Analisis Migrasi Sistem Informasi untuk Modul Persediaan dengan Studi Kasus PT. Inti (Persero).

vi Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

PT. INTI (Industri Telekomunikasi Indonesia) telah berkiprah dalam bisnis telekomunikasi selama 35 tahun. PT. INTI berpusat di Kota Bandung dengan 695 orang karyawan tetap (posisi Maret 2009. Dalam prosesnya sehari-hari, PT. INTI (Persero) telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sejak bulan Januari 2011, PT. INTI (Persero) melakukan implementasi sistem baru, yakni SAP. Untuk bisa memaksimalkan kinerja sistem baru nantinya, perlu dilakukan beberapa analisis, salah satunya adalah melakukan analisis integritas data pada saat migrasi data dilakukan dalam pergantian sistem tersebut. Data lapangan diperoleh dengan cara melakukan wawancara dengan beberapa pihak dari PT. INTI (Persero). Selain itu juga dilakukan observasi untuk mendapatkan informasi yang lebih banyak lagi. Hasil akhir yang didapat dari analisa tersebut adalah terbentuknya analisis yang membahas mengenai migrasi sistem lama ke sistem baru, keuntungan-keuntungan yang didapatkan, perbedaan mendasar dalam migrasi sistem yang dilakukan, kebijakan baru terkait dengan sistem baru, serta penyesuaian yang dilakukan User

dalam menggunakan sistem yang baru.

vii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Pt. Inti (indonesia telecommunications industry) has been acting in the telecom business for 35 years. Pt. Inti is centered in the city of bandung with 695 permanent employees (the position in march 2009. In the process of everyday life, pt. Inti (corporation) has used a computerized system. Since january 2011, pt. Inti (corporation) implemented a new system, namely sap. To be able to maximize the performance of the new system later on, need to do some analysis, one of which is to analyze the integrity of data during the data migration is done in the system change. Field data obtained by conducting interviews with some of the pt. Inti (persero). It also made observations to obtain more information. The final results obtained from this analysis is the analysis that discussed of the old system migration to a new system, benefits are obtained, the fundamental difference in the migration system is carried out, a new policy related with the new system, as well as adjustments made in the User using the new system.

viii Universitas Kristen Maranatha

Daftar Isi

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vvi

ABSTRACT ...vvii

Daftar Isi ... vviii

Daftar Tabel ... xii

Daftar Gambar ... xi

Daftar Lampiran ...xiii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Rumusan Masalah...1

1.3 Tujuan Pembahasan...2

1.4 Ruang Lingkup Kajian...2

1.5 Sistematika Penyajian...3

BAB II KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Data...4

2.1.1 Jenis Data...4

2.2 Sistem...6

2.2.1 Elemen Sistem...6

2.3 Informasi...9

2.4 Sistem Informasi...12

ix Universitas Kristen Maranatha

2.5.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning...17

2.5.2 Ciri-ciri Enterprise Resource Planning...18

2.5.3 Unsur-unsur Enterprise Resource Planning...19

2.5.4 Modul-modul Enterprise Resource Planning...22

2.5.5 Fungsi Enterprise Resource Planning...25

2.5.6 Keuntungan dan kerugian Enterprise Resource Planning...27

2.5.7 Sekilas mengenai Vendor dan produk SAP R/3...27

2.5.8 Pemilihan Vendor...29

2.5.9 Pemberian pelatihan...30

2.6 Migrasi data...31

2.6.1 Langkah-langkah dalam migrasi data...33

2.6.2 Resiko dalam migrasi data...34

2.7 Accelerated SAP (ASAP) ...35

2.7.1 Phase 1 –Project Preparation...36

2.7.2 Phase 2 –Business Blueprint...37

2.7.3 Phase 3 –Realization...38

2.7.4 Phase 4 –Final Preparation...39

2.7.5 Phase 5 –Go Live and Support...40

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 42

3.1 Metodologi Penelitian...42

3.2 Studi awal...44

3.2.1 Sejarah singkat perusahaan...44

3.2.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas...46

3.2.3 Aktivitas usaha perusahaan...46

3.2.4 Gambaran Sistem di PT. INTI (Persero)...57

x Universitas Kristen Maranatha

3.3.1 Wawancara...58

3.3.2 Observasi Oracle...69

3.3.3 Observasi SAP... ...75

3.4 Analisis Data...81

Bab IV SIMPULAN DAN SARAN ... 86

4.1 Simpulan...86

4.2 Saran...87

DAFTAR PUSTAKA ... 88

xi Universitas Kristen Maranatha

Daftar Tabel

Tabel I Definisi Sistem Informasi ... 16

Tabel II Pelatihan yang berhubungan dengan penerapan software ERP ... 30

Table III Perbedaan sistem lama dan sistem baru ... 60

Tabel IV Contoh Data Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (SPPB/J) ... 61

