Analisis Sistem Informasi Persediaan Dalam Pengendalian Produksi (Studi kasus Di PT.Joans Textile).
ABSTRAK
Dewasa ini perkembangan badan usaha, perusahaan dan organisasi mengalami kemajuan yang pesat, sehingga persaingan antar perusahaan semakin meningkat pula. Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan performansinya. Dalam hal ini, salah satu faktor yang perlu diperhatikan perusahaan adalah Sistem informasi, karena tanpa adanya sistem sistem informasi yang baik maka dapat terjadi hal-hal yang tidak diharapkan perusahaan. Salah satu bagian Sistem Informasi adalah Sistem Informasi Persediaan. Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan yang baik maka akan memudahkan proses penyediaan bahan baku, pembelian yang dibutuhkan, dan pengendalian penggunaan bahan baku pada proses produksi. Untuk mendapatkan data empirik dari perusahaan maka dilakukan analisis Sistem Informasi Persediaan di perusahaan PT. Joans Textile.
Perusahaan yang diteliti oleh Penulis adalah PT.JOANS TEXTILE yang berlokasi di Jl. Kiaracondong 177B di kota Bandung. Perusahaan ini sudah berdiri dari tahun 2001, bergerak di bidang penggulungan benang. Yaitu melakukan penggabungan terhadap beberapa jenis bahan benang menjadi satu buah item. Perusahaan ini terus mengalami perkembangan hingga cakupan pemasarannya semakin luas.
Seiring dengan bertambah banyaknya pesananan. Maka perusahaan ini perlu menambah jumlah produksinya. Berdasarkan penelitian awal yang penulis lakukan, ternyata dalam pelaksanaan masih dialami masalah, dalam pengontrolan persediaan bahan baku, hal ini disebabkan karena perusahaan kurang memperhatikan sistem pembelian bahan baku dan pencatatan persediaan bahan baku yang kurang akurat.
Dari hasil analisis data dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini adalah tidak lengkapnya Sistem Informasi Persediaan. Hasil analisis prosedur-prosedur yang didapat dalam Sistem Informasi Persediaan, maka diusulkan perbaikan sebagai berikut : usulan dokumen baru (misalnya surat kekurangan bahan baku dan Surat Laporan Produksi), dan perbaikan prosedur yang berjalan sesuai dengan kondisi yang memungkinkan untuk dilaksanakan oleh perusahaan. Di samping itu juga, usulan bagi perusahaan untuk mulai memikirkan penggunaan Teknologi Informasi dalam proses produksinya.
Diharapkan dengan adanya laporan karya tulis ini, usulan perbaikan terhadap prosedur Sistem Informasi perusahaan dan saran-saran yang diberikan, maka dapat membantu menyelesaikan masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan terutama dalam hal pengendalian persediaan bahan baku dan barang jadi.
(2)
DAFTAR ISI
ABSTRAK……… iv
KATA PENGANTAR……….. v
UCAPAN TERIMA KASIH……… vi
DAFTAR ISI………. viii
DAFTAR GAMBAR ………xiv
DAFTAR TABEL………. xvii
DAFTAR LAMPIRAN……… xviii BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah………. 1 – 1 1.2. Identifikasi Masalah……… 1 – 3 1.3. Perumusan Masalah …. ……….……… 1 – 4 1.4. Pembatasan Masalah dan Asumsi………...……… 1 – 4 1.5. Tujuan Penelitian……… 1 – 4 1.6. Sistematika Penulisan………. 1 – 5 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Perencanaan dan Pengawasan Produksi………. 2 – 1 2.1.1. Arti dan Maksud Pengawasan Produksi ……….. 2 – 1
2.1.1.1 Fungsi dan kegiatan Pengawasan Produksi ………. 2 – 2 2.1.1.2 Jenis-jenis Pengawasan Produksi……… 2 – 5 2.1.2. Arti dan Maksud Perencanaan Produksi……….. 2 – 6
2.1.2.1 Jenisi-jenis Perencanaan Produksi……….. 2 – 7 2.1.2.2 Kegiatan-kegiatan Perencanaan Produksi……… 2 – 8 2.2. Pengertian Persediaan ………. 2 – 8 2.2.1. Jenis-jenis Persediaan……… 2 – 9 2.2.2. Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan………….. 2 – 11 2.2.3. Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan………... 2 – 13 2.3. Hubungan Pengawasan Persediaan dengan Perencanaan dan
Pengawasan Produksi.…………..………. .. 2 – 14 2.3.1. Pemesanan yang ekonomis……… 2 – 16
(3)
2.3.2. Persediaan penyelamat (Safety Stock/ Buffer Stock)………. 2 – 19 2.3.3. Tujuan Pengendalian Produksi dan Inventori……… 2 – 19 2.4. Hubungan antara Sistem Informasi Manajemen dengan
Perencanaan an Pengawasan Produksi ………... 2 – 20 2.4.1. Pengukuran dan Pelaporan dalam PAC ……… 2 – 20 2.4.1.1 Sumber-sumber data dan kebutuhan……… 2 – 21 2.4.1.2 Kebutuhan data berdasarkan lingkungan Manufakturing 2 – 21 2.4.1.3 Laporan Produksi………. 2 – 22 2.4.2. Konsep Sistem, Sistem Manufactur, dan Manajemen Sistem
Manufactur ……….. 2 – 24 2.5. Konsep Dasar Sistem ……… 2 – 25 2.5.1 Definisi Sistem………. 2 – 25 2.5.2 Karakteristik Sistem……….. 2 – 26 2.5.3 Klasifikasi Sistem………. 2 – 28 2.6. Konsep Informasi ……… 2 – 28 2.6.1 Definisi Informasi……… .2 – 28 2.6.2 Siklus Informasi………..2 – 29 2.6.3 Kualitas Informasi………..2 – 30 2.7. Sistem Informasi ………..………. 2 – 30
2.7.1. Pengertian Sistem Informasi……….. 2 – 30 2.7.2. Komponen Sistem Informasi ……….. 2 – 30 2.8. Sistem Informasi Manajemen………. 2 – 32 2.9. Peranan Sistem bagi Manajemen………... 2 – 33 2.9.1 Kegiatan Manajemen……… .2 – 33 2.9.2 Kebutuhan Informasi untuk berbagai Tingkat Manajemen…..2 – 34 2.9.3 Tipe Keputusan Manajemen……….2 – 34 2.10.Tinjauan Umum Pengembangan Sistem……… 2 – 34 2.10.1.Perlunya Pengembangan Sistem………. .2 – 34 2.10.2.Siklus Hidup Pengembangan Sistem……… …2 – 35 2.10.3.Pendekatan Pengembangan Sistem……….…2 – 36 2.10.4.Metodologi Pengembangan Sistem……… 2 – 36
(4)
2.10.5.Alat Bantu dan Teknik dalam perancangan system…… ... 2 – 38 2.11.Analisis Sistem ………..……… 2 – 38 2.11.1.Definisi Analisis Sistem………. 2 – 38 2.11.2. Tahap-tahap Dalam analisis system ……… 2 – 39 2.12.Disain Sistem ………..……….2 – 39 2.12.1. Definisi Disain Sistem……… 2 – 39 2.12.2 Tujuan Disain Sistem……….. 2 – 40
2.12.3 Disain Sistem secara umum……… .2 – 40 2.12.4 Disain Sistem Terinci………. 2 – 45 2.13.Seleksi Sistem ………..……… .2 – 46 2.14.Implementasi Sistem………..……… .2 – 46 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Fenomena Awal ………. 3 – 1 3.2. Penelitian Awal ……….. 3 – 1 3.3. Studi Literatur ……… 3 – 3 3.4. Perumusan Masalah ………...……… 3 – 3 3.5. Pembatasan Masalah ………. ……… 3 – 3 3.6. Penentuan Tujuan Penelitian ………. 3 – 4 3.7. Pengumpulan dan Pengolahan Data ….………. 3 – 4 3.8. Validasi Data ………..………... 3 – 6 3.9. Analisa Data ……….. 3 – 6 3.10.Perbandingan dengan teori dan Usulan ………..…….. 3 – 9 3.11.Kesimpulan dan Saran………. 3 – 9 BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1. Data Umum Perusahaan……….. 4 – 1 4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan……….. 4 – 1 4.1.2. Struktur Organisasi ………. ……… 4 – 1 4.2. Pengumpulan Data ……… 4 – 3 4.2.1. Alat-alat yang digunakan ……….. 4 – 3 4.2.2. Bahan Baku ………. 4 – 4 4.2.3. Proses Produksi ……… 4 – 6
(5)
4.3. Pengolahan Data ……….. 4 – 8 4.3.1. Perhitungan Kerugian Yang Diderita Perusahaan Akibat
Kurangnya Pengawasan Persediaan……….………. 4 – 8 4.3.2. Prosedur-prosedur yang Terdapat pada Sistem
Informasi Persediaan Pada Perusahaa ……….……… 4 – 12 4.3.2.1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku …….……….. 4 – 12 4.3.2.2 Prosedur Penerimaan Bahan Baku………..……….. 4 – 14 4.3.2.3 Prosedur Pengeluaran Bahan Baku………..………. 4 – 16 4.3.2.4 Prosedur Penggunaan Bahan Baku ……….……….. 4 – 18 4.3.2.5 Prosedur Penerimaaan Barang Jadi….………... 4 – 20 4.3.2.6 Prosedur Pengeluaran Barang Jadi……..………4 – 21 4.3.3. Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persedianan
dalamPerusahaan ……… 4 – 25 4.3.3.1 Context Diagram (Top Level) Sistem Informasi Persediaan 4 – 25 4.3.3.2 Bagan Berjenjang pada Sistem Informasi Persediaan…….. 4 – 25 4.3.3.3 DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi
Persediaan ………. 4 – 28 4.3.3.4 DAD Level 1 Pada Setiap Proses pada DAD Level 0……….4 – 29 4.3.3.4.1 DAD Level 1 untuk Proses 1 Pemesanan Bahan Baku 4 – 29 4.3.3.4.2 DAD Level 1 untuk Proses 2 Penerimaan Bahan Baku 4 – 29 4.3.3.4.3 DAD Level 1 untuk Proses 3 Pengeluaran Bahan Baku 4 – 30 4.3.3.4.4 DAD Level 1 untuk Proses 4 Penggunaan Bahan Baku 4 – 30 4.3.3.4.4 DAD Level 1 untuk Proses 5 Penerimaan Barang Jadi 4 – 30 4.3.3.4.5 DAD Level 1 untuk proses 6 Pengeluaran Barang Jadi 4 – 31 4.3.4 Spesifikasi Data ……….. 4 – 31 4.3.4.1 Surat Order ... 4 – 32 4.3.4.2 Surat Purchasing Order... 4 – 32 4.3.4.3 Bon Permintaan Bahan Baku... 4 – 33 4.3.4.4 Surat Perintah Mengeluarkan Barang... 4 – 33 4.3.4.5 Surat Jalan... 4 – 34
(6)
4.3.4.6 Bon Penyerahan Barang Jadi... 4 – 34 BAB 5 ANALISA DAN USULAN PERBAIKAN
