan ke dalam database. Arsitektur client/server sangat mengurangi lalu lintas network, karena ia hanya memberikan data yang diminta oleh user saja.

a. Komponen SQL Server

Komponen-komponen kunci dari SQL Server 2000 sebagai berikut:

(Helmi,2003:6)

a. Database

Mengandung obyek-obyek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan dan mengakses data.

b. Tabel

Menyimpan baris-baris atau record-record data dan hubungannya dengan tabel lain.

c. Database Diagram

Secara grafis menampilkan obyek database, sehingga dapat dimanipulasi tanpa menggunakan transact SQL.

File-file tambahan yang meningkatkan kecepatan akses dari baris-baris tabel.

e. View

Program transact-SQL yang disimpan didalam server yang menjalankan tugas-tugas yang telah ditentukan.

f. Stored Procedure

Program-program Transact-SQL yang disimpan di dalam server yang menjalankan tugas-tugas yang telah ditentukan.

g. Trigger

Sebuah jenis prosedur tersimpan khusus yang secara otomatis dijalankan apabila operasi tertentu dijalankan di dalam tabel.

h. Ful-Text Indexes

Indeks khusus yang membuat pencarian menjadi lebih mudah didalam kolom dengan tipe data Varchar dan Text.

2.15 Penelitian Terdahulu

a.

a. (BRIAN SANDY NGONGOLOY, 2001, PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN PENGGAJIAN DI PT. KERETA API INDONESIA SURABAYA )

DI PT. KERETA API INDONESIA SURABAYA )

PT. KERETA API INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan atau maintenance. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi absen dan lembur yang diberikan.

Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.

b

b.. ((AGUNG SANDY WIJAYA, 1999, KOMPUTERISASI DAN

PENYEMPURNAAN PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSONALIA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI (PERSERO) PG. GENDING PROBOLINGGO )

Ketergantungan dunia usaha terhadap komputer sudah berlangsung sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Komputer sebagai alat bantu utama dalam menyelesaikan masalah baik untuk keperluan administrasi, perhitungan yang rumit, arsip, pembuatan laporan-laporan, sistem informasi, pengambilan keputusan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu tidaklah mengherankan bila diera globalisasi ini komputer merupakan pendukung yang handal dalam kemajuan suatu perusahaan. PT. Perkebunan Nusantara XI (PERSERO) PG. Gending merupakan salah satu perusahaan BUMN yang memiliki jumlah karyawan yang sangat banyak dan memiliki kegiatan administrasi personalia yang cukup rumit, maka pendokumentasian secara manual yang selama ini diterapkan akan dirasakan sangat lambat. Sistem terkomputerisasi serta penyempurnaan pada penyajian laporan yang akurat dan tepat waktu serta sesuai dengan kebutuhan sangat diperlukan untuk membantu dalam hal pengambilan keputusan..

Tujuan penelitian ini untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini maka perlu dikembangkan suatu sistem informasi yang lebih mendekati sempurna serta terkomputerisasi sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan sistem informasi berbasis komputer diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai sistem informasi manajemen personalia selama ini.

c. (MUHAMMAD FAHMI, 2000, USULAN SISTEM INFORMASI

PENDAFTARAN CALON SISWA BARU SMA WILAYAH SURABAYA SECARA ONLINE INTERNET )

Pergantian tahun ajaran baru itu mengharuskan siswa – siswi yang telah lulus dari tingkat SD dan SMP melanjutkan pendidikannya ke jenjang yang lebih tinggi yaitu SMP dan SMA.

Fenomena yang selalu terlihat ketika tahun ajaran baru berganti yaitu pendaftaran masuk ke SMP maupun ke SMA. Baik calon siswa maupun orang tua dari calon siswa akan untuk mengumpulkan formulir pendaftaran yang telah diisi. Kemudian diserahkan kepada panitia untuk diinputkan kedalam database yang kemudian akan dikirimkan ke pusat server DIKNAS, Banyak waktu dan biaya yang dikeluarkan hanya untuk melakukan pendaftaran siswa baru ke sekolah yang difavoritkan, padahal proses penginputan data ini harus dilakukan secara cepat untuk kemudian diproses oleh server pusat, hal ini terjadi karena terdapat kelemahan-kelemahan dalam sistem penginputan data oleh panitia pendaftaran, sehingga informasi yang disampaikan ke panitia pendaftaran pusat menjadi terhambat, hal ini menyebabkan calon siswa dan orang tua calon siswa direpotkan oleh pengumuman yang lambat.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Tempat Dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT. Karya Terang Sedati dengan alamat di Jalan Rajawali Blok Industri Ds. Betro Sedati Sidoarjo. Waktu penelitian dilaksanakan mulai Juli 2010 sampai dengan kebutuhan akan data dapat terpenuhi.

3.2. Identifikasi Dan Definisi Operasi Variabel

Variabel yang digunakan adalah variabel-variabel yang berkaitan dengan judul penelitian dimana variabel-variabel tersebut digunakan untuk mempermudah di dalam mengembangkan sistem dan prosedur sistem informasi manajemen personalia. Variabel tersebut antara lain adalah :

a. Variabel Terikat :

Sistem informasi manajemen kepegawaian

b. Variabel Bebas :

1. Variabel Data Personal Karyawan

3.3. Langkah - Langkah Pemecahan Masalah

Agar lebih sistematis maka langkah – langkah yang harus dilakukan dalam mengadakan penelitian adalah sebagai berikut :

Penjelasan Flowchart Langkah-Langkah Pemecahan Masalah:

1. Studi pustaka

Bertujuan menggali informasi yang terkait dengan permasalahan yang diteliti dari literature-literatur seperti buku teks, jurnal, maupun dari penelitian yang telah dilakukan, yang relevan dengan permasalahan yang diteliti agar diperoleh teori dan konsep yang dapat dijadikan landasan berpikir.

Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara berfikir, bertindak dan memberikan arah penelitian serta membantu menyelesaikan masalah.

2. Survey Awal

Pada Tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah diterapkan sehingga diperoleh gambaran mengenai permasalahan yang ada

3. Perumusan Masalah

Perumusan masalah ini disusun dengan memperhatikan faktor – faktor yang menjadi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecah masalahnya.

4. Penetapan Tujuan Penelitian

Pada tahap ini dilakukan penetapan tujuan penelitian dengan maksud agar langkah – langkah dalam pemecahan masalah menjadi terarah dan mencapai sasaran yang diinginkan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi manajemen kepegawaian.

Form master pegawai hapus data digunakan untuk menampilkan sebuah data karyawan yang kemudian nantinya akan dihapus data tersebut jika karyawan tersebut sudah tidak bekerja lagi. Adapun didalamnya terdapat perintah delete yang berguna untuk menghapus data yang ingin dihilangkan.

4.8.6 Form Master Pegawai Data Baru

Gambar 4.14 Form Master Pegawai Data Baru

Form master pegawai data baru digunakan untuk memasukkan data karyawan baru yang didalamnya terdapat insert yang berguna untuk memasukkan data baru karyawan tersebut.

4.8.7 Form Master Pegawai Ubah Data

Gambar 4.15 Form Master Pegawai Ubah Data

Form master pegawai ubah data digunakan untuk menampilkan sebuah data personal karyawan yang nantinya akan diperbaharui atau diubah data tersebut. Adapun didalamnya terdapat update yang berguna untuk memperbaharui atau mengubah dat personal karyawan.

4.9 Perancangan Program Komputer

Perancangan sistem yang telah dibuat, susunannya dituangkan dalam sebuah running program yang berbasis komputer. Adapun platform yang digunakan untuk membuat program adalah Software Microsoft Visual Basic.Net 2005 dalam pembuatan software-software aplikasi.

Perancangan program komputer juga disesuaikan dengan kebutuhan hardware yang diperlukan. Untuk perancangan sistem informasi ini dibutuhkan hardware dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :

1. Komputer MSI PC atau kompatibel dengan processor pentium IV atau processor yang lebih tinggi.

2. OS (Operating System) Windowa XP Professional. 3. RAM 512 MB.

4. Monitor VGA atau layar yang mempunyai resolusi lebih tinggi. 5. Hard disk dengan kapasitas minimal 20GB.

4.10 Validasi dan Verifikasi Sistem

4.10.1 Validasi Rancangan Sistem Informasi Manajemen

Setelah program telah siap untuk dioperasikan, maka tahap berikutnya adalah bagaimana program yang telah jadi tersebut dapat berjalan dengan menampilkan keluaran (output) yang telah direncanakan. Pada saat data-data yang ada dimasukkan sesuai dengan proses yang berlaku, maka dapat dilihat bagaimana program komputer tersebut dapat berjalan dan memberikan hubungan yang sesuai dengan prosedur yang dikembangkan.

4.10.2 Verifikasi Program Komputer

Pada proses verifikasi program komputer sistem informasi manajemen di PT. KARYA TERANG SEDATI ini menggunakan seperangkat komputer berprosesor pentium dengan sistem operasi Windows XP dan program software VB.NET 2005 sebagai media pembuatannya.

Dalam pengoperasian sistem informasi manajemen ini hanya membutuhkan seorang tenaga kerja yang memahami dan mampu untuk mengoperasikan komputer, dalam hal ini tenaga kerja tersebut terletak pada bagian HR & GA.

4.11 Desain Output

Keluaran atau output dari program aplikasi Sistem Informasi Manajemen di PT. KARYA TERANG SEDATI ini berupa :

1. Laporan Absensi

Laporan ini menampilkan daftar absensi.

2. Laporan Daftar Karyawan

Laporan ini menampilkan daftar karyawan yang dapat memberikan informasi tentang personal karyawan.

Gambar 4.17 Print Out Daftar Karyawan

Dari hasil tampilan print out absensi maupun print out daftar karyawan hanya bisa dilihat oleh bagian HR & GA.

3. Laporan Absensi Per karyawan

Laporan ini menampilkan data absensi karyawan beserta grafik dimana menampilkan berapa kali dalam satu bulan karyawan tersebut masuk dan tidak masuk

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisa dan pengembangan sistem, maka diperoleh kesimpulan bahwa hasil (output) dari pengembangan sistem informasi manajemen yang dibuat berupa informasi transaksi yang terdiri dari data karyawan dan data absensi. Dari output yang dihasilkan dapat memperbaiki prosedur kegiatan update, insert maupun delete dari data karyawan serta data absensi menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan secara manual serta mempercepat penyampaian informasi bidang kepegawaian yang ada.

5.2 Saran

Guna menuju penyempurnaan dan perbaikan sistem maka disarankan untuk pengembangan ke bagian sistem yang terkait langsung di perusahaan : 1. Dalam menghadapi persaingan serta dalam rangka pengembangan perusahaan

maka pihak PT. KARYA TERANG SEDATI diharapkan mengganti sistem informasi lama yang masih menggunakan sistem manual dengan sistem informasi manajemen yang terkomputerisasi.

2. Untuk penelitian selanjutnya lebih dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman atau software yang mungkin bisa lebih praktis bahkan lebih mudah dalam hal pengoperasiannya.