Tabel V Contoh Tabel PO / SPK ... 61

Tabel VI Perubahan dokumen dari Oracle ke SAP (modul Material Management) ... 76

xii Universitas Kristen Maranatha

Daftar Gambar

Gambar 1 Sistem perusahaan dan elemen-elemennya ... 7

Gambar 2 Transformasi data menjadi informasi ... 9

Gambar 3 Siklus Informasi ... 10

Gambar 4 Data presensi pegawai ... 11

Gambar 5 Informasi akumulasi kehadiran pegawai... 11

Gambar 6 Sistem biometrik yang mengenal sidik jari ... 13

Gambar 7 Sistem telemetri yang memungkinkan pemantauan data dari jarak jauh... 13

Gambar 8 Triple Client Server Configuration...28

Gambar 9 Flowchart Proses Pemesanan Barang ... 63

Gambar 10 Fase-fase implementasi SAP ... 66

Gambar 11 Halaman Login ... 70

Gambar 12 Halaman menu utama ... 71

Gambar 13 Formulir Surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (SPPB/J) . 72 Gambar 14 Purchase Order (PO) untuk barang impor ... 73

Gambar 15 Surat Perintah Kerja (SPK) untuk barang lokal... 74

Gambar 16 Daftar Master Barang ... 75

Gambar 17 Purchase Request (PR) ... 77

Gambar 18 Request For Quotatioins (RFQ) ... 78

Gambar 19 Purchase Order (PO) ... 79

xiii Universitas Kristen Maranatha

Daftar Lampiran

Lampiran A – Hasil Wawancara dengan Bapak Budi ... A-1 Lampiran B – Hasil Wawancara dengan Bapak T. Ismail ... B-1 Lampiran C – Contoh Goods Receipt ... C-1 Lampiran D – Berita Acara Serah Terima (BAST) ... D-1 Lampiran E – Nomor Purchase Order (PO) ... E-1 Lampiran F – Tanggal yang di-generate secara otomatis ... F-1 Lampiran G –Screenshot Approval suatu dokumen ... G-1

1 Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. INTI (Industri Telekomunikasi Indonesia) telah berkiprah dalam bisnis telekomunikasi selama 35 tahun. PT. INTI berpusat di Kota Bandung dengan 695 orang karyawan tetap (posisi Maret 2009), Pelanggan utama INTI antara lain adalah "THE BIG FOUR" operator telekomunikasi di Indonesia; Telkom, Indosat, Telkomsel dan XL.

Selama dua tahun terakhir PT. INTI (Persero) menangani solusi dan layanan jaringan tetap maupun seluler serta mengembangkan produk-produk seperti IP PBX, NMS (Network Management System), SLIMS (Subscriber

Line Maintenance System), NGN Server, VMS (Video Messaging System),

GPA (Perangkat Pemantau dan Pengontrol berbasis SNMP), Interface

Monitoring System untuk jaringan CDMA, dan Sistem Deteksi dan

Peringatan Bencana Alam (Disaster Forecasting and Warning System). PT. INTI (Persero) saat ini memiliki manajemen seperti penjualan, pembelian, pengadaan barang, keuangan, dan lain sebagainya.

