PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGGAJIAN DI PT. RODA LANCAR ABADI SIDOARJO.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PENGGAJ IAN DI PT. RODA LANCAR ABADI
SIDOARJ O
SKRIPSI
Oleh :
DWI ANGGORO
0832010014
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2012
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI .....................................................................................................iii
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................vii
DAFTAR TABEL ............................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ix
ABSTRAKSI .....................................................................................................x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang…………......…………………………...………... 1
1.2 Perumusan Masalah…………………………………….................. 3
1.3 Batasan Masalah……………………………………………...…… 3
1.4 Asumsi - asumsi……………………………………………...…... 3
1.5 Tujuan Penelitian…………………………………...…………….. 4
1.6 ManfaatPenelitian…………………………………...……………. 4
1.7 SistematikaPenulisan…………………...………………………… 5
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem…........................………….……………..………………… 7
2.1.1 Definisi Sistem.......……………………………………...... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem…………………………………….… 8
2.1.3 Klasifikasi Sistem................................................................. 11
2.2 Informasi.......................……...……………………………………. 13
2.2.1 Definisi Informasi..……….....…………………………...... 13
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.2 Siklus Informasi…………………………………….........
14
2.2.3 Kualitas Informasi………………………………………..
15
2.2.4 Nilai Informasi.................................................................... 17
2.3 Sistem Informasi.....................……………………..…………...... 18
2.3.1 DefinisiSistem Informasi........…………………...............
18
2.3.2 Komponen Sistem Informasi.............................................. 18
2.3.3 Tipe Sistem Informasi........................................................
20
2.4 Sistem Informasi Manajemen…………………………………...... 22
2.5 Organisasi dan Informasi...........………………….……………...... 24
2.6 PengembanganSistem…………………………………………….. 25
2.6.1 Perlunya Pengembangan Sistem….....……………...…….... 25
2.6.2 Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem………...………..... 28
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem…………….....………. 30
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.................................. 32
2.6.4.1 Tahap Perencanaan Sistem................................... 33
2.6.4.2 Tahap Analisis Sistem.......................................... 33
2.6.4.3 Tahap Peraancangan Sistem.................................. 34
2.6.4.4 Tahap Implementasi Sistem.................................. 35
2.6.5 Analis dan Pemrograman Sistem......................................... 35
2.6.6 Alat – alat Pengembangan Sistem........................................ 36
2.6.6.1 Bagan Alir............................................................. 37
2.6.6.2 Diagram Arus Data ( DAD )................................ 44
2.6.6.3 Diagram ER (Entity Relationship)........................ 49
2.6.6.4 HIPO (Hierarki Plus Input-Proses-Output).........
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
50
2.7 Desain SistemSecara Umum................…....................................... 51
2.7.1
Desain Database Secara Umum.......................................... 52
2.7.2
Desain Input Secara Umum................................................. 53
2.7.3
Desain Output Secara Umum.............................................. 55
2.8 Sistem dan Prosedur Penggajian....................................................... 56
2.8.1
Sistem Penggajian................................................................ 56
2.8.2
Prosedur Penggajian............................................................. 58