5.1. Analisa Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan………… 5 – 1 5.1.1. Analisa Prosedur Pemesanan Bahan Baku ….……… 5 – 1 5.1.2. Analisa Prosedur Penerimaan Bahan Baku………. 5 – 2 5.1.3. Analisa Prosedur Pengeluaran Bahan Baku ………. 5 – 2 5.1.4. Analisa Prosedur Penggunaan Bahan Baku ………. 5 – 2 5.1.5. Analisa Prosedur Penerimaa Barang Jadi …..……….……. 5 – 3 5.1.6. Analisa Prosedur Pengeluaran Barang Jadi……….. 5 – 3 5.1.7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada…. 5 – 3 5.1.8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan Pada Perusahaan ...… 5 – 3 5.2. Usulan Perbaikan………..………. 5 – 4
5.2.1. Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku ………..……… 5 – 4 5.2.2. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku ……….. 5 – 6 5.2.3. Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku ……….. 5 – 8 5.2.4. Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku ………. 5 – 10 5.2.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi ……….. 5 – 14 5.2.6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang Jadi……… 5 – 15 5.2.7. Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan ……… 5 – 17 5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan 5 – 20
5.3.1. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi
Persediaan ………. 5 – 20 5.3.2. Usulan Bagan berjenjang pada Sistem informasi
Persediaan …………..……….…….. 5 – 21 5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi
Persediaan………... 5 – 21 5.3.4 Usulan DAD Level 1 Pada Setiap proses pada DAD
Level 0 ………. 5 – 25 5.3.4.1 Usulan DAD Level 1 untuk proses 1 Pemesanan
bahan baku ………..……….. 5 – 25 5.3.4.2 Usulan DAD Level 1 untuk proses 2 Penerimaan
(7)
bahan baku ..……….…. 5 – 25 5.3.4.3 Usulan DAD Level 1 untuk proses 3 Pengeluaran
bahan baku ……….……….. 5 – 26 5.3.4.4 Usulan DAD Level 1 untuk proses 4 Penggunaan
bahan baku Usulan ………..…. 5 – 26 5.3.4.5 Usulan DAD Level 1 untuk proses 5 penerimaan
barang jadi ……….... 5 – 27 5.3.4.6 Usulan DAD Level 1 untuk proses 6 pengeluaran
barang jadi ………... 5 – 27 5.3.4.7 Usulan DAD Level 1 untuk proses 7 Pengawasan
Persediaan ………... 5 – 28
5.4. Usulan Dokumen………… .……….. 5 – 28 5.5. Usulan Buku Pencatatan ……… 5 – 33 5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi
Persediaan ………...… 5 – 35 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan………. 6 – 1
6.2. Saran……… 6 – 1
6.2.1. Saran Bagi Perusahaan ………..…………... 6 – 1 6.2.2. Saran Untuk Penelitian Selanjutnya……….. 6 – 3 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
KOMENTAR DOSEN PENGUJI DATA PENULIS
(8)
DAFTAR TABEL
Tabel
3.1
3.2 3.3 5.1
5.2
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10
5.11 5.12 5.5.14 Judul
Identifikasi Variabel
Berdasarkan Dimensi Servqual Variabel Penyebab Gap 1 dan Gap 2 Variabel Penyebab Gap 1 dan Gap 2 Hasil Pengujian Validitas Eksternal
Untuk Harapan Konsumen
Hasil Pengujian Validitas Eksternal Untuk Persepsi Konsumen
Hasil Perhitungan Rata-rata Servqual Perhitungan Gap 5 (Uji t) Dimensi Perhitungan Gap 5 (Uji t) Item Hasil Perhitungan Gap 1
Perhitungan Gap 1 (Uji t) Dimensi Perhitungan Gap 1 (Uji t) Item Penyebab Gap 1
Perhitungan Gap 2 (Uji t) Bagian Pekerjaan
Pengolahan Data Gap 2 Pengolahan Data Gap 2 (Uji t)
Rata-Rata Performansi Standar Tiap Dimensi
Penyebab Gap 2 Perhitungan Gap 3 Penyebab Gap 3 Perhitungan Gap 4 Penyebab Gap 4
Keterkaitan Gap 1 sampai Gap 5
(9)
Halaman
3 – 6
3 – 7 3 – 9 5 – 2
5 – 3
5 – 7 5 – 9 5 – 10 5 – 17 5 – 18 5 – 19 5 – 23 5 – 26
5 – 27
5 – 27 5 – 28
5 – 32 5 – 34 5 – 36 5 – 38 5 – 39 5 – 41
DAFTAR GAMBAR
Gambar
2.1 2.2 3.1 3.2 5.1 5.2
Judul
Piramida “Brand Awareness”
Teknik Sampling Metodologi Penelitian
Model Penelitian
Diagram Batang Gap 5 Diagram Batang Gap 1
Halaman
2 – 2 2 – 10 3 – 1 3 – 5 5 – 8 5 – 21
(10)
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 2 3 4 5 6
7 8 9
Judul
Deskripsi Pekerjaan Poliklinik UKM Daftar Pertanyaan Kuesioner Konsumen Daftar Pertanyaan Kuesioner Manajemen Daftar Pertanyaan Kuesioner Karyawan Data Mentah Gap 1 – 5 dan Penyebab Gap Output Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas SPSS 10.0
Perhitungan Servqual Gap 5 Perhitungan Servqual Gap 1 Tabel-tabel Statistik
Halaman L1 – 1 L2 – 1 L3 – 1 L4 – 1 L5 – 1 L6 – 1 L7 – 1 L8 – 1 L9 – 1
(11)
0 Sistem Informasi Persediaan 1 Pemesanan Bahan Baku 1.1 Pemeriksaan jumlah stock 1.2 Penentuan besar bahan baku yang dibutuhkan 1.3 Pengecekan harga pada Supplier 1.4 Pembuatan Surat Purchasing Order 1.6 Pengecekan harga pada Supplier 2 Penerimaan Bahan baku 2.1 Pengkonfirma sian surat jalan dari supplier 2.2 Pencocokkan dengan data pembelian 2.3 Pemasukkan bahan baku. 2.4 Pencatatan status bahan baku 2.5 Pengiriman surat jalan dari supplier 2.6 Pengarsipan surat jalan dari
supplier 3.1 Pemeriksaan status bahan baku 3.2 Pengeluaran bahan baku 3 Pengeluaran bahan baku 3.3 Pencatatan ke buku stock 3.4 Pengarsipan Bon Permintaan Bahan Baku A
Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2005
Gambar 4.12
(12)
A
6
Pengeluaran Barang Jadi 4
Penggunaan Bahan Baku
4.1
Pengambilan bahan baku
4.3 Pencatatan status
barang jadi ke buku laporan produksi 4.2
Proses Produksi
4.4
Pengarsipan Bon Permintaan Bahan
Baku
5
Penerimaan Barang jadi
5.1
Penerimaan barang jadi
5.2 Pencatatan Status barang
jadi
5.3
Pengarsipan BPBJ
6.1 Pengecekan status barang
jadi
6.2
Pembuatan Surat Jalan
6.3
Pengiriman barang jadi
6.4
Pengiriman Surat Order
6.5
Pencatatan status barang jadi
6.6
Pengarsipan Surat Jalan
Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2005
Gambar 4.12 (Lanjutan)
(13)
0 Sistem Informasi Persediaan 3 Pengeluaran Bahan Baku 3.4 Pencatatan ke buku stock 3.3 Pengeluaran bahan baku 3.2 Pemeriksaan Urutan Permintaan 3.1 Pemeriksaan status bahan baku 3.5 Pencatatan ke buku stock 2 Penerimaan Bahan Baku 2.1 Pengkonfirma sian surat jalan dari Supplier 2.2 Pencocokkan dengan data pembelian 2.3 Pemasukkan bahan baku. 2.6 Pengarsipan Surat Jalan dari
Supplier 2.4 Pencatatan status bahan baku 2.5 Pengiriman surat jalan dari supplier 1.4 Pengecekkan harga pada Supplier 1.5 Pembuatan Surat Purchasing Order 1.1 Pemeriksaan jumlah stock 1.2 Saldo minimum stock 1.3 Pembuatan Surat Kekurangan Bahan Baku 1 Pemesanan Bahan Baku 1.6 Pengarsipan A
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
Gambar 5.10
(14)
4 Penggunaan Bahan Baku 4.2 Produksi 4.5 Pemeriksaan Status Order 4.1 Pengambilan bahan baku 4.3 Pencatatan peredaran bahan baku 4.4 Pencatatan pengiriman barang jadi 4.6 Pembuat Surat Laporan Produksi per selesai order 5.1 Penerimaan barang jadi 5 Penerimaan Barang Jadi 5.2 Pencatatan Status barang jadi 5.3 Pengarsipan BPBJ 7.1 Pengumpulan data bulanan 7.2 Penghitungan kesesuaian 7 Pengawasan Persediaan 7.3 Permintaan Pertanggungja waban 6 Pengeluaran Barang Jadi 6.1 Pengecekan status barang jadi 6.2 Pembuatan Surat Jalan 6.3 Pengiriman barang jadi 6.4 Pengiriman Surat Order 6.5
Pencatatan status barang jadi
6.6
Pengarsipan Surat Jalan
A
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
Gambar 5.10 (Lanjutan)
(15)
DATA PENULIS
Nama : Wi yong
Alamat : Jl Babakan Sukaresik 30, Bandung No. Telp : 022 – 2010086
No. Handphone : 085624099650
Alamat email : [email protected] Pendidikan : SMU Xaverius 2, Jambi
Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha
Nilai Tugas Akhir : A
(16)
Bab 1 Pendahuluan
__________________________________________________________________
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan badan usaha, perusahaan dan organisasi mengalami kemajuan yang pesat, sehingga persaingan antar perusahaan semakin meningkat pula. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat meningkatkan performansinya. Dalam hal ini, salah satu faktor yang harus diperhatikan perusahaan adalah Sistem informasi. Karena tanpa adanya sistem sistem informasi yang bisa mengatur dengan jelas setiap kegiatan yang dilakukan, maka dapat terjadi hal-hal yang tidak diharapkan perusahaan. Antara lain kekacauan prosedur, tumpang tindih tugas dan kepentingan, kurangnya pemantauan dari bagian manajemen atas, sulitnya menilai perkembangan perusahaan. Selain itu sulit mengembangkan perusahaan untuk meningkatkan keuntungan yang lebih besar. Perusahaan yang semakin berkembang akan mengakibatkan aktivitas-aktivitas di dalamnya semakin kompleks. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan peninjauan kembali sistem informasi yang sedang berjalan, sehingga kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem informasi yang sedang berjalan dapat diperbaiki.