Dalam prosesnya sehari-hari, PT. INTI (Persero) telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Untuk saat ini sedang dilakukan pergantian sistem lama ke sistem yang baru, yaitu SAP. Sejak bulan Januari 2011, tahapan implementasi sistem baru sudah dilakukan, yaitu dengan melakukan pelatihan pada karyawannya agar lebih akrab dengan sistem SAP yang nantinya akan diimplementasikan di PT. INTI (Persero). Untuk bisa memaksimalkan kinerja sistem baru nantinya, perlu dilakukan beberapa analisis. Salah satu bentuknya adalah melakukan analisis integritas data pada saat migrasi data dilakukan dalam pergantian sistem tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan atas latar belakang yang telah disampaikan pada bagain 1.1, maka rumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah :

2

Universitas Kristen Maranatha 2. Bagaimana kebijakan yang diterapkan perusahaan terkait sistem

yang baru?

3. Bagaimana kualitas SDM yang dibutuhkan dalam pengelolaan sistem yang baru?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2, maka tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Mengidentifikasi perbedaan yang ada di dalam sistem lama dan sistem baru.

2. Mengetahui kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan terkait dengan sistem yang baru.

3. Mengidentifikasi keahlian SDM yang diperlukan untuk mengelola dan menjalankan sistem yang baru.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Berdasarkan tujuan pembahasan pada bagian 1.3, maka tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Analisis perbedaan sistem lama dengan sistem baru dalam segi

database dan perbedaan dari segi aplikasi.

2. Analisis kebijakan yang harus diterapkan oleh perusahaan dalam migrasi sistem dan membandingkannya dengan kebijakan baru yang diterapkan oleh PT. INTI (Persero) terkait sistem yang baru.

3. Analisis keahlian SDM yang dibutuhkan untuk mengelola dan menjalankan sistem yang baru dan analisis keahlian SDM yang tersedia di perusahaan pada saat ini.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.5 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang di dalamnya mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Bab 1 Pendahuluan

Bab 1 membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

2. Bab 2 Kajian teori

Bab 2 membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai analisis integritas data dalam migrasi.

3. Bab 3 Analisis dan Evaluasi

Bab 3 membahas mengenai analisis dan evaluasi. Selain itu, bab 3 ini juga menjelaskan mengenai proses-proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap kontrol yang sudah ditetapkan, mengecek sistem yang telah diterapkan saat ini sudah dalam kondisi yang sesuai dengan standar dari proses migrasi yang benar atau belum, hal-hal yang sudah memenuhi standar migrasi serta hal-hal yang belum memenuhi standar migrasi.

4. Bab 4 Simpulan dan Saran

Bab 4 membahas mengenai simpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

86 Universitas Kristen Maranatha

Bab IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Dari data yang telah didapat dari hasil Analisis Migrasi Sistem Informasi untuk Modul Persediaan dengan studi kasus PT. INTI (Persero), berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil :

1. Perbedaan mendasar dalam migrasi sistem yang dilakukan oleh PT. INTI (Persero) terdapat pada jenis sistem yang digunakan. Sistem yang lama menggunakan Oracle sedangkan sistem yang baru menggunakan SAP. Fungsi-fungsi yang terdapat pada Oracle sudah dapat ter-cover dengan baik di SAP.

2. PT. INTI (Persero) membuat banyak kebijakan terkait dengan fase-fase implementasi SAP. Kebijakan-kebijakan ini dikeluarkan sejak dari fase pertama implementasi sampai dengan fase terakhir. Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan menyesuaikan dengan kondisi nyata yang terjadi di lapangan.

3. PT. INTI (Persero) sendiri memiliki syarat yang dibutuhkan karyawannya untuk mengoperasikan SAP, yaitu minimal lulusan D3 dari jurusan Teknik Informatika / Sistem Informasi / Elektro Telekomunikasi / Akuntansi / Teknik Industri dari semua universitas di Indonesia. Para lulusan-lulusan ini nantinya akan ditempatkan sesuai dengan fungsinya masing-masing. Untuk lulusan Akuntansi akan ditempatkan di bagian Finance (SAP FI-CO), lulusan Teknik Industri akan ditempatkan di Project System, sedangkan lulusan Sistem Informasi dan Teknik Informatika dapat ditempatkan di semua divisi.

87

Universitas Kristen Maranatha

4.2 Saran

Berikut ini merupakan saran dari penulis mengenai Analisis Migrasi Sistem Informasi untuk Modul Persediaan dengan studi kasus PT. INTI (Persero) adalah :

1. Divisi yang menjadi pokok bahasan dalam Laporan Tugas Akhir ini adalah Divisi Persediaan, yang berkaitan dengan modul Material

Management di SAP. Masih ada dua modul lagi yang belum

teranalisis, yakni modul Project System dan Financial Accounting

and Controlling (FI-CO). Oleh karena itu dibutuhkan analisis lebih

lanjut di penelitian yang akan datang untuk kedua modul ini.