2.9 Visual Basic.............………............................................................. 60
2.10 Microsoft Access 2007...................................................................... 62
2.11 Penelitian Terdahulu.......................................................................... 63
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………………...………... 66
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel……………………. 66
3.3 Metode Pengumpulan Data…………………..……………………. 67
3.4 Metode Pengolahan Data………………………………………..
67
3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah………………………….. 68
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengumpulan data ………………………………………………….69
4.1.1 Setruktur organisasi, sistem dan prosedur, serta fungsi masingmasing bagian / Departemen………………………………………...69
4.2
Analisa sistem dan identifikasiprosedur……………………………70
4.2.1 Analisa kebutuhan dokumen dan informasi………………….72
4.2.2 Analisa kebutuhan informasi…………………………………73
4.2.3 Analisa penjaringan data……………………………………..73
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.3 pengembangan sistem dan prosedur…………………………………74
4.3.1 Bagan alir dokumen yang dirancang………………………….76
4.4 Diagram Arus data…………………………………………………..76
4.4.1 Context Diagram……………………………………………..77
4.4.2 Bagan bejenjang………………………………………………77
4.4.3 Diagram arus data……………………………………….........79
4.4.4 Diagram arus data ( DAD) LEVEL 1………………………...80
4.4.4.1 Proses absensi karyawan……………………………..80
4.4.4.2 Proses lembur karyawan……………………………...81
4.4.4.3 proses penggajian……………………………………..81
4.4.4.4 Proses pembuatan laporan……………………………82
4.5 entity relationship diagram…………………………………………..83
4.5.1 relasi – relasi antar entity…………………………………….83
4.6
perancangan data base………………………………………………87
4.7
desaien input………………………………………………………...88
4.8
verifikasi dan validasi computer……………………………………90
4.8.1 verifikasi program computer…………………………………90
4.8.2 validaasi rancangan sim penggajian dan pengupahan baru…..91
4.9
pembahasan………………………………………………………...91
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan……………………………………………………………93
5.2 saran…………………………………………………………………...93
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PENGGAJ IAN
DI PT.RODA LANCAR ABADI
SIDOARJ O
Oleh:
Dwi Anggor o ( 0832010014 )
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi
persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat
dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan
perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen
tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data
yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis,
maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
PT. RODA LANCAR ABADI adalah perusahaan yang bergerak di bidang
manufactur. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan
secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya
informasi absen dan lembur yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu
Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih
baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan
Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan
yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
Hasil perancangan sistem ini dengan menggunakan fingerprint, data base
microsoft access 2007 dan aplikasi visual basoc 6.0 dapat memperbaiki prosedur
penggajian menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari 5 bagian
menjadi 3 bagian pada sistem yang diusulkan serta adanya sistem informasi
manajemen penggajian terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator
dalam menghasilkan sistem informasi on-line yang akurat, tepat waktu, dan relevan
sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen dan Penggajian ( Microsoft Accses,Visual
basic 6.0. ) ,
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta
persaingan bebas yang terjadi, perusahaan atau instansi yang bermunculan harus
mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam
persaingan yang kompetitif. Disetiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan
manusia sebagai aset perusahaan turut memberikan peran. Seringkali masalah
yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan
dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan gaji pegawai. Untuk
itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya memberikan sistem
multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan
dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Salah satu pendukung dalam kemajuan
perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen
di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data
dengan tepat, akurat dan fleksibel. sehingga informasi yang diperoleh tersusun
secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di
perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo adalah perusahaan yang bergerak
di bidang
manufaktur
pembuatan
dan
penjualan Sepeda, Sepeda yang
diproduksi meliputi Sepeda mini, dan Sepeda BMX. perusahaan ini telah berdiri
cukup lama dan memiliki karyawan yang cukup banyak. Pada perusahaan ini
sistem penggajian masih dilakukan secara manual.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal
yang vital bagi PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo, karena sangat berpengaruh
terhadap produktivitas tenaga kerja. Sistem penggajian yang masih bersifat
manual, yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan mengakibatkan
keterlambatan informasi absensi, lembur dan ijin kepada pimpinan, Dengan
demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu
titik saja maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam
pelaksanaan kerja. Hal ini dapat mengakibatkan kemunduran dalam hal
penggajian karyawan, Dengan adanya kemunduran jadwal penggajian maka para
pekerja akan menurun kinerjanya.
Melihat masalah diatas maka PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo,
memerlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana,
khususnya pihak bagian keuangan agar dapat lebih efektif dan efisien. Dalam hal
ini diberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi yang berbasis
komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini.
Diharapkan dengan teknologi berbasis computer, seorang pelaku keuangan lebih
terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas menginputkan data
dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga proses
pelaksanaan dapat mengurangi proses perhitungan yang cukup lama serta dapat
mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan
tersedianya informasi – informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1.2
Per umusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dapat dibuat
perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi
Manajemen Penggajian di PT.Roda Lancar Abadi Sidoarjo agar cepat, tepat,
akurat dan relevan ?”
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi
Manajemen penggajian di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perangkat lunak
pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.
3. Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi
kelayakan ekonomi tetapi hanya menilai dari keuntungan– keuntungan
terintegrasinya data salah satunya yaitu memudahkan administrasi
bagian HRD dalam merekap data absensi dan lembur..
1.4
Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi
manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak terjadi kenaikan gaji selama penelitian
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi
dari pihak perusahaan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer
1.5
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi Manajemen
Penggajian di PT. Roda Lancar Abadi, sehingga informasi menjadi cepat,
tepat, akurat dan relevan ?”.