Perusahaan yang diteliti penulis adalah PT.JOANS TEXTILE yang berlokasi di Jl. Kiaracondong 177B di kota Bandung. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2001 dengan luas pabrik sekitar 2500 meter persegi. Modal pendirian perusahaan ini sepenuhnya berasal dari orang asing yang berasal dari Korea, sedangkan dalam pelaksanaan dan pengawasannya dibantu oleh seorang Direktur yang berasal dari Indonesia. Perusahaan ini terus mengalami perkembangan dan penambahan mesin-mesin baru sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penerimaan pesanan penggulungan benang. Yakni melakukan penggabungan benang dari beberapa jenis benang, misalnya nylon, polyester, dan bahan metalic.
__________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir 1-1 Univ. Kristen Maranatha
Dalam pelaksanaan produksinya, perusahaan menggunakan sistem job order, dimana produksi akan dilakukan apabila ada pemesanan dari konsumen.
(17)
Bab 1 Pendahuluan
__________________________________________________________________
1-2
Perusahaan akan melakukan pemesanan bahan baku apabila bahan baku yang tersedia di gudang tidak dapat mencukupi kebutuhan produksi.
Perusahaan menerima pesanan sesuai dengan tipe item yang diinginkan konsumen. Bagian penjualan yang menerima pesanaan dari konsumen akan meneruskan ke bagian produksi untuk dilakukan proses penggulungan benang. Untuk melakukan proses produksi maka bagian produksi akan mengambil bahan baku dari gudang untuk kemudian dilakukan proses penggulungan benang dengan menggunakan mesin-mesin penggulung. Gulungan-gulungan benang tersebut kemudian dimasukkan kedalam kotak-kotak, dan dikirimkan ke gudang barang jadi yang selanjutnya dikirimkan ke pelanggan yang memesan.
Berdasarkan penelitian awal yang penulis lakukan, ternyata dalam pelaksanaannya masih mengalami beberapa masalah, yakni persediaan bahan baku kurang terkontrol, hal ini disebabkan karena perusahaan kurang memperhatikan sistem pembelian bahan baku. Kondisi ini terjadi karena tidak adanya perencanaan yang baik dalam hal pembelian bahan baku dan pencatatan status bahan baku yang kurang akurat. Sehingga menurut penulis, perusahaan sebaiknya membeli bahan baku pada jangka waktu yang sesuai dengan kebutuhan. Hal ini perlu dilakukan supaya sesuai dengan kebutuhan ekonomis pemesanan (EOQ). Masalah lainnya yang tampak dalam perusahaan ini bahwa Sistem Informasi dalam proses produksi masih memerlukan penyempurnaan, khususnya dalam hal pencatatan persediaan bahan baku. Kejelasan pencatatan demikian akan mempermudah proses : penyediaan bahan baku, pembelian yang dibutuhkan, dan pengendalian penggunaan bahan baku pada proses produksi. Dengan demikian akan mempermudah pendeteksian penyimpangan yang mungkin terjadi dalam proses produksi. Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(18)
Bab 1 Pendahuluan
__________________________________________________________________
1-3
Input (Bahan Baku)
Proses (Proses Produksi)
Output (Barang jadi)
Sistem Informasi Persediaan dalam Pengendalian Produksi
Mempermudah proses : - Penyediaan bahan baku - Pembelian kebutuhan
- Pengendalian penggunaan bahan baku
Sumber : Hasil analisis Penulis, 2005
Gambar 1.1
Fungsi Sistem Informasi Persediaan dalam Pengendalian Produksi
Oleh karena itu, penulis berusaha untuk menganalisis dan memperbaiki kelemahan-kelemahan sistem informasi persediaan pada perusahaan yang saat ini sedang berjalan. Sehingga pada kesempatan ini penulis memberikan judul pada penulisan Tugas akhir ini sebagai “ANALISIS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DALAM PENGENDALIAN PRODUKSI (Studi Kasus di PT. JOANS TEXTILE)”.
1.2. Identifikasi Masalah
Pada perusahaan ini, pihak manajemen memperkirakan terjadinya kehilangan bahan baku dan barang dalam proses. Dari penelitian awal yang dilakukan dalam perusahaan tampaknya masalah utamanya adalah ketidakakuratan Sistem Informasi Persediaan. Hal ini terlihat pada beberapa hal sebagai berikut :
Diperkirakan perusahaan tidak memperhatikan masalah EOQ (Economic
Order Quantity). Sehingga perusahaan seringkali membeli bahan baku
tidak pada waktu yang tepat.
Tidak terdapatnya pencatatan mengenai status bahan baku.
Tidak terdapatnya pencatatan mengenai status barang jadi.
__________________________________________________________________
(19)
Bab 1 Pendahuluan
__________________________________________________________________
1-4
1.3. Perumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Persediaan yang saat ini sedang dijalankan oleh perusahaan ?
2. Apakah kelemahan-kelemahan dari Sistem Informasi Persediaan yang dijalankan saat ini ?
3. Bagaimana bentuk rancangan Sistem Informasi Persediaan yang lebih baik, yang diharapkan dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan saat ini ?
1.4. Pembatasan Masalah dan Asumsi
Untuk menyederhanakan pengamatan yang dilakukan, maka perlu dilakukan terlebih dahulu pembatasan masalah dan asumsi.
Pembatasan masalah yang ditetapkan penulis adalah sebagai berikut :
1. Penelitian dilakukan di PT. JOANS TEXTILE, yang berlokasi di Bandung.
2. Aspek yang diperhatikan adalah Struktur organisasi, dokumen, prosedur aliran informasi pada proses produksi, dan teknologi yang sedang digunakan.
3. Perancangan sistem informasi hanya meliputi rancangan dokumen, rancangan aliran informasi, rancangan prosedur.
Asumsi yang ditetapkan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Dana dan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan memadai untuk menerapkan usulan perbaikan yang dibuat oleh penulis.
2. Kondisi teknis dalam proses produksi dalam keadaan baik dan siap pakai. 3. Kondisi perusahaan tidak berubah sepanjang penelitian ini dilakukan.
1.5.Tujuan Penelitian
__________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha
Tujuan dari penelitian yang diadakan di PT. JOANS TEXTILE ini adalah sebagai berikut :
(20)
Bab 1 Pendahuluan
__________________________________________________________________
1-5
1. Untuk mengetahui prosedur Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan di dalam perusahaan saat ini.
2. Untuk mengetahui kekurangan yang ada pada Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan saat ini.
3. Untuk memberikan usulan perbaikan terhadap prosedur Sistem Informasi Persediaan yang ada sehingga jika ada kelemahan-kelemahan dapat diatasi.
1.6.Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan ini akan diuraikan sebagai berikut : Bab 1 Pendahuluan
Bab ini berisi tentang pendahuluan yang terbagi atas latar belakang masalah, identifikasi masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah dan asumsi, tujuan penelitian dan sistematika penelitian.
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi tentang teori-teori yang dapat mendukung atau yang dijadikan acuan dalam menyelesaikan persoalan-persoalan atau masalah-masalah yang dihadapi.
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab ini berisi tentang langkah-langkah penelitian yang dilakukan dalam memecahkan masalah.
Bab 4 Pengumpulan dan Pengolahan data
Bab ini berisi tentang pengumpulan data perusahaan, yang berupa sejarah perusahaan, perkembangan perusahaan, struktur organisasi, data lainnya yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas seperti sistem yang telah berjalan di dalam perusahaan, prosedur Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan saat ini.
Bab 5 Analisis dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha
Bab ini berisi tentang analisis data yang telah diolah berdasarkan teori yang ada dan dilakukan perancangan desain sistem yang baru untuk memperbaiki
(21)
Bab 1 Pendahuluan
__________________________________________________________________
1-6
sistem yang ada dan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Bab ini merupakan penutup dari Penulisan Tugas akhir. Dalam bab ini diuraikan tentang kesimpulan yang didapat dari hasil penelitian yang telah dialkukan dan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi terutama dalam hal Sistem Informasi Persediaan bagi perusahaan.
__________________________________________________________________
(22)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
BAB 5
ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN
5.1. Analisis Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan
Berdasarkan Pengumpulan data pada bab 4 terdapat 6 prosedur Sistem Informasi Persediaan. Enam Prosedur Sistem Informasi Persediaan adalah :
1. Pemesanan Bahan Baku 2. Penerimaan Bahan Baku 3. Pengeluaran Bahan Baku 4. Penggunaan Bahan Baku 5. Penerimaan Barang Jadi 6. Pengeluaran Barang Jadi
5.1.1. Analisis Prosedur Pemesanan Bahan Baku
Dalam Prosedur ini terdapat beberapa point penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.
Berdasarkan hasil perhitungan ( Lihat hal 4-8) dengan metode pendekatan terhadap data hasil penjualan dan Pembelian bahan baku. Penentuan kekurangan bahan baku diduga lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang bahan baku saja ( Lihat hal 4-11). Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam hal pemesanan bahan baku. Dapat terlihat bahwa terjadi pemesanan yang berlebihan pada bulan april 2004 sebesar 1008 kg. (Lihat hal 4-8).