2. Adanya pengumpulan informasi dan kabar terbaru mengenai jalannya SAP di PT. INTI (Persero) pada penelitian yang akan datang. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa implementasi SAP yang diterapkan di PT. INTI (Persero) telah berjalan dengan sukses dan mampu memberikan manfaat yang baik bagi PT. INTI (Persero).

88 Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

Kadir, Abdul (2003) Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi.

Setiawan, Wawan. Dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi : Basis Data, Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia.

Setiawan, Wawan. Dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi : Sistem Informasi, Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia.

Tugiman, Hiro. (1996). Pengantar Audit Sistem Informasi. Yogyakarta : Kanisius.

Ulric J. Gelinas, Steve G. Sutton and Jim Hutton (2005). Accounting

Information Systems, Australia : Thomson.

Susanto, Azhar. (2004). Enterprise Resource Planning, Bandung : Lingga Jaya.

Elisabeth J. Umbel, et al. (2003). Journal Enterprise Resource Planning, Jakarta : Salemba Empat.

Hartono, Mulia. (2004). 7 langkah mudah membangun Sistem Informasi

Enterprise Resource Planning (ERP), Jakarta : Salemba Empat.

Ronald L. Thompson dan William L. Cats-caril. (2003) Enterprise

Resource Planning, Jakarta : Salemba Empat.

Hoeven, Jeffery, Lohman, Verdegem. (2007). Emulation for Digital

Preservation in Practice: The Results, Netherlands : Digital Curation

Centre.

Togi Purba, Dify Martua (2009). Pemilihan Software ERP untuk Perusahaan Manufaktur Berdasarkan Pendekatan Analytical Hierarchy

89

Universitas Kristen Maranatha Hernandez, Jose Antonio. (2006). SAP R/3 Handbook, California : McGraw-Hill/Osborne.

PT. Industri Telekomunikasi Indonesia. Retrieved May 1, 2012, from http://inti.co.id/.

Universitas Kristen Maranatha 2. Bagaimana kebijakan yang diterapkan perusahaan terkait sistem

yang baru?

3. Bagaimana kualitas SDM yang dibutuhkan dalam pengelolaan sistem yang baru?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2, maka tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Mengidentifikasi perbedaan yang ada di dalam sistem lama dan sistem baru.

2. Mengetahui kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan terkait dengan sistem yang baru.

3. Mengidentifikasi keahlian SDM yang diperlukan untuk mengelola dan menjalankan sistem yang baru.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Berdasarkan tujuan pembahasan pada bagian 1.3, maka tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Analisis perbedaan sistem lama dengan sistem baru dalam segi

database dan perbedaan dari segi aplikasi.

2. Analisis kebijakan yang harus diterapkan oleh perusahaan dalam migrasi sistem dan membandingkannya dengan kebijakan baru yang diterapkan oleh PT. INTI (Persero) terkait sistem yang baru.

3. Analisis keahlian SDM yang dibutuhkan untuk mengelola dan menjalankan sistem yang baru dan analisis keahlian SDM yang tersedia di perusahaan pada saat ini.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.5 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang di dalamnya mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Bab 1 Pendahuluan

Bab 1 membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

2. Bab 2 Kajian teori

Bab 2 membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai analisis integritas data dalam migrasi.

3. Bab 3 Analisis dan Evaluasi

Bab 3 membahas mengenai analisis dan evaluasi. Selain itu, bab 3 ini juga menjelaskan mengenai proses-proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap kontrol yang sudah ditetapkan, mengecek sistem yang telah diterapkan saat ini sudah dalam kondisi yang sesuai dengan standar dari proses migrasi yang benar atau belum, hal-hal yang sudah memenuhi standar migrasi serta hal-hal yang belum memenuhi standar migrasi.