1.6
Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan
diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan
sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat
ketelitiannya.
- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif
terbaik sebagai keputusan yang tepat.
- Membantu kelancaran operasi kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat,
akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat
menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat
menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa
mendatang.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat
secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
- Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi
mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang
digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan
dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem,
konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar
sistem
informasi manajemen,
pengembangan
sistem,
alat-alat
pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen,
bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan
didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan
masalah.
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem,
perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan
program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan
sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan
saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1
Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling
tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah
sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama
untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah
seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang
dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya,
didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,
2005:2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.”didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981)
sebagai
berikut:(HM. Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
“ Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
Pendekatan suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai
seperangkat elemen atau komponen atau subsistem yang digabungkan satu dengan
yang lainnya untuk suatu tujuan. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem yang
lebih besar . Organisasi adalah sistem dan bagiannya (divisi, departemen, fungsi,
satuan dan sebagainya) adalah subsistem. Untuk menganalisis dan merencanakan
suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu
mengenai komponen atau elemen atau subsistem dari sistem tersebut.(Robert G.
Murdick, 1993 : 6)
2.1.2 Karakteristik Sistem
Dalam menganalisa suatu sistem, kita perlu memperhatikan karakteristik
sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
(HM. Jogiyanto, 1990 : 3)
1.
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem.Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar yang disebut dengan supra system.Misalnya suatu perusahaan dapat disebut
dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat
disebut dengan supra system.Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
2.
Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem.
4.
Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari
satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5.
Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6.
Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer,
panas
yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7.
Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapaoran keuangan dan laporanlaporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8.
Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
Gambar 2.1 Karakteristik sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik.Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system.Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi.Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.Sistem komputer adalah
contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan.Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat dipredeksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2
Informasi
2.2.1
Definisi Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir.Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem
dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :(HM. Jogiyanto,
1990 : 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber informasi adalah data. Data harus dibedakan dengan informasi. Data
adalah fakta dan angka yang tidak digunakanpada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan. Sebagai contoh sebuah
dokumen penunjang, buku besar, dan sebagainya yang terdiri dari material sumber
untuk perhitungan rugi laba. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya
digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar
untuk peramalan atau pengambilan keputusan. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Gambar 2.2 Transfor masi data menjadi informasi
(Sumber : Gordon B. Kerangka Dasar SIM Bagian I, LPPM Jakarta, 1984, hal 28)
2.2.2
Siklus Informasi
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang
masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut.Data diolah menjadi suatu model
yang dapat menghasilkan suatu informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan
siklus informasi (information cycle). (HM. Jogiyanto, 1990 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing
cycles).
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Proses
(Model)
Input
(Data)
Output
(Informasi)
Dasar
Data
Data
(ditangkap)
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Gambar 2.3. Siklus Informasi
(Sumber : John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice, Edisi
keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986, hal 4)
2.2.3
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari
informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Kualitas
Informasi
A
K
U
R
A
T
T
E
P
A
T
W
A
K
R
E
L
E
V
A
N
Gambar. 2.4. Pilar kualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1.
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2.
Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mencapai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam mengambil keputusan.Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.Dewasa ini mahalnya
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3.
Relevan
Informasi tersebut
mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan
untuk akuntan.
2.2.4
Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya.(HM. Jogiyanto, 1990 : 11) Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang dipergunakan
di
dalam
suatu
sistem
informasi
umumnya
digunakan
untuk
beberapa
kegunaan.Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu
bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk
memperolehnya, karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di
dalam perusahaan.Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
keuntungan dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit.
2.3
Sistem Infor masi
2.3.1 Definisi Sistem Infor masi
Suatu sistem informasi dapat didefinisikan (Kertahadi, S. Endang, 1995 : 5)
sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga
bermanfaat bagi penerimanya. Definisi yang luas ini tidak saja mencakup informasi
manajemen yang tradisional (decision-input information) tetapi juga mencakup
pemrosesan data yang berkaitan dengan operasi yang bersifat rutin daripada suatu
sistem.
Sistem informasi juga didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis sebagai berikut :(HM. Jogiyanto, 1990 : 11)
“ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang
sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta tuntutantuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem
informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi
pengembangan kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa (HM. Jogiyanto,
1990 : 12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan
istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model
(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok
basis data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok
tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah
sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4. Blok Teknologi(technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool- box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga
bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri.,
kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahandapat cepat langsung diatasi.