Dalam perhitungan yang dilakukan dalam halaman 4-8 dilakukan dengan melakukan pendekatan stok awal dan akhir saja. Hal ini dilakukan karena hilangnya buku pencatatan stock bahan baku pada tahun 2004. Sehingga belum dapat dipastikan kesalahan terjadi di bagian gudang.
Tidak ada surat tertulis permintaan kekurangan bahan baku dari bagian gudang bahan baku ke bagian pembelian. Hal ini dapat
(23)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-2
menyebabkan tidak jelasnya tanggung jawab bila terjadi kesalahan pemesanan bahan baku (Lihat hal 4-11).
5.1.2. Analisis Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Dalam prosedur ini, ditemukan satu hal penting yang menjadi titik kelemahan pada saat ini yaitu :
Pada bagian Gudang bahan baku tidak mempunyai arsip surat jalan dari supplier. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan apabila pembelian tidak tercatat atau hilang.
5.1.3. Analisis Prosedur Pengeluaran Bahan Baku
Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.
Pengeluaran bahan baku dilakukan tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.
Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat dari hilangnya pencatatan tahun 2004.
5.1.4. Analisis Prosedur Penggunaan Bahan Baku
Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang terjadi dalam perusahaan.
Tidak adanya pencatatan mengenai status dari waste dan scrap.
Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan.
Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.
__________________________________________________________________
(24)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-3
5.1.5. Analisis Prosedur Penerimaan Barang Jadi
Dalam Prosedur ini langkah-langkah yang dijalankan perusahaan sudah cukup baik. Sehingga pada bagian ini penulis tidak menemukan adanya titik kelemahan yang sedang terjadi.
5.1.6. Analisis Prosedur Pengeluaran Barang Jadi
Pada kondisi saat ini prosedur yang dilakukan untuk pengeluaran barang jadi sudah cukup baik.
5.1.7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada
Berdasarkan analisis di lapangan, Sistem Informasi Persediaan yang disarankan untuk dijalankan adalah sebagai berikut :
Tabel 5.1
Perbandingan Teori dan Kenyataan pada Sistem yang ada
Kenyataan pada hasil penelitian Kondisi yang disarankan untuk
dilaksanakan Belum dilakukan Sudah dilakukan
Persediaan berdasarkan EOQ V
Pengawasan penggunaan bahan baku V
Pengawasan bahan baku Work in Process V
Pengawasan pengeluaran barang jadi dari gudang ke pelanggan
V
Pencatatan bahan baku di gudang V
Pencatatan barang jadi di gudang V
Pencatatan waste dan scrap V
Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005
5.1.8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan
Dari hasil analisis di lapangan atas Sisterm Informasi Persediaan, kelemahan-kelemahan yang ada dapat disimpulkan sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(25)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-4
Tabel 5.2
Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan
Kondisi saat ini Sumber Informasi Kebutuhan informasi
Penentuan kekurangan bahan baku lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang saja.
Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku
Periode dan Jumlah pemesanan tidak berdasarkan perhitungan EOQ.
Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku Permintaan kekurangan bahan baku
tidak ada bukti tertulis
Gudang bahan baku Surat Kekurangan bahan baku
Pengeluaran bahan baku dilakukan, tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.
Gudang bahan baku Bon Permintaan bahan baku
Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik.
Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku
Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan.
Bagian Produksi Laporan Produksi
Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.
Bagian Produksi Surat Laporan Produksi per selesai order
Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005
5.2. Usulan Perbaikan
Berdasarkan hasil analisis diatas, maka diusulkan perbaikan atas Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan di perusahaan yang diteliti.
Usulan untuk ke 6 prosedur tersebut adalah sebagai berikut :
5.2.1. Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku
Usulan perbaikan pada prosedur ini adalah sebagai berikut :
Pada bagian gudang bahan baku membuat Surat Kekurangan Bahan Baku sebagai bukti permintaan bahan baku dari gudang bahan baku.
Untuk melakukan pemesanan kembali bahan baku dengan menggunakan metode minimum stock. Hal ini dapat mencegah __________________________________________________________________
(26)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-5
terjadinya kekurangan bahan baku pada saat produksi. Dan mencegah terjadinya pemesanan yang berlebihan.
Berdasarkan usulan perbaikan tersebut maka Prosedur yang baru Pemesanan bahan baku ditunjukan pada gambar 5.1 sebagai berikut:
Gudang bahan baku Direktur
Cukup ? Surat Purchasing Order Arsip Pembelian Tidak Selesai Pengecekan Bahan baku Marketing Supplier __________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung Pembuatan Surat Kekurangan bahan baku Pengecekan harga dari jumlah bahan baku yang diperlukan Pemberian Persetujuan Pembuatan Surat Purchasing Order dan pengiriman ke
supplier Surat Purchasing Order Ya Arsip Laporan lisan kekurangan bahan baku Mulai Pembuatan Surat Order Surat Order 4 Surat Order 3 Surat Order 2 Surat Order 3 Surat Order 1 Pengeluaran bahan baku berdasarkan Bon Permintaan Bahan Baku 2 Surat kekurangan bahan baku 1 Surat kekurangan bahan baku 2 Arsip Arsip 1 : Menunjukkan pengarsipan
: Menunjukkan arus dari proses
: Menunjukkan arus dari proses lisan Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan
manual
: Menunjukkan dokumen
Sumber: Hasil rancangan Penulis, 2005
Gambar 5.1
(27)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-6
1. Pada saat Operator gudang bahan baku menerima surat order pembuatan produk, maka dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang terdapat di gudang bahan baku. Apabila masih tersedia maka tidak dilakukan pembelian. Dalam hal ini, pengecekan difokuskan pada saldo akhir mencapai titik saldo minimum stock.
Dimana dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut ini : Tabel 5.3
Contoh Penggunaan Buku Pencatatan Bahan Baku BUKU PENCATATAN BAHAN BAKU
Nama Item : Nylon 30 Mono Supplier
:
SALDO AWAL KELUAR MASUK SALDO
AKHIR No
Tanggal CODE
Qty BOX Qty BOX Qty BOX Qty BOX
SALDO
MINIMUM KET
1
Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2005
2. Bila ternyata bahan baku menunjukkan saldo minimum, maka Bagian gudang bahan baku akan membuat surat kekurangan bahan baku yang dikirimkan ke bagian pembelian untuk meminta pembelian sesuai dengan item dan jumlah yang dibutuhkan.
3. Berdasarkan Surat kekurangan bahan baku tersebut, bagian pembelian kemudian melakukan pengecekan harga ke supplier. Setelah mendapat persetujuan dari direktur sesuai dengan kebutuhan item dan harganya. Barulah bagian pembelian membuat surat Purchasing Order (PO) sebanyak 1 rangkap.
4. PO tersebut selanjutnya dikirimkan melalui mesin fax ke supplier sebagai komfirmasi pembelian. Sedangkan PO tersebut di arsipkan oleh bagian pembelian Barang yang dipesan baru akan diterima sekitar 2 minggu kemudian.
5.2.2. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Prosedur Penerimaan Bahan Baku Usulan bagian ini tidak terlalu banyak. Hanya dengan menambahkan proses pengarsipan surat jalan dari supplier oleh bagian gudang bahan baku.
Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku menjadi sebagai berikut : __________________________________________________________________
(28)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-7
Bagian Pembelian Gudang bahan baku
Pengkonfirma sian dgn bagian pembelian Pemeriksaan catatan pembelian Penerimaan dan Pemeriksaan jumlah bahan baku dan penandatanganan Surat Jalan Supplier Supplier Selesai Pengiriman Surat jalan supplier ke bagian pembelian Pencatatan stock bahan
baku
Arsip
__________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung
Arsip Mulai Pembuatan Surat Jalan 3 2 Surat Jalan dari Supplier 1 3 2 Surat Jalan dari Supplier 1 Persetujuan? Pengkonfir masian dengan Supplier Ya Tidak 3 2 Surat Jalan dari Supplier 1 Surat Jalan dari Supplier 2 Surat Jalan dari Supplier 1 Buku Stock bahan baku Arsip Surat Purchasing Order
: Menunjukkan pekerjaan manual
: Menunjukkan dokumen
: Menunjukkan pengarsipan
: Menunjukkan arus dari proses
: Menunjukkan arus dari proses lisan
: Menunjukkan arus dari proses timbal balik
Sumber : Hasil rancangan penulis, 2005
Gambar 5.2
(29)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-8
1. Bahan baku dari supplier tiba dilokasi pabrik. Pihak perusahaan akan mendapat Surat Jalan dari Supplier.
2. Kemudian operator gudang bahan baku akan melaporkan secara lisan ke bagian pembelian untuk mengkonfirmasi antara surat jalan dari supplier dengan pembelian yang sudah dilakukan.
3. Bagian pembelian akan memeriksa catatan pembelian yang dilakukan. Apabila sesuai dengan laporan dari gudang baku maka bagian pembelian menyetujuinya. Jika tidak sesuai, maka bagian pembelian akan mengkonfirmasi ulang dengan pihak supplier.
4. Setelah mendapat persetujuan maka bahan-bahan baku tersebut akan dimasukkan ke gudang bahan baku dan surat jalan supplier di tandatangani oleh petugas gudang. Petugas gudang bahan baku akan memeriksa apakah barang yang dimasukkan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum di dalam surat jalan tersebut. 5. Setelah itu, bagian gudang akan membuat pencatatan ke Buku
Pencatatan Bahan Baku dan mengarsipkan Surat jalan dari Supplier juga.
5.2.3. Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku
Perbaikan yang dilakukan adalah dengan mengubah isi dari Bon Permintaan Bahan Baku, dimana dilakukan penambahan satu kolom sebagai tempat pengecekan urutan permintaan. Adapun Prosedur Pengeluaran Bahan Baku Usulan yang dibuat menjadi sebagai berikut: 1. Dari bagian produksi mengirimkan Bon Permintaan Bahan baku,
kemudian dari petugas gudang bahan baku akan mengecek apakah permintaan yang diminta dapat dipenuhi atau tidak, bila tidak dapat terpenuhi maka bahan baku yang diserahkan adalah seadanya bahan baku di gudang. Selain itu, tindakan lain adalah menunggu bahan baku tersebut dikirimkan dari supplier.