4. Bab 4 Simpulan dan Saran

Bab 4 membahas mengenai simpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

86 Universitas Kristen Maranatha

4.1 Simpulan

Dari data yang telah didapat dari hasil Analisis Migrasi Sistem Informasi untuk Modul Persediaan dengan studi kasus PT. INTI (Persero), berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil :

1. Perbedaan mendasar dalam migrasi sistem yang dilakukan oleh PT. INTI (Persero) terdapat pada jenis sistem yang digunakan. Sistem yang lama menggunakan Oracle sedangkan sistem yang baru menggunakan SAP. Fungsi-fungsi yang terdapat pada Oracle

sudah dapat ter-cover dengan baik di SAP.

2. PT. INTI (Persero) membuat banyak kebijakan terkait dengan fase-fase implementasi SAP. Kebijakan-kebijakan ini dikeluarkan sejak dari fase pertama implementasi sampai dengan fase terakhir. Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan menyesuaikan dengan kondisi nyata yang terjadi di lapangan.

3. PT. INTI (Persero) sendiri memiliki syarat yang dibutuhkan karyawannya untuk mengoperasikan SAP, yaitu minimal lulusan D3 dari jurusan Teknik Informatika / Sistem Informasi / Elektro Telekomunikasi / Akuntansi / Teknik Industri dari semua universitas di Indonesia. Para lulusan-lulusan ini nantinya akan ditempatkan sesuai dengan fungsinya masing-masing. Untuk lulusan Akuntansi akan ditempatkan di bagian Finance (SAP FI-CO), lulusan Teknik Industri akan ditempatkan di Project System, sedangkan lulusan Sistem Informasi dan Teknik Informatika dapat ditempatkan di semua divisi.

87

Universitas Kristen Maranatha

4.2 Saran

Berikut ini merupakan saran dari penulis mengenai Analisis Migrasi Sistem Informasi untuk Modul Persediaan dengan studi kasus PT. INTI (Persero) adalah :

1. Divisi yang menjadi pokok bahasan dalam Laporan Tugas Akhir ini adalah Divisi Persediaan, yang berkaitan dengan modul Material Management di SAP. Masih ada dua modul lagi yang belum teranalisis, yakni modul Project System dan Financial Accounting and Controlling (FI-CO). Oleh karena itu dibutuhkan analisis lebih lanjut di penelitian yang akan datang untuk kedua modul ini.

2. Adanya pengumpulan informasi dan kabar terbaru mengenai jalannya SAP di PT. INTI (Persero) pada penelitian yang akan datang. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa implementasi SAP yang diterapkan di PT. INTI (Persero) telah berjalan dengan sukses dan mampu memberikan manfaat yang baik bagi PT. INTI (Persero).

88 Universitas Kristen Maranatha Kadir, Abdul (2003) Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi.

Setiawan, Wawan. Dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi : Basis Data, Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia.

Setiawan, Wawan. Dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi : Sistem Informasi, Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia.

Tugiman, Hiro. (1996). Pengantar Audit Sistem Informasi. Yogyakarta : Kanisius.

Ulric J. Gelinas, Steve G. Sutton and Jim Hutton (2005). Accounting Information Systems, Australia : Thomson.

Susanto, Azhar. (2004). Enterprise Resource Planning, Bandung : Lingga Jaya.

Elisabeth J. Umbel, et al. (2003). Journal Enterprise Resource Planning, Jakarta : Salemba Empat.

Hartono, Mulia. (2004). 7 langkah mudah membangun Sistem Informasi

Enterprise Resource Planning (ERP), Jakarta : Salemba Empat.

Ronald L. Thompson dan William L. Cats-caril. (2003) Enterprise Resource Planning, Jakarta : Salemba Empat.

Hoeven, Jeffery, Lohman, Verdegem. (2007). Emulation for Digital Preservation in Practice: The Results, Netherlands : Digital Curation Centre.

Togi Purba, Dify Martua (2009). Pemilihan Software ERP untuk Perusahaan Manufaktur Berdasarkan Pendekatan Analytical Hierarchy Process. Retrieved March 27, 2012, from ITS Digital Repository.

89

Universitas Kristen Maranatha Hernandez, Jose Antonio. (2006). SAP R/3 Handbook, California : McGraw-Hill/Osborne.

PT. Industri Telekomunikasi Indonesia. Retrieved May 1, 2012, from http://inti.co.id/.