2.3.3
Tipe Sistem Informasi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan
pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan,
alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan
informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di
dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan
tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe
informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (HM. Jogiayanto, 2001:
69)
1.
Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk
menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah
mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer
bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2.
Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada
masalah-masalah yang menyimpan, ketidakberesan, ketidakefesienan dan
kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
pertanyaan :”What problem should I look into?” (permasalahan apakah yang
seharusnya saya amati?). informasi ini akan membantu manajemen menengah
untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3.
Informasi pemecahan masalah (problem solving information)
Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan
memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab
pertanyaan :”Of the several ways of doing the job, which is the best?”
(manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?) problem
solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak
berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh
manajemen tingkat atas.
Gambar 2.5. Hubungan tipe informasi dan tingkatan manajemen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering
dikenal dengan MIS)merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk
menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan
keputusan didalam sebuah organisasi.
Menurut Gordon B Darwis, didefinisikan sistem informasi manajemen adalah
: “Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat
keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) dari computer, prosedur
pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan dan database”.
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen
tingkat
bawah
atau
operating
manajemen
yaitu
tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk
melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Menejemen tingkat atas (top level management)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala
keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan
datang.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan
kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang
berguna dalam semua tingkatan manajemen. Tujuan suatu sistem informasi
manajemen adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada
perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi suatu
perusahaan serta menyajikan sinergi organisasi pada proses.(Robert G. Murdick, 1993
: 7)
2.5
Organisasi dan Infor masi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi
tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Dalam sebuah organisasi, informasi diibaratkan sebagai sistem urat syaraf.
Struktur organisasi dan kebutuhan akan informasi saling berkaitan secara mutlak.
Informasi juga mempengaruhi penyusunan organisasi melalui cara mendesain sistem
informasinya. Sistem informasi ini harus selaras dengan struktur organisasi dan
pelimpahan wewenang dalam perusahaan. Untuk itu, organisasi harus disusun
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
menurut arus informasi dan faktor – faktor informasi yang dipilih untuk
merencanakan dan mengendalikan prestasi kerja.
Gambar 2.6. Organisasi sebagai sistem informasi
(Sumber :Robert G. Murdick dkk, Sistem informasi untuk manajemen modern, edisi
ketiga, Erlangga, Jakarta,1993, hal 83 )
2.6
Pengembangan Sistem
2.6.1
Per lunya Pengembangan Sistem
Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan
pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu
kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi. Pengembangan sistem
dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1.
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a.
Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini
dapat berupa :
- Kecurangan-kecurangan yang disengaja sehingga menyebabkan kurang
amannya kebenaran dari data perusahaan;
- Kesalahan-kesalahan
yang
tidak
disengaja
yang
juga
dapat
menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak efesiennya operasi;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b.
Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru.Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak
efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua
kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2.
Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Organisasi mulai merasakan bahwa teknilogi informasi ini perlu digunakan
untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam
proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen.
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat
menetukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat
memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini,
maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
3.
Adanya instruksi-instruksi(directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena ada instruksi-instruksi
dari atas
pimpinan
ataupun dari
luar
organisasi,
seperti peraturan
pemerintah.Karena adanya permasalahan tersebut, maka sistem yang baru perlu
dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,
meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang
diberikan.
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan
terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
berhubungan dengan PIECES(performance, information, economy, control, efficiency
dan service), yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1.
Performance (kinerja),
peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
2.
Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
3.
Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4.
Control (pengendalian), peningkatan pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan
terjadi.
5.
Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya
yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber
daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi
dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6.
Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.6.2
Prinsip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip utama di dalam proses pengembangan sistem adalah
sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1.
Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan
oleh manajemen.
2.
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang tidak
sedikit, apalagi digunakannya teknologi yang muktahir.
3.
Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Dalam pengembangan sistem informasi sangat memerlukan orang terdidik yang
dapat mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusisolusi yang mungkin dilakukan.
4.
Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan system.
Sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus di buat terlebih
dahulu skedul atau jadwal kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan
tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan
sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan
anggaran yang direncanakan.
5.
Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Prinsip ini kelihatan bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidak
demikian.Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini
dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama.
6.