__________________________________________________________________
(30)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-9
Bagian Pembelian Mulai
Gudang bahan baku
Selesai Cukup ? Tidak Pemeriksaan persediaan bahan baku __________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung
Pemeriksaan urutan permintaan, Pemberian bahan baku dan Penandatangan Bon Permintaan Bahan Baku Pencatatan Stock bahan baku Bagian Produksi Arsip Laporan Surat kekurangan bahan baku Pembuatan Bon Permintaan Bahan Baku 2 Bon Permintaan Bahan Baku 1 2 Bon Permintaan Bahan Baku 1 2 Bon Permintaan Bahan Baku 1 Buku Stock bahan baku Bon Permintaan Bahan Baku 1 Arsip Ya Surat Order 2
Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual
: Menunjukkan dokumen
: Menunjukkan pengarsipan
: Menunjukkan arus dari proses
: Menunjukkan pengambilan keputusan
Sumber : Hasil rancangan Penulis
Gambar 5.3
(31)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-10
2. Apabila dapat dipenuhi, maka bahan baku yang diminta diberikan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum dalam Bon Permintaan Bahan Baku tersebut dan kepala gudang harus memperhatikan urutan permintaan. Apabila itu adalah permintaan pertama, maka jumlah bahan yang diserahkan adalah sebesar jumlah yang diminta dikurangi dengan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.
3. Setelah bahan baku itu dikeluarkan, maka petugas gudang bahan baku tersebut membuat catatan pengeluaran bahan baku pada buku stock yang ada. Selain itu petugas gudang bahan baku juga mengarsipkan Bon Permintaan Bahan baku yang diterima dari bagian produksi untuk melakukan crosscheck terhadap surat order yang diterima.
5.2.4. Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku
Perbaikan yang dilakukan pada prosedur ini adalah dengan membuat Surat Laporan Produksi Per order, serta pada kepala produksi nya ditambahkan 2 tugas yakni melakukan pencatatan terhadap buku laporan peredaran bahan baku dan buku pencatatan Pengiriman Barang Jadi. Prosedur Penggunaan Bahan Baku Usulan ini dapat dilihat pada gambar 5.4 sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(32)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan __________________________________________________________________ 5-11 Pembuatan Bon Permintaan Bahan Baku Pengecekan Mesin Operasi Produksi Pengeluaran Bahan baku Quality Control Setuju ? Tidak Pengepakan dan pembuatan Bon Penyerahan Barang Jadi. dan
pengiriman Bagian Produksi Proses Penghampaan udara Bagian Gudang barang jadi Menerima barang jadi Selesai
Bagian Marketing Bagian Gudangbahan baku
Pengecekan status order
Selesai?
__________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung
Pembuatan Surat laporan produksi Tidak Ya Mulai Pembuatan Surat Order 4 Surat Order3 Surat Order Surat Order
2 Surat Order
1 Surat Order 2
2 Bon Permintaan Bahan Baku 1 2 Bon Permintaan Bahan Baku 1 Ya 2 2 Bon Penyerahan Barang Jadu
1 Bon Penyerahan Barang Jadi 1 Pencatatan Peredaran bahan baku dan Pengiriman Barang jadi Penghitungan Waste dan Scrap 2 Surat Laporan Produksi
1 Surat Laporan
Produksi 2 Buku Peredaran bahan baku Buku Pengiriman Barang jadi Arsip Arsip
: Menunjukkan arus dari proses
: Menunjukkan proses dengan mesin : Menunjukkan
dokumen
: Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan pekerjaan
manual Keterangan :
Sumber: Hasil rancangan Penulis
Gambar 5.4
(33)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-12
1. Surat order yang diterima dari bagian Marketing diolah oleh bagian produksi, untuk mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil ditambahkan dengan cadangan bahan baku untuk mengantisipasi adanya kerusakan.
2. Setelah mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil, maka kepala bagian produksi membuat Bon Permintaan Bahan Baku (BPBB).
Dalam mengisi BPBB ini, kepala produksi harus melihat jadwal untuk tiap ordernya pada buku pencatatan pengiriman barang jadi, untuk mengetahui order mana yang harus diselesaikan.
Sedangkan untuk permintaan bahan bakunya, kepala produksi harus memperhatikan apakah itu merupakan pengambilan pertama untuk order(customer) dari surat order tersebut, karena dalam pengisiannya perlu dicantumkan permintaan keberapa.
3. Sesudah bagian gudang bahan baku mendapat BPBB, maka bagian gudang akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan. 4. Tugas operator berikutnya adalah memeriksa mesin-mesin yang akan
digunakan. Untuk kegiatan ini dilakukan oleh operator maintenance dimana tugasnya setiap hari adalah secara rutin mengecek setiap mesinnya setiap hari apakah mesin-mesin tersebut siap beroperasi, dan bila terjadi kerusakan harus diperbaiki terlebih dahulu. Setelah segala sesuatunya beres maka produksi baru dijalankan.
5. Selama produksi berjalan, terus dilakukan pengawasan terhadap proses produksi, biasanya tidak terlalu banyak yang rusak. Setelah sekitar 70 % dari jumlah spindel yang digulung telah selesai, maka mesin dimatikan, kemudian coness-coness hasil gulungan dimasukan ke dalam kotak yang ada disamping mesin, sedangkan sisa cones yang belum selesai akan dilanjutkan pada proses berikutnya.
__________________________________________________________________
(34)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-13
6. Kemudian operator Quality control akan melakukan pemeriksaan terhadap cones-cones hasil produksi. Bila operator QC menyatakan bahwa produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diinginkan maka cones-cones itu di masukan ke dalam keranjang-keranjang yang selanjutnya dimasukan ke dalam mesin vakum. Untuk selanjutnya dilakukan proses pemvakuman. Setelah itu dilakukan pengepakan oleh operator packing. Dimana cones-cones benang jadi itu dimasukan ke dalam kotak dan dilakukan pengepakan. Kemudian diberi label sesuai dengan berat dari gulungan benang yang dihasilkan tiap kotaknya.
7. Selanjutnya operator bagian packing akan membuat Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) atas hasil pengepakan. Dimana surat tersebut diserahkan ke bagian gudang barang jadi bersamaan dengan dikirimkannya barang jadi.
8. Dalam hal ini, kepala produksi juga menerima laporan dari hasil pengepakan berdasarkan BPBJ. Kepala produksi tersebut harus mengisi hasil tersebut ke dalam buku pencatatan pengiriman barang dan buku peredaran bahan baku.
9. Berdasarkan data di buku pengiriman barang jadi, maka kepala produksi harus memeriksa apakah order yang dibuat sudah tercapai produksinya.
10.Apabila pengiriman barang itu merupakan pengiriman terakhir atau order tersebut telah selesai dikerjakan. Maka kepala produksi harus membuat surat laporan produksi yang ditujukan ke bagian gudang bahan baku, serta satunya sebagai arsip. Untuk memberitahukan bahwa order tersebut telah selesai.
__________________________________________________________________
(35)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-14
5.3.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi
Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik. Adapun Prosedur Penerimaan Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut :
Penerimaan barang jadi dan Penandatanganan
Bon Penyerahan Barang Jadi
Bagian Gudang barang jadi
Mulai
Pencatatan buku stock
Selesai
Bagian Produksi
Arsip Pembuatan
Bon Penyerahan Barang Jadi
2 Bon Penyerahan
Barang Jadi 1
2 Bon Penyerahan
Barang Jadi 1
2 Bon Penyerahan
Barang Jadi 1 Bon Penyerahan
Barang Jadi 1
Arsip
Buku Stock Barang Jadi
Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual
: Menunjukkan dokumen
: Menunjukkan pengarsipan
: Menunjukkan arus dari proses
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
Gambar 5.5
Usulan Prosedur Penerimaan Barang Jadi
__________________________________________________________________
(36)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-15
1. Pada saat operator pengepakan menyerahkan hasil produksi pada setiap harinya, maka diserahkan juga Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ). Yang berisi nama item dan kuantitas yang diserahkan.
2. Bagian Gudang barang jadi menerima dan menghitung barang jadi yang diterima dengan mencocokkan dengan BPBJ. Setelah itu petugas Gudang barang jadi membuat pencatatan di buku stock dan mengarsipkan BPBJ.
5.2.6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang jadi
Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik.Adapun Prosedur Pengeluaran Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut :
1. Dari bagian marketing melakukan pengecekan ke persediaan barang jadi.
2. Kemudian petugas gudang barang jadi memberitahukan status barang jadi yang tersedia di gudang barang jadi.
3. Setelah itu, bagian marketing membuat Surat Perintah Pengiriman Barang yang ditujukan ke bagian gudang barang jadi.
4. Petugas gudang barang jadi membuat surat jalan sesuai dengan keterangan yang diterima dari Surat Perintah Mengeluarkan Barang Jadi tersebut.
5. Surat jalan ini dibuat rangkap 4 yang dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang jadi untuk ditanda tangani oleh pelanggan. Pembagian surat jalan ini adalah 1 rangkap diserahkan kepada pelanggan, 2 rangkap untuk bagian adminstrasi piutang dan 1 rangkap untuk bagian marketing, yang dilakukan oleh Bagian gudang barang jadi.
6. Setelah itu petugas gudang barang jadi akan melakukan pencatatan barang jadi yang dikeluarkan dari gudang pada buku stock barang jadi.
__________________________________________________________________
(37)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-16
Bagian Marketing Gudang barang jadi
Mulai Pengecekan terhadap status barang jadi Pengambilan barang di Gudang Pembuatan Surat Jalan Pengiriman barang jadi Pembuatan Surat Perintah Mengeluarkan Barang Arsip Selesai Bagian Administrasi Piutang Arsip Pencatatan buku stok Pelanggan Penandatanganan Surat Jalan Pemberitahuan Status Barang Jadi 2 Surat Perintah Mengeluarkan Barang
1 Surat Perintah Mengeluarkan Barang 2 Arsip Surat Jalan 4 Surat Jalan 3 Surat Jalan 2 Surat Jalan
1 Surat Jalan
4 Surat Jalan 3 Surat Jalan 2 Surat Jalan 1 Surat Jalan 4 Surat Jalan 3 Surat Jalan 2 Surat Jalan 1 Surat Jalan 2 Surat Jalan 1 Surat Jalan 3
Buku Stock Barang Jadi Buku Stock Barang
Jadi
: Menunjukkan pekerjaan manual
: Menunjukkan dokumen
: Menunjukkan pengarsipan
: Menunjukkan arus dari proses
: Menunjukkan arus dari proses lisan
: Menunjukkan arus dari proses timbal balik
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.6
__________________________________________________________________
(38)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-17
Usulan Prosedur Pengeluaran barang jadi
5.2.7. Usulan Prosedur Pengawasan Persedian
Berdasarkan data yang ada, terlihat bahwa tidak ada pengawasan secara teritegrasi pada setiap bagian yang terlibat dalam proses penggunaan persediaan baik bahan baku maupun barang jadi. Oleh sebab itu Penulis mengusulkan sebuah prosedur tambahan dalam Sistem Informasi Persediaan Perusahaan.
Fungsi dari prosedur ini adalah memudahkan bagian direksi untuk memantau secara terintegrasi penggunaan persediaan pada bagian gudang bahan baku, bagian produksi, dan gudang barang jadi.
Langkah-langkah dari prosedur ini digambarkan pada gambar 5.7 sebagai berikut :
Bagian Marketing Gudang bahan baku Bagian Produksi Gudang barang jadi Direksi
Pembuatan Surat Laporan Bulanan Pembuatan Laporan Order Laporan Order Surat Laporan Bulanan Surat Laporan Bulanan Pembuatan Surat Laporan Bulanan Pembuatan Surat Laporan Bulanan Surat Laporan Bulanan Pengumpul an data dari tiap bagian Pengawasan Persediaan Selesai Mulai Surat Laporan Bulanan Surat Laporan Bulanan Surat Laporan Bulanan Laporan Order Sesuai ? Ya Arsip Pemberian laporan pertanggung
jawaban Permintaanlaporan pertanggung jawaban Pemberian laporan pertanggung jawaban Tidak : Menunjukkan dokumen : Menunjukkan pengarsipan
: Menunjukkan arus dari proses
: Menunjukkan arus dari proses lisan
: Menunjukkan arus dari proses timbal balik : Menunjukkan pekerjaan
manual
__________________________________________________________________
Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung
(39)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-18
Gambar 5.7
Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan
1. Bagian Direksi Meminta laporan bulanan dari tiap bagian.
2. Bagian Direksi melakukan pengawasan berdasarkan data-data tersebut. Data dari tiap bagian tersebut dianalisis untuk pengawasan penerimaan, pembelian, dan pengeluaran bahan baku yang dibandingkan dengan produk akhir yang dihasilkan, maupun waste dan
srap yang timbul.
3. Apabila timbul ketidakcocokkan pengeluaran dan pemasukkan bahan baku terhadap produk akhir dan waste & scrap yang ada, maka direksi meminta pertanggungjawaban ke masing-masing bagian.
Gambar 5.8 Merupakan gambaran dari keseluruhan usulan prosedur-prosedur yang teradapat dalam Sistem Informasi Persediaan yang diusulkan oleh penulis.
__________________________________________________________________
(40)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-19
__________________________________________________________________
(41)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-20
5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan Tahapan penggambaran DAD usulan adalah sebagai berikut :
5.3.1. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi Persediaan Context Diagram menggambarkan hubungan dari output/input antara sistem dengan dunia luar (kesatuan luar). Dimana pada Context diagram usulan ini terdapat penambahan dua buah input baru, yaitu Surat Laporan Produksi dan Surat Kekurangan Bahan Baku. Dan terdapat pemisahan antara bagian marketing dan Pembelian.
0 Sistem Informasi Persediaan a Bag. Marketing b Bag.Gudang Bahan baku c Bag. Gudang barang jadi d Bag. Produksi e Supplier f Langganan Surat Jalan dari Supplier Bon Permintaan Bahan Baku & Surat
Laporan Produksi, Surat Laporan Bulanan Surat Jalan dari Perusahaan
Surat Jalan , Surat Laporan Bulanan Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ), Surat Perintah mengeluarkan barang. Bon Permintaan Bahan Baku & Surat Laporan Produksi Surat Order, Surat Laporan Order Surat Kekurangan Bahan Baku, Surat Laporan Bulanan Surat Order Surat Purchasing order Surat Jalan dari Supplier g Bag. Pembelian Surat Jalan dari Perusahaan h Administrasi Piutang Surat Jalan dari Perusahaan i Direksi Surat Laporan Bulanan, Surat Laporan Order
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.9
Usulan Context Diagram pada Sistem Informasi Persediaan
__________________________________________________________________
(42)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-21
5.3.2. Usulan Bagan Berjenjang pada Sistem informasi Persediaan
Bagan Berjenjang ini menunjukkan dari posisi tiap proses dalam tiap level nya pada Diagram Aliran Data. Bagan berjenjang ini dapat dilihat pada gambar 5.10
5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi Persediaan
DAD level 0 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan yang merupakan perincian dari Context diagram diatas. DAD level 0 ini dapat dilihat pada gambar 5.11
__________________________________________________________________
(43)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-22
__________________________________________________________________
(44)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-23
__________________________________________________________________
(45)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan __________________________________________________________________ 5-24 3 Pengeluaran bahan baku a Bag. Marketing b Bag.Gudang Bahan baku c Bag. Gudang barang jadi d Bag. Produksi e Supplier f Langganan Surat Order
Buku Stock bahan baku F1 4 Penggunaan bahan baku Bon Permintaan Bahan Baku & Surat Laporan Produksi Surat Order Bon Permintaan Bahan Baku 6 Pengeluaran Barang jadi Surat Perintah Mengeluarkan Barang Surat Jalan Surat Jalan 2 Penerimaan Bahan baku 1 Pemesanan Bahan Baku 5 Penerimaan Barang jadi Bon Permintaan Bahan Baku dan Surat Laporan Produksi Pengecekan kecukupan bahan baku Surat jalan dari suplier Surat jalan dari suplier Surat Kekurangan Bahan Baku Surat Jalan Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) h Bagian Administrasi Piutang Surat Jalan g Bagian Pembelian Surat Kekurangan Bahan Baku Surat Purchasing Order Surat Perintah Mengeluarkan Barang Surat Order 7 Pengawasan Persediaan Surat Laporan Bulanan Surat Laporan Order Surat Laporan Bulanan Surat Laporan Bulanan
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.11
Usulan DAD Level 0 Sistem Informasi Persediaan
__________________________________________________________________
(46)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-25
5.3.4. Usulan DAD Level 1 Pada Setiap proses pada DAD Level 0
DAD level 1 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada DAD Level 0 secara lebih terinci lagi.
5.3.4.1. Usulan DAD Level 1 untuk proses 1 Pemesanan Bahan Baku
Surat Order g Bag. Pembelian Surat Kekurangan Bahan Baku 1.4 Pengecekan harga pada Supplier 1.5 Pembuatan Surat Purchasing Order e Supplier Surat Purchasing Order 1.1 Pemeriksaan jumlah stock 1.2 Saldo minimum stock Buku Pencatatan bahan baku D8
No, Nama item, Saldo awal,masukan,keluaran,
saldo akhir dan Saldo Minimumu 1.3 Pembuatan Surat Kekurangan Bahan Baku Surat Kekurangan Bahan Baku a Bag. Marketing 1.6 Pengarsipan
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.12
Usulan DAD level 1 proses 1 Pemesanan Bahan Baku
5.3.4.2. Usulan DAD Level 1 untuk proses 2 Penerimaan Bahan Baku Surat jalan dari suplier e Supplier Surat jalan dari suplier a Bag. Marketing/ Pembelian Mengkonfrim asi melalui
telepon Buku Stock bahan
baku D8 Nama item, Quantity, Box 2.2 Pencocokkan dengan data pembelian 2.3 Pemasukan bahan baku. 2.4 Pencatatan status bahan baku 2.1 Pengkonfirma sian Surat jalan dari supplier 2.5 Pengiriman surat jalan dari supplier 2.6 Pengarsipan Surat Jalan dari
Supplier
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.13
__________________________________________________________________
(47)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-26
Usulan DAD level 1 proses 2 Penerimaan Bahan Baku
5.3.4.3. Usulan DAD Level 1 untuk proses 3 Pengeluaran Bahan Baku 3.1 Pemeriksaan status bahan baku a Bag. Marketing d Bag. Produksi Bon Permintaan Bahan Baku Surat Order
Buku Stock bahan baku D8 Nama item, Quantity, Box 3.4 Pencatatan ke buku stock 3.2 Pemeriksaan Urutan Permintaan 3.3 Pengeluaran bahan baku
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.14
Usulan DAD level 1 proses 3 Pengeluaran Bahan Baku
5.3.4.4. Usulan DAD Level 1 untuk proses 4 Penggunaan bahan baku 4.2 Produksi 4.5 Pemeriksaan Status Order
Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku
D10 Buku Pencatatan Pengiriman
Barang Jadi D11
Nama item, Quantity, box, tgl
bBag.Gudang bahan baku
Surat Laporan Produksi
Tgl, Customer, Nama barang,, Jumlah (Kg)
d Bag. Produksi 4.1 Pengambilan bahan baku Bon Permintaan Bahan Baku 4.3 Pencatatan peredaran bahan baku 4.4 Pencatatan pengiriman barang jadi 4.6 Pembuat Surat Laporan Produksi per selesai order
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
Gambar 5.15
__________________________________________________________________
(48)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-27
Usulan DAD level 1 proses 4 Penggunaan Bahan Baku
5.3.4.5. Usulan DAD Level 1 untuk proses 5 Penerimaan Barang Jadi
d Bag. Produksi Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) Buku Pencatatan Barang Jadi D9 Nama barang, Lot, Jumlah (Kg,Cones,Box) Tgl, Customer, Nama barang,, Jumlah (Kg) 5.1 Penerimaan barang jadi 5.2 Pencatatan Status barang jadi
Buku Pencatatan Pengiriman Barang Jadi D11
5.3 Pengarsipan
BPBJ
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.16
Usulan DAD level 1 proses 5 Penerimaan Barang Jadi
5.3.4.6. Usulan DAD Level 1 untuk proses 6 Pengeluaran Barang Jadi
a
Bag. Marketing/ Pembelian
Pengkonfirmasian barang jadi dan Pembuatan Surat perintah Mengeluarkan
barang
Buku stock barang jadi D9
Nama barang, Saldo akhir
(Box,Quantity) Nama barang,, Saldo akhir (Box,Quantity) Surat Jalan f Langganan g Bagian Administrasi Piutang Surat Jalan Surat Jalan 6.1 Pengecekan status barang jadi 6.2 Pembuatan Surat Jalan 6.3 Pengiriman barang jadi 6.4 Pengiriman Surat Order 6.5
Pencatatan status barang jadi
Buku stock barang jadi D9 Nama barang, Saldo akhir (Box,Quantity) 6.6 Pengarsipan Surat Jalan
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.17
Usulan DAD level 1 proses 6 Pengeluaran Barang Jadi
__________________________________________________________________
(49)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-28
5.3.4.7. Usulan DAD Level 1 untuk proses 7 Pengawasan Persediaan
7.1 Pengumpulan
data bulanan
a Bag. Marketing
d
Bag. Produksi
bBag.Gudang bahan baku c
Bag. Gudang barang jadi
Surat Laporan Order
Surat Laporan Bulanan
Surat Laporan
Bulanan Surat LaporanBulanan
7.2 Penghitungan
kesesuaian
7.3 Permintaan Pertanggungja
waban
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.18
Usulan DAD level 1 proses 7 Pengawasan Persediaan
5.4. Usulan Dokumen
Dokumen yang penulis usulkan adalah sebagai berikut : 1. Surat Laporan Produksi
Bentuk dari laporan produksi ini dilampirkan pada bagian lampiran. Berikut ini merupakan kamus data dari surat laporan produksi.