Jangan takut membatalkan proyek
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang
harus dievaluasi dengan cermat.Apabila memang suatu proyek terpaksa harus
dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan
dengan tega
PENGGAJ IAN DI PT. RODA LANCAR ABADI
SIDOARJ O
SKRIPSI
Oleh :
DWI ANGGORO
0832010014
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2012
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI .....................................................................................................iii
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................vii
DAFTAR TABEL ............................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ix
ABSTRAKSI .....................................................................................................x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang…………......…………………………...………... 1
1.2 Perumusan Masalah…………………………………….................. 3
1.3 Batasan Masalah……………………………………………...…… 3
1.4 Asumsi - asumsi……………………………………………...…... 3
1.5 Tujuan Penelitian…………………………………...…………….. 4
1.6 ManfaatPenelitian…………………………………...……………. 4
1.7 SistematikaPenulisan…………………...………………………… 5
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem…........................………….……………..………………… 7
2.1.1 Definisi Sistem.......……………………………………...... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem…………………………………….… 8
2.1.3 Klasifikasi Sistem................................................................. 11
2.2 Informasi.......................……...……………………………………. 13
2.2.1 Definisi Informasi..……….....…………………………...... 13
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.2 Siklus Informasi…………………………………….........
14
2.2.3 Kualitas Informasi………………………………………..
15
2.2.4 Nilai Informasi.................................................................... 17
2.3 Sistem Informasi.....................……………………..…………...... 18
2.3.1 DefinisiSistem Informasi........…………………...............
18
2.3.2 Komponen Sistem Informasi.............................................. 18
2.3.3 Tipe Sistem Informasi........................................................
20
2.4 Sistem Informasi Manajemen…………………………………...... 22
2.5 Organisasi dan Informasi...........………………….……………...... 24
2.6 PengembanganSistem…………………………………………….. 25
2.6.1 Perlunya Pengembangan Sistem….....……………...…….... 25
2.6.2 Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem………...………..... 28
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem…………….....………. 30
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.................................. 32
2.6.4.1 Tahap Perencanaan Sistem................................... 33
2.6.4.2 Tahap Analisis Sistem.......................................... 33
2.6.4.3 Tahap Peraancangan Sistem.................................. 34
2.6.4.4 Tahap Implementasi Sistem.................................. 35
2.6.5 Analis dan Pemrograman Sistem......................................... 35
2.6.6 Alat – alat Pengembangan Sistem........................................ 36
2.6.6.1 Bagan Alir............................................................. 37
2.6.6.2 Diagram Arus Data ( DAD )................................ 44
2.6.6.3 Diagram ER (Entity Relationship)........................ 49
2.6.6.4 HIPO (Hierarki Plus Input-Proses-Output).........
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
50
2.7 Desain SistemSecara Umum................…....................................... 51
2.7.1
Desain Database Secara Umum.......................................... 52
2.7.2
Desain Input Secara Umum................................................. 53
2.7.3
Desain Output Secara Umum.............................................. 55
2.8 Sistem dan Prosedur Penggajian....................................................... 56
2.8.1
Sistem Penggajian................................................................ 56
2.8.2
Prosedur Penggajian............................................................. 58