Kegunaan dari perancangan surat laporan produksi ini adalah : - Untuk mengendalikan status bahan baku di lantai produksi. - Untuk mengetahui besar waste dan scrap yang terjadi.
- Untuk memberikan keterangan mengenai selesainya setiap order. Sehingga bahan baku yang diambil jelas penggunaannya.
- Dapat mengendalikan pengaturan jadwal produksi tiap ordernya.
__________________________________________________________________
(50)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-29
Tabel 5.4 Surat Laporan Produksi
Sumber Kepala bagian produksi
Informasi Nama dan jumlah barang jadi serta sisa bahan baku di lantai produksi
Rangkap 2 rangkap
Distribusi Gudang bahan baku dan kepala produksi
Frekuensi
Setiap kali barang jadi selesai untuk tiap order dan dikirimkan ke gudang bahan jadi. Dan sebagai arsip. Data
Item
Kode, No.order, Tanggal, No.urut, nama item, barang jadi, nama bahan baku, waste dan scrap, bahan baku awal, bahan baku akhir.
Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-1
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
2. Bon Permintaan Bahan Baku
Rancangan Surat permintaan bahan baku merupakan perbaikan dari Bon Permintaan Bahan Baku yang sudah ada.
Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan kolom nama customer dan Permintaan ke- .
Kegunaan dari Bon Permintaan Bahan Baku usulan ini adalah :
- Dapat memberikan informasi mengenai status kegunaan bahan baku yang diambil untuk customer yang mana. Sehingga bagian gudang bahan baku dapat melakukan crosscheck terhadap bagian produksi. - Bila itu adalah pengambilan pertama, maka jumlah yang diserahkan
merupakan pengurangan dari status bahan baku yang ada di lantai produksi. Dimana status bahan baku yang ada dilantai produksi merupakan sisa dari produksi sebelumnya.
Adapun spesifikasi data dari Bon Permintaan Bahan Baku adalah sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(51)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-30
Tabel 5.5
Bon Permintaan Bahan Baku Sumber Kepala Produksi
Informasi Perkiraan jumlah barang dan jenis barang yang diperlukan untuk produksi
Rangkap 3 rangkap
Distribusi Kepala shift, Gudang bahan baku, Kepala produksi Frekuensi Setiap kali barang habis
Data Item
No, tanggal, Nama Customer,nama barang, kode,permintaan ke- , jumlah Qty dan box yang diminta, jumlah Qty dan box yang diserahkan, keterangan
Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-2
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
3. Surat Kekurangan Bahan Baku
Bentuk dari Surat Kekurangan Bahan Baku ini dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Kekurangan Bahan Baku adalah sebagai bukti tertulis dari bagian gudang bahan baku yang menunjukkan adanya permintaan pemesanan bahan baku.
Berikut ini merupakan spesifikasi data dari Surat Kekurangan Bahan Baku. Tabel 5.6
Surat Kekurangan Bahan Baku Sumber Kepala Gudang Bahan Baku
Informasi Perkiraan jumlah bahan baku dan nama item yang memerlukan pemesanan kembali.
Rangkap 2 rangkap
Distribusi Gudang bahan baku, Bagian
Frekuensi Setiap kali bahan baku mencapai titik minimum stok Data
Item
No, tanggal,nama bahan baku, Quantity yang dibutuhkan keterangan
Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-3
__________________________________________________________________
(52)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-31
4. Surat Laporan Order
Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Order adalah sebagai data untuk melihat order yang diterima dalam satu bulan yang nantinya sebagai pembanding dengan produksi yang dilakukan.
Tabel 5.7 Surat Laporan Order Sumber Bagian Marketing
Informasi Data mengenai Order-order yang masuk dalam satu bulan
Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data
Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir
Jenis Output Lampiran L3-4
5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang bahan baku
Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data pengeluaran bahan baku di gudang bahan baku untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.
__________________________________________________________________
(53)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-32
Tabel 5.8 Surat Laporan Bulanan Sumber Bagian Gudang bahan baku
Informasi Data mengenai bahan baku yang dikeluarkan untuk setiap order dalam satu bulan
Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data
Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir
Jenis Output Lampiran L3-5
5. Surat Laporan Bulanan dari Bagian Produksi
Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penggunaan bahan baku di lantai produksi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan dan data waste dan scrap yang terjadi untuk setiap ordernya. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.
Tabel 5.9 Surat Laporan Bulanan Sumber Bagian Produksi
Informasi Data mengenai bahan baku yang digunakan, waste dan scrap untuk setiap order dalam satu bulan
Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data
Item
No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity, waste and scrap
Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-6
__________________________________________________________________
(54)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-33
5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang Barang Jadi
Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penerimaan barang jadi di Gudang barang jadi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.
Tabel 5.10 Surat Laporan Bulanan Sumber Bagian Gudang barang jadi
Informasi Data mengenai barang jadi yang diterima untuk setiap order dalam satu bulan
Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data
Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity Bentuk Formulir
Jenis Output Lampiran L3-7
5.5. Usulan Buku Pencatatan
Setelah menganalisis kenyataan yang sedang ada, penulis mengusulkan agar dilakukan perbaikan format pencatatan .
Dimana bentuk output dari buku pencatatan dari tiap bagiannya akan dilampirkan di bagian lampiran.
Adapun buku pencatatan usulan yang penulis usulkan adalah sebagai berikut : 1. Buku Pencatatan Bahan Baku Usulan
Ini merupakan pengganti buku pencatatan bahan baku yang ada di gudang bahan baku. Dimana kelebihan dari sistem pencatatan ini adalah :
- Memudahkan pengecekan status bahan baku.
- Adanya indicator saat dimana harus dilakukan pemesanan kembali.
__________________________________________________________________
(55)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-34
2. Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku
Dalam ini, penulis mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat peredaran bahan baku dilantai produksi.
Kegunaan dari pencatatan ini adalah :
- Membantu kepala produksi dalam menyusun jadwal penyelesaian tiap order dan customernya.
- Memudahkan pengawasan status bahan baku yang ada dilantai produksi.
3. Buku Pencatatan Pengiriman barang jadi.
Penulis juga mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat hasil pengiriman barang jadi di lantai produksi pada setiap hari.
Kegunaan dari pencatatan ini adalah :
- Membantu kepala produksi dalam mengatur penjadwalan produksi.
- Membantu kepala produksi dalam mengawasi seberapa jauh penyelesaian tiap order dan status dari barang jadi yang sudah dibuat.
4. Buku Pencatatan Barang Jadi Kegunaan dari pencatatan ini adalah :
- Memudahkan pengecekan status barang jadi.
- Mempercepat proses pencatatan dan keakuratan perhitungan.
5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi Persediaan Berdasarkan hasil analisis dan Usulan Perbaikan yang diberikan, maka dihasilkan sebuah Sistem Informasi Persediaan yang baru. Tabel perbandingan antara sistem lama dengan sistem baru yang diusulkan dapat di lihat pada tabel 5.6, sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(56)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-35
Tabel 5.11
Perbandingan Sistem yang dijalankan sekarang dan Usulan Sistem Informasi Persediaan
Sistem Informasi Persediaan
Kebutuhan Informasi Sistem yang dijalankan sekarang
Usulan Sistem Informasi Persediaan
Prosedur Pemesanan Bahan Baku
Stock bahan baku Perkiraan Kepala gudang bahan baku
Perhitungan berdasarkan minimum stock
Laporan kekurangan bahan baku
Secara lisan Secara tertulis, yakni Laporan kekurangan bahan baku
Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Kebenaran isi surat jalan dan fisik bahan baku
Hanya dilakukan bagian pembelian
Dilakukan oleh bagian gudang bahan baku dan bagian pembelian Prosedur Pengeluaran
Bahan Baku
Laporan sisa bahan baku di lantai produksi
Tidak ada Surat Laporan Produksi
Prosedur Penggunaan Bahan Baku
Data Status waste dan
scrap
Tidak dilakukan Surat Laporan Produksi
Data bahan baku di lantai produksi
Tidak dilakukan Buku Pencatatan Peredaran bahan baku dan Buku pencatatan Pengiriman barang jadi Prosedur Penerimaan
barang jadi
Data Stock barang jadi Manual Perbaikan format
Prosedur Pengeluaran Barang Jadi
Data barang jadi yang diterima, tersedia dan dikirimkan
Manual Perbaikan format
Prosedur Pengawasan Persediaan
Data kesesuaian bahan baku dan barang jadi dalam satu bulan
Tidak dilakukan Usulan Prosedur
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
__________________________________________________________________
(57)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
__________________________________________________________________
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan untuk tahun 2004 tersebut serta analisis yang dilakukan pada Sistem Informasi Persediaan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :
1. Pengawasan persediaan bahan baku dalam gudang bahan baku :
Tidak terdapat buku pencatatan bahan baku.
Tidak ada pencatatan waste dan scrap, serta sisa bahan baku di lantai produksi.
Perusahaan tidak melaksanakan pembelian bahan baku berdasarkan EOQ (Economic Order Quantity ).
2. Pengawasan persediaan barang jadi dalam gudang barang jadi :
Tidak terdapat buku pencatatan barang jadi, sehingga pemantauan terhadap penggunaan bahan baku menjadi barang jadi sulit dilaksanakan.
3. Perbaikan Sistem Informasi Persediaan dapat menghemat biaya yang timbul akibat pembelian (Cost of money) dan penyimpanan yang cukup berarti. Seperti hasil olah data pada tabel 4.4 yang menunjukkan perkiraan kuantifikasi penghematan biaya dalam rupiah sebesar Rp. 6.122.030,- pada seluruh bahan baku per tahun. Bila waste dan scrap di lantai produksi dikumpulkan dan diperhitungkan harga jualnya untuk daur ulang bagi pembuatan kapas sintetik pengisi baju hangat (Padded Jacket), maka nilai rupiah yang dihemat menjadi lebih besar dari 6 juta rupiah.
6.2. Saran
6.2.1. Saran Bagi Perusahaan
Saran-saran kepada perusahaan dalam mengawasi dan mengelola persediaan adalah sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(1)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-34
2. Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku
Dalam ini, penulis mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat peredaran bahan baku dilantai produksi.
Kegunaan dari pencatatan ini adalah :
- Membantu kepala produksi dalam menyusun jadwal penyelesaian tiap order dan customernya.
- Memudahkan pengawasan status bahan baku yang ada dilantai produksi.
3. Buku Pencatatan Pengiriman barang jadi.
Penulis juga mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat hasil pengiriman barang jadi di lantai produksi pada setiap hari.
Kegunaan dari pencatatan ini adalah :
- Membantu kepala produksi dalam mengatur penjadwalan produksi.
- Membantu kepala produksi dalam mengawasi seberapa jauh
penyelesaian tiap order dan status dari barang jadi yang sudah dibuat.
4. Buku Pencatatan Barang Jadi Kegunaan dari pencatatan ini adalah :
- Memudahkan pengecekan status barang jadi.
- Mempercepat proses pencatatan dan keakuratan perhitungan.
5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi Persediaan
Berdasarkan hasil analisis dan Usulan Perbaikan yang diberikan, maka dihasilkan sebuah Sistem Informasi Persediaan yang baru. Tabel perbandingan antara sistem lama dengan sistem baru yang diusulkan dapat di lihat pada tabel 5.6, sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(2)
Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan
__________________________________________________________________
5-35
Tabel 5.11
Perbandingan Sistem yang dijalankan sekarang dan Usulan Sistem Informasi Persediaan
Sistem Informasi Persediaan
Kebutuhan Informasi Sistem yang dijalankan sekarang
Usulan Sistem Informasi Persediaan
Prosedur Pemesanan Bahan Baku
Stock bahan baku Perkiraan Kepala gudang bahan baku
Perhitungan berdasarkan minimum stock
Laporan kekurangan bahan baku
Secara lisan Secara tertulis, yakni Laporan kekurangan bahan baku
Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Kebenaran isi surat jalan dan fisik bahan baku
Hanya dilakukan bagian pembelian
Dilakukan oleh bagian gudang bahan baku dan bagian pembelian Prosedur Pengeluaran
Bahan Baku
Laporan sisa bahan baku di lantai produksi
Tidak ada Surat Laporan Produksi
Prosedur Penggunaan Bahan Baku
Data Status waste dan
scrap
Tidak dilakukan Surat Laporan Produksi
Data bahan baku di lantai produksi
Tidak dilakukan Buku Pencatatan Peredaran bahan baku dan Buku pencatatan Pengiriman barang jadi Prosedur Penerimaan
barang jadi
Data Stock barang jadi Manual Perbaikan format
Prosedur Pengeluaran Barang Jadi
Data barang jadi yang diterima, tersedia dan dikirimkan
Manual Perbaikan format
Prosedur Pengawasan Persediaan
Data kesesuaian bahan baku dan barang jadi dalam satu bulan
Tidak dilakukan Usulan Prosedur
Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005
__________________________________________________________________
(3)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
__________________________________________________________________
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan untuk tahun 2004 tersebut serta analisis yang dilakukan pada Sistem Informasi Persediaan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :
1. Pengawasan persediaan bahan baku dalam gudang bahan baku : Tidak terdapat buku pencatatan bahan baku.
Tidak ada pencatatan waste dan scrap, serta sisa bahan baku di lantai produksi.
Perusahaan tidak melaksanakan pembelian bahan baku berdasarkan EOQ (Economic Order Quantity ).
2. Pengawasan persediaan barang jadi dalam gudang barang jadi :
Tidak terdapat buku pencatatan barang jadi, sehingga pemantauan terhadap penggunaan bahan baku menjadi barang jadi sulit dilaksanakan.
3. Perbaikan Sistem Informasi Persediaan dapat menghemat biaya yang timbul akibat pembelian (Cost of money) dan penyimpanan yang cukup berarti. Seperti hasil olah data pada tabel 4.4 yang menunjukkan perkiraan kuantifikasi penghematan biaya dalam rupiah sebesar Rp. 6.122.030,- pada seluruh bahan baku per tahun. Bila waste dan scrap di lantai produksi dikumpulkan dan diperhitungkan harga jualnya untuk daur ulang bagi pembuatan kapas sintetik pengisi baju hangat (Padded Jacket), maka nilai rupiah yang dihemat menjadi lebih besar dari 6 juta rupiah.
6.2. Saran
6.2.1. Saran Bagi Perusahaan
Saran-saran kepada perusahaan dalam mengawasi dan mengelola persediaan adalah sebagai berikut :
__________________________________________________________________
(4)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
__________________________________________________________________
6-2
1. Dibuat pencatatan bahan baku masuk dan keluar per jenis bahan baku, dengan demikian dapat diketahui status pembelian, pengeluaran dan sisa bahan baku, hal ini akan memudahkan pengawasan maupun pembelian bahan baku.
2. Pencatatan waste dan scrap pada Surat Laporan Produksi setiap batch order, sehingga dapat melakukan perkiraan tambahan persediaan bahan baku yang diperlukan untuk pembelian bahan baku.
3. Pembuatan standar persediaan yang jelas berdasarkan EOQ, sehingga memungkinkan jumlah persediaan yang ekonomis bagi perusahaan. Hal ini berguna bagi penggunaan perusahaan secara efektif.
4. Dibuat pencatatan barang jadi masuk dan keluar per jenis barang , dengan demikian dapat diketahui status persediaan barang jadi secara lebih akurat, untuk mengetahui stock awal dan penjadwalan pemenuhan kebutuhan order pelanggan.
5. Untuk pelaksanaan dalam jangka pendek, pengawasan Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan dapat dilakukan secara manual (menggunakan kertas kerja atau dokumen-dokumen dan buku pencatatan). Namun untuk jangka panjang terutama pada saat perusahaan berkembang dan produksi meningkat, maka disarankan untuk memanfaatkan teknologi komputer agar pengendalian persediaan dapat dilakukan secara lebih terintegrasi antar bagian dalam proses produksi, dan menyingkat waktu pengawasan. 6. Dilakukan penghitungan persediaan akhir secara berkala pada persediaan
bahan baku maupun barang jadi. Untuk mencocokkan data jumlah barang dalam catatan dengan jumlah fisik barang tersebut, sehingga penyimpangan yang terjadi dapat segera diantisipasi.
7. Dilakukan pembuatan prosedur pengembalian bahan baku yang rusak ke supplier, sehingga dapat mengurangi pengeluaran biaya akibat adanya kerusakan bahan baku dari supplier.
8. Dilakukan proses penimbangan barang jadi pada waktu penyerahan dari bagian produksi ke bagian gudang barang jadi. Untuk memastikan bahwa
__________________________________________________________________
(5)
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
__________________________________________________________________
6-3
barang yang diserahkan adalah sesuai dengan dengan data yang tercatat dalam Bon Penyerahan Barang Jadi.
6.2.2. Saran untuk Penelitian Lebih Lanjut
Berdasarkan hasil penelitian awal pada perusahaan PT. JOANS TEXTILE ini, untuk dapat meningkatkan pemanfaatan Sistem Informasi Persediaan maka disarankan penelitian lanjutan sebagai berikut :
1. Pengecekan terhadap jumlah waste dan scrap pada setiap batch produksi. Hal ini berguna untuk perhitungan harga penjualan produk, perhitungan trend jumlah penggunaan bahan baku dalam satu tahun. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan periode dan jumlah pembelian yang ekonomis (sesuai Economic Order Quantity) yang umumnya dapat mengurangi biaya yang timbul akbibat penyimpanan bahan baku dalam waktu lama, maupun biaya kapital ( cost of money) yang timbul sehingga dapat melakukan just in time inventory.
2. Penelitian mengenai sistem komputerisasi yang lain sesuai dengan asas manfaat dari biaya yang dikeluarkan untuk komputerisasi tersebut.
3. Penelitian Sistem Informasi Persediaan di perusahaan-perusahaan lainnya. Dengan melakukan studi perbandingan dengan perusahaan-perusahaan berukuran dan jenis industri yang berbeda. Sehingga didapatkan model Sistm Informasi Persediaan yang dapat berlaku secara umum.
__________________________________________________________________
(6)
DAFTAR PUSTAKA
1. HM, Jogiyanto.“Analisis dan Desain Sistem Informasi”, edisi ke-2, Andi, Yogyakarta, 1999
2. Assauri, Sofjan. “Manajemen Produksi dan Operasi” , edisi ke-4, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1993
3. Gaspersz, Vincent. “Production Planning and Inventory Control” , Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama, 1998
4. Dilworth, James B. “Production and Operation Management”, Fourth edition, Singapore : McGraw-Hill Publishing Company, 1989
5. Murdick,G. Robert. “Sistem Informasi untuk Manajemen Modern”, edisi ke 3, Jakarta : Penerbit Erlangga, 1995
6. Bauer, Bowden, Browne, Duggan and Lyons. “Shop Floor Control
Systems”, London: Chapman And Hall. 1994
7. Mayer, R. Raymond. “Production and Operation Management”, fourth edition, Tokyo : Mc.Graw-Hill.Inc. 1982
8. Hitomi K. ”Manufacturing Systems Engineering”, London : Taylor and Fracis Ltd. 1979
9. Frederick H. Wu, “Accounting Information Systems, Theory and
Practice” Tokyo : McGraw-Hill Japan, 1984.
10.Gordon B. Davis, “ Kerangka Sistem Dasar Sistem Informasi