2.9 Visual Basic.............………............................................................. 60
2.10 Microsoft Access 2007...................................................................... 62
2.11 Penelitian Terdahulu.......................................................................... 63
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………………...………... 66
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel……………………. 66
3.3 Metode Pengumpulan Data…………………..……………………. 67
3.4 Metode Pengolahan Data………………………………………..
67
3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah………………………….. 68
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengumpulan data ………………………………………………….69
4.1.1 Setruktur organisasi, sistem dan prosedur, serta fungsi masingmasing bagian / Departemen………………………………………...69
4.2
Analisa sistem dan identifikasiprosedur……………………………70
4.2.1 Analisa kebutuhan dokumen dan informasi………………….72
4.2.2 Analisa kebutuhan informasi…………………………………73
4.2.3 Analisa penjaringan data……………………………………..73
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.3 pengembangan sistem dan prosedur…………………………………74
4.3.1 Bagan alir dokumen yang dirancang………………………….76
4.4 Diagram Arus data…………………………………………………..76
4.4.1 Context Diagram……………………………………………..77
4.4.2 Bagan bejenjang………………………………………………77
4.4.3 Diagram arus data……………………………………….........79
4.4.4 Diagram arus data ( DAD) LEVEL 1………………………...80
4.4.4.1 Proses absensi karyawan……………………………..80
4.4.4.2 Proses lembur karyawan……………………………...81
4.4.4.3 proses penggajian……………………………………..81
4.4.4.4 Proses pembuatan laporan……………………………82
4.5 entity relationship diagram…………………………………………..83
4.5.1 relasi – relasi antar entity…………………………………….83
4.6
perancangan data base………………………………………………87
4.7
desaien input………………………………………………………...88
4.8
verifikasi dan validasi computer……………………………………90
4.8.1 verifikasi program computer…………………………………90
4.8.2 validaasi rancangan sim penggajian dan pengupahan baru…..91
4.9
pembahasan………………………………………………………...91
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan……………………………………………………………93
5.2 saran…………………………………………………………………...93
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PENGGAJ IAN
DI PT.RODA LANCAR ABADI
SIDOARJ O
Oleh:
Dwi Anggor o ( 0832010014 )
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi
persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat
dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan
perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen
tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data
yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis,
maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
PT. RODA LANCAR ABADI adalah perusahaan yang bergerak di bidang
manufactur. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan
secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya
informasi absen dan lembur yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu
Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih
baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan
Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan
yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
Hasil perancangan sistem ini dengan menggunakan fingerprint, data base
microsoft access 2007 dan aplikasi visual basoc 6.0 dapat memperbaiki prosedur
penggajian menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari 5 bagian
menjadi 3 bagian pada sistem yang diusulkan serta adanya sistem informasi
manajemen penggajian terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator
dalam menghasilkan sistem informasi on-line yang akurat, tepat waktu, dan relevan
sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen dan Penggajian ( Microsoft Accses,Visual
basic 6.0. ) ,
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta
persaingan bebas yang terjadi, perusahaan atau instansi yang bermunculan harus
mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam
persaingan yang kompetitif. Disetiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan
manusia sebagai aset perusahaan turut memberikan peran. Seringkali masalah
yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan
dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan gaji pegawai. Untuk
itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya memberikan sistem
multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan
dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Salah satu pendukung dalam kemajuan
perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen
di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data
dengan tepat, akurat dan fleksibel. sehingga informasi yang diperoleh tersusun
secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di
perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo adalah perusahaan yang bergerak
di bidang
manufaktur
pembuatan
dan
penjualan Sepeda, Sepeda yang
diproduksi meliputi Sepeda mini, dan Sepeda BMX. perusahaan ini telah berdiri
cukup lama dan memiliki karyawan yang cukup banyak. Pada perusahaan ini
sistem penggajian masih dilakukan secara manual.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal
yang vital bagi PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo, karena sangat berpengaruh
terhadap produktivitas tenaga kerja. Sistem penggajian yang masih bersifat
manual, yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan mengakibatkan
keterlambatan informasi absensi, lembur dan ijin kepada pimpinan, Dengan
demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu
titik saja maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam
pelaksanaan kerja. Hal ini dapat mengakibatkan kemunduran dalam hal
penggajian karyawan, Dengan adanya kemunduran jadwal penggajian maka para
pekerja akan menurun kinerjanya.
Melihat masalah diatas maka PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo,
memerlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana,
khususnya pihak bagian keuangan agar dapat lebih efektif dan efisien. Dalam hal
ini diberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi yang berbasis
komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini.
Diharapkan dengan teknologi berbasis computer, seorang pelaku keuangan lebih
terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas menginputkan data
dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga proses
pelaksanaan dapat mengurangi proses perhitungan yang cukup lama serta dapat
mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan
tersedianya informasi – informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1.2
Per umusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dapat dibuat
perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi
Manajemen Penggajian di PT.Roda Lancar Abadi Sidoarjo agar cepat, tepat,
akurat dan relevan ?”
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi
Manajemen penggajian di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perangkat lunak
pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.
3. Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi
kelayakan ekonomi tetapi hanya menilai dari keuntungan– keuntungan
terintegrasinya data salah satunya yaitu memudahkan administrasi
bagian HRD dalam merekap data absensi dan lembur..
1.4
Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi
manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak terjadi kenaikan gaji selama penelitian
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi
dari pihak perusahaan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer
1.5
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi Manajemen
Penggajian di PT. Roda Lancar Abadi, sehingga informasi menjadi cepat,
tepat, akurat dan relevan ?”.
1.6
Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan
diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan
sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat
ketelitiannya.
- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif
terbaik sebagai keputusan yang tepat.
- Membantu kelancaran operasi kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat,
akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat
menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat
menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa
mendatang.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat
secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
- Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi
mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang
digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan
dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem,
konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar
sistem
informasi manajemen,
pengembangan
sistem,
alat-alat
pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen,
bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan
didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan
masalah.
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem,
perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan
program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan
sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan
saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1
Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling
tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah
sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama
untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah
seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang
dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya,
didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,
2005:2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.”didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981)
sebagai
berikut:(HM. Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
“ Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
Pendekatan suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai
seperangkat elemen atau komponen atau subsistem yang digabungkan satu dengan
yang lainnya untuk suatu tujuan. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem yang
lebih besar . Organisasi adalah sistem dan bagiannya (divisi, departemen, fungsi,
satuan dan sebagainya) adalah subsistem. Untuk menganalisis dan merencanakan
suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu
mengenai komponen atau elemen atau subsistem dari sistem tersebut.(Robert G.
Murdick, 1993 : 6)
2.1.2 Karakteristik Sistem
Dalam menganalisa suatu sistem, kita perlu memperhatikan karakteristik
sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
(HM. Jogiyanto, 1990 : 3)
1.
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem.Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar yang disebut dengan supra system.Misalnya suatu perusahaan dapat disebut
dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat
disebut dengan supra system.Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
2.
Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem.
4.
Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari
satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5.
Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6.
Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer,
panas
yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7.
Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapaoran keuangan dan laporanlaporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8.
Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
Gambar 2.1 Karakteristik sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik.Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system.Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi.Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.Sistem komputer adalah
contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan.Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat dipredeksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2
Informasi
2.2.1
Definisi Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir.Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem
dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :(HM. Jogiyanto,
1990 : 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber informasi adalah data. Data harus dibedakan dengan informasi. Data
adalah fakta dan angka yang tidak digunakanpada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan. Sebagai contoh sebuah
dokumen penunjang, buku besar, dan sebagainya yang terdiri dari material sumber
untuk perhitungan rugi laba. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya
digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar
untuk peramalan atau pengambilan keputusan. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Gambar 2.2 Transfor masi data menjadi informasi
(Sumber : Gordon B. Kerangka Dasar SIM Bagian I, LPPM Jakarta, 1984, hal 28)
2.2.2
Siklus Informasi
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang
masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut.Data diolah menjadi suatu model
yang dapat menghasilkan suatu informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan
siklus informasi (information cycle). (HM. Jogiyanto, 1990 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing
cycles).
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Proses
(Model)
Input
(Data)
Output
(Informasi)
Dasar
Data
Data
(ditangkap)
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Gambar 2.3. Siklus Informasi
(Sumber : John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice, Edisi
keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986, hal 4)
2.2.3
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari
informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Kualitas
Informasi
A
K
U
R
A
T
T
E
P
A
T
W
A
K
R
E
L
E
V
A
N
Gambar. 2.4. Pilar kualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1.
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2.
Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mencapai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam mengambil keputusan.Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.Dewasa ini mahalnya
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3.
Relevan
Informasi tersebut
mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan
untuk akuntan.
2.2.4
Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya.(HM. Jogiyanto, 1990 : 11) Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang dipergunakan
di
dalam
suatu
sistem
informasi
umumnya
digunakan
untuk
beberapa
kegunaan.Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu
bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk
memperolehnya, karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di
dalam perusahaan.Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
keuntungan dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit.
2.3
Sistem Infor masi
2.3.1 Definisi Sistem Infor masi
Suatu sistem informasi dapat didefinisikan (Kertahadi, S. Endang, 1995 : 5)
sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga
bermanfaat bagi penerimanya. Definisi yang luas ini tidak saja mencakup informasi
manajemen yang tradisional (decision-input information) tetapi juga mencakup
pemrosesan data yang berkaitan dengan operasi yang bersifat rutin daripada suatu
sistem.
Sistem informasi juga didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis sebagai berikut :(HM. Jogiyanto, 1990 : 11)
“ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang
sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta tuntutantuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem
informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi
pengembangan kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa (HM. Jogiyanto,
1990 : 12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan
istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model
(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok
basis data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok
tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah
sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4. Blok Teknologi(technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool- box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga
bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri.,
kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahandapat cepat langsung diatasi.
2.3.3
Tipe Sistem Informasi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan
pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan,
alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan
informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di
dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan
tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe
informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (HM. Jogiayanto, 2001:
69)
1.
Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk
menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah
mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer
bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2.
Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada
masalah-masalah yang menyimpan, ketidakberesan, ketidakefesienan dan
kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
pertanyaan :”What problem should I look into?” (permasalahan apakah yang
seharusnya saya amati?). informasi ini akan membantu manajemen menengah
untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3.
Informasi pemecahan masalah (problem solving information)
Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan
memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab
pertanyaan :”Of the several ways of doing the job, which is the best?”
(manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?) problem
solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak
berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh
manajemen tingkat atas.
Gambar 2.5. Hubungan tipe informasi dan tingkatan manajemen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering
dikenal dengan MIS)merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk
menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan
keputusan didalam sebuah organisasi.
Menurut Gordon B Darwis, didefinisikan sistem informasi manajemen adalah
: “Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat
keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) dari computer, prosedur
pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan dan database”.
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen
tingkat
bawah
atau
operating
manajemen
yaitu
tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk
melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Menejemen tingkat atas (top level management)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala
keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan
datang.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan
kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang
berguna dalam semua tingkatan manajemen. Tujuan suatu sistem informasi
manajemen adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada
perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi suatu
perusahaan serta menyajikan sinergi organisasi pada proses.(Robert G. Murdick, 1993
: 7)
2.5
Organisasi dan Infor masi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi
tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Dalam sebuah organisasi, informasi diibaratkan sebagai sistem urat syaraf.
Struktur organisasi dan kebutuhan akan informasi saling berkaitan secara mutlak.
Informasi juga mempengaruhi penyusunan organisasi melalui cara mendesain sistem
informasinya. Sistem informasi ini harus selaras dengan struktur organisasi dan
pelimpahan wewenang dalam perusahaan. Untuk itu, organisasi harus disusun
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
menurut arus informasi dan faktor – faktor informasi yang dipilih untuk
merencanakan dan mengendalikan prestasi kerja.
Gambar 2.6. Organisasi sebagai sistem informasi
(Sumber :Robert G. Murdick dkk, Sistem informasi untuk manajemen modern, edisi
ketiga, Erlangga, Jakarta,1993, hal 83 )
2.6
Pengembangan Sistem
2.6.1
Per lunya Pengembangan Sistem
Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan
pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu
kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi. Pengembangan sistem
dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1.
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a.
Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini
dapat berupa :
- Kecurangan-kecurangan yang disengaja sehingga menyebabkan kurang
amannya kebenaran dari data perusahaan;
- Kesalahan-kesalahan
yang
tidak
disengaja
yang
juga
dapat
menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak efesiennya operasi;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b.
Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru.Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak
efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua
kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2.
Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Organisasi mulai merasakan bahwa teknilogi informasi ini perlu digunakan
untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam
proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen.
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat
menetukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat
memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini,
maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
3.
Adanya instruksi-instruksi(directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena ada instruksi-instruksi
dari atas
pimpinan
ataupun dari
luar
organisasi,
seperti peraturan
pemerintah.Karena adanya permasalahan tersebut, maka sistem yang baru perlu
dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,
meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang
diberikan.
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan
terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
berhubungan dengan PIECES(performance, information, economy, control, efficiency
dan service), yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1.
Performance (kinerja),
peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
2.
Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
3.
Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4.
Control (pengendalian), peningkatan pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan
terjadi.
5.
Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya
yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber
daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi
dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6.
Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.6.2
Prinsip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip utama di dalam proses pengembangan sistem adalah
sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1.
Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan
oleh manajemen.
2.
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang tidak
sedikit, apalagi digunakannya teknologi yang muktahir.
3.
Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Dalam pengembangan sistem informasi sangat memerlukan orang terdidik yang
dapat mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusisolusi yang mungkin dilakukan.
4.
Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan system.
Sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus di buat terlebih
dahulu skedul atau jadwal kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan
tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan
sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan
anggaran yang direncanakan.
5.
Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Prinsip ini kelihatan bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidak
demikian.Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini
dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama.
6.
Jangan takut membatalkan proyek
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang
harus dievaluasi dengan cermat.Apabila memang suatu proyek terpaksa harus
dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan
dengan tega